Relatiebeheer bij Rijnland Gert van der Kooij
Wensbeeld: haalbaar of utopie? Uiteindelijke doel: Zodanig met elkaar werken dat grenzen geen rol meer spelen. Van beleid tot uitvoering zodanig werken dat alle interne processen op elkaar zijn afgestemd. Mensen kennen elkaar over en weer en vertrouwen elkaar om deze doelen mogelijk te maken Relatiebeheer in waterschappen 2
Relatiebeheer = cultuur aanpassen
Theoretisch model als kapstok (De kracht van de aandacht) Positionering relatiemanagement Positionering relatiemanagement Professionaliteit relatiemanagement Prestaties: Soort relatiemanager en management Percepties op relatiemanagement Relatiebeheer in waterschappen 4
Perceptie op relatiebeheer bij Rijnland Wat verstaan we onder relatiebeheer? Proactief en uniform communiceren en plannen van activiteiten met een relatie (intern) regie pakken over meerdere dossiers/ portefeuilles Van conflict- naar dialoog gestuurd Van ad hoc naar strategisch en lange termijn
Perceptie op relatiebeheer bij Rijnland Waarom krijgt het aandacht? Buiten: Rijnland werd ervaren als een meerkoppig monster Binnen: We willen met één mond naar buiten spreken 6
Perceptie op relatiebeheer bij Rijnland Relatiebeheer is mensenwerk Iedere medewerker van Rijnland heeft contacten met buiten en maakt dus deel uit van het relatienetwerk Groeimodel: we beginnen klein en pragmatisch en ontwikkelen door adhv evaluaties Relatiebeheer in waterschappen 7
Perceptie op relatiebeheer bij Rijnland Groeimodel: Doel 1 (2009-2010): We kennen elkaar, weten elkaar te vinden, versterken elkaar en werken samen aan hetzelfde waterdoel Doel 2 (2011-2012): We spreken met één mond naar buiten Doel 3 (2012 e.v.) : We kennen strategisch overleg met de partner
Positionering relatiebeheer bij Rijnland Mix van 3 pijlers 10 bestuurlijke accounts Gebiedsbenadering Ict ondersteuning Bestuurlijk Accounthouderschap Management Ambtelijk
Positionering relatiebeheer: Accounthouderschap Bestuurder Bestuurlijk Accounthouderschap Directeur Management Ambtelijk Procesleider Afdelingshoofd Gebiedsbeheerder
Positionering relatiebeheer bij Rijnland Accounts (A-relaties) Strategisch, tactisch en operationeel Pro-actief en structureel Op alle niveau s 5 gemeenten, 2 provincies, belangengroepen, Schiphol In de gebieden (B en C-relaties) Maatwerk per gemeente Soms pro-actief, soms reactief Opschalen indien nodig Intern informatie delen Relatiebeheer in waterschappen 11
Positionering relatiebeheer bij Rijnland Bestuurlijk niveau Externe contacten, strategie en regie Management niveau Sparringpartner voor bestuur en ambtelijk Overleg op managementniveau Opdrachtgever voor ambtelijk accounthouder Ambtelijk niveau Ondersteuning van bestuurder Aanspreekpunt op strategisch/ tactisch niveau (operationeel ligt bij gebiedsbeheer) Relatiebeheer in waterschappen 12
Positionering relatiebeheer bij Rijnland Verschillende niveaus bestuur management Medewerker Verschillende functies Procesleider strategisch/ tactisch Gebiedsbeheerder operationeel Plantoetser/ vergunningverlener - toetsend Relatiebeheer in waterschappen 13
Professionaliteit bij Rijnland Sturen op competenties Schakelen en verbinden tussen niveau s Pro-actief en structureel Tijd reserveren op alle niveau s Rolbewustzijn: soms rollen verbinden, soms scheiden Klantgericht en resultaatgericht Open en transparant Eigenaarschap en ondernemerschap Relatiebeheer in waterschappen 14
Professionaliteit bij Rijnland ICT ondersteuning (3 e pijler) Kan ICT ons helpen in de accounts en interne afstemming? Hoe groot en hoe breed? Voorlopig: beginnen met bestaande middelen en zoveel mogelijk informatie ontsluiten via intranet Relatiebeheer in waterschappen 15
Evaluatie 2011: de accounts Gedeeld beeld: Meer inzicht in en begrip voor elkaars belangen Geen escalaties van conflicten meer Meer onderling vertrouwen Alle partners willen samenwerkingsmodel voortzetten Reactie Rijnland soms nog wel formeel/per dossier Onderhandeling tussen dossiers kan sterker worden ingezet Conclusie: op de goede weg!
Accounts in het algemeen Karakterisering: Voortzettende stijgende lijn De accountbenadering heeft een duidelijk positief effect op de samenwerking met onze partners Natuur en Milieu/Agrarisch:doel meer wederzijdse beïnvloeding (beleidsfase) dan onderhandelen. Leiden, Gouda, Haarlem: waterplan fungeert grotendeels als gezamenlijke agenda. Katwijk, Haarlemmermeer: gezamenlijke strategische agenda in ontwikkeling Schiphol: verbreding agenda, steeds meer gericht op samenwerking/onderhandelen. Provinciale accounts: accentverschuiving van toezichthouder naar samenwerkingspartner
Waar staan we met de accounts Ontwikkeling dialoog Strategie Strategisch: Lange termijn Integraal klantbeeld Schakelen Doelen duidelijk Overzicht Conflict Gestuurd: ad hoc
Positie accounts 2008 Ontwikkeling dialoog Strategie Strategisch: Lange termijn Integraal klantbeeld & Schakelen Schiphol PZH PNH Doelen duidelijk Agr.org. NME org. Gouda Haarlemmermeer Leiden Katwijk Haarlem Overzicht Conflict Gestuurd: ad hoc
Positie accounts 2012 Ontwikkeling dialoog Strategie Schiphol Katwijk Strategisch: Lange termijn Haarlemmermeer Integraal klantbeeld & Schakelen PZH Agr.org. PNH NME org. Gouda Leiden Haarlem Doelen duidelijk Overzicht Conflict Gestuurd: ad hoc
Account Haarlemmermeer Karakterisering: Veel ballen in de lucht houden Hoge ruimtelijke dynamiek behoeft veel aandacht Overlegstructuur intern op orde Wateropgave zit tussen de oren, water staat op de kaart Samenwerking binnen projecten verloopt goed Gezamenlijke strategische agenda krijgt vorm
Account Katwijk Karakterisering: Samen naar een zonnige toekomst Katwijk en Rijnland over algemeen tevreden over functioneren account Potentiële conflicten eerder opgelost Groter wederzijds vertrouwen Strategische agenda in principe bekend Volgende stap: vaststellen hoe die agenda uit te voeren
Account Schiphol Karakterisering: samen vooruit Vanuit conflict naar gezamenlijk belang Begrip voor elkaars rol en positie Scherp blijven op eigen belang Goed werkende overlegstructuur Intern platform functioneert Inzetten op innovatie en duurzaamheid
Evaluatie 2011: gebiedsbenadering Interne overlegstructuur kan beter Projectenlijn minder aangehaakt dan lijn Plannen/P&V/gebiedsbeheer/Handhaving Projectenlijn heeft behoefte aan omgevingsmanagement
4 e pijler toegevoegd Omgevingsmanagement Doel: Zorgen dat omgeving niet een vertragende factor wordt voor het project Inspringen op externe ontwikkelingen (kansen pakken)
Ontwikkeling omgevingsmanagement Taakvelden Stakeholdersmanagement: proactief betrekken van omgevingspartijen Communicatie Conditionering: condities voor uitvoering realiseren Verkeersmanagement: overlast beperken
Omgevingsmanagement Pioniers binnen Rijnland bij de regionale kadeverbeteringen bij het Uitvoeringsplan Reeuwijkse plassen & omgeving bij de primaire kadeverbetering in resp. Gouda en Katwijk
Ultieme plaatje nog niet bereikt Actiever het totaalbeeld van een partner vertalen naar kansen Bestuurders meer betrekken als relatiebeheerder Systeem laten groeien van statische informatie naar dynamische informatie Bij elkaar in de keuken kijken: Personeel uitwisselen (stages, uitnodigen bij interne gemeentebijeenkomsten, projectenkalender afstemmen, e.d.) en systemen koppelen
Relatiebeheer bij Rijnland Gert van der Kooij