F U N C T I E P R O F I E L I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie dossierbeheerder B1-B2-B3 administratief expert departement Personeel & Organisatie professioneel - administratie II. D O E L V A N D E F U N C T I E Verzorgen van diverse administratieve taken in het kader van de personeelsadministratie en loonverwerking opdat de medewerkers van het Zorgbedrijf Roeselare kunnen rekenen op een correcte en efficiënte behandeling van hun dossier en correct verloond worden. Advies geven aan het lijnmanagement inzake personeelsdossiers, opdat zij op een goede manier ondersteund worden in het voeren van hun personeelsbeleid. III. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: diensthoofd Administratie en Payroll Geeft leiding aan: geen Visuele weergave: zie intranet departement P&O functieprofiel dossierbeheerder versie 1.0 Pagina 1 van 5
I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N 1. Opmaken, beheren en administratief verwerken van gegevens om bij te dragen tot een correcte en volledige loonsverwerking en behandeling van personeelsdossiers. Dit omvat onder meer volgende taken (schrappen wat niet past): - proactief verzamelen en invoeren van personeelsgegevens (bijkomende informatie inwinnen, verzoek om bepaalde elementen te verduidelijken, vraag naar specifieke documenten, ) - verwerken, analyseren en actueel houden van gegevens met betrekking tot loonverwerking - kwaliteitscontrole van documenten, gegevens en dossiers opgemaakt door anderen, met het oog op verdere verwerking - berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie - opvolgen van dossiers (voortgang, tijdig versturen van documenten, ) - beantwoorden van diverse niet-gestandaardiseerde vragen m.b.t. bepaalde dossiers (ikv sociale wetgeving) 2. Voorbereiden, opstellen en nazien van meer complexe documenten ter ondersteuning van de directeur Personeel & Organisatie zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken. - opstellen van briefwisseling, verslagen; rapporten, statistieken, attesten, bestelbons, besluiten, - synthese maken van rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 3. Advies geven aan het lijnmanagement inzake personeelsdossiers, opdat zij op een goede manier ondersteund worden in het voeren van hun personeelsbeleid. - meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - geven van inlichtingen - signaleren van onregelmatigheden of proactief melden van mogelijke problemen en oplossingen - geven van uitleg over de procedures en regelgeving - afleveren van vereiste documenten - opvolgen van de informatie die het lijnmanagement opvraagt 4. Informeren, helpen en begeleiden van personeelsleden met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. - onthalen van de klant (medewerker/lijn) op een vriendelijke en gepaste manier - meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - geven van inlichtingen - doorverwijzen van de klant indien nodig - geven van uitleg over de procedure - afleveren van de vereiste documenten - opvolgen van de informatie die de klant opvraagt departement P&O functieprofiel dossierbeheerder versie 1.0 Pagina 2 van 5
5. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. - deelnemen aan het werkoverleg - opvolgen van wijzigingen in sociale wetgeving en toepasselijke regelgeving (omzendbrieven, RPR, sectorale akkoorden, ) - delen van kennis en expertise - adviseren en informeren van lijnmanagers inzake personeelsdossiers - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - samenwerken met sociaal secretariaat, ziekenfondsen, vakbonden, - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben V. E X P E R T I SE Diploma of opleidingsniveau bachelor, bij voorkeur in een HR- of bedrijfsadministratieve richting Ervaring geen Inwerktijd in de context 3 maand departement P&O functieprofiel dossierbeheerder versie 1.0 Pagina 3 van 5
VI. C O M P E T E N T I E P R O F I E L Waardegebonden competenties: GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau II: Helpt anderen en pleegt overleg. niveau II: Neemt de rol van neutraal en onafhankelijk expert op, ontwikkelt zich en zoekt naar verbetering. niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. niveau II: Voelt zich betrokken en onderneemt actie om de zaken aan te pakken. niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Probleemanalyse (analytisch denken) Initiatief Resultaatgerichtheid Flexibel gedrag Nauwgezetheid Organiseren niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. niveau II: Legt verbanden en ziet oorzaken. niveau I: Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). niveau I: Werkt gericht en actief aan het bereiken van vastgestelde doelen. niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. niveau I: Organiseert het eigen werk. departement P&O functieprofiel dossierbeheerder versie 1.0 Pagina 4 van 5
VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Niveau + omschrijving indien nodig Werking en werkmiddelen: Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis loonverwerking Procedures en procesbeheer 2: kennis A&P-procedures Projectmatig werken 1 Wetgeving en regelgeving: M.b.t. de organisatie M.b.t. de functie 2: RPR, arbeidsreglement 3: sociale wetgeving Computer-vaardigheden: Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 1 Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2: payrollsysteem, tijdsregistratiesysteem, intranet, RSZ-site Databanken 2: wiki Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. departement P&O functieprofiel dossierbeheerder versie 1.0 Pagina 5 van 5