Compare to Compete onderzoekt: Benchmarken door brancheorganisaties Onderzoek van Compare to Compete: Hoe brancheorganisaties aankijken tegen benchmarken Wat is benchmarken of benchmarking? Benchmarking helpt organisaties te ontdekken hoe groot hun verbeterpotentieel is en daarnaar te handelen door de prestaties als zodanig te verbeteren. Het belangrijkste doel van benchmarking is dat organisaties van elkaar leren en op die manier hun prestaties verbeteren. Wat is rol van de brancheorganisatie? Brancheorganisaties zijn opgericht om een branche te vertegenwoordigen. Het gaat om het gezamenlijk belang van een branche, zoals bij een CAO. Brancheorganisaties vertegenwoordigen de branche in de media, bij het grote publiek en bij de politiek. Brancheorganisaties bieden de leden een netwerk. Waarom voeren brancheorganisaties benchmarks uit? Brancheorganisaties houden de kwaliteit van de branche in de gaten en proberen de kwaliteit te verbeteren. Benchmarks maken daar onderdeel van uit. Ook voeren de brancheorganisaties marktonderzoek uit en ondersteunen zij hun leden met kennis en ervaring. Door hun goede toegang tot de branche zijn brancheorganisaties bij uitstek geschikt om benchmarks en marktonderzoeken uit te voeren. Wat doen brancheorganisaties aan benchmarking? Meer dan de helft van de brancheorganisaties uit het onderzoek doet aan een of andere vorm van benchmarken met als doel de leden inzicht te geven in hun prestatie en deze te laten verbeteren. Hierbij worden vooral financiële en operationele processen vergeleken Alle brancheorganisaties geven aan dat de leden meer uit benchmarking kunnen halen dan ze nu doen. Er wordt vooral gestuurd op inzicht en niet op daadwerkelijke prestatieverbetering. Ervaringen met benchmarken Brancheorganisaties zijn tevreden over benchmarken als middel en over de gerealiseerde voordelen van benchmarken, zoals inzicht in de prestaties en ook wel verbetering ervan. 90% van de respondenten geeft aan dat ze benchmarken zullen aanbevelen bij andere brancheorganisaties. 70% geeft zelfs aan dit zeer zeker te zullen doen. Geen van de respondenten geeft aan dat ze benchmarken niet zouden aanbevelen. Gezien de gerealiseerde voordelen en mate van aanbevelingsbereidheid van benchmarken kan geconcludeerd worden dat de brancheorganisaties tevreden zijn over benchmarken voor hun leden als middel voor het verkrijgen van inzicht en als middel voor prestatieverbetering.
Meningen over benchmarken Benchmarken door brancheorganisaties - 2 Benchmarken is nuttig Benchmarks leiden tot verbetering Kosten/baten zijn te hoog Er is meer uit benchmarking te halen Brancheorganisatie kan dienstverlening benchmarken verbeteren Brancheorganisatie wil dienstverlening benchmarken verbeteren Figuur 1: mening over benchmarken 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% geheel eens eens neutraal oneens geheel oneens Benchmarken is nuttig Alle respondenten zijn het er over eens dat benchmarken nuttig is voor de leden. Benchmarks leiden tot verbeteringen van de prestaties bij de leden 50% van de respondenten is het hiermee eens, terwijl ook 50% van de respondenten hierover twijfelt. De meeste benchmarks hadden dan ook als doel inzicht verschaffen over de prestatie en slechts een deel had als doel prestatieverbetering. De kosten/baten verhouding van benchmarks is te hoog 66% van de respondenten geeft aan dat ze het hier niet mee eens zijn. Zij zijn tevreden over de baten van de benchmarks in relatie tot de kosten. 35% van de respondenten geeft echter aan dat er ruimte is voor verbetering van deze verhouding. We hebben niet gevraagd naar de reden ervan, maar onze indruk is dat benchmarks vaak veel kosten, omdat ze veel werk met zich meebrengen. Automatisering van benchmarks via een standaard benchmarkapplicatie is hiervoor een goede oplossing. Onze leden zouden meer uit benchmarking kunnen halen 100% van de respondenten geeft aan dat hun leden meer uit benchmarking zouden kunnen halen. Dat ze er meer mee kunnen doen en daadwerkelijk hun prestaties kunnen verbeteren. Dus bijvoorbeeld meer richten op proces- en bedrijfsresultaat verbetering ipv alleen inzicht Wij kunnen/willen onze dienstverlening op het gebied van benchmarking verbeteren De brancheorganisaties zijn tevreden over hun rol en hun dienstverlening op het gebied van benchmarken voor hun leden. Bijna 70% geeft aan het met de stelling oneens te zijn en 17% twijfelt. Toch is er ook ruimte voor verbetering van de dienstverlening. Het is aan de brancheorganisatie zelf om bij haar leden na te gaan wat ze willen veranderen in de benchmarks en hoe de brancheorganisatie dat kan faciliteren. Compare to Compete ondersteunt brancheorganisaties bij het optimaliseren van hun benchmarks.
Benchmarken Benchmarken door brancheorganisaties - 3 Focus De respondenten geven bij de vraag hoe ze benchmarken verdelen over focus op - intern benchmarken of - extern benchmarken voor 66% aan dat de focus dient te liggen op extern benchmarken. 34% geeft aan dat de focus wat hen betreft meer op intern dient te liggen. Bij intern benchmarken wordt vergeleken binnen de organisatie (afdelingen, business units, vestigingen). Bij extern benchmarken wordt vergeleken buiten de organisatie (concurrenten, best- in- class ) Figuur 2: focus 11% 11% 22% 6% 11% 17% 22% 1=intern 2 3 4 5 6 7 8 9=extern Positionering Bij de vraag hoe benchmarken gepositioneerd dient te worden tussen - meten en/vergelijken en - leren/verbeteren geven 60% van de respondenten aan dat de focus bij benchmarken meer op leren en verbeteren dient te liggen. 20% blijft in het midden en 20% kiest voor een focus op meten en vergelijken. Dat past bij de uiteindelijke doelstelling van benchmark- en, namelijk prestatieverbetering en leren. 30% 30% Figuur 3: positionering 10% 5% 20% 5% 1=meten/ vergelijken 2 3 4 5 6 7 8 9=leren/ verbeteren Doel Het eerste doel van benchmarken is het geven van inzicht in de eigen prestatie. Daar ligt de focus op meten en vergelijken. Veel ondernemers vinden dit al voldoende voor een eerste stap en stoppen daarna met benchmarken. Meten is weten is hier een belangrijk principe. Het tweede doel van benchmarken is het verbeteren van de prestaties en leren van de benchmark. Daar ligt de focus op leren en verbeteren. De organisaties die de benchmark omarmen om ervan te leren, starten met analyseren van de verschillen en de mogelijkheden om de prestaties te verbeteren. Wanneer steeds meer organisaties naast het eerste doel ook het tweede doel gaan nastreven bij het benchmarken wordt er maximaal resultaat uit benchmarken gehaald en maakt de branche ook een belangrijk collectief verbeterproces door.
Voordelen Benchmarken door brancheorganisaties - 4 De belangrijkste voordelen van benchmarking bestaan volgens de respondenten in hoge mate uit verbetering van de normstelling, draagvlak voor veranderingen en nieuwe inzichten. Daarna volgen productiviteitsverhoging en kostenreductie. Nieuwe inzichten Verbetering normstelling Draagvlak veranderingen Productiviteitsverhoging Kostenreductie Vroegtijdige waarschuwing geheel eens eens neutraal oneens geheel oneens Sprongsgewijze verbeteringen Motivatie personeel Figuur 4: verwachte voordelen van benchmarken 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% De eerst genoemde voordelen passen bij het eerste doel van benchmarken, namelijk het geven van inzicht. Ook past de vroegtijdige waarschuwing daarbij. De productiviteitsverhoging en kostenreductie zijn belangrijk onderdeel van het tweede doel van benchmarken, verbeteren en leren.
Benchmarken door brancheorganisaties - 5 Benchmarken binnen de branche Benchmarken is populair 73% Van de respondenten geeft aan dat er aan een of andere vorm van benchmarken wordt gedaan. 27% geeft aan dat er geen benchmarks in de branche worden gehouden of weet het niet. Bij ruim 40% van de branches zijn twee of meer benchmarks actief, wat aangeeft dat de organisaties in die branches zich meer focussen op verbetering van hun kwaliteit (meer benchmarken duidt op een hoger kwaliteitsbewustzijn binnen een branche). 15% 4% 15% 12% 0 1 2 Figuur 5: gebruik benchmarks 31% 3 3+ 23% onbekend Daar waar niet aan benchmarken wordt gedaan hebben een aantal respondenten de redenen hiervoor ingevuld. Daaruit blijkt dat de noodzaak tot benchmarken niet overal even groot is. Ook is het bureau van de brancheorganisatie niet altijd geëquipeerd om de benchmark uit te voeren, vanwege de aangegeven reden dat het veel tijd en expertise kost om een benchmark op te zetten en uit te voeren. Brancheorganisaties zien een grote rol voor hen weggelegd als het gaat om het aanbieden van benchmarks aan hun leden en daarmee bij het optimaliseren van de prestaties van de leden. Dienstverlening aan leden gaat beduidend verder dan lobby en cao. 5% 11% 0 32% 1 10% 2 3 42% 3+ onbekend Figuur 6: gebruik benchmarks door brancheorganisaties De brancheorganisaties zelf zijn verantwoordelijk voor 68% van de in hun branche uitgevoerde benchmarks. 32% van de benchmarks worden door derden uitgevoerd, of weet de respondent niet of de brancheorganisatie daarvoor verantwoordelijk is.
Benchmarken door brancheorganisaties - 6 Draagvlakverandering en verbetering normstelling als belangrijkste voordeel Zij die aangegeven hebben dat er binnen de branche benchmarks aanwezig zijn, geven aan dat gerealiseerde voordelen voornamelijk liggen op het vlak van draagvlakverandering en verbetering normstelling. Tot zover komt dit overeen met de verwachte voordelen. De nieuwe inzichten van de verwachte voordelen blijken in de praktijk minder vaak voor te komen. Dat geldt ook voor de kostenreductie. De deelnemers weten niet voldoende voordeel uit de benchmarks te halen. Draagvlak veranderingen Verbetering normstelling Vroegtijdige waarschuwing Productiviteitsverhoging Motivatie personeel Nieuwe inzichten Sprongsgewijze verbeteringen geheel eens eens neutraal oneens geheel oneens Kostenreductie Figuur 7: gerealiseerde voordelen benchmarken 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% De daadwerkelijk gerealiseerde voordelen liggen meer op het vlak van het eerste doel van benchmarken, namelijk het geven van inzicht. Het tweede doel van benchmarken, de prestatieverbetering, komt in de praktijk, volgens de respondenten, minder goed uit de verf. Inzicht in de prestaties als doel De aangegeven doelen van de aan leden aangeboden benchmarks liggen voor 60% op het gebied van inzicht geven. Dat komt overeen met de voordelen van benchmarken. Slechts 20% heeft gerichte prestatieverbetering als doel en 15% ondersteuning van de leden. 15% 20% 5% 60% inzicht geven Gerichte verbetering Ondersteunen leden Anders Figuur 8: doelen benchmarken
Benchmarken door brancheorganisaties - 7 Win- win situatie Nagenoeg alle benchmarks die door brancheorganisaties worden uitgevoerd onder hun leden hebben naaste de twee genoemde doelen voor deelnemers het verzamelen van marktinformatie als afgeleid doel. De leden een benchmark en de brancheorganisatie marktinformatie om haar werk te kunnen doen. Een win- win situatie. De brancheorganisatie kan haar werk beter uitvoeren doordat ze de beschikking heeft over relevante marktinformatie. De leden krijgen inzicht in hun prestatie binnen de vertrouwde omgeving van hun brancheorganisatie. De brancheorganisatie kan zich naar de benchmarkpartner sterk maken voor betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid en de benchmark aanbevelen bij haar leden. Benchmarken essentieel voor belangenbehartiging 44% Van de brancheorganisaties geeft aan dat benchmarken essentieel is voor de belangen- behartiging. Ook 44% meldt dat het gevoelige informatie betreft, waardoor de branche- organisatie de benchmark beter kan uitvoeren dan een andere organisatie. Andere redenen die worden genoemd zijn onder meer het veiligstellen van onderzoek op lange termijn en het voorkomen van elkaar beconcurrerende benchmarks. 44% 12% Belangenbeharti ging 44% Gevoelige informatie Anders Figuur 9: waarom benchmarks door brancheorganisaties worden georganiseerd Wat wordt er gebenchmarkt? Financiële en operationele prestaties worden het meest gebenchmarkt (31% resp. 38%). Daarnaast worden ook wel klantprestaties gebenchmarkt (klanttevredenheid) en andere prestaties, zoals ketenprestatie, en medewerkerstevredenheid. Logischerwijs zijn Financiën, Productie en Marketing de belangrijkste processen, terwijl ook HRM een belangrijke plaats inneemt. 11% 12% 8% 38% 31% Figuur 10: soorten prestaties Financiele prestaties Operationele prestaties Klantprestatie gericht op levering Klantprestatie gericht op dienstverlening Andere prestaties
Benchmarken door brancheorganisaties - 8 Gegevensverzameling Gegevens van de leden zijn nodig om een benchmark uit te voeren. Om deze te verzamelen zijn diverse mogelijkheden beschikbaar. 31% van de brancheorganisaties werkt met een schriftelijke of digitale vragenlijst (Microsoft Word of Excel) en 13% van de benchmarks gebruikt een online enquête als tool om gegevens te verkrijgen van de leden. 9% 3% 6% 12% Schriftelijke vragenlijst Digitale vragenlijst Online enquete 38% 13% 19% Online standaard benchmarkapplicatie Online maatwerk benchmarkapplicatie Telefonisch Persoonlijke ontmoeting Figuur 11: gegevensverzameling Ruim 38% van de respondenten geeft aan dat gebruik wordt gemaakt van een standaard benchmarkapplicatie en 9% van maatwerk benchmarkapplicaties. Daarnaast wordt nog gebruik gemaakt van telefonische gegevensverzameling en het persoonlijk benaderen van de leden om gegevens te verkrijgen. Ook komt het voor dat gegevens worden opgevraagd bij een derde partij die bepaalde gegevens van leden beheert, zoals een software leverancier die standaard in de branche werkzaam is of een dataverzamelingsbureau die binnen de branche ingesteld is. Bij sommige benchmarks worden meerdere vormen van gegevensverzameling gecombineerd om tot een hogere respons te komen. Terugkoppeling De wijze van uitvraag bepaalt sterk de wijze van terugkoppeling van de individuele resultaten (de bench- mark). Bij benchmarks die gebruik maken van een schriftelijke, digitale of online vragenlijst vindt terug- koppeling op papier plaats (of via een elektronisch document, zoals een pdf- rapport). 19% 13% 6% 62% Papier Online vast Online hlexibel Adviseur Figuur 12: informatie terugkoppeling
Benchmarken door brancheorganisaties - 9 De onderzoeken die gebruik maken van een standaard of maatwerk benchmarkapplicatie koppelen online terug via die applicatie. In 19% van de benchmarks is daarbij sprake van een vaste terugkoppeling, waarbij de deelnemer geen invloed heeft op wat hij wil zien. Bij 13% heeft de deelnemer invloed op wat hij te zien krijgt en nemen de mogelijkheden om daadwerkelijk de prestaties te verbeteren aan de hand van de analyse van de benchmark toe. De benchmarkapplicatie van Compare to Compete kent uitgebreide terugkoppelingsmogelijkheden, waarbij de deelnemer invloed heeft op wat hij te zien krijgt. Wie voert het werk uit? De medewerkers van brancheorganisaties voeren het meeste werk uit binnen een benchmark. Vooral bij de inrichting en definiëring van de benchmark en bij het uitnodigen en herinneren spelen zij een grote rol. Marktrapportage door Individuele rapportage door Analyse door Validatie door Herinneren door Uitnodigen door Gegevensverzameling door Dehiniering door Inrichting door 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Brancheorganisatie Notaris/Accountant Benchmark/Adviesorganisatie Andere organisatie Figuur 13: uitvoering werkzaamheden Gegevens verzamelen en validatie wordt vaker uitbesteed aan de benchmarkpartner, evenals de individuele rapportage. Daar ligt vaak een gevoelig punt bij de deelnemers; zij willen niet het risico lopen dat via de brancheorganisatie cijfers bij de concurrent terecht komen. Marktanalyse en rapportage worden ook door medewerkers van brancheorganisaties uitgevoerd. Zij kennen de branche als geen ander en kunnen variaties in groepscijfers mogelijk beter verklaren dan externen.
Benchmarken door brancheorganisaties - 10 Benchmarks voor brancheorganisaties Brancheorganisaties geven aan dat ze zelf niet doen aan benchmarken. Slechts 19% geeft aan dat ze eerder aan een benchmark voor branche- organisaties hebben meegedaan, terwijl 76% aangeeft nooit aan een benchmark te hebben meegedaan. 5% 19% ja nee weet ik niet 76% Figuur 14: deelname aan benchmarks door brancheorganisatie 34% geeft echter aan behoefte te hebben aan een eigen vergelijking van de prestaties, aan een eigen benchmark. 33% 34% ja nee weet ik niet 33% Figuur 15: behoefte aan benchmarking voor brancheorganisaties Hierbij worden de volgende onderwerpen genoemd: Ledentevredenheid Diensten en producten in relatie tot contributie / kosten Mate van succes op basis van een aantal heldere kritische succesfactoren Eigen prestatie van fte versus leden
Benchmarken door brancheorganisaties - 11 Een benchmark voor uw leden organiseren? Compare to Compete introduceert: gratis benchmarken Als het niets kost, wat mag je dan verwachten? Onze gratis benchmarks zijn van hoogwaardig niveau. Samen met de brancheorganisatie richten wij de benchmark in met interessante kengetallen waarmee zowel de leden een goed inzicht in hun prestatie kunnen krijgen als de brancheorganisatie een goed marktbeeld. De leden vullen de benchmark in en krijgen daarvoor in ruil een terugkoppeling van hun eigen prestatie versus de gehele groep. Dat levert hen direct inzicht op in hoe zij presteren en waar zij kunnen verbeteren. De brancheorganisatie krijgt een download van alle groepscijfers, zowel op totaal niveau als per referentiegroep. Met deze groepscijfers kan de brancheorganisatie zelf analyses en rapportages maken en een marktbeeld creëren. Voor een vast bedrag per jaar kunnen deelnemers die dit willen additionele informatie krijgen door zich te vergelijken met relevante referentiegroepen. Bovendien krijgen zij de mogelijkheid een compleet rapport te downloaden met hun eigen prestaties en die van de referentiegroep. Ook kunnen ze deelnemen aan workshops waarin hen wordt geleerd beter te benchmarken en effectief te verbeteren. Tegen meerprijs kan de brancheorganisatie opteren voor een eigen website (subdomein), uitgebreide groepsrapportages op maat en een complete marktanalyse, inclusief marktrapport. Meer informatie hierover vindt u op http://www.compare2compete.com/gratis. Wie zijn wij? Compare to Compete helpt leden van brancheorganisaties inzicht te krijgen in hun prestaties en deze te verbeteren. Dat doen wij door middel van benchmarken. Wij hebben hiervoor een unieke online benchmarkapplicatie ontwikkeld. Binnenkort komt ons boek COMPARE to compete uit waarin wij onze methode uitleggen. Onze COMPARE- methode garandeert organisaties die willen benchmarken dat ze daadwerkelijk hun prestaties verbeteren. Meer informatie hierover vindt u op http://www.compare2compete.com/compare. Hier kunt u zich ook opgeven om binnenkort ons ebook toegestuurd te krijgen. Het ebook is medio mei beschikbaar en bevat de belangrijkste hoofdstukken uit het boek. Interesse? Bel ons op 071-3020302 of stuur een e- mail naar t.vandam@compare2compete.com en wij komen bij u langs.