Functiebeschrijving: HR Business Partner Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + handtekening HR Business Partner_20180321.doc
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert. 1.2. Hoofdactiviteit van de dienst De cel HRM van de afdeling Algemene Ondersteuning staat in voor het vormgeven en implementeren van het HR-beleid van De Vlaamse Waterweg nv, beheert de processen die volgen uit dit beleid (werving en selectie, loopbaan, VTO, prestatiemanagement ). De loon- en personeelsadministratie gebeurt met input vanuit de cel HRM vanuit het dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). De cel bestaat uit een team HR Business Partners, een team welzijn, een team loopbaanontwikkeling, een team HRadministratie en het A-team. De HR Business Partners hebben als opdracht het lijnmanagement te adviseren en te ondersteunen bij diverse HRvraagstukken ter implementatie van het HR-beleid en -jaarplan en de processen volgend uit dit HR-beleid. Het team loopbaanontwikkeling staat in voor loopbaanbeleid en -ontwikkeling. Binnen dit team wordt er vorm gegeven aan thema s zoals talentmanagement, prestatiemanagement, retentiebeleid, leiderschap, personeelsmobiliteit (werving en selectie, bevorderingen, heroriëntering). Het team staat in voor het uitwerken en implementeren van de functieclassificatie binnen De Vlaamse Waterweg nv. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Ten slotte voeren zij ook praktisch de bevorderingsprocedures uit. Het team welzijn geeft uitvoering aan HR-gerelateerde thema s van het welzijnsbeleid zoals samen met de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt uitgetekend. Dit team geeft vorm aan het integriteitsbeleid, het diversiteitsbeleid, aanwezigheidsbeleid en het onthaalbeleid. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners en de leidinggevenden in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Het A-team fungeert als polyvalent en flexibel inzetbaar team en heeft als opdracht situaties van tijdelijke werkbelasting of tijdelijke gaten in de personeelsbezetting op te vangen. Deze situaties kunnen ontstaan door: o Personeelsleden die voor langere tijd afwezig zijn o Onverwacht bijkomend werk of periodieke pieken o Tijdelijk bijkomende projecten die binnen een cel opgenomen moeten worden De medewerkers van het A-team krijgen steeds wisselende rollen toegewezen, worden ingezet op vele domeinen, in vele functies en in verschillende contexten. Zij leveren een dienst daar waar er een nood is. De voornaamste doelstelling van het A-team is dat bijkomende tijdelijke noden aan personeel snel kunnen opgevangen worden en waarbij het team van de business zelf zich kan focussen op zijn permanente (operationele) processen. Het team HR-administratie staat in voor de administratieve ondersteuning van de verschillende teams van de cel HRM inclusief het celhoofd HRM (wervingen, vormingen, verslaggeving, rapportering, algemene administratie) en verzorgt de personeelsadministratie (prestatieregistratie, beheer personeelsgegevens,.) in samenwerking met het DCPA. 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? celhoofd HRM HR Business Partner_20180321.doc 2
Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt HRM met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen enof optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren enof toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen HR Business Partner_20180321.doc 3
Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, policies, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Plannen, adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied HR Business Partner_20180321.doc 4
4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Visie niveau 1 Samenwerken niveau 2 Initiatief niveau 2 Analyseren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Inleven niveau 2 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Visie - Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen HR Business Partner_20180321.doc 5
Niveau 1 Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in Denkt discipline-overschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Inleving - Alert zijn op gevoelens en behoeften van anderen en daar adequaat op reageren Niveau 2 Speelt in op behoeften en gevoelens van anderen Toont zowel verbaal als non-verbaal begrip voor de behoeften en gevoelens van anderen Gaat actief op zoek naar de achterliggende problemen, redenen en oorzaken voor behoeften, gedragingen en gevoelens van anderen (vraagt door) Denkt mee vanuit het gezichtspunt van anderen, houdt rekening met hun belangen Toont zich bewust van de invloed van zijn handelen op anderen Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen 4.2. Vaktechnische competenties In het bezit van rijbewijs B Kennis van courante informaticatoepassingen Kennis van de relevante regelgeving en richtlijnen binnen de VO 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. HR Business Partner_20180321.doc 6