Waterwegen en Zeekanaal NV. Functiebeschrijving: informatiemanager

Transcriptie

1 Waterwegen en Zeekanaal NV Functiebeschrijving: informatiemanager Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Context De informatiemanager neemt o.m. de rol op van veiligheidsconsulent zoals bepaald in het e-govdecreet en de rol van data protection officer (DPO) zoals bepaald in de GDPR, General Data Protection Regulation. De informatiemanager zorgt ervoor dat de interne en externe stroom van bedrijfsinformatie optimaal verlopen en bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Het gaat hierbij om o.a. de financiële cijfers, rapporten, procesindicatoren, kengetallen,. De taak van de informatiemanager is om ervoor te zorgen dat informatiestromen in de organisatie (nog) beter verlopen. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) kan daarbij een hulpmiddel zijn. Om dit te kunnen realiseren zorgt de informatiemanager voor een informatiebeleid en zorgt ervoor dat dit beleid kan worden uitgerold binnen de organisatie. Hiervoor zal hij het project actief begeleiden en ervoor zorgen dat de informatiesystemen beheerd worden. Belangrijk is hierbij dat de informatiemanager de brug maakt tussen de operationele bedrijfsvoering en IT en adviseert management en gebruikers i.v.m. onderwerpen rond informatiemanagement. Juridische context veiligheidsconsulent Het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten geeft uitvoering aan artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (e-govdecreet), nl. het bepalen van de opdrachten en de manier van aanwijzing van die veiligheidsconsulenten. De Memorie van Toelichting bij het voornoemde artikel 9 van het e-govdecreet verduidelijkt dat bij de verdere omschrijving van de taken van de veiligheidsconsulenten de strengste voorwaarden die bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) gelden, eveneens voor de Vlaamse veiligheidsconsulenten zullen gelden. Vandaar dat in het specifieke uitvoeringsbesluit de bepaling van de opdrachten en de aanwijzingsvereisten zijn omschreven naar analogie met de KSZ-wet van 15 januari 1990 en het KB van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid. De verplichting tot het aanstellen van een veiligheidsconsulent wordt in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (e-govdecreet), vastgelegd voor elke instantie die: - persoonsgegevens verwerkt, - authentieke gegevensbron beheert, - tussenkomt bij mededeling van persoonsgegevens, - ondersteunt bij gebruikers- en toegangsbeheer. De veiligheidsconsulent wordt aangesteld door en rapporteert aan de directie, de dagelijkse leiding van de organisatie. Een veiligheidsconsulent (of zijn adjunct) wordt pas aangesteld na gunstig advies van de Vlaamse Toezichtcommissie. Juridische context Data Protection Officer: GDPR (General Data Protection Regulation) introduceert nieuwe regels die gelden voor alle landen in de Europese Unie over de beveiliging en het beheer van persoonlijke gegevens, zowel van klanten als van werknemers. De meldplicht datalekken die ingevoerd is in 2016 is ook onderdeel van de GDPR. De GDPR 2

3 heeft ook tot doel de verschillen tussen de nationale systemen m.b.t. privacywetgeving weg te nemen en de toezichthouders meer te doen samenwerken. De verordening wordt van kracht in Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Dagdagelijkse aansturing door? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Directie Teamhoofd organisatieontwikkeling / 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder NVT heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Analyseren, documenteren, controleren van en advies uitbrengen over alle aspecten van de informatiedoorstroming en informatieveiligheid binnen de bedrijfsprocessen van Waterwegen en Zeekanaal NV (W&Z) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers de juiste acties kunnen nemen inzake efficiënte informatiedoorstroming en het bewaken van de informatieveiligheid. De informatiemanager neemt naast de zorg voor een optimale interne en externe stroom van bedrijfsinformatie ook de rol van veiligheidsconsulent op en waakt over de beveiliging van persoonlijke gegevens. Daarnaast heeft hij als taak om een veiligheidsbeleid m.b.t. de toegang tot de verschillende gebouwen van W&Z en de bijhorende rechten uit te werken, te optimaliseren en erover te waken dat deze beleidslijnen gevolgd en uitgewerkt worden door het werkveld. Dit in het kader van de bescherming van het patrimonium alsook om ervoor te zorgen dat de fysieke veiligheid van de medewerkers van W&Z hierbij gevrijwaard blijft. 3

4 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het algemeen gevoerde beleid en een behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van het informatieveiligheidsbeleid alsook van de toegangsbeveiliging en de bijhorende dienstverlening teneinde de personeelsleden en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorbeelden van activiteiten Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Uittekenen van een veiligheidsbeleid met als doel over een duidelijke methodiek en aanpak beschikken inzake informatieveiligheid en toegangsbeveiliging binnen de organisatie, dit zowel qua fysieke als elektronische informatieveiligheid en toegangsbeveiliging en rekening houdend met de relevante wetgeving hieromtrent Het opstellen, invoeren, uitdragen en actualiseren van een informatieveiligheidsplan en implementatieplan. Tevens het opstellen, invoeren, uitdragen en actualiseren van een plan m.b.t. het verzekeren van de toegangscontrole van het patrimonium Het management en de personeelsleden ondersteunen bij de implementatie van het beleid en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, in dit kader Evalueren van de huidige dienstverlening en waar nodig bijsturen Uitvoeren van analysen en metingen in relatie tot informatieveiligheidsrisico s en risico s m.b.t. de toegang van gebouwen en kunstwerken Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Regelmatig onderwerpen bespreken op intranet, onder andere naar aanleiding van nieuwe ontwikkeling(en) of actuele situatie(s) Organiseren van regelmatige afstemming met medewerkers of afdelingen die een rol spelen in het informatieveiligheidsbeleid en toegangscontrole of de uitvoering hiervan Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Opstellen van een informatiebeleid en komen tot een ontwerp voor een nieuwe informatie-architectuur 4

5 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken met betrekking tot het bevorderen van informatieveiligheid en toegangscontrole in nauw overleg met het management teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne en externe klanten adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor (informatie)veiligheidsvraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening m.b.t. informatieveiligheid en toegangscontrole van gebouwen en kunstwerken teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, databanken, processen, werkmethodieken, Antwoorden op vragen en problemen van klanten Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, systemen, concepten in het kader van de implementatie van het beleid Management adviseren over thema s waarbij vraagstukken ontdekt worden het management informeren over de wettelijke bepalingen m.b.t. informatie en veiligheid Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan en/of leiden van werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten of kwetsbaarheden signaleren Collega s adviseren die met informatieveiligheidsvraagstukken of problemen inzake toegangscontrole te maken hebben Advies verlenen ten aanzien van het ontwikkelen van het bewustwordingsproces rond informatieveiligheid en toegangscontrole Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Continu beoordelen van de beveiligingsrisico s en behoeften rond de informatie die eigen is aan de organisatie en die het 5

6 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. gebruik en de verwerking van persoonsgegevens betreffen, opdat de nodige beheersmaatregelen kunnen genomen worden Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Formele contacten onderhouden met een netwerk van veiligheidsconsulenten binnen de Vlaamse administratie Informele contacten onderhouden op permanente basis; Communiceren, onderhandelen en collega s overtuigen over werkmethodes, principes, intern en extern en over de toe te passen informatiesystemen Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega's Nauw samenwerken met de Security Officer ICT Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 6

7 Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Overleg organiseren over een éénvormige aanpak rond informatieveiligheid en toegangsbeveiliging van het patrimonium Intern bespreken van problemen en opportuniteiten om een zo goed mogelijke oplossing te vinden Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Streven naar uniformiteit van de aanpak Beheren van informatiesystemen Opstellen van enerzijds een veiligheidsbeleid m.b.t. privacy van gegevens en anderzijds m.b.t. de fysieke beveiliging van gebouwen en kunstwerken Opstellen van een informatiebeleid en de realisatie hiervan helpen bewaken Beleid afstemmen op het beleid en doelstellingen van de organisatie Beleid meehelpen implementeren, monitoren, beoordelen en verder verbeteren Bouwt expertise verder uit en stelt die ter beschikking van collega's met het oog op een professionele en grondige beheersing van informatieveiligheid en toegangsbeveiliging Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan opleidingen Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk op het domein van informatieveiligheid en beveiliging van het patrimonium Opbouwen en onderhouden van netwerken Volgen van nieuwe ontwikkelingen en tendensen (in het bijzonder binnen het overheidslandschap) 7

8 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 8

9 Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is 4.2. Vaktechnische competenties In het bezit zijn van rijbewijs B De informatiemanager bezit een gedegen kennis van de informaticaomgeving/architectuur, kennis/ervaring met het ISO2700x raamwerk en heeft of verwerft op korte termijn kennis rond onder meer: - Business intelligence & data management - Security and Risk Management - Architecture Management - Business Relationship Management - Infrastructure and Operations - Application Development and Management Aantoonbaarheid van de nodige bekwaamheid en geen onverenigbaarheden met de functie van veiligheidsconsulent uitvoeren. In het bezit zijn van of kort na aanwerving bekomen van een gunstig advies voor de aanstelling als veiligheidsconsulent door de Vlaamse Toezichtcommissie. 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 9