Sectorplan Twente Handleiding voor: Werkgevers en arbeidsmakelaars Versie 2 september 2016
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Inloggen... 4 2.1 Wachtwoord vergeten?... 4 3 Ingelogd zijn... 6 4 Account... 6 4.1 Beheren van uw accountgegevens... 7 4.1.1 Algemene documenten uploaden... 8 4.1.2 Muteren accountgegevens... 9 4.1.3 Wachtwoord wijzigen... 9 5 Informatie... 10 5.1.1 Dashboard...11 6 Activiteiten aanmaken... 12 6.1 Interne activiteiten...12 6.2 Externe activiteiten...15 6.2.1 Marktconformiteit...15 6.2.1.1 Aanbestedingsprocedure...17 6.2.1.1.1 Stap 1: Selecteer activiteitsgegevens...17 6.2.1.1.2 Stap 2: Opleiding gegevens...18 6.2.1.2 Eigen Offerte Procedure...19 6.2.1.2.1 Stap 1: Selecteren activiteitsgegevens...19 6.2.1.2.2 Stap 2: Opleidinggegevens + Offertes...20 6.2.1.2.3 Stap 3: Aanvullen offerte + motivatie...21 6.2.1.3 Vrije inkoop 15.000,00...24 7 Registraties... 26 7.1 Registreren van een interne activiteit:...26 7.1.1 Stap 1: Selecteer gegevens...27 7.1.2 Stap 2: Deelnemers invoeren...28 7.1.3 Deelnemers invoeren op een later tijdstip...29 7.1.4 Uploaden van documenten...31 7.1.4.1 ID bewijs / Loonstrook Start...31 7.1.4.1.1 Stap 1...32 7.1.4.1.2 Stap 2...33 7.1.4.2 Deelnemersverklaring...34 7.1.4.3 Arbeidsovereenkomst...36 7.1.4.3.1 Stap 1...36 7.1.4.3.2 Stap 2...37 7.1.4.4 Loonstrook...37 7.1.4.5 Presentielijst...38 7.1.4.5.1 Stap 1...39 1 P a g i n a
7.1.4.5.2 Stap 2...40 7.1.4.5.3 Stap 3...41 7.1.4.6 Loonstrook docent...41 7.2 Registreren van een externe activiteit:...43 7.2.1 Stap 1: Selecteer gegevens...44 7.2.2 Stap 2: Voer deelnemers in...45 7.2.3 Het uploaden van documenten...46 7.2.3.1 Factuur...47 7.2.3.1.1 Stap 1...47 7.2.3.1.2 Stap 2...48 7.2.3.1.3 Stap 3...49 7.3 Het deelnemeroverzicht...50 7.3.1 Een document laten vervallen...51 7.3.2 Een geüpload document muteren...52 7.3.3 Deelnemer toevoegen...52 7.3.4 Subsidiekosten bekijken...53 7.3.5 Status van een registratie...54 7.4 Registratie definitief maken...55 8 Tabblad Thema s... 57 9 Tabblad Maatregelen... 58 2 P a g i n a
1 Inleiding Deze handleiding stelt werkgevers en arbeidsmakelaars in staat om de activiteiten in het kader van de Sectorplannen te registreren en te administreren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uniforme webportal die door alle deelnemende organisaties worden gebruikt voor het uploaden van bewijsdocumenten en het administreren en verantwoorden van scholingsactiviteiten. In de handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd welke stappen doorlopen moeten worden. Door het volgen van de stappen worden de scholingsactiviteiten op de juiste manier geadministreerd. In deze handleiding beginnen we met het inloggen in de webportal en vervolgens worden de activiteiten en de administraties uitgelegd. Mocht u na het lezen van de handleiding vragen hebben dan kunt u contact opnemen met ons. De contactgegevens vindt u op het Tabblad Contact. 3 P a g i n a
2 Inloggen Om gebruik te kunnen maken van het webportal dient uw computer aan een aantal minimale eisen te voldoen. Op de PC moet Internet Explorer 10 of hoger of een recente versie van Google Chrome zijn geïnstalleerd. (N.B. geen Firefox!) De schermresolutie moet minimaal op 1024x768 zijn ingesteld. Klik hier om in te loggen Uw inloggegevens worden u toegestuurd als uw bedrijf en maatregelenplan is aangemaakt in de webportal. 2.1 Wachtwoord vergeten? Klik op de knop Inloggen. Bij het tekstvak gebruiker typt u het e-mailadres dat hoort bij uw account. Indien u het wachtwoord vergeten bent klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik op: Wachtwoord vergeten? Vul het e-mailadres in dat bij uw account hoort Vraag nieuw wachtwoord aan 4 P a g i n a
De volgende melding verschijnt rechtsboven in het scherm: De e-mail, die u ontvangt uit het systeem, ziet er als volgt uit: Klik op deze link om een nieuw wachtwoord in te stellen Door op de link te klikken kunt u een wachtwoord instellen. Let op: Deze link is slechts een beperkte tijd bruikbaar! De link kan slechts eenmaal gebruikt worden. Zodra dit opgeslagen is krijgt u de melding: U kunt nu inloggen met het e-mailadres van uw account en het nieuwe wachtwoord. 5 P a g i n a
3 Ingelogd zijn Onder deze accountgegevens bent u ingelogd Het linkermenu blijft op alle tabbladen zichtbaar. 4 Account Klik op Accountgegevens Opmerking: Het cijfer achter Accountgegevens duidt erop dat er nog 1 handeling uitgevoerd moeten worden. 6 P a g i n a
4.1 Beheren van uw accountgegevens Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen Hier kunt u uw bedrijfsgegevens muteren Hier kunt u de gegevens wijzigen van de contactpersoon Hier kunt u de documenten uploaden die u éénmalig per werkgever moet invoeren in het systeem. 7 P a g i n a
4.1.1 Algemene documenten uploaden U bevindt zich in de Accountgegevens Er moeten 1 documenten (rood) geüpload worden. Klik op dit vakje om het Documenten te uploaden Klik op + Nieuwe Logo bedrijf toevoegen? Klik op Choose File en zoek het bestand op uw computer of uw netwerk Klik op Document uploaden Het logo is geplaatst 8 P a g i n a
4.1.2 Muteren accountgegevens D.m.v. deze knop kunt u bedrijfsinformatie muteren Na het wijzigen van gegevens moet u de aanpassingen opslaan. Dezelfde procedure geldt voor het muteren van de gegevens van de contactpersoon. Hiervoor gebruikt u de knop: 4.1.3 Wachtwoord wijzigen Vul het huidige wachtwoord in Vul het nieuwe wachtwoord in Eisen voor het nieuwe wachtwoord Herhaal het nieuwe wachtwoord Sla het nieuwe wachtwoord op 9 P a g i n a
5 Informatie Links op het scherm, afhankelijk van de aangevraagde maatregelen, ziet u uw eigen aanbod van maatregelen onder het kopje Informatie staan. Door te klikken op een maatregel, kunt u de inhoud lezen en ziet u uw eigen overzicht van deze maatregel. 10 P a g i n a
5.1.1 Dashboard Uw werkgeversnaam Uw branche Filtermogelijkheden Tabbladen met diverse overzichten Uw overzicht met de complete stand van zaken omtrent de maatregelen, wat er aangevraagd is, wat er toegekend is, wat er beoordeeld is, enz 11 P a g i n a
6 Activiteiten aanmaken Onder activiteiten worden opleidingen / trainingen / scholingen verstaan. We maken onderscheid tussen Intern en Externe activiteiten 6.1 Interne activiteiten Klik aan de linkerkant onder het kopje Activiteiten aanmaken op Intern. Hier kunt u interne opleidingen / trainingen / scholingen / activiteiten toevoegen, muteren, raadplegen en registreren. Ook de status van de interne opleidingen wordt hierin getoond. Een nieuwe opleiding / training / activiteit kan toegevoegd worden door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Er verschijnt een formulier dat ingevuld moet worden. Informatie over de arbeidsmarktrelevantie. 12 P a g i n a
Achter de in te vullen velden staan rode - tjes. Als je deze met de muis aanwijst verschijnt er een toelichting op het gevraagde. Klik op het -tje voor extra informatie Maak een keuze Maximaal 1000 tekens Aantal klokuren van het traject I.v.m. de toets op de arbeidsrelevantie een uitgebreide en inhoudelijke omschrijving weergeven van de activiteit. Aantal karakters moet tussen 150 en 8000 liggen Klik op Opslaan Na het opslaan van de (interne) activiteit staat er een grijs vakje onder de kolom AMR. Opleidingsgegevens muteren Hier kunt u de Registratie aanmaken Als u klikt op het vergrootglas kunt u de activiteit muteren. 13 P a g i n a
U krijgt dan nog 2 extra velden die u kunt aanvinken: U kunt de activiteit op inactief zetten door het vinkje weg te klikken. De activiteit verdwijnt uit het activiteitenoverzicht maar is weer op te roepen door in het activiteitenoverzicht toon inactieve activiteiten aan te vinken. Een inactieve activiteit kun je niet meer kiezen bij het aanmaken van een registratie. Als u vervallen aanvinkt, verdwijnt de activiteit van de webportal. Let op: U kunt dit niet ongedaan maken! Een goedkeuring van ArbeidsMarktRelevantie (AMR) ziet er als volgt uit: Een inactieve activiteit kunt u weer oproepen door aan de linkerkant te klikken op Intern Rechts kunt u nu een vink plaatsen om de inactieve activiteiten zichtbaar te maken. De activiteit kan weer op actief gezet worden door de opleidingsgegevens te muteren. Zodra u klikt op de knop Reg aanmaken verlaat u het kopje Interne activiteiten. U gaat nu automatisch naar Registraties aanmaken. (De beschrijving hiervan start op pagina 26). 14 P a g i n a
6.2 Externe activiteiten Bij Externe activiteiten komt de marktconformiteit om de hoek kijken. Marktconformiteit (MCF) betekent dat een (overheids)maatregel het marktmechanisme intact laat. 6.2.1 Marktconformiteit Deze kan op 3 manieren worden bepaald en geldt voor de maatregelen 1 B, 1C, 6, 7 en 8: eigen offerteprocedure d.m.v. het uploaden van 3 offertes en middels een motivatie bij het vastleggen van de keuze. via een aanbestedingsprocedure. Bent u een aanbestedingsplichtige organisatie en heeft u voor deze opleidingsactiviteit een aanbestedingsprocedure uitgevoerd, dan moet u het volledige aanbestedingsdossier uploaden onder accountgegevens bij documenten. Let op: Uw aanbestedingsdossier dient te voldoen aan de geldende weten regelgeving. vrije inkoop < 15.000,00 waarbij de marktconformiteit niet hoeft te worden aangetoond. Een nieuwe externe activiteit / opleiding / training / activiteit kan toegevoegd worden door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Dit proces bestaat uit een 3-stappenplan. 15 P a g i n a
Stap 1: Het selecteren van gegevens Bij Marktconformiteit heeft u de keuze uit: 1. Aanbestedingsprocedure 2. Een eigen offerteprocedure 3. Vrije inkoop 15.000,00 Deze drie mogelijkheden worden hierna nader omschreven en uitgelegd. 16 P a g i n a
6.2.1.1 Aanbestedingsprocedure Bij het aanmaken van een externe activiteit hebt u de mogelijkheid bij de Marktconformiteit de aanbestedingsprocedure. 6.2.1.1.1 Stap 1: Selecteer activiteitsgegevens Let op: Bent u een aanbestedingsplichtige organisatie en heeft u voor de verantwoording van deze externe activiteit een aanbestedingsprocedure uitgevoerd dan dient u het aanbestedingsdossier in uw accountomgeving uploaden. Uw aanbestedingsdocument dient aan de geldende wet- en regelgeving voor aanbestedingsplichtige organisatie te voldoen. Vul de velden in en klik op Opslaan en volgende stap. 17 P a g i n a
6.2.1.1.2 Stap 2: Opleiding gegevens Vul alle velden in. Klik op Opslaan. 18 P a g i n a
6.2.1.2 Eigen Offerte Procedure Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor Eigen Offerte Procedure: 6.2.1.2.1 Stap 1: Selecteren activiteitsgegevens Vul de 3 velden in en klik op Opslaan en volgende stap 19 P a g i n a
6.2.1.2.2 Stap 2: Opleidinggegevens + Offertes Vul de gevraagde velden zo compleet mogelijk in Klik hier om de offertes op uw pc op te zoeken Na het uploaden van de offertes en invullen van de verplichte velden kunt u klikken op Opslaan en volgende stap. 20 P a g i n a
6.2.1.2.3 Stap 3: Aanvullen offerte + motivatie Offertes vergelijken Vul alle velden in Kies de opleider Geef de opleiders een cijfer Gunningsdocument uploaden Schrijf een goede motivatie voor uw opleiderkeuze Belangrijk Klik op Opslaan en afronden. De externe activiteit is aangemaakt en: De Arbeidsmarktrelevantie en de marktconformiteit moeten door de medewerkers van BackOffice worden beoordeeld. De registratie kan nu aangemaakt worden. Ga hiervoor naar pagina 26. 21 P a g i n a
De externe activiteit is nu aangemaakt en zichtbaar door te klikken aan de linkerkant op Externe Activiteit. Klik op het vergrootglas om de status te bekijken Registratie aanmaken Bij de externe activiteiten is de kolom MCF (Marktconformiteit) opgenomen. De medewerkers van de BackOffice kunnen, indien de marktconformiteit is goedgekeurd dit aanvinken. Zodra u klikt op de knop Registratie aanmaken verlaat u het kopje Activiteiten aanmaken en gaat u automatisch naar Registraties. (De beschrijving hiervan start op pagina 26) 22 P a g i n a
6.2.1.2.3.1 Bekijken vergelijking In stap 3 van het aanmaken van een externe activiteit via een eigen offerteprocedure kunt dit vergelijkingsoverzicht oproepen door op de knop Bekijken vergelijking te klikken. Nadien kunt u op het vergrootglas klikken van de opleiding om de Offertevergelijking opnieuw te kunnen bekijken. Vergrootglas bekijk vergelijking 23 P a g i n a
6.2.1.3 Vrije inkoop 15.000,00 Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor Vrije inkoop < 15000,00: Stap 1: Selecteer activiteitsgegevens Hier leest u de voorwaarden Klik op Opslaan en volgende stap. 24 P a g i n a
Stap 2: Opleiding gegevens Vul alle velden in en klik op klik Opslaan op Opslaan De activiteit is aangemaakt en de Marktconformiteit is geaccordeerd. De registratie kan aangemaakt worden door op de knop te klikken. 25 P a g i n a
7 Registraties Vanuit de aangemaakte activiteiten kan er rechtstreeks naar Registratie aanmaken gegaan worden met de knop. Het is echter ook mogelijk om een activiteit in te dienen vanuit het kopje Registraties. 7.1 Registreren van een interne activiteit: Klik aan de linkerkant op Interne activiteit En aan de rechterkant op de knop Registratie aanmaken. Als u hierop klikt, belandt u automatisch bij Registraties Aanmaken Registratie aanmaken 26 P a g i n a
7.1.1 Stap 1: Selecteer gegevens Vul start-/einddatum in en het aantal deelnemers De keuzemogelijkheden bij Thema zijn: Thema A: WnW ander beroep Thema B: WnW hetzelfde beroep Thema C: WWnW Thema D: Overig nw Indien u de verletkosten van de docent / begeleiding wilt meenemen in de subsidie moet u dit aanvinken Klik op Opslaan. De activiteit gaat naar de volgende fase: Deelnemers invoeren. Vanaf nu is de registratie terug te vinden bij Openstaand. 27 P a g i n a
7.1.2 Stap 2: Deelnemers invoeren Let op! Werknemers met een 0-urencontract komen niet in aanmerking voor subsidie op loonverletkosten! Uniek groepsnummer Klik op het vergrootglas om de naam van een bestaande deelnemer te zoeken Klik hierop om naw gegevens in te voeren. Een submenu opent automatisch Typ het BSN-nummer in van de deelnemer. Als dit BSN-nummer eenmaal gebruikt is worden de overige gegevens automatisch aangevuld Vul de ontbrekende gegevens in Klik na elke ingevoerde deelnemer op opslaan Dit uurloon wordt automatisch door het systeem berekend op basis van maandsalaris en wijze van betaling Klik op het vakje onder Subsidiabele uurloon. Vul het salaris in op basis van een fulltime dienstverband Vul in of het salaris per maand of per 4 weken wordt uitbetaald 28 P a g i n a
7.1.3 Deelnemers invoeren op een later tijdstip Indien u na stap 1 gestopt bent met het administreren in de webportal kunt u de ingediende declaratie (opleiding) terug vinden bij Openstaand onder het kopje Registraties. U heeft allerlei zoek- en filtermogelijkheden Activeer het filter Kies bv de fase Deelnemers invoeren Hier kunt u de declaraties registraties bekijken Hier ziet u enkele verschillende Fases Een declaratie kan de volgende Fasen hebben: Bij openstaande registraties zien de belangrijkste fasen er als volgt uit:,, en 29 P a g i n a
Als u een registratie opgeroepen heeft (door bijvoorbeeld op het vergrootglas te klikken) ziet u dat er geen deelnemers zijn ingevuld. Klik op deze knop om een deelnemer toe te voegen U kunt nu op dezelfde wijze zoals besproken op pagina 29 de deelnemer gaan toevoegen. Let op: Omdat er nu één deelnemer is ingevoerd verandert de fase van de declaratie van DEELNEMERS INVOEREN naar DOCUMENTEN UPLOADEN. Als er nog meer deelnemers ingevoerd moeten worden zult u bovenstaande procedure moeten herhalen. Als eenmaal een deelnemer op een eerder moment in het systeem is ingevoerd dan kan de deelnemer gezocht worden door op het vergrootglas te klikken. In het venster kan dan een BSN-nummer of stuk van de naam ingetypt worden. Deelnemer(s) die aan de zoekcriteria voldoen Door op de juiste deelnemer te klikken worden de naw-gegevens automatisch ingevuld. Alleen het thema bij de Deelnemer Naam moet nog ingevuld worden. 30 P a g i n a
7.1.4 Uploaden van documenten Na het invoeren en opslaan van de deelnemers en hun gegevens gaat de registratie over naar de fase van Documenten uploaden. 7.1.4.1 ID bewijs / Loonstrook Start Opleidingsgegevens muteren Hier kunt u een deelnemer toevoegen Complete registratie laten vervallen: Let op! Dit kunt u niet ongedaan maken. Alle deelnemers en geüploade documenten vervallen! Hier kunt u een presentielijst genereren Hier kunt u een deelnemersverklaring oproepen Deelnemers muteren Het uploaden van de gevraagde documenten start als u op het witte vakje achter de deelnemer klikt. 31 P a g i n a
7.1.4.1.1 Stap 1 Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u het ID bewijs / Loonstrook Start / Print SUWI (het document wat van toepassing is op de situatie) wilt uploaden. Klik op deze link Kies het bestand Klik hier om een bestand aan meerdere deelnemers te koppelen Indien het document voor deze deelnemer(s) compleet is plaats dan hier een vink Klik hier om een bestand aan alle deelnemers te koppelen Of vink alleen de deelnemers aan die bij het bestand horen Klik Op de knop Document uploaden. U belandt automatisch in Stap 2. 32 P a g i n a
7.1.4.1.2 Stap 2 Vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Wijzigingen opslaan. 33 P a g i n a
Omdat er bij stap 1 is aangevinkt dat het Document Compleet is, is het vakje achter de deelnemer volledig grijs geworden. Nadat u het document geüpload hebt wordt het document als zijnde aanwezig geregistreerd. 7.1.4.2 Deelnemersverklaring Voor het uploaden van de deelnemersverklaring zult u deze eerst moeten oproepen uit het systeem. Klik hier om een deelnemersverklaring op te roepen De deelnemersverklaring verschijnt als afdrukvoorbeeld op het scherm: 34 P a g i n a
Nadat deze verklaring is ondertekend door de deelnemer kan deze gescand en geüpload worden in het systeem op dezelfde manier als bij het ID bewijs / Loonstrook Start (zie pag. 31). Mocht deze deelnemer nog een opleiding volgen in het kader van de sectorplannen dan hoeft deze deelnemersverklaring niet nog eens geüpload te worden. Het systeem kopieert automatisch de eerste deelnemersverklaring. 35 P a g i n a
7.1.4.3 Arbeidsovereenkomst Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u de Arbeidsovereenkomst wilt uploaden. Klik op deze link 7.1.4.3.1 Stap 1 Kies het bestand Vink aan indien het document compleet is Selecteer één of meerdere deelnemers Klik om het document te uploaden Nadat het document geüpload is komt u in stap 2 waarin meerdere gegevens ingevuld moeten worden. 36 P a g i n a
7.1.4.3.2 Stap 2 Vul de gevraagde gegevens in Klik om op te slaan Nadat u op Wijzigingen opslaan hebt geklikt komt u weer terug in het deelnemeroverzicht terecht. 7.1.4.4 Loonstrook Het uploaden van de loonstrook gaat op dezelfde wijze als bij voorgaande documenten uploaden. Er volgt geen stappenplan. 37 P a g i n a
7.1.4.5 Presentielijst In het deelnemersoverzicht kan een presentielijst gegenereerd worden. Klik voor een presentielijst De presentielijst ziet er als volgt uit: De opleidings- en deelnemergegevens zijn voorbedrukt Nadat alles correct is ingevuld en ondertekend kan de presentielijst gescand en geüpload worden. 38 P a g i n a
7.1.4.5.1 Stap 1 Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u de Presentielijst wilt uploaden. Klik op deze link Kies de gescande presentielijst en koppel deze aan de deelnemers. Klik op Document uploaden. 39 P a g i n a
7.1.4.5.2 Stap 2 Let op: Omdat u bij het aanmaken van registratie hebt aangevinkt dat u de verletkosten van de docent gesubsidieerd wilt hebben (pagina 26) krijgt u het volgende scherm te zien: Vul de gevraagde gegevens in Vul de docentgegevens in Vul het brutoloon in en of dit per maand of per 4 weken uitbetaald wordt. Klik vervolgens op het veld van het uurloon waardoor het uurloon automatisch wordt berekend d.m.v. een goedgekeurde formule Klik op Wijzigingen opslaan. 40 P a g i n a
7.1.4.5.3 Stap 3 Hier kan op deelnemerniveau het aantal aanwezige uren (per lessessie waar een presentielijst voor getekend is) worden ingevuld. Klik op Wijzigingen opslaan. 7.1.4.6 Loonstrook docent Het uploaden van de loonstrook van de docent gaat op dezelfde wijze als bij voorgaande documenten uploaden. Er volgt geen stappenplan. 41 P a g i n a
De registratie is compleet en belandt in de fase REGISTRATIE DEFINITIEF MAKEN. Dit staat beschreven op pagina 55. 42 P a g i n a
7.2 Registreren van een externe activiteit: Nadat de activiteit is aangemaakt kunt u de registratie gaan aanmaken. Klik aan de linkerkant onder het kopje Activiteiten aanmaken op Extern. Klik op de knop Registratie aanmaken. Aan de linkerkant van het scherm belandt u automatisch bij Registraties. 43 P a g i n a
7.2.1 Stap 1: Selecteer gegevens Vul de velden in en klik op Opslaan. 44 P a g i n a
7.2.2 Stap 2: Voer deelnemers in Dit gaat volledig op dezelfde manier als bij de registratie aanmaken van een interne activiteit. Zie ook pagina 26. 45 P a g i n a
7.2.3 Het uploaden van documenten De benodigde documenten is afhankelijk welke maatregel en kostensoort voor een registratie gekozen is. Voor de externe kosten geldt: ID bewijs / Loonstrook start Deelnemersverklaring Factuur / declaratie Betalingsbewijs Prestatie BPVO (alleen BBL en HBO/WO) Optioneel: Verklaring Brug WW Arbeidsovereenkomst Loonstrook Eind Indien ook verletkosten van de deelnemer meegenomen wordt: Presentielijst De wijze van het uploaden van documenten is gelijk aan bij die van interne activiteiten. Alleen het uploaden van de factuur is enigszins afwijkend en wordt hierna besproken. 46 P a g i n a
7.2.3.1 Factuur Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u de Arbeidsovereenkomst wilt uploaden. Klik op deze link 7.2.3.1.1 Stap 1 Koppel in onderstaand venster de gevraagde factuur aan de deelnemer(s) en geef aan of het document compleet is. Klik op Document uploaden. 47 P a g i n a
7.2.3.1.2 Stap 2 Neem over van de factuur Maak een keuze Overige externe kosten zijn oa: - Boeken, materialen etc. Vul de gevraagde gegevens in en klik op Wijzigingen opslaan. 48 P a g i n a
7.2.3.1.3 Stap 3 Als alle documenten zijn geüpload zijn de Externe kosten COMPLEET. Vul de velden in en klik op Opslaan. De registratie kan nu definitief gemaakt worden. Dit staat beschreven op pagina 55. 49 P a g i n a
7.3 Het deelnemeroverzicht Als er in een deelnemeroverzicht alle documenten van een deelnemer geüpload zijn dan staat er COMPLEET. Document nog niet compleet Pas als alle vakjes grijs zijn kan de registratie definitief gemaakt worden (zie pag. 55). 50 P a g i n a
7.3.1 Een document laten vervallen Een document dat geüpload is kan nog uit het systeem gehaald worden. Klik in het deelnemeroverzicht op het vakje waarvan het document verwijderd moet worden. Klik vervolgens op vervallen. Er verschijnt het volgende venster waarin je 30 seconden de tijd hebt om te reageren. Als u niets aanklikt zal er ook niets veranderen. 51 P a g i n a
7.3.2 Een geüpload document muteren Zolang de registratie nog niet definitief gemaakt is kan er nog alles gewijzigd worden aan een geüpload document. Klik hiervoor op het vakje van het document waaraan u iets wilt veranderen en vervolgens op de knop met de pen. Afhankelijk van het type document kunt nog alles aanpassen. Dus niet alleen het document zelf, maar ook de eventuele vervolgstappen waar om extra gegevens gevraagd werden zijn hier nog aan te passen. 7.3.3 Deelnemer toevoegen Zolang een registratie niet definitief gemaakt is blijft het mogelijk een deelnemer aan een groep toe te voegen. Een deelnemeroverzicht kunt u te allen tijden oproepen door te klikken op het vergrootglas van de desbetreffende activiteit bij de Openstaande Registraties. Als u in het deelnemersoverzicht klikt op de knop Deelnemer toevoegen wordt er in de groep een extra deelnemer aangemaakt. 52 P a g i n a
7.3.4 Subsidiekosten bekijken De totale kosten waarover de subsidie wordt aangevraagd kan bekeken worden op tabblad Financieel in het deelnemeroverzicht. Klik op tabblad Financieel Zodra alles is goedgekeurd komt in deze kolom de bedragen te staan waarover subsidie uitgekeerd wordt. 53 P a g i n a
7.3.5 Status van een registratie Bij Openstaande registraties hebt u allerlei filtermogelijkheden. Zoekfuncties Filter activeren Zoekfuncties Filter verwijderen Activiteit bekijken Fase van de activiteit U kunt nu de gewenste activiteit bekijken. 54 P a g i n a
7.4 Registratie definitief maken Als alle deelnemers zijn ingevoerd en alle documenten zijn geüpload kan de Registratie definitief gemaakt worden. Indien u niet in het deelnemeroverzicht bent klikt u aan de linkerkant bij Registraties op Openstaand. Aan de rechterzijde kunt u nu klikken op de fase REGISTRATIE DEFINITIEF MAKEN. U belandt nu in het deelnemeroverzicht. Registratie definitief maken Belangrijke info 55 P a g i n a
Als u klikt op Registratie definitief maken krijgt u de volgende melding: Belangrijke info U heeft een halve minuut om op JA te klikken Als u hebt geklikt op JA dan verdwijnt ogenschijnlijk de activiteit bij Openstaand omdat hij bij de BackOffice in behandeling is. U kunt de activiteit in beeld brengen door te klikken op het keuzerondje vóór Alle groepen en vervolgens te activeren door op de knop Filter te klikken. De activiteit is in behandeling bij de BACKOFFICE 56 P a g i n a
8 Tabblad Thema s 57 P a g i n a
9 Tabblad Maatregelen 58 P a g i n a
59 P a g i n a
60 P a g i n a