6.8 Lijsten: oefeningen Opgaven 44.: Records zoeken Open het document "Autokosten". Klik in de lijst. Kies de opdracht 'Data - Formulier' [Data - Form]. Klik de knop 'Criteria' [Criteria]. Vul als zoekcriterium achter kostensoort de waarde "Brandstof" in. Zoek de verschillende records die aan dit criterium voldoen met 'Volgende zoeken' en 'Vorige zoeken' [Find Next en Find Prev]. Wijzig de criteria en zoek vervolgens naar alle records met als kostensoort "Brandstof" en met een bedrag van meer dan 55,-. Keer terug naar het scherm voor het invoeren en wijzigen van records met de optie 'Formulier' [Form]. Opgaven 45.: Records invoeren Voer drie nieuwe records in, zoals hieronder weergegeven, met de optie 'Nieuw' [New]. Veldnaam Record 1 Record 2 Record 3 - datum - 1/5/06-1/5/06-1/5/06 - kostensoort - Afschrijving - Rente - Brandstof - rekeninggroep - Vaste kosten - Vaste kosten - Variabele kosten - bedrag - 388,86-140,30-45,50 Verlaat het formulier en bekijk het resultaat van de nieuw ingevoerde records. Deze zijn onderaan de lijst toegevoegd. Opgaven 46.: Sorteren Open, indien u dit nog niet gedaan heeft, het bestand "Autokosten". Klik in de lijst. Kies de opdracht Data Sorteren [Data - Sort ]. Kies in de keuzelijst onder Sorteren op [Sort by] voor Sorteren op Rekeninggroep. Kies voor Oplopend [Ascending]. Kies bij Dan bij [Then by] voor Kostensoort en wederom voor Oplopend [Ascending]. Kies tot slot voor Bedrag en wel Aflopend [Descending]. Klik op OK om het sorteren te laten uitvoeren. Herstel de situatie door wederom op datum Van laag naar hoog te sorteren. CTS/Advies 20-12-14 95/157
Opgaven 47.: Subtotalen Sorteer de lijst nogmaals op Rekeninggroep en binnen iedere Rekeninggroep op Kostensoort. Kies de menu-optie Data-Subtotalen [Data-Subtotals]. Laat voor iedere Rekeninggroep, subtotalen invoegen in de kolom Bedrag. Klik OK. Voor nogmaals subtotalen in, in de kolom Bedrag, per kostensoort, maar laat de subtotalen voor de Rekeningroepen staan. B ekijk het resultaat opnieuw. Wis met behulp van het dialoogkader voor de subtotalen, alle aangebrachte subtotalen uit de lijst. Verdiepingsoefening 48.: Sorteren op aangepaste lijst Maak een lijstje van alle kostensoort die in de lijst met autokosten voorkomen, op volgorde zoals hiernaast weergegeven. Selecteer de lijst. Kies Extra - Opties [Tools - Options]. Klik op de tab Aangepaste lijsten [Custom List]. Importeer de geselecteerde lijst. Klik tweemaal OK. Kies voor het sorteren van de lijst op Kostensoort. Kies in het dialoogkader voor het sorteren bij Opties [Options] voor de aangepaste lijst die u zojuist heeft aangemaakt. Laat de sortering uitvoeren en bekijk het resultaat. Verdiepingsoefening 49.: Sorteervolgorde Onder de knop opties kunt u nog een aantal instelling voor het sorteren wijzigen. Optie Hoofdletter gevoelig Richting Functie Standaard wordt eerst op hoofd en daarna op kleine letters gesorteerd. U kunt dit hier wijzigen. U kunt zowel de rijen als de kolommen onderling sorteren. In de keuzelijst voor het bepalen van de volgorde, vindt u ook nog de optie Aangepaste lijst [Custom list]. Hiermee kunt u een zelfgemaakte lijst kiezen voor het bepalen van de sorteervolgorde. Plaats de muisaanwijzer opnieuw in de lijst "Uitgaven". Klik in het dialoogvenster voor het sorteren op de knop 'Opties'. Kies voor het sorteren van de kolommen en klik 'OK'. Kies voor het sorteren op de derde regel en klik 'OK'. Verklaar het resultaat. Herstel het sorteren met de knop Ongedaan maken [Undo]. Opgave 50.: Records selecteren met automatisch filter Klik in de lijst op het werkblad "Autokosten". CTS/Advies 20-12-2014 Pag.nr.: 96/157
Kies Gegevens Filter Automatische filter [Data Filter - Autofilter]. Achter de veldnamen ziet u pijltjes verschijnen. Klik op het pijltje achter de veldnaam Kostensoort. Klik de optie "Wegenbelasting" aan. Klik OK. Herstel de oude situatie door in de keuzelijst de optie Alles selecteren [All] te kiezen. Opgave 51.: Selecteren met de optie Aangepast Kies nu bij de 'Kostensoort' voor Aangepast [Custom] Kies de optie Begint met [Start with]. Type in he vak er achter een: a. Klik op OK. Schakel het filter weer uit. De pijtjes achter de veldnamen zijn nu weer verdwenen. Verdiepingsopgave 52.: Selecteren met gebruik van wildcards In het Aangepast Autofilter kunt u ook gebruik maken van zogenaamde 'Wildcards'. Hiermee worden het vraagteken (?) en de ster (*) bedoeld, die u kunt gebruiken voor één of meerdere onbekende tekens in de veldwaarden. Zoek nu naar alle tekst die begint met: *premie De * staat voor een onbekend aantal tekens, dat dus voor het woord premie vooraf gaat. Herstel de situatie door weer voor (alles selecteren) [(Select all)] te kiezen. Schakel het filter weer uit. De pijtjes achter de veldnamen zijn nu weer verdwenen. Oefening 53.: Records selecteren met geavanceerd filter Voeg boven de lijst op het werkblad "Autokosten" vier lege regels. in. Kopieer de veldnamen van de database naar regel 1. Type op regel 2 onder de veldnaam 'Kostensoort' de veldwaarde Brandstof. Klik in de lijst. Kies voor de menu-optie 'Data Filter - Uitgebreid filter' [Data Filter - Advanced filter]. Als uw cursor in de lijst stond, dan heeft Excel zelf de locatie van de lijst gevonden en ingevuld bij Lijstbereik. Geef als criteriumbereik een verwijzing op naar het gebied A1 t/m E2. CTS/Advies 20-12-2014 Pag.nr.: 97/157
Laat de zoekopdracht uitvoeren. Controleer het resultaat. Oefening 54.: Zoeken met EN- en OF-criterium Laat in het gebied met de criteria de zoekwaarde voor de kostensoort "Brandstof" staan. Verander op regel 1 de veldnaam "Dollars" ook in "Bedrag". Geef als zoekwaarde voor het 'Bedrag' nu twee criteria op namelijk >55 en <60. Dit doet u door beide voorwaarden onder de twee veldnamen in het criteriumgebied te typen. Laat het zoeken uitvoeren. Controleer het resultaat. Voeg aan het criteriumgebied een extra regel toe. Het Criteriumbereik wordt nu het gebied A1 t/m E3. Plaats onder de veldnamen de voorwaarden waar records aan moeten voldoen opdat de kostensoort 'Verzekeringspremie' is. Plaats op de regel daar onder de voorwaarden waar records aan moeten voldoen opdat de kostensoort Brandstof is en het bedrag tussen 55 en 60 euro ligt. Voer de selectie van records nogmaals uit. U ziet dat nu beide typen records gevonden worden. Oefening 55.: Records ophalen Plaats onder de database in twee cellen naast elkaar de veldnamen "Kostensoort" en "Bedrag". Kies 'Data Filter - Uitgebreid filter' [Data Filter - Advanced filter]. Klik op Kopiëren naar andere locatie [Copy to another location] en vul achter Kopiëren naar [Copy to] een verwijzing in naar beide cellen onder de lijst die de twee veldnamen bevatten.. Laat het maken van de selectie uitvoeren. U ziet dat in het aangegeven ophaalgebied alleen de kostensoorten en de bedragen vermeld worden. Oefening 56.: Unieke gegevens uit records ophalen Haal nogmaals de selectie op naar het ophaalgebied, maar nu alleen de veldgegevens Kostensoort en Rekeninggroep. U ziet dat u meermalen dezelfde gegevens krijgt. Voer het ophalen nogmaals uit maar klik nu in het dialoogkader voor het Uitgebreid filter de optie Alleen unieke records [Unique records only] aan. CTS/Advies 20-12-2014 Pag.nr.: 98/157
Verdiepingsoefening 57.: Lijst met veldwaarden maken Door in het geheel geen criteria op te geven, worden alle records gevonden. Kies u vervolgens voor het ophaalgebied slechts één cel aan die één van de veldwaarden bevat en klikt u de optie Alleen unieke records aan, dan krijgt u een lijst met alle in dat veld voorkomende veldwaarden. Wis in het criteriagebied alle voorwaarden waaraan veldwaarden moeten voldoen, zodat alle records worden gevonden. Plaats onder de lijst in een cel alleen de veldnaam Kostensoort. Neem het dialoogkader met het Uitgebreid filter' voor u. Benoem als ophaalgebied nu alleen de cel met de veldnaam "Kostensoort". Kies voor de optie Alleen unieke records [Unique records only]. Laat het aanmaken van het uittreksel uitvoeren. U krijgt nu een lijst met alle kostensoorten die in de database voorkomen. Verdiepingsoefening 58.: Benoemde gebieden gebruiken Voor het maken van selecties kunt u ook gebruikmaken van verwijzingen naar gebieden die respectievelijk de namen Database, Criteria en Ophalen [Extract] hebben. Geef in het bestand Autokosten de eerste 60 records, inclusief de rij met de veldnamen, de naam Database. Selecteer het gebied met de criteria. U ziet dat Excel dit gebied automatisch de naam Criteria heeft gegeven. Selecteer het gebied met de veldnamen, waaronder de selectie moet worden aangemaakt. U ziet dat Excel dit gebied automatisch de naam Ophalen [Extract] heeft gegeven. Neem het uitgebreid filter voor u, maar vul nu als referenties bovenstaande namen in. Voor de selectie uit. Vergelijk het resultaat met de vorige keer. U vindt nu ook nog maar de helft van het aantal records omdat de database niet meer de hele lijst beslaat. Past de criteria aan zodat alleen de regels met de kostensoort Brandstof worden gevonden. Type in een cel onder de lijst de formule: =DBSOM(database, Bedrag,Criteria) [=DSUM( )]. De functie sommeert de uitgaven zoals in de kolom Bedrag vermeld voor de regels waarop de kostensoort Brandstof is. Oefening 59.: Een draaitabel maken Open het document Verkiezingen. Selecteer een cel in de lijst. Kies Data - Draaitabel [Data Pivot table and PivotChart Report]. Doorloop de stappen van de Wizard die verschijnt en contrloleer of de lijst juist geselecteerd is en dat de draaitabel op een nieuw werkblad wordt aangemaakt. Klik tot slot op Einde [Finish]. Op een nieuw werkblad verschijnen de contouren van een tabel CTS/Advies 20-12-2014 Pag.nr.: 99/157
Sleep de veldnaam Partij naar de bovenste regel van de tabel (Rij 3). Sleep de veldnaam Stad naar de eerste kolom van de tabel (Kolom A). Sleep de veldnaam Stemmen/1000 naar het centrale deel van de tabel. De tabel is nu klaar. U kunt nog een derde dimensie aan de tabel toevoegen door nog een veldnaam naar de bovenste regel van de tabel te slepen. Sleep de veldnaam Verkiezing naar de bovenste regel van het werkblad (Rij 1). Oefening 60.: Een draaitabel opmaken U kunt een kolom selecteren door op de bovenste rand van de kolom te klikken. Vervolgens kunt u de kolom aan de rand verslepen. Versleept de veldnamen van de partijen, zodat deze op volgorde van (politiek)links naar (politiek)rechts boven de tabel komen. Selecteer de rechtse partijen en maak er een groep van door in de werkbalk voor de draaitabellen te kiezen voor de menu-opotie Draaitabel Groepen en details tonen Groeperen [Pivot table Group and show details Group]. De opmaak van cellen verdwijnt weer als u de draaitabel opnieuw aanmaakt. Voor de opmaak van de getallen maakt u daarom gebruik van een menu-optie. Klik in de menubalk voor de draaitabellen op de knop Veld opmaak [Field Settings]. Klik in het dialoogkader op de knop Getal [Number]. Kies voor een weergave van afgeronde getallen. Klik tweemaal op OK. CTS/Advies 20-12-2014 Pag.nr.: 100/157