VERKOOPCIJFERS ANALYSEREN (DEEL 2)

Transcriptie

1 Excel-lente Management Tools In deze rubriek treft u interessante Excel-tips en -technieken aan die u in de praktijk goed kunt toepassen. Mocht u bijzondere toepassingen behandeld willen zien, mail dan uw vragen en verzoeken naar [email protected]. TONY DE JONKER Tony de Jonker werkt als zelfstandig consultant bij De Jonker Consultancy en heeft specifieke kennis op het snijvlak van accounting/finance en het ontwikkelen van Officeapplicaties. Hij heeft meer dan 29 jaar ervaring en heeft gewerkt voor gerenommeerde nationale en internationale bedrijven. Daarnaast geeft hij Excel Master-trainingen. In het cursusmateriaal heeft hij de laatste inzichten en best practices verwerkt van verschillende Excelwebsites, vakliteratuur en internationale Excel-trainingen. VERKOOPCIJFERS ANALYSEREN (DEEL 2) Draaitabellen in Excel In Management Tools 2006/6 hebben we u de basismogelijkheden van draaitabellen laten zien om verkoopcijfers snel te kunnen doorgronden. In dit vervolgartikel leest u hoe u een top-tien kunt samenstellen, hoe de cijfers per maand worden afgebeeld en hoe u een dynamische grafiek aan deze cijfers kunt koppelen. Uitgangspunt: de database In ons voorbeeld gaan we uit van de volgende verkoopdatabase: 48 [email protected] De feitelijke database bevat records. De top-10 In de verkoopdatabase komen veel filialen voor. Als u wilt weten welke de tien beste filialen zijn qua omzet, dan gaat u als volgt te werk. Maak de volgende draaitabel volgens de instructies zoals uitgelegd in deel 1 van dit artikel (zie Management Tools 2006/6).

2 Klik op OK om te bevestigen. Het resultaat is als volgt: Dubbelklik op het veld FILIAAL en het volgende dialoogvenster komt tevoorschijn: Overzicht per maand en per jaar Als u de verkoopcijfers per maand en per jaar wilt samenvatten, gaat u als volgt te werk. Maak de volgende draaitabel: Klik op de knop Geavanceerd. Daarna verschijnt het volgende dialoogvenster dat u als volgt instelt: 49

3 MANAGEMENT TOOLS NUMMER 2 / 2007 Groepeer de datum in jaren en maanden. Klik met de rechtermuisknop op een datum en uit het verkorte menu kiest u Overzicht Groeperen. Het resultaat ziet er dan als volgt uit: In het volgende dialoogvenster markeert u maanden, kwartalen en jaren en klikt op OK. Als u de veldnaam Jaren richting het Totaal beweegt en hem daar loslaat dan krijgt u het volgende overzicht: 50

4 De dynamische grafiek Om de draaitabel grafisch uit te beelden klikt u met de rechtermuisknop op de tabel en vanuit het verkorte menu kiest u Pivot Chart. De grafiek ziet er standaard als volgt uit: U kunt de grafiek dynamisch veranderen zodra u uit de drop-downboxen een keuze maakt. Ten slotte kunt u ook nog de omzetcijfers onderaan de grafiek toevoegen, zodat u niet steeds heen en weer hoeft te springen tussen grafiekblad en draaitabel. Daartoe klikt u met de rechtermuisknop op de grafiek en kiest u uit het verkorte menu Grafiek Opties. Selecteer tabblad Data tabel en vink de optie Toon data tabel en klikt u op OK. Als u het type grafiek wilt veranderen, klikt u met de rechtermuisknop op de grafiek en selecteert Grafiek Type. Hieruit kiest u lijngrafiek en klikt u op OK. Om de cijfers nu in duizendtallen weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop op het veld Som van Omzet en selecteert u Opmaak Pivot Chart veld. Klik op de knop Getal en kies uit het dialoogvenster de optie Aangepast (laatste optie onderaan). In het invoerveld typt u #.##0,K (Nederlandse versie) en #,##0,K (Amerikaanse versie). Daarna klikt u op OK. De grafiek ziet er dan als volgt uit: 51

5 MANAGEMENT TOOLS NUMMER 2 / 2007 De uiteindelijke grafiek ziet er dan als volgt uit: Hiermee heeft u twee jaren data tot uw beschikking waarop u diverse selecties kunt loslaten. 52