Training WinTax Kwaliteitsanalyse

Transcriptie

1 Training WinTax Kwaliteitsanalyse (Manrep) Wat is ManRep? WinTax Kwaliteitsanalyse of ManRep (Management Report) is een hulpmiddel om gegevens op te vragen die voor het management belangrijk kunnen zijn. Ook kunnen hier eenvoudige aanroepen kunnen worden gedaan om bijvoorbeeld alle klanten uit 1 administratie op te vragen, of alle chauffeurs waarvan de vervaldatum van de chauffeurspas binnenkort wordt bereikt, op te vragen. U kunt ManRep starten vanuit de startbalk, mits u over de juiste licentie beschikt om ManRep te gebruiken. In de startbalk is ManRep terug te vinden als WinTax Kwaliteitsanalyse. Om ManRep te kunnen gebruiken, dient u over een pc te beschikken die is voorzien van het Microsoft Office onderdeel Excel. Zonder Excel kunt u geen gegevens opvragen vanuit ManRep. Wanneer u ManRep hebt gestart, wordt u gevraagd om in te loggen. Mocht uw gebruikersnaam niet tussen de lijst van beschikbare gebruikersnamen staan, dan staan uw rechten in WinTax niet zodanig ingesteld dat u toegang heeft tot ManRep. Uw leidinggevende kan de rechten aanpassen, bent u zelf leidinggevende en het is u niet bekend hoe u dit kunt aanpassen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met WinTax Support ([email protected] of , optie 2). Wij leggen u graag uit hoe u dit kunt aanpassen. Hoe werkt ManRep? Een kleine technische blik in de keuken van ManRep voor de geïnteresseerden. Wanneer u over ManRep beschikt draagt WinTax Support zorg voor het feit dat er een WinTax Agenda Client ingesteld staat op een werkstation voor het inlezen van het database bestand. Deze WinTax Agenda Client leest s nachts alle gegevens uit WinTax Agenda die op dat moment aanwezig zijn. Deze client slaat dit op in een Firebird SQL Database bestand. ManRep maakt query s die de gegevens uit deze SQL Database kan laden en geeft deze vervolgens weer in Excel.

2 Een query maken Er zijn ontzettend veel mogelijke query s te bedenken. Met een query (Engels voor vraagstelling) wordt in de ICT een opdracht bedoeld die aan een database wordt gegeven om een bepaalde actie uit te voeren, die ook potentieel gegevens terug geeft. Zoals bovenstaand al omschreven kunnen allerlei diverse soorten vereisten in een query worden aangegeven. Met een combinatie van query s kunnen rapporten worden gegenereerd, gesorteerd op een bepaalde kolom in een van de query s. Hiervoor is een template bestand vereist, een bestand dat de basis heeft van een rapport zoals je het zou willen hebben, zonder gegevens. Hierover verderop meer. Een query maken in ManRep is vrij eenvoudig. Wanneer ManRep is geopend, ziet u een grijs scherm met een aantal opties. Om ManRep echter correct te laten werken is het noodzakelijk dat er verbinding is met een ManRep server. Dit is te zien door in de titelbalk van ManRep na te gaan of er een server naam staat toegevoegd, zoals bijvoorbeeld onderstaand. ` Dit is voor ManRep de meest ideale manier van werken. Het is ook mogelijk om op uw lokale pc handmatig in te lezen, dit vergt echter bijzonder veel capaciteit van de pc, tijd (inlezen kan soms tot 5 uur duren) en het genereren van het rapport vergt ook aanzienlijk meer tijd wanneer u lokaal heeft ingelezen dan wanneer u vanaf de server rapporten genereert. Mocht u geen server naam zien staan om een verwijzing naar een lokaal bestand, dan kunt u Extra -> Opties selecteren. Hier schakelt u vervolgens het vinkje Gebruik server in.

3 De ManRep plugin op een ander werkstation leest s nachts elke nacht de database van WinTax uit, en maakt er een database van die ManRep kan lezen. Gegevens die u s ochtends opvraagt, zijn dus niet altijd direct up-to-date maar minimaal enkele uren oud. In principe leest de ManRep plugin 1 agendabestand in. Ritgegevens zijn dus normaliter alleen verkrijgbaar over de agenda zoals die in WinTax Agenda is. Mocht u willen dat ook oudere afgesplitste agenda s ingelezen worden om ritgegevens op te vragen is dit uiteraard mogelijk. Om een query te maken selecteert u Kies een query. Vervolgens vouwt er een lijst uit met de reeds aanwezige query s en onderaan staat de optie om query s te onderhouden ( Onderhoud query s). Wanneer u deze optie heeft geselecteerd komt er een venster met alle huidige aanwezige query s met de optie om deze aan te passen of te verwijderen. Tevens kunt u de reeds aanwezige query s klonen of een nieuwe query maken.

4 Wanneer u kiest voor Nieuw kunt u een nieuwe query aanmaken. Er volgt een venster waarin u kunt aangeven: - Selectietabel - Selectievelden - Voorwaardes - Parameters - Overige Als eerste kiest u welke selectietabel u wilt gebruiken. Dit houdt in dat u aangeeft van welke soort gegevens u de daadwerkelijke data wilt opvragen. Standaard staat de selectietabel op Ritten. Hiermee kunt u dus uit alle ritten die in het databasebestand staan bepaalde gegevens opvragen. Maar u kunt bijvoorbeeld ook Chauffeurs selecteren om uit alle gegevens die over chauffeurs in het databasebestand staan data op te vragen. Er is een hele lijst van welke gegevens u kunt opvragen. Onderstaand de mogelijk opties: Wanneer u de selectietabel hebt gekozen, kiest u de selectievelden. Dit zijn de velden die worden weergegeven in het uiteindelijke rapport. Let op, de selectievelden hebben geen enkele invloed op wat er ingelezen wordt. Alles wordt ingelezen bij het opvragen van een rapport, enkel de selectievelden worden weergegeven in het rapport. U hoeft dus niet perse bijv. selectieveld Administratie aan te zetten om ook daadwerkelijk te kunnen splitsen op administratie, dit selecteert enkel of de velden moeten worden weergegeven in het uiteindelijke rapport.

5 Standaard staan enkele selectievelden standaard geselecteerd. U kunt de standaard geselecteerde selectievelden aanklikken om velden toe te voegen of te verwijderen. In bovenstaand voorbeeld zou het rapport 6 kolommen bevatten, met daarin ID (Rit-id in WinTax Agenda), Datum, Tijd, Meldtijd, Van en Naar. Wanneer u de selectievelden hebt aangeklikt krijgt u een venster waarin u selectievelden kunt toevoegen of verwijderen. Tevens kunt u hier aangeven op welke velden er gesorteerd moet worden. Als eerste ziet u alle beschikbare velden die u zou kunnen selecteren. Om een veld weer te geven als een kolom, dubbelklikt u op een veld. Tevens kunt u de reeds geselecteerde velden verwijderen. De reeds geselecteerde velden staan in het venstertje Selectie velden. U kunt deze verwijderen door met de rechtermuisknop op het veld te klikken en vervolgens Selectieveld verwijderen aan te klikken. Tevens ziet u de optie Sorteren op selectieveld. Wanneer u deze optie selecteert zal het geselecteerde veld worden weergegeven in het venster Gesorteerde velden. U kunt op meerdere velden sorteren. Wanneer u bijvoorbeeld wilt zien hoe vaak er per dag naar een bepaald adres gereden wordt, voegt u eerst Datum toe aan de gesorteerde velden en vervolgens Naar. Er zal dan een Excel bestand volgen met alle ritten van de ingestelde datumperiode (waarover later meer) gesorteerd op datum en vervolgens op de bestemmingen van de rit. Wanneer u op Toevoegen klikt zijn er een aantal extra opties die u met het selectieveld kunt meegeven. De mogelijke opties zijn de volgende: DE OPTIES SOM, AANTAL, MINIMUM, MAXIMUM, GEMIDDELD UITWERKEN!

6 Wanneer u Toevoegen aan selectieveld selecteert kunt u twee velden combineren. U kunt een beschikbaar veld optellen bij een van de aanwezige selectievelden. U kunt zo eenvoudige rekensommetjes maken om bijvoorbeeld de totaalopbrengst van een rit te berekenen. Wanneer het bijvoorbeeld om een Regiotaxi rit gaat, moet u om de totaalopbrengst van een rit de eventuele eigen bijdrage bij het bedrag dat gefactureerd wordt naar de desbetreffende gemeente. U moet dan Tarief optellen bij Faktuurbedrag. Dit kunt u doen door eerst tarief (nogmaals) toe te voegen aan de selectievelden, vervolgens in de beschikbare velden Faktuurbedrag te selecteren en vervolgens op Toevoegen klikken en de optie Toevoegen aan selectieveld te kiezen. Er volgt dat in de selectievelden een veld, met de expressie = {Tarief} + {Faktuurbedrag}. In het uiteindelijk rapport zal een kolom staan met deze bedragen bij elkaar opgeteld. Vervolgens kunt u voorwaarden opgeven. U kunt oneindig veel voorwaarden opgeven waaraan de gegevens die in het rapport naar voren komen moeten voldoen. Theoretisch gezien zou u binnen een bepaald datumbereik alle ritten met de letter d in Van, met een geplande afstand meer dan 5 kilometer, met een tarief van meer dan 7,50, een oa-tarief van minder dan 5,00, gereden door chauffeurs met een x in de naam, met een vervaldatum van chauffeurspas van voor en in een wagen die op de datum van de rit binnen een maand een APK moeten ondergaan. Nu is de kans op gegevens bijzonder klein, maar het is een voorbeeld om aan te geven met welke mogelijke voorwaarden u gegevens kunt genereren. Om daadwerkelijk voorwaarden op te kunnen geven, klikt op up <Klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>. Vervolgens ziet u dat er een regel komt te staan waarop u voorwaarden kunt opgeven. Voor deze regel staat een vinkje, welke aangeeft om de desbetreffende regel actief is of niet. Hierna staat een nummer van de regel. Dit nummer klikt u aan om opties te selecteren voor de desbetreffende regel (zie hiernaast). De optie Nieuwe voorwaarde toevoegen (na huidige) voegt na de geselecteerde regel een nieuwe regel toe (regel 2). De optie Haakje toevoegen (na huidige) voegt een sub -voorwaarde toe aan de eerder ingevoegde voorwaarde. Door de optie Voorwaarde verwijderen te kiezen verwijdert u de geselecteerde voorwaarde. Met de optie Voorwaarde aan/uit schakelen kunt u de geselecteerde optie in- of uitschakelen. Ditzelfde kunt u bereiken door het vinkje voor de voorwaarde in of uit te schakelen. Hierna ziet u de daadwerkelijke gegevens van de voorwaarde. Zoals u ziet bestaat dit gedeelte van de regel uit drie gedeelten. In het eerste gedeelte selecteert u de WinTax indicatie die u kunt selecteren. Wanneer u dit gedeelte aanklikt, zal het scherm gevuld worden met mogelijke indicaties. Alle mogelijke indicaties kunnen niet in een document nader verklaard worden, dit zou een boekwerk worden,

7 gelukkig spreken de indicaties, voor de personen die WinTax regelmatig gebruiken, over het algemeen redelijk voor zich. Het kan voorkomen dat u in de grote lijst van indicaties een indicatie uit een sublijstje moet selecteren en dat het sublijstje wordt weergegeven links van de hoofdlijst, waardoor het sublijstje, als u met de muis naar het sublijstje wilt gaat deze weer verdwijnt. U kunt dit oplossen door het betreffende menu met de pijltjestoetsen op het toetsenbord te openen. Als u bijvoorbeeld Chauffeur1_Adres wilt selecteren, kunt u met de muis op de voorwaarde klikken, met de pijltjestoets naar rechts naar Chauffeur1 gaan, daar wederom met de pijltjestoets naar rechts het sublijstje openen, en dan met de pijltjestoets naar beneden en naar boven Chauffeur1_Adres selecteren. Vervolgens drukt u op Enter om de indicatie te selecteren. Heeft u per abuis het verkeerde sublijstje geopend kunt u met de Escape toets (Esc) het sublijstje sluiten. Het tweede gedeelte van de regel geeft de voorwaarde aan. Mogelijkheden zijn de volgende: De opties spreken redelijk voor zich. De opties is null en is niet null houden kort gezegd respectievelijk in bevat geen gegevens en bevat gegevens. Null is in de ICT een term waarmee niets wordt omschreven. Wanneer u de voorwaarde heeft geselecteerd kunt u de gegevens of tekst selecteren waaraan de voorwaarde moet voldoen. In sommige gevallen zal ManRep zelf de mogelijke gegevens aanvullen, in de meeste gevallen zult u zelf de gegevens moeten invullen. Naast het invullen van voorwaarden kunt u nog voorwaarden als Parameters instellen. Hiermee kunt u voorwaarden de instelling geven dat de desbetreffende voorwaarde bij het uitvoeren van een query nog moet inschakelen. Het zou hier bijvoorbeeld om een datumbereik kunnen gaan. Om dit in te stellen klikt u op Instellen. U selecteert de voorwaarde die u instelbaar wilt hebben bij het uitvoeren van de query. U geeft een naam op en selecteert welk soort gegevens deze voorwaarde is. Int geeft een enkel getal aan, String is tekst, date is een datum, de overige opties zijn de gegevens zoals u ze in WinTax kent. Om bijvoorbeeld een datumbereik te selecteren kiest u Datum uit de beschikbare velden. Vervolgens schakelt u het vinkje Parameter in. In Naam typt u Datum, type is Date, de uitgebreide naam is de naam zoals u die bij de query zult zien, typ hier bijvoorbeeld Datum van. U kunt een eventuele omschrijving invullen (niet noodzakelijk). Klik nu op Sluiten. Wanneer u de query uitvoert, zal nu eerst een begindatum ingevoerd moeten worden. Om een datumbereik te kunnen invullen herhaalt u de werking, verifieer dat u in de voorwaarden tweemaal datum hebt ingevuld, eenmaal groter of gelijk aan en eenmaal kleiner of gelijk aan. Het vinkje Dubbele resultaatrecords verwijderen selecteert u wanneer u dubbele gegevens niet in het rapport wilt hebben weergegeven. Enkele voorbeeld query s zullen hieronder uitgewerkt worden. Query 1: Ritten uit 1 administratie in een bepaald tijdsbestek weergeven.

8 Wanneer u uit 1 administratie alle ritten in een bepaald tijdsbestek wilt weergeven, heeft u in principe alleen een datumbereik nodig en de administratie waaruit u de ritten wilt hebben weergegeven. Nadat we ManRep geopend hebben kiest u bij Kies een query Onderhoud query s. Wanneer het venster eenmaal geopend is kiezen we Nieuw. We gaan vervolgens de lijst afwerken van gegevens die nodig zijn om de query te kunnen uitvoeren. De gewenste selectietabel is ritten, u wilt tenslotte ritten hebben weergegeven. Vervolgens kiest u bij de selectievelden de gewenste gegevens. Standaard staan ingevuld: Id, Datum, Tijd, Meldtijd, Van en Naar. Als dit voor u voldoende gegevens zijn, kunt u het kiezen van selectievelden overslaan. Mogelijk wilt u echter ook klantgegevens bij de ritten willen zien. Als voorbeeld zullen we kiezen voor het weergeven van klantnaam, klantcode en het huisadres van de klant. We klikken op de aanwezige selectievelden om de gewenste velden toe te voegen. De klantgegevens zijn op te vragen door eerst Klant uit te vouwen door op het tekentje aan te klikken. De beschikbare klantgegevens komen nu tevoorschijn en u selecteert hieruit de gewenste velden; Klant_code, Klant_naam en Klant_adres. U voegt ze een voor een toe door op deze velden te dubbelklikken. Ze zullen nu ook worden weergegeven in Selectie velden. Wanneer u alle gewenste selectievelden heeft geselecteerd klikt u op Ok. De selectievelden staan nu weergegeven in het venster query aanpassen. Het kan zijn dat ze niet op een regel passen, er staan rechts 2 kleine pijltjes, een naar boven en een naar beneden, hiermee kunt u alle geselecteerde velden nog eens controleren. Nu gaan we de voorwaardes toevoegen. Als eerste klikt u op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>. De regel 1. A&A_gewicht gelijk aan. A&A_gewicht (Artikelen&Arrangementen gewicht) wilt u niet zien, u wilt de ritten uit een bepaalde administratie zien. U klikt op A&A_gewicht. Het scherm wordt gevuld met mogelijke indicaties en u selecteert hieruit Administratie. Met de losstaande mogelijkheid Administratie zullen de gegevens vooraf worden weergegeven, wanneer u kiest voor Administratie_naam of Administratie_nummer in het submenu van Administratie dient u de gegevens zelf in te vullen. De meest eenvoudige om te kiezen is dus Administratie. Wanneer u Administratie heeft gekozen, controleert u of de regel gelijk aan is. Wanneer dit het geval is klikt u op het niet ingevulde gedeelte van de regel en kiest hieruit de gewenste administratie. Vervolgens gaan we een datumbereik aangeven. Wanneer u de query eenmalig wilt invoeren hoeft u voor de query geen gebruik te maken van parameters (zoals eerder uitgelegd), maar kunt u vaste data invullen. U klikt wederom op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>. Vervolgens klikt u op A&A_gewicht om hiervan Datum te maken. Vervolgens klikt u op gelijk aan om hiervan groter of gelijk aan te maken. Wanneer u nu op het niet ingevulde gedeelte van de regel klikt kunt u een datum invoeren. Wanneer u de datum als parameter wilt gebruiken gaat u te werk zoals eerder in het document uitgelegd. Vervolgens klikt u nogmaals op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>, selecteert u in de regel kleiner of gelijk aan en kiest u een eventuele datum of stelt u ook deze datum in als parameter zoals eerder uitgelegd. U kunt zich afvragen of u geannuleerde en/of loosgemeldde ritten wilt hebben weergegeven. Wanneer dit niet het geval is klikt u weer op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te

9 voegen>, selecteert u in de lijst van indicaties geannuleerd, in de regel selecteert u gelijk aan en in het nog niet ingevulde gedeelte selecteert u onwaar. Enkel niet geannuleerde ritten zullen dan worden weergegeven in het rapport. U kunt hetzelfde te werk gaan met de indicatie loos. U heeft nu de regels aangegeven voor de query. Het venster zal gevuld zijn met de volgende gegevens: Wanneer u de regels nogmaals heeft gecontroleerd klikt u op OK. Er zal een nieuw venster verschijnen waar u de naam van de query kunt weergeven. Als naam gebruiken we bijvoorbeeld Ritten per administratie ***** waarbij de sterretjes de naam van de desbetreffende administratie zijn. Desgewenst kunt u een omschrijving invoeren zodat uw collega s ook inzage hebben in wat voor gegevens er door dit rapport gegenereerd worden (bij een query waarvan de titel niet zo voor zich spreekt soms erg handig). Wanneer u op OK klikt staat de query die u zojuist hebt gemaakt tussen de beschikbare query s, met daarbij weergegeven de eventuele parameters (in het voorbeeld datum van en datum t/m). Wanneer u datum van en datum t/m hebt ingevuld klikt u op Uitvoeren. Er zal even geduld worden gevraagd en, afhankelijk van de gegevens die u vraagt, zal het tussen de halve en 5 minuten duren voordat de gegevens worden weergegeven. Query 2: Omzet voor een bepaalde klant in een bepaalde periode. Om de omzet voor een bepaalde klant in een bepaalde periode te kunnen zien, selecteert u eveneens bij de nieuwe query de selectietabel Ritten. De gegevens die u wilt hebben weergegeven kunnen afhankelijk zijn van de situatie. Omzetrapporten worden derhalve doorgaans gegenereerd door een WinTax ontwikkelaar, die aanzienlijk meer technische mogelijkheden heeft dan een WinTax consultant of WinTax gebruiker. Wanneer u echter een vlug overzichtje wilt hebben, moet u zich afvragen wat de situatie is van de klant waarover u de omzet wilt bekijken. Er is mogelijkheid dat deze klant een eigen bijdrage betaalt, al dan niet kontant of op rekening. De eigen bijdrage zou dan in tarief staan. Een declarabel bedrag dat wordt gefactureerd richting (bijv.) een gemeente (regiotaxivervoer) zou, bij juiste inrichting in WinTax, moeten staan in Faktuurbedrag. Daarnaast is het nog mogelijk dat de rit is verreden door een onderaannemer, met een daaraan gekoppeld onderaannemer tarief. Wilt u dit er vanaf trekken om de totaalomzet te berekenen? Laten we uitgaan van een regiotaxi rit, waarbij

10 de klant een eigen bijdrage betaalt. In dat geval hebben we als selectievelden nodig: Tarief, faktuurbedrag en onderaannemerstarief. We selecteren deze selectievelden door het venster Selectievelden te openen door te klikken op de reeds geselecteerde selectievelden. We zoeken de velden Tarief, Faktuurbedrag en Onderaannemerstarief op in de beschikbare velden en voegen deze toe aan de selectievelden door te dubbelklikken op de beschikbare velden. Vervolgens willen we nog een som loslaten op de eerder geselecteerde velden. Omzet is in dit geval Tarief + Faktuurbedrag - 'Onderaannemerstarief. We voegen om dit te bereiken nogmaals het veld Tarief toe aan de selectievelden. Deze zal automatisch Tarief1 worden genoemd. Vervolgens zoeken we in de beschikbare velden nogmaals Faktuurbedrag op. Deze selecteren we en voegen we toe door op Toevoegen te klikken en vervolgens op Toevoegen aan selectieveld te klikken. De expressie van Tarief1 verandert nu in {Tarief} + {Faktuurbedrag}. Vervolgens willen we het oa-tarief van dit totaal aftrekken, dus zoeken we in de beschikbare velden onderaannemerstarief op, klikken we op Toevoegen en vervolgens op Aftrekken van selectieveld. De expressie van Tarief1 is nu {Tarief} + {Faktuurbedrag} - {Onderaannemerstarief}. Eventueel kunt u de veldnaam Tarief1 wijzigen door tweemaal (niet te snel achter elkaar) op de veldnaam Tarief1 te klikken. U kunt nu de veldnaam veranderen, hierna kunt u op Enter drukken om de wijziging door te voeren. Let erop dat wanneer u sommen wilt uitvoeren (zoals Tarief1 ) dat alle velden die betrekking hebben tot de som aanwezig zijn in de query. U kunt dus niet de som {Tarief} + {Faktuurbedrag} - {Onderaannemerstarief} uitvoeren, zonder dat de velden los aanwezig zijn in de query. ManRep laat de som uitvoeren door Excel, wanneer deze de gegevens niet aangeleverd krijgt, zal de som geen uitkomst bieden. Wanneer we de selectievelden hebben gekozen gaan we de voorwaardes ingeven. U wilt de omzet over de ritten van een bepaalde klant in een bepaalde periode hebben. We voegen een nieuwe regel toe aan de lijst met voorwaarden door te klikken op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>. U stelt regel 1 zo in dat de volgende regel komt te staan: Klant_naam is in lijst. Het niet ingevulde gedeelte laten we bewust blanco. We zullen van klant_naam een parameter maken. Dit doen we door, wanneer regel 1 is ingevuld als bovenstaand, op Instellen te klikken bij Parameters. Vervolgens zien we het venster Query parameters. Bij Velden klikt u eenmaal op Klant_naam. Vervolgens schakelen we het vinkje Parameter aan. Bij Naam vult u Klant_naam in. Bij Type selecteert u Klant. Als uitgebreide naam vult u in Klant naam. De omschrijving kunt u leeglaten. Vervolgens klikt u op Sluiten. Bij het uitvoeren van de query kunt u de klant selecteren uit een lijst met aanwezige klanten. Voorwaarde 1 is ingericht, u klikt weer op <klik hier om een nieuwe voorwaarde toe te voegen>. Regel 2 stellen we in als volgt: Datum groter of gelijk aan. Datum stelt u in als parameter zoals eerder omschreven in het document. Vervolgens maakt u regel 3 en stelt deze in: Datum kleiner of gelijk aan. Ook deze stelt u als parameter in. U kunt de query nu opslaan door op OK te klikken, een naam en omschrijving in te vullen en nogmaals op OK te klikken. De query kunt u nu uitvoeren door een klant te selecteren uit de lijst, een datumbereik in te voeren en op Uitvoeren te klikken. (Wanneer uw klantenbestand veel klanten bevat kan het enige tijd

11 duren, wanneer u de query selecteert om uit te voeren, voordat de lijst met beschikbare klanten wordt weergegeven).