Draaitabellen. Nodige bestanden: BESTELLINGEN BELGIE.WDB DRAAITABELLEN SAMENVOEGEN.XLS DRAAITABELLEN SAMENVOEGEN RESULTAAT.XLS BESTELLINGEN BELGIE.

Transcriptie

1 Oefening Excel Draaitabellen Trefwoorden: Draaitabellen, draaitabelrapport, berekende velden, MS Query, SQL, Nodige bestanden: BESTELLINGEN BELGIE.WDB DRAAITABELLEN SAMENVOEGEN.XLS DRAAITABELLEN SAMENVOEGEN RESULTAAT.XLS BESTELLINGEN BELGIE.XLS DRAAITABEL1.XLS DRAAITABEL2.XLS pivot Les v2.doc Pagina 1 van 48 herwig 26/04/2002

2 Draaitabellen I Inleiding... 3 Wat is een draaitabelrapport... 3 Wanneer gebruikt u een draaitabelrapport Specificaties voor draaitabelrapporten... 3 II Kennismaking... 4 De Wizard... 4 Analyse van een rapport... 6 Rijveld toevoegen... 9 Formules in draaitabellen III Een meer complexe draaitabel Data waar de Totalen of Subtotalen op slaan Meer Detail Een Rijveld verwijderen Pagina Velden Data verbergen Data groeperen Berekend veld IV Geavanceerde technieken Draaitabellen op externe data Rapportopmaak Rapporten afdrukken over meerdere pagina s Draaitabelgrafieken Externe gegevens ophalen Kennismaking met MS-Query SQL Subtotalen Nieuwe Draaitabel uit verschillende Draaitabellen pivot Les v2.doc Pagina 2 van 48 herwig 26/04/2002

3 Inleiding Wat is een draaitabelrapport. Een draaitabelrapport is een interactieve tabel waarmee u snel grote hoeveelheden gegevens kunt samenvatten. U kunt de rijen en kolommen in het rapport draaien om verschillende samenvattingen van de brongegevens weer te geven, de gegevens filteren door verschillende pagina's weer te geven of de details voor bepaalde gebieden weergeven. Wanneer gebruikt u een draaitabelrapport. U gebruikt een draaitabelrapport als u verwante totalen wilt vergelijken, met name als u een lange lijst getallen hebt die u wilt samenvatten en u voor elk getal verschillende feiten wilt vergelijken. Met draaitabelrapporten wordt het sorteren en het berekenen van subtotalen en totalen uitgevoerd in Microsoft Excel. Omdat een draaitabelrapport interactief is, kunt u of een andere gebruiker de weergave van de gegevens wijzigen om meer details te zien of om andere samenvattingen te berekenen. Specificaties voor draaitabelrapporten Draaitabelrapporten per blad Afhankelijk van het beschikbare geheugen Items per draaitabelrapport Rij- of kolomvelden per draaitabelrapport Paginavelden per draaitabelrapport Afhankelijk van het beschikbare geheugen 256 (kan afhankelijk zijn van het beschikbare geheugen) Gegevensvelden per draaitabelrapport 256 Berekende itemformules per draaitabelrapport Afhankelijk van het beschikbare geheugen pivot Les v2.doc Pagina 3 van 48 herwig 26/04/2002

4 Kennismaking De Wizard Open DRAAITABEL1.XLS Klik ergens op een willekeurige data-cel Menu Data/draaitabel- en draaigrafiekrapport Wizard start het bereik wordt automatisch gekozen pivot Les v2.doc Pagina 4 van 48 herwig 26/04/2002

5 kies een nieuw werkblad klik op indeling pivot Les v2.doc Pagina 5 van 48 herwig 26/04/2002

6 per staat en per maand zullen we de verkopen optellen Klik op OK. Het rapport is klaar, de 305 records zijn in een snel tempo geanalyseerd. Analyse van een rapport pivot Les v2.doc Pagina 6 van 48 herwig 26/04/2002

7 Rijvelden: Velden uit de onderliggende brongegevens waaraan een rijrichting is toegewezen in een draaitabelrapport. In het vorige voorbeeld zijn Product en Verkoper rijvelden. Een draaitabelrapport met meerdere rijvelden heeft één binnenste rijveld (Verkoper in het voorbeeld), namelijk het rijveld dat zich het dichtst bij het gegevensgebied bevindt. Alle andere rijvelden worden buitenste rijvelden genoemd. Binnenste en buitenste rijvelden hebben verschillende kenmerken. Items in het buitenste veld worden slechts een keer weergegeven, terwijl items in de overige velden zo vaak worden herhaald als nodig is. Kolomveld: Een veld waaraan een kolomrichting is toegewezen in een draaitabelrapport. In het voorafgaande voorbeeld is Kwartalen een kolomveld met twee items, Kwrt2 en Kwrt3. Een draaitabelrapport kan naast meerdere rijvelden ook meerdere kolomvelden hebben. Ingesprongen draaitabelrapporten hebben meestal geen kolomvelden. Item: Een subcategorie van een veld in een draaitabel. In het vorige voorbeeld zijn Zuivel en Vlees items in het veld Product. Items zijn unieke gegevens in hetzelfde veld (kolom) in de brongegevens. Items worden weergegeven als rij- of kolomlabels of in de vervolgkeuzelijsten voor paginavelden. Paginaveld: Een veld dat is toegewezen aan een pagina (filter). In het voorbeeld is Regio een paginaveld dat u kunt gebruiken om het rapport op regio te filteren. Met het veld Regio kunt u samengevatte gegevens weergeven voor alleen de regio Oost, alleen de regio West of voor andere regio's. Als u op een ander item in een paginaveld klikt, worden in het draaitabelrapport alleen de samengevatte gegevens voor dat item weergegeven. Paginavelditem: Elke uniek waarde van het veld (de kolom) in de bronlijst of -tabel wordt een item in de lijst met paginavelden. In het voorbeeld is Oost het geselecteerde item voor het paginaveld Regio en worden in het draaitabelrapport alleen de samengevatte gegevens voor de regio Oost weergegeven. Gegevensveld: Een veld uit een bronlijst of een database met gegevens die moeten worden samengevat. In het voorbeeld is Totale verkoop een gegevensveld waarin de waarden van het veld (de kolom) Verkoop in de brongegevens worden samengevat. In het voorbeeld van het ingesprongen rapport heeft dit veld de naam Verkoop in plaats van Totale verkoop. Een gegevensveld bevat meestal een samenvatting van numerieke gegevens, zoals statistische pivot Les v2.doc Pagina 7 van 48 herwig 26/04/2002

8 gegevens of verkoopcijfers. De onderliggende gegevens kunnen echter ook tekst zijn. In Microsoft Excel worden tekstgegevens in draaitabelrapporten standaard samengevat met de samenvattingsfunctie Aantal en numerieke gegevens met de functie Som. In draaitabelrapporten die zijn gebaseerd op OLAP-brongegevens, kunt u de samenvattingsfunctie voor een veld niet wijzigen. Samenvattingsfuncties worden in dat geval geselecteerd door de OLAP-systeembeheerder en worden vooraf berekend op de OLAPserver. Gegevensgebied: Het gedeelte van een draaitabelrapport dat samenvattingsgegevens bevat. De cellen van het gegevensgebied bevatten samengevatte gegevens voor de items in de rij- en kolomvelden. Elke waarde in het gegevensgebied is een samenvatting van gegevens uit de bronrecords (rijen). In het vorige voorbeeld is de waarde in cel C6 een samenvatting van de zuivelverkoop van Fluitsma in het tweede kwartaal. Dit is een samenvatting van de verkoopcijfers voor elke record (rij) in de brongegevens met de items Zuivel, Fluitsma en Kwrt2 bevat. In het voorbeeld van het ingesprongen rapport wordt deze informatie weergegeven in cel D7. Vervolgkeuzepijl: De pijl aan de rechterkant van elk veld. Klik op deze pijl om de items te selecteren die u wilt weergeven. In draaitabelrapporten die zijn gebaseerd op brongegevens van OLAP-databases, wordt de veldpijl alleen weergegeven in het veld van het hoogste niveau in een dimensie en kunt u items op verschillende niveaus in het veld selecteren. Als u bijvoorbeeld op de vervolgkeuzepijl voor een veld Jaar klikt, kan het volgende worden weergegeven: Een voorbeeld van een vervolgkeuzelijst voor een OLAP-dimensieveld Het jaar 1998 is verborgen. Ook Kwrt1 van 1999 is verborgen. De dubbele vinkjes in de vakjes van 1999 en Kwrt2 geven aan dat enkele of alle items op lagere niveaus voor 1999 en Kwrt2 worden weergegeven. Het vinkje in het vakje van 2000 geeft aan dat 2000 voor weergave is geselecteerd. Uitvouwteken: Het vakje naast de items voor een veld. Klik op het uitvouwteken voor een item om details voor dat item weer te geven of te verbergen. pivot Les v2.doc Pagina 8 van 48 herwig 26/04/2002

9 Rijveld toevoegen Ik wil zien welk TYPE product per staat verkocht is. Klik ergens in de draaitabel. Menu Data/draaitabel Klik op de knop INDELING (Layout) Sleep de knop TYPE onder de knop STATE klik op OK en Voltooien (Finish) sleep TYPE links van STATE Gegevens zijn nu gegroepeerd per TYPE en onderverdeeld per staat pivot Les v2.doc Pagina 9 van 48 herwig 26/04/2002

10 Maak een nieuwe draaitabel aan de hand van de bestaande Klik daarom op een blanco cel van de onder de bestaande draaitabel En start de draaitabel-wizard Klik op Een andere draaitabel of draaigrafiek klik op Volgende kies de reeds bestaand Draaitabel1 kies de naam van de eerste draaitabel: draaitabel1 Volgende Indeling pivot Les v2.doc Pagina 10 van 48 herwig 26/04/2002

11 maak dezelfde draaitabel maar met Som van Quantity Voltooien pivot Les v2.doc Pagina 11 van 48 herwig 26/04/2002

12 Formules in draaitabellen Formule om de prijs per eenheid te berekenen: Maak nog een nieuwe draaitabel aan de hand van de bestaande Klik daarom op een blanco cel van de onder de tweede draaitabel En start de draaitabel-wizard kies de reeds bestaand Volgende Voltooien Draaitabel1 1. In de rij: opnieuw TYPE en STATE 2. In de kolom: Month 3. In het vak voor de data: Gegevensitems hier neerzetten Klik met de rechtermuis Formules Berekend veld Typ als naam: Eenheidsprijs En de formule: =(Sales/Quantity) pivot Les v2.doc Pagina 12 van 48 herwig 26/04/2002

13 Klik op toevoegen en sluiten. rk de foutmeldingen beme Rechterklik op een gegeven: pivot Les v2.doc Pagina 13 van 48 herwig 26/04/2002

14 pivot Les v2.doc Pagina 14 van 48 herwig 26/04/2002

15 En typ: =Als(sales=0;0;sales/quantity) Wijzigen en Sluiten Pas ook de kolombreedte en de opmaak van de data aan. pivot Les v2.doc Pagina 15 van 48 herwig 26/04/2002

16 Een meer complexe draaitabel. Open DRAAITABEL2.XLS Op Blad1 staan alle data. Ga naar de draaitabel op Blad2 Data waar de Totalen of Subtotalen op slaan Voorbeeld1: Om alle verkopen uit alle staten van de rode wijn uit januari 1997 Dubbelklik op het desbetreffende subtotaal in de cel C10, zie afbeelding hieronder. Een Blad3 met de desbetreffende data wordt aangemaakt Voorbeeld2: Om alle verkopen uit alle staten van de rode en witte wijn uit januari 1997 Dubbelklik op het desbetreffende subtotaal in de cel C16 pivot Les v2.doc Pagina 16 van 48 herwig 26/04/2002

17 Meer Detail Om de verkoop van de wijn uit te splitsen per groep voor de staat SA, dubbelklik op de cel B7 of de cel B12, Kies Group in het dialoogkader Details weergeven en klik op OK. Resultaat: pivot Les v2.doc Pagina 17 van 48 herwig 26/04/2002

18 Een Rijveld verwijderen Klik op de Rijtitel GROUP, En sleep het uit het gebied van de draaitabel, en laat vervolgens de muis los. pivot Les v2.doc Pagina 18 van 48 herwig 26/04/2002

19 Pagina Velden Sleep het veld TYPE naar de Pagina zone Dit kan rechtstreeks op de draaitabel gebeuren Dit kon ook via de Wizard: resultaat: pivot Les v2.doc Pagina 19 van 48 herwig 26/04/2002

20 Met keuze tussen Red, White of alle categorieën pivot Les v2.doc Pagina 20 van 48 herwig 26/04/2002

21 Data verbergen Gezien de magere verkopen van de staat WA gaan we die gegevens verbergen. Klik in de draaitabel op de rijtitel WA, de rij is nu geselecteerd. Rechtermuis klik en klik op verbergen Let op het kolomtotaal van 1/04/1997 het is i.p.v pivot Les v2.doc Pagina 21 van 48 herwig 26/04/2002

22 Data groeperen Klik ergens op een datum in de draaitabel Rechterklik en ga naar Overzicht/ groeperen Klik op kwartalen (maanden en kwartalen zijn geselecteerd) OK De data staan per maand en per kwartaal Met de knop Details verbergen kan per kwartaal gegroepeerd worden. pivot Les v2.doc Pagina 22 van 48 herwig 26/04/2002

23 Rechterklik en ga naar Overzicht/ groeperen Klik op groep opheffen Rechterklik op een kwartaal en ga naar Overzicht/ groeperen Klik op kwartalen en deselecteer maanden OK De data staan per kwartaal pivot Les v2.doc Pagina 23 van 48 herwig 26/04/2002

24 Berekend veld Dubbelklik op het woordje SUM OF SALES linksboven in de draaitabel Klik op Opties: Het onderstaande dialoogkader verschijnt: verander in % of rij Gegevens weergeven als: pivot Les v2.doc Pagina 24 van 48 herwig 26/04/2002

25 of nog eens en verander in % of Kolom pivot Les v2.doc Pagina 25 van 48 herwig 26/04/2002

26 Geavanceerde technieken Draaitabellen op externe data Open een nieuwe map in Excel. Menu Data/draaitabel- en draaigrafiekrapport Wizard start Kies Een externe gegevensbron kies ophalen kies Ms Access database en klk op OK. pivot Les v2.doc Pagina 26 van 48 herwig 26/04/2002

27 Zoek het bestand BESTELLINGEN BELGIE.MDB Selecteer uit de tabel Bestellingen alle kolommen met uitzondering van Id. In het volgende scherm worden GEEN gegevens gefilterd. Sorteer op Datum en op Provincie. pivot Les v2.doc Pagina 27 van 48 herwig 26/04/2002

28 Volgende, kies voor gegevens weergeven in Microsoft Excel en voltooien. en nogmaals voltooien pivot Les v2.doc Pagina 28 van 48 herwig 26/04/2002

29 Rapportopmaak Maak de volgende draaitabellen: Met als Rapportopmaak: Tabel2 Tip: Een draaitabel kan gekopieerd worden nadat ze geselecteerd is met: Verander de opmaak zo, dat een 0 (nul) niet weergegeven wordt. De verkopen moeten worden berekend. De verkopen worden weergegeven in Euro met 2 cijfers na de komma. Van zodra de verkoopcijfers meer bedragen dan wordt dit getal in vet gezet met een door u te bepalen achtergrondkleur. (niet toepassen op de RIJ Eindtotaal) Sla de oefening op onder de naam BESTELLINGEN BELGIE.XLS pivot Les v2.doc Pagina 29 van 48 herwig 26/04/2002

30 PRIJSKLASSE Hoog Verkopen Jaren DATUM Eindtotaal PROV Ant , ,00 0,00 151, ,25 Bra 0, ,00 0,00 0, ,00 Leu , ,00 0,00 0, ,00 Lim , ,00 0, , ,50 Lux 0, ,00 0,00 0, ,00 Ovl , , , , ,00 Wvl , , , , ,00 Eindtotaal , , , , ,00 PRIJSKLASSE Midden Verkopen Jaren DATUM Eindtotaal PROV Ant , ,00 0, , ,50 Bra 0, ,00 0,00 0, ,00 Leu , ,00 0,00 0, ,00 Lim , ,00 0, , ,50 Lux 0, ,00 0,00 0, ,00 Ovl , , , , ,50 Wvl , , , , ,00 Eindtotaal , , , , ,00 PRIJSKLASSE Laag Verkopen Jaren DATUM Eindtotaal PROV Ant , ,75 Bra Leu ,5 Lim , Lux Ovl , , Wvl Eindtotaal , , , , ,00 pivot Les v2.doc Pagina 30 van 48 herwig 26/04/2002

31 Rapporten afdrukken over meerdere pagina s Voeg een nieuw werkblad in en noem het Afdrukken. Maak een draaitabelrapport met de volgende specificaties: Kolom: Prov Rij: Datum groeperen per kwartaal en per jaar: Gegevens: Som van Prijs/Eenheid Resultaat: pivot Les v2.doc Pagina 31 van 48 herwig 26/04/2002

32 Dit rapport moet telkens per jaar afgedrukt worden op een nieuw blad. Om zeker te zijn dat de grafiek als afdrukbereik is ingesteld, Selecteer de volledige grafiek met: Dan via de menu Bestand/Afdrukbereik/Afdrukbereik bepalen. Klik ergens in de draaitabel. Menu Bestand/Pagina-instelling/Blad Zorg dat bij titels afdrukken niks ingevuld is. OK. Om ervoor te zorgen dat het buitenste rijveld afgedrukt wordt op elke pagina. Klik ergens in de draaitabel. Klik op Tabelopties op de Draaitabel-balk Itemlabels op elke afgedrukte pagina herhalen moet aangevinkt worden. pivot Les v2.doc Pagina 32 van 48 herwig 26/04/2002

33 De sectie aanduiden die per pagina moet worden geprint: (in het voorbeeld wordt per jaar afgedrukt) Dubbelklik op de rijlabel Jaren. Klik op Indeling. Zet een vinkje bij: Pagina-einde invoegen na elk Item. Druk vervolgens af. pivot Les v2.doc Pagina 33 van 48 herwig 26/04/2002

34 Draaitabelgrafieken Maak de volgende grafieken, klik ergens op een draaitabel, klik vervolgens op de knop Wizard Grafieken. GrafiekType: Cirkel GrafiekOpties: % weergeven PRIJSKLASSE Hoog 1998 Som van Verkopen 4% 0% 4% 48% 14% 0% PROV Ant Bra Leu Lim Lux Ovl Wvl 30% Jaren DATUM pivot Les v2.doc Pagina 34 van 48 herwig 26/04/2002

35 GrafiekType: Kolom GrafiekOpties/gegevenstabel/Gegevenstabel weergeven PRI JSKLASSE Mi dden Som van Ver kopen , , , , , ,00 0,00 Ant Br a Leu Li m Lux Ovl Wvl Jar en DATUM Ant Br a Leu Lim Lux Ovl Wvl ,00 0,00 0, ,00 0, , , ,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , ,00 0, , ,50 0, , ,50 PROV GrafiekType: Radar Gegevens enkel voor het jaar 1999 PRI JSKLASSE Laag 1999 Som van Ver kopen Ant Wvl Br a Jar en DATUM Ovl Leu 1999 Lux Li m PROV pivot Les v2.doc Pagina 35 van 48 herwig 26/04/2002

36 Externe gegevens ophalen Hernoem Blad2 in de huidige spreadsheet in Deel2. Data/Externe gegevens ophalen/nieuwe databasequery kies Ms Access database en klk op OK. Zoek het bestand BESTELLINGEN BELGIE.MDB Selecteer uit de tabel Bestellingen alle kolommen met uitzondering van Id. pivot Les v2.doc Pagina 36 van 48 herwig 26/04/2002

37 In het volgende scherm worden GEEN gegevens gefilterd. Sorteer op Datum en op Provincie. Volgende, kies voor gegevens weergeven in Microsoft Excel en voltooien. pivot Les v2.doc Pagina 37 van 48 herwig 26/04/2002

38 Sla ze op in de cel A1 van Blad2 Selecteer het volledig blad en kopieer de gegevens naar het blanco Blad3 en hernoem het in Deel3 pivot Les v2.doc Pagina 38 van 48 herwig 26/04/2002

39 Kennismaking met MS-Query De query (data) in Deel2 kan bewerkt worden: De kolommen worden niet gewijzigd. De gegevens filteren als volgt: Sorteren op Datum en vervolgens op Provincie pivot Les v2.doc Pagina 39 van 48 herwig 26/04/2002

40 De gegevens bekijken of bewerken in Microsoft Query De query uitvoeren met de criteria: Prov: Wvl Categorie: Speelgoed Prijsklasse: Laag pivot Les v2.doc Pagina 40 van 48 herwig 26/04/2002

41 De query wordt uitgevoerd met de knop: pivot Les v2.doc Pagina 41 van 48 herwig 26/04/2002

42 SQL De SQL instructies zijn: SELECT Bestellingen.DATUM, Bestellingen.PROV, Bestellingen.KANAAL, Bestellingen.PRIJSKLASSE, Bestellingen.CATEGORIE, Bestellingen.AANTAL, Bestellingen.`PRIJS/EENHEID` FROM `C:\1herwig\XL\les cbo\draaitabellen\bestellingen Belgie`.Bestellingen Bestellingen WHERE (Bestellingen.DATUM>{ts ' :00:00'} And Bestellingen.DATUM<{ts ' :00:00'}) AND (Bestellingen.PROV='Wvl') AND (Bestellingen.CATEGORIE='Speelgoed') AND (Bestellingen.PRIJSKLASSE='laag') ORDER BY Bestellingen.DATUM, Bestellingen.PROV pivot Les v2.doc Pagina 42 van 48 herwig 26/04/2002

43 Subtotalen De gegevens kunnen weergegeven worden in MS Excel. Zet de kolom Kanaal als eerste kolom en sorteer de gegevens op Kanaal. (Data/Sorteren) Met Data/Subtotalen Bij iedere wijziging in de kolom Kanaal De functie Som toepassen Een subtotaal toevoegen aan Aantal en Prijs/Eenheid Resultaat pivot Les v2.doc Pagina 43 van 48 herwig 26/04/2002

44 pivot Les v2.doc Pagina 44 van 48 herwig 26/04/2002

45 Nieuwe Draaitabel uit verschillende Draaitabellen Open DRAAITABELLEN SAMENVOEGEN.XLS Maak draaitabel in blad3 met de data in blad1 Maak draaitabel in blad4 met de data in blad2 Groepeer beide tabellen per Maand, Kwartaal en per jaar. Neem blanco blad5. Menu Data/draaitabel./meervoudige samenvoegingsbereiken/één paginaveld/ pivot Les v2.doc Pagina 45 van 48 herwig 26/04/2002

46 Selecteer de data + de rijkoppen + de kolomkoppen uit beide Draaitabellen (!!!! Niet de totalen uit de laatste kolom en rij) pivot Les v2.doc Pagina 46 van 48 herwig 26/04/2002

47 En volgende, klik op voltooien Klik ergens op een datum in de draaitabel Rechterklik en ga naar Overzicht/ groeperen Klik op kwartalen Klik ergens op een datum in de draaitabel Rechterklik en ga naar Overzicht/ groeperen Klik op jaren pivot Les v2.doc Pagina 47 van 48 herwig 26/04/2002

48 Maak nu gebruik van de en + knoppen pivot Les v2.doc Pagina 48 van 48 herwig 26/04/2002