Excel Controller. Handleiding Excel Controller Wizard

Transcriptie

1 Excel Controller Handleiding Excel Controller Wizard 1

2 Inhoud Inleiding... 3 Eigen SQL... 3 Stap 1 Eigen SQL... 3 Stap 2 Testen SQL... 8 Stap 3 Wizard Stap 4 Parameters Voorbeeld Eigen Parameter Stap 5 Vernieuwen Stap 6 Drilldown Stap 7 Instellingen Stap 8 Extra velden Stap 9 Drilldown lijsten Werken met lijsten

3 Inleiding In dit gedeelte staat beschreven hoe u met behulp van de Excel Controller een eigen query op de database kan los laten. U start de ECD-Wizard: Via de menu knop ECD-Wizard of via de sneltoets Ctrl + Shift + W Eigen SQL Om eigen data (rapporten) direct uit uw database op te halen. Heeft de Excel Controller een wizard gemaakt met deze wizard kunt u direct data uit meerdere administraties ophalen die afhankelijk zijn van parameters. Deze parameters (waardes) kunnen ook opgehaald worden uit uw administratie. In het onderstaand voorbeeld laten wij zien hoe u zo'n Wizard vult. Stap 1 Eigen SQL Door op de knop [Eigen SQL] te drukken krijgt u een SQL vensters. Hiermee kunt u direct door de database heen bladeren. Een database is verdeeld in verschillende objecten. Voor ons zijn de objecten tabellen en views van belangrijk. 3

4 Als je nu naar de views toe gaat komt u views tegen die in de naam van de view ocho staat. Deze views bevatten alle data in normaal opmaak en normale benamingen. In ons voorbeeld Ocho_Financieel bevat alle data die u vastlegt op het moment dat u een boeking maakt. Bijvoorbeeld dagboek, dagboektype, grootboek, alle verdichtingen, kostenplaats, kostendrager, bedragen, btw en veel meer. Hierdoor hoeft u geen moeilijke SQL statements te maken, daarnaast zijn alle rapportages op deze view gebaseerd en eenvoudig te onderhouden. 4

5 Als u nu Ocho_Financieel hierin sleept in het Main venster kunt u de velden gaan selecteren. 5

6 Om de SQL statements goed te kunnen lezen en niet telkens Ocho_Financieel voor het veld te hebben is het beter om de tabel te voorzien van een alias. Dit doe je door te dubbelklikken op de tabel. Hierdoor wordt alles beter leesbaar. 6

7 7

8 Stap 2 Testen SQL Nu dat de SQL erin staat kunt u deze gaan testen of de SQL correct is het het gewenste resultaat gaat opleveren. Tip 'Top' Test de SQL altijd met een top 10 of top 100 hierdoor krijgt u de SQL uitgevoerd zonder dat u gelijk honderden regels terug krijgt en dat u lang moet wachten. Om een top 10 te maken tikt u na de select 'top 10' in en druk vervolgens op de knop [Omzetten naar grafische SQL]. Als u dit niet doet is het SQL-venster na de volgende aanpassing de instelling kwijt. 8

9 Door te klikken op Draaitabel, lijst of Scherm kunt u de resultaten van de SQL gaan bekijken. 9

10 Voorbeeld draaitabel 10

11 Stap 3 Wizard Nu de eigen SQL in Excel staat kunt, deze SQL uitgaan werken met parameters en de draaitabel gaan voorzien van indeling en opmaak. In cell [A1] staat een notie aangemaakt in deze notie staan alle variabele voor de SQL. Door op deze cell de sneltoets ctrl+shift+w te gebruiken. Kunt u deze notie gaan aanpassen. 11

12 vervolgens verschijnt dan het onderstaande scherm. Op de eerste pagina van de Wizard staan de volgende belangrijke gegevens: - Selecteer: toepassing, dit kan draaitabel, lijst zijn voor directe presentatie in Excel. - Naam: dit is de naam van de object verander deze naam nooit, alleen met aanmaken van nieuwe object. - Doel: dit is de plaats waar het object komt te staan. 12

13 Stap 4 Parameters Doormiddel van de Excel Controller kunt de overzichten, dynamische maken met waardes (parameters) die u in Excel in geeft. Met de parameters kunt u bijvoorbeeld een verslagjaar, vanaf datum, grootboekrekening, dagboek en zelfs een administratie meegeven. Daarnaast kunt u eigen popups maken die gelijk gekoppeld zijn uw administratie (databases). Voorbeeld Administratie Stel u wilt een administratie selecteren het enige wat u hoeft te doen is. Een namedrange te maken die eindigt op _ADM. Met deze namedrange weet de Excel Controller dat u alle administraties wilt zien waarmee de Excel Controller gekoppeld is. Om de administraties popup te zien hoeft u alleen maar op de cel te dubbelklikken. 13

14 Het onderstaande popup verschijnt dan. Door op de knop [OK] te klikken worden alleen de parameter gevuld. 14

15 Bij [OK en Toepassen] wordt gelijk het rapport bijgewerkt. Voorbeeld Eigen Parameter U kunt eigen popups maken, dit doet u door sneltoets Ctrl+shift+w in te drukken of via het menu Excel Controller [ECD-Wizard] knop in te drukken. Het onderstaande scherm verschijnt. 15

16 Als u een eigen query gemaakt heeft om bijvoorbeeld klantgegevens op te halen. 16

17 Deze query plaats u vervolgens op het tabblad SQL van de ECD_Wizard. Nu gaan we weer terug naar het eerste tabblad en zetten we Union SQL aan. Hiermee kunnen we meerdere databases gaan consolideren. 17

18 Als we nu de SQL aanpassen met de parameter kunnen we meerdere database weergeven in een popup. Door tussen [ ] te zetten kunnen we ook getallen aan. 18

19 De parameter moeten we nu gaan verbinden met een Excel cel. Pas op alle verwijzingen zijn absoluut, zodra u gaat slepen of knippen van de cell waarna de wizard verwijst zal deze niet meer werken. 19

20 U kunt nu de wizard testen en afsluiten. 20

21 Parameters werken net zoals de Union zodra u enige SQL kennis heeft opgedaan kunt u iedere dynische rapport gaan maken in Excel. Als u nu dubbelklikt verschijnt er een popup met daarin een lijst van alle relaties. De waarde uit dit veld veld kunnen weer meenemen in de hoofd query als variabele (Where relatie = '@@PARAM1') Hiermee kunt echt ieder overzicht bouwen zoals u wilt met iedere dynamische ingang. 21

22 Stap 5 Vernieuwen Om rapportages te vernieuwen dient u een Refresh_Knop te maken. Dit doet door gewoon met opmaak een knop te maken en die vernieuwen te noemen. Met kleur en andere opmaak kunt het duidelijk maken voor de andere Excel gebruikers. 22

23 Vervolgens geeft de cel waar vernieuwen staat een nieuwe naam, dit doet u links van de formulebalk, in het zogenaamde Naamvak, een uitklapbaar lijstje bij van alle gegeven namen. Hierin kunnen ook nieuwe namen rechtstreeks ingevoerd worden. Ga op de cel of bereik staan waar u naar wilt verwijzen en tik de naam in die u wilt hebben. Laat de naam beginnen met: REFRESH_**** = Bijwerken van data van de draaitabellen en lijsten in dit werkblad REFRESH_ALL**** = Bijwerken van data van de draaitabellen en lijsten in dit werkboek *** kunt u iedere karakter invullen die u wilt de enige voorwaarde is dat de naam uniek zal moeten zijn. Stap 6 Drilldown Op een draaitabel biedt de Excel Controller de mogelijkheid om een eigen drilldown (rapport) hierop te bouwen. 23

24 Voor draatabel voegen we aan de SQL statement het veld toe, deze parameter wordt automatische gevuld zodra u op de draaitabel dubbelklikt. Vervolgens gaan we SQL Drill verbinden aan SQL Detail. Hiervoor hebben we de parameters [EC@KEY1] en [ECD@ADM]. 24

25 - geeft bijvoorbeeld boekstuknummer door. - [ECD@ADM] geeft de databasenaam door. Voor SQL Detail nemen we meestal dezelfde SQL als bij detail alleen de where is afhankelijk van SQL drill. 25

26 Onderstaande is het resultaat wat krijgt. Met menu SQL kunt u de SQL-statements debuggen. 26

27 Stap 7 Instellingen Draaitabellen eigenschappen 27

28 Door rechtermuisknop en [opties voor draaitabel] te selecteren kunt u de eigenschappen van een draaitabel aansturen. Met velden rapportfiltervelden geeft u aan hoeveel filters er maximaal onder elkaar komen te staan. Hiermee zorgt u dat de draaitabellen nooit over een bepaalde range heen komen. Andere belangrijke instelling zijn [Voor foutwaarden weergeven] en [Voor lege cellen weergeven]. 28

29 U ziet in het bovenstaande voorbeeld 3 rapportfilters staan verdeeld over 2 kolommen. 29

30 Stap 8 Extra velden Aangezien dat de eindgebruiker per vraag de behoefte kan hebben om andere velden in zijn overzicht, hebben wij een zeer flexibele oplossing gekozen zodat deze velden eraan toegevoegd hieraan kunnen gaan worden. We maken een parameterscherm met hierin de view voor MS.SQL: Select [COLUMN_NAME] AS Veld From [INFORMATION_SCHEMA].[COLUMNS] WHERE [TABLE_NAME] = 'Ocho_Financieel' order by 1 Deze sql statement haalt alle veld namen van de view Ocho_Financieel op. We nemen de hoofdview en zetten tussen het laatste veld en de 'From' een paramater. In dit en laten wij verwijzen naar cell B6. Niet naar B5 waar de extra velden komen te staan. De reden hiervoor is dat het veld vooraf die gegaan te worden van een komma. Omdit op te lossen hebben wij een formule gemaakt =Als(B5="";"";","&B5). 30

31 Vervolgens verbinden we met de cell B6. 31

32 Als we nu het rapport vernieuwen komt het veld kostendrager er gewoon bij te staan in de draaitabel. 32

33 Stap 9 Drilldown lijsten Ook op lijsten heeft de Excel Controller de mogelijkheid om een drilldown te maken. Je zou zelfs een door klik kunnen maken naar de een gescand document. We gebruiken hierhoor de en haalt de waarde uit de active regel van kolom 1 haalt de waarde uit de active regel van kolom 3 haalt de waarde uit de active kolom op regel 0. Dit is de regel boven de header van de tabel. Hiermee kunt bijna iedere drilldown bouwen op iedere lijst. 33

34 Werken met lijsten Naast een drilldown op de lijsten hebben we nog een handigheid bedacht, eigenlijk De regelnul is de opmaak regel voor het rapport, zodra het rapport uitgevoerd wordt, wordt alle opmaak door gekopieerd naar de onderliggende regels. 2. Als er formule op de regelnul staan worden deze ook automatische doorgekopieerd. Regelnul is de regel boven de kolomkoppen van het rapport. 34

35 Hiermee kunnen heel complexen rapporten gemaakt worden, ander voordeel is als u grafieken maakt op deze rapporten wordt de range van de grafieken automatische verkleint en vergroot aan de hand van het aantal regels in het rapport. 35