Tips en Trucs met Excel

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Tips en Trucs met Excel"

Tobias de Vries
9 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Tips en Trucs met Excel Tony De Jonker De Jonker Consultancy

2 Inhoudsopgave Vergelijkende kolommenbalansen... 2 Downloaden kolommenbalansen... 2 Aanmaken totaal-verzamelblad... 3 Opzoeken van de waarden... 3 Toevoegen van sparklines... 5 Snel een mooie dashboard meter maken... 6 Rapporten bouwen met Power Query... 7 Uitgangspunt... 7 Omzetten tabel naar database structuur... 8 Informatie over Tony De Jonker

3 Vergelijkende kolommenbalansen Cijferbeoordeling komt regelmatig om de hoek kijken als een van taken van de administrateur. Cijfers worden geanalyseerd op mogelijke afwijkingen of trends, Uit het ERP pakket of boekhoudprogramma is het veelal mogelijk om twee perioden met elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld huidige versus vorige periode. Het is echter meestal niet mogelijk om kolommenbalansen per maand naast elkaar te presenteren en minigrafieken ernaast te plaatsen. In dit artikel laat ik u een manier zien hoe u dat voor elkaar krijgt. Downloaden kolommenbalansen U dient eerst na te gaan hoe u de kolommenbalans van een maand naar Excel kunt downloaden. U zorgt ervoor dat u voor elke maand een apart tabblad aanmaakt met de namen van de maanden, te weten: jan, feb, mrt enzovoorts. De indeling ziet er (vereenvoudigd) als volgt uit: In werkelijkheid zijn er meerdere kolommen die u kunt inlezen zoals omschrijving, rapportniveau, type rekening en wat dies meer zij. Alle tabbladen hebben dezelfde indeling. 2

Aanmaken totaal-verzamelblad Nu gaat u een totaal-verzamelblad aanmaken met de volgende indeling: Om alle rekeningnummers compleet te hebben is het aan te bevelen om de grootboekrekeningen van het

4 Aanmaken totaal-verzamelblad Nu gaat u een totaal-verzamelblad aanmaken met de volgende indeling: Om alle rekeningnummers compleet te hebben is het aan te bevelen om de grootboekrekeningen van het meest recente rekeningschema in kolom A te plaatsen (actieve en niet-actieve rekeningen). De namen van de maanden in rij 1 moeten identiek zijn aan de namen van de tabbladen. Opzoeken van de waarden We willen nu de cellen vullen met één dynamische formule die kopieerbaar is in alle cellen. In cel B2 geeft u de volgende formule in: Met behulp van de functie INDIRECT kunnen we naam van het tabblad variabel maken. In ons voorbeeld wordt verwezen naar de variabele cel B1. In deze cel staat jan. Dit is dezelfde naam als de tabbladnaam jan. Het variabel deel wordt gekoppeld via het ampersand-teken (&) met de rest, te weten!$b:$b. Aangezien dit deel bij elkaar hoort, dient u aanhalingstekens eromheen te plaatsen. In feite staat er dan: Jan!$B:$B. Dit kunt u ook via de functiewizard controleren. 3

De INDEX-functie zoekt als volgt de gewenste waarde: Zoek in de bronkolom waarnaar u op zoek bent. In dit geval bent u op zoek naar het bedrag, derhalve kolom B.

5 De INDEX-functie zoekt als volgt de gewenste waarde: Zoek in de bronkolom waarnaar u op zoek bent. In dit geval bent u op zoek naar het bedrag, derhalve kolom B. In welke rij u dan moet kijken in deze kolom wordt bepaald met de functie VERGELIJKEN. U vergelijkt het rekeningnummer in het totaalblad met de rekeningnummers in de bronkolom, te weten kolom A. De functie VERGELIJKEN resulteert in een positienummer. Aangezien we precies willen zoeken is het laatste argument in de VERGELIJKEN functie een nul. Het laatste argument in de INDEX-functie geeft de kolompositie weer. Aangezien de bronkolom slechts uit een kolom bestaat, zien we hier de waarde 1 verschijnen. Om mogelijke foutmeldingen tegen te gaan, heb ik de INDEX-functie nog voorzien van de ALS.FOUT functie. Om de formule in B2 snel naar de overige cellen te kopiëren, gaat u als volgt te werk: Plaats de cursor in cel B2 Met ingedrukte Shift-toets klikt u op de laatst gelegen cel rechts onderaan in de tabel. U klikt in de formulebalk Dan voert in de formule gelijktijdig in door te drukken op de toetsen Control-Enter. 4

Toevoegen van sparklines U kunt nu aan elke regel een mini-grafiek toevoegen: Plaats de cursor in cel H2 Kies uit het Lint: Invoegen Sparklines Lijn U vult het dialoogvenster als volgt aan: Klik op

6 Toevoegen van sparklines U kunt nu aan elke regel een mini-grafiek toevoegen: Plaats de cursor in cel H2 Kies uit het Lint: Invoegen Sparklines Lijn U vult het dialoogvenster als volgt aan: Klik op OK Kies uit het Lint: Hulpmiddelen voor sparklines Weergeven Aanvinken: Hoogste punt en Laagste punt Vervolgens kopieert u cel H2 naar de ondergelegen cellen. Het resultaat ziet er als volgt uit: U kunt nu snel het verloop van diverse rekeningen zien over de afgelopen maanden. Dit is een zeer handig middel om cijferbeoordelingen uit te voeren. 5

Snel een mooie dashboard meter maken U kunt de volgende meters snel vormgeven in Excel: Zorg ervoor dat u 20 kolommen (C tot en met V) eerst smaller maakt (kolombreedte =1) In cel B7 plaatst u het

7 Snel een mooie dashboard meter maken U kunt de volgende meters snel vormgeven in Excel: Zorg ervoor dat u 20 kolommen (C tot en met V) eerst smaller maakt (kolombreedte =1) In cel B7 plaatst u het gewenste cijfer en u kunt de achtergrond groen maken. Cellen C6 tot en met K6 krijgen een lichtrode achtergrond, cellen L6 tot en met O6 een gele achtergrond en cellen P6 tot en met V6 een lichtgroene achtergrond. In cel C5 plaatst u het getal 0,05 en in cel D5 het getal 0,1. U markeert beide cellen en trekt deze door tot en met cel V5. Via Celeigenschappen Aangepast kunt u deze getallen met ;;; onzichtbaar maken. U markeert cel C7 tot en met V7 en geeft de volgende formule in via Control Enter: =($B$7>=C5)*1 Markeer cellen C7 tot en met V7 en via Start Stijlen Voorwaardelijke opmaak Gegevensbalken Effen Opvulling Blauw geeft u de gewenste opmaak mee. 6

Rapporten bouwen met Power Query Met behulp van het nieuwe toevoegprogramma Power Query kunt u snel rapporten bouwen. U kunt dit programma gratis downloaden via https://blogs.office.

8 Rapporten bouwen met Power Query Met behulp van het nieuwe toevoegprogramma Power Query kunt u snel rapporten bouwen. U kunt dit programma gratis downloaden via update/ U dient er rekening mee te houden dat er regelmatig updates verschijnen. In deze bijdrage demonstreer ik een voorbeeld uit de praktijk hoe u Power Query kunt inzetten. Uitgangspunt We hebben de volgende kruistabel: Als u op basis van deze structuur een draaitabel wilt maken dan is dit niet mogelijk. Daarvoor moet de tabel worden omgezet naar een database structuur. Hiertoe kunt u Power Query inzetten. 7

Vervolgens verschijnt het volgende venster: Dan markeert u met de muis en de Shift

9 Omzetten tabel naar database structuur Kies uit het lint Power Query Excel Data From Table. Vervolgens verschijnt het volgende venster: Dan markeert u met de muis en de Shift toets de kolommen jan tot en met dec. Kies dan Transform Any Column Unpivot Columns Het venster ziet er dan als volgt uit: Selecteer dan Home Close & Load 8

10 De geconverteerde cijfers komen nu in Excel: U kunt cel C1 Attribute vervangen door maand en cel D1 Value door bedrag. 9

Informatie over Tony De Jonker Tony De Jonker werkt als zelfstandig consultant bij De Jonker Consultancy en helpt bedrijven met specifieke kennis op het snijvlak van accounting/finance en het

11 Informatie over Tony De Jonker Tony De Jonker werkt als zelfstandig consultant bij De Jonker Consultancy en helpt bedrijven met specifieke kennis op het snijvlak van accounting/finance en het ontwikkelen van Office applicaties. Hij heeft meer dan 38 jaar werkervaring en heeft gewerkt voor gerenommeerde nationale en internationale bedrijven Tony schrijft sinds 2005 een maandelijkse Excel column voor CM van VakMediaNet. Hij reviewt het gebruik van Office applicaties bij bedrijven in samenhang met hun processen/procedures en helpt geld te besparen door beter en creatiever om te gaan met Office applicaties. In dat kader organiseert hij regelmatig spreadsheet makeover days, waarin hij samen met de gebruikers een bestaande toepassing live optimaliseert. Het voordeel van deze opzet is dat de gebruikers aan het eind een betere applicatie tot hun beschikking hebben en daarnaast nieuwe inzichten hebben opgedaan die ze direct in hun praktijk kunnen toepassen. Daarnaast geeft hij als enige in Nederland Financial Modelling en Dashboard Training. In het cursusmateriaal heeft hij de laatste inzichten en best practices verwerkt van verschillende websites, vakliteratuur en internationale Excel trainingen. Daarnaast is hij de mede-bedenker van de jaarlijkse Excel Experience Day & Excel Experts Class & Amsterdam Excel Summit. Met ingang van 2015 heeft Microsoft Tony benoemd tot Excel Most Valuable Person. Mocht u interesse hebben in Excel trainingen/spreadsheet makeover days, dan kunt u een sturen aan [email protected] Met vriendelijke dank, Tony De Jonker De Jonker Consultancy Gevers Deynootplein CR Scheveningen Telefoon:

Vergelijkbare documenten

SPREKENDE GRAFIEKEN. Excel-lente Management Tools. Cijfers gaan pas leven als u ze in grafieken zet. In dit artikel

SPREKENDE GRAFIEKEN. Excel-lente Management Tools. Cijfers gaan pas leven als u ze in grafieken zet. In dit artikel In deze nieuwe rubriek treft u interessante Excel-tips en -technieken aan die u in de praktijk kunt toepassen. Het betreft handige werkwijzen hoe u Excel op een andere, slimme wijze kunt inzetten. De voorbeelden