Kan het Beter? Goedkoper? Duurzamer?

Kan het Beter? Goedkoper? Duurzamer? Inkopen van printers en multifunctionals via Europese Aanbesteding PIANOo Congres 2011 Amstersfoort 2011 DOCplus improving document performance

Agenda Introductie Marktontwikkelingen Voorbereiden en scope aanbesteding Gunningcriteria Vragen Financieel Duurzaamheid 2 2010 27-5-2011

Introductie 2011 DOCplus improving document performance

Over Johan Kosters Meer dan 20 jaar document professional Directeur DOCplus Onafhankelijk adviesbureau voor Documentinfrastructuur en services Oprichter Docufacts.nl Online informatiebron voor document professionals Mede oprichter EOMS Collectief Opleiding voor Enterprise Output Management Lid werkgroep Criteria duurzaam inkopen reproductie apparatuur Bestuurslid MPSA 4 2010 27-5-2011

DOCplus Improving Document Performance Onafhankelijk advies voor eindgebruikers Documentinfrastructuur Managed Print/Document Services Uitbesteding van Document Services Postverzending Full Service in alle fasen Strategie, ontwerp & specificeren Inkopen & implementeren Contract & service management Partner met Fulton Francis Consulting Focus op multinationals and internationale organisaties Netwerk in VS, Asië en Europa Saving $ 60 million for customers 5 2010 27-5-2011

DOCplus Manage Managed Print Services 6

Marktontwikkelingen 2011 DOCplus improving document performance

Marktontwikkelingen Consolidatie van de hardware a aanbieders Veenman -> Xerox NRG, Danka, IBM -> Ricoh Oé Océ -> >Canon Technologie Cloud Printing Mobile Printing Remote management Uniformiteitinfrastructuur Van hardware naar Managed Services Hardware, software, supplies, diensten Van transactie naar servicelevel Onderdeel van Managed IT services HARDWARE LEVERANCIERS Canon Xerox Ricoh Konica Minolta Sharp Toshiba Kyocera Mita HP Lexmark OKI Samsung 8

Marktontwikkelingen 9 Convergentie e van Kopie, Print, Scan, Fax Opkomst A4 MFP en kleurapparatuur Informatiebeveiliging Netwerk, harddisk Rondslingerende afdrukken Software steeds belangrijkere rol Accounting Follow-me Routing & Rules Scanning & workflow integratie Programmeerbare user interfaces Remote beheer Automatische tellerstandopname Just in time tonerlevering Preventief onderhoud en herstel op afstand

Kennis van infrastructuur in eigen organisatie? 90% van organisaties heeft geen inzicht in 1) Aantal printers, multifunctionals, scanners, faxen Kosten voor infrastructuur, supplies en onderhoud 83% heeft geen heldere Print Infrastructuur t Strategie t 2) 3% van omzet wordt uitgegeven aan documentverwerking 1) 55% van netwerkbelasting is print gerelateerd 2) 70% van kopieën hebben een digitaal origineel 1) 25% van helpdesk vragen zijn printer gerelateerd 2) 1) Gartner 2) InfoTrends 10

Voorbereiden aanbesteding 2011 DOCplus improving document performance

Aanbesteden van print infrastructuur Visiei Waar staan we nu? Waar willen we heen? Hoe komen we daar? Project scope Beleid Doelstellingen Assessment Benchmark Smart KPI Roadmap Mijlpalen Richtlijnen Architectuur 12

Doelstelling van de aanbesteding Contracteren acee van leverancier ea ce voor derealisatie evan een professionele kopieer-, print- en scan infrastructuur welke de performanceverbetering van bedrijfsprocessen ondersteunt. PLUS Kostenreductie out of pocket Lagere beheerslast FM en IT Betere duurzaamheid Betere informatieveiligheid Aansluiten op dynamiek organisatie Aansluiten op de IT ontwikkelingen Ondersteunen/versnellen van digitalisering werkprocessen Ruime voldoende tevredenheid medewerkers 13

Voorbereiden Projectgroep oep inrichten Wie zijn budgetverantwoordelijk? Inkoop, FM, IT, business, arbo&milieu 12 18 maanden voor contractexpiratie t ti Marktverkenning Ontwikkelingen en mogelijkheden? Media Whitepapers Conferenties Huidige leverancier Marktconsultatie Leveranciers Onafhankelijke adviseurs 14

Hoe goed kent u uw infrastructuur? Gebruikte e Applicaties PDF 34% Word 26% Excel 13% Email 3% Overig 24% Printjobs 1 5 pagina 92% A3 3,5% Apparatuur Ratio 2,31 Bezetting 1,7% Volume 1.433 Volume ou 9.000 per kantoormedewerker Top 10% gebruikers 47% volume 33% kleurvolume Zwartwit versus Kleur 18% kleurvolume 46% van kosten 15

Scope 2011 DOCplus improving document performance

Huidige situatie Waar bestaat de infrastructuur uu uit? Hardware Software Onderhoud d Supplies Diensten Huidige situatie Meerdere leveranciers Meerdere beslissers en budgetten Niet beheerd Niet uniform 700 1.200 per FTE 17

Wat heeft uw organisatie nodig de komende 5 jaar? 18 2010 27-5-2011

Scope van de aanbesteding Operational Service Delivery Services Supply Service to deliver Hardware infrastructure Software infrastructure Hardware Maintenance Helpdesk 1 st line support Helpdesk 2 nd line support Internal FM valet services Consumables Supply Paper supply NOT Printers In Scope In Scope Multifunctionals Scanners Accounting Faxes Follow-me Scanning Workflow Remote beheer To be discussed 19 2010 27-5-2011

Gunningcriteria Financieel 2011 DOCplus improving document performance

Kosten van documentverwerking 1) 1) HP & All Associates Group 21

U betaalt 20 40% te veel! 40% Respondent ts Pe ercentage of 30% 20% 10% 5,0% 29,5% 23,8% 12,3% 12,0% 7,8% 9,7% 0% 1% to 4% 4% to 9% 10% to 19% 20% to 29% 30% to 39% 40% or more Percentage of Cost Savings Don't know *InfoTrends Survey 22

Waardoor betaalt u teveel? Veel te veel apparatuur a Ad hoc beleid voor printers en multifunctionals Te veel luxe extra functionaliteit Medewerker Machine Ratio 2,31 -> >8 20 Extreem lage bezettinggraad van 1,7% -> 5-10% Versnipperde budgetten en kostenplaatsen Inkoop hardware, onderhoud en supplies gescheiden Geen inzicht in de totale kosten Geen stuurmechanisme Geen kleur management Slechte contractcondities Veel te veel VRIJE afdrukken in het contract Geen transparantie in de kostenstructuur Hogere kosten tijdens contract Hoge tarieven voor kleur 23

Kostenstructuur componenten Hardware ad ae Gewenst functioneel niveau bepalend voor vaste kosten Maandelijkse huur (lease) van de basisvoorziening Meerdere typen, zwartwit/kleur, basis snelheid, aantal invoerladen, energystar, follow-me, scan workflow, Oplag voor optionele uitbreidingen Hogere snelheid, extra bulklade, finishing, Flexibiliteit Aanpassingen tijdens het contract Inschatten van de behoefte, begrijpen van risico s leverancier Onderhoud en supplies Variabele abe e kosten op basis s van werkelijk e gebruik en serviceniveau eau Minimale uptime 96% tijdens kantooruren All-in tarief per afdruk A4 zwartwit en A4 kleur Indexering, te gebruiken norm vastleggen 24

Kostenstructuur componenten Software Per functionaliteit Licentie/gebruiksvergoeding voor server / apparaat / medewerker Support (15% 30%) Wie is eigenaar aan het einde van het contract? Overige diensten Afhankelijk van gewenst servicelevel Installatie, training, wijzigingen, retourname Extra serices Advies 25

Beoordelen financieel Nieuw situatie Huidige udgesituatie Definieer Referentie infrastructuur Op basis van beleid en verwachte nieuwe inrichting Huidige volumes Geen 100% garantie van de afname Calculatie Op basis van de referentie infrastructuur Gehele contractperiode Wel/niet meenemen dynamiek / contract t flexibiliteit it Beoordeling gunningcriteria Beoordeling ten opzicht van laagste inschrijver Mate van geboden financiële flexibiliteit en zekerheid Aandeel 40 55% in EMVI 26

Gunningcriteria Duurzaamheid 2011 DOCplus improving document performance

Hoe kan printen bijdragen aan duurzaamheid? Programma a Overheid e 2020: 0 20% duurzamer Papier Voorkom waste! Follow-me met automatische ti verwijdering i 60% wordt zelfde week weggegooid -> bewust enkelzijdig Digitaal altijd beter? Slechte beheerde IT is ook niet duurzaam! Infrastructuur Consolidatie van apparatuur Bewust kiezen voor functioneel serviceniveau Energiezuinige apparatuur: TEC waarde Functioneel Gebruik de geboden energiefuncties Korte opwarmtijd, toner en benodigde warmte 28

Componenten duurzaamheid & milieu Productie Operationeel End of Life Leverancier Apparatuur Gebruik & Recycling Soort materialen Functionaliteit it Maatregelen Herbruikbaarheid id Compensatie Consumables Procedures Levensduur Energieverbruik 29

Beoordelen duurzaamheid TEC waarde Typical Electricity Consumption (kwh/week) Onderdeel van EnergyStar 1.1 http://www.eu-energystar.org/nl/database/?cmd=selectform;table=mfd Beoordeling gunningcriteria Totale TEC waarde Referentie infrastructuur Aangeboden apparatuur door de leverancier Relatief t.o.v. laagste TEC waarde Harde functionaliteit Eigenschappen van de apparatuur Opwarmtijd vanuit slaapstand Follow-me Energiebeheerfuncties Zachte functionaliteit Wat doet de leverancier aan duurzaamheid 30

Realisatie van 60% duurzaamheidsverbetering Realisatie e Beleid & strategie Slimme infrastructuur Gewenst gedrag Continuïteit in aanpak Print Duurzaam Programma Actief programma Informatie & Tips Techniek & Tools Communicatie Meetbaar resultaat Yvonne Keijzers Duurzamer Werken Johan Kosters DOCplus Start september 2011 31

Samenvatting Begin tijdig met de voorbereiding e Vorm projectgroep met inkoop, IT, FM, business Maak goede inventarisatie van huidige situatie en IT en organisatie ontwikkelingen Informeer u over de marktontwikkelingen Ontwikkel visie en beleid Centraliseer control passend bij IT aanpak Bepaal de scope en te bereiken doelstellingen Bepaal het noodzakelijke basis niveau en plus faciliteiten Bepaal de gewenste kostenstructuur en flexibiliteit Organiseer een programmatische aanpak voor kostenefficiëntie, volumereductie en verduurzaming tijdens de contractperiode 32

Vragen? Meer information: Johan Kosters Mobile: +31 616088839 E-mail: johan.kosters@docplus.nl Web: www.docplus.nl l 33 2010 27-5-2011