Projectleider Opdrachtnemers

Transcriptie

1

2 INHOUDSOPGAVE 1) Achtergronden ) Projectresultaten ) Projectactiviteiten ) Projectgrenzen ) Tussenresultaten ) Kwaliteit ) Projectorganisatie...9 8) Planning..10 9) Kosten en baten.11 10) Risico

3 ACHTERGRONDEN De Vliegertjes is een project van vijf mediamanagers van het Mediacollege Amsterdam. Dit project zullen we in de volgende hoofdstukken van deze plan van aanpak verder toelichten. Opdrachtgever De eigenaar van het nieuwe, nu nog, naamloze bedrijf is Ramon Berg. Hij is een hobbyist modelvlieger met de wens om een eigen webshop te beginnen. Opdrachtnemers Mediamanagers De opleiding Mediamanager is uitdagend en sluit naadloos aan op de beroepspraktijk. De mediabranche is een snel veranderende bedrijfstak, met verschillende sectoren, die vaak door elkaar lopen. Tijdens de opleiding maken de leerlingen kennis met de manier van werken in de sectoren Game, AV, Print, Web en Evenementen. In elke sector zijn namelijk verschillen maar ook overeenkomsten. De leerlingen leren dit in projecten waarin je samen met medestudenten en studenten van andere opleidingen werkt aan bijvoorbeeld deze webshop voor Drones. Interactief vormgevers Een interactief vormgever houdt zich bezig met de vormgeving van media-uitingen. Een interactief vormgever is opgeleid om de boodschap van de opdrachtgever zo goed mogelijk over te brengen. Hij maakt daarvoor gebruik van het communicatiemiddel dat daar het beste bij past en bepaalt de stijl van de uiting, zonder daarbij het basisidee uit het oog te verliezen. Deze punten zijn ook hun rol binnen het Webshop project. Locatie van het project Mediacollege Amsterdam Het Mediacollege is een MBO-school in Amsterdam. Het mediacollege volgt de ontwikkelingen in de mediabranche en speelt daar op in. Het Mediacollege zorgt jij je kennis, vaardigheden en beroepshouding in de praktijk kunt toepassen. Op het mediacollege leer je dan ook niet alleen bepaalde technieken die belangrijk zijn voor het vak. Maar ook hoe je met klanten en collega s omgaat en hoe je functioneert in onze maatschappij Projectleider Wendy Boots Wendy Boots is programmaleider van de opleiding Mediamanager op Mediacollege Amsterdam. Wendy geeft een aantal vakken als content beheer en creatie - en leidt vele projecten op school waaronder het webshop project. Wendy heeft de opdrachten en de planning in elkaar gezet en met vragen over het project kunnen we bij haar terecht

4 PROJECTRESULTATEN De opdracht webshop heeft als doel om binnen zes weken een volledige webwinkel te ontwikkelen. Van het begin, een leeg blaadje, tot aan de volledige uitgewerkte webwinkel. Wat is het doel bij het maken van deze webshop? Projectnaam: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: De Vliegertjes Mediacollege Amsterdam Contactpersoon R. Berg MVAB Marketing & Communicatie Bestaande uit Mike Vaandering en Anouk ten Boom Doelstelling Managers Het doel van het project is mediamanagers inzicht geven hoe het is om in de praktijk een project te begeleiden. Ze komen veel obstakels tegen die ze ook in de praktijk zullen zien. Kunnen zij een mooie webshop neerzetten volgens de wensen van de klant? Interactief vormgevers Het doel van het project is tevens om interactief vormgevers de kans te geven om te laten zien wat ze kunnen. Hoe ze alles wat ze hebben geleerd om een mooie website vorm te geven in de praktijk kunnen toepassen. Ramon van den Berg Ramon wilt met de webshop graag hobbyisten bereiken. Ramon wilt graag dat drones in een goed daglicht komen te staan en mensen stimuleren tot aankoop voor recreatieve doeleinden. Natuurlijk wilt Ramon ook geld verdienen met de website. Debriefing Bedrijf De naam van het bedrijf is nog onbekend. De klant wil graag dat wij een naam en slogan bedenken. Het gaat om een web shop voor drones. Contactpersoon en functie De eigenaar van het nieuwe, naamloze bedrijf is Ramon Berg. Hij is een fervent modelvlieger met de wens om een eigen webshop te beginnen. Ramon Berg is te bereiken via het adres van zijn secretaresse Wendy Boots: Probleem/wens/vraag Ramon Berg wil graag drones (in de gemiddelde prijsklasse) aan de man brengen door zijn eigen webshop te beginnen waar hij deze kan verkopen. Hij wil een kleine website die makkelijk aan te passen is, mocht het een succes worden. Ook moet zijn webshop hobbyisten en een jonge doelgroep gaan aanspreken

5 Gewenste producten Naast het opzetten van een webshop heeft de klant, meneer Berg, geen extra wensen. Doelgroep De webwinkel van de klant, meneer Berg, moet vooral de hobbyisten met een liefde voor modelvliegen en jonge, nieuwsgierige doelgroep gaan aanspreken. Communicatiedoelstelling Er is nog geen slogan voor de naamloze webwinkel bedacht. Ook is er nog geen logo. Bestaand materiaal De klant, Ramon Berg, heeft fotomateriaal van de producten die hij wil gaan verkopen. Gewenste sfeer / uitstraling De webwinkel moet een vrolijke sfeer hebben. De kleuren moeten licht zijn en het gebruik van donkere kleuren is door de klant uitgesloten. Ook is het belangrijk dat de website toegankelijk is voor de doelgroep die moet worden bereikt. Technische specificaties Belangrijk voor de klant, Ramon Berg, is dat hij op een later stadium zelf producten kan toevoegen. Omdat hij daar niet zoveel verstand heeft, is het belangrijk dat er een simpel content management wordt gebruikt. Budget Meneer Berg heeft maximaal 6000 euro beschikbaar voor de realisatie van zijn webshop. De klant wil graag zo snel mogelijk een offerte ontvangen met de definitieve prijs. Tijdsplanning De klant, Ramon Berg, wil dat de webwinkel eind oktober wordt opgeleverd. Overige afspraken Ramon Berg stuurt het fotomateriaal van de producten die hij graag op de website zou willen zien begin oktober. Eind oktober zal de eindpresentatie plaats gaan vinden

6 PROJECTACTIVITEITEN In het project hebben er ook verschillende activiteiten plaatsgevonden, die wij hieronder zullen toelichten in fases. Ook hadden we enkele doelstellingen die zijn behaald. Briefing Voorafgaand aan het project hebben wij een korte briefing gehad van de klant. Het is de bedoeling dat we deze briefing uit werken en meenemen in het uiteindelijke verslag dat ingeleverd moet worden. Naar aanleiding van deze briefing moeten wij ook een debriefing schrijven. Zakelijke communicatie Voor het zakelijke gedeelte van dit project moeten wij onder andere een factuur en een offerte maken. In deze documenten staat het hele financiële gedeelte en de tijd die wij hebben gestoken in het project. Ook moesten wij ook een orderbevestiging en voorcalculaties maken. Marketing Voor het vak marketing moeten wij alles over onze webwinkel op een rijtje zetten. Met het verdienmodel dat we gaan maken laten we zien hoe we geld gaan verdienen met onze website. Ook hoe we de website op de kaart gaan zetten laten we zien bij dit gedeelte. Op dit gebied van het project laten we o.a ook zien hoe we de website ongeveer willen hebben. Plan van Aanpak Bij het opzetten van een project moet je planmatig te werk gaan. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het plan van aanpak. Een plan van aanpak is een document dat een gedetailleerde beschrijving van een project geeft. Het is dus zeer belangrijk dat wij dit plan van Aanpak maken

7 PROJECTGRENZEN > Start van het project: 29 september 2014 Einde van het project: december > Budget: er is door de opdrachtgever een budget van 6000 euro beschikbaar gesteld. Tijdens de briefing van Ramon is ons verteld dat de website eind oktober opgeleverd moet worden. Dit is een fictieve datum, het uiteindelijke eindproduct word namelijk half november opgeleverd. Budget Voor het maken van de website krijgen wij een bedrag van 6000 euro toegewezen. Met dit geld moeten wij zorgen dat we een complete webshop maken, maar ook de uren die in het project worden gestoken kosten geld. Dit word allemaal verwerkt in de offerte en factuur. Rollen De rol van de mediamanagers is beperkt tot alles wat niet met het maken van de website zelf te maken heeft. Het zakelijke gedeelte, de planning en marketing wel. De Interactief Vormgevers gaan uiteindelijk aan de slag om de website daadwerkelijk op te bouwen. Randactiviteiten1 Wat doen we wel? 1) Het schrijven van een volledig uitgewerkt plan van aanpak 2) Het schrijven van een marktonderzoek (doelgroeponderzoek, ijkpersoon, SWOT-analyse) 3) Het uitwerken van de zakelijke communicatiemiddelen. 4) Ontwerpen van een prototype van de website. Wat doen we niet? 1) Het realiseren van een goed werkende website 2) Het maken van utieindelijke logo s en vormgeving Randvoorwaarden 1) Het eindresultaat moet voor de deadline worden opgeleverd. 2) Het project mag niet meer dan 6000 euro gaan kosten, mits de toestemming. 3) Er moet rekening worden gehouden met de risico s die al bekend zijn. Projectgrenzen - 6 -

8 TUSSENRESULTATEN Briefing De debriefing die gemaakt is naar aanleiding van de briefing van Ramon is een tussenresultaat. Op dit document staan de specifieke eisen van Ramon. De debriefing word dan ook gelezen door Ramon en goedgekeurd, als er eventueel nog aanvullingen zijn zou hij dit doorgeven. Vormgeving Om een beeld te schetsen hoe de website er uit gaat zien moeten wij een ontwerp maken. Op dit ontwerp staat hoe Ramon en wij de website willen. De Interactief vormgevers kunnen hier inspiratie op doen en een website opbouwen gebaseerd op ons ontwerp. Zakelijke Communicatie Hoe wij het budget gaan besteden en hoeveel uren wij werken aan de opdracht is ook een onderdeel van de tussenresultaten. We gaan alles bijhouden zodat we Ramon kunnen laten zien waar we mee bezig zijn en alle kosten kunnen uitleggen als hij hier naar vraagt. Plan van Aanpak Dit document behoort ook tot de tussenresultaten. Aan de hand van dit plan van aanpak kunnen we laten zien hoe we onze tijd gaan besteden en hoe we dit project willen aanpakken. Ook voor buitenstaanders moet het door dit plan van aanpak duidelijk zijn wat ons doel is, en hoe we deze gaan verwezenlijken. Marktonderzoek We hebben onderzoek moeten doen naar de bestaande partijen en nieuwe partijen. Hierin vindt je ook een social media marketingplan, een promotieplan en een verdienmodel. Verdienmodel Om te kunnen laten zien hoe we geld willen verdienen met de website maken wij een verdienmodel. Hierin staat uitgebreid beschreven over hoe wij het voor ons zien om geld te gaan verdienen

9 KWALITEIT Het eindproduct van het project 'Shop Till You Drop' - een webshop waarin drones worden verkocht - wordt nog gemaakt. Wel zorgen we ervoor dat de tussenproducten als de concurrentieanalyse en het doelgroeponderzoek van de juiste informatie voorzien om deze vervolgens met kwaliteit op te leveren. De tussenproducten hebben we allemaal laten nakijken door buitenstaanders om onszelf te verzekeren van het beste resultaat voor de klant. Verder hebben we flink wat vergaderingen gehad om te kwaliteit te blijven waarborgen. Kwaliteitsbewaking De kwaliteit wordt in alle tijden gewaarborgd door de projectleiders Peter Mulder, Fred Voss, Carla Kastelein en Wendy Boots. Zij bekijken al onze producten tijdens het bedenkproces om het beste uit deze webshop te halen. Al deze tussenonderdelen worden in de eerste week van november door dezelfde projectleiders definitief beoordeeld. Het eindproduct zal worden getest door middel van een usertest om zo de reactie van de potentiele bezoeker te achterhalen om deze wellicht te verbeteren na het eindgesprek. Kwaliteitseisen 1) De opgeleverde webshop bevat alle elementen die bij de briefing door de klant zijn opgegeven. 2) De webshop voorzien van alle punten die door de Nederlandse wetgeving zijn verplicht. 3) De webshop mag alleen maar rechtsvrije foto's bevatten om te riskeren boetes te ontlopen. 4) De webshop moet in zes hele weken (midden december) worden opgeleverd aan de klant. 5) De webshop moet origineel zijn en mag geen kopie zijn van een bestaande drone-webshop. 6) Alle uitgeschreven producten moeten worden gekeurd tijdens een zogenaamde pitch. 7) Alle uitgeschreven producten moeten worden voorzien van een soortgelijke vormgeving. 7) De webshop moet worden gebouwd door een interactief vormgever en goedgekeurd worden door een Mediamanagers voordat deze mag worden opgeleverd aan de klant. Faciliteiten 1) Op eigen locatie (thuis) waar de plannen verder worden uitgewerkt. 2) Op het Mediacollege Amsterdam waar zowel de briefing als pitch plaatsvindt. Software 1) Pages voor het uitschrijven van verschillende plannen, waaronder het plan van aanpak. 2) Microsoft Word voor het uitschrijven van plannen, waaronder ook het plan van aanpak. 3) Microsoft Excel voor het maken en berekenen van de calculatielijsten voor het project. 4) WordPress voor het bijhouden van je portfolio om de gemaakte producten te publiceren. 5) WIX.com om een goed beeld te geven van hoe de website er uit moet komen te zien. 6) Dropbox om de gemaakte documenten op te slaan en uiteindelijk te verzamelen. Normen en technieken 1) Werken volgens een systematische probleemaanpak. 2) Elkaar helpen bij problemen bij overmatig verzuim van plichten. 3) Het houden van contact met de opdrachtgever over de voortgang. Terugkoppelen op 1) De docenten van het Mediacollege Amsterdam 2) De interactief vormgevers die dit project realiseren

10 PROJECTORGANISATIE De organisatie van dit project wordt simpel gehouden, omdat er slechts twee projectleden aan De Vliegertjes meewerken. Het doel is om samen door middel van een juiste verdeling verschillende producten op te leveren om uiteindelijk samen met de interactieve vormgever de webshop uit te werken. Het productieteam van de organisatie MVAB Marketing & Communicatie bestaat uit Mike Vaandering en Anouk ten Boom. Mike gaat vooral over het financiële gedeelte van deze opdracht, terwijl Anouk haar tijd vooral besteedt aan het maken van verschillende onderzoeken, waaronder de concurrentieanalyse. Mike Vaandering Mike Vaandering heeft vooral affiniteit met het financiële gedeelte. Van de briefing tot aan de eerste aanbetalingsfactuur Ook heeft hij gezorgd voor het doelgroeponderzoek, een groot deel van dit plan van aanpak en de creatie van een mogelijke vormgeving. Mike is dagelijks te bereiken op zijn mobiele nummer ( ). Verder kan hij voor vragen altijd worden g d via Anouk ten Boom Anouk ten Boom zorgt vooral voor het zakelijke gedeelte binnen dit project. Ze heeft gewerkt aan een SWOT-analyse en verschillende andere onderzoeken. Ook heeft zij een groot deel van het plan van aanpak geschreven en diende zij ook als helpende hand van Mike. Anouk is dagelijks te bereiken op haar mobiele nummer ( ). Verder kan ze voor vragen altijd worden g d via De projectgroep komt vijf dagen per week bij elkaar. Mike regelt het financiële- en sociale gedeelte met de klant en zorgt dat een eventuele tussenpresentatie wordt gepland. Anouk regelt alles daaromheen

11 PLANNING Het is belangrijk om de deadline van het project ten alle tijden te behalen. Vandaar werken we met een planning, waarin de activiteiten staan ingeroosterd. Mocht er bij een onderdeel vertraging oplopen, dan zal de planning daar op moeten worden aangepast. Activiteitentabel voor productieproces Code Omschrijving Weken Kan pas ná A Uitdenken concept voor webshop n.v.t. 1 B Uitwerken concept voor webshop A C Prototype ontwerpen voor webshop 1 B D Bespreken en aanpassen van prototype C 2 E Definitieve website (webshop) bouwen D F Website op domeinnaam zetten 1 E G Website lanceren; oplevering aan klant 1 F Strokenplanning voor productieproces Code (A) Bedenkfase Code (B) Bedenkfase Code (C) Ontwerpfase Code (D) Ontwerpfase Code (E) Uitvoerfase Code (F) Uitvoerfase Code (G) Opleveringfase Week 46 Week 47 Week 48 Week 49 Week 50 Week

12 KOSTEN EN BATEN In de volgende begroting staan de kosten van het maken van de deelproducten voor het project. Vervolgens is ook de betreffende calculatielijst (calculatielijst 2) waarvoor de klant heeft gekozen toegevoegd aan dit plan van aanpak. Alle prijzen zijn exclusief BTW. Bij deze begroting is enkel rekening gehouden met het vooronderzoek, aangezien de rest van de kosten al is berekend in de voorcalculatie. Ook is er met dit project geen telefonisch contact gehouden, waardoor die kosten ook niet te vinden zijn in de onderstaande begroting. WERKZAAMHEDEN TIJD IN UREN UURTARIEF TOTAAL VOORONDERZOEK Briefing houden en uitschrijven 1 68,00 68,00 Plan van aanpak uitschrijven 4 68,00 272,00 Marktonderzoek uitschrijven 3 68,00 204,00 Logo en naam bedenken 1 68,00 68,00 Vormgeving naar wens aangeven 2 68,00 136,00 UITWERKINGTRAJECT Ontwikkeling webshop (versie 2) 81 68, ,00 SUBTOTAAL EXCLUSIEF BTW 6252,00 21 PROCENT BTW 1312,92 TOTAAL (INC. BTW) 7564,92 Op de volgende pagina van dit plan van aanpak zie je de 81 uur die in het uitwerkingstraject staan in de begroting geheel uitgewerkt. Daar staan ook vergaderingen en opleveringen in. Kosten berekent men tijdens dit project aan de hand van de volgende factoren: > Gemaakte werkuren > Aanleveren van documentatie als berekeningen, tekeningen en planningen > Gebruik van de facaliteiten > Gebruik van beschikbaar materiaal > Risico. Baten berekent men tijdens dit project aan de hand van de volgende factoren: > Een complete webshop > Responsive-website > Goed vindbaar in de zoekmachines > Proffesioneel design en CMS-systeem > Verkoopbare website (aan het publiek)

13 KOSTEN EN BATEN (2 door ons gekozen voorcalculatie) CALCULATIE DRONES WEBSHOP PREMIUM (2) UURTARIEF 68,00 ASSET TRAJECT ASSETS Uren Prijs Briefing 0:30 34,00 Debriefing 0:30 34,00 Vooronderzoek 5:00 340,00 VOORTRAJECT Offerte en factuur 4:00 272,00 Plan van aanpak 2:00 136,00 Calculatielijsten 1:00 68,00 TRAJECT Prijs CREATIEF TRAJECT Totaal 13:00 884,00 Visuele websiteconcepten 5:00 340,00 Functionele websiteconcepten 5:00 340,00 Visuele website ontwerpen 10:00 680,00 Functionele website ontwerpen 10:00 680,00 Ontwerpen van logo s 4:00 272,00 Aanbiedingenpagina ontwerpen 2:00 136,00 Totaal UITVOERINGSTRAJECT 36: ,00 Ontwikkelen van CMS-systeem 12:00 816,00 Aanschaffen van domeinnaam 00:30 34,00 Website op gekochte host plaatsen 03:00 204,00 Aanbiedingenpagina ontwikkelen 03:00 204,00 OPLEVERING WERKOVERLEG, MANAGEMENT EN PRESENTATIES Totaal Totaal 18: ,00 Oplevering van huisstijl 01:00 68,00 Oplevering van web shop 02:00 136,00 Oplevering van CMS-systeem 00:30 34,00 03:30 234,00 Bijeenkomsten 06:00 408,00 Conceptpresentatie 02:00 136,00 Eindpresentatie 02:00 136,00 Totaal 10:00 680,00 TOTAAL 81: ,

14 RISICO Tijdens het maken en uitvoeren van een project heb je altijd te maken met verschillende risico s zowel kleine als grote risico s. Je kunt deze risico s onderverdelen in twee categorieën. Interne en externe risico s. Interne risico s komen binnen het bedrijf of productieteam voor, terwijl externe risico s van buitenaf komen, bijvoorbeeld van de opdrachtgever. Intern > De planning wordt niet gehandhaafd Soms gebeuren er wat minder leuke dingen zoals ziekte of verzuim waardoor de planning niet wordt aangehouden en vertraging wordt opgelopen. Ook kan dit te maken hebben met laksheid, waarbij een of meerdere teamleden het allemaal wel op zich af laten komen en daardoor in tijdnood kunnen komen en de deadline wellicht niet behalen. > Onmogelijkheid in het projectontwerp Het loopt niet altijd zo voorspoedig als gehoopt. Ook in het projectontwerp kunnen nog talloze onverwachte fouten zitten. Deze moeten opgelost worden, maar dat kost wel meer tijd en geld. Vaak is dat ook qua planning lastig, omdat je hier in eerste instantie geen rekening mee houdt. > Onervarenheid binnen het projectteam Niet iedereen heeft evenveel ervaring met het bouwen van een webshop. Onervarenheid leidt tot langere werktijd aan een product, waardoor de gewenste planning in gevaar komt. Ook dit kan leiden tot extra kosten en extra tijd, waardoor de deadline wederom niet kan worden behaald. > Bestanden worden niet goed opgeslagen Uit haast vergeet je wel eens wat op te slaan. Dat is best stom, want je moet zelf het document opnieuw opzetten en schrijven en/of ontwerpen. Dat kost niet alleen extra tijd, want ook levert het ergernis op waardoor het tweede wel opgeslagen product vaak slechter is dan de eerste. > Producten worden niet geleverd, te laat of met onvoldoende kwaliteit Als de deadline in zicht is en er nog heel wat moet worden gedaan, dan slaat vooral stress toe. Producten worden afgerafeld waardoor er onnodig fouten worden gemaakt. Fouten maken kost in dit geval geld en tijd en beide is bij dit project niet veelvoudig aanwezig. > De deadline wordt niet behaald Een opeenhoping van de bovenstaande zaken of zelfs eentje daarvan kan leiden tot het onvermijdelijke: de deadline wordt niet behaald. Dit kost geld en je houdt er een ontevreden klant aan over. Want deadline is deadline en de klant is koning. Extern > Onvoldoende informatie van de opdrachtgever Opdrachtgevers zijn niet altijd even duidelijk, waardoor je soms in twijfel komt te zitten. Je moet vervolgens contact opnemen om zijn of haar mening te vragen over iets wat je wilt doen en waar hij of zij nooit over heeft gesproken, maar dat eigenlijk wel graag wilt. Hier gaat veel tijd inzitten. > Verandering van eisen door de opdrachtgever Ook zijn opdrachtgevers vaak niet de makkelijkste mensen. Ze willen waar voor hun geld en willen vaak nog middenin het productieproces iets heel anders. Hierdoor kan hij of zij je hele planning omgooien waardoor je veel regelwerk moet gaan verrichten. > Materiaal is niet beschikbaar Als de opdrachtgever een bepaald materiaal wenst, maar deze niet beschikbaar is, dan heb je een probleem. Vaak moet je contact opnemen om een ander materiaal aan te vragen bij de opdrachtgever, die natuurlijk niet meteen via zijn telefoon of op je reageert

15 > De gewenste faciliteiten zijn niet tot de beschikking Soms plan je iets in op een moment waarop de juiste/gewenste faciliteiten niet beschikbaar zijn. Naast dat dit een grote domper is, is het ook planningsgewijs erg lastig. Je moet de taak opnieuw inplannen op een ander moment en moet daar vervolgens je planning op aanpassen