Robin de Jong Mediacollege Amsterdam Opleiding Mediamanager 3 e Stageperiode

Transcriptie

1 Robin de Jong Mediacollege Amsterdam Opleiding Mediamanager 3 e Stageperiode

2 Inhoudsopgave Achtergronden...3 Debriefing...5 Projectactiviteiten...8 Projectgrenzen...9 Producten...9 Planning Kosten Technische specificaties Risico s Jurdische zaken Misbruik voorkomen

3 Achtergronden Opdrachtgever Dynamic Holland is een reisorganisatie die verschillende handelsnamen voert. Onder deze verschillende handelsnamen bieden zij reizen aan voor een aantal doelgroepen. Handelsnaam SingleSnow/ Sun SnowMania Dynamic Holland Gasthof Edelweisshaus Doelgroep Singles en alleengaande Jongeren (éénouder) families Actieve vakantiegangers Tabel 1: overzicht handelsnamen Dynamic Holland organiseert al bijna 30 jaar actieve groepsreizen. Van oorsprong organiseerde Dynamic Holland vakanties voor gasten uit de familie- en vriendenkring. Voor een aantrekkelijke prijs bezorgden zij hen een fantastische reis. Al snel raakten andere vakantiegangers geïnteresseerd in de sfeer en het concept van Dynamic Holland en kreeg de organisatie een echt bestaansrecht. Inmiddels is Dynamic Holland uitgegroeid tot een brede reisorganisatie voor diverse doelgroepen. Zij organiseren in de winter groepsreizen voor single en alleengaande 25plussers, jongeren en (éénouder) families. Daarnaast hebben zij in de zomer een gevarieerd reisaanbod voor singles en alleengaande. Alle reizen van Dynamic Holland zijn volledig verzorgd. Denk hierbij aan de reis per Royal Class bus of vliegtuig, verblijf op basis van halfpension en een 7-daagse liftpas inbegrepen in de reissom. Bij de individuele reisbeschrijvingen kunt u vinden wat wel en niet is inbegrepen bij de reissom. De organisatie richt zich op de B2C markt. Dit is een internationale aanduiding voor Business-to- Consumer (bedrijven aan consumenten). Dit betreft bedrijven die specifiek zaken doen met hun consumenten, zoals reisbureaus. pand Dynamic Holland heeft een ruim kantoor wat zich bevind in het oude van de Rabobank. Er werken 3 mensen. Het kenmerk van Dynamic Holland is een ongedwongen vakantie met veel vrijheid, waar de organisatorische zaken je uit handen worden genomen. Daarnaast onderscheiden zij zich door de persoonlijke omgang met de gasten. 3

4 Opdrachtnemer De opdrachtnemer is Robin de Jong. Robin loopt stage bij Dynamic Holland in Haarlem en is een 3 e jaars Mediamanager student aan het Mediacollege in Amsterdam. Wat wil de opdrachtgever? De opdrachtgever wilt dat er meer wordt gedaan met social media, want er is weinig gedaan het afgelopen jaar met social media en daar moet verandering in komen. We hebben het dan over de meerdere bedrijfspagina s van Dynamic Holland. Het gaat dan om Facebook, Instagram en Twitter pagina s. De bedoeling is dat er wekelijks minstens 4 berichten op elke Social Media platform komen. Het is de bedoeling dat met deze berichten indirecte reclame wordt gemaakt voor Dynamic Holland en dat de organisatie daardoor meer in contact komt met haar klanten. 4

5 Debriefing Aan Mevr. N. Doorenbos Van Robin de Jong Datum Vrijdag 16 oktober 2015 Betreft Debriefing Dynamic Holland Geacht mevrouw Doorenbos, Naar aanleiding van de briefing op donderdag 15 oktober 2015, stuur ik u hierbij de debriefing van Dynamic Holland. Tijdens de briefing heeft u mij van veel informatie voorzien. Met de debriefing kunt u controleren of dit allemaal klopt. Mocht u nog toevoegingen of wijzigingen hebben, dan hoor ik dat graag. Met vriendelijke groet, Robin de Jong 5

6 Het bedrijf Dynamic Holland is een reisorganisatie die reizen organiseert voor meerdere doelgroepen, waaronder singles, jongeren en (éénouder-)families. Zij hebben tevens ook hun eigen Gasthof in Königsleiten, Oostenrijk. Contactpersoon Contactpersoon is Noortje Doorenbos. Zij is hoofd commercie en administratie bij Dynamic Holland. Probleem, wens, vraag De wens van het bedrijf is dat er meer wordt gedaan met social media, want daar is te weinig mee gedaan de afgelopen jaren en daar moet verandering in komen. Hiertoe behoren de Facebook, Instagram en Twitter pagina s. De bedoeling is dat er elke week minstens 3 posts op elk social media platform komen. Met deze posts moet indirect reclame worden gemaakt voor Dynamic Holland en haar andere handelsnamen. Het is belangrijk om alle social media kanalen up-to-date te houden omdat dit een van de eerste ontmoetingen is die een klant met de organisatie is. Daarbij kijken veel mensen op Facebook voor belangrijke up-dates. Gewenst product De gewenste producten van het bedrijf zijn, een goed lopende Facebook, Instagram en Twitter pagina. Hiervoor is ook een handleiding nodig zodat dat alle posts in dezelfde stijl worden geplaatst. Doelgroep De doelgroep van Dynamic Holland zijn onder te verdelen in 4 groepen; Primaire doelgroep: - Singles of alleengaande van 25 tot 55 jaar Secundaire doelgroep - Jongeren van 14 tot 23 jaar - (éénouder)families - Volwassen tussen die 45 tot 70 jaar, die al jaren ervaring hebben op de piste of in de bergen 6

7 Gewenste sfeer/ uitstraling Uit de uitstraling van de posts moet blijken dat Dynamic Holland ongedwongen groepsreizen aanbied. De posts mogen nooit een negatieve lading hebben. Bestaand materiaal Het bestaande materiaal is een vaste huisstijl, Facebook, Instagram en Twitter pagina. Technische specificaties Het bedrijf moet de posts goedkeuren. Dit kan gedaan worden met het Social Media management tool Verder is er een laptop nodig en een internet verbinding. Budget Er is voor dit project geen budget vastgesteld. Dit hoofdstuk is daarom ook niet van toepassing. Tijdsplanning Wat moet er concreet worden gedaan? (Uit welke onderdelen bestaat het project, incl. activiteiten) - Begin met Plan Van Aanpak - 2 november Evaluatie/ Reflectie vlog 1 januari Deadline Social Media plan - 8 februari 2016 Overige afspraken - 7

8 Projectactiviteiten Voorbereiding In het bedrijf Dynamic Holland verdiepen SWOT- analyse Concurrentie analyse Een plan van aanpak schrijven Verdiepen in de branche van het bedrijf Toegang tot alle social media pagina s verkrijgen Realisatie Interessante artikelen zoeken op internet Facebook posts maken Twitter posts maken Instagram posts maken Visuels maken Contact houden met de opdrachtgever Ontwikkelingen binnen het bedrijf in de gaten houden Bijhouden marketing kalender Nazorg Bespreking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over het eindproduct 8

9 Projectgrenzen Projectleden zijn minimaal 4 dagen per week van tot beschikbaar. Op de werkvloer zijn ook nog andere werkzaamheden. Deze werkzaamheden zullen elkaar niet tegenwerken met betrekking tot personeel en benodigdheden. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups. Het werk word opgeslagen op de harde schijf en in Dropbox. De opdrachtnemer schrijft het Social Media plan maar is daarna niet meer verantwoordelijk voor het bijhouden van de Social Media kanalen. Producten Als resultaat van de voorbereidingsfase tot en met de evaluatie fase, worden de volgende producten opgeleverd: - Plan van aanpak voor Social Media plan - Het Social Media Plan Het Social Media Plan bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Inleiding 2. Over Social Media 3. 7 korte introductie 4. Doelstellingen 5. Social Media doelgroep 6. Tone of voice 7. Visueel 8. Content-ideeën 9. Promotiemiddelen 10. Protocol Hoe ga je om met nagetieve reacties 11. Extra tips voor social media 12. Algemene tips voor redactie social media 13. Interne verantwoordelijkheden en richtlijnen 9

10 Projectorganisatie Projectnaam: Opdrachtgever: Contactpersoon: Opdrachtnemer: Wie Taak Social Media plan Dynamic Holland Dynamic Holland N. Doorenbos R. de Jong (derdejaars mediamanager student) Robin de Jong Het uitvoeren van het project (opdrachtnemer) Bereikbaarheid // Beschikbaarheid Overlegmomenten Dinsdag tot en met vrijdag van tot uur Elke beschikbare werkdag indien nodig Wie Taak Noortje Doorenbos Contactpersoon namens Dynamic Holland (opdrachtgever) Bereikbaarheid // Beschikbaarheid Overlegmomenten Maandag tot en met vrijdag van tot uur Elke beschikbare werkdag indien nodig Archivering Alle posts die worden gemaakt zullen in een overzichtelijke map op de harde schijf van Dynamic Holland worden opgeslagen. 10

11 Planning

12 Kosten Voor dit project is geen budget vastgesteld. Deze begroting is fictief opgezet. Onderdeel Omschrijving Geplande uren Uurtarief (50,-) Totale kosten Voorbereiding Briefing (PVA) 1 50,00 Plan van Aanpak ,00 Marketing onderzoek ,00 Totaal 1300,00 Realisatie Social Media plan Materialen verzamelen Informatie verzamelen , , ,00 Totaal 1400,00 Afronding Vormgeving 8 400,00 Totaal 400,00 Totaal exclusief 21 % btw 3100,00 Totaal inclusief btw 3751,00

13 Technische specificaties Er moeten elke week minimaal 3 posts voor elk social media platform komen, dus Facebook, Instagram en Twitter. De posts mogen op Facebook niet meer dan 300 tekens en op Twitter en Instagram niet meer dan 140 karakters. Facebook Er moeten minstens 3 posts per week op Facebook komen, maar het mogen niet dezelfde onderwerpen hebben. Dit is een voorbeeld van de verdeling: 1 actuele post. De post moet wel betrekking hebben tot de branche (Max Verstappen in Kirchberg) 1 post die een bestemming uitgelicht 1 post met foto s of aanbiedingen ( bijvoorbeeld één gericht op vrouwen en één gericht op mannen) Ook zijn de afbeeldingen erg belangrijk op Facebook, daarom moeten er bij de posts afbeeldingen gemaakt worden met behulp van Photoshop. De meest ideale afmetingen voor Facebook zijn 808 x 808. Deze afmetingen moeten dan ook altijd aangehouden worden. Twitter Er moeten iedere week ook 3 posts op Twitter komen. De posts mogen niet te lang zijn. Het liefst een of twee zinnen en een afbeelding. De posts voor Twitter mogen dezelfde onderwerpen hebben als de posts op Facebook maar de verkort. Instagram Er moeten minstens 3 posts per week op Instagram geplaatst worden die de Facebook posts benadrukken. Dit moeten dan of de foto s zijn die op Facebook zijn gebruikt of sneeuw foto s in de winter of zon foto s in de zomer. Concurrentie analyse Er moet ook een concurrentie analyse gemaakt worden, waar duidelijk naar voren komt wie de concurrenten zijn en wat hun sterkte en zwakte punten zijn. Dit is handig voor Dynamic Holland, zodat ze precies kunnen zien wat hun concurrenten doen en daar op inspelen. Hootsuite Alle posts die gemaakt worden, die worden eerst in de social media management tool Hootsuite gezet. Hier kan je posts inplannen en kan de opdrachtgever de posts goedkeuren voordat ze online gezet kunnen worden. 13

14 Risico s Bij het maken van een Social Media plan bestaan verschillende risico s kijken. # Risico s Oplossing 1 Slechte communicatie Zorg dat van te voren goed is overlegt met de opdrachtgever wat de wensen zijn. En als er onduidelijkheden zijn, dat hier meteen achteraan gezeten wordt en er niet te lang mee wachten. 2 Bestand verloren Sla na elke aanpassing de bestanden op de harde schijf en in dropbox. Zodat als de harde schijf weer een keer crasht, er geen mogelijkheid is dat het bestand is verloren. 3 Te krap opgestelde planning Zorg dat je voor elke taak een week extra tijd inplant. Zodat je een beetje speling hebt. 4 Het openbaar worden van het bestand Zorg dat het bestand nooit online komt te staan of uitgeprint wordt. 14

15 Jurdische zaken Gebruiksrechten De gebruiksrechten zijn heel belangrijk, vooral gebruiksrechten van foto s. Veel foto s die op Google staan zijn auteursrechtelijk beschermd. Dus als je zo n afbeelding van Google op je bedrijfspagina zet, bestaat er een kans dan je te maken krijgt met auteursrechten. Gelukkig hoeft de opdrachtnemer zich hier geen zorgen over te maken, want zij krijgt toegang tot de foto s van Dynamic Holland. Het is echter geen probleem op een artikel of foto s te delen op Facebook. De meeste sites willen juist dat je hun artikelen zo veel mogelijk deelt. Omdat dit hun kan helpen met het bereiken van potentiele klanten. Toestemmingen De opdrachtnemer heeft toestemming nodig voor de posts die geplaatst worden voor Dynamic Holland. Dit kan dus in Hootsuite. Hier kan zij de posts inzetten als concept en vervolgens kan Dynamic Holland deze posts goedkeuren. Ook kunnen ze dan aangeven of het anders geschreven moet worden of een andere afbeelding toegevoegd moet worden. Verder heeft Dynamic Holland geen toestemming nodig, dit moeten ze alleen verlenen. Aan Facebook, Instagram en Twitter geven we bijvoorbeeld toestemming tot onze gegevens. Aansprakelijkheid De aansprakelijkheid van de posts ligt bij Dynamic Holland. Haar werknemers beoordelen de posts die uiteindelijk online worden gezet. 15

16 Misbruik voorkomen Er is weinig misbruik die we kunnen voorkomen. Facebook, Instagram en Twitter kunnen de posts en afbeeldingen gebruiken, dit is echter niet erg want dit zorgt ervoor dat Dynamic Holland meer bereik heeft. In elke afbeeldingen staat het logo van Dynamic Holland of een van haar merken. Stel dat andere organisaties de afbeeldingen willen gebruiken dan staat het logo alsnog in de afbeelding. Dit houdt het misbruik deels tegen omdat bedrijven geen reclame wil maken voor haar concurrenten. 16