Plan van Aanpak. Sinterklaasintochten MEDIACOLLEGE AMSTERDAM STAGEBEDRIJF: DICHTBIJ. Tanja Sierkstra

Transcriptie

1 MEDIACOLLEGE AMSTERDAM STAGEBEDRIJF: DICHTBIJ Plan van Aanpak Sinterklaasintochten Tanja Sierkstra

2 Debriefing... 3 Plan van aanpak... 6 Projectactiviteiten... 6 Projectorganisatie... 6 Planning... 7 Kosten... 8 Technische specificaties... 8 Juridische zaken... 9 Misbuik voorkomen... 9 Bespreek het plan van aanpak... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2

3 Aan Van Datum Betreft Simone Heemeijer Tanja Sierkstra 3 oktober Debriefing Sinterklaasintochten Geachte mevrouw Heemeijer, Naar aanleiding van de briefing op maandag 8 september 2014, stuur ik u hierbij de debriefing van de Sinterklaasintochten. Tijdens de briefing heeft u mij van veel informatie voorzien. Met de debriefing kunt u controleren of dit allemaal klopt. Mocht u nog toevoegingen of wijzigingen hebben, dan hoor ik dat graag. Met vriendelijke groet, Tanja Sierkstra 3

4 Bedrijf Dichtbij helpt mensen hun lokale doelen te bereiken en geeft de mogelijkheid tot een gesprek over zaken die zij relevant vinden. Op dichtbij.nl vindt u het lokale nieuws, uitgaanstips en evenementen, restaurants, vacatures, woningaanbod en nog veel meer uit uw omgeving. De kracht van Dichtbij is dat de lokale bewoner of ondernemer zelf kan meedoen door berichten, foto s of reacties te plaatsen op de site. Contactpersoon Naam: Simone Heemeijer - Content Medewerker/Marketeer adres: simone.heemeijer@dichtbij.nl Telefoon: Probleem/wens/vraag De marketing afdeling van Dichtbij wil bij zo veel mogelijk grote Sinterklaasintochten aanwezig zijn voor een fotoreportage. In iedere regio wil Dichtbij tijdens 2 intochten aanwezig zijn om de naamsbekendheid zo veel mogelijk te vergroten. Met ieder evenement krijgen de bezoekers die op de foto gaan een kaartje van Dichtbij waar op staat dat hun foto gratis van dichtbij.nl gehaald kan worden. Tijdens Sinterklaasintochten komt er een actie met deze kaartjes: op ieder kaartje staat een unieke code, deze code kan ingevoerd worden op de site dichtbij.nl/komeensdichtbij, hiermee maak je bijvoorbeeld kans op een weekendje weg incl. ontbijt. Dit wordt ook evenals gebruikt om de naamsbekendheid te vergroten. Gewenste producten Gegevens en beschikbaarheid van de fotografen o Overzicht van de fotografen en waar hun allemaal naartoe gaan Overzicht van alle intochten o Duidelijkheid over alle intochten verdeeld in de regio s Sinterklaas kaartje voor- en achterkant o Om uit te delen tijdens de fotoreportage zodat mensen weten waar de foto s te zien zijn en hoe ze kunnen winnen Punten brief voor de fotografen o Zodat het helemaal duidelijk is wat er van hun verwacht wordt Standaardmail voor de organisaties o Om aan te vragen of we welkom zijn 4

5 Doelgroep De Sinterklaasintochten hebben een hele brede doelgroep. Over het algemeen worden natuurlijk de kinderen op de foto gezet, maar die zijn er niet bewust van dat ze de foto terug kunnen zien op dichtbij.nl. De kaartjes worden daardoor gegeven aan de ouders, broers of zussen of misschien zelfs opa s en oma s van de kinderen. Hierdoor bereiken wij een doelgroep tussen de 15 tot 80 jaar. Communicatiedoelstelling Naamsbekendheid vergroten Doormiddel van het fotograferen van mensen die bewust op de foto gaan en ze daarna een kaartje te geven met de gegevens van Dichtbij erop wordt de naamsbekendheid vergroot. Omdat dit het hele jaar gedaan wordt hebben we tijdens de Sinterklaasintochten ook nog een winactie op de kaartjes, op deze manier gaan mensen nog sneller naar de site en wordt het kaartje niet zomaar weggegooid. Bestaand materiaal Voorbeelden van alle bestanden die de voorgaande jaren gemaakt zijn. Gewenste sfeer/uitstraling Richting de fotografen: informeel Richting de organisaties: formeel Budget Per fotoreportage krijgt de fotograaf een vergoeding van 50,- hier bovenop kunnen zij nog een bonus van 20,- krijgen. Dit is mogelijk als de fotograaf zich houd aan de gemaakte afspraken (minimaal 100 portretfoto s). Tijdsplanning Datum Taak 8 september Start project Week 38, 41, 44 Fotografen/organisaties mailen Vanaf 1 oktober Intochten bevestigen 15, 16, 22, 23 november Sinterklaasintochten 17, 24 november Intochten evalueren 1 december Project evalueren en afronden 5

6 Voorbereiding o Alle intochten van vorig jaar bekijken en besluiten of we de intochten dit jaar weer doen. o De intochten waar we weer heen willen in het cms zetten. o Eventueel nieuwe intochten zoeken. o Alle organisaties mailen/bellen met de vraag of we welkom zijn. o Alle fotografen mailen met de vraag welke dagen ze beschikbaar zijn. o Planning maken welke fotograaf waar naartoe gaat. o Tussendoor alles bijhouden, antwoorden, bellen, opnieuw mailen. o Sinterklaaskaartjes bestellen. o Puntenbrief naar alle fotografen sturen. o Kleppienieuwsflits naar alle fotografen + iedereen van Dichtbij versturen. Uitvoering o Fotografen maken de reportages. Afronding o Alle reportages evalueren en beoordelen. o Afronden. Simone Heemeijer Marketeer Stagebegeleidster o Al haar regio s in het systeem zetten. o Helpt met alles wat mij niet lukt of wat ik nog niet weet. o Sinterklaaskaartjes bestellen Josien van der Berg Marketeer Collega (niet langer werkzaam bij Dichtbij) o Al haar regio s in het systeem zetten. Selina Houwertjes Marketing stagiair HBO Collega o Helpt met het zoeken van eventuele nieuwe Sinterklaasintochten. Alle fotografen o Maken de fotoreportages.

7 Week nr. Week 37 8 t/m 14 september Week t/m 21 september Week t/m 28 september Week t/m 5 oktober Week 41 6 t/m 12 oktober Week t/m 19 oktober Week t/m 26 oktober Week t/m 2 november Week 45 3 t/m 9 november Week t/m 16 november Week t/m 23 november Week t/m 30 november Week 49 1 t/m 7 december Te doen Intochten van vorig jaar overnemen en in het CMS systeem zetten. Fotografen een mail sturen met alle info tijdens de intochten en de vraag wanneer ze beschikbaar zijn. Alle organisaties mailen met de vraag of we dit jaar weer welkom zijn. Als het nodig is, nieuwe intochten zoeken en deze een mail sturen. Vanaf 1 oktober intochten bevestigen. Organisaties/fotografen die nog niet gereageerd hebben een herinneringsmail sturen. Organisaties/fotografen die nog niet gereageerd hebben een herinneringsmail sturen. Puntenbrief naar de fotografen opsturen. Dit weekend zijn de eerste intochten, ervoor zorgen dat alles op tijd is afgerond voor dit weekend. Kleppienieuwsflits voor dit weekend versturen. Puntenbrief versturen. Reportages van afgelopen weekend evalueren. Dit weekend zijn de rest van de intochten, ervoor zorgen dat alles op tijd is afgerond. Keppienieuwsflits voor dit weekend versturen. Reportages van afgelopen weekend evalueren. Het hele project evalueren. Project afronden. 7

8 Begroting Aantal Per stuk Totaal Sinterklaaskaartjes ,03 990,00 Fotoreportages +/ , ,00 Totaal 4.690,00 Sinterklaaskaartjes stuks 5.5 x 8.5 cm Silk Machinecoated 200 grams FSC 2-zijdig in Full Color Genummerd van t/m Per 100 stuks bundelen Fotografen Foto s dienen gemaakt te worden met een professionele camera Minimaal 100 portretfoto s van mensen die bewust op de foto staan Alle reportage voor uur de volgende dag online hebben staan op Alle foto s horizontaal maken (verticaal wordt automatisch afgesneden) De foto s minimaal 3 maanden na de Sinterklaasintocht bewaren 8

9 Gebruiksrechten Iedere bezoeker van de site kan de foto s downloaden en gebruiken. Bij foto s die online geplaatst worden verwachten wij dat het logo op de foto blijft staan en/of er een naamsvermelding (Dichtbij en de fotograaf) bij wordt geplaatst. Alle fotoreportages waar de fotograaf een vergoeding voor krijgt zijn alleen bedoelt voor dichtbij.nl, de fotograaf mag de foto s niet op een andere site plaatsen zonder logo en/of naamsvermelding van Dichtbij. Toestemming Er wordt altijd toestemming gevraagd aan de organisatie of wij welkom zijn voor een fotoreportage. De fotografen vragen aan iedereen die op de foto gaat of zij dit willen, de bezoekers ontvangen dan ook een kaartje waar op staat dat de foto te zien is op dichtbij.nl. Aansprakelijkheid Op het moment dat een bezoeker niet tevreden is met een foto die op dichtbij.nl geplaatst is kan dit bij ons gemeld worden en zal de foto zo snel mogelijk van de site worden verwijderd. De foto s die gemaakt worden voor fotoreportages voor dichtbij.nl zijn alleen te downloaden met logo, op deze manier is het niet mogelijk om een foto op een andere site te plaatsen zonder logo. Alle fotografen zijn ervan op de hoogte dat zij de foto s alleen maken voor dichtbij.nl en geen foto s naar andere bedrijven mogen sturen. Als er bezoekers zijn die erg graag een foto zonder logo willen voor persoonlijk gebruik, dan is dat natuurlijk altijd mogelijk. Zij kunnen ons een mail sturen met de vraag of ze een foto mogen hebben, dan vragen wij de foto aan bij de fotograaf. 9