Plan van Aanpak. Sanne Plas MM3A Peter Mulder

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Sanne Plas MM3A Peter Mulder 1

2 Inhoud Debriefing 3 Achtergronden 6 Projectopdracht 7 Projectactiviteiten 9 Projectgrenzen 10 Kwaliteit 11 Projectorganisatie 13 Planning 14 Begroting 15 Risico s 17 2

3 Debriefing Bedrijf Zizzi is een kledinglabel voor plussize mensen. Dit houdt in dat zij kleding ontwerpen, produceren en op de markt brengen voor mensen met een maatje meer. Het wordt ook wel een grotenmatenmerk genoemd. Zizzi komt oorspronkelijk uit Denemarken maar wordt nu al in veel landen in Europa verkocht. Zizzi brengt elk jaar een Spring/Summer collectie en Fall/Winter collectie uit. Zizzi staat bekend als 1 van de hipste binnen de grotenmatenmerken. Contactpersoon & Functie Chanine Nijmeijer chnr@ball-group.com Probleem/vraag/wens Zizzi is bekend in Nederland maar wil graag nog bekender worden. En dan vooral onder de bloggers en stylisten. Ze willen graag de nieuwe Spring/Summer 16 collectie presenteren en daar extra aandacht voor. Gewenste producten Om de naamsbekendheid wat hoger te krijgen en de nieuwe collectie te presenteren wilt Zizzi een evenement houden. Hierbij wordt de nieuwe collectie gepresenteerd en wat verteld. Doelgroep De doelgroep van het evenement zullen vooral plussize bloggers zijn. Dit omdat zij over de nieuwe collectie kunnen schrijven en er hierdoor meer bekendheid komt voor het merk. Een tweede doelgroep zullen de stylisten van tijdschriften zijn. Tijdschriften als Margriet, Libelle, Flair etc. zijn tijdschriften die hiervoor geschikt zijn omdat die voor de wat oudere vrouw is. Stylisten zijn natuurlijk bepalend voor welke kleding geleend wordt. Hierdoor vormen zij een belangrijke factor om de kleding goed op de markt te zetten. Communicatiedoelstelling De nieuwe collectie op de markt zetten en daarmee meer naamsbekendheid creëren voor Zizzi. 3

4 Bestaand materiaal Voor het evenement is alleen een uitnodiging al gemaakt. Hiervoor moet alleen de tekst nog aangeleverd worden door ons. Voor de rest is er nog geen bestaand materiaal. Gewenste sfeer / uitstraling De sfeer en uitstraling zal helemaal worden geïnspireerd op de nieuwe collectie. De nieuwe collectie is gebaseerd op de Little House on the Prairie met een tintje van de Seventies erin verwerkt. Kleuren die veel voorkomen zijn gebrand rood, khaki groen, zand geel en oud roze. Technische specificaties Voor het evenement zal alles opgezocht moeten worden. Ik werk zelf op een Macbook en op kantoor met Windows. Natuurlijk moet er op het evenement ook van alles geregeld worden qua catering. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de keuken en gehuurde spullen van de cateraar. Budget Voor de catering is een budget van 400,- euro vastgesteld. Voor de rest zal er gebruik gemaakt gaan worden van de showroom van Bobbery, hiervoor hoeven we dus geen ruimte af te huren. Voor de aankleding is 600,- euro maximaal vastgesteld. De bedoeling is echter wel daar onder te blijven. Tijdsplanning Het event zal gehouden worden op 10 maart Hiervoor wordt er een uitnodiging verstuurd op 15 januari. Het concept en het idee wordt midden december naar het hoofdkantoor in Denemarken verstuurd. Er zal nog na gebeld gaan worden na het versturen van de uitnodiging. Tot slot komt er nog een laatste reminder. Overige afspraken Het hoofdkantoor levert de uitnodiging aan zodra wij de tekst hebben aangeleverd. Ook verwachten wij eind december een goedkeuring op het concept. Jouw visie op de te ontwikkelen productie Ik denk dat het een zeer goed idee is om zo meer naamsbekendheid te creeren voor Zizzi. Bloggers zijn een perfecte doelgroep om dit te doen. Ik vind het heel erg leuk dat ik de leiding krijg over dit project en ook daadwerkelijk iets neer kan zetten. 4

5 Een origineel idee dat realistisch en haalbaar is Het idee is misschien minder origineel maar zeker realistisch en haalbaar. Het budget is prima en hier valt heel wat moois uit te halen. Ik verwacht een geslaagd evenement. 5

6 Achtergronden Voor de nieuwe collectie van Zizzi is gevraagd om een evenement te houden. Dit evenement zal zijn om de nieuwe collectie voor de Spring/Summer periode te promoten en te showen. Het doel is om een Deens merk wat al bekend is in Nederland, nog bekender te maken. Hiervoor zal er een klein evenement gehouden worden voor bloggers en stylisten in Nederland. Opdrachtgevende organisatie Zizzi is een belangrijke naam in de plus-size fashion industrie sinds Met hun slogan We looove curves weerspiegelen zij de passie voor hun klanten en hun behoeften. Het is voor hun altijd een kwestie van focussen op de volgende generatie van coole curvy fashionistas die trots zijn op hun rondingen en houden van good-looking fashion. Met meer dan 120 concept stores en 1000 retailers hebben ze een brede kennis van de industrie. Zizzi is van oorsprong een Deens merk, maar is hard op weg om ook Noord- Europa te veroveren. Opdrachtnemer Ik ben zelf de opdrachtnemer in dit project. Ik zal de leiding nemen en krijgen over dit project maar daar natuurlijk wel aansturing in krijgen van mijn collega s. Sanne Plas is een 18-jarig meisje wat haar stage loopt bij Bobbery Amsterdam. Een PR-bureau voor fashion, lifestyle en interieur. Ik studeer aan het Mediacollege Amsterdam de opleiding voor Mediamanager. Ik zit in mijn laatste leerjaar en loop daarom stage om zo mijn laatste stappen voor het examen te leren. Projectleider De projectleider in dit project zijn mij stagebegeleiders. Ank de Vries & Saya Seesing runnen samen het bedrijf Bobbery Amsterdam. Ze zijn beide ervaren op het gebied van evenementen organiseren en zullen mij hierin dan ook begeleiden en helpen waar nodig. Ik zal hun ervaring hierin nodig hebben om het een zo geslaagd mogelijk evenement te maken. 6

7 Projectopdracht De opdracht is gegeven vanuit het Mediacollege Amsterdam. De opdracht is om een mediaproduct te maken als laatste deel van de beroepsopdrachten die behoren tot de afstudeerfase. Het project is een onderdeel wat gehaald moet worden om af te kunnen studeren aan het Mediacollege Amsterdam. Het is de bedoeling dat de stagiaires een mediaproduct leveren aan hun stagebedrijf. Het product moet iets betekenen voor het bedrijf en opleveren. Voorafgaand moeten er verschillende onderzoeken en analyses gedaan worden, bijvoorbeeld; doelgroep, concurrenten en vraag in de markt. Het mediaproduct zit in de event-branche, maar is ook gerelateerd aan de (online) print-branche. Het mediaproduct dat zal worden opgeleverd is een evenement. In dit evenement zal de nieuwe collectie van Zizzi getoond en gepromoot worden. Er zullen bloggers en stylisten aanwezig zijn. Hierdoor is het een evenement wat ook interessant is in de (online) print-branche. Met het evenement zal Zizzi meer naamsbekendheid krijgen in Nederland en de nieuwe collectie een goede start. Doelstellingen Zizzi is een Deens merk van oorsprong. Ze zijn hard op weg om ook Noord- Europa te veroveren, maar dit kan altijd meer. In Nederland is Zizzi al redelijk tot goed bekend onder de grotenmatenmerken. Dit zijn vooral dezelfde mensen. Dit betekent dat Zizzi niet bij iedereen zo bekend is. Doormiddel van een Blogger & Stylist evenement zal er meer naamsbekendheid komen voor het merk Zizzi. Het evenement zal gehouden worden om ook de nieuwe collectie te promoten en te laten zien. Hierdoor geven we de nieuwe collectie een extra goede kans om veel succes te maken, wat leidt tot meer verkoop. Natuurlijk zijn wij meer de kant van de media achter Zizzi. Doordat de nieuwe collectie gepromoot zal worden, wordt er ook meer gepubliceerd in tijdschriften en online. Dit levert weer meer media-aandacht op voor het merk. SMART Specifiek: Doormiddel van een evenement zal de nieuwe collectie gepromoot worden en meer naamsbekendheid komen voor Zizzi. Meetbaar: Het doel is bereikt als er na het evenement geschreven wordt over de nieuwe collectie en het merk, en er hierdoor uit publicaties blijkt dat het een stijgende lijn heeft. 7

8 Acceptabel: Dit project moet behaalt worden door de opdrachtnemer om haar eindstage te behalen. De opdrachtgever en opdrachtnemer nemen dit project dan ook beiden serieus. Er wordt van beide kanten verwacht dat er serieus aan het eindproduct gewerkt wordt Realistisch: Het doel is zeker haalbaar. Er zal voorafgaand aan het evenement veel tijd ingestoken worden in het voorwerk. Met een goede planning en duidelijke afspraken moet het doel zeker te behalen zijn. Tijdsgebonden: Het evenement zal 10 maart 2016 plaatsvinden. De oplevering van het evaluatiefilmpje zal zijn op 11 maart

9 Projectactiviteiten Om het mediaproduct op te leveren hebben we verschillende fases en verschillende activiteiten in het proces. Er moeten ook verschillende doelstellingen gehaald worden. Doelstellingen 1. Het leren organiseren van een evenement 2. Budget bewaken 3. Het leren van technische en creatieve keuzes maken. 4. Aan deadlines houden 5. Het samenwerken met externe bedrijven 6. Het leidinggeven in een project 7. Eisen van de klant uitvoeren volgens de behoeftes Fases Fase Wat Wie Voorbereiding Briefing Saya + Ank Debriefing Sanne Pla n n Onderzoeken Plan van Aanpak Sanne Sanne Realisatie Aanvragen offertes Sanne Uitnodigingen maken Gasten uitnodigen Moodboard maken Aankleding zoeken Spullen huren Sanne + Saya Sanne Sanne Sanne Sanne + Saya Afronding Reminder evenement Sanne Evenement uitvoeren Nabespreken Sanne + Klant + Saya + Ank Sanne + Klant + Saya + Ank 9

10 Projectgrenzen Start van het project: week 36, 2015 Einde van het project: week 10, 2016 Budget Voor het evenement is een er een budget van de klant Zizzi opgesteld. Dit gaat om 400,- euro maximaal voor de catering en 450,- euro voor de huur van spullen die nodig zijn om het event aan te kleden. Randvoorwaarden 1. Het evenement zal op 11 maart 2016 er moeten staan 2. Er moet een duidelijke planning zijn en ook gevolgd worden 3. Er zal op tijd een uitnodiging uitgestuurd worden, inclusief reminder en nabellen 4. Het budget zal goed bewaakt moeten worden 5. Er zal een evaluatie gehouden na het evenement Wat zal ik niet doen? Op het evenement zelf zal er woord gevoerd worden door de mensen van het hoofdkantoor van Zizzi. Dit is een voorbeeld van de planning van het evenement. Ik zal ervoor zorgen dat het evenement op rolletjes loopt maar ik zal niet het programma van het evenement verzorgen. 10

11 Kwaliteit Om de kwaliteit te behouden maken we bepaalde onderdelen en omschrijven we wat het inhoudt. Op deze manier kunnen we terug kijken wat elk onderdeel inhoudt en daarmee de kwaliteit checken en behouden. Wat Stage oriëntatie SWOT analyse Concurrentie analyse Omschrijving Om goed te weten waarvoor je het mediaproduct maakt en waarom, is voor onderzoek enorm belangrijk. Daarom doe je onderzoek naar het bedrijf waarvoor je te werk gaat en zoek je uit wat voor producten en/of diensten zij leveren Voor het marktonderzoek is een SWOT analyse belangrijk. Je moet weten hoe je in de markt staat en als bedrijf weten wat je zwaktes en sterke punten zijn, zodat hier aan gewerkt kan worden Je moet als bedrijf een doel voor ogen hebben. Er zullen in de markt altijd bedrijven zijn met hetzelfde doel als jouw bedrijf. Daarom moet je weten wat zij doen, om dit doel te bereiken en op deze manier kun je vinden waarin jij je onderscheidt of kunt gaan onderscheiden Onderzoek naar Om als bedrijf te groeien is het belangrijk om te weten ontwikkeling in het waarin je kunt groeien en ontwikkelen. Daarom moet je vakgebied weten wat er speelt in jouw branche Brainstormen Concept mediaproduct Debriefing Planning maken Opstellen van deadlines Met het brainstormen hebben we ervoor gezorgd dat we het eens zijn over het concept en met alle koppen dezelfde kant zijn opgericht Het volledig uitschrijven van het idee en het vormgeven tot een realistisch concept Met het afnemen van een debriefing bij de opdrachtgever geeft zij met een concept akkoord. Zij vertelt haar eisen en wensen waarmee ik tijdens dit project ga werken De planning is belangrijk voor het overzicht tijdens het project waar zowel de opdrachtgever en ik zelf op terug kunnen kijken Met als aanleiding van de planning, zijn deadlines belangrijk tijdens het proces. Als er aan meerder deadlines wordt gewerkt is 11

12 de kans op achterstand minimaal Taken die nog uitgevoerd moeten worden Offertes aanvragen Uitnodigingen maken Uitnodigingen versturen Mailinglijst maken Meeting cateraar Voor de catering en aankleding moeten er offertes aangevraagd worden bij verschillende bedrijven Voor het evenement heeft de klant zelf al een uitnodiging, echter zal de tekst door ons moeten worden opgezet De uitnodigingen zullen verstuurd worden via de mail. Dit houdt ook in een reminder en nabellen Om de uitnodiging te kunnen versturen moet er een mailinglijst worden opgesteld met de juiste mensen en daarvan hun adres. Dit moet worden afgewogen van welk tijdschrift welke stylistes etc. Er zal een afspraak komen met de cateraar om zo af te spreken wat de wensen zijn, het budget is en natuurlijk wat er mogelijk is De aankleding van het evenement zal moeten worden gehuurd en geleend. Hiervan moeten ook offertes worden Aankleding regelen opgesteld, bedrijven worden benaderd en spullen worden uitgezocht. 12

13 Projectorganisatie De organisatie van dit project bestaat uit het team van Bobbery Amsterdam. Dit is het PR-bureau van de klant, Zizzi. Het bureau wordt geleid door de eigenaresses Ank de Vries en Saya Seesing. Ik ben stagiaire bij het PR-bureau maar zal in dit project de leiding op me nemen. Ik ben daarom eindverantwoordelijke voor dit project. Ik zal natuurlijk wel zoveel mogelijk ondersteund worden door mijn collega s. Verantwoordelijke Sanne Plas is de verantwoordelijke voor dit project. Ik zal alle plannen, onderzoeken etc. schrijven met behulp van mijn collega s. Ik zal alle afspraken maken en offertes aanvragen waar dat nodig is. Ook zal ik het contact met de klant onderhouden en deze zoveel mogelijk op de hoogte houden van het voortgang binnen de organisatie. Ik zal het budget moeten bewaken, maar niet de betalingen doen. Collega s Mijn collega s die elke dag aanwezig zijn, zijn Ank en Saya. Zij zijn de eigenaresses van het bedrijf en zullen mij zoveel mogelijk ondersteunen in dit project. Zij zullen bijvoorbeeld ook de betalingen doen, omdat zij gaan over de financiën van het bedrijf. Dan heb je nog Luis. Luis is een freelancer die vaak helpt tijdens evenementen. Luis is in de aanloop naar het evenement ook een aantal dagen aanwezig. In deze dagen zal ik ook naar zijn mening vragen, van bijvoorbeeld de aankleding van het evenement. 13

14 Planning Activiteiten Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Onderzoeken maken Mediaproduct bepalen Voorstel mediaproduct Activiteiten Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Plan van aanpak schrijven Debriefing Activiteiten Week 11 Week 12 Week 13 Week 14 Week 15 Plan van aanpak schrijven Organisatie evenement Activiteiten Week 16 Week 17 Week 18 Week 19 Week 20 Plan van aanpak afronden Planning Organisatie evenement Activiteiten Week 20 Week 21 Week 22 Week 23 Organiatie evenement Activiteiten Week 24 Week 25 Week 26 Week 27 Klant contact Uitnodiging maken + versturen Offertes opvragen Meetings catering Activiteiten Week 28 Week 29 Week 30 Week 31 Maken evaluatie film Monteren + opleveren 14

15 Begroting Natuurlijk worden er ook uren gemaakt als projectleider. Daarom maken we een verwachten begroting van de uren die we in het project gaan steken. Hier bovenop komen nog de kosten van het evenement zelf. Dit is vastgesteld met een bepaald budget waar wij ons aan moeten houden. Dit gaat om in totaal 850,- euro. Hiervan is 400,- euro vastgesteld voor catering en 450,- voor de aankleding van het evenement Onderdeel Onderdeel Geplande uren Voorbereiding Debriefing (PVA) Onderzoeken naar doelgroep etc. Uur tarief (57,79) 1 57, ,74 Totale kosten Presentatie voorstel maken 6 346,74 Totaal 751,27 Realisatie PVA maken 6 346,74 Offertes opvragen 8 462,32 Aanvragen 8 462,32 van de aankleding Meetings met cateraar etc ,16 Totaal 1.502,54 Afronding PVA laten controleren + eventuele aanpassingen 3 173,37 Goedkeuren cateraar ,37 15

16 aankleding + levering Op de hoogte houden van de klant Uitnodigen van de gasten + reminder + nabellen Dag van het evenement 3 173, , ,32 Evaluatie van de dag ven het evenement met de klant 5 288,95 Totaal 1,733,70 Totaal Excl ,51 BTW 21% BTW 837,38 Totaal Incl. 21% BTW 4.824,89 16

17 Risico s Tijdens het maken en uitvoeren van een project heb je altijd te maken met verschillende risico s zowel kleine als grote risico s. Je kunt deze risico s onderverdelen in twee categorieen: interne en externe risico s. Interne risico s komen binnen het bedrijf of productieteam voor en externe risico s komen van buitenaf, bijvoorbeeld van de opdrachtgever. Intern Het onderschatten van het project Te makkelijk over het project denken waardoor er tijdnood kan ontstaan. En natuurlijk denken dat je alle tijd hebt, wat niet zo is. Hierdoor kan er tijdnood ontstaan en moet er alles op het laatste moment gedaan worden. Onervarenheid Doordat de opdrachtnemer niet ervaren is in alle taken die zij moet vervullen kan dit voor vertraging zorgen in het project. Ik heb nog nooit een evenement georganiseerd en daar de media achter gedaan. Ik ben dus vrij onervaren op dit gebied. Dit kan voor problemen en vertraging oplopen. En we weten wat zeggen tijd=geld. Onhaalbare planning Te veel taken op elkaar gepland. Als er iets verbeterd moet worden is hier amper tijd voor. Ook kan er vertraging opgelopen worden door ziekte etc. En je bent afhankelijk van anderen en het is de bedoeling dat iedereen zich aan de planning houdt. Dit gebeurd natuurlijk niet altijd omdat ook zij vertraging kunnen oplopen. Slechte communicatie Als er slecht gecommuniceerd wordt, kan er als gevolg miscommunicatie plaatsvinden en ontstaan er onduidelijkheden. Ik heb bijvoorbeeld hulp nodig van mijn medecollega s en zij hebben ook hun eigen taken waardoor zij ook druk zijn daarmee. 17

18 Extern Onduidelijke projectgrenzen Als er geen duidelijke afspraken worden gemaakt, is het niet duidelijk wat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer van elkaar kunnen verwachten. Dit kan invloed hebben op het eindproduct. Aanmeldingen blijven achter We spreken natuurlijk van een evenement. Voor een evenement heb je aanmeldingen en gasten nodig. We hebben niet een erg groot evenement, zeer klein zelfs, maar als aanmeldingen achterblijven komen we wel in een risicosituatie terecht. Als er bijvoorbeeld 5 mensen niet kunnen zullen wij dit erg merken, wat je op een groot evenement minder zal merken. 18