: Beschikbaar stellen van een krediet voor de 2 e fase van het project Volantis (WFM)

Transcriptie

1 Raad : 11 februari 2003 Agendanr. : 14 Doc.nr : B Afdeling: : Directie RAADSVOORSTEL Onderwerp : Beschikbaar stellen van een krediet voor de 2 e fase van het project Volantis (WFM) Toelichting Bij het lezen van het onderwerp denkt u wellicht waar gaat dit over? Weer iets nieuws met Volantis! Neen, wees gerust het gaat nog steeds over de implementatie van WFM, waarvoor uw raad bij besluit d.d. 2 juli 2002 voor de eerste fase een krediet beschikbaar heeft gesteld van ,-- Volantis is de Latijnse benaming voor vliegende vis. We werden op dit idee gebracht door de logo s van de Gemeente Heusden en Atos Origin te combineren. In de betekenis van het woord vonden wij dit een toepasselijke naam voor dit omvangrijke en strategisch zeer belangrijke project voor de doorontwikkeling van onze organisatie. Een naam die pakkend is en waar iedereen in onze organisatie wat bij voelt. Het is een naam die ook onderdeel is van een omvangrijk communicatie- en cultuurtraject in relatie tot WorkFlow Management (WFM) (eigen intranetsite, nieuwsbrieven, volantisspel etc). Wat treft u in of als bijlage bij dit voorstel aan? We hebben gekozen voor de hoofdlijn in het raadsvoorstel waarbij we de verdiepingsslag wegzetten in diverse bijlagen. In dit voorstel verwijzen we naar de betreffende bijlagen op het moment dat dit aan de orde is (cursief aangegeven). In dit voorstel gaan we op de navolgende aspecten in: Korte voorgeschiedenis De huidige stand van zaken en de contractafspraken overeenkomstig plan van aanpak fase 1. De vastgestelde evaluatie criteria (besproken commissie ABZ d.d. 10 oktober 2002) leggen wij naast de behaalde resultaten van de eerste fase van Volantis. De harde kant van de evaluatie over de periode tot Vooruitblik naar de activiteiten in fase 2 van Volantis (periode tot incl. vakantieperiode) met een kostenraming en wat voor ons de onderbouwing is wat tot die keuze heeft geleid. Een eerste impressie van de ontwikkeling in cultuur (houding, gedrag, de zachte kant) op basis van de ervaringen in het Volantis spel. 1/6

2 Korte voorgeschiedenis / de kaders U heeft met ons uitvoerig van gedachten gewisseld over nut en noodzaak van een dergelijk omvangrijk project. Tijdens de commissievergadering ABZ van 13 juni 2002 en de raadsvergadering van 2 juli 2002 werd op het scherpst van de snede gedebatteerd over projectmatig en procesgeorienteerd werken, scheiding van front- en backoffice de groei naar verdere invulling van de digitale organisatie. En niet onbelangrijk, wat hadden we al wel en niet moeten hebben voor ons geld (verwachtingen). Door het raadsbesluit van 2 juli 2002 heeft u het strategische belang van het Volantisproject onderstreept. Een project dat belangrijk voor onze inwoners in het zaken doen met hun gemeente (E-loket), maar ook belangrijk voor de doorontwikkeling van onze organisatie naar procesgeorienteerd en klantgericht werken met ondersteuning van zeer goede hulpmiddelen. Hetgeen uiteindelijk zal leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering en kostenreductie op processen. U heeft aangegeven het project niet in ineens uit te willen voeren, maar fasering aan te brengen in het uitvoeringsproces. Het moest wel een behapbaar traject zijn voor de organisatie. Het verzoek om een totaalkrediet ad ,-- heeft geleid tot een krediet voor fase 1 van ,-- + een subsidie van het ministerie van BZK van ,-- voor de periode tot en met De subsidie van BZK is verkregen vanwege het innovatieve karakter van dit Volantisproject. Op gaan we met het project fase 2 in waarvoor we de periode tot hanteren (incl. vakantieperiode 2003). In de periode juni, juli, augustus 2003 zullen we het voorstel voor de 3 e fase voorbereiden en aan u in de raadsvergadering van 30 september 2003 voorleggen. Wij willen dan een doorkijk maken naar de activiteiten voor de periode tot 1 e kwartaal Vragen als wat kunnen we op dat moment met onze eigen mensen uitvoeren en waarin hebben we ondersteuning nodig van onze partner in dit traject Atos Origin willen we op dat moment wel proberen duidelijk te hebben. Zeker is wel dat we specialistische ondersteuning nodig zullen hebben. Het is tegen die tijd ook gewenst om inzicht te hebben in de financiële structurele inbedding in de begroting omdat we praten over onze reguliere bedrijfsvoering. De huidige stand van zaken en de contractafspraken overeenkomstig plan van aanpak fase 1. In fase 1 hebben we de basis gelegd voor digitaal werken. Werken met digitale documenten (=DIS) levert direct voordelen op. Daarnaast introduceerden we een WorkFlow Managementsysteem, waarmee we in principe al onze werkprocessen kunnen ondersteunen. We kunnen betere controle hebben over het onderhanden werk. Bovendien kunnen we onze klanten sneller en adequater informeren. Vanuit het algemene WFM kunnen werkprocessen eventueel verder uitgewerkt worden, waardoor de sturing van het proces en de informatievoorziening nauwgezetter en gedetailleerder kan plaats vinden. Het algemene WFM systeem heeft op dit moment nog een sterk intern karakter, d.w.z. vooral gericht op het behalen van efficiëntie. Reeds in fase 1 hebben we aan deze basis een extern gerichte component toegevoegd, te weten: de mogelijkheid tot interactie via het internet. 2/6

3 Door de extern projectleider van Atos Origin wordt periodiek een voortgangsrapportage uitgebracht. In bijlage 1 treft u de actuele voortgangsrapportage aan per 2 december Op detailniveau wordt ingegaan op de onderwerpen zoals we die in het contract voor fase 1 zijn aangegaan. De technische evaluatie criteria In de commissie ABZ van 10 oktober 2002 zijn de evaluatiecriteria besproken, die vooral gericht zijn op de harde kant van het proces. Is er geleverd overeenkomstig de verwachtingen? Het antwoord op deze vraag is ja. Er dienen wel een tweetal opmerkingen te worden geplaatst. De mogelijkheid tot interactie via het internet is in week 2 van januari 2003 gereed. Aangezien inwoners via het internet / website direct contact hebben met onze systemen is het van groot belang om de beveiliging van die systemen perfect te regelen. Het realiseren van een goede infrastructuur inclusief een geavanceerde beveiliging vraagt extra tijd. De onderdelen en functies zullen voor 1 april 2003 beschikbaar zijn voor onze inwoners. Tijdens de commissie vergadering van 16 januari 2003 willen wij u het prototype door middel van een korte presentatie tonen. Het geeft u een exact beeld waarmee de gemeente Heusden zich naar de burger kan presenteren in het digitaal zakendoen. Afgehandelde documenten worden vanuit de Workflow aangeboden aan het archief. Dit is verregaand geautomatiseerd. Tijdens fase 1 ontstond ook de behoefte om de procesgegevens, die aan het elektronisch dossier gekoppeld zijn te archiveren. Juist hierin ligt kostbare informatie voor de organisatie over de afhandeling van een dossier. Door deze informatie goed en toegankelijk op te slaan werken we als het ware aan een collectief geheugen. Deze extra functionaliteit wordt meegenomen in de integratie tussen Workflow en archief. De realisatie van deze integratie vraagt extra tijd. De oplevering hiervan is gepland voor 1 februari Door de intern projectleider is een rapport uitgebracht over de technische kant van het project. In bijlage 2 treft u de actuele voortgangsrapportage aan per 2 december Op detailniveau wordt ingegaan op de criteria voor de technische evaluatie. Vooruitblik naar de activiteiten in fase 2 Fase 1 laat zich het best karakteriseren als een periode waarin we sterk intern gericht zijn geweest. We hebben ons gericht op het goed neerzetten van de basis en het in gang zetten van een veranderproces. Dit veranderingsproces moet uiteindelijk leiden tot concrete resulaten voor onze inwoners. Resultaten die zichtbaar zijn door digitale dienstverlening. De inwoners kunnen via de website processen opstarten en informatie verkrijgen over de stand van zaken van hun (aan)vraag, naarmate we verder komen in het digitaliseren van processen. We starten met enkele producten om het noodzakelijke overzicht te kunnen behouden. Door te werken vanuit een solide basis kunnen wij in het voorjaar 2003 echte digitale dienstverlening aanbieden. En juist daarin verschilt onze aanpak sterk met die van andere gemeenten. Diverse gemeenten bieden de mogelijkheid van digitaal zaken doen via het zogemaande E-loket. Echter alle handelingen stoppen bij de voordeur. Na ontvangst van het digitale bericht / verzoek komt er een print welke op traditionele wijze afgewerkt gaat worden. Wij doen dat anders. Het digitale verzoek van de burger pakken we via de Workflow (werkstroombeheersing) digitaal op en ronden het af. Hierin onderscheiden wij ons nadrukkelijk van andere gemeenten. Voor de 2 e fase richten we onze blik naar buiten. Voor de inwoners van Heusden moeten de komende inspanningen merkbaar resultaat opleveren. 3/6

4 Alleen dat aspect legitimeert materiële en immateriële steun van uw raad. Wij willen wel enkele kanttekeningen maken. De basis voor digitaal werken is gelegd. In 2003 zullen wij op basis van de ervaringen veranderingen gefaseerd invoeren. Het verdient alle aandacht om zaken echt af te hechten en het gebruik en beheer goed te borgen in de organisatie. Door de interne projectleider is een inventariserend onderzoek gedaan naar producten die door o.a. Dordrecht en Enschede (ook gemeenten die voorop lopen) via internet worden aangeboden. Bijlage 3 geeft een opsomming. Wat betekent ondersteuning door WFM voor geselecteerde werkprocessen? Of concreter gevraagd: 1. Welke mogelijkheden bieden we onze inwoners om digitaal zaken met ons te doen? Wat zijn de voordelen voor de klant en voor de organisatie? 2. Welke efficiëntiewinst (voor de organisatie) valt te verwachten? We trachten de voordelen te kwantificeren door het criterium tijd te hanteren. Voor de klant is de doorvertaling vooral meer gemak, voor de organisatie een hogere efficiëntie. In bijlage 4 wordt vorenstaande hoofdlijn verder uitgewerkt, waarbij een eerste doorkijk wordt gegeven naar mogelijkheden van efficiency winst, die zich in onze organisatie als eerste laat vertalen in het afnemen van een bovenmatige druk op de formatie. In bijlage 6 treft u een opsomming aan van de activiteiten die we voornemens zijn uit te voeren in fase 2 Een eerste impressie van de ontwikkeling in cultuur (houding, gedrag, de zachte kant) op basis van de ervaringen in het Volantis spel. De enige constante factor in onze omgeving is verandering. Deze uitspraak geldt tegenwoordig zeker voor de gemeente Heusden. Veranderen kan lastig zijn, maar is wel noodzakelijk. Wie stil blijft staan in een veranderende omgeving, verliest aansluiting. Volantis betekent straks voor steeds meer medewerkers een nieuwe manier van werken. Om aandacht te besteden aan deze veranderingen, is een communicatietraject opgezet. Met communicatie wordt bij de medewerkers stap voor stap de juiste beeldvorming over Volantis gecreëerd en stimuleren we begrip, vertrouwen en participatie. Het doel hiervan is dat de medewerkers straks op een gemotiveerde wijze aan de slag gaan met Volantis. Op 19 december 2002 heeft u kennis kunnen maken met één van de instrumenten die we inzetten om begrip, vertrouwen en participatie te creëren. Daarnaast is er een digitale nieuwsbrief, de volantiswebsite, workshops en een klankbordgroep. Met opvattingen wordt rekening gehouden. In bijlage 5 treft u een eerste impressie van het bouwen aan draagvlak binnen de organisatie aan. Een aantal medewerkers geeft in een interview aan wat WFM voor hen betekent, waar we op moeten letten, waar valkuilen zitten etc. In het 2 e kwartaal 2003 komen we met een uitvoerige evaluatie over draagvlak, cultuur en gedragsaspecten bij u terug. Financiële paragraaf Op basis van de oorspronkelijke prijsopgaaf zijn de kosten geraamd op ,--, inclusief BTW. Omdat door inzet van eigen personeel in dit traject een te realiseren besparing is berekend van ,-- zijn de noodzakelijke kosten nader bepaald op een bedrag van ,-- incl. BTW. Voor fase 1, die op 31 december 2002 wordt afgerond, is op 2 juli j.l. een krediet van ,-- beschikbaar gesteld. Voor de 2 e fase, die loopt van 1 januari tot 1 augustus 2003 is thans ,-- benodigd. 4/6

5 Evenals bij de eerste fase kan het bedrag ten laste worden gebracht van de algemene reserve. Met deze uitname is bij de begroting 2003 reeds rekening gehouden. Atos Origin heeft een offerte uitgebracht tot een totaal bedrag van ,-- Hierop is een korting bedongen van 15% ad ,80,-- zodat een bedrag resteert voor de periode tot van ,20,-- excl. BTW. Met BTW hoeft nu geen rekening te worden gehouden omdat dit gecompenseerd kan worden via het BTW compensatiefonds. De offerte is opgebouwd uit drie hoofdcomponenten, bestaande uit: Verdere doorontwikkeling WFM Verdere ontwikkeling en operationeel maken van de webapplicatie (zaken doen via het internet met de gemeente) Overige inzet met betrekking tot dit project De componenten zoals voornoemd komen overeen met de voornemens zoals die gemaakt zijn bij de eerste offerte. Er resteert nu een bedrag van ,20 = ,80,-- Wij stellen u voor om dit bedrag aan het krediet ad ,20,-- toe te voegen als een stelpost onvoorzien. In bijlage 6, welke voor u vertrouwelijk ter inzage ligt, treft u de offerte van Atos Origin aan met een specificatie van de kosten per onderdeel (pagina 14)van de uit te voeren werkzaamheden. Advies raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering van 16 januari 2003 advies uitgebracht over dit voorstel. De commissie adviseert positief. Het stuk wordt op de A-lijst geplaatst. Voorstel Een krediet van ,--beschikbaar stellen voor de 2e fase van de doorontwikkeling van het project Volantis (WFM) voor de periode tot Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: TER INZAGE: Conceptbesluit Bijlagen 1 t/m 5 (reeds in uw bezit) Bijlage 6 (vertrouwelijk) De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: Bert Jansen 5/6

6 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 11 februari 2003; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 december 2002, doc.nr. B ; b e s l u i t : Een krediet van ,--beschikbaar stellen voor de 2e fase van de doorontwikkeling van het project Volantis (WFM) voor de periode tot Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 februari 2003; De raad voornoemd, de secretaris, loco de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 6/6