OplegvelRaadsvoorstel inzake tijdelijke huisvesting van de dienst

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Stedelijke ontwikkeling en Beheer Raadsnummer 07.R22I2.OOI Inboeknummer o7bstor6ss Beslisdatum BSP Sr juli 2007 Dossiernummer 7.SoS6 OplegvelRaadsvoorstel inzake tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer 1 Samenvatting Op 16 mei 2006 hebben wij vastgesteld dat de huidige huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer niet meer voldoet. Naar aanleiding daarvan is onderzocht in hoeverre de herhuisvesting kon worden ingepast in de gemeentebrede herhuisvesting, die voortvloeit uit de gemeentebrede organisatieontwikkelingen rond externe orientatie, integratie en integrale gebiedsgerichte aanpak. Geconcludeerd is dat de huidige huisvestingssituatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer het meeliften met deze gemeentebrede ontwikkelingen in de tijd niet toelaat. Gehoord de commissie bestuurlijke en economische zaken hebben wij gekozen voor een tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer in het Kennedy Business Centrum. De financiele consequenties van deze tijdelijke huisvesting vragen om besluitvorming van uw raad. 2 Bijlage(n) Geen.

2 gemeente Eindhouen Dienst Stedelijke ontwikkeling en Beheer Raadsnummer 07. R22 Z 2. OOI Inboeknummer o7bstor6ss Beslisdatum B5MT Sr juli 2007 Dossiernummer 7.SoS6 Raadsvoorstel inzake tijdelijke huisuesting uan de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer 1 Inleiding Op 16 mei 2006 hebben wij vastgesteld dat de huidige huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer niet meer voldoet. Naar aanleiding daarvan is onderzocht in hoeverre de herhuisvesting kon worden ingepast in de gemeentebrede organisatieontwikkelingen, die leiden tot vele verschuivingen welke tot een herbezinning van de gemeentelijke huisvesting nopen. Geconcludeerd is dat de huidige huisvestingssituatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer het meeliften met deze gemeentebrede ontwikkelingen in de tijd niet toelaat. Daarom dient in een tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer te worden voorzien. 2 Wat willen we bereiken Op korte termijn de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer inclusief de ontwikkeling van de sector Vergunningverlening, Handhaving en Toezicht (VTH) van adequate huisvesting voorzien, door middel van het aangaan van een overeenkomst met de ontwikkelingscombinatie KBC, te investeren in deze locatie om te voldoen aan de gestelde kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen en dit te doen binnen de voorgestelde financiele kaders. Daarbij willen we met de huisvesting van dit onderdeel van de gemeentelijke organisatie het realiseren van de ambities op het gebied van de dienstverlening ondersteunen. Deze korte termijn oplossing dient in het perspectief van een lange termijn oplossing voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie geplaatst te worden. Deze operatie kan met de opgelegde kwaliteits- en personele verplichtingen niet budgettair neutraal worden afgewikkeld en vergt derhalve besluitvorming van uw raad. 3 Wat gaan we daarvoor doen In de commissie bestuurlijke en economische zaken is aan de hand van een discussienotitie over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie de huisvestingssituatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer besproken.

3 Raadsnummer 07.R22I2.OOI De huidige huisvesting van de gemeentelijke organisatie in een aantal van de panden vraagt op zich om een herbezinning, omdat het huurcontract van een aantal panden afloopt en omdat het op onderdelen inadequate en weinig moderne huisvesting betreft. Daarnaast zijn het meer ontwikkelingen die ertoe leiden de totale huisvesting van de gemeentelijke organisatie te heroverwegen, organisatieontwikkelingen die leiden tot vele verschuivingen, zoals de ontwikkeling van De Nieuwe Dienst en de ontwikkeling van het Werkplein Mercado tot een regionaal bedrijfsverzamelgebouw, de krachtenbundelingen van ondersteunende taken in een Middelendienst en de bewegingen die rondom de verdere ontwikkeling van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling gaande zijn. Daarnaast vragen ook operaties als Verantwoord Vernieuwen, Goed Geregeld en de oprichting van de sector VTH, het Veiligheidshuis en integrale veiligheid en de ontvlechting van Gemeentelijke Gezondheidsdienst en Brandweer om herbezinning op de huisvesting. De herhuisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer is in dit te ontwikkelen huisvestingsperspectief van de lange termijn bezien. In dat kader heeft uw commissie voor de oplossing van het huisvestingsprobleem voor de korte termijn een unanieme voorkeur geformuleerd voor tijdelijke huisvesting in het KBC. Deze keuze hebben wij verder uitgewerkt waarbij recente ontwikkeling zijn meegenomen. We denken hierbij met name aan de ontwikkeling van de sector VTH die op korte termijn zijn beslag krijgt en om adequate huisvesting vraagt. 4 Wat kost het Oplossen van het korte termijn vraagstuk moet in de huisvestingsperspectief van de lange termijn worden bezien. Op basis van dit lange termijn perspectief is er op 20 januari 2006 door de commissie een voorkeur geformuleerd voor de korte termijn oplossing. Op 6 februari 2007 hebben wij op basis van de toen geldende inzichten opdracht gegeven het huurvoorstel van KBC C.V., de inrichting van het te huren object en de financiele kaders verder uit te werken. Uitgangspunten daarbij waren, zoals ook in de commissie zijn gepresenteerd, een ruimtebehoefte voor 420 formatieplaatsen, gesitueerd op 416 werkplekken, met een investeringsraming van ,ÃćâĆňâĂİ voor de inrichting. Bij het uitwerken van de opdracht van het college zijn er twee parallelle trajecten opgestart enerzijds het omzetten van de huuraanbieding naar een huurovereenkomst, anderzijds het uitwerken van de investeringsraming naar een investeringsbegroting. Bij de uitwerking van de huuraanbieding naar een huurovereenkomst was een tegenvaller te verwerken door een niet voorzien btw probleem, een tegenvaller met betrekking tot het fietsparkeren en onduidelijkheden ten aanzien van de profit

4 E ,ÃćâĆňâĂİ. Raadsnummer 07.R22I2.OOI sharing P1. Deze drie verschillen zijn de belangrijkste oorzaak voor een kostprijsverhogend effect van ,ÃćâĆňâĂİ per jaar met betrekking tot de contractkosten huurovereenkomst. Op 4 april 2006 is de investeringsraming definitief omgezet naar een investeringsbegroting. Hieruit blijkt dat de aanvullende eisen met betrekking tot de kwaliteit van een aantal investeringen, er voor zorgen dat de geraamde kosten te laag zijn ingeschat voor de posten "63 ICT", "64 beveilig" en "31 inrichting". Een specificatie van de hogere kosten wordt gevonden in het onderstaande overzicht. Databekabeling, om veiligheidsreden moet er een volledige separate bekabeling door het gebouw worden getrokken. Telefonie zijn te laag geschat. Kosten BRE (Breedband Regio Eindhoven), er is geen rekening gehouden dat er een aparte aansluiting op het gebouw moet komen. Lannetwerk, er is geen rekening gehouden met de aanleg van een lannetwerk, wat wel noodzakelijk is voor de gemeentelijke dienstverlening. Toegangscontrole. Camera, vanwege mogelijke aanwezigheid van gevoelige documenten moet er cameratoezicht aanwezig zijn, hier is bij de raming geen rekening gehouden. Aanpassen waterinstallaties ten behoeve van koffieautomaten, er wordt gebruik gemaakt van meer verdiepingen dus moeten er meer aansluitpunten komen. Realisatie van een balie ten behoeve van de loketfuncties. Twee pantry s per verdieping, er wordt gebruik gemaakt van meer verdiepingen dus moeten er meer pantry s geplaatst worden. De totale kosten voor deze posten blijken (door de aanvullende eisen) uiteindelijk E ,ÃćâĆňâĂİ hoger te zijn dan van te voren was voorzien. De sector ICT geeft aan dat deze kosten bij elke verplaatsingsoperatie van deze omvang hetzelfde zullen zijn. De gevolgen van het hoger begroten voor de totale begroting vallen nog hoger uit door hogere posten voor de "Algemene Kosten, Winst & Risico" (10 /o van de aanneemsom), voorbereidingskosten (8a/o van de aanneemsom) en de post onvoorzien (5)o van de aanneemsom). De totale begroting voor de investeringen in het gebouw en de inrichting (exclusief meubilair) valt hiermee E ,ÃćâĆňâĂİ hoger uit dan de raming en komt uit op De verhuiskosten zijn niet meegerekend in de originele raming, de reden hiervoor ligt besloten in het feit dat er reeds dekking aanwezig was voor deze post binnen de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, voor de transparantie is deze nu wel meegenomen in de begroting (zie pagina 6). Op 8 mei 2007 behandelde wij de vraagstukken rondom de sector VTH. De besluitvorming rondom dit dossier heeft tot gevolg dat er de gehanteerde

5 Raadsnummer 07.R22I2.OOI uitgangspunten, zoals die bekend waren op 6 februari 2007, niet meer gehanteerd kunnen worden. Immers de organisatorische aanpassing leiden tot een totale huisvestingsvraag van 543 werkplekken. Gerelateerd aan de oorspronkelijke opstelling van 6 februari is dit een toename met 127 (= 30a/o) werkplekken. Dit had gevolgen voor zowel de uitwerking van de huurovereenkomst als de vaststelling van de investeringsbegroting. In het besluit van 8 mei 2007 hebben wij ingestemd met de realisatie van de sector Vergunningen, Toezicht en Handhaving als sector binnen de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer en daarmee de omvang van dit organisatieonderdeel tevens vastgesteld op 148,1 formatieplaatsen, vertaald in 165 medewerkers. Deze sector kent daarmee een groei van 96 medewerkers. De omvang was daarvoor voornamelijk bepaald door de sector Bouw- en Woningtoezicht met een personele omvang van 69 medewerkers. Deze groei betreft overigens geen volledig autonome toename, maar komt grotendeels uit andere (gemeentelijke) organisatieonderdelen voort. De leverende diensten zijn: de dienst Algemene en Publiekszaken met 33 medewerkers, de Milieudienst Regio Eindhoven met 32 medewerkers en de dienst Brandweer met 22 medewerkers. Voorts vindt er een autonome toename plaats van 8 medewerkers van buiten en 1 vanuit de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer zelf. Ook zijn wij voornemens de sector Vastgoed van de dienst Algemene en Publiekszaken over te hevelen naar de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. Hoewel formele besluitvorming hierover nog moet plaatsvinden is bij de herhuisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer rekening gehouden met een transitie van de sector Vastgoed naar de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. Dit houdt in dat 30 medewerkers eveneens in de SOB-organisatie worden ondergebracht. In het kader van de ontwikkeling van de Middelendienst en de daarin opgenomen centraal te organiseren ondersteunende onderdelen wordt voorgesteld om vanuit de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, sector Controlling een 10-tal medewerkers toe te voegen aan de Centraal Financiele Administratie van de Middelendienst. Deze organisatorische aanpassingen leiden tot een totale huisvestingsomvang van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer van 543 werkplekken. Gerelateerd aan de oorspronkelijke opstelling is dit een toename met 127 (= 30a/o) werkplekken. De gevolgen van onze beslissing van 8 mei 2007 op de huurovereenkomst/investeringskosten zijn evident, voor meer mensen zijn meer: 1 werkplekken nodig; 2 parkeerplaatsen nodig; 3 investeringen nodig. Daarnaast ontstaan er frictiekosten op de locaties die achterblijven. Deze worden op 1 jaar leegstand geraamd en bedragen ,ÃćâĆňâĂİ (eenmalig).

6 Raadsnummer 07.R22I2.OOI Ad l Werkplekken. Meer mensen huisvesten betekend uiteindelijk dat er meet vierkante meters nodig zijn om deze te kunnen huisvesten. Om een gebouw efficient in te kunnen delen heeft een moderne werkplek gemiddeld in Nederland een omvang van 18 m Bruto Vloer Oppervlak (BVO) nodig (in het TD-gebouw is dit 26 m ). In de situatie voor 8 mei 2007 werd voor de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer uitgegaan van 21,5 m per werkplek. Met de nieuwe opgave van extra werknemers voor de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer is er geprobeerd deze te faciliteren in het KBC, het geniet de voorkeur om de gehele dienst op een locatie te huisvesten. Door een kleiner stramien te gebruiken van 19,0 m per werkplek is het mogelijk om op een efficiente manier het gebouw in te richten en de SOB-opgave te laten passen in het KBC. Hiervoor moet wel een aanpassing in de verhouding archiefruimte/kantoorruimte worden gedaan. De additionele ruimtebehoefte is m BVO. Voor deze aanpassingen is onder gelijkblijvende condities uiteindelijk een aanbieding gedaan door KBC C.V., hetgeen leidt tot een verhoging van de huurlast naar E ,ÃćâĆňâĂİ. Deze stijging lijkt in eerste aanleg onevenredig groot, maar hangt samen met een andere verhouding tussen kantoor en archiefruimte (van Ba/o naar 4</o) en een ongunstige effect van de verrekening van het btw nadeel. Ad 2 Parkeren. Het onderhandelingsresultaat voor het parkeren is boven verwachting. De prijs per parkeerplaats ligt aanzienlijk lager dan eerst werd aangenomen. De extra werkplekken zorgen er echter voor dat er 36 (1.800 m BVO/50 p-norm) plaatsen meer moeten worden aangehuurd met financiele gevolgen, per jaar geeft dit een kostprijs verhogend effect van E ,ÃćâĆňâĂİ. Ad 3 Investeringen. De extra investeringen die gedaan moeten worden om de extra meters in te richten lopen recht evenredig met de werkplekken. Daarom moet er rekening worden gehouden met 30 /o hogere investeringskosten. Dit geeft een investeringsbegroting van ,ÃćâĆňâĂİ, hetgeen een kostprijsverhogend effect heeft van ,ÃćâĆňâĂİ. De condities waartegen gehuurd kan worden zijn uitstekend. De ontwikkelingscombinatie heeft de gemeente Eindhoven twee aanbiedingen gedaan op basis waarvan men een afgewogen beslissing zou kunnen maken. Deze twee aanbiedingen wijken op twee punten van elkaar af, maar zijn voor de rest identiek. Het verschil is terug te vinden in de duur van de huurperiode en de daarbij behorende jaarhuur. 1 Een overeenkomst voor 5 jaar met een basis jaar huurprijs van 6 175,-/m.

7 Basrs Contract Contractkosten op )aarbasis Aanvullend op contract Parkeerplaatsen Separaat aan te huren parkeren P1) Profitshanng P1 Totaal contractkosten parkeren Schoonmaakkosten cf gangbare normenng Totale aarli kse lasten Bijdrage MDRE in huur (afspr SomerstvGtts) Bijdrage DSDB (inzet huidige dekking huur) Bijdrage overige onderdelen Totaal E dekkin Dekking DSDB Meer)aren begroting Totaal dekkin tekort Afschnlvingen op investeringsbegroting Eenmalige investenngen (t=2008) Rente vergoeding Totale afschri vin skosten er aar C en H : Dekking ICT Dekking eenmalige kosten Totaal beschikbare eenmalj e middelen Kostendekkend operatie DSQB Raadsnummer 07.R22I2.OOI Begroting Een overeenkomst voor 7 jaar met een basis jaar huurprijs van 6 165,ÃćâĆňâĂİ /m. Het is een verschil in uitwerking, bij een 7-jarige periode is er sprake van een lagere huursom met een aantrekkelijke afschrijvingstermijn voor de investeringen. Bij een 5-jarige overeenkomst liggen de afschrijvingskosten weliswaar substantieel hoger, maar hoeft het verschil tussen de dekking en de daadwerkelijke kosten simpelweg minder lang te worden betaald. Oorspronkelijk is uitgegaan van een tijdelijke huisvesting voor 5 jaar, doch bij de verdere uitwerking van de gemeentebrede huisvesting is duidelijk geworden dat een termijn van 7 jaar meer realistisch is dan binnen 5 jaar gemeentebreed nieuwe huisvesting realiseren. Dit kan betekenen dat kiezen voor 5 jaar, uiteindelijk tot gevolg heeft dat de gemeente zich ÃćâĆňâĂİ door noodgedwongen verlenging, committeert voor 10 jaar. Deze overweging en de aangepaste basishuurprijs geeft dat onze voorkeur uit gaat naar een overeenkomst voor 7 jaar. Onderstaand is een kostenopzet en dekkingsvoorstel opgenomen met betrekking tot de tijdelijke herhuisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. Jaarlijkse kosten OOO 125 OOO l)T l OOO OOO GQG Investeringen , TOT- 3T TOT , , ,633-61, ,

8 Raadsnummer 07.R22I2.OOI Meer aren be rotrn De verschillen tussen het commissievoorstel van januari 2007 en de huidige presentatie zijn daarmee terug te brengen op vier verschillende oorzaken: 1 tegenvallers in contractonderhandelingen; 2 de totale kosten voor de gewenste investeringen blijken (door aanvullende eisen) uiteindelijk hoger te zijn dan van te voren was voorzien; 3 extra formatieplaatsen die ondergebracht moeten worden; 4 nadere bestudering van BBV, Voorjaarsnota en de nota activeren, waarderen en afschrijven. De dekking van de tekorten op de contractlasten en de tekorten op de investeringslasten worden voor 40 Yo opgevangen door de operatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. De overige 600/o kan worden opgenomen in de Meerjarenbegroting Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris.

9 Raadsnummer 07.R22I2.OOI Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 juli en 6 september 2007; besluit: 1 definitief in te stemmen met de tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer; 2 de meerkosten van deze tijdelijke huisvesting te dekken voor: a 40 /o (tabel blz. 6, , ,ÃćâĆňâĂİ = E ,-) opgevangen door de operatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer; b 60a/o (tabel blz. 6, ,ÃćâĆňâĂİ ) kan worden opgenomen in de Mee rj a renbeg roting Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 september J. van den Biggelaar, waarnemend voorzitter. J. Verheugt, griffier. BK

10 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat &7. R22I Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Commissie advies Betreft cie MMVP: Raadsvoorstel inzake tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. De commissie Mobiliteit, Milieu, Vastgoed en Participatie heeft in haar vergadering van 14 augustus 2007 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. Wethouder E. van Merrienboer heeft toegezegd om naast de percentages ook de bedragen in het besluit te vermelden. De commissie heeft als volgt geadviseerd: PvdA: akkoord, CDA: SP: VVD: GroenLinks: OuderenAppel: D66: De Stadspartij: Lijst Pim Fortuyn: ChristenUnie: stemvoorbehoud; akkoord, akkoord, akkoord, leefbaar eindhoven : stemvoorbehoud, overwegen een amendement of motie m.b.t. parkeerproblematiek; maar heeft nog enkele vragen; kanttekening: slechte begroot; wethouder heeft de opmerkingen over bedragen opnemen toegezegd; (met een positieve grondhouding), nog vragen open m.b.t. parkeerproblematiek en wil graag het OR-advies zien; stemvoorbehoud; niet akkoord, locatie is niet het toppunt van strategisch denken; niet akkoord, vanwege begrotingsoverschrijding; akkoord; akkoord. wnd. secretaris van de commissie, W. van Diepen

11 Bijlage(n) : 0 griffie

12 gemeente Eindhoven Dienst Stedelijke ontwikkeling en Beheer Raadsnummer 07. R22 Z 2. OOQ Inboeknummer opbstor888 Beslisdatum B%W 6 september 2007 Dossiernummery. So64 Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft tijdelijke huisvesting van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. De commissie mobiliteit, milieu, vastgoed en participatie heeft in haar vergadering van 14 augustus 2007 beraadslaagd over bovengenoemd onderwerp. Bij de behandeling is toegezegd om naast de percentages ook de bedragen daarbij te vermelden. "De dekking van de tekorten op de contractlasten en de tekorten op de investeringslasten worden voor 40 /a (tabel blz. 6, E , ,ÃćâĆňâĂİ = ,-) opgevangen door de operatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. De overige 60o/o (tabel blz. 6, ,-) kan worden opgenomen in de Meerjarenbegroting 2008". Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris EE