Hulpverleningszones: tijd voor een zonaal verhaal 21 november 2016

Transcriptie

1 Hulpverleningszones: tijd voor een zonaal verhaal 21 november 2016 #vvsgbwcongres

2 Waarom is je organisatiemodel zo belangrijk? Lessen uit Zone 1 Pieter Haesbrouck #vvsgbwcongres

3 Even situeren Zone 1: Noord-West-Vlaanderen 17 gemeenten 9 korpsen, 11 brandweerposten +/- 800 medewerkers

4 Even situeren Arch: Onafhankelijk consultingbureau Making change happen, sinds 1998 > 110 opdrachtgevers, > 350 opdrachten +/- 50 consultants, senior profielen

5 Even situeren Pieter Haesbrouck: Sinds 2010 bij Arch Gespecialiseerd in change management & strategie-implementatie Vooral actief in overheidsorganisaties 1 Waarom interesse in de vraag van Zone 1? Sterkst als rechterhand, trusted advisor Diplomatisch maar resoluut Bruggeling

6 Context Eind 2014 aan boord, via Jobpunt Vlaanderen 100 dagen in 2015, 50 dagen in 2016 Start zone: 1/1/2015 Opdracht bij aanvang: Zorg dat het lukt En vooral: blijf binnen het budget In tandem met zonecommandant: rapportage aan voorzitter

7 Organisatiemodel Klassiek : Zonecommandant Directie Risicobeheersing Directie Operaties Directie Uitrusting Directie Bedrijfsvoering Technische commissie Bijzonder rekenplichtige Reeds aanwezig bij aanvang opdracht

8

9 1. Waarop wil je sturen? = centrale vraag binnen organisatiedesign In aanloop naar de zone Na de start van de zone? Sturen op projectresultaten Projectwerking = tijdelijke teams voor eenmalige resultaten Sturen op rust en duidelijkheid Keuze om direct diensten te installeren: om de cesuur te maken en zo the new normal te creëren om alle officieren te betrekken bij de zonevorming

10

11 2

12 2. Welk signaal geef je? A picture is a thousand words... Wat vertelt je organogram? Welke signalen geef je?

13

14 Navelstaarderij?

15

16 Samenwerking? Erkenning? 3

17 3. Hoe positioneer je je? Suggestie: an officer and a gentleman Grote verantwoordelijkheid Maar met respect voor de beleidsverantwoordelijkheid van het zonecollege en de zoneraad

18

19 4

20 4. In welke richting kijk je? Suggestie: look both ways

21 Iedereen zonaal

22 5

23 5. Maak je geen illusies Met een organogram creëer je maar een perceptie Hou rekening met de realiteit 6

24

25 6. Choose your battles Waar kan ik mijn tijd en talenten best op inzetten? Waar zit de grootste nood? Waarop wil ik meest impact uitoefenen? Battle1: relatie met voorzitter en college Battle 2: relatie met key-stakeholders Battle 3: stafoverleg + managementteam

26 Battle 1: relatie met vz en college Tussenwringen Face 2 face² Informeel overleg...

27 Battle 2: relatie met stakeholders 1. Vakorganisaties Onrust Goede intenties staven met korte termijn oplossingen Samenwerking opbouwen: Planning / Kalender Formeel / Informeel / Persoonlijk Meerwaarde van externe consultant gebruiken Vergadertechnieken beheersen! 2. Gemeentebesturen

28 Battle 2: relatie met stakeholders 1. Vakorganisaties 2. Gemeentebesturen Onrust Goede intenties staven met korte termijn oplossingen Samenwerking opbouwen: Planning / Kalender Formeel / Informeel / Persoonlijk Meerwaarde van externe consultant gebruiken Vergadertechnieken beheersen!

29 Battle 3: stafoverleg & managementteam Expliciete keuze voor 2 overlegorganen Samen vormen ze een antwoord op de nood aan organisatiebreed strategisch tactisch operationeel overleg

30 Battle 3: stafoverleg & managementteam Stafoverleg ZC + 3 of 4 directeurs + consultant Operationele, directieoverschrijdende items Tactische afspraken voor implementatie van beleidsbeslissingen Voeling met de realiteit Managementteam ZC + rekenplichtige + secretaris + consultant Strategische, organisatiebrede items Tactische afspraken voor het prepareren van beleidsbeslissingen Voeling met het beleid

31 Lessons learned 1. Zie kalme en sprik Brugs 2. Creëer zo snel mogelijk the new normal 3. Geef erkenning met je organogram 4. Ken je positie 5. Kijk in beide richtingen 6. Maak je geen illusies 7. Choose your battles

32 Uitsmijter The white space in between!

33 Uitsmijter Use the white space in between! Aandacht voor de mens achter de opdracht! Luisteren Appreciëren Vieren Lachen

34 Making change happen Pieter Haesbrouck ARCH Belgicastraat Zaventem