Informatiepakket stakeholderpro

Transcriptie

1 Informatiepakket stakeholderpro In dit informatiepakket treft u antwoorden op de volgende vragen: 1. Wat is stakeholderpro? 2. Waar komt het idee vandaan? 3. Wie is Floor Kist? 4. Afbeeldingen stakeholderpro

2 Wat is stakeholderpro? stakeholderpro ondersteunt gebruikers bij het maken van stakeholder analyses. Plannen en projecten raken altijd de werkzaamheden van anderen. Iedereen die het raakt, maar ook iedereen die een belang heeft in de uitkomsten ervan is een stakeholder. Stakeholdermanagement is het georganiseerd betrekken van deze partijen bij uw project (of plan). Met zijn drie modules, stelt stakeholderpro u in staat om de strategie rond uw stakeholders nog beter in te richten. 1. Voorkeur en Invloedmodule: de V&I-module is de kern van de software. Voer hier voor- en tegenstanders van uw project in en ontdek of uw project of plan kansrijk is. 2. Issuemodule: bepaal welke issues voor uw stakeholders het meest belangrijk zijn. Op basis daarvan kunt u bepalen hoe u hier het beste mee om kunt gaan. 3. Planningmodule: op verschillende momenten in verschillende overleggen spreken stakeholders over uw project of plan. Als u de Planningmodule invult, hebt u zicht op deze verschillende overleggen en wie daar aan tafel zit. U merkt dan waar uw project voldoende steun krijgt, of niet. Uit de praktijk, voor de praktijk. StakeholderPro bouwt voort op 15 jaar ervaring met stakeholder management. Deze software kwam tot stand op basis van mijn eigen ervaringen met stakeholder analyses. Als we wilden weten of een plan voldoende steun had, brachten we de stakeholders in kaart. "Wie is voor, wie is tegen - wie is groot, wie is klein?" Deze vier vragen waren dan vaak genoeg. De applicatie stakeholderpro volgt deze vragen. En als er voldoende sterke voorstanders zijn, is het plan kansrijk. De vergelijkingen: zijn er meer voorstanders dan tegenstanders en/of zijn de voorstanders sterker dan de tegenstanders, vormen de ruggengraat van de software. Omdat plannen bijna altijd uit verschillende delen bestaan, maakte ik het mogelijk om deelvoorstellen te maken. De stakeholders konden dan op ieder deelvoorstel gescoord worden. Ook viel mij op dat als stakeholders gingen samenwerken, ze hun invloed vergrootten. Dit vertaalde ik naar coalities in stakeholderpro. Als stakeholders in een coalitie dezelfde voorkeur hebben, dan stijgt hun invloed. Met de Voorkeur en Invloedmodule weet je dus met wie je zaken moet doen. Weet waarover het gaat Nadat de voor- en tegenstanders bekend waren, wilden we meestal ook weten waarom ze dat waren. Als meerdere stakeholders dezelfde redenen noemden, kon het nuttig zijn daar naar te kijken. Dit is wat de Issuemodule doet. Het belangrijkste issue wordt op het scherm zichtbaar, omdat daar de sterkste stakeholders staan. In de rapportage staat vervolgens een ranglijst van issues. Met de Issuemodule weet je waar het over gaat.

3 Weet wanneer je in actie moet komen Tenslotte wisten we dat op verschillende plaatsen en momenten over de plannen gesproken werd. Soms formeel, soms informeel. Niet alle stakeholders zitten daar aan tafel. Het leek mij van belang om te kunnen zien of het plan op die momenten voldoende steun had. Daarom heb ik de Planningmodule gemaakt. Per overleg wordt dezelfde vergelijking gemaakt als in de V&I-module. Met de Planning module weet je wanneer je in actie moet komen.

4 Wie is Floor Kist? Floor Kist was tot eind 2010 directeur Overheid bij Corgwell Interim Management en Consultancy. Na een propedeuse Informatica en zijn studie Bestuurskunde werkte hij zes jaar voor de burgemeester en de hoofdofficier van Justitie in Amsterdam op het gebied van politie en veiligheid. Daar werkte hij aan de voorbereidingen van de veiligheidsmaatregelen bij de Eurotop in 1997 en de bestuurlijke aanpak van de (georganiseerde) criminaliteit in Amsterdam. Als senior consultant bij Berenschot werkte Floor vervolgens aan de reorganisatie van het directoraat-generaal OOV, aan een deelrapport van de Commissie Vuurwerkramp Enschede en aan de voorbereiding van de veiligheidsmaatregelen voor de Zesde Wereldklimaat-conferentie in Den Haag. Bij de provincie Zuid-Holland was hij adviseur van de Commissaris van de Koningin op het gebied van public affairs en strategie. Als secretaris bij de raad van bestuur UWV, adviseerde hij over bestuurlijke vraagstukken en over politiek gevoelige kwesties. Bijvoorbeeld, in die periode werd de voorzitter van de raad van bestuur gedwongen te vertrekken. Als directeur Overheid bij Corgwell werkt Floor aan Good Public Governance en projecten alliantiemanagement. Hij geeft lezingen over bestuurlijke verhoudingen en helpt programmamanagers hun omgeving in kaart te brengen. De omgeving bepaalt in veel gevallen het succes van het programma. Hij ontwikkelde het Delivery-systeem voor het kabinet-balkenende IV en werkte strategische scenariokeuzes uit voor de coalitievorming bij de gemeente Barneveld. In zijn vrije tijd leest Floor boeken over softwareontwikkeling in games en programmeert af en toe een spelletje. Het motief om met ToolKist te beginnen is dat ook overheid en beleid niet aan verdere digitalisering kan ontkomen. Het biedt een unieke kans om de toon te zetten in deze nieuwe markt. Bezoek mijn profiel op LinkedIn:

5 Waar komt het idee voor ToolKist vandaan? ToolKist wil het toonaangevende bedrijf zijn voor de ontwikkeling van software ter ondersteuning van beleid- en besluitvorming. De Tools moeten toegankelijk zijn, en snel inzicht bieden in complexe situaties. Begin jaren negentig werkte ik voor Burgemeester Patijn van Amsterdam op het gebied van openbare orde en veiligheid. Omdat de politie een regionale organisatie is, moesten jaarstukken telkens in drie bestuurlijke organen vastgesteld worden: eerst in de driehoek van burgemeester, hoofdofficier van Justitie en korpschef, daarna het regionale college van burgemeesters uit de regio en tenslotte de gemeenteraden uit de regio. A. Informatisering moet simpele werkzaamheden ondersteunen Als secretaris van de burgemeester moest ik zorgen dat alle stukken op tijd in die verschillende bestuurlijke organen terecht kwamen. Als een driehoeksoverleg uitviel, moest ik opnieuw plannen hoe en wanneer de stukken goed terechtkwamen. Ik had eigenlijk een applet nodig in Outlook die dat voor mij berekende. Maar dat bestond niet (het bestaat overigens nog steeds niet). Het ontwerp dat ik toen maakte heb ik nog steeds. Door de drukte van alledag heb ik het nooit laten ontwikkelen. Maar ik weet dat als ik dat zou doen, ik daar een hoop mensen gelukkig mee maak. B. Informatiesysteem helpt bestuurders keuzes maken In 2010 heb ik de delivery-systeem van het kabinet Balkenende IV ontwikkeld en geïmplementeerd. De methode geeft het kabinet zicht op de voortgang van de beleidsdoelen uit het stakeholderprogramma Samen werken, Samen leven. Dat systeem wordt nog steeds gebruikt om de voortgang te meten van de beleidsdoelen. De ambtelijke top van Den Haag wil graag dat het systeem ook bij een volgend kabinet zijn werk gaat doen. Helaas hebben Rutte en Verhagen deze suggestie niet overgenomen. C. Bijzondere combinatie van ervaringen Na mijn opdracht bij het kabinet, viel mij pas op dat die vaardigheid om in een bestuurlijke omgeving beleidssystemen te ontwikkelen bijzonder is. In de beleidswereld werken veel mensen met een alfaopleiding die door inhoud zijn gedreven. Maar zij hebben geen kijk op informatisering, anders dan het tekstverwerkingsprogramma die zij gebruiken om hun stukken mee te schrijven en . De mensen met een bèta-opleiding werken vooral in staven bij ICT-afdelingen of misschien bij Communicatie voor het beheren van het web. Maar zij hebben vaak geen idee hoe beleid tot stand komt en hoe bestuurders en ambtenaren daarmee omgaan. Dus die twee werelden komen vrijwel nooit samen. Bij mij wel. Daarom begin ik met Tools of Government. Ik wil graag systemen ontwerpen en aan de man brengen die beleidmakers een hoop werk uit handen nemen (zonder dat hun baan daarmee op de tocht komt). D. Beginnen met iets herkenbaars Het begin is stakeholderpro, een systeem dat een krachtenveldanalyse maakt. Over krachtenveldanalyses en stakeholdersanalyses is veel bekend en zijn veel boeken over geschreven.

6 Maar het maken ervan is erg tijdrovend. En met meer dan zes stakeholders, is het steeds voor velen steeds lastiger werken. stakeholderpro is gebaseerd op bestaande methoden, maar maakt het voor iedereen toegankelijk.

7 Afbeeldingen stakeholderpro Voorkeur- en Invloedmodule Stakeholders hebben een bepaalde invloed in het krachtenveld. Dat wordt weergegeven door de linker blokjes links. Hoe meer blokjes, des te meer invloed. Stakeholders hebben een bepaalde voorkeur voor het voorstel. De blokjes rechts geven dit weer. Rood=tegen, geel=neutraal, groen=voor. De blokjes rond het midden staan voor een lichte neiging naar voor of tegen. Bovenin staat of het voorstel, gezien de stakeholders, kansrijk is of niet. In dit geval is het voorstel kansrijk.

8 Stakeholders Iedere stakeholder heeft zijn eigen voorkeur, invloed en belang. Belang staat voor hoeveel belang de stakeholder aan het voorstel hecht; komt hij daarvoor uit zijn bed of niet. Door coalities te vormen krijgen samenwerkende stakeholders meer invloed. Met categorieën kunnen stakeholders ingedeeld worden. Dit heeft geen nader effect. Issues en overleggen maakt het mogelijk deze bij een stakeholder in te vullen. Maar beter is het om de Issue- en Planningmodule te gebruiken. Aanvullende informatie over deze stakeholder kunnen gebruikers bij Aantekeningen kwijt.

9 Rapportage Kansrijk In de rapportage staat hoeveel voor en tegenstanders er zijn. Maar ook hoeveel invloed ze hebben. Als er meer voor- dan tegenstanders zijn, en de voorstanders hebben meer invloed dan de tegenstanders, dan is het voorstel kansrijk. Maar soms komt het voor dat minder stakeholders meer invloed hebben. Dan is het voorstel toch kansrijk!

10 Rapportage stakeholdermanagement Stakeholders in het midden van deze tabel hebben de meeste invloed en het grootste belang. Aan de randen van de tabel staan de stakeholders met de minste invloed en het kleinste belang. Het is verstandig uw aandacht te vestigen op de stakeholders in de middelste twee ringen van de tabel. Rapportage: Issues Issues zijn meestal commentaren en opmerkingen van stakeholders over het voorstel. Door issues in te vullen en stakeholders er naartoe te slepen krijgt ieder issue een gewicht. De issue met het grootste gewicht is in ieder geval van belang. In de rapportage zien u een overzicht.

11 Overleggen In verschillende overleggen wordt over het voorstel gesproken. Het is dus nuttig te zien hoe er in die overleggen over het voorstel wordt gedacht. De Planningmodule maakt dit mogelijk. Het begint met het invoeren van een overleg. Zo ontstaat een overzicht van overleggen en de kansen van het voorstel.

12 Advertentie van mijn zoon Philip (7 jaar) Kom kijken. Een nieuwen wep sijt is aangekomen. Moet je zien. Hij is leuk.