stakeholderpro Handleiding

Transcriptie

1 stakeholderpro Handleiding Versie Tools of Government

2 1 Welkom bij stakeholderpro Inhoudsopgave

3 Inhoudsopgave 2 Inhoud 1. Welkom bij stakeholderpro Stakeholdermanagement Krachtenveldanalyse Stakeholders Voorstellen Verplaatsen tussen modules Voorkeur en Invloedmodule A. Deelvoorstellen B. Deelvoorstel verwijderen C. Deelvoorstel aanpassen D. Stakeholders i. Naam ii. Voorkeur iii. Invloed iv. Belang v. Categorieën vi. Coalities vii. Issues viii. Overleggen ix. Aantekeningen x. Stakeholder opslaan E. Stakeholder aanpassen F. Stakeholder verwijderen G. Stakeholders en deelvoorstellen Kansrijk of niet V&I-rapportage A. Kansrijk? B. Advies C. Overzicht voor- en tegenstanders D. Stakeholdermanagementtabel E. Indeling naar deelvoorstellen F. Indeling naar stakeholders G. Indeling naar coalities H. Indeling naar categorie... 25

4 3 Welkom bij stakeholderpro I. Stakeholdermanagement Issuemodule Invoeren en aanpassen A. Issue toevoegen i. Issue aan voorstel koppelen ii. Issue aan deelvoorstel koppelen B. Issue aanpassen C. Issue verwijderen D. Stakeholders koppelen aan issues E. Stakeholders loskoppelen van issues Issuerapportage Planningmodule A. Overleg toevoegen B. Overleg aanpassen C. Overleg verwijderen D. Stakeholders koppelen aan overleggen E. Stakeholders loskoppelen van overleggen Planningrapportage Help ons stakeholderpro te verbeteren... 37

5 Welkom Welkom 4

6 5 Welkom bij stakeholderpro 1. Welkom bij stakeholderpro Veel dank voor uw gebruik van stakeholderpro. Deze software ondersteunt gebruikers bij het maken van krachtenveldanalyses. StakeholderPro is een onmisbaar instrument voor uw stakeholdermanagement. Plannen en projecten raken altijd de werkzaamheden van anderen. Iedereen die het raakt, maar ook iedereen die een belang heeft in de uitkomsten ervan is een stakeholder. Stakeholdermanagement is het georganiseerd betrekken van deze partijen bij uw project (of plan). Met zijn drie modules, stelt stakeholderpro u in staat om de strategie rond uw stakeholders nog beter in te richten. 1. Voorkeur en Invloedmodule: de V&I-module is de kern van de software. Voer hier voor- en tegenstanders van uw project in en ontdek of uw project of plan kansrijk is. 2. Issuemodule: bepaal welke issues voor uw stakeholders het meest belangrijk zijn. Op basis daarvan kunt u bepalen hoe u hier het beste mee om kunt gaan. 3. Planningmodule: op verschillende momenten in verschillende overleggen spreken stakeholders over uw project of plan. Als u de Planningmodule invult, hebt u zicht op deze verschillende overleggen en wie daar aan tafel zit. U merkt dan waar uw project voldoende steun krijgt, of niet. Op de website van stakeholderpro treft u dan verschillende tips aan om succesvol uw strategie aan te passen om meer steun voor uw activiteiten te verkrijgen. Vriendelijke groet, F.J. Kist

7 Over stakeholders Over stakeholders 6

8 7 Stakeholdermanagement 2. Stakeholdermanagement Stakeholdermanagement is het georganiseerd betrekken van partijen bij uw project (of plan). Door zes eenvoudige stappen te doorlopen, krijgt u zicht op de kansen van uw project. 1. Wie zijn uw stakeholders? 2. Wat zijn hun voorkeuren? (voor, tegen, neutraal) 3. Hoe groot is hun belang? 4. Hoe groot is hun invloed? 5. Wat zijn de gevolgen voor uw project? 6. Hoe vindt u meer steun? Herhaal stappen 1-6: bent u niemand vergeten? Heeft iemand een ander voorkeur gekregen of blijkt hij toch meer invloed te hebben? Doorloopt u regelmatig deze cyclus, dan bent krijgt u een overzicht van stakeholders en hoe zij zich tot uw project verhouden (zie Figuur 1). Staan stakeholders in vakken A, D of G, dan zullen zij waarschijnlijk meer aandacht van u nodig hebben. De stakeholders in vakken C, F en I waarschijnlijk het minste. In één oogopslag wordt dan duidelijk hoe het krachtenveld eruit ziet. En door uw strategie handig aan te passen, vergroot u uw kans op succes.

9 Over stakeholders 8 Figuur 1 Stakeholderoverzicht 3. Krachtenveldanalyse Een krachtenveldanalyse brengt in kaart hoe stakeholders in uw omgeving ten opzichten van uw project of plan staan. Wat u wilt bereiken moet daarom zo concreet mogelijk geformuleerd worden. Algemene formuleringen als Verbeteren bedrijfsvoering bieden onvoldoende houvast. Het is lastig om aan de hand hiervan te weten hoe uw omgeving hier tegenover staat. Pas als u hier invulling aan gaat geven, roept dit reacties in uw omgeving op. De uitkomst van een krachtenveldanalyse is een lijst van voor- en tegenstanders van uw project en een indicatie of deze voldoende steun heeft. Aan de hand hiervan kunt u uw verdere stappen bepalen. Als er te weinig steun is, moet u mogelijk uw plan uitstellen of afgelasten. Of is het mogelijk de beoogde doelen en resultaten van een project aan te passen, zodat er meer steun ontstaat. Het liefst hebt u een lijst van mensen waar u mee moet praten, waarover u met ze kunt praten en wanneer u met ze moet praten om meer steun te verwerven. En dat is waar stakeholderpro u bij ondersteunt. 4. Stakeholders Plannen en projecten raken altijd de werkzaamheden van anderen. Iedereen die het raakt, maar ook iedereen die een belang heeft in de uitkomsten ervan is een stakeholder.

10 9 Stakeholders Stakeholders hebben drie eigenschappen die bij het maken van een krachtenveldanalyse van belang zijn: 1. Voorkeur: een stakeholder is een voor- of tegenstander, of is neutraal; 2. Invloed: een stakeholder kan veel of minder invloed hebben op het project en de uitkomsten ervan. 3. Belang: de mate waarin een stakeholder geraakt wordt door het project of plan bepaalt in belangrijke mate welk belang ze eraan hechten. Bijvoorbeeld: een stakeholder met grote invloed, maar weinig belang zal zich niet met z n volle gewicht met het project bemoeien. Waar de voorkeur van een stakeholder nog redelijk objectief te bepalen is, wordt dat al lastiger bij de invloed en het belang. Voor bijvoorbeeld de invloed is het van belang om deze te bepalen in relatie tot de andere stakeholders in het krachtenveld. Juist hierom is het van belang de stakeholdercyclus regelmatig te doorlopen. Daarmee kunnen initiële inschattingen worden bijgesteld.

11 Beginnen Beginnen 10

12 11 Voorstellen 5. Voorstellen Als u met stakeholder begint, verschijnt het scherm uit Figuur 2. Figuur 2 Voorstellen Als u met uw op Nieuw voorstel aanmaken klikt, kunt u de naam van uw voorstel invullen. Met voorstel bedoelen we project, (beleids)plan, organisatieverandering, aanpassing aan de bedrijfsvoering. We hebben het begrip zo neutraal mogelijk gehouden, zodat u daaraan uw eigen invulling kunt geven. Een goed voorstel formuleren voor een krachtenveldanalyse is een belangrijke eerste stap. Het voorstel moet een duidelijke stelling innemen. Pas dan kunt u stakeholders indelen in voorstanders en tegenstanders. Deze indeling is nodig om stakeholderpro te kunnen gebruiken. Het kan zijn dat uw voorstel uit meerdere onderdelen bestaat. Bijvoorbeeld het herinrichten van een braakliggend weiland aan de rand van de stad. De gemeente is van plan om hier een camping te bouwen, het fietspad te verlengen en een speeltuin aan te leggen. In dit geval kiest u als voorstel Herinrichting weiland. U kunt dan later in de Voorkeur en Invloedmodule deelvoorstellen aanmaken, waarmee u de afzonderlijke onderdelen van uw plan invult. Het wordt dan mogelijk ook op het niveau van deelvoorstellen uw stakeholders als voor- of tegenstanders aan te duiden. 6. Verplaatsen tussen modules U begint in de V&I-module. Rechts boven in het scherm kunt u kiezen een andere module te gebruiken (zie Figuur 3). Figuur 3 Verplaatsen tussen modules

13 Beginnen 12 U klikt op de gewenste module Issuemodule of Planningsanalyse om die te gaan gebruiken. Door op Rapportage te klikken krijgt u de rapportage van de door u ingevoerde V&I-analyse. Zie verder hoofdstuk. Door op Uw voorstellen te klikken, gaat u terug naar het hoofdmenu. Daar kunt u een van de door u ingevoerde voorstellen kiezen, of een nieuw voorstel toevoegen (zie Figuur 4). Figuur 4 Hoofdmenu Door op Afmelden te klikken verlaat u stakeholderpro.

14 13 Verplaatsen tussen modules Module: Voorkeur- en Invloedanalyse

15 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse Voorkeur en Invloedmodule Nadat u uw voorstel ingevuld hebt, komt u in de Voorkeur en Invloedmodule (V&I). Het doel in deze module is om uw stakeholders te benoemen. Vervolgens kunt u aangeven of zij voorof tegenstander zijn van uw voorstel. Uw scherm ziet eruit als Figuur 5. Figuur 5 V&I-scherm A. Deelvoorstellen Een voorstel kan uit meerdere onderdelen bestaan. Bijvoorbeeld: de herinrichting van een weilandje bestaat uit het maken van een speelplaats, het aanleggen van een camping en het verlengen van een fietspad. Actoren in het krachtenveld kunnen bijvoorbeeld wel voorstander zijn van het fietspad, maar tegenstander van de speelplaats. StakeholderPro noemt ieder afzonderlijk onderdeel van een voorstel een deelvoorstel. Bij het gebruik ervan is het wel van belang om alle deelvoorstellen aan te geven. Dus niet alleen de camping omdat u denkt dat daar de meeste weerstand tegen zal bestaan. Anders bepaalt alleen het deelvoorstel het aanleggen van een camping of het voorstel kansrijk is of niet. Figuur 6 Deelvoorstellen Op het scherm ziet u een tabblad Deelvoorstellen. Als u daarop klikt opent de mogelijkheid om deelvoorstellen toe te voegen. Klik vervolgens op Deelvoorstel toevoegen. In de linkermarge opent een nieuw scherm. Vul de naam van het deelvoorstel in. Indien gewenst, kunt u deelvoorstellen categoriseren. Bijvoorbeeld het verlengen van het fietspad en de speeltuin gebeurt door de gemeente, maar het aanleggen van de camping gebeurt door een bedrijf. Tenslotte Figuur 7 Deelvoorstel toevoegen

16 15 Voorkeur en Invloedmodule legt de provincie het vogelreservaat aan. Categorieën hebben geen invloed berekening van kansrijkheid. Klik op Opslaan om het deelvoorstel toe te voegen. B. Deelvoorstel verwijderen Wilt u een deelvoorstel verwijderen, klik dan op het betreffende deelvoorstel. In de linkermarge opent het scherm met de gegevens van dit deelvoorstel. Klik op Deelvoorstel verwijderen. C. Deelvoorstel aanpassen Als u op het betreffende deelvoorstel klikt open in de linkermarge het scherm met de gegevens van dit deelvoorstel. Daar kunt u de naam en eventueel categorie aanpassen. Klik op Opslaan om het deelvoorstel weer te sluiten. Nu dat u deelvoorstellen toegevoegd hebt, is het mogelijk de voorkeur van stakeholders voor een deelvoorstel in te vullen. D. Stakeholders Om stakeholders in te voeren klikt u op het veld Stakeholder toevoegen. In de linker kantlijn opent een invoerscherm (zie Figuur 8). i. Naam Vul de naam van de stakeholder in. ii. Voorkeur Vervolgens vult u voorkeur in, hoe hij over uw voorstel denkt. StakeholderPro biedt u vijf mogelijkheden. 1. Tegenstander: u klikt links op de knop boven het rode blokje. 2. Neutraal negatief: een lichte weerstand tegen uw voorstel. U klikt links op de knop boven het grijze blokje. 3. Neutraal: geen mening, of u weet nog niet welke mening hij heeft. U klinkt op de knop boven het middelste grijze blokje. 4. Neutraal positief: een lichte voorkeur voor uw voorstel. U klikt recht op de knop boven het grijze blokje. 5. Voorstander: u klikt rechts op de knop boven het groene blokje. iii. Invloed Figuur 8 Invoerscherm U kunt vervolgens op een schaal van 1 tot 5 (van links naar rechts) de invloed van deze stakeholder invullen. Niet iedere stakeholder heeft evenveel invloed.

17 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 16 Zoals uit hoofdstuk 4 blijkt, is het invullen van de invloed van een stakeholder subjectief. U dient een goede keus te maken in relatie tot de andere stakeholders uit het krachtenveld. Als u bij nader inzien vindt dat een stakeholder meer of minder invloed heeft, dan is dit gemakkelijk aan te passen (zie 7E). iv. Belang De standaardwaarde voor het belang die een stakeholder aan het project hecht is 3, de hoogste waarde. U kunt de waarde aanpassen naar 1 of 2, waarmee u aangeeft dat de stakeholder waarschijnlijk niet met het volle gewicht zijn invloed zal doen gelden (zie 4). v. Categorieën U kunt, indien gewenst, verschillende stakeholders in een zelfde, eigen gekozen categorie plaatsen. Dit heeft geen invloed op de krachtenveldanalyse, maar kan omwille van uw eigen stakeholdermanagement een toegevoegde waarde hebben. Klik op Categorieën. Als er nog geen categorie is aangemaakt, klik dan op een tekstbalk waarin u de naam van de categorie kunt invullen.. Dit opent Als er al wel categorieën aangemaakt zijn, dan kiest u er een uit, door op de knop naast de naam te klikken. De stakeholder maakt dan deel uit van deze categorie. vi. Coalities Stakeholders kunnen coalities vormen. Daarmee werken ze met anderen samen om hun invloed op uw project te vergroten. U kunt werkelijk bestaande coalities aanmaken, maar ook gelegenheidscoalities. Wanneer stakeholders deel uitmaken van een coalitie en dezelfde voorkeur hebben, dan stijgt hun invloed. Deze nieuwe waarde gebruikt stakeholderpro om te bepalen hoe kansrijk het voorstel is. Klik op Coalities. Als er nog geen coalitie bestaat, klik dan op. Dit opent een tekstbalk waarin u de naam van de coalitie kunt invullen. Vervolgens kunt u uit de lijst van stakeholders onder het menu maak uw keuze(s) die stakeholders kiezen die deel uitmaken van de coalitie. Alleen opgeslagen stakeholders verschijnen op deze lijst. Als er al een coalitie bestaat, klik dan op die coalitie en voeg met behulp van het menu maak uw keuze(s) een nieuwe stakeholder aan de coalitie toe. vii. Issues Wanneer u in de issuemodule issues toegevoegd hebt, dan kunt u ook hier stakeholders aan die issues koppelen. Vink het issue waaraan u de stakeholder wilt koppelen uit de lijst aan. Indien u in de issuemodule nog geen issue hebt toegevoegd, kunt u die hier aanmaken. Klik op Issues. Klik vervolgens op. Er verschijnt een lege tekstbalk. Vul daar de naam van het issue aan en druk dan op Enter. De issue verschijnt in de lijst. Het hokje daarvoor is aangevinkt. U hebt de stakeholder aan dat issue gekoppeld. Dit issue vindt u eveneens terug in bij de issueanalyse (zie hoofdstuk 10Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

18 17 Voorkeur en Invloedmodule viii. Overleggen Wanneer u in de planningmodule overleggen toegevoegd hebt, dan kunt u ook hier stakeholders aan die overleggen koppelen. Vink het overleg waaraan u de stakeholder wilt koppelen uit de lijst aan. Indien u in de planningmodule nog geen overleg hebt toegevoegd, kunt u die hier aanmaken. Klik op Overleggen. Klik vervolgens. Er verschijnt een lege tekstbalk. Vul daar de naam van het overleg aan en druk dan op Enter. Het overleg verschijnt in de lijst. Het hokje daarvoor is aangevinkt. U hebt de stakeholder aan dat overleg gekoppeld. Dit overleg vindt u eveneens terug bij de Planningmodule (zie hoofdstuk 13). ix. Aantekeningen In het veld aantekeningen kunt u informatie over deze stakeholder invullen. Het invullen van dit veld heeft geen effect op de voorkeur- en invloedanalyse. x. Stakeholder opslaan Nadat u de betreffende gegevens voor de stakeholder ingevuld hebt, klik op Opslaan. De stakeholder verschijnt midden op het scherm. Telkens als u een stakeholder toevoegt, berekent stakeholderpro de kansrijkheid van het voorstel. Bovenin het scherm ziet u of uw voorstel niet kansrijk, minder kansrijk of kansrijk is, afhankelijk van de ingevoerde actoren (zie verder bij hoofdstuk). E. Stakeholder aanpassen Wilt u een ingevoerde stakeholder aanpassen, dan klikt u op de betreffende stakeholder op het scherm. U weet dat u de stakeholder kunt aanklikken als het veld met zijn naam grijs wordt. Het menu aan de linkerkant van het scherm opent. Net als bij het toevoegen van een stakeholder, kunt u in de betreffende velden wijzigingen aanbrengen (zie paragraaf 7D). F. Stakeholder verwijderen Klik op de stakeholder die u wilt verwijderen. Het menu aan de linkerkant van het scherm opent. Klik dan op Stakeholder verwijderen en OK. Deze stakeholder is nu verwijderd. G. Stakeholders en deelvoorstellen Wanneer u meerdere deelvoorstellen toegevoegd hebt, is het mogelijk om stakeholders per deelvoorstel een andere voorkeur, invloed of belang te laten aangeven. In ons voorbeeld hebben we vier deelvoorstellen toegevoegd, te weten: 1. Verlengen fietspad 2. Aanleggen camping 3. Aanleggen vogelreservaat 4. Aanleggen speeltuin Stel een van de stakeholders is de gemeentelijke dienst Ruimtelijke ordening. We voeren deze stakeholder in (zie Figuur 9).

19 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 18 Figuur 9 Gemeentelijke dienst RO Wij gaan er vanuit dat de dienst in ieder geval voorstander is van de werkzaamheden die zij zelf verricht: fietspad en speeltuin. En dat zij daar veel invloed op heeft, bijvoorbeeld 4. De dienst staat neutraal tegen het aanleggen van het vogelreservaat, bovendien heeft zij er geen grote invloed op. Het belang van het vogelreservaat is klein. Daarentegen heeft de dienst weldegelijk belang bij het aanleggen van de camping. Dat betaalt voor een deel haar andere werkzaamheden. Haar invloed op de aanleg is kleiner dan bij fietspad en speeltuin, maar groter dan bij het vogelreservaat. In Figuur 10 ziet u hoe dit op het scherm is vertaald. Figuur 10 Stakeholder en deelvoorstellen De gemeentelijke dienst RO is overwegend voorstander van de herinrichting van het weiland. Zij heeft grote invloed en een groot belang. Als deze stakeholder de enige zou blijven, dan is de herinrichting van het weiland kansrijk het heeft voldoende steun. Om te beginnen is het mogelijk om stakeholders toe te voegen aan het krachtenveld en hun voorkeur en invloed voor het voorstel in te vullen. Bij meerdere deelvoorstellen, kan de stakeholder op maat ingevuld worden. StakeholderPro geeft dan een indicatie van hun steun voor het voorstel. Aan de hand van alle ingevulde stakeholders, geeft stakeholderpro een indicatie of het voorstel kansrijk is of niet. 8. Kansrijk of niet Telkens als u een nieuwe stakeholder toevoegt, of er een aanpast, berekent stakeholderpro of uw voorstel kansrijk is. Dit wordt in belangrijke mate bepaalt door het ingevulde

20 19 V&I-rapportage krachtenveld. Het zegt vanzelfsprekend niets over of uw project daadwerkelijk zal slagen, daar spelen namelijk ook inhoudelijke of technische zaken een rol. Een voorstel is als voldoende stakeholders of voldoende invloedrijke stakeholders het steunen. Het kan voorkomen dat minder voorstanders meer invloed hebben dan meer tegenstanders. Uw voorstel is dan toch nog kansrijk. Een voorstel is als er meer tegenstanders zijn dan voorstanders, of de tegenstanders meer invloed hebben dan de voorstanders. Wil uw voorstel kansrijk worden, dan zult u een aantal invloedrijke tegenstanders moeten overhalen het alsnog te steunen. Een voorstel is als er veel stakeholders zijn met een neutrale voorkeur. Mochten zij van voorkeur veranderen, dan bepaalt dat meteen of een voorstel kansrijk of minder kansrijk is. In de rapportage bij de V&I-module, adviseert stakeholderpro u over mogelijke vervolgstappen. 9. V&I-rapportage Als u rechts boven het scherm op Rapportage klikt, opent in een nieuw venster de rapportage van de krachtenveldanalyse. De rapportage bestaat uit verschillende delen. Dat zijn: 1. Toelichting op de kansrijkheid 2. Eventueel advies 3. Overzicht van voor- en tegenstanders 4. Stakeholdermanagementtabel 5. Indeling naar deelvoorstellen 6. Indeling naar stakeholders 7. Indeling naar coalities 8. Indeling naar categorieën We lopen de verschillende delen van de rapportage met u door. Dat doen we aan de hand van het voorstel over de inrichting van het weiland.

21 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 20 A. Kansrijk? Figuur 11 V&I-rapportage Het voorstel uit ons voorbeeld is minder kansrijk. De toelichting geeft aan dat dit komt door de neutrale stakeholders. De eerste van twee taartpuntgrafieken geeft het aantal stakeholders en hun voorkeur aan. In ons voorbeeld zijn er vier voorstanders, drie tegenstanders en twee neutrale stakeholders. De tweede taartpuntgrafiek geeft de gecombineerde invloed van de stakeholders aan. In ons voorbeeld hebben de voorstanders een gezamenlijke invloed van 4, de tegenstanders hebben een gezamenlijke invloed van 6 en de neutrale stakeholders een gezamenlijke invloed van 3. Uit deze twee grafieken blijkt dus dat drie tegenstanders meer gewicht in de schaal leggen dan vier voorstanders. Vervolgens blijkt dat de twee neutrale stakeholders kunnen bepalen of uw voorstel nog kansrijk kan worden. Samen geven deze grafieken aan hoe het krachtenveld eruit ziet.

22 21 V&I-rapportage B. Advies Figuur 12 Advies bij V&I-rapportage Als uw voorstel kansrijk is, dan verschijnt het advies niet. Wanneer uw voorstel minder kansrijk of niet kansrijk is, informeert stakeholderpro u over welke stakeholders u zou moeten overhalen om uw voorstel kansrijk te maken. Dit is uiteraard geen inhoudelijk advies. Het kan best zijn dat u van de stakeholders die genoemd worden zeker weet dat zij hun voorkeur niet zullen aanpassen. Voor iedere genoemde stakeholder verschijnt dan in de grafiek hun invloed, maar ook hun belang bij uw voorstel. Het kan namelijk zijn dat een stakeholder met veel belang minder genegen is zijn voorkeur te veranderen. In ons voorbeeld is het voldoende om één stakeholder met een invloed van 2 over te halen om uw voorstel kansrijk te maken. Vervolgens brengt stakeholderpro in kaart welke issues deze stakeholder kan hebben bij de verschillende deelvoorstellen. In ons voorbeeld vindt de PvdA de speeltuin te klein. Het zou mogelijk kunnen zijn, dat door de speeltuin groter te maken, de PvdA haar voorkeur bij het voorstel verandert. Daarmee wordt de PvdA voorstander en hebt u meer steun voor uw voorstel gekregen. C. Overzicht voor- en tegenstanders Voor het overzicht, geeft stakeholderpro u nog een tabel met daarin de verschillende voor- en tegenstanders. Ook de neutrale stakeholders worden daarin geplaatst.

23 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 22 D. Stakeholdermanagementtabel Figuur 13 Stakeholdermanagementtabel Alle stakeholders verschijnen in de tabel bedoeld voor stakeholdermanagement. In één oogopslag ziet u hoe de verschillende stakeholders zich tot uw voorstel, maar ook tot elkaar verhouden. Naarmate stakeholders dichter bij de kruising staan, des te meer aandacht u ze zal moeten geven. In ons voorbeeld zijn dit het CDA en de PvdA. Naarmate stakeholders meer tegen de buitenrand staan, is uw bemoeienis met hen veel minder intensief. Zo heeft u eigenlijk geen omkijken naar Natuurmonumenten (rechtsonder) en de KvK (rechtsboven). Hiermee hebt u een handzaam overzicht van uw krachtenveld, met een suggestie van hoe u de verschillende stakeholders zou kunnen benaderen. E. Indeling naar deelvoorstellen Voor ieder deelvoorstel maakt stakeholderpro twee taartpuntgrafieken. Zij dienen, net als bij het voorstel, als toelichting op de steun waar een deelvoorstel op kan rekenen. Op deze wijze ziet u welk deelvoorstel de meeste tegenstanders kent. Dat is het deelvoorstel waar u dan meer aandacht aan zult moeten besteden. In ons voorbeeld (zie Figuur 14) hebben vrijwel alle deelvoorstellen meer voorstanders met minder invloed. De invloed van de tegenstanders is telkens groter. De neutrale stakeholders kunnen, net als bij het voorstel, hier hun invloed laten gelden.

24 23 V&I-rapportage Figuur 14 Overzicht deelvoorstellen

25 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 24 Het overzicht van deelvoorstellen helpt u identificeren aan welke deelvoorstellen u het beste uw aandacht op kunt richten. F. Indeling naar stakeholders Het volgende deel van de rapportage werkt de individuele stakeholders nader uit. Hoe zij tegenover het voorstel staan en de deelvoorstellen, bij welke categorie of coalitie ze behoren. In de grafiek onder deze uiteenzetting, staat hun invloed en belang naar deelvoorstellen aangegeven. Dat kan u helpen te bepalen welke stakeholders nuttig zijn te benaderen. Figuur 15 Indeling naar stakeholders Uit ons voorbeeld blijkt dat deze stakeholder niet in alle deelvoorstellen evenveel invloed heeft. Hem benaderen op een deelvoorstel waar hij geen invloed heeft, is dan niet zo nuttig. G. Indeling naar coalities Als een stakeholder tot een coalitie behoort, kan het soms handig zijn hem niet rechtstreeks te benaderen, maar via een van de coalitiegenoten. Vooral als de coalitiegenoot bijvoorbeeld wel een voorstander van uw voorstel is. Een coalitie die eensgezind is, blijkt in de praktijk lastiger op een ander standpunt te brengen, dan een coalitie die al verdeeld is. Door een indeling van de coalities te tonen, werkt stakeholderpro met u mee om juiste keuzes te maken over wie u op welke manier kunt benaderen.

26 25 V&I-rapportage H. Indeling naar categorie Figuur 16 Indeling naar categorie In ons voorbeeld hebben we de stakeholders in drie categorieën verdeeld. Ook deze indeling kan nuttig zijn om te kiezen op welke manier u met de stakeholders om kunt gaan. I. Stakeholdermanagement De V&I-rapportage stelt u in staat uw strategie aan de hand van de krachtenveldanalyse aan te passen. U kunt denken aan de volgende suggesties: Voorstanders Evident is dat u voorstanders met veel invloed moet proberen vast te houden. Dat kan door ze actief te raadplegen over vervolgstappen, of door hen verder tegemoet te komen, of door bijvoorbeeld gunstige publiciteit te delen. Ook bij voorstanders met gemiddelde invloed en hoog of gemiddeld belang is het nodig ze actief te blijven betrekken bij uw project. Overige voorstanders kunt u actief informeren over ontwikkelingen in uw project, zodat zij voortdurend bevestigd worden in hun steun. Tegenstanders Het zou mooi zijn als u tegenstanders kon overhalen. Dat is in eerste instantie ook zeker een poging waard. Vooral bij tegenstanders met veel invloed en een groot belang kan dat voor u gunstig uitpakken. De kans is echter groot dat vanwege het grote belang, zijn hun voorkeur zullen behouden. Het is soms mogelijk om andere vraagstukken te betrekken in uw besprekingen. Heeft uw tegenstander op een ander gebied voorkeuren, dan kunt u kijken of er geen sprake kan zijn van een ruil: zij staken hun weerstand in ruil voor een ander gunstig voorstel. Als dat niet werkt, dan is het nuttig om te onderzoeken hoe u hun invloed kunt beperken. Bijvoorbeeld door ze de toegang tot andere stakeholders te ontzeggen, of door bijvoorbeeld leden van hun eigen achterban proberen over te halen. U kunt ook publicitair proberen de scherpste onderdelen van hun weerstand centraal te stellen, waardoor uw tegenstander tijd moet steken in hun verweer daartegen.

27 Module: Voorkeur- en Invloedanalyse 26 Tegenstanders met gemiddelde invloed en gemiddeld belang zijn wellicht wel over te halen. Als u voldoende tegenstanders overhaalt, groeit de steun voor uw project. Dat kan wellicht door onderdelen in uw project aan te passen aan hun wensen. Aan tegenstanders met weinig invloed en een klein belang, hoeft u nauwelijks aandacht te besteden. Het is wel nuttig om ze te blijven volgen, voor het geval zij erin slagen hun invloed te vergroten. Neutrale stakeholders Veel van uw aandacht zal gaan naar neutrale stakeholders. Door hen te overhalen, kunt u meer steun verwerven voor uw plan. Bij neutrale stakeholders is het van belang na te gaan waarom zij geen voorkeur hebben. Soms is dit strategisch, zij houden hun voorkeur voor zich. Daarmee hopen ze extra concessies van u te krijgen in ruil voor hun steun. Soms durven stakeholders hun voorkeur niet te geven. Daar zitten vaak sociale redenen achter, zij willen voor- of tegenstanders niet tegen het hoofd stoten. Van belang is om met hen te kijken naar hun relatie met andere stakeholders. Kunnen zij als zij voorstander worden, toch hun relatie met anderen behouden? Soms weten stakeholders het echt niet. De materie is ingewikkeld of ze hebben er nog niet veel aandacht aan besteed. Door neutrale stakeholders goed te informeren over de voordelen van het plan, kunt u ze wellicht overhalen u te steunen. Vanzelfsprekend zijn dit algemene tips om uw strategie aan te passen. De cyclus van stakeholdermanagement biedt u inzicht in uw stakeholders. Dat stelt u in staat uw strategie aan te passen om meer steun te verwerven en uw kans op succes te vergroten.

28 27 V&I-rapportage Module: Issue-analyse

29 Module: Issue-analyse Issuemodule De Issuemodule ondersteunt u bij het identificeren van belangrijke issues. In de praktijk komt het voor dat verschillende stakeholders dezelfde belangen hebben, zich om dezelfde issues bekommeren. Dit stelt u in staat om hieraan aandacht te besteden. Dan kan bijvoorbeeld door uw voorstel aan te passen, of om uw communicatie met bepaalde stakeholders op een andere manier vorm te geven. Een issue is niet een voorkeur. Dat geeft u al aan via de voorkeur van de stakeholder. Een issue kan een reden zijn waarom een stakeholder een bepaalde voorkeur heeft. In de issuemodule voegt u issues toe. Daar koppelt u vervolgens betreffende stakeholders aan. In één oogopslag ziet u dan welke issues voor u van belang zijn. In ons voorbeeld van de inrichting van het weiland, zijn er algemene issues die voor het voorstel gelden. Maar er zijn ook issues die voor specifieke deelvoorstellen gelden. Door issues en stakeholders te koppelen, levert dat bijvoorbeeld Figuur 17 op. Figuur 17 Issues 'weiland inrichten'

30 29 Invoeren en aanpassen U ziet dat twee issues spelen bij het voorstel, te weten: geen prioriteit en te weinig groen. Het issue geen prioriteit is vetgedrukt. Dat geeft aan dat de stakeholders die hieraan gekoppeld zijn, meer invloed hebben, dan de stakeholders bij te weinig groen. Daarmee is het voor u een belangrijker issue geworden. De deelvoorstellen hebben ieder één issue. Maar ook daar is het mogelijk om meerdere issues te benoemen. De Issuemodule maakt het voor u mogelijk gericht met anderen in gesprek te gaan. 11. Invoeren en aanpassen A. Issue toevoegen Hebt u nog geen issue toegevoegd, dat treft u bij de Issuemodule een scherm aan waarop een indeling staat van voorstel en deelvoorstellen. Dat stelt u in staat issues aan het voorstel of de deelvoorstellen te koppelen (zie Figuur 18). Figuur 18 Issue-analyse i. Issue aan voorstel koppelen Wilt u een issue aan het voorstel koppelen, klik dan Issues onderaan de lijst stakeholders. Het menu aan de linkerkant verandert (zie Figuur 19). Klik op om een nieuw issue toe te voegen. Een tekstvak opent, waarin u de naam van het issue kunt invullen. Klik vervolgens op Opslaan om het issue toe te voegen. Het issue verschijnt op het scherm. Figuur 19 Issue toevoegen

31 Module: Issue-analyse 30 ii. Issue aan deelvoorstel koppelen Om een issue aan een deelvoorstel te koppelen, klikt u op het vakje Bewerk onder het betreffende deelvoorstel. Het menu aan de linkerkant verandert. U ziet daar bovenin de naam van het deelvoorstel staan. Klik op om een nieuw issue toe te voegen. Een tekstvak opent, waarin u de naam van het issue kunt invullen. Klik vervolgens op Opslaan. Het issue verschijnt onder het deelvoorstel op het scherm. B. Issue aanpassen U kunt de naam van een issue aanpassen. Voor het voorstel, klikt u op Issues links onderaan de lijst met stakeholders. Voor deelvoorstellen klikt u Bewerk onder het issue dat u wilt wijzigen. Een nieuw menu opent met de lijst van issues die u kunt aanpassen. Klik op die naast het issue verschijnt. Een tekstvlak opent met daarin de naam van het issue. U kunt deze naam aanpassen. Klik als u klaar bent op Opslaan. De naam van het issue is aangepast. C. Issue verwijderen U kunt een issue verwijderen. Voor het voorstel, klikt u op Issues links onderaan de lijst met stakeholders. Voor deelvoorstellen klikt u op Bewerk onder het issue dat u wilt. Een nieuw menu opent met de lijst van issues. Klik op die naast het issue verschijnt. Klik op OK op de verwijdering te bevestigen. Het issue is verwijderd. D. Stakeholders koppelen aan issues In hebben we het voorbeeld van het inrichten van het weiland nader uitgewerkt. Een aantal politieke partijen, buurtbewoners, de Kamer van Koophandel. In de linkerkolom staan de stakeholders, gerangschikt naar voorkeur. Figuur 20 Stakeholders koppelen aan issues Om een stakeholder aan een issue te koppelen, klikt u op de stakeholder. U houdt de linker muisknop ingedrukt en sleept de stakeholder naar het vak van het betreffende issue. U laat de linker muisknop los. De stakeholder is aan het issue gekoppeld. U kunt dezelfde

32 31 Issuerapportage stakeholder op deze wijze ook aan andere issues koppelen. Andere stakeholders kunt u eveneens op deze wijze aan issues koppelen. Bent u nog een issue vergeten? Voeg deze aan de issue-analyse toe en sleep de betreffende stakeholders er naartoe. E. Stakeholders loskoppelen van issues Mocht de stakeholder toch niet bij een issue passen, klik dan op vóór de naam van de stakeholder bij het betreffende issue. Klik op OK en de stakeholder is van het issue losgekoppeld. 12. Issuerapportage Als u rechts boven in het scherm op Rapportage klikt, opent een nieuw browservenster met daarin de rapportage over uw issue-analyse. Figuur 21 Issuerapportage voorstel In ons voorbeeld tellen bij het voorstel twee issues. In de grafiek ziet u hoeveel stakeholders aan dat issue zijn gekoppeld en hoe groot hun gezamenlijke invloed is. Dit is nuttig als u wilt kiezen aan welk issue u uw aandacht wilt besteden. Meestal is dat het issue waar de meeste stakeholders aan gekoppeld zijn met de meeste gezamenlijke invloed. Per deelvoorstel staat in de rapportage eenzelfde grafiek.

33 Module: Planninganalyse Module: Planninganalyse 32

34 33 Planningmodule 13. Planningmodule Op verschillende momenten en in verschillende overleggen, worden de inhoud, de voortgang en de vorderingen van uw project of plan besproken. Het is waarschijnlijk dat verschillende stakeholders bij die overleggen aan tafel zitten. Dat maakt het mogelijk dat in de ene bespreking uw voorstel kansrijk is en in het andere niet. De Planningmodule stelt u in staat om stakeholders aan die verschillende overleggen te koppelen. Bij iedere bespreking berekent stakeholderpro of uw voorstel daar kansrijk is. Of niet. Dat stelt u in staat bijvoorbeeld een overleg uit te stellen, of een aantal extra voorstanders bij dat overleg uit te nodigen. In Figuur 22 staat een voorbeeld van hoe een planninganalyse eruit kan komen te zien. Figuur 22 Planninganalyse Zoals u ziet, doordat verschillende stakeholders bij verschillende overleggen aanwezig zijn, is uw voorstel daar minder of niet kansrijk. Dat is nuttig om te weten. U kunt dan beslissen hoe u met dat overleg om zou willen gaan. A. Overleg toevoegen Wilt u een nieuw overleg toevoegen aan de planninganalyse, klik dan links op het scherm op overleggen. Een nieuw menu opent. In ons voorbeeld staan daar al drie overleggen. Door op te klikken verschijnt een leeg tekstvak en de mogelijkheid om een datum in te vullen (zie Figuur 23). Vul in het tekstvak de naam van het overleg in. Indien gewenst, kunt u de datum van het overleg invullen. Klik dan op Opslaan en het overleg verschijnt op het scherm. Figuur 23 Overleg toevoegen

35 Module: Planninganalyse 34 B. Overleg aanpassen U kunt de naam en de datum van een overleg aanpassen. Klik op overleggen links onderaan de lijst met stakeholders. Een nieuw menu opent met de lijst van overleggen die u kunt aanpassen. Klik op dat naast het issue verschijnt. Een tekstvlak opent met daarin de naam van het overleg. U kunt deze naam aanpassen. U kunt ook de datum van het overleg aanpassen. Klik als u klaar bent op Opslaan. Het overleg is aangepast. C. Overleg verwijderen U kunt een overleg verwijderen. Klik op overleggen links onderaan de lijst met stakeholders. Een nieuw menu opent met de lijst van overleggen. Klik op dat naast het overleg verschijnt. Klik op OK op de verwijdering te bevestigen. Het overleg is verwijderd. D. Stakeholders koppelen aan overleggen Om een stakeholder aan een overleg te koppelen, sleept u die stakeholder naar het vak boven de naam van het overleg. Zoals u in Figuur 22 kunt zien, staan stakeholders in de linker kolom gerangschikt naar voorkeur. Klik u op de stakeholder die u wilt koppelen aan een overleg. U houdt de linker muisknop ingedrukt en sleept de stakeholder naar het vak van het betreffende overleg. U laat de linker muisknop los. De stakeholder is aan het overleg gekoppeld. U kunt dezelfde stakeholder op deze wijze ook aan andere overleggen koppelen. Andere stakeholders kunt u eveneens op deze wijze aan overleggen koppelen. Nadat u een stakeholder aan een overleg hebt gekoppeld, berekent stakeholderpro of uw voorstel in dat overleg kansrijk is. Dit gebeurt telkens als u een nieuwe stakeholder aan het overleg toevoegt. E. Stakeholders loskoppelen van overleggen Een stakeholder hoort toch niet in een overleg thuis en u wilt hem bij dat overleg weghalen. Verplaats het pijltje op het scherm op de naam van de betreffende stakeholder. Daarnaast verschijnt. Klik hierop en bevestig met OK. De stakeholder staat niet meer bij dit overleg. Bovendien berekent stakeholderpro weer of het voorstel in dit overleg kansrijk is. Door stakeholders aan verschillende overleggen te koppelen, geeft stakeholderpro een indicatie van hoe kansrijk uw voorstel in die overleggen is.

36 35 Planningrapportage 14. Planningrapportage Figuur 24 Planningrapportage Uw voorstel kan bij een overleg kansrijk zijn, maar bij een ander niet. De rapportage van de Planningmodule werkt per overleg uit, hoe het staat met de voor- en tegenstanders. Daarnaast adviseert stakeholderpro over welke stakeholders voor u van belang zijn. Per overleg maakt stakeholderpro twee taartpuntgrafieken. In de eerste grafiek staat de verdeling van aantal voor- en tegenstanders en neutrale stakeholders. In de tweede grafiek staat de verdeling van de gezamenlijke invloed naar voorkeuren. Uit ons voorbeeld is de Commissie EZ minder kansrijk omdat de neutrale stakeholder van doorslaggevende invloed is. Waar de eerste grafiek doet vermoeden dat er voor uw voorstel voldoende voorstanders zijn, laat de tweede grafiek zien, dat de invloed van de voorstander niet beslissend is. Uw strategie kunt u op deze wijze per overleg aanpassen. U weet met wie u moet spreken, waarover en wanneer. Daarmee kunt u in de verschillende overleggen uw voordeel doen.

37 Kwaliteitverbetering Kwaliteitverbetering 36

38 37 Help ons stakeholderpro te verbeteren 15. Help ons stakeholderpro te verbeteren Deze applicatie is ontwikkeld door mensen uit de praktijk, voor de praktijk. Maar verbeteringen zijn altijd mogelijk. Stakeholdermanagement gebeurt vaak heel intuïtief. Vaak kent u de deelnemers al en weet u ongeveer wel wat er gaat gebeuren. Pas als er meer en wellicht voor u onbekende stakeholders in het krachtenveld zijn, geeft stakeholderpro u die nodige extra s. Wij horen graag van u welke verbeteringen u voor onze applicatie ziet. Onze belofte aan u is dat indien mogelijk als uw verbetering door genoeg gebruikers wordt onderschreven, wij die verbetering doorvoeren. De kosten van uw abonnement stijgen hiermee niet. In onze community kunt u aangeven wat voor een verbeteringen u wenst. Het kan zijn dat u andere of betere tutorials of FAQ s wilt. Maar u kunt ook nieuwe functionaliteiten aangeven die u aan stakeholderpro wilt toevoegen. Wij doen onze best om deze verbeteringen toe te voegen. Veel succes met het gebruik van stakeholderpro! stakeholderpro is een product van ToolKist. ToolKist Postbus CJ Den Haag KvK-nr [email protected] stakeholderpro is auteursrechtelijk beschermd. De rechten zijn aan ToolKist voorbehouden. De stakeholderpro naam en logo zijn geregisteerd onder nr bij het Benelux-bureau voor de intellectuele eigendom.