Laat zien en vertel, dat is het motto van

Transcriptie

1 Geef een presentatie en doe dat vooral met tekeningen Dan Roam, Visueel presenteren - Het ontwerpen van presentaties die overtuigen, Vakmedianet, 260 blz., ISBN Het doel van de presentator bij het geven van een presentatie is anderen helpen zien wat hij ziet. Om dit te bereiken moet het publiek worden onderhouden, onderwezen en overtuigd. Ze moeten ook gemotiveerd worden, pas dan zullen ze veranderen. Het zou makkelijk moeten zijn, maar dat is het niet. Waarom is presenteren zo moeilijk? Omdat we vergeten te laten zien wat we vertellen. De PUMA ziet er zo uit: Laat zien en vertel, dat is het motto van Dan Roam in Visueel presenteren - Het ontwerpen van presentaties die overtuigen met nieuwe tools om indrukwekkende presentaties te maken. Zijn vorige boek Op de achterkant van een servet werd door Busi- ness Week en The London Times uitgeroepen tot beste creativiteits- en innovatieboek van het jaar en in 18 talen vertaald. In zijn nieuwste boek gaat hij uit van drie hoofdregels om van presenteren een succes te maken: Vertel de waarheid, Vertel de waarheid met een verhaal en Vertel de waarheid met plaatjes (tekeningen). Vertel de waarheid Er is geen snellere manier om vertrouwen op te bouwen bij het publiek dan de waarheid te vertellen. Er zijn drie soorten waarheden: de waarheid van het hoofd (intellectuele waarheid), de waarheid van het hart (emotionele waarheid) en de waarheid van de data (feitelijke waarheid). Het is niet zo dat maar één van deze waarheden de juiste is, want juist zijn ze alle drie. De eerste vraag die we ons als presentator moeten stellen is: welke waarheid wil ik vertellen voor dit onderwerp, voor dit publiek en voor mezelf? Alle presentaties bestaan uit slechts drie elementen: mijn idee, ik en mijn publiek. Het eerste element (mijn idee) is, zeg maar, mijn overtuiging, boodschap, concept, product, ontdekking enzovoort. Bij het tweede element (ik) gaat het om vragen als wie ben ik nu echt als ik dit idee deel? Ben ik vol vertrouwen of onzeker? Hoe wil ik dat mijn publiek mij zal herinneren? Hoe het derde element (mijn publiek) wordt vormgegeven, hangt af van wie de mensen zijn in het publiek en waar ze warm voor lopen. Als mijn presentatie het publiek maar op één manier zou kunnen veranderen, wat zou die verandering dan zijn? 44 MANAGEMENT EXECUTIVE JANUARI/FEBRUARI

2 Geef een presentatie en doe dat vooral met tekeningen 4. Het drama Het drama inspireert tot een nieuwe overtuiging of een nieuwe manier van kijken. Met een drama worden de overtuigingen van het publiek veranderd. Een goed drama laat je iemands worsteling echt voelen. Een geweldig drama geeft het publiek het gevoel dat het hún worsteling is. Vertel de waarheid met een verhaal Succesvolle presentaties zijn gebaseerd op heldere verhaallijnen. De verhaallijn is als het ware de ruggengraat van elke presentatie. Dat komt omdat een heldere verhaallijn complexe zaken minder complex en minder verwarrend maakt. Er zijn slechts vier soorten verhaallijnen (verslag, uiteenzetting, pitch, drama) met behulp waarvan je alle presentaties kunt maken: 3. De pitch Een pitch beveelt een nieuwe actie of oplossing aan of helpt het publiek over een of andere hindernis heen. Met een pitch veranderen we de acties van het publiek. Een goede pitch geeft een oplossing voor een probleem. Een geweldige pitch maakt die oplossing onweerlegbaar. Deze vier verhaallijnen hebben een aantal dingen gemeen. Ze hebben een begin en een eind (veel presentaties mislukken omdat ze nergens naartoe leiden) en het eindpunt is altijd hoger dan het beginpunt (veel presentaties mislukken omdat ze geen verandering teweegbrengen). Met andere woorden: een unieke presentatie begint met weten hoe ver en hoe hoog we het publiek willen meenemen. Er zijn maar vier manieren waarop we ons publiek in beweging kunnen krijgen: we veranderen hun informatie, hun kennis en vaardigheden, hun acties of hun overtuigingen. Dus om de juiste verhaallijn te kiezen, hoef je alleen maar de volgende vraag te stellen: Als ik klaar ben met de presentatie, hoe wil ik dan dat mijn publiek verschilt van toen ik begon? Met andere woorden: de verandering die je wilt dat je publiek ervaart, bepaalt 1. Het verslag Met een verslag veranderen we de informatie die het publiek heeft. Een goed verslag brengt gewoon de feiten over, een geweldig verslag maakt de feiten inzichtelijk en memorabel. In het algemeen kunnen we zeggen dat zo n verslag data tot leven brengt. Hoe? Met een uiteenzetting. 2. De uiteenzetting Met een uiteenzetting veranderen we de kennis of vaardigheden van het publiek. Een goede uiteenzetting brengt het publiek naar een nieuw niveau van kennis en vaardigheden. Een geweldige uiteenzetting maakt dat het geen moeite kost. MANAGEMENT EXECUTIVE JANUARI/FEBRUARI

3 welke verhaallijn je kiest. Roam noemt de verhaallijn de Presentation Underlying Message Architecture, oftewel PUMA. Het staat voor de onderliggende opbouw van de boodschap van de presentatie. De PUMA ziet er zo uit (zie beeld op pagina 44). Het gaat als volgt. We kiezen onze verhaallijn en organiseren deze met de PUMA. We beginnen met een samenvatting van ons belangrijkste idee. Dan vullen we de ruggengraat gedetailleerder in met onze verhaallijn. Vervolgens voegen we als poten ondersteunend materiaal toe en we besluiten met een zwiep van de staart. Op deze manier opgebouwd is de PUMA dus het grondpatroon voor de vier verhaallijnen: het verslag, de uiteenzetting, de pitch en het drama. Nogmaals: het is maar wat we met onze presentatie willen bereiken bij het publiek. Mikken we op het overbrengen van feiten (verslag)? Op het veranderen van kennis en vaardigheden (uiteenzetting)? Op acties, die leiden tot de oplossing van een probleem (pitch)? Of op overtuigingen, die leiden tot een nieuwe manier van kijken naar situaties of de wereld (drama)? Vertel het verhaal met plaatjes Het grootste deel van de talloze neuronen van ons brein is gewijd aan het zien en de visuele verwerking van het geziene. We kijken het liefst naar plaatjes in principe kunnen dat zijn foto s (zijn goed voor presentatiedoeleinden), grafische afbeeldingen (zijn geweldig) en tekeningen (zijn het allerbeste). Roams boek staat boordevol met tekeningen, ze zijn van een verbluffende eenvoud (dus iedereen kan het) en maken in een oogopslag iets duidelijk. Een tekening bestaat uit simpele vormen (een vierkantje, cirkeltje, driehoekje, allerlei soorten lijntjes) en door ze te combineren, kunnen we bijna alles tekenen en iets uitdrukken (zie beeld op pagina 45). Het is verrassend hoe gemakkelijk het kan zijn om ook mensen te tekenen die bijvoorbeeld emotie uitdrukken (zie in beeld, pagina 45: Oh ja? ), of actie (zie in beeld hiernaast: Echt niet of niet echt aan het werk? ) of een relatie (zie in beeld hier- 46 MANAGEMENT EXECUTIVE JANUARI/FEBRUARI

4 Geef een presentatie en doe dat vooral met tekeningen V W (I echt A - - V H A - modi van denken identificeren we de essentie van de belangrijkste verbale ideeën die we hebben opgenomen in onze verhaallijn en vervolgens vertalen we die verbale ideeën in hun overeenkomstige visuele representaties. naast: Halt. Waar gaat dat naartoe? ) of iemand die blij is met ICT (zie in beeld hierboven: Hoe kan ik technologie gebruiken? ). Het ideale plaatje is zo simpel als een duidelijke zin omdat het een verhaal vertelt. Vermijd daarom details, kleuren, schaduwen of 3D-effecten, want die trekken de aandacht naar het plaatje in plaats van naar het idee. Het ideale plaatje is gewoon de direct zichtbaar gemaakte essentie van een idee en niks meer (zie beeld hiernaast). Ook handig als we plaatjes willen toevoegen, is de plaatjes-taart (zie figuur), waarmee we wat we zeggen vertalen in wat we laten zien. We beginnen bovenaan en gaan met de klok mee. Met gebruik van de zes Angst maar er is hoop in het plankenkoortsspectrum Angst is de nummer 1-reden waarom spreken in het openbaar zo moeilijk is. Spanning is prima, maar het gaat mis als spanning omslaat in angst. Gelukkig is daar wat Of het nu gaat om een verslag, uiteenzetting, pitch of drama, elk van de tekeningen (of foto s of grafische afbeeldingen) zal een van de zes modi van denken illustreren: Wie en wat?, Waar?, Wanneer?, Hoeveel?, Hoe? en Waarom? Deze zes modi komen exact overeen met hoe we zien. Het brein bevat namelijk zes visuele routes en volgens de laatste neurobiologische inzichten komen deze routes (waarmee onze ogen de wereld monitoren) een-op-een overeen met de zes modi. H MANAGEMENT EXECUTIVE JANUARI/FEBRUARI

5 aan te doen: vertrouwen ontstaat als we ons materiaal kennen door te oefenen. En dat doen we met een plug out. Zo noemt de NASA de laatste test voor een raketlancering. Het elimineert iedere vraag over Kunnen we dit in de ruimte doen? door het op de grond te bewijzen met een volmondig ja. We gaan bij de plug out daadwerkelijk op het podium staan en werken ons door de hele presentatie heen. Roam waarschuwt al op voorhand: de eerste keer zal vreselijk zijn. Sterker, de plug out is het moeilijkste gedeelte van de hele presentatie veel lastiger dan het echte optreden. Daarom moet de plug out twee keer worden gehouden. Je zorgen maken over wat je zegt en hoe je eruitziet, werkt averechts, dus focus liever op verbinding maken met het publiek. Roam sluit het boek bemoedigend af met de volgende woorden: uiteindelijk is presenteren iets heel simpels we proberen gewoon om iets wat in ons hoofd zit, zo snel, duidelijk en geloofwaardig mogelijk in de hoofden van het publiek te krijgen. Samenvatting: Paul D. Barneveld 48 MANAGEMENT EXECUTIVE JANUARI/FEBRUARI