^4& B&W-nota. gemeente Winterswijk. : : 1 /10 datum nota : besluit : Het besluit staat op pagina 3.

Transcriptie

1 B&W-nota zaaknummer blad programma werkdoel onderwerp Sb ^oon^o : : 1 /10 datum nota : : 7: Arbeidsparticipatie en inkomensvoorziening : 1511 / Bedrijfsvoering SDOA : Organisatie onderzoek SDOA advies: Kennis te nemen van de resultaten van het bedrijfsvoeringsonderzoek van SDOA en met inachtneming van een aantal overwegingen in het bestuur van SDOA in te brengen dat wij: - instemmen met de adviezen 1 tot en met 5; - geen oordeel kunnen vormen over advies 6; - niet instemmen met advies 7, SDOA dient een zelfstandige organisatie te worden en bedrijfsvoeringstaken zelf uit te voeren; - niet instemmen met advies 8 voor wat betreft de overgangsperiode voor de aanpassing van de verdeelsleutel en deze met terugwerkende kracht aanpassen vanaf 1 januari akkoord bespreken Secr./Dir Oortgiesen Burg. Bengevoord 0 i%. besluit : Het besluit staat op pagina 3 Weth. Gommers Weth. Saris Weth. Te Gronde ^4& 1 Weth. Aalderink behandeld door: mevr. E. Abbink-Slats team: Mens en Omgeving collegiaal overleg gepleegd met: J.P. Rotman, mevr. D. Kerkdijk, mevr. N. Schuddebeurs, A. Oortgiesen team: Planning en Control, Mens en Omgeving, Zorgloket, Directie manager: mw. D. Kerkdijk financiële consequenties: nee is / wordt opgenomen op de termijnagenda? niet op tenmijnagenda aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk) negatieve advies: n.v.t. openbaarheid: S! niet openbaar openbaar (met uitgestelde publicatie) O openbaar (directe publicatie) kritische termijn voor besluitvorming: ja, vanwege behandeling in DB SDOA portefeuillehouder: drs. D.W. Aalderink naar raadscommissie: KI Nee CJ Ja, ter informatie / voor overleg met college Ja, ter voorbereiding behandeling c.q. besluitvorming raad naar raad: M nee ja

2 de geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben tegen het advies zijn op grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gehoord: n.v.t. communicatie via: persbericht anders, nl S n.v.t. bijlagen: - Rapport Organisatie onderzoek

3 besluit b l a d :3/10 datum nota : onderwerp: Bedrijfsvoeringsonderzoek SDOA behandeld door: mevr. E. Abbink-Slats datum besluit door college B&W: 15 augustus 2017 besluit: Kennisgenomen van de resultaten van het bedrijfsvoeringsonderzoek van SDOA en met inachtneming van een aantal overwegingen in het bestuur van SDOA inbrengen dat wij: - instemmen met de adviezen 1 tot en met 5; - geen oordeel kunnen vormen over advies 6; - niet instemmen met advies 7, SDOA dient een zelfstandige organisatie te worden en bedrijfsvoeringstaken zelf uit te voeren; - niet instemmen met advies 8 voor wat betreft de overgangsperiode voor de aanpassing van de verdeelsleutel en deze met terugwerkende kracht aanpassen vanaf 1 januari overwegingen college indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies:

4 B&W-nota b l a d : 4 /10 datum nota : inleiding: De gemeenschappelijke regeling (GR) Sociale Dienst Oost Achterhoek (SDOA) is in 2010 opgericht door de n Berkeiland, Oost Gelre en. SDOA voert voor deze n taken op het gebied van Werk en Inkomen uit zoals de Participatiewet, onderdelen van de Wsw en het minimabeleid. SDOA heeft vanaf de start een stevige ontwikkeling en groei doorgemaakt. Dit is onder andere gekomen door: a. De ontwikkeling van het aantal cliënten van 800 bij de start van SDOA tot ruim op dit moment, exclusief de Wsw-populatie. b. De toename van het aantal aanvragen bijzondere bijstand/minimabeleid volgens dezelfde trend als de toename van het aantal cliënten. c. De hogere in- en uitstroom als gevolg van de economische ontwikkeling. Per saldo is het cliëntenbestand gegroeid omdat de instroom hoger is dan de uitstroom. d. De ontwikkeling van de personeelsformatie van ongeveer 45 fte in 2010 naar ongeveer 85 fte in Dit is nog exclusief de formatie voor de uitvoering van de SW-taken (sinds 1 juli 2016). Vanaf de start van de SDOA zijn de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken ondergebracht bij de Berkeiland. e. De komst van de Participatiewet per 1 januari Er is toen besloten dat SDOA de Participatiewet breed uitvoert. Per 1 juli 2016 is SDOA verder ook verantwoordelijk geworden voor de ontwikkeling en detachering van SW-ers die buiten de muren van het Wsw-bedrijf werkzaam kunnen zijn. Omdat SDOA al deze veranderingen heeft doorgemaakt, vonden de colleges van de deelnemende n het zinvol om te onderzoeken of de bestaande inrichting en staictuur nog voldoende flexibel en toekomstbestendig waren. Radar advies heeft daarom de opdracht gekregen om het volgende te onderzoeken: I. Kan SDOA binnen de huidige organisatievorm, overlegstructuur en aansturing voldoende snel schakelen en inspelen op beleidsmatige uitdagingen en daarmee de uitvoering optimaal en efficiënt laten functioneren; II. Huidige en toekomstige ontwikkelingen in kaart brengen; III. De inrichting en structuur van de organisatie door de huidige keus voor een platte organisatiestructuur en de vraag of dit een voldoende, passende en toegeruste inrichting en structuur is; IV. De organisatie van de bedrijfsvoering (de zgn. PIOFACH-taken) en in het verlengde daarvan de tussen n bestaande afspraken over kostentoerekening, en V. Een analyse van de voor- en nadelen die per zijn ontstaan sinds de oprichting van SDOA. Radar heeft aan de hand van bovenstaande onderwerpen een onderzoek verricht en een rapport van bevindingen opgeleverd. In het rapport staan een aantal adviezen. We zullen het rapport aan de hand van de hoofdstukken en de uitgebrachte adviezen doornemen en van kanttekeningen voorzien.

5 advies: Kennis te nemen van de resultaten van het bedrijfsvoeringsonderzoek van SDOA en met in achtneming van een aantal overwegingen in het bestuur van SDOA in te brengen dat wij: - instemmen met de adviezen 1 tot en met 5; - geen oordeel kunnen vormen over advies 6; - niet instemmen met advies 7, SDOA dient een zelfstandige organisatie te worden en bedrijfsvoeringstaken zelf uit te voeren; - niet instemmen met advies 8 voor wat betreft de overgangsperiode voor de aanpassing van de verdeelsleutel en deze met terugwerkende kracht aanpassen vanaf 1 januari argumenten/onderbouwing: Hieronder worden de belangrijkste bevindingen van het rapport per hoofdstuk beschreven. Radar geeft per hoofdstuk een aantal adviezen. Wij geven op elk advies een reactie. Algemene bevindingen Het rapport begint met een algemene inleiding en beschrijving van het onderzoek. De conclusie is dat uit het onderzoek naar voren is gekomen dat het beeld over SDOA over het algemeen positief is. De samenwerking tussen n en SDOA wordt eveneens als positief ervaren. Over de samenwerking tussen de n onderling zijn wel opmerkingen gemaakt voor wat betreft de kostenverdeling en de rol van de Berkelland in de bedrijjfsvoeringstaken. In het rapport wordt niet vermeld dat er namens wel opmerkingen zijn gemaakt over de samenwerking in de bedrijfsvoering. Het gaat dan met name om zaken als privacy, managementinformatie en de communicatie hierover richting n. Zaken die nog wel op een aantal punten verbeterd kunnen worden. Het rapport geeft ook geen inzicht in de bedrijfsvoering van SDOA. Visie en beleid Zowel binnen de n als binnen SDOA bestaat er geen eenduidig beeld over doelen en resultaten. Verder wordt opgemerkt dat de managementrapportages van SDOA verbeterd kunnen worden. Binnen de SDOA-n is er verschil van opvatting over de rol van beleid. en Oost Gelre geven aan dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het strategisch beleid. SDOA is de uitvoeringsorganisatie. Berkelland vindt dat SDOA dit beleid dient te maken. SDOA vindt dat zelf ook. De rol van de lijk beleidsmedewerker in het beleidsproces is onduidelijk. Gemeentelijk medewerkers worden tot nu toe niet vanaf het begin van het proces bij de beleidsvorming betrokken. Er wordt geen gezamenlijk beleid ontwikkeld. Bovenstaande bevindingen leiden tot onderstaande adviezen over Visie en Beleid: Advies 1 Versterk de beleidscyclus van SDOA en breng deze meer in verbinding met de beleidscyclus van de n door invoering van de PDCA-cyclus bij SDOA. Het bestuur van SDOA treedt hierin, binnen de door de drie n gestelde kaders, op als opdrachtgever en het zgn. Ambtelijk Opdrachtgeversoverleg, voorheen het Contactpersonenoverleg, ven/uit hierin een spilfunctie door, onder voorzitterschap van één van de n, o.m. jaarlijks de opdracht voor SDOA te formuleren en, gevraagd en ongevraagd, beleidsvoorstellen te formuleren op het gebied van Werk, Inkomen. Dit advies onderschrijven wij. Het brengt de n beter in de positie van opdrachtgever en er zal

6 meer sprake zijn van een gezamenlijke beleidsvorming vanaf de start van het beleidsproces. Daarnaast versterkt dit de verbinding met de en is de lijke beleidsmedewerker de verbinding met andere beleidsterreinen zoals onderwijs, jeugd, sport, Wmo en gezondheid. Het draagt daarmee bij aan een integraler beleid. Voor de transformatie van het gehele Sociaal Domein is het van groot belang dat de beleidsterreinen Werk en Inkomen, Jeugd en Wmo sterker met elkaar verbonden worden. Een stabiel inkomen is één van de belangrijkste onderdelen van één gezin, één plan. Advies 2 Leg in de communicatie met medewerkers duidelijker de verbinding tussen de visie en doelstellingen van SDOA en de individuele jaarplannen van medewerkers. Dit advies is bedoeld voor SDOA, maar wordt door ons onderschreven. Het zal de verbinding versterken. Radar geeft geen advies over de plaats waar strategisch beleid moet worden belegd. Dit is dus een onderwerp dat in het bestuur van SDOA besproken moet worden. Met het oog op de verbinding tussen Jeugd en Wmo en de Participatiewet als onderdeel van 'één gezin, één plan' blijven wij van mening dat het strategisch beleid van het gehele sociale domein bij de te beleggen. Advies 3 Leg in de communicatie met medewerkers duidelijker de verbinding tussen de visie en doelstellingen van SDOA en de individuele jaarplannen van medewerkers. Dit advies is bedoeld voor SDOA, maar wordt door ons onderschreven. Het zal de verbinding versterken. Govemance Uit het onderzoek blijkt dat de GR-structuur van SDOA niet ter discussie staat. Het bestuur van SDOA stuurt actief op de uitvoeringsorganisatie SDOA. Het DB wordt ondersteund door een secretaris van één van de deelnemende n. Deze secretaris is tevens de hiërarchisch leidinggevende van de manager van SDOA. In de praktijk blijkt deze functie door diverse oorzaken steeds moeilijker in te vullen. Ook is er discussie over wie deze taak in moet vullen. Bovenstaande bevindingen leiden tot de volgende adviezen over Governance: Advies 4 Houdt de Gemeenschappelijke Regeling SDOA in stand omdat dit model op dit moment, maar zeker ook naar de toekomst toe, de 3 n een uitstekende manier van samenwerken biedt, maar biedt ook een goed model om de geformuleerde doelstellingen en resultaten te bereiken. We onderschrijven dit advies. Voor een interlijke samenwerkingsvorm is dit een goed model. Voor ons staat de samenwerking voorop en niet de wijze waarop deze is georganiseerd. Wel ervaren we dat er op managementniveau een behoorlijke afstand tussen n en SDOA is. We denken dat dit vooral komt omdat het DB van SDOA ook geregeld besluiten neemt over bedrijfsvoeringstaken. Wij zijn van mening dat bedrijfsvoeringstaken thuishoren in het periodieke overleg tussen de manager van SDOA en de secretarissen van de SDOA n. Er dient strak gestuurd te worden op deze taakverdeling.

7 Advies 5 Laat de rol van secretaris van het bestuur uitvoeren door de manager SDOA en pas hiervoor hoofdstuk 6 en 7 van de gemeenschappelijke regeling aan en het hierop gebaseerde Directiestatuut en Instructie Secretaris. We onderschrijven dit advies. Het sluit aan bij de manier zoals n het georganiseerd hebben met secretaris en college en het voorkomt dat de die de secretaris levert in een andere positie komt dan de overige n. Organisatie De organisatiestructuur is sinds de oprichting van SDOA in 2010 niet gewijzigd. De organisatie is wel fors gegroeid, er zijn veel meer klanten en er zijn taken bijgekomen. Radar geeft aan dat bij een organisatie als SDOA een processtructuur het beste past. Dit model kent minder overdrachtsmomenten en is meer toegesneden op maat van de individuele klant. In dit model werkt een multidisciplinair zelforganiserend team dat is georganiseerd rondom de klant. Radar adviseert de huidige organisatiestructuur voorlopig in stand te houden en een transitieplan op te stellen naar zelforganiserende teams. Bij de start van SDOA is ervoor gekozen de activiteiten te verspreiden. De frontoffice-activiteiten vinden plaats op het Loopbaanplein in, de backoffice-activiteiten in Oost Gelre (Groenlo) en de bedrijfsvoeringstaken worden door Berkelland uitgevoerd. Uit de interviews kwam naar voren dat er een nadrukkelijke wens is om de activiteiten van SDOA vanuit één plek uit te voeren en dat de uitvoeringsorganisatie SDOA op afstand van de n wordt gezet. Berkelland zou geen bedrijfsvoeringstaken meer moeten uitvoeren. SDOA zou een geheel zelfstandige organisatie moeten worden. Bovenstaande bevindingen leiden tot de volgende adviezen over Organisatie: Advies 6 1. Richt de organisatie langs de werkprocessen in en kom daarbij tot zelforganiserende multidisciplinaire teams die cliënten van SDOA op een integrale wijze van dienst zijn. 2. Stel op korte termijn een transitieplan op om te ontwikkelen naar deze organisatiestructuur en stel daarbij kaders tot welk niveau de teams ook daadwerkelijk zelforganiserend zijn 3. Houd gedurende de periode dat uitvoering wordt gegeven aan het transitieplan de huidige organisatieen managementstructuur in stand waarbij, ter ontlasting van het huidige management, de werkleiders tijdelijk beperkte leidinggevende taken. Dit advies is voor ons lastig te beoordelen. De werkprocessen zijn in dit onderzoek niet meegenomen. Daarom kunnen we ons geen goed beeld vormen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en of de organisatie langs deze werkprocessen ingericht kan worden. Ook kunnen wij niet beoordelen of de vorm van zelforganiserende teams het meest geschikt is voor SDOA. We vinden het een taak van de manager van SDOA om aan de hand van de uitkomsten van dit rapport de interne organisatie eventueel aan te passen. Advies 7 Houdt de huidige inrichting in stand waarbij de frontoffice-activiteiten uitgevoerd worden vanuit de, de backoffice-activiteiten vanuit de Oost Gelre en de bedrijfsvoeringstaken uitgevoerd worden door de Berkeiland.

8 Voor wat betreft de plaats van uitvoering van front- en backoffice-activiteiten hebben we geen opmerkingen. Wel willen we opmerken dat, in tegenstelling tot wat in het rapport staat vermeld, vanaf 1 januari 2017 geen rol heeft in het huren van het Loopbaanplein. SDOA huurt dit pand zelfstandig van de verhuurder, De Woonplaats. Het heeft onze voorkeur dat SDOA een zelfstandige organisatie wordt met zijn eigen bedrijfsvoering. Radar geeft aan dat de schaal van SDOA te klein is voor een zelfstandige organisatie. En daarmee te kwetsbaar is. SDOA heeft een formatie van ongeveer 100 fte. Ons inziens groot genoeg om zelfstandig te functioneren, enerzijds vanwege het aantal personeelsleden, maar ook vanwege het feit dat SDOA zich richt op één taakgebied. Het voordeel van de onafhankelijkheid van SDOA weegt voor ons zwaarder dan de eventuele kwetsbaarheid. Uit de interviews blijkt dat ook de Oost Gelre en de medewerkers van SDOA zelf de voorkeur hebben voor een zelfstandig SDOA. Het is eveneens van belang dat alle schijn van een uitzonderingspositie van Berkelland wordt weggenomen. Werknemers van Berkelland werken in een aantal gevallen voor zowel Berkelland als SDOA. Hoewel de betrokken medewerkers aangeven dat dit geen problemen oplevert, is het van belang om elke schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Financiën De bedrijfsvoeringskosten van SDOA worden verdeeld over de drie n volgens een verdeelsleutel. Radar is gevraagd de te beoordelen of de huidige verdeelsleutel houdbaar is en voldoende aansluit bij de werkelijkheid. Radar beschrijft vier modellen (zie rapport) voor mogelijke verdeling van kosten en komt tot het volgende advies: Advies 8 Verdeel de kosten op basis van model 2. In dit model zijn de overheadkosten verdeeld op basis van het aantal inwoners en de directe kosten op basis van het aantal uitkeringsgerechtigden. Omdat de Berkeiland in dit model wordt geconfronteerd met een kostenstijging van , en de met een kostendaling van ongeveer hetzelfde bedrag, kan overwogen worden om als tussenmodel voor een bepaald aantal jaren model 1 toe te passen bij de verdeling van de kosten om zodoende de overgang naar model 2 meer geleidelijk te laten geschieden. We gaan akkoord met de keuze voor verdeelmodel 2. Dit doet het meest recht aan de werkelijke situatie, het heeft de grootte en het aantal klanten als criteria. Dit zijn 2 objectieve indicatoren die makkelijk jaarlijks gewijzigd kunnen worden. Op dit moment is er nog sprake van een verdeelmodel waarin het aantal klanten bij de start van SDOA de voornaamste weegfactor is. Bij de start van SDOA had veruit de meeste klanten, de verdeling van de bedrijfsvoeringskosten is destijds gesteld op 43,24 %, Berkelland 30,35 % en Oost Gelre 26,41 %. Er is bij de verdeling alleen rekening gehouden met het aantal bijststandsgerechtigden. Bij de start van SDOA was vastgelegd dat de bedrijfsvoeringskosten in 2014 geëvalueerd zouden worden. De verdeelsleutel zou daarna zo nodig aangepast worden. In 2014 is er geëvalueerd en een nieuwe berekening gemaakt. Berekend was dat het aandeel van zou dalen naar 39%. Uiteindelijk is er in het bestuur geen overeenstemming gekomen over de aanpassing. Wel zijn we eenmalig gecompenseerd voor het berekende tekort ( ) door een betaling uit de reserve die wij als bij SDOA hadden opgebouwd. In 2016 is de verdeelsleutel opnieuw geëvalueerd en vastgesteld. Voor de oorspronkelijke bedrijfsvoeringskosten van , wordt de oorspronkelijke verdeelsleutel gehanteerd, voor de overige bedrijfsvoeringskosten wordt het aantal klanten per dienstjaar min 1 gehanteerd.

9 Deze aanpassing kwam maar gedeeltelijk tegemoet aan de gewijzigde situatie. Zoals we hierboven hebben gelezen, blijkt uit de evaluaties in 2014 en 2016 dat de verdeelsleutel in elk geval vanaf 2014 al aangepast had moeten worden. De verhouding van het aantal klanten is in elk geval vanaf 2014 gewijzigd. De conclusie is dan ook dat we al een aantal jaren teveel bijdragen aan de bedrijfsvoeringskosten. We gaan daarom niet akkoord met de voorgestelde overgangsregeling. De verdeelsleutel moet met ingang van 1 januari 2017 (dus met terugwerkende kracht) aangepast worden. Er kan geen sprake zijn van een overgangsregeling voor een bepaald aantal jaren. Ook niet als nu wordt vastgesteld hoeveel jaren een bepaald aantal jaren is. Conclusie Het onderzoek heeft een aantal adviezen opgeleverd. We zijn van mening dat het opvolgen van een deel een goede bijdrage kan leveren aan een verbeterde bedrijfsvoering van SDOA en een betere samenwerking met en tussen n. De adviezen 1 tot en met 5 onderschrijven wij dan ook. Met de adviezen 7 en 8 kunnen wij gedeeltelijk instemmen. Advies 6 laten we aan de manager van SDOA. Hiermee zijn de punten I tot en met IV van het onderzoek afgehandeld. Over onderwerp V "Een analyse van de voor- en nadelen die per zijn ontstaan sinds de oprichting van SDOA" is geen advies uitgebracht, maar Radar heeft wel een analyse gegeven. De voor- en nadelen betreffen de inzet van het re-integratiebudget voor personeel dat zich met re-integratie van bijstandsgerechtigden bezighield. Gedurende een aantal jaren een niet ongebruikelijke constructie. De conclusie is dat deze constructie geen financieel voordeel heeft opgeleverd voor n die samenhing met de samenwerking in SDOA. Deze voordelen had een ook zonder deze samenwerking kunnen realiseren. betrokkenenparagraaf: advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties: scenario's (indien gewenst/mogelijk): financiële paragraaf incl. financiële risico's: overige risico's: aspecten duurzaamheid: vervolgprocedure en planning: De standpunten van de SDOA n worden in het DB van 21 september besproken. Definitieve besluitvorming vindt plaats in het AB van december.

10 relatie met andere besluitvorming/andere projecten: integriteitstoets: overige opmerkingen: 10