Voorstel aanschaf kassa-systeem

Transcriptie

1 Vrstel aanschaf kassa-systeem 1. Inleiding Bij HCW kun je p dit mment alleen met cash betalen. De betalingen wrden elke week (zaterdag / zndag) ingeleverd bij 1 van de leden waarna alles naar de penningmeester gaat. Betalingen m.b.t. de verkp van Valkema materiaal (in de kast ) gaan via een aparte strm via de spnsrcmmissie. Dr de weeks is het k mgelijk m cnsumpties te kpen via de geslten pt. Deze laatste heeft nder andere geleid tt meer gezelligheid dr de weeks en tt een duidelijke tename in de mzet van de kantine. Er zijn dus drie aparte kasstrmen richting de penningmeester. Bvenstaande werkwijze geeft prblemen, hewel het systeem p zich werkt: - Leden en gasten kunnen niet met pin betalen. De rep m met pin te kunnen betalen wrdt steeds grter. Omliggende verenigingen zijn steeds vaker cashls en met name tegenstanders kmen steeds vaker langs znder cash geld p zak. - Er is geen makkelijke cntrle mgelijk t.a.v. wat verkcht is. Omdat er niet geregistreerd wrdt wat verkcht wrdt is het alleen mgelijk m p basis van de vrraad een vergelijk te maken als het gaat m de inkp en verkp. - Met drie aparte kasstrmen is de kans dat zaken fut gaan grt. Op zich werkt het systeem, echter regelmatig is er verwarring t.a.v. waar het geld naar te met, f zaken als betaald zijn (Valkema materiaal). - Vr aparte evenementen zals de spktcht f het familieterni wrdt k apart een kasstrm pgezet. Dit geeft ng meer diversiteit en kans p futen. Het afgelpen jaar hebben we als bestuur gekeken naar diverse plssingen m bvenstaande prblemen p te pakken en tegelijkertijd de huidige werkwijze van de kantine zveel mgelijk te behuden. 2. Vrstel Vanuit het bestuur hebben we het vlgende vrstel, zwel qua aanschaf van materialen als qua werkwijze: - Aanschaf van een kassasysteem, inclusief pin. Het kassa-systeem kan geprgrammeerd wrden zdat een variëteit aan verkp erp kan staan. Dus k de Valkema materialen, verkp dr de week en eventueel betaling van evenementen. Ksten: we zijn ng aan het kijken naar verschillende plssingen, inschatting van ksten zijn maximaal 750,- eenmalig en 150,- jaarlijks (incl. transactieksten pin). - Aanschaf van een afstrtkluis Ksten: 160,- eenmalig

2 Met de aanschaf van bvenstaande materialen is het mgelijk m met pin te betalen, k vr de aanschaf van Valkema spullen en dr de weeks. Afspraak met dan wrden dat alle aanschaf p het kassa-systeem wrdt aangeslagen. Dr de registratie van de verkp is het mgelijk m zwel de kasstrm als de pin-betalingen te matchen met de verkp. Daarnaast is het mgelijk m de verkp te matchen met de inkp. Alle cash betalingen kunnen vervlgens gestrt wrden in de strtkluis die maar dr een paar leden (waarnder de penningmeester) kan wrden gepend. Deze werkwijze vrkmt diverse kasstrmen, briefjes met geld die via verschillende leden bij de penningmeester terecht kmen, etc. Financieel: Ksten van bvenstaande vrstel zijn eenmalig: 910,- (maximaal) Ksten structureel: 150,- per jaar (maximaal) Indien het vrstel wrdt aangenmen gaat het bestuur binnen bvenstaande financiële kaders een systeem aanschaffen en samen met de kantinecmmissie implementeren. 3. Alternatieven Er zijn diverse alternatieven: - Geen cash meer, cashlze club wrden. Feitelijk is dat een uitbreiding p bvenstaande vrstel. Vrdeel hiervan is dat daardr ng maar 1 kasstrm verblijft waardr cntrle ng makkelijker is gewrden. Daarnaast is er geen cash geld meer in de kantine. Nadeel natuurlijk dat diverse (met name jeugd) leden geen pin hebben. - Alleen een pin-autmaat kpen. Dit scheelt aanzienlijk in de ksten (ngeveer eenmalig 100 eur). Grt nadeel echter is dat hiermee het prbleem van te weinig verzicht ver de verkp niet pgelst wrdt. Er kmt een extra kasstrm bij en cntrle f iets cash f via pin is betaald is ng meilijker gewrden dan in de huidige situatie. - Dr met huidige werkwijze. Dit alternatief scheelt in de ksten (eenmalige aanschaf), echter lst de huidige prblemen niet p. De kans is reeel dat bij de huidige werkwijze futen gemaakt wrden vanwege de grte en diverse heveelheid kasstrm.

3 Vrstel shirts HCW 1. Inleiding Vier jaar geleden heeft HCW cntracten afgeslten met drie spnsren vr shirtspnsring. Twee jaar geleden is 1 van deze spnsren gestpt. Het huidige cntract met de verige twee spnsren (PKF-Pst en Winteb) hudt aan het einde van dit seizen ( ) p. De gedachte achter het cntract en de shirtspnsring waren vr deze peride: - Bijdrage van 750,- per jaar per spnsr (waarbij in het eerste jaar de spnsren hebben gezrgd vr de shirts). - Daarvr zijn de shirt spnsren (hfd spnsren van HCW) zichtbaar p alle shirts van alle leden - Leden heven zelf geen shirts te kpen - Het jaarlijkse geld vanuit de shirt spnsren wrdt gespaard waarna HCW na vier jaar geld heeft m nieuwe shirts te kpen. Ttaal gaat het dan nu m 6.000,- (in 3 jaar met 3 spnsren). De afgelpen jaren is HCW gegreid in leden aantal (van 140 naar nu bijna 210). Daarnaast is gebleken dat jaarlijks shirts kwijtraken f vervangen meten wrden. Als laatste is halverwege de spnsrperide 1 hfdspnsr afgehaakt. Al met al is de pzet (sparen vr nieuwe shirts) niet gelukt en k p langere termijn niet haalbaar. Elk jaar is eigenlijk de bijdrage van de spnsren gebruikt vr nieuwe shirts. De laatste twee jaren is hiervr k de spnsring van Reece vr gebruikt (1100 eur per jaar in materiaal!). Vanuit het bestuur hebben we gemerkt dat de huidige methde een aantal grte nadelen heeft: - Financieel is de pzet niet geslaagd; er is geen vervangingsfnds beschikbaar. Daarnaast is het niet handig m hfdspnsren te hebben waarvan je direct alle bijdragen kwijt bent aan shirts; je kunt die financiële ruimte dan niet gebruiken bijvrbeeld vr trainers, materialen, etc. - Het regelen van de shirts kst vrijwilligers van HCW veel tijd, geeft bij diverse leden frustratie (bijvrbeeld vanwege het ntbreken van de juiste maten). - Er is geen ruimte vr teams m bijvrbeeld aan eigen spnsring te den (t.a.v. shirts). Er zijn k grte vrdelen: - Vr de leden is het relatief gedkp, immers de spnsren hebben de shirts betaald. Dit scheelt tussen de 25 en 30 eur per shirt. - Er is geen diversiteit in shirts f in spnsring p de shirts. Omdat de nieuwe cntractperide eraan kmt vanaf vlgend seizen willen we vanuit het bestuur met de leden een aantal alternatieven bespreken. Hierbij spreken we vanuit het bestuur een vrkeur uit vr 1 van de alternatieven.

4 2. Alternatieven Er zijn diverse alternatieven. Als bestuur hebben we navraag gedaan k bij andere verenigingen m tt een z breed mgelijk beeld te kmen. 1 Cntinuering van de huidige pzet Bij dit alternatief zeken we als HCW drie tt vijf shirt spnsren vr de kmende 4 jaar. De inschatting is dat een reëel vervangingsbudget ngeveer zal zijn p basis van 300 shirts (210 leden + grei + vervanging). Betekent bij 5 spnsren ngeveer 500 eur per spnsr per jaar. Vrdelen: Gedkp vr leden Eenduidigheid in shirts Nadelen: Eenmalige investering vanuit de club vr 210 shirts die pas na 4 jaar terugkmt vanuit spnsren (tijdelijke in balans). Na vier jaar heb je ksten eruit maar geen vervangingsbudget. Geen extra geld vr de club. Werk van vrijwilligers bij club (shirt cördinatr). 2 Leden kpen shirts bij Valkema, spnsren betalen HCW vr lg en uitstraling p shirts Dit is de cnstructie die bij veel verenigingen gebruikt wrdt,.a. in Grningen en bij Daring. Elke spnsr betaalt bijvrbeeld 500,- per jaar vr haar lg p de shirts. De shirts met de hfd spnsren zijn te kp vr alle leden bij Valkema (nze huidige sprtleverancier) vr tussen de 30 en 35 eur. Vrdelen: Spnsrgeld gaat naar club vr investering in andere zaken dan shirts Variatie mgelijk per jaar en per team (je zu vr 1 team een extra spnsr kunnen vragen / regelen p bijvrbeeld de muw). Geen werk van vrijwilligers bij de club. Nadelen: Kst leden extra geld (30-35 eur per lid). Over meerdere jaren is dit bij grei van jeugdleden bijvrbeeld wel p te vangen dr zgenaamde ruilbeurzen waarbij leden aan het begin f aan het einde van het seizen p de club materiaal ruilen zals schenen en shirts. Kan variatie pleveren in spnsruitingen p de shirts Nb. vanwege het vlume verwachten we dat we bij Valkema een redelijke krting kunnen regelen vr de shirts waardr de ksten rnd de eur uitkmen i.p.v eur. Exacte krting is ng niet bekend die we hiermee bereiken. 3 Tussenvrm Valkema / HCW Dit alternatief lijkt p alternatief 2: leden kpen hun shirts gewn bij Valkema en de spnsren betalen een bijdrage aan HCW vr het lg p de shirts met de uitstraling. Het verschil zit echter hierin dat HCW per shirt dat bij Valkema wrdt verkcht 10,- bijdraagt. Deze 10 eur betekent een

5 verlaging van de ksten vr de leden tt eur per shirt. Tegelijkertijd betekent het dat HCW ver 4 jaar ngeveer eur met reserveren vr het meebetalen aan de shirts. Vr- en nadelen zijn hetzelfde als bij alternatief 2, echter minder ksten vr leden en minder inkmsten vr HCW vr investering in andere zaken dan shirts. 4 Teamspnsring Bij dit alternatief gaan we als HCW ver p teamspnsring van de shirts in plaats van clubspnsring. Elk team kan en mag (en met wellicht) een spnsr regelen die een bijdrage levert bij de aanschaf van de shirts. Bij een team van bijvrbeeld 15 spelers betekent dit een bijdrage in de 500,- aan ksten vr het team. Er zuden afspraken gemaakt kunnen wrden met spnsren die meerdere teams spnsren, bijvrbeeld alle seniren. Vrdelen: Variatie mgelijk per jaar en per team. Geen werk van vrijwilligers bij de club. Relatief lage ksten vr leden (als je een gede spnsr vindt). Nadelen: Geeft variatie in spnsruitingen p de shirts Wat als leden geen spnsr kunnen vinden, verschil in ksten per team Wat als bijvrbeeld een uder van een lid spnsrt en het lid het jaar daarp naar een ander (uder) team gaat? 3. Vrstel bestuur Als bestuur stellen we alternatief 3 vr. Dit mdat dit enerzijds het werk vr vrijwilligers van HCW weghaalt, de club k financieel ruimte geeft en tegelijkertijd de ksten vr de leden niet enrm vergrt (zals bij alternatief 2). Dr het rganiseren van de ruilbeurzen denken we de ksten ver meerdere jaren vr de leden te kunnen verminderen. We stellen k vr m hierbij geen aparte teamspnsring te te laten. Dit m te zrgen dat de spnsruitingen wel eenduidig blijven. Uitzndering zal zijn vr de Heren 1 en Dames 1. Vanuit het bestuur stellen we vr m vr die twee teams aparte spnsrafspraken te maken. Reden hiervr is de extra uitstraling van deze teams (.a. in media en met publiek).

6 Vrstel trainer staffels HCW 1. Aanleiding Als bestuur en Technische Cmmissie is het investeren in de eigen jeugd en het eigen kader een tppririteit. De club greit echter één van de lastige punten blijft altijd geneg trainers vr alle grepen. De basis van de club begint bij leuke trainingen, betrkkenheid en gezelligheid en naar ns idee is het daarbij belangrijk dat we dus k eigen trainers hebben. Eigen trainers en hulptrainers die gekwalificeerd zijn en bekend vr de grepen die ze training geven. Om de betrkkenheid te vergrten willen we graag k de hulptrainers een vergeding bieden zdat het training geven een reëel alternatief is t..v. bijvrbeeld een bijbaantje. Op die manier krijgen we k bij vele grepen meerdere trainers en dus meer aandacht in de trainingen. De keuze m te investeren in het eigen kader en de eigen jeugd is een bewuste. Bij mliggende verenigingen zie je k andere keuzes zals minder trainingen (1 keer per week) f bijvrbeeld het inhuren van externe trainers. 2. Vrstel Het vrstel is m een nieuwe trainersstaffel in te veren waarin k betaald wrdt aan de jeugdtrainers en hulptrainers. De staffel bevat niveaus afhankelijk van de ervaring en kennis / kunde van de trainer. Wie exact p welk niveau zit is aan de Technische Cmmissie m te besluiten en ver te cmmuniceren. De staffel: Prfessinele trainer met diplma's: 12,50 Trainer met hckey / trainerservaring: 10,00 Trainer met beginnende ervaring: * kan zelfstandig een grep gedurende een seizen training geven 7,50 Hulptrainer / jeugdtrainer 5,00 * kan trainingen verzrgen, echter ng niet kennis / ervaring m in 1 seizen de hele lijn uit te zetten 3. Alternatieven Er zijn twee alternatieve t..v. bvenstaande situatie: 1 Externe trainer inhuren. Bijvrbeeld HCSO heeft dit gedaan,.a. mdat ze het niet vr elkaar hebben gekregen m eigen kader vast te huden en eigen trainers p te leiden. Ksten vr een externe trainer bij HCSO ngeveer eur per uur excl. reisksten. Dit hebben ze pgelst dr een frse cntributieverhging en drdat de trainer 2 teams tegelijkertijd traint m.b.v. een hulptrainer. Bij andere verenigingen is k bekend dat externe trainers ngeveer vanaf eur per uur ksten, vaak ex. BTW (je gaat ver 1500,- eur vergeding).

7 2 Geen vergeding vr hulptrainers (situatie vrig jaar) Op dit mment heeft HCW een trainersbudget van 7.000,- eur. Verwachting is dat dit znder vergeding vr hulptrainers ng wel mhg met richting 8.000,- vanwege meer leden. Prbleem is echter wel dat we znder vergeding: - Minder kunnen en mgen verwachten van de hulptrainers - Minder anim verwachten en dus lastigere bezetting van de trainingen - Kwalitatief p termijn mindere trainingen krijgen 4. Financiën In de afgelpen peride hebben we ngeveer 1,3 trainer gehad p elke grep (1 p de 3 grepen heeft hulptrainer). Daarnaast is er een lsse vergeding vr H1 (1500,-). Uitgaande van 32 weken training (1 jaar excl. vakanties, ternien e.d.) en 29 trainingen per week geeft dit het vlgende verzicht: Ksten per training 1,3 * 10 eur (gemiddelde trainersksten) = 13 Aantal trainingen per week 29 Aantal weken per jaar 32 % niet gedeclareerd 20% Subttaal 9.650,- Lsse vergeding H1 750,- Ttaal budget ndig ,- Vrstel is m bvenstaande staffels vanaf nu te gebruiken bij het vergeden van trainers en daarvr budget te reserveren vr de trainers vr de kmende jaren.

8 Vrstel cntributieverhging en Aanleiding en prbleemstelling Op dit mment zien als bestuur dat de ksten p diverse psten in de kmende jaren zullen blijven stijgen. Denk hierbij aan de ksten vr materialen, gas & elektra en zaalhuur. Daarnaast willen we als bestuur en TC graag investeren in de kwaliteit van de trainingen en de heveelheid (jeugd / hulp) trainers en daarvr extra budget vrijmaken. Vandaar dat we vanuit het bestuur het vrstel den m de kmende 2 jaren de cntributie te verhgen. 2. Vrstel Het vrstel is m zwel vr het seizen als vr het seizen de cntributie te verhgen met 10 eur per lid (alle ledengrepen). Tegelijkertijd het vrstel m gebrteleden p te heffen met de simpele reden dat dit niet wrdt gebruikt. Dit levert nderstaande cntributiestaffels p: Huidig Aantal leden p dit mment Seniren 165,00 175,00 185,00 46 * excl. Eemsmnd leden Juniren (ABC-jeugd) 145,00 155,00 165,00 92 Juniren (DEF-jeugd) 125,00 135,00 145,00 48 Trimhckey 85,00 95,00 105,00 7 Funkey 65,00 75,00 85,00 3 Gebrtelid 10,00 De cntributieverhging levert vr het seizen p en vr het seizen Bedeling is dat deze extra inkmsten vrnamelijk terugkmen in de vergrting van het trainersbudget (zwel schling als training geven). Daarnaast wrdt het gebruikt vr iets meer ruimte in de begrting m tegemet te kmen aan stijgende ksten p diverse andere psten. In het vrstel blijft de gezinskrting vereind. Deze luidt als vlgt: Indien er binnen een gezin drie f meer spelende leden zijn, geldt vr het derde gezinslid een krting van 10% p het cntributiebedrag. Het vierde lid binnen hetzelfde gezin krijgt een krting van 15% en vr het vijfde lid geldt 20% krting.

9 Vr het vaststellen van de krting wrdt gekeken naar de gebrtedata van de gezinsleden. De udste twee leden binnen het gezin vallen buiten de krtingsregeling. Het derde gezinslid (qua leeftijd) kmt in aanmerking vr de krting. Naast de gezinskrting staan we als vereniging k zeer pen vr mgelijkheden vr leden die de cntributie niet kunnen betalen (via.a. het jeugd sprtfnds f het participatiefnds van de gemeente). Dit blijft k bestaan en zullen we als vereniging k actief ver blijven cmmuniceren. 3. Bijlage cntributies regi Als bestuur hebben we een vergelijk gedaan met mliggende verenigingen m k te kijken f nze ksten in verhuding zijn met de cntributie. Inclusief de vrgestelde cntributieverhging zijn we ver 2 jaar ng steeds de gedkpste vereniging (by far) in de regi. Zie k hiernder. Senir lid C-jeugd HCSO ,5 * niet duidelijk wel / niet zaal waarschijnlijk incl. duidelijk is dat HCSO dit jaar flink mhg gaat m externe trainer te kunnen betalen HCW * incl. zaal Dash * incl. zaal Eemsmnd * niet duidelijk wel / niet zaal waarschijnlijk incl. Winsum * zaal apart 50 vr seniren 40 jeugd Hgeveen * niet duidelijk wel / niet zaal waarschijnlijk incl Cntributie 0 HCSO HCW Dash Eemsmnd Winsum Hgeveen Senir lid C-jeugd