Algemene Ledenvergadering 20 mei A.V. Triathlon Amersfoort

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering 20 mei 2017 A.V. Triathlon Amersfoort Jaarverslag 2016 Plannen 2017

2 Inhoudsopgave 1. Algemene Ledenvergadering AV Triathlon Notulen Algemene Ledenvergadering november Jaarverslag bestuurszaken Commissies Jaarverslagen 2016 en plannen Hardlopen volwassenen Triatlon Jeugd Wandelsport WOC baan Commissie wedstrijdevenementen PR & Communicatie Medische commissie Commissie vrijwilligerszaken Beheercommissie Archiefcommissie Trainerskledingcommissie Financiën Financieel jaarverslag Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

3 1. Algemene Ledenvergadering AV Triathlon Jaarverslag A.V. Triathlon

4 4 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

5 2. Notulen Algemene Ledenvergadering november 2016 Jaarverslag A.V. Triathlon

7 Jaarverslag A.V. Triathlon

10 3. Jaarverslag bestuurszaken Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

14 4. Commissies Jaarverslagen 2016 en plannen Hardlopen volwassenen 14 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

17 4.2 Triatlon Jaarverslag A.V. Triathlon

22 4.3 Jeugd 22 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

24 4.4 Wandelsport 24 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

26 4.5 WOC baan 26 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

28 4.6 Commissie wedstrijdevenementen 28 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

32 4.7 PR & Communicatie 32 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

33 4.8 Medische commissie Jaarverslag A.V. Triathlon

34 o o o o o o o o 34 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

35 o o o o o o o o Jaarverslag A.V. Triathlon

36 4.9 Commissie vrijwilligerszaken 36 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

38 4.10 Beheercommissie 38 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

40 o o 4.11 Archiefcommissie 4.12 Trainerskledingcommissie 40 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016

43 5. Financiën 5.1 Financieel jaarverslag 2016 Jaarverslag A.V. Triathlon

44 BALANS A.V. TRIATHLON per Note Clubgebouw Inventaris clubgebouw Materiele vaste activa Kantine voorraad Debiteuren Vooruitbetalingen Vlottende activa Kas Rabobank ING Spaarrekeningen Geldmiddelen Totaal activa Eigen vermogen Voorziening groot onderhoud Voorziening materialen Voorziening lustrumfeest Voorziening kleding Voorzieningen Leningen Rabobank Onderhandse leningen leden Schulden op lange termijn Crediteuren Vergoeding brandschade Vooruitontvangsten Schulden op korte termijn Totaal passiva

45 Toelichting bij de balans per Note 1: Materiele vaste activa Note Clubgebouw Inventaris Totaal Boekwaarde clubgebouw Investeringen A Afschrijving in Boekwaarde clubgebouw A ) Investeringen De investeringen in 2016 betreffen werkzaamheden aan de nieuwe tafels en banken in de kantine. Note 2: Vlottende activa Hieronder vallen onder meer de nog te ontvangen gemeente subsidie voor de Keistadtriathlon, eigen bijdrage triathlon competitie, en vooruitbetalingen voor evenementen in Note 3: Geldmiddelen Kas kantine Rabobank WOC Rabobank jeugdwedstrijdsecretariaat Rabobank ING algemeen ING kantine ING wedstrijdsecretariaat thuis ING ING Vermogen Spaarrekening Geldmiddelen Note 4: Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening voor toekomstige onderhoudswerkzaamheden aan het clubgebouw die niet elk jaar plaatsvinden. Stand per Dotatie aan voorzining in Af: binnenwerk verven clubgebouw Stand per

46 De toevoeging aan de voorziening is minder dan begroot. Analyse van het meerjarenplan door de commissie beheer heeft geresulteerd in een lagere reserveringsbehoefte. Het meerwerk van het verven van de binnenkant van het clubgebouw is aan de voorziening onttrokken. Voorziening wedstrijdmaterialen en evenementen Dit is een voorziening voor de aanschaf en vervanging van duurzame materialen bestemd voor organisatie van wedstrijden en evenementen. Stand per Dotatie aan voorziening in Af: aanschaffing materialen Stand per Gezien wedstrijdmaterialen onder gezamelijk beheer met Altis vallen, is er in 2016 niet meer gedoteerd aan de voorziening (zie Note 19). Voorziening lustrumfeest Deze voorziening is bestemd voor de lustrumvieringen van de vereniging. De volgende lustrumviering zal zijn in Gelet op het tegenvallende resultaat is in 2016 niet gedoteerd. Stand per Dotatie aan voorziening in Af: kosten lustrumviering Stand per Voorziening kleding trainers Deze voorziening is bestemd voor de vervanging van trainerskleding. In 2015 is besloten het beleid om alle trainerskleding eens in de vier jaar te vervangen los te laten. In plaats daarvan zal kleding aangeschaft worden op basis van de behoefte aan uitbreiding en vervanging. Stand per Dotatie aan voorziening in Af: aanschaf kleding trainers Stand per In 2016 is de kleding van de trainers hardlopen volwassenen en jeugd vervangen. Echter op het sluiten van 2016 waren de facturen van Runnersworld en Igo-Post, ca euro nog niet ontvangen. Deze facturen zullen derhalve in 2017 van de voorziening afgaan.

47 Note 5: Schulden op lange termijn Leningen Rabobank Lening nummer Totaal Hoofdsom Aflossing lineair lineair Borgstelling gemeente SWS Aanvangsdatum Looptijd 25 jaar 15 jaar Einddatum Rente 3,00% 2,70% Rentevaste periode 3 jaar 1 jaar Einde rentevaste periode Stand per Aflossing Stand per Onderhandse leningen leden Looptijd 15 jaar, met ingang van 1 januari Er wordt annuïtair afgelost. Het rentepercentage is 3,5%. Note 6: Schulden op korte termijn Crediteuren en te betalen kosten Dit betreft kosten met betrekking tot 2016 die per einde van het jaar nog niet betaald zijn, zoals onkostenvergoeding trainers, vrijwilligersattenties, accommodatiehuur, kosten voor evenementen uit 2016, onderhoudskosten etc. Vergoeding brandschade Het saldo van eind 2015 ad euro is in 2016 uitgegeven aan de laatste werkzaamheden inzake de brandschade als gevolg van brandstichting na in de inbraak van De werkzaamheden betroffen het plaatsen van de keuken en het schilderen van de binnenkant van het clubgebouw. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen De trainings- en wedstrijdmaterialen op de atletiekbaan in Schothorst vallen onder gezamenlijk beheer met Altis. Aanschaffingen, vervanging en onderhoud worden bekostigd via een gezamenlijke voor dat doel aangehouden bankrekening. Het 50% aandeel van de vereniging in het voor materialen bestemde doelvermogen per 31 december 2016 bedraagt euro.

48 RESULTATENREKENING A.V. TRIATHLON Note resultaat 2016 begroting 2016 resultaat 2015 Contributies Trimcursus Subsidiegelden Rente bankrek Resultaat kantine Kleding leden Overige inkomsten Totaal baten KNAU+NTB+SGWB Onkostenverg trainers Kleding trainers Opleidingen trainers Accommodatiehuur Trainingswedstrijdmateriaal Hardlopen volwassenen Jeugd Triathlon Wandelsport WOC baan Wedstrijd evenementen Verenigingskosten Communicatie Rente leningen clubgebouw Afschrijvingskosten Groot onderhoud Exploitatie clubgebouw Totaal lasten Resultaat

49 Toelichting bij de Resultatenrekening 2016 Note 7: Contributies res res Delta Contributie Entreegelden en aanmaankosten Contributies De contributie-inkomsten laten een lichte stijging zien t.o.v vorig jaar. Note 8: Trimcursus Bijdragen van de deelnemers aan de trimcursus, die nog geen lid zijn van de vereniging. Het aantal deelnemers aan de trimcursus van buiten de vereniging was minder dan vorig jaar. Note 9: Subsidiegelden Dit betreft subsidie van de gemeente Amersfoort. De subsidie wordt vastgesteld aan de hand van het aantal jeugdleden en het aantal gediplomeerde jeugdtrainers. Note 10: Rente bankrekening Dit betreft de ontvangen rente over de spaarrekening bij de ING. Doordat de rentepercentages lager zijn geworden, zijn ook de rentebaten afgenomen. Note 11: Resultaat kantine Het resultaat van de kantine was in 2016 nagenoeg even groot als in res res Delta Omzet kantine Af: Inkoop kantine Resultaat kantine Note 12: Kleding leden Dit betreft de verkoop van (bedrukte) sweaters aan leden. res res Delta Verkoop kleding Af: Inkoop en opdrukkosten kleding Totaal kleding per saldo Note 13: Overige inkomsten res res Delta Verhuur aan derden diverse inkomsten 0 0 Totaal overige inkomsten

50 Note 14: Contributies KNAU, NTB, SGWB De kosten van wedstrijdlicenties bij de KNAU (Kon Ned Atletiek Unie) en de NTB (Ned Triathlon bond) en van het SGWB (St. Gooise Wandelsportbond) worden door de vereniging bij de leden geïncasseerd en afgedragen aan de bonden. Note 15: Onkostenvergoeding trainers De onkostenvergoeding heeft betrekking op vergoedingen voor trainingen en wedstrijdbegeleiding. res res Delta Trainers hardl volw Trainers fietsen Trainers zwemmen Trainers wandelsport Trainers jeugd Wedstrijdbegel jeugd Totaal onkostenvergoeding trainers Note 16: Kleding trainers Voor de vervanging van kleding trainers is in 2016 er euro gedoteerd aan de voorziening kleding. Uit deze voorziening zal elk jaar besloten worden welke trainers(groepen) in aanmerking komen voor vervanging van hun kleding. Note 17: Opleidingen trainers Note res res Delta Opleiding hardl volw Opleiding jeugd Opleiding wandelsport 17 A Opleiding triathlon 17 B Totaal opleidingen trainers A ) Opleiding wandelsport In 2016 hebben twee trainers met succes de opleiding AWI3 gevolgd. 17 B ) Opleiding triathlon In 2016 hebben twee trainers met succes de opleiding TTN3 gevolgd en 6 trainers volgen de mountainbike instructeursopleiding.

51 Note 18: Accommodatiehuur Note res res Delta Zaalhuur Baanhuur 18 B Accommodatiehuur B ) Baanhuur De baan in park Schothorst is in 2016 op meer dagen en/of uren gehuurd. Note 19: Trainings- wedstrijdmateriaal Note res res Delta Dotatie aan voorziening materialen Bijdrage aan materiaalbeheer Schothorst 19 A Afkoop materialen krachthok Schothorst 19 B Totaal trainings-en wedstrijdmateriaal A ) Trainings- wedstrijdmaterialen Schothorst De trainings- en wedstrijdmaterialen (speer, polstok, kogels etc) op de atletiekbaan in Schothorst vallen onder gezamelijk beheer met Altis. Beide verenigingen doteren jaarlijks eenzelfde bedrag voor dit doel. 19 B ) Afkoop materialen krachthonk Schothorst Door de betaling van de helft van de waarde aan Altis hebben we ieder voor de helft een aandeel in het onverdeeld eigendom van de materialen in het krachthonk op Schothorst verworven. Note 20: Hardlopen volwassenen Hieronder vallen onder andere kosten voor hardlopen volwassen, trainingsmateriaal, activiteiten en attenties voor vrijwilligers. Note 21: Jeugd Hieronder vallen onder andere kosten van sociale evenementen voor de jeugd, kosten van inschrijving voor wedstrijden, trainingsmateriaal, activiteiten en attenties voor vrijwilligers. Note 22: Triathlon Hieronder vallen onder andere kosten van clinics voor de triatleten, kosten van inschrijving voor wedstrijden, trainingsmateriaal, activiteiten en attenties voor vrijwilligers. Note 23: Wandelsport Hieronder vallen onder andere kosten voor het wandelen, attenties voor vrijwilligers.

52 Note 24: WOC baan Hieronder vallen de kosten voor de baanatletiekwedstrijden op Schothorst georganiseerd door de commissie WOC baan. Note res res Delta WOC baan algemeen 24 A Paaswedstrijd baan Pupillencompetitie CD-competitie Clubkampioenschappen baan Totaal WOC baan A ) WOC baan algemeen De algemene kosten betreffen onder meer kosten voor jurering, patronen startwapen en overige niet aan wedstrijden direct toerekenbare organisatiekosten. Note 25: Wedstrijd evenementen Hieronder vallen de kosten voor de evenementen georganiseerd door de commissie wedstrijd evenementen. Note res res Delta Emiclaerloop Hamersveldloop Zwemloop Regionale crosscompetitie jeugd Clubkampioenschappen cross Amersfoortse baancompetitie Utr. Heuvelrug estafette Funtriathlon Vlasakkerloop Keistadtriathlon 25 A Totaal Evenementen B ) Keistadtriathlon In 2016 is voor het eerst de keistadtriathlon georganiseerd. AV Triathlon heeft deze wedstrijd gesteund met een financiele bijdrage.

53 Note 26: Verenigingskosten Hieronder vallen de kosten van secretariaat, ledenadministratie, betalingsverkeer, bestuurskosten, abonnementen, publiciteit, jaarverslag, ledenvergadering, blauwe boekje, folders, briefpapier, attenties en activiteiten voor vrijwilligers. Note res res Delta Verenigingskosten Kosten betalingsverkeer Feest/lustrum 25 A Administratie software Totaal verenigingskosten A ) Feest/lustrum Gezien het negatieve resultaat van 2016 is er niet gedoteerd aan de voorziening feest/lustrum. Note 27: Communicatie res res Delta Clubblad Kosten website Totaal communicatie In 2015 is er flink geinvesteerd ca euro om de website voortaan de portal te laten zijn voor communicatie met onze leden. In 2016 is er additioneel investeert in een mailchimp ca 700 euro voor de website. Note 28: Rente leningen clubgebouw res res Delta Rente leningen Rabobank Rente onderhandse leningen leden Rentelasten totaal Doordat de percentages van de leningen met de Rabobank verlaagd zijn, betalen we minder rente. Zie ook de toelichting op de balans.

54 Note 29: Afschrijvingskosten res res Delta Afschrijving clubgebouw Afschrijving inventaris Afschrijvingskosten De afschrijving in inventaris is lager dan in 2015, Dit komt omdat een investering uit het jaar 2005, voor het laatst in 2015 afgeschreven werd. Vanaf 2016 wordt nu ook afgeschreven op de investering gedaan in 2016 (zie Note 1, toelichting op de balans). Note 30: Groot onderhoud Analyse van het meerjarenplan door de commissie beheer heeft geresulteerd in een lagere reserveringsbehoefte. Note 31: Exploitatie clubgebouw Note res res Delta Huur grastrook/kleedkamers SRO Energielasten 31 A Overige exploitatielasten 31 B Schoonmaakkosten Klein onderhoud 31 C Verzekering Totaal exploitatie clubgebouw A ) Energielasten De delta wordt veroorzaakt de energienota van December 2015, geboekt in B ) Overige exploitatiekosten Hieronder vallen onder meer kosten van telefoon, internet, belastingen, heffingen en vuilnisafvoer. 31 C ) Klein onderhoud In 2015 hadden we een eenmalige last van euro vanwege vervanging van de douchekoppen.

55 Kasstroomoverzicht Jaar 2016 Jaar 2015 Resultaat uit operationele activiteiten Aanpassingen voor: Afschrijvingen Mut voorzieningen, toe (+) afname (-) Veranderingen in vlottende activa: * toe (-) afname (+) voorraden - * toe (-) afname (+) vorderingen * toe (+) afname (-) schulden op korte termijn Kasstroom uit operationele activiteiten Desinvesteringen activa Investeringen activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Nieuwe schulden op lange termijn Aflossing schulden op lange termijn Kasstroom uit financieringsactiviteiten Netto kasstroom ( = mut geld middelen 1/1-31/12) Geldmiddelen per begin boekjaar Geldmiddelen per einde boekjaar

56 A.V. Triathlon Amersfoort 44 Jaarverslag A.V. Triathlon 2016