Van (Anders) Doen naar Delft Doet

Transcriptie

1 Van (Anders) Doen naar Delft Doet Toelichting aan cie EFB op realisatie organisatieperspectief 2018 n.a.v. eerdere informatie over programma s DOEN en Anders Doen 14 januari 2016

2 Opzet presentatie Context Keuze voor slanke efficiënte organisatie Organisatieontwikkeling in stappen Resultaten in 2016 Realisatie bezuiniging in organisatieplannen Organisatiestructuur 2018 Intensief proces Agenda komende jaren Proactieve aanpak VWNW Delft Doet: hefboom voor organisatieontwikkeling

3 Context: keuze voor slanke efficiënte regiegemeente Vanaf 2010 gewerkt aan een slanke efficiënte regiegemeente door: uitplaatsen van taakvelden (regieorganisatie/werken vanuit netwerken) investeren in de organisatie met ontwikkelingen zoals KOERS (organisatiekwaliteit), Switch (organisatiecultuur) en (Anders) Doen (efficiëntie) maken van keuzen in workload en doelstellingen Gevolg: afname in formatie In 2004: 1435 FTE's* Jan 2015: ca. 895 Sept 2015: 874 In 2018: ca.685 FTE's * excl. VAK en Erfgoed

4 Context: organisatieontwikkeling in verschillende stappen KOERS, Switch DOEN Anders Doen Delft Doet Okt. 14 jan. 15 Jan. 15 dec. 15 Dec ? Hoge urgentie Driver: financiële noodzaak Geen kaasschaaf maar bewuste keuzen o.b.v. organisatieprincipes Vermijden overlap tussen bestaande en nieuwe bezuinigingen Actieteam dicht op GMT Top down sturing Hoog tempo Driver: snel duidelijkheid verkrijgen voor medewerkers Consistentie tussen alle (10!) organisatieplannen Balans tussen streefbeeld 2018 en bezuinigingsdoelen Programmateam in dialoog met betrokken medewerkers Strakke regie op planning en proces Hoog ambitieniveau Driver: duurzame verandering in organisatie Integraal proces met overige ontwikkelingen Respect voor verschillen in tempo van verandering: Financiële functie: geen risico s voor continuïteit en effectiviteit Ruimte: plannen per afdeling Bottom up proces onder regie van leidinggevenden Medewerker en zijn proces staan centraal

5 Realisatie 5,3 mio in organisatieplannen Maatregel Taakstelling Invulling Afwijking Fte In M In K In K In K 1. Grotere span of control leidinggevenden 20 1, Centralisatie programmeurs 8 0, Centralisatie strategisch adviseurs 4 0, Centralisatie management ondersteuning 22 1, Lean structureel inzetten (2,5% slimmer werken) Ca. 17 1, Optimalisatie bestuursondersteuning 6 0, Overige apparaatskosten 0, Totaal Ca. 74 5, Verwerking van surplus tot 5,3 mio 127 Opgenomen als besparingsverlies in najaarsrapportage 300 Eindtotaal 0

6 Organisatiestructuur in 2018 = in ontwikkeling = hangende bestuurlijke besluitvorming

7 Intensief proces met veel betrokkenheid van medewerkers Programma Anders Doen Managers Programmeurs Strategische Adv. Mgt. Assistenten Veiligheid Samenleving GBO KCC BCC Ruimte Plaatsingsproces 1. Directeuren Via gem.secr. 2. Afd.hfd en 2. Programmeurs Via GMT 3. Strat.adv. Via GMT 3. Mgt. Assistenten 3. Overig mdw ers Via afd.hfd en

8 Proactieve aanpak VWNW Van Werk Naar Werk (VWNW) traject is tot op heden zeer succesvol: Vanaf de start (2013) tot eind 2015 is slechts 1 persoon in WW (bekostiging gemeente) gekomen In 2016 groeit dit aantal naar verwachting naar in totaal 3 personen. Tot 2018 alle boventalligen in aparte afdeling Flexgroep voor een nog betere begeleiding naar ander werk Druk neemt toe maar tot op heden geen toename in langdurig zieken Zonder structurele bezuinigingstaakstellingen uit het oog te verliezen: veel aandacht voor menselijke maat door maatwerk en aparte regelingen (bv ) Alle medewerkers Functievolgers 723 Herplaatsers Geplaatst 101 Boven formatief (maatwerk): 13 Niet geplaatst 70 Opschortend: 25 (Taakopdracht) Excl. VAK en Erfgoed Boventallig: 32 Bestaand: 18 totaal: 50

9 Delft Doet: hefboom voor organisatieontwikkeling Ambitieuze ontwikkelagenda komende jaren Bepalen en invoeren andere sturing en werkwijze (organisatieprincipes) Versterking risicomanagement Organisatie blijft under construction met toekomstdiscussie Toegang/KCC en uit te plaatsen taakvelden zoals Zwembad en Begraafplaatsen Implementatie van organisatiebrede systemen (efin en ehrm) Realiseren bezuinigingstaakstellingen met onder meer Lean Bepaling make or buy voor enkele onderdelen van de organisatieondersteuning Programmasturing Delft Doet ligt bij de leidinggevenden Een (tijdelijk) programmabureau is ingericht voor ondersteuning

10 En dat werk verzetten we met plezier vanuit ons nieuw stadskantoor! Vragen?