DATUM VERSLAG VAN BESPREKING DATUM BESPREKING OPGEMAAKT DOOR

Transcriptie

1 Verslag BESPREKING OPGEMAAKT DOOR Vergadering Algemeen Bestuur GBLT G.A. Hakvoort DEELNEMERS Aanwezig: de heer Boersma, de heer Doorn, de heer Van Amerongen, de heer Oggel, de heer Maenhout, de heer Pieper, de heer Dragt, de heer Brink, de heer Stegeman, de heer Windhouwer, de heer Van Helden, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel. 1. Opening en vaststellen agenda De heer Boersma opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. De heer Hein Pieper vervangt de heer Broens. De heer Van Helden introduceert zichzelf. De heer Marc Bekker van Deloitte zal aanschuiven bij de bespreking van agendapunt 7. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Boersma deelt naar aanleiding van de teambuildingsbijeenkomst van 2 oktober 2014 mee dat het dagelijks bestuur de portefeuilles als volgt verdeeld heeft: De heer Van Amerongen: gemeenten; De heer Doorn: waterschappen; De heer Boersma: organisatie en financiën. De heer Boersma geeft aan dat de accountant een opmerking gemaakt heeft over frauderisico en analyse. Daarover volgt een notitie ter bespreking in de eerstvolgende vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur. Mevrouw Lepage deelt de stand van zaken m.b.t. de productiecijfers en de dienstverlening mee: 45% van de aanslagen zuiveringsheffing woonruimten is opgelegd; 97% van de aanslagen zuiveringsheffing bedrijven is opgelegd; 98% van de gemeentelijke aanslagen is gerealiseerd; Er zijn tot nu toe ca telefoontjes binnengekomen. Dit is minder dan in 2014; De bereikbaarheid is dit jaar gestegen tot 89%; Steeds meer burgers bewandelen de digitale weg. Dit jaar ca ten opzichte van ca vorig jaar. Een en ander verloopt geheel volgens planning. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout antwoordt mevrouw Lepage dat er drie keer een dip geweest is vanwege technische storingen. Burgers die bellen krijgen dan een bandje te horen en er wordt een bericht op de website geplaatst. De heer Oggel geeft aan dat de deelnemers

2 vaak te laat horen dat GBLT onbereikbaar is en is er voorstander van de deelnemers daarover nog sneller te informeren. De heer Stegeman vraagt naar de stand van zaken m.b.t. oudere jaren. Zijn er op dat gebied achterstanden? Mevrouw Lepage meldt dat de voortgang elk kwartaal per deelnemer gerapporteerd wordt. De heer Stegeman vraagt daar aandacht voor. 3a. Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 19 november 2014 Redactioneel Pagina 5, agendapunt 9, 3 e alinea, 1 e zin. Van Maenhout moet zijn: Maenhout. Naar aanleiding van - Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. De heer Stegeman geeft aan een bepaald onderdeel in de besluitvorming t.a.v. de voorlopig gekozen procedure m.b.t. de opvolging van de directeur te missen. Er is een andere procedure gekozen. De heer Van Amerongen deelt mee dat de procedure n.a.v. overleg met de OR inderdaad gewijzigd is. De heer Doorn licht de gekozen procedure toe. De heer Stegeman is van mening dat de leerpunten in het verslag moeten worden opgenomen, nl. dat de OR betrokken moet worden bij de procedure, en dat gewaakt moet worden voor belangenverstrengeling bij interne kandidaten. De heer Brink haakt hierop in en geeft aan dat het geen belemmering voor DB-leden (die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure) hoeft te zijn, als zij sollicitanten te kennen. De heer Stegeman deelt mee dat er zijns inziens sprake was van belangenverstrengeling. De heer Boersma concludeert dat er maatregelen getroffen zijn om belangenverstrengeling tegen te gaan. Er is destijds voldoende op geacteerd. 3b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 11 maart 2015 De heer Dragt vraagt naar de controleverklaringen. De heer Boersma geeft aan dat een en ander later deze vergadering aan de orde komt. De eerste verklaringen zijn a.s. vrijdag toegezegd door de accountant. De heer Stegeman vraagt een nadere toelichting bij punt 5. De heer Boersma geeft aan dat ook dit later deze vergadering aan de orde komt. 4a. Begrotingsbrief provincie Overijssel De heer Van Hussel licht een en ander toe. De brief is naar aanleiding van de nieuwe WGR verzonden. Geconcludeerd kan worden dat GBLT al voldeed aan het gestelde. De heer Maenhout merkt op dat er verschillende regelingen zijn voor provincies en gemeenten en waterschappen. De heer Van Hussel deelt mee dat er een belangrijk verschil is m.b.t. de personeelsvoorzieningen. Voor de rest zijn de regelingen grotendeels hetzelfde. 4b. Brief van gemeente Leusden inzake Manifest verbonden partijen De heer Dragt merkt op dat de nieuwe WGR de positie van gemeenteraden wil versterken. De gemeente Leusden heeft dat beoogd met dit manifest. De heer Dragt vindt de toonzetting van de 2/8

3 antwoordbrief negatief. Hij is voorstander van een positievere toonzetting. Afgesproken wordt de brief te wijzigen en deze suggestie over te nemen. 5. Voorstel benoeming accountant De heer Boersma leidt dit onderwerp in. De heer Doorn deelt mee dat de presentatie die Deloitte verzorgde veel vertrouwen gaf. De heer Dragt vraagt of voldoende gewaarborgd is dat niet tijdige levering van informatie door de accountant tot het verleden behoort. De heer Doorn geeft aan dat Deloitte dat wel beloofd heeft. De heer Boersma deelt vooruitlopend op de bespreking van agendapunt 7 mee dat er bij de controle van de jaarrekening geen verband controles gedaan konden worden. Deloitte moest daarom detail controles doen. Daar is in december 2014 mee gestart. In februari 2015 bleek dat er fouten gemaakt waren, waardoor een en ander nog verder uitgelopen is. Het Dagelijks Bestuur heeft een brief gestuurd aan Deloitte, die een boze reactie van de accountant tot gevolg had. Vorige week donderdag heeft het Dagelijks Bestuur gesproken met Marc Bekker en Monique Verbruggen van Deloitte. Deloitte heeft een planning afgegeven met daarin de data waarop de controleverklaringen te verwachten zijn. Er worden nu maatregelen getroffen, zodat de controles bij de volgende jaarrekeningcontrole tijdig uitgevoerd kunnen worden. De heer Van Hussel licht een en ander toe. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 6. NCNP (no cure no pay) Budgetoverschrijding Mevrouw Lepage leidt dit punt in. De gemeenten is medio vorig jaar meegedeeld dat de no cure, no pay-bureaus erg actief waren, en dat de proceskosten erg opliepen. De bedragen waren hoger dan verwacht, en zouden nog hoger uitpakken, terwijl er in de begroting geen budget voor opgenomen was. Er is overleg geweest met de ambtelijk vertegenwoordigers van de deelnemers, waarbij een aantal scenario s besproken zijn. Met de ambtelijke vertegenwoordigers is afgesproken de jaarrekening 2014 af te wachten. Mevrouw Lepage deelt mee dat er maatregelen getroffen zijn m.b.t. de aansturing van het WOZteam en het WOZ-proces. De hoogte van het bedrag kan GBLT niet beïnvloeden, en heeft niets te maken met het WOZ-team. De wetgever biedt no cure, no pay bureaus de ruimte. Wel had GBLT eerder aan de bel kunnen trekken. Mevrouw Lepage deelt mee dat er nog een scenario uitgewerkt is, nl. de vervuiler betaalt. De aantallen en de consequenties zijn per gemeente uitgewerkt. In de jaarrekening is echter rekening gehouden met de verdeelsleutel zoals die afgesproken is. De heer Windhouwer is er voorstander van om te kiezen voor variant 2. De heer Van Amerongen is er voorstander van de voorkeursvariant, zoals die door het Dagelijks Bestuur wordt voorgesteld, te volgen. Dit is variant 3. De heer Van Amerongen pleit voor het beter monitoren van de ontwikkelingen op dit gebied. 3/8

4 De heer Brink denkt dat het goed is, via de VNG of via het eigen netwerk, een signaal af te geven naar de wetgever. Hij is er voorstander van om niet af te wijken van de kostenverdeelsleutel en kiest voor variant 2. De heer Dragt sluit zich aan bij hetgeen hiervoor gezegd is door de heren Brink en Windhouwer. Het algemeen bestuur kiest voor variant 2, nl. kostenverdeling volgens de bestaande systematiek. De jaarrekening hoeft niet te worden aangepast. 7. Jaarrekening 2014 De heer Marc Bekker van Deloitte schuift aan bij de bespreking van dit onderwerp. De heer Boersma leidt dit agendapunt in. De heer Bekker licht het accountantsverslag toe. De jaarrekening 2014 is gecontroleerd op getrouwheid en rechtmatigheid. Voor wat betreft de rechtmatigheid is een beperking afgegeven m.b.t. inkoop. Daar was vorig jaar ook al sprake van. Het controleproces is moeizaam verlopen. In juni vorig jaar heeft de interim controle plaatsgevonden. Die is afgesloten met de managementletter met daarin aanbevelingen m.b.t. de interne beheersing. Op dat gebied is er vooruitgang te boeken. Vorig jaar is er een IT-audit uitgevoerd om te kijken in hoeverre de automatisering ondersteunt. Dit bleek niet voldoende het geval. Verband controles bleken niet mogelijk. Daarom moesten er detail controles uitgevoerd worden. Gaandeweg bleek dat er fouten gemaakt waren. Omdat dit een arbeidsintensief proces was, liep de planning uit en kwam de controle stil te liggen. Momenteel is de controle weer hervat en is er een planning gemaakt. Alles is erop gericht om vrijdag a.s. de eerste drie controleverklaringen te verstrekken. De heer Maenhout vraagt of de belastingopbrengsten afwijken van de laatste prognose. De heer Bekker deelt mee dat daar nog geen aanwijzingen voor zijn. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout stelt de heer Van Helden voor toe te lichten waarom er nu anders gerapporteerd moet worden, en daarna de presentatie van de heer Theo Bouwmeester af te wachten. De heer Bouwmeester verzorgt een presentatie. Diverse vragen worden beantwoord. De heer Oggel merkt op dat er een toename is van openstaande posten van ouder dan een jaar, en dat het bedrag opgelopen is. De heer Bouwmeester deelt mee dat het aantal openstaande posten over het heffingsjaar 2013 en ouder, afgenomen is met 62%. In 2012 is GBLT gestopt met het meeliften met Vitens, en is ze zelf de gebruikersaanslagen woonruimten op gaan leggen. De betalingsmoraal op deze aanslagen is anders. Het aantal aanvragen voor schuldhulpverlening is toegenomen. De heer Bouwmeester laat het percentage openstaande debiteuren ten opzichte van het aantal opgelegde aanslagen zien. De bedragen lijken hoog, maar procentueel is het laag. 4/8

5 Naar aanleiding van een vraag van de heer Stegeman over de nog op te leggen aanslagen deelt de heer Van Hussel mee dat dat in de controleverklaring opgenomen is. Hij deelt mee dat dit ambtelijk bekend is. De heer Maenhout spreekt zijn zorgen uit over de situatie. Sinds 2012 zien we dat de aanslagen later opgelegd worden, dat de betalingsmoraal slechter wordt, dat het debiteurensaldo omhoog gaat en dat het bedrag oninbaar stijgt. Hij vindt dit signalen om een slag te maken m.b.t. het functioneren van GBLT. De heer Stegeman vraagt waarom deze ingreep door de accountant niet eerder plaatsgevonden heeft. De heer Bekker geeft aan dat deze post door de organisatie zelf ingeschat is. Een en ander is ontstaan in Toen is er een inschatting gemaakt, waarbij vooral gekeken was naar de opbrengsten en minder naar de kosten. Dit is een eenmalige hik in Het is een verschuiving van kosten over de jaren heen. De heer Bekker geeft aan dat het interessant is te zien, wat het invorderingsproces kost. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout deelt de heer Bouwmeester mee dat de verwachting is op het normale niveau uit te komen. Dit door het stapelen van vorderingen. Maar m.b.t. de notoire wanbetalers kan er een uitloop zijn naar De heer Oggel vraagt of de beperking die afgegeven is echt nodig is. De heer Van Hussel geeft aan dat hij van mening is dat het proces van aanbesteding van kantoorinventaris rechtmatig verlopen is. Het had te maken met een eenmalige investering. De heer Bekker merkt op dat GBLT aandacht heeft voor de Europese aanbestedingsregels, maar geeft aan dat het verstandig is om vooraf uitgangspunten te formuleren en die vast te leggen. Het was meer een slip of the pen De heer Van Amerongen herhaalt bij de generieke toerekening van de WOZ-proceskosten aan hetgeen hij eerder opgemerkt heeft bij de bespreking van agendapunt 6. Pagina 25, Uitzettingen s Rijks schatkist. De heer Doorn pleit er voor het geld tijdig af te storten. De heer Van Hussel legt uit dat GBLT minstens twee keer per week geld overboekt naar de deelnemers. De heer Doorn merkt op dat het ziekteverzuim hoog is en vraagt of er maatregelen genomen worden m.b.t. de langdurig zieken. Mevrouw Lepage geeft aan daar wel aandacht aan besteed wordt. In de Bestuursrapportage 2015/1 wordt dit punt verder toegelicht. Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag, inclusief jaarrekening, 2014; 2. In te stemmen met het jaarverslag 2014 (zoals dat thans voorligt onder voorbehoud van goedkeuring van de accountant); 3. In te stemmen met het voorstel aan het algemeen bestuur over de bestemming van het negatieve exploitatieresultaat; 4. In te stemmen met het voorstel aan het algemeen bestuur om de bestemmingsreserve GBLT NeXt op te heffen en in te stemmen met het instellen van een reorganisatiereserve en het verloop daarvan; 5. Het jaarverslag 2014 ter vaststelling aan te bieden aan het algemeen bestuur aan. 5/8

6 Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 8. Kadernotitie 2016 De heer Boersma leidt dit onderwerp in. De heer Windhouwer deelt mee dat er toezeggingen gedaan worden m.b.t. verbeterslagen, maar dat die tot nu toe niet tot voldoende resultaat geleid hebben. Hij is er voorstander van de bedragen die gereserveerd zijn nog niet toe te kennen, en stelt voor om vóór 1 mei 2015 een verbeterplan op te leveren met daarin helder onderbouwd welke maatregelen genomen worden, en daarbij aan te geven welke binnen de exploitatie opgevangen kunnen worden, en voor welke een extra bijdrage nodig is. Hij wil het gevoel hebben dat de organisatie in control is. De heer Brink is het met hem eens. Mevrouw Lepage deelt mee dat er al maatregelen genomen zijn, maar dat er nog veel te verbeteren valt. Er is een externe ingehuurd om te verbeteractie te leiden. GBLT heeft de afgelopen jaren veel voor de kiezen gehad, en was wellicht meer gericht op de kwantiteit dan op de kwaliteit. De organisatie staat. Op de werkvloer zijn maatregelen genomen om structuur aan te brengen, en het bestuur en de deelnemers te voorzien van de juiste rapportages. Mevrouw Lepage geeft aan de uitdaging aan te gaan een verbeterplan op te stellen. Verder geeft zij aan dat er mede naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant, n.a.v. de IT-audit, voor 2015 maatregelen genomen worden, en er op dat gebied een verbeterplan in de maak is. Er zullen investeringen worden gevraagd. Mevrouw Lepage zegt toe beide plannen tijdens de volgende vergadering te presenteren. De heer Boersma geeft aan dat 1 mei 2015 te snel is, en stelt voor een en ander mee te nemen in de Bestuursrapportage 2015/1. De heer Windhouwer geeft aan dat als die datum uitgesteld wordt, dat ook effect heeft op de processen bij de deelnemers. De verbeterslagen zijn zijns inziens al veel eerder toegezegd. Hij hecht aan 1 mei a.s. Mevrouw Lepage biedt aan dat er vóór 1 mei a.s. ambtelijk overleg is om het concept plan te bespreken. De heer Windhouwer is er voorstander van de betrokken ambtenaren mee te nemen, maar vindt het van belang dat het bestuur op korte termijn een weloverwogen besluit kan nemen. De heer Van Helden stelt voor de gevraagde kosten wel in de Kadernotitie op te nemen, omdat het ook gaat om bedragen die gebruikt worden in De heer Van Amerongen merkt op dat het om een forse toename gaat voor de gemeenten. Hij geeft aan dat hij dit wel moet kunnen verantwoorden. Ook bestuurlijk moet dit verklaard en toegelicht worden. De heer Van Helden geeft aan dat het niet lukt om vóór 1 mei a.s. een verbeterplan in het dagelijks bestuur te bespreken. Er wordt afgesproken vóór 1 mei a.s. een concept plan te maken, waar ook de ambtelijke vertegenwoordigers zich in kunnen vinden, en daarna de reguliere besluitvorming te volgen en te agenderen voor de vergadering van het Dagelijks Bestuur. De heer Stegeman vraagt waarom rekening gehouden is met valutaschommelingen. De heer Van Hussel legt uit dat de koers van de dollar invloed heeft op bijv. de ICT kosten. 6/8

7 De heer Stegeman vraagt naar aanleiding van de toerekening van de kosten m.b.t. WOZ of de kostenverdeling op dat punt veranderd is. De heer Van Hussel legt uit dat er meer elementen van invloed zijn op de bijdrage van de deelnemers. De heer Oggel merkt op dat gerekend wordt met een inflatiepercentage van 1,5% terwijl het CBS 1,25 % hanteert. De heer Van Hussel deelt mee dat de indexaties komen uit het Centraal Economisch Plan dat in december gepubliceerd is. De heer Oggel vraagt of de stijging van de ICT kosten alleen voor 2016 te verwachten is of structureel is. De heer Van Hussel geeft aan dat GBLT de laatste twee jaar geld tekort kwam. Dat heeft te maken naar steeds meer vraag vanuit de organisatie naar ICT middelen, applicaties en het beheer en onderhoud daarvan. Nu wordt eenmalig 5% gevraagd, daarna wordt het prijspeil gehanteerd. De heer Dragt merkt op dat er jaarlijks structureel bij geraamd moet worden vanwege de WOZ-waardering, en vraagt daar een betere onderbouwing voor. De situatie is nl. zoals die was. De heer Dragt vraagt een toelichting v.w.b. de loonontwikkelingen. De heer Van Hussel deelt mee dat hiervoor de cao leidend is. De verwachting is een stijging. De heer Pieper vraagt waarom de bereikbaarheid teruggebracht wordt naar 90%. De heer Stegeman vindt dit onwenselijk. GBLT is een dienstverleningsorganisatie. Mevrouw Lepage vindt het fijn te horen dat het bestuur voorstander is van 95%. Zij wil samen met de organisatie blijven zoeken naar mogelijkheden dit te realiseren, zonder dat de kosten te hoog oplopen. Een externe deskundige adviseerde 90% aangezien die laatste 5% relatief veel kost. Het Algemeen Bestuur stemt, met in achtneming van de gemaakt opmerkingen, in met het voorstel. 9. Notitie Natuurbezwaren Mevrouw Lepage licht dit onderwerp toe. Er is in beeld gebracht wat de kosten en de risico s zijn. GBLT is afhankelijk van de kaartgegevens van de deelnemers. Zodra die ontvangen zijn, kunnen de bezwaren afgehandeld worden zoals voorgesteld. Mevrouw Lepage schat in dat de bezwaren vóór 1 juli a.s. behandeld zijn. De heer Stegeman geeft aan dat waterschap Vechtstromen ervoor gekozen heeft ook diegenen die geen bezwaar gemaakt hebben, terug te betalen. Diverse bestuursleden benadrukken het belang van uniformiteit. De waterschappen zeggen toe, hun best te doen, de gevraagde kaartgegevens tijdig aan te leveren. De heer Doorn vraagt of de gevraagde kosten voor inhuur voor rekening van de waterschappen zijn. De heer Van Hussel legt uit dat de gemeenten, via de kostenverdeelsleutel, mee betalen. Afgesproken wordt de financiële effecten bij de Bestuursrapportage 2015/1 in beeld te brengen, en dan een voorstel voor de kostenverdeling voor te leggen. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 7/8

8 10. Notitie Kwijtschelding kleine ondernemers Mevrouw Lepage leidt dit onderwerp in en licht het voorstel toe. Op verzoek van waterschap Vallei & Veluwe is in beeld gebracht wat het betekend om kwijtschelding te verlenen aan kleine zelfstandigen. De gemeente Zwolle heeft al besloten kwijtschelding te verlenen aan zzp ers. Er zijn nogal wat uitvoeringsconsequenties. Hoe uniformer het beleid, hoe prettiger, voordeliger, en minder risico op fouten in de uitvoering. De aanvragen voor kwijtschelding komen altijd eerst bij GBLT terecht. De heer Maenhout merkt op dat het ook uitvoerbaar moet zijn. De uitvoering blijkt nl. gecompliceerd. De heer Doorn is er voorstander van om dit onderwerp hier een keer te agenderen, en daar een gezamenlijk standpunt over in te nemen. De heer Brink vertelt dat er bij de gemeente Zwolle drie jaar geleden een pilot uitgevoerd is. De redenering van de gemeenteraad, om te kiezen voor kwijtschelding aan kleine zelfstandigen was, gelijkheid ten opzichte van andere burgers met een laag inkomen. De heer Boersma vat de discussie samen. Het Algemeen Bestuur neemt kennis van het voorstel, en geeft de voorkeur aan uniformiteit. 11. Wat verder ter tafel komt en Rondvraag Sluiting De heer Boersma sluit de vergadering om uur. 8/8