Algemeen bestuur Verslag - concept

Transcriptie

1 Algemeen bestuur Verslag - concept Pagina 1/5 Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland d.d. 11 februari 2013 Aanwezig R.C.L. Strijk, Leiden (voorzitter) H. Pluckel, Rijnland P. Hellinga, Rijnland J. Goudbeek, Bodegraven-Reeuwijk H. van den Akker, Gouda W. van Duijn, Katwijk F. Blommers, Voorschoten C. den Ouden, Zoeterwoude E.T.M. van Kesteren (directeur) Afwezig J. Haanstra, Oegstgeest E. Beimers, Wassenaar Verslag: R. van Welzen 1. Opening De heer Strijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De agenda Planning & Control BSGR 2013 wordt aan de agenda (10.a) toegevoegd. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. 2. Welkom nieuwe AB-leden De heer Strijk heet twee van de vier nieuwe leden van het algemeen bestuur, te weten de heer Goudbeek, wethouder van gemeente Bodegraven-Reeuwijk, en de heer Van Duijn, wethouder van gemeente Katwijk, van harte welkom. De andere nieuwe leden, te weten mevrouw Haanstra, wethouder van gemeente Oegstgeest, en de heer Beimers, wethouder van de gemeente Wassenaar, worden tijdens een volgende vergadering welkom geheten. 3. Samenstelling dagelijks bestuur De heer Strijk geeft aan dat er een nieuw lid van het dagelijks bestuur ter vertegenwoordiging van de overige gemeenten (< inwoners) moet worden aangewezen. Voorgesteld wordt de heer Den Ouden hiertoe aan te wijzen. Het algemeen bestuur besluit de heer Den Ouden aan te wijzen als lid van het dagelijks bestuur. 4. Mededelingen Mevrouw Van Kesteren meldt dat zij vanmorgen met de Waarderingskamer heeft gesproken. Het verscherpt toezicht voor alle onder verscherpt toezicht gestelde deelnemende gemeenten is opgeheven.

2 Pagina 2/5 Bodegraven-Reeuwijk, als nieuwe deelnemende gemeente, komt wel onder verscherpt toezicht te staan. Over Katwijk is nog geen definitief oordeel uitgesproken. In het voorjaar zal nog een check plaatsvinden. De overall kwaliteit van de BSGR is volgens de Waarderingskamer significant verbeterd. De volledigheid en tijdigheid van de WOZ-beschikkingen is een aandachtspunt. Dit komt doordat de gegevensaanlevering door enkele deelnemers aan de BSGR moeizaam verloopt. Mevrouw Van Kesteren spreekt haar complimenten uit voor de afdeling WOZ. De heer Van Duijn vraagt wat het verscherpte toezicht inhoudt. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat het hele bestand in twee jaar gevalideerd moet worden. Normaliter is dit jaarlijks 20% van het bestand. Dit betekent dat er extra effort geleverd moet worden en daarvoor is extra budget benodigd. Dit is door Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk reeds geaccordeerd. Zij hadden deze opwerkactie immers ook moeten uitvoeren als zij de werkzaamheden nog in eigen huis zouden verrichten. Mevrouw Van Kesteren meldt dat er evenals vorig jaar problemen zijn met de aanlevering van waterverbruikgegevens door Dunea. Dit heeft tot gevolg dat de Wassenaarse burger twee aanslagen ontvangt. De gecombineerde aanslag in februari en de aanslag rioolheffing pas later. Voor Katwijk en Oegstgeest worden de aanslagen voor het grootverbruik later opgelegd. Mevrouw Van Kesteren spreekt haar zorgen uit over de kwetsbaarheid die ontstaat, doordat de organisatie afhankelijk is van een externe leverancier. De heer Blommers deelt mede dat per 1 januari 2013 de gemeente Voorschoten en de gemeente Wassenaar op ambtelijk niveau samenwerken onder de naam Werkorganisatie Duivenvoorde. 5. Verslag AB vergadering 28 november 2012 De heer Van den Akker vraagt naar de stand van zaken omtrent de afhandeling van WOZ-bezwaren. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat de afhandeling nu op ca. 90% zit. Er worden steeds meer verzoeken gedaan om een WOZ-beschikking in het kader van erfrecht. Dit betreft flinke aantallen. De verwachting is dat er dit jaar ook weer veel bezwaarschriften zullen worden ingediend. In dat kader merkt zij op dat op 22 februari de pilot informele aanpak van bezwaren tegen de WOZ-waarde van woningen in Voorschoten van start gaat. Op 27 februari vindt er een inloopavond plaats in het gemeentehuis van de gemeente Voorschoten. Het verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur van 28 november 2012 worden ongewijzigd vastgesteld. 6. Normenkader 2012 De heer Den Ouden vraagt of het normenkader in overleg met de accountant en de regiefunctionarissen is opgesteld. Mevrouw Van Kesteren beaamt dit. De tolerantiebedragen zijn vastgesteld op basis van de begrotingen van de deelnemers. De heer Van Duijn merkt op dat het normenkader al eerder, voor de interim-controle, klaar had moeten zijn. De heer Strijk antwoordt dat dit een verbeterpunt is. Het algemeen bestuur stemt in met het normenkader voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2012.

3 Pagina 3/5 7. Eindejaarsrapportage belastingen Mevrouw Van Kesteren meldt dat de externe accountant bezig is met de controle van de rapportage. Tot nu toe heeft hij laten weten dat de verantwoording van de belastingopbrengsten van goede kwaliteit is. De heer Van den Akker vraagt of de prognoses 2011 zijn gebaseerd op nog op te leggen aanslagen. Mevrouw Van Kesteren beaamt dit. De heer Hellinga vindt dat de BSGR in 2012 zeker een slag heeft gemaakt. Hij vraagt zich af of er structurele afwijkingen in de prognoses zijn gevonden. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat er in het algemeen een redelijke match is tussen de begroting versus de realisatie plus prognose. De heer Pluckel vraagt zich af of de productiecapaciteit van de afdeling WOZ is overwonnen. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat dit niet geheel het geval is, door het niet of zeer laat aanleveren van gegevens, met name door Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk. De heer Pluckel vraagt of de managementinformatie in het vervolg op tijd wordt aangeleverd. Mevrouw Van Kesteren excuseert zich voor de late aanlevering. Dit komt vooral doordat de managementtool niet geheel geschikt is gebleken. Er worden nu queries gemaakt op de database. Voortaan worden er conform afspraak jaarlijks drie belastingrapportages opgeleverd. Over de invorderingskosten 2011 meldt mevrouw Van Kesteren dat in de jaarrekening BSGR 2011 het resultaat van de opgelegde invorderingskosten is opgenomen in plaats van de geïnde invorderingskosten. Voorgesteld wordt nu de invorderingskosten oude jaren als opbrengsten voor de BSGR aan te merken. Immers, een groot deel van de werkzaamheden hiervoor is door de BSGR verricht. Dit zal een beperkte impact hebben op de financiële resultaten van de individuele deelnemer. De heer Van den Akker vindt dit een goede oplossing. Het algemeen bestuur stemt in met de rapportage belastingen 2012 en de daarin opgenomen verantwoordelijkheden en uitgangspunten. Daarnaast stemt het algemeen bestuur in met het verantwoorden van de bij de BSGR ontvangen invorderingskosten oude jaren als opbrengsten in het resultaat van de BSGR. 8. Herstelwerkzaamheden financiële huishouding Dit punt wordt behandeld in aanwezigheid van de interim controller, drs. Mark Geerts RA, die een korte toelichting geeft op de verrichte werkzaamheden. De heer Strijk merkt op dat er de afgelopen periode veel is gebeurd. Hij vraagt in welk traject de organisatie zich nu bevindt. Mevrouw Van Kesteren vertelt welke werkzaamheden er gedurende de afgelopen 1,5 maand zijn uitgevoerd, o.a. het opstellen van de belastingrapportage, onderzoeken of de managementinformatie meer geautomatiseerd opgezet kan worden en het in gang zetten van het ISAE 3402-traject. Zij concludeert dat er de afgelopen periode grote stappen zijn gezet. Momenteel wordt hard gewerkt aan de jaarrekening 2012.

4 Pagina 4/5 9. BTW-issues Mevrouw Van Kesteren meldt dat het Btw-compensatiefonds vooralsnog niet wordt afgeschaft. Zij vervolgt met het tweede Btw-issue. De kostenverdeling is 60% voor gemeenten en 40% voor Rijnland. Voor de Btw-verdeling is gekozen voor 68,2% voor de gemeenten en 31,8% voor Rijnland. Op korte termijn wordt een verklaring aan de belastinginspecteur gestuurd dat Rijnland en de BSGR akkoord zijn met de afwijkende verdeling. Deze ruling geldt dan voor 2011 en Voor 2013 moet opnieuw een afspraak over de Btw-verdeling worden gemaakt. Dit wordt aan het einde van het jaar opgepakt. Het derde issue betreft de heffingen met een Btw-component. De belastinginspecteur is van mening dat het aanslagbiljet aan alle factuurvereisten moet voldoen. De inspecteur heeft de BSGR een jaar de tijd gegeven om dit op te pakken. Het algemeen bestuur neemt vorengenoemde punten ter kennisgeving aan. 10. Jaarplan 2013 Mevrouw Van Kesteren vat kort samen wat er in 2013 gaat gebeuren. De twee voornaamste aandachtspunten zijn de AO/IC en de optimalisatie van de databestanden. Ook zal onder meer aandacht worden geschonken aan personeelsontwikkeling en de klantrelatie. Verder wordt op verzoek van de regiefunctionarissen gestart met een onderzoek naar kostprijsberekeningen. Er zal een begrotingswijziging voor 2013 komen, die in eerste instantie ziet op een betere allocatie van de kosten. Het jaarplan 2013 wordt geagendeerd voor de vergadering van het dagelijks bestuur op 27 maart a Agenda Planning & Control BSGR 2013 De heer Strijk geeft aan dat er voor 2013 formeel nog geen besluit is genomen omtrent de P&C-cyclus van de BSGR. In het nieuwe voorstel is ervan uitgegaan dat de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur voortaan afzonderlijk van elkaar worden gehouden. Het algemeen bestuur stelt de agenda Planning & Control BSGR 2013 vast. 11. Inventarisatie uitzonderingen (DB) Mevrouw Van Welzen deelt mede dat er onder de medewerkers is geïnventariseerd of er volgens hen nog zaken geharmoniseerd kunnen worden. Hieruit zijn de verschillen in het kwijtscheldingsbeleid, de toeristenbelasting, de precariobelasting, de rioolheffing, afronding en vrijstellingsbepalingen naar voren gekomen. Dit wordt met de regiefunctionarissen nader besproken en uitgewerkt. Het dagelijks bestuur neemt kennis van de memo ten aanzien van de inventarisatie van de aanwezige uitzonderingen.

5 Pagina 5/5 12. Leidraad Invordering 2013 (DB) Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er een aantal wijzigingen in de Leidraad zijn aangebracht. Het betreft de normpremie ziektekostenverzekering, de renteregeling en uitstel van betaling. Het dagelijks bestuur stelt de Leidraad Invordering BSGR 2013 vast. 13. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 14. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Strijk de vergadering.