BESPREKING. De heer Van Helden vraagt of er wellicht inhoudelijke vragen zijn bij agendapunt 9. Dit blijkt niet het geval.

Transcriptie

1 Verslag VERSLAG VAN BESPREKING OPGEMAAKT DOOR BESPREKING Algemeen Bestuur 29 maart 2017 G.A. Posthumus-Hakvoort DEELNEMERS Aanwezig: de heer Bussink, de heer Maenhout, de heer Van Amerongen, de heer Odink, de heer Stegeman, de heer Van Vreeswijk, de heer Dragt, de heer Nagel, de heer Van Leeuwen, de heer Van Helden, en de heer De Haan. Afwezig: de heer Van Veelen, de heer Brink en mevrouw Lepage. 1. Opening en vaststellen agenda. De heer Bussink opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. Mevrouw Lepage en de heer Brink zijn met kennisgeving afwezig. De accountant schuift aan bij de bespreking van agendapunt 4. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Van Helden deelt mee dat er sinds de laatste vergadering van het algemeen bestuur twee vergaderingen van het dagelijks bestuur geweest zijn. Besluiten van het dagelijks bestuur zijn verwoord in de besluitenlijsten. De heer Van Helden stelt voor eventuele opmerkingen bij deze besluiten te behandelen bij de bespreking van agendapunt 3. De heer Van Helden vraagt of er wellicht inhoudelijke vragen zijn bij agendapunt 9. Dit blijkt niet het geval. De heer Van Helden deelt mee dat de leden tussentijds informatie van GBLT ontvangen hebben met de vraag daarop te reageren en/of het te agenderen. Van de leden is geen reactie ontvangen. De betreffende onderwerpen zullen dus niet verder behandeld worden. De heer Van Helden deelt mee dat ook de gemeente Zwolle aangesloten is op de LVWOZ. Daarmee is het project afgerond. De aanslagproductie verloopt volgens planning. Het valt op dat de respons van de burgers minder intensief is dan voorgaande jaren. Dat kan zijn omdat de kwaliteit van de aanslagen beter is, of omdat de aanslagen in de berichtenbox van MijnOverheid geplaatst worden. De heer Maenhout vraagt naar een verduidelijking. Het MT van GBLT heeft besloten om de ambitie om als gegevensmakelaar op te treden voor onbepaalde tijd in de ijskast te zetten. De heer Van Helden legt uit waarom, en deelt mee dat het besluit van de waterschappen om te stoppen met de database software van Vicrea aanleiding is geweest voor het MT om dit besluit nu te nemen.

2 De heer Van Helden deelt mee dat de jaarlijkse relatiedag dit jaar gehouden wordt op 20 september. De organisatie daarvan start op korte termijn. 3. Verslagen a. Verslag vergadering d.d. 23 november 2016 Redactioneel Het verslag van de vergadering van het van 23 november 2016 wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van Pagina 2, agendapunt 4, 6 e alinea. De heer Van Leeuwen merkt op dat de concept Managementletter nog niet aangeboden is aan het. De heer Bussink deelt mee dat de Managementletter een beleidsinstrument is voor het Dagelijks Bestuur en de directie, en deelt mee dat het om die reden niet doorgestuurd wordt aan het. De heer Van Helden deelt mee dat de directie in januari jl. voorgesteld heeft aan het Dagelijks Bestuur de aanbevelingen vanuit de Managementletter te combineren met de aanbevelingen m.b.t. interne beheersing. Afgesproken wordt die samengevoegde rapportage te agenderen voor de eerstvolgende vergadering. b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 18 januari 2017 De heer Van Leeuwen merkt op dat het Dagelijks Bestuur eerder besloten heeft tot een beleidsarme kadernota, maar dat dit niet het geval is, en dat er geen herziening van dat besluit geweest is. De heer Van Helden bevestigt dat. Na ambtelijke consultatie, waarin de waterschappen en de gemeenten behoorlijk van mening verschilden, is besloten om de gemeenten te contenteren en een beleidsrijke Kadernota te maken. De heer Van Helden deelt mee dat gestart is met de werving van de Kwartiermaker Gegevensbeheer. Formeel is er nog geen sprake van een organisatiewijziging, maar die zit er wel aan te komen. De heer Van Helden vestigt de aandacht op de elektronische bekendmaking. De conclusie is dat GBLT aan de deelnemers doorgeeft welke informatie elektronisch bekendgemaakt gaat worden, en die betreffende stukken ook ter beschikking stelt aan de deelnemers zodat zij dat mee kunnen nemen in hun eigen uitingen. Daar heeft het Dagelijks Bestuur mee ingestemd. De heer Van Helden wijst op de gerechtelijke uitspraak inzake tariefdifferentiatie. GBLT heeft formeel beroep aangetekend tegen die uitspraak. Het neemt kennis van de besluitenlijst van het Dagelijks Bestuur van 18 januari c. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 8 maart 2017 Het neemt kennis van de besluitenlijst van het Dagelijks Bestuur van 8 maart Jaarrekening 2016 a. Bestuursverslag 2016 Het neemt kennis van het bestuursverslag. De heer Van Vreeswijk vond de jaarrekening goed leesbaar, en is blij met de voortgang van het proces. Hij geeft aan dat zijn vertrouwen in GBLT hersteld is. De heer Van Amerongen vindt het mooi dat de verbeterslagen zichtbaar worden in de stukken. De heer Nagel vraagt naar de perceptiekosten. De heer Van Helden legt uit dat de perceptiekosten een verhoudingsgetal weergeven om aan te geven hoeveel exploitatiegeld uitgegeven wordt om belastinggeld te innen, het gaat om een verhouding in euro per euro. GBLT heeft dat verhoudingsgetal losgelaten, omdat liever gekeken wordt naar de kosten per aanslag. In de waterschapswereld is het gebruikelijk dat verhoudingsgetal te hanteren. De heer Van Leeuwen merkt op dat de interne beheersing nog niet helemaal op orde is, en dat sommige onderdelen door complexiteit extra inspanning vragen. Hij vraagt naar de risico s m.b.t. de organisatie

3 van gegevensbeheer. De heer Van Helden geeft aan dat er zijn inziens geen eindpunt is v.w.b. het verbeteren van de interne beheersing. Daarin is hij van gedachten veranderd. Het verbeteren van de interne beheersing doe je niet om een minimale standaard te halen, daarin wil je voorop lopen. Uiteindelijk zullen de kosten zakken, als de kwaliteit omhoog gaat. Bijna de helft van de kosten zijn eigenlijk faal kosten. Er is het afgelopen jaar heel veel gedaan. De invorderingsopbrengsten zijn hoger, dan eerder is gevraagd om de problemen op te lossen. Dus eigenlijk had GBLT het geld niet hoeven vragen. De heer Odink is blij met het bestuursverslag en het jaarverslag, maar vraagt naar het bedrag oninbaar. De heer Van Helden antwoordt dat de indruk bestaat dat er veel oude vorderingen afgewikkeld zijn. GBLT is bezig met de restanten daarvan. De verwachting is niet dat daar nog veel geld op binnen zal komen. De heer Van Helden denkt ook niet dat de betalingsmoraal voorlopig beter wordt. De heer Maenhout heeft de indruk dat het hier gaat om mensen met minder inkomen, die niet in aanmerking komen voor kwijtschelding. De heer Maenhout is voorstander van een sociaal beleid. Dit zal een keer geagendeerd worden voor dit overleg. De heer Dragt sluit zich aan bij de complimenten die gemaakt zijn m.b.t. de leesbaarheid en het resultaat. Naar aanleiding van het resultaat, dat vooral bestaat uit invorderingskosten, vraagt de heer Dragt waarom die gerangschikt worden onder het kopje waterschapsbelastingen (pagina 40). Dat suggereert nl. dat die alleen ten goede komen aan de waterschappen. De heer Van Helden deelt mee dat het resultaat op invorderbaten pro rato verdeeld wordt over alle deelnemers. Het volledige bedrag wordt na aftrek van de kosten volgens de verdeelsleutel verdeeld. Het staat onder waterschapsbelastingen omdat GBLT de voorschriften van het bbv waterschappen volgt. Op het gemeentelijke proces is meer geld uitgegeven dan de gemeenten hadden bijgedragen. Verder merkt de heer Dragt m.b.t. de NCNP uitgaven op dat er een bedrag begroot is van Uiteindelijk is er minder uitgegeven dan begroot. Op pagina 39 staat echter dat de juridische kosten lager zijn dan begroot, vanwege lagere kosten aan NCNP bureaus. De heer Dragt vraagt een nadere toelichting. De heer Van Helden deelt mee dat de voorziening voor NCNP tot het randje toe gevuld is. Behalve dat er geld is uitgegeven, is er ook meer geld apart gezet. De heer Stegeman vindt de stukken goed leesbaar en is blij met de goedkeurende verklaring. De heer Stegeman merkt bij de terugblik op pagina 5 7 op dat het niet alleen maar rozengeur en maneschijn is, en vindt dat er niet met trots teruggekeken kan worden op het afgelopen jaar. Hij is blij met de lijn, maar hij vindt het niet passen in het jaarverslag Hij stelt voor dit anders te formuleren. De heer Van Helden antwoordt dat er bij GBLT mensen werken die echt trots kunnen zijn. De heer Bussink is het met hem eens, en geeft aan dat dit jaarverslag ook een uitwerking heeft in de organisatie, en dat de toon van formele stukken zijn weerslag heeft op de organisatie. We hebben met elkaar een gezamenlijke opdracht. Dat met één woord een boost kan krijgen. Afgesproken wordt de tekst niet aan te passen. De heer Stegeman geeft aan teleurgesteld te zijn over de vertraging van de accountant. De heer Maenhout sluit zich aan bij de complimenten die gemaakt zijn over de kwaliteit van de stukken en de beheersing van de organisatie. Hij vraagt of de invorderingsacties over oude jaren een doorwerking hebben naar 2017, en of er nog andere gevolgen zijn, waarna de organisatie weer op een evenwichtig niveau komt. De heer Bussink is ook blij met de stappen die de afgelopen jaren gezet zijn. Hij is van mening dat de juiste koers ingezet is. De heer Bussink vindt dat we met enige trots terug kunnen kijken naar de procesmatige stappen die gezet zijn. Echter, de doelen zijn nog niet bereikt. De heer Van Helden dankt de leden van het voor de complimenten. Naar aanleiding van opmerkingen van meerdere bestuursleden m.b.t. het hoge ziekteverzuimpercentage antwoordt de heer Van Helden uit dat ook het Dagelijks Bestuur van GBLT daar bijzondere aandacht voor heeft. Het is hoger dan het landelijke gemiddelde. Er zijn een aantal medewerkers die ernstig ziek zijn. Daarnaast is het zo dat er het afgelopen jaar grote druk gelegd is op het middenkader: de coördinatoren. Zij moeten de veranderingen bewerkstelligen en tegelijkertijd zorgen dat het normale werk door gaat. Van de acht, zijn er drie uitgevallen. Dat is zeker een aandachtspunt.

4 De heer Maenhout merkt op dat het restultaat veel afwijkt van de eerder afgegeven prognoses. Het is niet eenvoudig om thuis te vertellen dat rekening gehouden moet worden met een financiële tegenvaller, en dat nu blijkt dat dat helemaal niet het geval is. Dat geeft aanleiding tot vragen over de interne beheersing. De heer Van Helden legt uit dat de accountant vorig jaar een andere positie ingenomen heeft. Dat vraagt om een andere manier van werken. De nieuwe systematiek is beter, maar bestuurlijk ingewikkelder. Neem kennis van de jaarstukken 2016 met daarin het jaarverslag en de jaarrekening; Stem in met het jaarverslag 2016; Stel de jaarrekening 2016 vast; Verleen decharge aan het dagelijks bestuur en de directie Het stemt in met het voorstel. c. Accountantsverslag De heer Bussink introduceert de heren Kuperus en Bouma van Deloitte. De heer Kuperus licht het proces van controle toe. Deloitte is een aantal weken bezig geweest met de controle van de jaarrekening en de belastingverantwoordingen. De laatste verklaring wordt vandaag opgeleverd. De jaarrekening is gecontroleerd op getrouwheid en rechtmatigheid, en voldoet aan de gestelde eisen. De controles zijn uitgevoerd in het najaar van 2016 en in het voorjaar van De diverse aanbevelingen m.b.t. de interne beheersing staan in de managementletter. GBLT is zelf verantwoordelijke voor de interne controle en beheersing. Geconstateerd kan worden dat er m.b.t. de interne beheersing behoorlijke stappen gezet zijn. Vorig jaar heeft Deloitte een onderzoek gedaan naar de interne beheersing bij GBLT en zijn er aanbevelingen gedaan. GBLT heeft een aantal van die aanbevelingen opgepakt. GBLT is er nog niet, maar de accountant is content met de manier waarop GBLT dingen herkent, en onderkent, en eraan werkt de interne beheersing op een hoger niveau te krijgen. Binnen de jaarrekening was bijzondere aandacht voor de posten invorderingsopbrengsten en de voorziening op de debiteuren, voor Europese aanbestedingen en begrotingsoverschrijdingen. Verder is frauderisico een aandachtspunt. Tenslotte kon Deloitte een goedkeurende verklaring verstrekken. De heer Stegeman vraagt naar de verklaring m.b.t. belastingverantwoordingen voor Waterschap Vechtstromen. De heer Bouma antwoordt dat momenteel gewacht wordt op een bevestiging vanuit het waterschap zelf. Zodra die binnen is, is alle informatie compleet en kan de verklaring afgegeven worden. De heer De Haan licht toe om welke informatie het gaat. De heer Stegeman merkt op dat Waterschap Vechtstromen de uitvoering bij GBLT neergelegd heeft, en vindt het vreemd dat de accountant informatie nodig heeft van het waterschap. De heer Kuperus legt uit de uitvoering bij GBLT ligt, maar dat het waterschap verantwoordelijk blijft voor een aantal elementen zoals bijvoorbeeld verordeningen. De vraag aan de accountant of GBLT zaken goed uitgevoerd heeft is terecht. De bedrijfsvoering ligt bij GBLT en voor het overige wordt geïnformeerd bij de deelnemers. De heer Maenhout merkt m.b.t. de invorderingsopbrengsten op dat de werkwijze betekent dat de opbrengsten doorschuiven naar een volgend jaar. Elk jaar zijn er invorderingsopbrengsten door het sturen van aanmaningen etc. Dit jaar 2016 zijn de invorderingsopbrengsten veel hoger. Maar door deze werkwijze schuiven ze door. De heer Kuperus legt uit dat je die opbrengst mag nemen als de grondslag voor de opbrengst bereikt, dus op het moment dat je het dwangbevel oplegt. Eerdere jaren was er een inschatting gemaakt van het aantal dwangbevelen dat nog opgelegd ging worden, en met die inschatting werd rekening gehouden in de opbrengsten. Dat mag niet. De accountant vindt dat we die niet mee moeten nemen en we ook de kosten er buiten moeten laten. De heer Van Helden merkt op dat er eigenlijk één jaar een hickup is. De heer Odink vraagt waarom er in 2015 wel en in 2016 geen EDP Audit uitgevoerd is. De heer Van Helden antwoordt dat die audit vorig jaar niet uitgevoerd is omdat de belangrijkste punten nog niet uitgevoerd kunnen worden. In de tussentijd zijn wel een aantal praktische zaken opgepakt. Het is het overwegen waard om het in 2017 wel te doen. De heer De Haan legt uit dat er ook een grote afhankelijkheid is van Centric. De heer Kuperus geeft aan dat een belastingkantoor zoals GBLT erg afhankelijk is van automatisering. Deloitte is in gesprek met de directie om daar voortvarend mee om te

5 gaan, want het liefst zou Deloitte willen steunen op de ICT-omgeving van GBLT. Dat zorgt voor efficiency in de werkzaamheden. De heer Van Amerongen geeft aan blij te zijn met de tijdige oplevering van de verklaringen en het bereiken van dit resultaat. 5. Kadernotitie De heer Van Helden leidt dit onderwerp in. Op verzoek is het toch een inhoudelijke kadernotitie geworden. Het is belangrijk dat het bestuur de genoemde doelen onderschrijft. Financieel richt GBLT zich op de afspraak die vorig jaar gemaakt is. De kostenreductie leidt niet tot een bijdrage reductie, omdat het gereserveerd wordt voor de verbetering van de kwaliteit van dienstverlening. Maar zolang er geen bestedingsplannen zijn die door het bestuur zijn goedgekeurd blijft het een reservering en staat het nog niet ter beschikking van de directie. De gemeente Zwolle heeft opgemerkt dat de incidentele bijdragen voor het KCC en uitvoering proces WOZ in deze kaderbrief worden omgezet in een structureel budget voor de kwaliteit van dienstverlening. Voor beide een bedrag van De gemeente Zwolle heeft begrip voor dit voorstel, maar pleit ervoor beide aspecten als apart beslispunt op te nemen in de begroting De heer Van Helden geeft aan dat de afdeling KCC in de toekomst wellicht een kleinere flexibele schil nodig heeft, als het aantal telefoontjes afneemt. Dit staat al een aantal jaren in de begroting. Vorig jaar is echter besloten dit te reserveren voor kwaliteit van dienstverlening. Datzelfde geldt ook voor WOZ. Het heeft ingestemd met de uitbreiding van capaciteit bij de afdeling Waarderen ten laste van deze reservering. Er is dus geen aanleiding om de tekst op die punten aan te passen. Een en ander wordt gecommuniceerd naar de gemeente Zwolle. De heer Van Vreeswijk merkt bij pagina 6 op dat GBLT geen lokale overheid is maar een regionale overheid. Afgesproken is de tekst aan te passen. De heer Van Vreeswijk is er voorstander van om informatiebeveiliging hoog te prioriteren. Hij stelt voor het daarover periodiek te rapporteren. De heer Van Helden geeft aan zich ervan bewust te zijn dat er nog een behoorlijke slag gemaakt moet worden, en dat GBLT net als alle overheden volgend jaar moet voldoen aan de AVG De heer Van Vreeswijk stelt voor er een speerpunt van te maken. De tekst wordt op dit punt iets aangescherpt. De heer Van Vreeswijk verwacht steeds meer automatisering en digitalisering. Hij verwacht een behoorlijke slag in 2018 m.b.t. de omgevingswet, en dat dat zijn weerslag zal hebben op de belastingkantoren. Hij stelt voor het budget voor de afdeling KCC een keer apart te agenderen. De heer Van Amerongen deelt mee dat de gemeente Dronten zich kan vinden in de financiële parameters en is blij met de uitbreiding. De heer Van Leeuwen dankt GBLT voor het werk dat in korte tijd verzet is om een inhoudelijke kadernotitie te maken. De deelnemersbijdrage groeit met een inflatie-index. De heer Van Leeuwen merkt op dat GBLT binnen de beschikbare middelen investeringen wil doen m.b.t. de kwaliteit. De heer Van Leeuwen stelt voor om juist in de Kadernotitie op te nemen welke prioriteit krijgen, en de financiële uitwerking daarvan in de begroting te zetten. Pagina 16. De heer Dragt geeft aan dat er in het verleden een bestemmingsreserve gemaakt is voor NCNP. Hij is er voorstander van de reserve in tact te houden, en stelt voor in de begroting een lager bedrag op te nemen. De reserve kan dan eventuele schommelingen opvangen. De heer Van Helden deelt mee dat vorig jaar besloten is een deel van het geld dat oorspronkelijk bedoeld was voor juridische vergoedingen ook mocht worden aangewend voor de afhandeling van de bezwaren. De gemeentelijke bijdrage is daardoor op peil gebleven. De heer Van Helden is het met hem eens de reserve in stand te houden. Afgesproken wordt om de tekst op dit punt aan de passen.

6 Besluit de geformuleerde kaders voor de begroting 2018 en de meerjarenraming 2019 tot en met 2021 vast te stellen en geef het dagelijks bestuur de opdracht deze kaders kenbaar te maken aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de algemene besturen van de deelnemende waterschappen. Het stemt, met in achtneming van de gemaakte opmerkingen en redactionele aanpassingen, in met het voorstel. 6. Rapportage uitkomsten imago onderzoek De heer Van Helden leidt dit onderwerp in. De heer Stegeman stelt voor om de samenwerking te zoeken met de communicatie-afdelingen van de opdrachtgevers. De heer Van Helden geeft aan dat dat reeds gebeurt. Verder vindt de heer Stegeman het belangrijk om meer vanuit de klant te gaan denken. Hij stelt voor daar de focus op te leggen. De heer Dragt is er voorstander van om veel actiever naar buiten toe te communiceren. GBLT mag daar zijns inziens pro-actiever in zijn, en meer het voortouw in nemen. In vervolg op de instemming van het dagelijks bestuur wordt u, leden van het algemeen bestuur, gevraagd eveneens in te stemmen met het voorstel Opvolging imago-onderzoek. Het stemt, met in achtneming van de gemaakte opmerkingen, in met het voorstel. 7. Evaluatie bezwaren De heer Dragt merkt op dat de gemeente Leusden vorig jaar te maken kreeg met grote taxatie afwijkingen voor niet-woningen. Die waren 4% hoger. Dat was veel hoger dan het landelijk beeld. Als gevolg daarvan zou de gemeente Leusden de OZB heffing eigenlijk met 4% moeten verlagen. Dat heeft de gemeente Leusden niet gedaan, die heeft gekozen voor een verlaging van 2%. Nu wordt de gemeente Leusden geconfronteerd met lagere opbrengsten. Het aantal bezwaren voor niet-woningen zit op 8.39% en dat ligt ver boven het landelijk gemiddelde. 41% van de bezwaren is gegrond verklaard. De heer Dragt benadrukt dat GBLT ook goed notie dient te nemen van de ervaringen van de opdrachtgever zelf, aangezien er destijds gesprekken hierover plaatsgevonden hebben tussen beide organisaties. De gemeente Leusden werd toen een beetje weg gestuurd. GBLT is nu ook ontevreden over het bureau dat de herwaarderingen uitgevoerd heeft. Blijkbaar zijn er dus toch zaken niet goed gegaan. De heer Van Helden geeft toe dat GBLT lang niet altijd alles weet. Dat is goed te erkennen. Het is wel zo dat er enige harmonisering plaatsvindt met bestaande werkwijzen. De Waarderingskamer heeft haar waardering uitgesproken over de wijze waarop GBLT de niet-woningen taxeert. En als bezwaren gegrond verklaard worden, gaat dat vaak over informatie waarover de burger beschikt die wij nog niet hebben. De heer Van Helden erkent dat GBLT zich bescheiden dient op te stellen. De heer Nagel vraagt hoe formeel de bezwaarafhandeling is. De gemeente Bunschoten had goede ervaringen met een informele aanpak aan de voorkant van het proces waardoor veel bezwaren ingetrokken werden. De heer Van Helden deelt mee dat GBLT daar formeler mee omgaat dan de gemiddelde gemeente. De rechten van burgers zijn ook beter beschermd als ze formeel bezwaar indienen. De gemeente Zwolle dringt er bij GBLT ook op aan om wat informeler met bezwaren om te gaan. Dat oogt ook hartelijker. Het algemeen bestuur neemt kennis van de evaluatie van de in 2016 afgehandelde bezwaren en de vervolgacties die daar uit voortvloeien. Het stemt in met het voorstel. 8. Frauderisico analyse Neem kennis van de voortgang van de frauderisicoanalyse 2016.

7 Het stemt in met het voorstel. 9. Vaststellen SAW Vaststellen van de tekst van de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel (SAW) voor GBLT per 01 januari 2017 Het stemt in met het voorstel. 10. Wat verder ter tafel komt De eerstvolgende vergadering van het van GBLT staat gepland op woensdag 24 mei De heer Stegeman merkt op dat in de brief van Deloitte staat dat de jaarrekening opgesteld is onder eindverantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. De heer Van Helden legt uit dat het jaarverslag opgesteld worden onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan het. Het geeft opdracht aan de accountant voordat het instemt. De jaarrekening wordt in opdracht van het gecontroleerd. 11. Sluiting De heer Bussink sluit de vergadering om uur en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng.