Vergaderdatum 6 juli 2016 Onderwerp Rapportage verbijzonderde interne controle 2015 Agendapunt

Transcriptie

1 Voorstel voor bestuur Vergaderdatum 6 juli 2016 Onderwerp Rapportage verbijzonderde interne controle 2015 Agendapunt 5 b Kenmerk B2016/u1320 Portefeuillehouder W. Stegeman Opsteller/indiener M.J. Donker m.donker@vechtstromen.nl R. Hans Vertrouwelijkheid Nee Routing Commissie besturen en organiseren 22 juni 2016 bestuur 6 juli 2016 Besluit De commissie heeft kennis genomen van de rapportage en stuurt deze ter kennisname door naar het algemeen bestuur. Ter kennisname. Rapport ter inzage bij bestuursondersteuning. I. Voorstel Samengevat wordt voorgesteld: 1. kennis te nemen van het rapport verbijzonderde interne controle II. Inleiding In het rapport verbijzonderde interne controle 2015 zijn de bevindingen van de interne toetsing over 2015, in de vorm van verbijzonderde interne controles, weergegeven. Hierbij zijn de verbijzonderde interne controles gebaseerd op het interne controleplan In december 2015 is het dagelijks bestuur via het tussenrapport verbijzonderde interne controle 2015-I geïnformeerd over de interne toetsing tot en met september In het onderhavige rapport zijn de bevindingen, de opvolging ervan, alsmede de voorstellen tot verbetering van de interne toetsing in het 4 e kwartaal 2015 aan de eerdere rapportage toegevoegd. III. Beoogd effect Met het rapport verbijzonderde interne controle 2015 wordt inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de getoetste financiële processen. De voorstellen tot verbetering in het rapport zijn gericht op het verder optimaliseren van de administratieve organisatie en interne beheersing. 1 Het interne controleplan is op 12 augustus 2014 door het dagelijks bestuur vastgesteld. 1

2 IV. Argumenten 1.1 Het voorstel past in bestaand beleid Op grond van artikel 2 van de Controleverordening waterschap Vechtstromen zorgt het dagelijks bestuur dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een interne toetsing plaatsvindt. Deze interne toetsing bestaat uit de interne controle binnen de financiële processen en uit de verbijzonderde interne controle buiten de financiële processen om Met de kennisneming van het rapport wordt inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing van financiële processen Een adequate administratieve organisatie en interne beheersing van financiële processen zorgt ervoor dat bij de beleidsuitvoering doeltreffend, doelmatig en rechtmatig wordt gehandeld en dat middelen op maatschappelijk verantwoorde wijze worden ingezet. In paragraaf 1.3 van het rapport is de interne beheersing van financiële processen aan de hand van een algemeen beeld als volgt samengevat: Proces Personeel (zie 3.1) De interne controle binnen (onderdelen) van het personeelsproces vindt op juiste wijze plaats. Inkopen (zie 3.2) Aanbestedingen (zie 3.3) De interne controle binnen het bestelproces en de factuurverwerking vindt voor het merendeel op juiste wijze plaats. Het vastleggen van orders en het toepassen van de juiste CPV-code blijven aandachtspunten. Op grond van periodieke interne controles kan geconcludeerd worden dat een deel van de aanbestedingen in 2015 niet rechtmatig heeft plaatsgevonden. Hiermee is een bedrag gemoeid van 0,6 miljoen. Deels is dit veroorzaakt door vertraging in de aanbestedingsinitiatieven via Waterkracht. Als gevolg van een versteviging van de interne controle binnen het aanbestedingsproces kon reeds in het tussenrapport verbijzonderde interne controle 2015-I een waarschuwing voor de rechtmatigheidsfout in 2015 worden afgegeven. Hiermee is ten opzichte van 2014 (rechtmatigheidsfout van 0,6 miljoen) eerder inzichtelijk geworden wat de rechtmatigheidsfout over 2015 zou zijn. Deze konden echter niet meer in 2015 omgebogen worden. Naar verwachting overschrijdt de rechtmatigheidsfout de goedkeuringstolerantie (1% = 1,22 miljoen) voor een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening over 2015 niet. 2 Zie ook de toelichting op de Controleverordening waterschap Vechtstromen.

3 Proces Projecten (zie 3.4) Treasury (zie 3.5) Verbonden partijen (zie 3.6) Budgetwijzigingen (zie 3.7) Memoriaalboekingen (zie 3.8) Bij de EU en NL aanbesteding zijn de aanbestedingsprocedures op onderdelen niet nageleefd. Daarnaast is de eenduidige dossiervorming van aanbestedingsstukken een aandachtspunt. In 2015 is de procedurebeschrijving voor de projecten, die projectmatig worden opgepakt, verder geoptimaliseerd. De implementatie ervan is in het tweede halfjaar van 2015 voltooid. Voor de projecten die als een reguliere investering worden opgepakt wordt aanbevolen ook te komen tot een procedurebeschrijving. Hiermee zal in 2016 gestart worden. Ook is het tijdig activeren van (afgeronde) projecten per 30 juni een aandachtspunt. Hierop is eind 2015 de werkinstructie activabeleid en projectstatus aangescherpt. De ambtelijke uitvoering van het treasurybeleid vindt plaats in een multidisciplinaire treasurycommissie. Bij de herstructurering van de geldleningenportefeuille in mei 2015 is de procedure uit het Treasurystatuut, inclusief bestuurlijke consultatie en informatie, op juiste wijze nageleefd. In de programmabegroting en jaarrekening van waterschap Vechtstromen is op juiste wijze rekening gehouden met het aandeel van waterschap Vechtstromen in de begroting en jaarrekening van de getoetste verbonden partij SNB. Een aandachtspunt is de consistentie in het informeren van de portefeuillehouders over de kwartaalrapportages van de verbonden partij. De autorisatie van en interne controle op de budgetwijzigingen heeft op juiste wijze plaatsgevonden. De tijdigheid van de autorisatie is een aandachtspunt De interne controle op de memoriaalboekingen heeft op juiste wijze plaatsgevonden. Niet getoetst in 2014 Niet getoetst in 2014 ICT (zie 3.9) Voor de informatieveiligheid binnen waterschap Vechtstromen wordt aangehaakt op het beleidsdocument BIWA van de Unie van Waterschappen en is eigen beleid met betrekking tot informatieveiligheid in 2015 opgesteld en begin 2016 door het dagelijks bestuur vastgesteld. Voor het borgen van de continuïteit van de (digitale) bedrijfsvoering, ook bij virusincidenten, zijn inmiddels initiatieven ontplooid. De inrichting en implementatie van een (digitale) uitwijkomgeving hiervoor vinden in 2016 plaats.

4 Proces Reserves en voorzieningen (zie 3.10) Belastingen (zie 3.11) Voor het instellen van en het toevoegen en onttrekken aan de voorziening en bestemmingsreserve zijn de bepalingen uit het Waterschapsbesluit en de beleidsnotitie reserves en voorzieningen nageleefd. Aangezien de begrote en gerealiseerde toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves in de financiële administratie niet goed aansloten op de BVR 2015 wordt geadviseerd tot een werkinstructie te komen voor het administratief op juiste wijze verwerken van de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen. Tevens dient in 2016 de toerekening van bespaarde rente aan de voorziening in overeenstemming gebracht te worden met de beleidsnotitie activa. Bij de aanslagoplegging voor de waterschapsbelastingen worden de juiste tarieven en heffingsmaatstaven door GBLT gehanteerd. 1.3 Het voorstel is integraal afgestemd Het rapport verbijzonderde interne controle 2015, met per getoetst financieel proces de bevindingen, de opvolging ervan alsmede de voorstellen tot verbetering, is afgestemd met de verantwoordelijke medewerkers, hun teamleiders en eenheidsmanagers. 2. Borgen onafhankelijkheid Voor het borgen van de onafhankelijkheid (van de bevindingen) van de adviseur interne controle, als opsteller van het rapport verbijzonderde interne controle 2015, dient het rapport ongewijzigd doorgeleid te worden naar het dagelijks bestuur (als opdrachtgever). Eventuele opmerkingen kunnen worden verwerkt in het begeleidende voorstel voor het dagelijks bestuur. V. Risico s en kanttekeningen 1. Een zorgvuldige (verbijzonderde) interne controle is geen garantie voor een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. De (verbijzonderde) interne controles zijn gericht op het onderzoeken en zo veel mogelijk reduceren van (financiële) risico s die afbreuk kunnen doen aan een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. Dit neemt niet weg dat de accountant, op grond van zijn oordeel, komt tot een andere type controleverklaring bij de jaarrekening. De accountant kan namelijk de bevindingen van de (verbijzonderde) interne controles anders wegen, of op grond van zijn accountantscontrole van de jaarrekening tot een ander oordeel komen. VI. Financiën Niet van toepassing. VII. Communicatie Er is geen aanleiding tot nadere communicatie dan via het weekbericht.

5 Kernboodschap Op grond van het interne controleplan zijn in 2015 de financiële processen Personeel, Inkopen, Aanbestedingen, Projecten, Treasury, Verbonden partijen, Budgetwijzigingen, Memoriaalboekingen, ICT, Reserves en voorzieningen en Belastingen onderworpen aan (verbijzonderde) interne controles. In het rapport verbijzonderde interne controle 2015 zijn de bevindingen, de opvolging ervan en voorstellen tot verbetering van deze verbijzonderde interne controles opgenomen. Hierbij zijn de voorstellen tot verbeteringen gericht op een: - effectieve en efficiënte ambtelijke bedrijfsvoering; - consequente naleving van wet- en (interne) regelgeving; - adequate bestuurlijke informatievoorziening. Het dagelijks bestuur stuurt het rapport verbijzonderde interne controle 2015 door naar de controlecommissie van het algemeen bestuur en stelt het beschikbaar aan de commissie besturen en organiseren en het algemeen bestuur. Daarnaast kan de accountant bij de accountantscontrole van de jaarrekening 2015 gebruik maken van de bevindingen uit het rapport verbijzonderde interne controle VIII. Uitvoering De ambtelijke en bestuurlijke behandeling van het rapport verbijzonderde interne controle 2015 vindt volgens het tijdpad in de routing plaats. IX. Bijlage(n) Het rapport verbijzonderde interne controle 2015 ligt ter inzage bij bestuursondersteuning.