DATUM VERSLAG VAN BESPREKING DATUM BESPREKING OPGEMAAKT DOOR. 23 mei 2018 Algemeen Bestuur 23 mei 2018 J.H. de Geest

Transcriptie

1 Verslag BESPREKING OPGEMAAKT DOOR J.H. de Geest DEELNEMERS Aanwezig: De heer Bussink, de heer Van Amerongen, de heer Odink, de heer Brink, de heer Maenhout, de heer Nagel, de heer Dragt, de heer Van Veelen, de heer Van Leeuwen, de heer Vos, de heer Van Hoek, de heer Termate, de heer Van Helden en de heer De Haan. Afwezig: De heer Stegeman en de heer Van Vreeswijk. 1. Opening De heer Bussink opent de vergadering en heet iedereen welkom. In het bijzonder worden de heren Vos, Van Hoek en Termate welkom geheten. De heer Vos zal in het vervolg namens de gemeente Leusden deelnemen aan het algemeen bestuur. De heer Van Vreeswijk laat zich vervangen door de heer Termate, de heer Stegeman laat zich vervangen door de heer Van Hoek. Omdat nog niet alle nieuwe bestuursleden zijn voorgedragen, wordt het agendapunt aanwijzing lid dagelijks bestuur doorgeschoven naar de vergadering van 4 juli. De agenda wordt gewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Van Helden meldt dat naast de benoeming van de adjunct-directeur, ook de procesmanager gegevensbeheer is aangesteld. Zij wordt de opvolger van de kwartiermaker gegevensbeheer. Zij zal overigens geen deel uitmaken van het managementteam. De relatiedag van GBLT zal plaats vinden op 19 september. Het thema wordt Het sociale gezicht van het belastingkantoor en wordt gehouden op een locatie van het Leger des Heils in Ede. Zij hebben een congrescentrum wat bediend wordt door mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. De Nationale Ombudsman zal spreken op deze bijeenkomst. De staatssecretaris van belastingen is van mening dat koepelvrijstelling BTW moet komen te vervallen voor gemeenschappelijke regelingen. Dit raakt GBLT en vele andere organisaties. Het schrappen van de koepelvrijstelling wordt Europees aangedreven. Er is hierover contact gezocht met de Unie van Waterschappen en met de VNG. De heer van Helden verwacht dat belasting zal worden uitgezonderd en vrijgesteld zal blijven, omdat belastinginning een publieke taak is en niet aan de markt overgelaten moet worden. Er vindt deze dag een gesprek plaats met de ministeries van financiën en binnenlandse zaken. Naar verwachting is er morgen meer bekend. De heer Bussink meldt dat dit onderwerp mogelijk financiële consequenties zal hebben. Er zal bij de behandeling van de begroting stilgestaan worden bij dit punt.

2 De heer De Haan meldt dat per 25 mei de AVG in werking treedt. GBLT heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld voor aanvankelijk een periode van zes maanden. Zij is extern ingehuurd in verband met de inzetbare flexibiliteit. De heer Bussink meldt dat GBLT hiermee aan de wettelijke verplichtingen voldoet. 3. Verslagen 3.1 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 28 maart 2018 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3.2 Besluitenlijst vergadering dagelijks bestuur d.d. 2 mei 2018 De heer Bussink meldt dat de oninbare posten naar beneden gaan en zich stabiliseren. De heer Maenhout voegt toe dat de achterstand wat betreft de oude jaren achter de rug zijn. Het algemeen bestuur neemt kennis van de besluitenlijst. 4. Ingekomen post: Er is geen ingekomen post ontvangen voor het algemeen bestuur. 5. Onderwerpen ter informatie 5.1 Deskundigenadvies over vertegenwoordiging in het bestuur De heer Bussink meldt dat uit het deskundigenadvies naar voren komt dat het stemrecht in het algemeen bestuur van GBLT persoonsgebonden is. Het stemrecht kan niet van een gemeente op een andere gemeente overgedragen worden. De heer Van Helden vraagt aan de gemeenten met nieuwe bestuurders om voor de volgende vergadering de geloofsbrieven mee te nemen. Ze mogen ook digitaal aangeleverd worden. Er zal een brief naar de betreffende gemeenten gezonden worden. Het algemeen bestuur neemt kennis van het deskundigenadvies over de onderlinge vertegenwoordiging door bestuurders in de vergaderingen van het algemeen bestuur. 5.2 Gegevensverstrekking De heer De Haan meldt dat er afgesproken is om het proces van de gegevensverstrekking na een jaar te evalueren. De heer Vos vraagt of de schotten tussen de organisaties voldoende zijn geborgd. De heer Van Helden meldt dat gegevens van individuele belastingzaken met niemand gedeeld mag worden, inclusief het bestuur. Dit wordt door de belastingwet geborgd. De heer Odink vraagt hoe de uitvoering van de gegevensverstrekking tot nu toe ervaren wordt. De heer De Haan vertelt dat het werkt, maar dat men nog zoekende is. De heer Bussink geeft aan dat er een evaluatiemoment zal plaatsvinden. Mocht iets niet goed verlopen, dan wordt het algemeen bestuur op de hoogte gebracht. De heer Van Amerongen voegt toe dat de stukken tot stand gekomen zijn in samenspraak met de deelnemers. Het algemeen bestuur ontvangt ter informatie het Besluit gegevensverstrekking en de Uitvoeringsregeling gegevensvertrekking. 5.3 Rapportage Waarderingskamer De heer Van Helden geeft aan dat het rapport een andere manier van beoordelen bevat dan GBLT in het verleden gewend was. Voorheen werd het resultaat beoordeeld en nu de weg naar het resultaat toe. De uitkomst is dat het belangrijkste kritieke punt het onderhoud van de gegevens over objecten is. GBLT is nog met de gemeenten in gesprek over wie welke gegevens beheert. Er vindt in de taxatie een overschakeling plaats. Het project loopt en de gemeente Bunschoten is als eerste verwerkt. De heer Bussink meldt dat er achterstand in de gegevens over objecten is; er is veel vrijheid in de meldingsplicht. Doordat niet alles gemeld hoeft te worden zijn er verschillen tussen de gegevens en de werkelijke situatie. De heer Brink geeft aan dat er onderwerpen naar voren zijn gekomen waaruit blijkt dat de kwaliteit van de gegevens omhoog moet. De heer Van Amerongen geeft aan dat er nieuwe eisen bijgekomen zijn.

3 De beoordeling is voldoende. De heer Bussink brengt in dat het streven is om de beoordeling naar goed te krijgen. Het algemeen bestuur neemt kennis van het rapport Onderzoek interne beheersing wet WOZ. 5.4 Memo begroting No-Cure-No-Pay De heer Vos stelt een vraag over de omzetting van ,-. Is het goedgekeurd in dagelijks bestuur? Dit wordt bevestigd. De heer Vos vraagt eveneens of een budgetoverheveling mogelijk is zonder dat er een begrotingswijziging aan ten grondslag ligt. De heer Van Helden verklaart dat de middelen gekoppeld zijn aan een doel. Binnen dat doel mag de wijze waarop dat doel gediend wordt door het dagelijks bestuur veranderd worden, mits het totaal er niet hoger of lager door wordt. GBLT heeft één programma: De beslastinguitvoering. 6. Onderwerpen voor besluitvorming De agenda heeft (deze keer) geen hamerstukken. 7. Onderwerpen voor bespreking en besluitvorming 7.1 Bestuursrapportage 2018/1 De heer De Haan leidt het onderwerp in. De aanslagoplegging komt hoger uit dan vorig jaar. Het aantal gesprekken aan de telefoon in de Frontoffice is gedaald, maar de langere complexe gesprekken krijgen meer aandacht. Kwijtscheldingen zijn toegenomen, mede door de automatische kwijtscheldingen en doordat het voor de burger makkelijker is om kwijtschelding aan te vragen. Het kan zijn dat de toekenningen dit jaar eerder plaats vinden en er vervolgens in het jaar een afvlakking zichtbaar is. De heer Termate reageert dat afname van het aantal telefoongesprekken zowel positief als negatief kan zijn en vraagt om duiding. De heer De Haan geeft aan niet de indruk te hebben dat de afname komt doordat GBLT minder goed te vinden is. De gemiddeld langere gespreksduur kan verklaard worden doordat de vragen die overblijven complexer zijn. Er is tevens een stijging te zien in het gebruik van mijnoverheid.nl. De heer Van Amerongen brengt de WOZ bezwaren ter sprake. De heer De Haan meldt dat het aantal WOZ bezwaren ten opzichte van vorig jaar van 4668 naar 3720 is gedaald. Dit zal meegenomen worden in de voortgangsrapportage voor de deelnemers. De heer Van Hoek brengt het risico van aanbesteding van het belastingpakket ter sprake. De heer Van Helden geeft aan dat GBLT bij Europese aanbesteding vaste assistentie heeft van een adviesbureau. Voor de aanbesteding van de belastingsoftware zijn twee externe adviseurs aangetrokken. Neem kennis van de bestuursrapportage en stel deze vast. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 7.2 Ontwerpbegroting 2019 De heer Bussink brengt de koepelvrijstelling BTW ter sprake. Er bestaat een risico dat er door de staatssecretaris besloten wordt dat gemeenschappelijke regelingen zoals GBLT niet vrijgesteld worden. In dat geval zou de deelnemersbijdrage fors toenemen. Het algemeen bestuur besluit een tekst aan de risicoparagraaf toe te voegen. In afwachting van het besluit van de staatssecretaris, kan de deelnemersbijdrage 21% toenemen. De heer Odink vraagt of de kosten van GBLT kunnen afnemen. De heer Van Helden meldt dat er in 2019 opnieuw beraden wordt over de nieuwe ambitie van GBLT. Wordt de focus gericht op Kwaliteit, toename van het aantal deelnemers, kostenbesparing, of het sociale gezicht van GBLT? De afgelopen jaren was de

4 inzet voornamelijk gericht op de kwaliteitsverbetering. De heer Van Helden meldt daarbij dat de stijging van kosten in de meerjarenraming voornamelijk komt door de wet digitale overheid. De heer Van Leeuwen complimenteert GBLT met de kwaliteitsverbetering die zichtbaar begint te worden voor de deelnemers. Graag ziet hij die lijn voortgezet. De heer Van Leeuwen verwacht dat er in een goede koppeling met de gemeente en de WOZ grote besparingsmogelijkheden zitten. De heer Brink wil aan het algemeen bestuur meegeven dat voor de gemeente Zwolle de dienstverlening erg belangrijk is. Hier moet GBLT zich op blijven inzetten. 1. Neem kennis van de ontwerpbegroting 2019 met daarin de meerjarenraming en het feit dat deze na behandeling in de vergadering van het algemeen bestuur van aan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling wordt toegezonden waarbij hen de gelegenheid wordt geboden hun eventuele zienswijzen naar voren te brengen; 2. De ontwerpbegroting, met de ontvangen zienswijzen, zal ter vaststelling worden aangeboden in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 juli Het algemeen bestuur amendeert de ontwerpbegroting. Aan de risicomatrix wordt de volgende zin toegevoegd: In afwachting van het besluit va de staatssecretaris over de aanpassing van de koepelvrijstelling BTW, presenteren wij een bruto stijging van 21% over de bijdragen als risicopost. 7.3 Wijziging begroting 2018 Het algemeen bestuur besluit: 1. In te stemmen met de voorgenomen begrotingswijziging 2018, naar aanleiding van het besluit Taakoverdracht heffingstechnologie. 2. De voorgenomen begrotingswijziging aan te bieden aan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zodat hen de gelegenheid wordt geboden een zienswijze in te dienen. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 7.4 Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten De heer Bussink leidt de aanbestedingsstrategie in. De heer Odink wijst dat er op dat op één plaats in de tekst de optie van het verlengen van het contract met twee jaar staat beschreven, maar dat op een andere plaats een optie van een verlenging van drie keer een jaar staat beschreven. Het bestuur bespreekt het relatieve belang van prijs en kwaliteit in de gunningsmatrix. De conclusie wordt verwerkt in het bestek. Ook wordt een bestedingslimiet gesteld voor de gunning. De bedragen worden niet in het verslag genotuleerd gezien de zakelijke belangen. 1. Stem in met de voorgestelde aanbestedingsstrategie en Programma van Eisen voor een Europese aanbesteding van accountantsdiensten 2. Stem in met het afvaardigen van twee leden van het Algemeen bestuur in de selectiecommissie voor de aanbesteding van de accountantsdiensten. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel, met inachtneming van de aangebrachte wijzigingen. Het algemeen bestuur vaardigt twee leden af om deel te nemen aan de selectiecommissie: Ton van Amerongen en Herman Odink. 8. Rondvraag De heer Van Helden stelt aan het algemeen bestuur voor om bij de volgende vergadering een foto te laten maken van het voltallig algemeen bestuur. De heer Brink meldt dat hij op 4 juni als wethouder vertrekt en nodigt de leden uit voor het afscheid. De heer Bussink bedankt de heer Brink voor de constructieve bijdrage aan het bestuur. 9. Volgende vergadering van het algemeen bestuur 4 juli 2018

5 Voor de vergadering van het algemeen bestuur op zijn gepland: Kennisverdieping: Gegevensbeheer Archiefverordening Zienswijzenota Vaststellen begroting 2019 Procesvoorstel strategie 10. Sluiting De heer Bussink sluit de vergadering en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng.