DATUM VERSLAG VAN BESPREKING DATUM BESPREKING OPGEMAAKT DOOR. 6 juli 2016 Algemeen Bestuur 6 juli 2016 R. Marissen-Vrugt

Transcriptie

1 Verslag VERSLAG VAN BESPREKING BESPREKING OPGEMAAKT DOOR R. Marissen-Vrugt DEELNEMERS Aanwezig: de heren Bussink, Odink, Maenhout, Van Vreeswijk, Van Leeuwen, Dragt, Nagel, Van Veelen, Brink, Van Helden en mevrouw Lepage. Afwezig: de heren Doorn, Van Amerongen en Stegeman. 1. Opening en vaststellen agenda De heer Bussink opent de vergadering om uur. De heer Doorn, de heer Van Amerongen en de heer Stegeman zijn afwezig. De heer Van Vreeswijk vervangt de heer Doorn. Mevrouw Hakvoort is met zwangerschapsverlof gegaan, zij wordt gedurende deze periode vervangen door mevrouw Marissen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Naar aanleiding van de ter informatie bijgevoegde tussenrapportage van de Commissie Aanpassing Belastingen deelt de heer Bussink mede dat deze rapportage op verzoek van de landelijke overheid leidend gaat worden voor de komende coalitieonderhandelingen. De heer Van Helden vult aan dat hetzelfde geldt voor de herziening van de gemeentelijke belastingen. De ter informatie bijgevoegde rapportage Bezwaren 2016 geeft geen aanleiding tot op- of aanmerkingen en wordt door het ter kennisgeving aangenomen. De heer Van Helden deelt mede dat GBLT aan de gemeente Steenwijkerland een aanbieding heeft gedaan. Als Steenwijkerland met de aanbieding akkoord gaat, zal er vanaf de zomer een kwaliteitsreview plaatsvinden waarmee kan worden vastgesteld of de toetreding met ingang van 1 januari 2018 zonder kwaliteitsrisico s voor GBLT kan plaatsvinden.. De heer Maenhout geeft aan dat het Waterschap Zuiderzeeland in haar laatste bestuursvergadering heeft gesproken over GBLT. Zoals ook in de zienswijze staat vermeld is het Waterschap van mening dat GBLT eerst moet kunnen aantonen dat de kwaliteit op orde is voordat nieuwe deelnemers kunnen toetreden. Het Waterschap zal tot die tijd niet instemmen met toetreding van nieuwe deelnemers. De heer Odink brengt naar voren dat Waterschap Drents Overijsselse Delta ook de mening is toegedaan dat bij toetreding van nieuwe deelnemers kwaliteit wordt toegevoegd.

2 Door de heer Bussink wordt erop gewezen dat met de gemeente Steenwijkerland al langer gesprekken gaande zijn en dat reeds aan de orde is geweest dat toetreding niet eerder kan dan per 1 januari 2018, de bevindingen in het rapport van Deloitte eerst zullen worden toegepast en dat er met de toetreding nieuwe kwaliteit wordt toegevoegd aan GBLT. Toetreding van nieuwe deelnemers kan ook alleen maar plaatsvinden na accordering door het. De heer Van Helden deelt mede dat het College van de gemeente Soest ook de wens heeft geuit om aan te sluiten bij GBLT. Bij alle aanvragen houdt GBLT vast aan de kwaliteitstoets en de gemeenschappelijke voorbereidingstermijn van 12 maanden. In het vierde kwartaal van 2017 wordt de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling aan het ter besluitvorming voorgelegd. De heer Brink geeft aan dat bij de uitvoering van de verbetermaatregelen WOZ vorig jaar de gemeente Zwolle ook heeft gediscussieerd over de toetreding van de gemeenten Dalfsen en Bunschoten. De heer Brink pleit ervoor om risicomaatregelen in kaart te brengen en op z n merites te beoordelen. De heer Van Vreeswijk brengt naar voren dat ook het Waterschap Vallei en Veluwe kwaliteit het belangrijkste vindt en zou graag kort willen evalueren hoe het proces van toetreding van de laatste twee gemeenten, Dalfsen en Bunschoten, verlopen is. Hiervoor kan een nulmeting worden gedaan, aldus de heer Van Leeuwen. Er ligt een rapportage van januari en de heer Van Leeuwen pleit ervoor om opnieuw een rapportage uit te brengen. Op basis hiervan kan worden gekeken of aan de voorwaarden is voldaan. De heer Dragt vraagt wanneer de principiële discussie over toetreding wordt gevoerd als de definitieve besluitvorming in het laatste kwartaal van 2017 plaatsvindt. De heer Van Helden antwoordt dat die discussie eerder is gevoerd bij de ontwikkelstrategie. Als dat nog een keer moet dan zal dat eerder moeten plaatsvinden. Naar zijn mening is de jaarrekening 2016 een goed moment. In de jaarrekening is de interne beheersing het belangrijkste criterium en zou daarom een goed uitgangspunt zijn voor deze discussie. Op de vraag van de heer Van Veelen hoe nu wordt gecommuniceerd naar de betreffende gemeenten, antwoordt de heer Van Helden dat gemeenten niet worden ontmoedigd. In principe zijn toetreders welkom. Naar de gemeenten wordt benadrukt dat de kwaliteit het belangrijkste criterium is en er eerst een review moet plaatsvinden. De heer Bussink zegt toe dat het Dagelijks Bestuur de discussie die nu is gevoerd ook aan de orde zal stellen, de nieuwe verzoeken zal bespreken en daarna de bespreking terugkoppelt naar het Algemeen Bestuur. Dit onderwerp wordt ook geagendeerd voor de relatiedag op 12 oktober a.s. Mevrouw Lepage deelt mede dat de aansluittoets van de gemeente Dronten voor LV WOZ is geslaagd met een score van 97%. Hiermee wordt voldaan aan het criterium van de waarderingskamer van 95%. Het beeld van de laatste planning is dat ook de aansluiting van de overige gemeenten goed zal verlopen. Mevrouw Lepage deelt mede dat volop wordt gewerkt aan het opleggen van oude jaren. Dit heeft wel geleid tot extra telefonische reacties. Ondanks de goede bereikbaarheid van het KCC KCC scoort hierop 96% - nemen bellers als zij lang in de wacht staan rechtstreeks contact op met het waterschap of de gemeente omdat het logo op de aanslag vermeld staat. Op de vraag van de heer Maenhout hoe het staat met de opleggingen van 2013 antwoordt mevrouw Lepage dat er al veel opleggingen zijn verstuurd en dat 2014 en 2015 ook in de komende maanden worden verwerkt; 2013 en 2014 zullen dit jaar worden opgelegd. Mevrouw Lepage deelt mede dat op verzoek van het een onderzoek naar het imago van GBLT in voorbereiding is voor later in dit jaar.

3 3. Verslagen: a. Verslag vergadering GBLT d.d. 18 mei 2016 redactioneel Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. naar aanleiding van Pagina 2, brief provincie Overijssel. De heer Bussink deelt mede dat het Dagelijks Bestuur conform het advies van het niet heeft gereageerd op de brief van de provincie Overijssel. Pagina 3, alinea 6. Op de vraag van de heer Odink waarom de toegezegde notitie over strategische personeelsplanning niet is geagendeerd antwoordt de heer Van Helden dat dit omwille van de zorgvuldigheid niet voor de zomer kon worden afgewikkeld. Het plan zou voor de vergadering van november kunnen worden geagendeerd. Er wordt hard gewerkt aan de versterking van het WOZ-team door de werkzaamheden door vaste medewerkers te laten uitvoeren in plaats van door tijdelijke inhuurkrachten. Dit komt de kwaliteit ten goede. Deze ontwikkeling kan in de vergadering van augustus worden geagendeerd. De heer Bussink geeft aan dat gekeken zal worden aan welk moment de bespreking gekoppeld wordt. Indien nodig kan de betreffende vergadering van het langer duren. b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur GBLT d.d. 22 juni 2016 De heer Van Helden licht toe dat de nieuwe controller in september 2016 zal starten in zijn functie. Het neemt kennis van de besluitenlijst. 4. Ingekomen stukken Met uitzondering van de zienswijzen zijn er geen ingekomen stukken. 5. Begroting 2017 De heer Van Bilsen is voor een toelichting bij dit agendapunt aanwezig. De oplegnotities met betrekking tot de zienswijzen en de vaststelling van de begroting worden besproken. De binnengekomen zienswijzen zijn bijgevoegd alsmede de concept-reacties op deze zienswijzen. De heer Van Helden licht toe dat geen van de ingediende zienswijzen aangeeft dat de begroting geamendeerd wordt, maar wel dat er om extra informatie wordt verzocht. In de reacties op de zienswijzen wordt toegezegd dat er inzicht wordt gegeven over de inzet van gereserveerde middelen 2017 en daar waar nog plannen moeten worden gemaakt zullen deze aan het worden voorgelegd. Waterschap Vechtstromen heeft in de zienswijze aangegeven dat de bijdrageverordening in bijlage 6 niet via de officiële zienswijzeprocedure is vastgesteld en verzoekt om dit alsnog te doen. De vergadering is na de toelichting van de heer Van Helden van mening dat er geen extra zienswijzeprocedure hoeft te worden ingepast omdat de inhoud voldoende besproken is bij de toetreding van de nieuwe deelnemers en hierover toen geen opmerkingen zijn gemaakt. De conceptreactie zal hierop worden aangepast. De heer Dragt geeft aan dat de gemeenteraad van Leusden het begrotingsvoorstel vanavond behandelt. Daarom kan de heer Dragt formeel op dit moment niet instemmen met het voorstel. De heer Dragt wijst erop dat er nu formeel maar 7 weken tijd is geweest om te reageren op het begrotingsvoorstel in plaats van de termijn van 8 weken zoals in het verleden was afgesproken. Daarom pleit de heer Dragt ervoor om de vergaderingen in 2017 zo in te plannen dat de termijn van 8 weken gehanteerd kan worden en dat deze periode buiten de vakantieperiode wordt gehouden. Door de heer Van Helden wordt erop gewezen dat de vergadering van vandaag in eerste instantie was gepland op 13 juli, maar dat deze op verzoek van het is vervroegd. Een oplossing in 2017 kan zijn om het opstellen van de kadernota te vervroegen. De heer Bussink zegt toe dat volgend jaar goed met deze termijn rekening wordt gehouden.

4 De heer Bussink deelt mede dat het van Waterschap Rijn en IJssel in haar vergadering van 5 juli jl. positief heeft geadviseerd. De heer Maenhout deelt mede dat Waterschap Zuiderzeeland de begroting gisteravond definitief heeft besproken en in haar reactie is ingegaan op het aanscherpen van de toetreding van nieuwe deelnemers dat de interne beheersing op orde is. Voorstel: Het : 1. neemt kennis van de door de gemeenten Bunschoten, Dalfsen, Dronten, en Zwolle, en door de waterschappen Rijn en IJssel, Vechtstromen, Vallei en Veluwe en Zuiderzeeland ingediende zienswijzen/reacties op de begroting 2017 en de daarbij als bijlage gevoegde Bijdrageverordening GBLT 2016; 2. besluit die zienswijzen/reacties te beantwoorden conform de in de bijlagen opgenomen concept reacties; 3. besluit vervolgens over te gaan tot vaststelling van de begroting 2017, zoals deze met een separaat voorstel in deze vergadering aan u is voorgelegd; 4. bestendigt de eerder vastgestelde Bijdrageverordening 2016; 5. stel de begroting 2017 vast en neem kennis van de meerjarenraming ; 6. laat de vastgestelde begroting verzenden aan het college van gedeputeerde staten van de provincie Overijssel en aan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling. Het stemt in met de concept-reacties die nu ter tafel liggen. Met inachtneming van de toevoeging dat er geen extra zienswijzeprocedure hoeft te worden ingepast omdat de inhoud voldoende besproken is bij de toetreding van de nieuwe deelnemers en hierover toen geen opmerkingen zijn gemaakt. Daarmee is de verordening formeel vastgesteld. Formeel besluit het conform het voorstel als alle zienswijzen zijn ontvangen, inclusief de mogelijke zienswijze van de gemeente Leusden. Het voorbehoud van de heer Dragt wordt hierin meegenomen. De heer Bussink bedankt de heer Van Bilsen voor zijn toelichting waarna deze de vergadering verlaat. 6. Rapportage interne beheersing De heer Bussink licht toe dat de directie en het Dagelijks Bestuur het in de voorliggende rapportage willen informeren over de stappen die inmiddels gezet zijn. Indien gewenst kan in de vergadering van november een terugkoppeling plaatsvinden. De heer Van Helden geeft aan dat het gaat om de vragen of de eigen maatregelen die beschreven staan voldoende zijn om de kwaliteit op orde te brengen en of dit de wijze is waarop het gerapporteerd wil worden. De heer Odink is blij met deze vorm van rapportage omdat goed te zien is waar de groei zit en waar de stagnatie. De heer Van Vreeswijk zou bij de volgende rapportage graag de insteek weten van de rapportage. Naar aanleiding van de opmerking van de heer Maenhout dat hij graag een vertaling naar de effecten ziet, stelt de heer Bussink voor dat de terugrapportage via berap en jaarrekening in de vergadering van het besproken kan worden. De effecten kunnen worden aangegeven als indicatoren. De cijfermatige onderbouwing wordt in de vorap beschreven. Op advies van de heer Dragt zal bij Informatieverstrekking (over financiële gevolgen) de toevoeging nog niet worden verwijderd, omdat hiermee verwarring kan ontstaan. De navolgende tekst geeft voldoende uitleg. De heer Van Helden geeft aan dat bedoeld wordt dat er al middelen zijn gereserveerd voor betere data en voor betere service aan de burger.

5 Besloten wordt om de rapportage in de bestuursvergadering van augustus nogmaals te agenderen aangevuld met het verzoek om de effecten in kaart te brengen. In de bestuursvergadering van november kan er dan inhoudelijk over interne beheersing worden gesproken. 7. Procedure verkiezing voorzitter De heer Bussink licht toe dat het Dagelijks Bestuur van mening is dat met de voorliggende procedure de gelijkwaardigheid in de kolommen overeind is gebleven en de beslissende bevoegdheid van het daarin een plaats heeft gekregen. Ook in geval van enkelvoudige kandidaatstelling is voorzien. Alles is hiermee afgedicht. De heer Van Vreeswijk is van mening dat de procedure helder beschreven is. Tekstueel merkt de heer Van Vreeswijk op dat bij punt 9 wordt gesproken over voorzitter. In de lijn met de overige tekst zou hier ook leider moeten staan. Deze aanpassing wordt verwerkt. Ook de heer Odink is van mening dat het een goede procedure is. De heer Maenhout wijst erop dat een goede procedure belangrijk is, maar ook openheid van zaken is van belang. Het wordt door de heer Van Vreeswijk geïnformeerd over de gezondheidssituatie van de heer Doorn. De verwachting is dat in oktober meer bekend zal zijn en dat in de novembervergadering kan worden meegedeeld of de heer Doorn als voorzitter zal terugkeren of zal terugtreden. Voorstel: Het stemt in met de procedure voor het verkiezen van een voorzitter en / of andere leden van het Dagelijks Bestuur. Het voorstel wordt aangenomen, met inachtneming van de tekstuele wijziging. 8. Stand van zaken Programma Gegevensbeheer 15/ 16 De heer Vrind, programmamanager, is bij dit agendapunt aanwezig en houdt een presentatie over het Programma Gegevensbeheer 15/ 16. Naar aanleiding van de presentatie concludeert de heer Bussink dat het project aanleiding geeft tot een aantal vragen die via de directie aan het ter bespreking kunnen worden voorgelegd. De heer Van Vreeswijk vraagt in hoeverre Centricgebruikers aan elkaar gekoppeld zijn zodat zij één vuist kunnen maken naar Centric. De heer Vrind antwoordt dat er een kerngroep is van belastingkantoren die het systeem van Centric gebruiken. De heer Bussink sluit aan op de vraag van de heer Van Vreeswijk met de opmerking dat, als er twijfel is of GBLT positie heeft als partner voor Centric en bestuurlijke inzet nodig is, het bestuur daartoe beschikbaar is. Op de vraag van de heer Maenhout of met het Centricprogramma kan worden voldaan aan aantoonbaar, volledig en juist antwoordt de heer Vrind dat in het beginstadium met name is gewerkt aan de technische randvoorwaarden en dat die nog steeds de aandacht hebben, maar dat nu ook meer prioriteit en aandacht aan de inhoudelijke kwaliteit wordt besteed. Met het huidige systeem kan worden voldaan aan de voorwaarde AJV, maar op het moment dat er nieuwe eisen van buitenaf worden gesteld dan moet de software ook weer worden aangepast. Deze verandering blijft continue doorgaan. De heer Van Helden nuanceert dit enigszins: voor een goed functionerend systeem zijn goede processen, goede programmatuur, goede software, goede data en goede mensen nodig. Voor een goede procesdefinitie moeten bevoegdheden aan mensen worden ingericht in het systeem. Dat is nu niet mogelijk in het systeem en waarschijnlijk lukt dat de komende jaren ook nog niet. Daarom kan voorlopig niet worden aangetoond dat aan AJV kan worden voldaan.

6 De heer Brink brengt naar voren dat hij tijdens de presentatie op zoek was naar de aansluiting bij hetgeen er vorig jaar besloten is. De indruk is vorig jaar gewekt dat er een programma werd opgestart waar veel urgentie zat (gegevensbeheer). Nu wordt het programma gepresenteerd als doorstart: de vraag is of het Bestuur hiervoor al groen licht heeft gegeven en of nu de volgende fase wordt ingezet. Naar de mening van de heer Brink zijn zowel de techniek als de conversie moeilijk te duiden. Tevens is de heer Brink van mening dat bij een doorstart moet worden gekeken waar - geredeneerd vanuit klantwaarde - de winst gehaald kan worden en te kijken waar de meeste risico s zitten. Belangrijk is om de kwaliteit te behouden in plaats van prioriteit te geven aan datgene waarop invloed kan worden uitgeoefend. Het behalen van meer winst en meer rendement zou leidend moeten zijn, aldus de heer Brink. De heer Brink zou in de vergadering van augustus aan de orde willen stellen waar de aansluiting is op de besluitvorming van vorig jaar in het. De heer Van Helden antwoordt dat het aanpassen van de data tot nu toe in scope is geweest. In de oplevering van software is vertraging opgelopen die aan het Bestuur ook gemeld is. Het is altijd de bedoeling geweest om na de aansluitingen basisadministraties (met conversie en uitval) om met de dataomwerkingen te beginnen. Dit proces is nu versneld omdat het wegwerken van de werkvoorraden een hoge urgentie heeft gekregen en het opleveren van de techniek niet snel genoeg ging. Daarom heeft het project datakwaliteit een aparte positie gekregen binnen GBLT. De verwachting is dat dit proces in het komende half jaar tot één jaar afgerond kan worden. Uiteindelijk wordt toegewerkt naar een beheersproces waarin niet alleen het verleden goed is opgelost, maar ook dat het proces goed blijft werken. Dit behoort ook nog tot de scope van het project. De heer Bussink concludeert dat de stappen die gezet moeten worden technisch mogelijk lijken te zijn en dankt de heer Vrind voor zijn presentatie en toelichting. De heer Vrind de vergadering verlaat. 9. Wijziging belastingsoorten per deelnemer Voorstel Het algemeen bestuur Neemt kennis van de eigenstandige bevoegdheid om te beslissen over aanpassing van de belastingsoorten per opdrachtgever en deze vast te leggen in het Register. Ziet een eerste voorstel tot wijziging van het Register tegemoet. Het voorstel wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. 10. Rondvraag en Sluiting De heer Maenhout komt terug op het bezwaarschrift van de provincie Flevoland tegen de differentiatiefactor wegen bij de kostenberekening, dat in de vorige bestuursvergadering aan de orde is geweest. Dit bezwaar is toen afgewezen. Nu heeft de provincie een beroepschrift ingediend en hierbij een stuk van de Erasmus Universiteit Rotterdam betrokken. De heer Maenhout wijst erop dat de consequenties van een dergelijke rechtszaak heel groot kunnen zijn. Wanneer de zaak verloren wordt kunnen de effecten veel groter zijn bij het doorwerken naar andere zaken dan bij natuurlijke bezwaren. Daarom is het naar de mening van de heer Maenhout belangrijk dat hierop een goede gedegen reactie komt. Inmiddels zijn de overige waterschappen via het CAB geïnformeerd. De heer Bussink wijst erop dat de discussie over de differentiatiefactor nu heerst tussen de waterschappen en de provincie, maar ook tussen de gemeenten en de provincie kan ontstaan. De heer Dragt deelt mede dat in de gemeenteraad van Leusden de vraag is gesteld wat GBLT doet in het kader van de participatiewet: het creëren van nieuwe banen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, omdat dit een wettelijke verplichting is. De heer Van Helden antwoordt dat GBLT medewerkers heeft in de doelgroep, maar dat er geen banen zijn gecreëerd. Uit de gemeenteraad van Bunschoten deelt de heer Nagel mede dat staatssecretaris Klijnsma subsidiemogelijkheden biedt voor mensen die in de financiële problemen komen omdat overheden los van elkaar blijven incasseren. De vraag is of GBLT hier nog iets mee doet.

7 Mevrouw Lepage antwoordt dat GBLT niet in aanmerking komt voor de subsidieregeling omdat deze regeling gericht is op rijksoverheid - GBLT voert het beleid uit van waterschappen en gemeenten. GBLT besteedt wel veel aandacht aan het goed uitvoeren van kwijtschelding door zoveel mogelijk samen te werken met schuldhulpverleningskantoren. De heer Brink brengt naar voren dat de gemeenteraad van Zwolle een motie heeft ingediend over de mogelijkheid dat de inwoners van de gemeente Zwolle gebruik kunnen maken van de provinciale ombudsman in plaats van de nationale ombudsman. Deze motie is aangenomen. De heer Brink heeft aan de gemeenteraad aangegeven dat hij voorstander is van standaardisatie. Daarom vraagt de heer Brink aan het om een gestandaardiseerde opstelling op te nemen zodat inwoners dichter bij huis gebruik mogen maken van de ombudsman. De heer Van Helden zal binnen GBLT informeren of deze behoefte is geconstateerd en wat de consequenties kunnen zijn. De heer Van Helden koppelt de uitkomst naar de gemeente Zwolle terug. De heer Bussink sluit de vergadering om uur en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng.