BATIEXCEL. Handleiding BatiExcel Pag 1 van 49

Transcriptie

1 BATIEXCEL Inleiding 3 1. Bedrijfsgegevens en Basisinstellingen Bedrijfsgegevens Tabblad: Personeelsleden Winst, Toeslagen en Mobiliteit Uw bedrijf Loon baremas Werktijden Basisinstellingen Tabblad: Eenheden Tabblad: Verbruikseenheden BTW Afwezigheid Aanspreektitels Kas en bank Technisch 7 2. Projectbeheer Voorcalculatie Klanten Hoeveelheidsstaten Kostprijs berekenen Offertes Detail prijsofferte Orderboek Orderboek Budgettering Registratie Registratie: Uren Idee Maandag van de week Registratie van de uren Registratie: Materiaal Fakturen Bovenste gedeelte: Fakturen Onderste gedeelte: Registratie van de items Registratie: Materiaal Magazijn Registratie: Derden Vorderingen Vorderingen: Fakturatie Vorderingen: Fakturatie Detail Vorderingen: Vorderingsstaten Vorderingen: Vorderingsstaat detail Vorderingen: Dagboeken Nacalculatie Nacalculatie: Detail Tabblad: Uren Tabblad: Materiaal Tabblad: Derden Favoriete materialen en bibliotheken Favoriete materialen Favorieten Uit prijslijst van leveranciers Toevoegen aan favorieten 37 Handleiding BatiExcel Pag 1 van 49

2 Drukknop Importeren Bewerkingen Instellingen: Materialen en Bewerkingen Favorieten Groepen en Posten Activiteiten Relatiebeheer Klanten en Leveranciers Klanten Leveranciers Brieven en Etiketten Tabblad: Adressen Tabblad: Brief Tabblad: Etiketten Documentbeheer Documenten Standaard documenten 45 Appendix A: Wie is BatiExcel? 45 AB Demo 46 AtomiSoft 46 Appendix B: Installatie 46 B.1 Hardware beveiliging mbv. dongle 46 B.2 Installatieprocedure 46 Appendix C: Multi User 49 Multi User 49 Handleiding BatiExcel Pag 2 van 49

3 Inleiding BatiExcel is een beheersprogramma voor de Belgische bouwsector. Het stelt de gebruiker in staat om een volledig bouwbedrijf te beheren: -Berekening van de kostprijs van projecten -Aanmaken van prijsofferten -Berekening van de kostprijs van het uurloon van de arbeiders, kostprijs van het bedrijf per uur,... -Registratie van de uren, het materiaal en derden -Vorderingsstaten -Nacalculatie van projecten -Beheer van bewerkingsbibliotheken -Beheer van de prijslijsten van de leveranciers -Opstellen van mailings naar klanten, leveranciers en personeel -Beheer van de documenten van de klanten BatiExcel is ontwikkeld door AB Demo en AtomiSoft. Zie Appendix A. AB Demo organiseert regelmatig gratis opleidingen. Deze opleidingen vinden plaats in Brussel, Gent en in Hasselt. Voor meer informatie, en voor inschrijvingen, kunt U telefoneren naar Mevr. Jeanine Van Zele, 09/ De meeste recente versie van deze handleiding vindt U steeds op de website: Ook kunt U er de meest recente driver voor de Sentinel dongle downloaden. Bij het opstarten van BatiExcel wordt het volgende scherm getoond: Handleiding BatiExcel Pag 3 van 49

4 1. Bedrijfsgegevens en Basisinstellingen 1.1 Bedrijfsgegevens De gegevens van uw bedrijf: uw personeelsleden, de standaard winstmarges, de loonbarema s, mobiliteit en de werktijden Tabblad: Personeelsleden Geeft een overzicht van uw personeelsleden en hun kostprijs per uur. Ook krijgt U een overzicht van de KP per geschooldheid. Ieder personeelslid heeft een uurloon barema. Vb Ploegbaas = Bovenop dit uurloon barema kan hij eventueel een toeslag ontvangen. Vb. 1 Euro De kostprijs per uur voor de werkgever wordt berekend door bovenop het volledige uurloon de sociale lasten te voegen. De sociale lasten worden berekend door het volledige uurloon te vermenigvuldigen met een factor vb. 0,86. Deze factor 0,86, is het resultaat van een berekeningstabel in Excel. Ook uw boekhouder kan U adviseren om de waarde van deze factor te bepalen voor uw bedrijf. Rekenvoorbeeld: Barema 12,00 Euro Toeslag 1,00 Euro Bruto uurloon werknemer 13,00 Euro nl. 12,00 Euro + 1,00 Euro Sociale lasten 11,18 Euro nl. 13,00 Euro * 0,86 KP uurloon voor werkgever 24,18 Euro nl. 13,00 Euro + 11,18 Euro Winst, Toeslagen en Mobiliteit Hier kunt U de standaard waarden ingeven van de winstpercentages, de toeslag per uur en de mobiliteit. Handleiding BatiExcel Pag 4 van 49

5 % op uurloon De standaard winst op het uurloon % op materiaal De standaard winst op het materiaal % op derden De standaard winst op werken uitgevoerd door derden Toeslag uurloon De toeslag per uur voor de werkingskosten van het bedrijf, vb. bureelkosten, presentatiekosten enz. Uw boekhouder kan u hier adviseren. % SK De toeslag op de SK, Specifieke Kosten, of kosten die niet zichtbaar mogen zijn in de offerte vb. werfcaravan, opruimen werf, beschermingsmaatregelen,... Uren/Dag Het standaard aantal werkuren per werkdag, vb. 8 Kost km chauffeur (in Eur) Kost km passagier (in Eur) Mobiliteit, voor het transport van uw bedrijf naar de werf. De kostprijs per km van het personeelslid dat rijdt als chauffeur en de km vergoeding voor de wagen. Mobiliteit, voor het transport van uw bedrijf naar de werf. De kostprijs per km van het personeelslid dat meerijdt als passagier Uw bedrijf De coordinaten van uw bedrijf. Deze waarden worden gebruikt bij het aanmaken van de fakturen Loon baremas De loonbaremas per geschooldheid. Deze gegevens worden regelmatig gepubliceerd door de vakorganisaties, vb. NACEBO. Handleiding BatiExcel Pag 5 van 49

6 1.1.5 Werktijden De gebruikelijke werktijden van de arbeiders van uw bedrijf, vb. in de zomer en in de winter. Deze instellingen worden gebruikt bij de registratie van de uren. Zie Registratie van de uren. 1.2 Basisinstellingen De technische instellingen van het programma. Normaal gezien, moet U hieraan niets wijzigen Tabblad: Eenheden De eenheden die gebruikt worden in de afrollijsten van BatiExcel. De eenheden waarvoor Mat. EH is aangekruist, mogen alleen gebruikt worden voor materialen. Bijvoorbeeld, U kunt de eenheid m, meters, gebruiken om een hoeveelheid materiaal aan te duiden. Daarentegen, de eenheid min, minuten, mag niet gebruikt worden voor materiaal Tabblad: Verbruikseenheden De verbruikseenheden die gebruikt worden in de afrollijsten van BatiExcel. Handleiding BatiExcel Pag 6 van 49

7 1.2.3 BTW De BTW percentages die gebruikt worden in het fakturatiegedeelte van BatiExcel. Indien de BTW percentages wijzigen dan moet U die hier aanpassen Afwezigheid De redenen van afwezigheid van de arbeiders, vb. ziekte. Deze lijst wordt gebruikt bij de registratie van de uren Aanspreektitels De aanspreektitels die gebruikt worden in de brieven, en op de etiketten, die U naar de klanten stuurt. Zie 4.2 Brieven en Etiketten. Vb. Voor het versturen van de nieuwjaarskaartjes Kas en bank Een overzicht van de verschillende banken. Deze banken worden gebruikt bij het beheer van de dagboeken. Zie Technisch Werkt de achterliggende structuur van bati_dat.mdb bij. Alleen voor de medewerkers van BatiExcel. Handleiding BatiExcel Pag 7 van 49

8 2. Projectbeheer Voor het beheren van de verschillende fasen van uw projecten: 1. Voorcalculatie Alle handelingen vanaf het ontvangen van de hoeveelheidsstaat van de architect, over de berekening van de KP, tot en met het aanmaken van de prijsofferte. Als extraatje krijgt U een overzicht van uw orderboek en de budgettering. 2. Registratie (alleen in de pro-versie) De registratie van de uren van uw arbeiders, het aangekochte materiaal, het magazijn en de handelingen en producten van derden. 3. Vorderingsstaten (alleen in de pro-versie) De vorderingsstaten geven U een overzicht van de vordering van uw projecten. 4. Nacalculatie (alleen in de pro-versie) Om de effectieve KP van een uitgevoerd project te vergelijken met de oorspronkelijke prijsofferte en de verschillende vorderingsstaten. 2.1 Voorcalculatie Alle handelingen vanaf het ontvangen van de hoeveelheidsstaat van de architect, over de berekening van de KP, tot en met het aanmaken van de prijsofferte. Als extraatje krijgt U een overzicht van uw orderboek en de budgettering. 1. Klanten Om de klantgegevens van het project te editeren. 2. Hoeveelheidsstaat Voor het aanmaken van een nieuwe hoeveelheidsstaat, meetstaat, en het importeren ervan in BatiExcel. Het gebruik van een hoeveelheidsstaat is optioneel, U kunt ook rechtstreeks een KP berekenen. 3. Kostprijs berekenen Voor het berekenen van de kostprijs van het project. 4. Offertes Voor het aanmaken van de prijsoffertes voor de projecten. 5. Orderboek Voor het beheer van de orders en de budgettering Klanten Om de klantgegevens van het project te editeren. Deze gegevens kunt U eveneens editeren in het scherm 5.1. Handleiding BatiExcel Pag 8 van 49

9 2.1.2 Hoeveelheidsstaten Voor het aanmaken van een nieuwe hoeveelheidsstaat, meetstaat, en het importeren ervan in BatiExcel. U kunt deze meetstaat zelf aanmaken mbv. de MS Excel template van BatiExcel. Maar U kunt ook rechtstreeks de hoeveelheidsstaten importeren, die opgesteld zijn door de architect. BatiExcel importeert alleen de eerste sheet van het MS Excel workbook, dit formaat moet wel behouden worden. Na het importeren van de hoeveelheidsstaat, wordt er automatisch een nieuwe kostprijsberekening aangemaakt voor deze klant. Het gebruik van een hoeveelheidsstaat is optioneel, U kunt ook een KP maken zonder hoeveelheidsstaat. Handleiding BatiExcel Pag 9 van 49

10 Drukknop: Nieuw Voor het aanmaken van een nieuwe hoeveelheidsstaat. Deze nieuwe hoeveelheisstaat is gebaseerd op de sjabloon (template in het Engels): C:\Program Files\BatiExcel\MSExcel\BE_Hoeveelheidsstaat.xlt. Deze template is door ons ontwikkeld en maakt gebruik van macros. Drukknop: Openen Opent een bestaade hoeveelheidsstaat mbv. MS Excel Drukknop Laden hoeveelheidsstaat Voor het laden van een hoeveelheidsstaat, in MS Excel formaat, in BatiExcel. Ook wordt er automatisch een nieuwe KP aangemaakt Kostprijs berekenen Voor het berekenen van de kostprijs van de projecten. Het scherm geeft een overzicht van alle kostprijsberekeningen. Bij het importeren van een hoeveelheidsstaat, wordt er steeds automatisch een kostprijsberekening aangemaakt. Deze kostprijsberekeningen verschijnen in de rechtse lijst. Indien U echter een kostprijsberekening wilt maken, die niet gebaseerd is op een hoeveelheidsstaat, dan moet U op de knop Nieuw klikken. Om een bestaande kostprijsberekening te openen kunt U erop dubbelklikken, of deze selecteren en vervolgens op de knop Openen drukken. Vervolgens wordt het scherm Detail kostprijsberekening geopend. Handleiding BatiExcel Pag 10 van 49

11 Checkbox: Geavanceerd Toont, of verbergt, de knoppen Kopieren en Plakken. Met deze knoppen kunt u een bestaande kostprijsberekening kopieren en plakken onder een andere naam Detail Kostprijsberekening Voor de berekening van de kostprijs van het project. U kunt gebruik maken van de door ons geleverde bewerkingsbibliotheken en leverancierslijsten. U kunt deze echter zelf bijwerken, en uitbreiden, in 4. Favorieten materialen en Bibliotheken. Ook kunt U posten van een KP toevoegen aan de bewerkingsbibliotheek. Handleiding BatiExcel Pag 11 van 49

12 Bovenaan het scherm Nr Het nummer van het project. Bij het aanmaken van de kostprijsberekening, wordt standaard het eerst beschikbare nummer ingevuld. U kunt dit nummer echter wijzigen. Datum Datum van het project Bij het aanmaken van de kostprijsberekening, wordt standaard de huidige datum ingevuld. U kunt deze datum echter wijzigen. Klant Naam van de klant Beschrijving Kost uurloon Toeslag Beschrijving van het project De kostprijs van het uurloon van de werknemers waarmee u gaat rekenen.. De toeslag per uur voor de werkingskosten van uw bedrijf. Standaard wordt dit veld gevuld met de prijs van de gemiddelde kost van het uurloon, zoals berekend in Tabblad: Personeelsleden. U kunt deze kost echter wijzigen voor het huidige project. Standaard wordt dit veld gevuld met de toeslag, zoals ingegeven in het scherm Winst, Toeslagen en Mobiliteit. U kunt deze kost echter wijzigen voor het huidige project Linkerzijde van het scherm Hier kunt U de bewerkingen/posten ingeven die vereist zijn voor het project. U kunt deze bewerkingen/posten kiezen uit de bibliotheken mbv. de knop Laden uit biblio, Ook kunt U de bewerkingen/posten zelf ingeven. Handleiding BatiExcel Pag 12 van 49

13 SK De bewerkingen/posten van het type SK, Specifieke Kost. Deze bewerkingen zullen niet verschijnen in de prijsofferte voor de klant. Hun kostprijs, en de winst erop, zal wordt verdeeld over andere bewerkingen. Vb. U heeft een werfcaravan nodig voor het project, maar deze bewerking/post mag niet verschijnen in de prijsofferte. De kost van de werfcaravan, en de toeslag erop, zal dus verdeeld worden over andere bewerkingen/posten. Type Type zoals gespecifieerd in de hoeveelheidsstaat Eenh De eenheid van de bewerking/post Aantal Het aantal bewerkingen/posten KP De kostprijs per bewerking/post Dit veld wordt bijgewerkt wanneer U op de knop Bereken drukt Rechterzijde van het scherm Geeft de verschillende items weer die horen bij een bewerking/post. Deze items kunnen zowel door U ingegeven worden, als geladen worden uit de bibliotheek Sel Indien aangekruist, dan wordt het item meegerekend bij de kostprijsberekening Indien U een bewerking/post laadt uit de bibliotheek, dan worden er verschillende materialen ingeladen. Alleen het materiaal dat is aangekruist, wordt gebruikt bij de berekening van Handleiding BatiExcel Pag 13 van 49

14 de KP Mat Geeft het type van item weer. Mat: Materiaal, vereist materiaal EL: Eigen loon, uitgevoerd door uw werknemers DD: Uurloon derden of gehuurd materiaal, vb. onderaannemers, huur van een kraan,... Benaming De benaming van het item Minut./Aantal Het aantal minuten of het aantal eenheden Voor EL: Het aantal minuten werk die vereist is Voor Mat en DD: Het aantal eenheden materiaal, vb. aantal bakstenen. Eenh De eenheid van het item EL: altijd minuten Mat: vb. m2 DD: per bewerkingseenheid KP eenh De KP, kostprijs, van het item EL: de kostprijs van 1 minuut werk; KP Uur/60 Mat: de kostprijs van het materiaal DD: KP per bewerkingseenheid van de bewerking/post Drukknop Laden uit biblio en Geavanceerd Drukknop Laden uit bibio De drukknop opent het scherm Invoegen bibliotheek item. Met dit scherm kunt U bewerkingen/posten laden uit de bibliotheek Checkbox Geavanceerd Wanneer U deze checkbox aankruist, verschijnt de drukknop Toevoegen aan biblio. Met deze drukknop kunt U uw eigen bewerkingen/posten toevoegen aan de bibliotheek. Vb. U heeft een bewerking aangemaakt voor een project voor een klant. Indien U deze bewerking meerdere malen zult nodig hebben, dan kunt U deze toevoegen aan de bibliotheek. Handleiding BatiExcel Pag 14 van 49

15 Opm: U kunt de bewerkingen ook aanmaken in de bibliotheek met bewerking. Zie 3.2 Bewerkingen Drukknop SK (Specifieke Kosten) Er zijn twee soorten SK s: Mobiliteit en Anderen SK: Mobiliteit De SK Mobiliteit berekent de kost van het vervoer van uw werknemers van het bedrijf naar de werf. Aantal manuren Kost km chauffeur (in Eur) Het aantal manuren vereist om het project uit te voeren. De kostprijs per km van het personeelslid dat meerijdt als chauffeur. Wordt berekend door BatiExcel. Dit aantal is vereist om het aantal ritten te kunnen berekenen. Wordt standaard gevuld met de waarde die is ingegeven in het scherm Winst, Toeslagen en Mobiliteit. U kunt deze kost echter wijzigen voor het huidige project. Kost km passagier (in De kostprijs per km van het Wordt standaard gevuld met de waarde die Eur) personeelslid dat meerijdt als is ingegeven in het scherm Winst, passagier. Toeslagen en Mobiliteit. U kunt deze kost echter wijzigen voor het Handleiding BatiExcel Pag 15 van 49

16 huidige project. Uren/dag Het aantal werkuren per dag. Wordt standaard gevuld met de waarde die is ingegeven in het scherm Winst, Toeslagen en Mobiliteit. U kunt dit aantal uren echter wijzigen, vb. indien U 9 uren/dag werkt voor een bepaald project. Aantal man Afstand (enkel) Aantal chauffeurs Het totaal aantal werknemers per dag of samenstelling van de ploeg. De enkele afstand tussen uw bedrijf en de werf. Het aantal chauffeurs, het aantal voertuigen Vereist om het aantal ritten te kunnen berekenen. Vereist om het aantal ritten te kunnen berekenen. Vereist om de kostprijs van de mobiliteit te berekenen SK: Anderen Alle posten die aangekruist staan als SK of onzichtbaar in de offerte, zonder de mobiliteit. Vb. huur werfcaravan, opruimen werf Drukknop Bereken en Rapporten Drukknop Bereken Berekent de kostprijs van het project. Ook worden alle KP s van alle bewerkingen/posten bijgewerkt Drukknop Rapporten Om de berekende KP af te drukken. U heeft de mogelijkheid om de berekende KP rechtstreeks te tonen in afdrukvoorbeeld, maar U kunt ook de data exporteren naar MS Excel formaat. Er zijn twee soorten rapporten: Per post en Gedetailleerd. Het rapport Per post toont de KP per bewerking/post. Het rapport Gedetailleerd, toont eveneens de KP per bewerking/post maar ook de KP van ieder item Offertes Voor het aanmaken van de prijsoffertes voor de projecten. Een prijsofferte is steeds gebaseerd op een kostprijsberekening. Voor iedere prijsofferte kunt U aangeven of deze aanvaard is door de klant prijs, en aan welke prijs. Door dubbel te klikken op een prijsofferte opent U het detail van de prijsofferte. Zie Detail Prijsofferte. Handleiding BatiExcel Pag 16 van 49

17 OK Aanbod Aanvaard Werfadres Drukknoppen Nieuw Openen Wissen Duidt aan of de prijsofferte aanvaard is door de klant. Alleen de aanvaardde prijsoffertes worden opgenomen in het orderboek, zie Orderboek. De door U aangeboden prijs, de berekende prijs De door de klant aanvaardde prijs Het werfadres, dit kan verschillen van het klantadres Om nieuwe prijsoffertes aan te maken. Iedere prijsofferte is steeds gebaseerd op een kostprijsberekening. Om een bestaande prijsofferte te openen. Ook kunt U een prijsofferte openen door te dubbelklikken in het rechtse scherm. Zie Detail prijsofferte. Om een prijsofferte te wissen Checkbox Geavanceerd Toont de knoppen Kopieren en Plakken. Met deze knoppen kunt u een bestaande prijsofferte kopieren en plakken onder een andere naam Detail prijsofferte Voor de aanmaken van de prijsofferte voor het project. Handleiding BatiExcel Pag 17 van 49

18 Bovenaan het scherm Nr Het nummer van het project. Idem als KP Datum Datum van het project Idem als KP Beschrijving Beschrijving van het project Klant Naam van de klant Uurloon KP Win % Toeslag VKP De kostprijs van het uurloon van de werknemers waarmee de berekening is gemaakt. Het winstpercentage op het uurloon De toeslag per uur voor de werkingskosten van uw bedrijf De verkoopprijs van het uurloon De kostprijs uurloon zoals ingesteld bij de KP. Standaard is dit de gemiddelde kost van het uurloon van alle arbeiders. Wordt standaard gevuld met de waarde die is ingegeven in het scherm Winst, Toeslagen en Mobiliteit. U kunt deze kost echter wijzigen voor de huidige prijsofferte. De toeslag zoals ingesteld bij de KP Winst materiaal en derden + toeslag SK Mat % Het winstpercentage op het uurloon Wordt standaard gevuld met de waarde die is ingegeven in het scherm Winst, Toeslagen en Mobiliteit. Handleiding BatiExcel Pag 18 van 49

19 Win DD % Toeslag SK Het winstpercentage op prestaties van derden vb onderaannemer, gebruik kraan. De toeslag op de SK, Specifieke Kosten, vb. werfcaravan, opruimen werf,... Deze toeslag wordt gebruikt om zich in te dekken tegen mogelijke prijswijzigingen. U kunt dit percentage echter wijzigen voor de huidige prijsofferte. Idem Idem Midden van het scherm Bewerkingen/Posten Code Code van bewerking/post Beschrijving Type Type zoals gespecifieerd in de hoeveelheidsstaat Aantal Aantal Eenh Eenheid KP beh De KP van 1 bewerkingseenheid KP Tot Aantal eenheden * KP Eenh SK Tot De totale SK, Specifieke Kosten, die zijn toegewezen aan deze post De SK wordt verdeeld over de posten die de SK ontvangen. VKP Eenh De VKP per eenheid De VKP per eenheid voor de klant, dus inclusief eventuele SK s VKP Tot Aantal eenheden * VKP Eenh VKP el Het gedeelte EL, eigen loon, van de geselekteerde post. Een post kan zowel bestaan uit eigen loon, materiaal als derden. In deze drie tekstvelden wordt deze subtotalen getoond. VKP dd Het gedeelte DD, derden, van de geselekteerde post. VKP Mat Het gedeelte Mat, materiaal, van de geselekteerde post. Handleiding BatiExcel Pag 19 van 49

20 Idee SK IsSK? Of de bewerking/post al dan niet een SK, Specifieke Kost, is Vb. werfcaravan. Deze kost mag niet vermeld worden in de prijsoffertes, maar moet verspreid worden over de andere posten. Ontvangt SK Ontvangt een deel van de SK Alle posten waar Ontvangt SK is aangekruist, ontvangen een gedeelte van het totaal van de SK. De SK wordt verdeeld volgens de regel van het gewogen gemiddelde van de KP. Hoe groter de post, hoe meer SK hij ontvangt. Zie rekenvoorbeeld. Drukknop Sel SK Alle posten, die zelf geen SK zijn, worden geselecteerd als Ontvangt SK. De SK wordt dus over alle posten evenredig verdeeld. U kunt de SK echter ook manueel verdelen. Rekenvoorbeeld verdeling SK -Posten van het type SK Mobiliteit Euro Werfcaravan Euro Euro -Posten die de SK van Euro ontvangen KP Tot SK Kost Berekening Post ,33 Euro (3.500 * 1.000)/( ) Post ,67 Euro (3.500 * 2.000)/( ) Post Euro (3.500 * 3.000)/( ) Euro Items Mat Geeft het type van item weer. Mat: Materiaal, vereist materiaal EL: Eigen loon, uitgevoerd door uw werknemers DD: Uurloon derden, vb. onderaannemers, huur van een kraan,... Beschrijving Beschrijving van het item Aantal Aantal items Eenh Eenheid Det KP beh KP per eenheid Toe Tot Winst/Toeslag De totale toeslag, winst, op het item VKP_Tot (Aantal * KP Eenh) + Winst/Toeslag De totale verkoopprijs van het item Actie Actie van de eenheid Deze acties worden gebruikt bij de nacalculatie, zie 2.4 Nacalculatie. Idee blokkeren winst Blok Blokkeert Toe Tot Men kan de totale winst, Toe Tot, van een item blokkeren. Vb. om af te ronden, om extra winst te nemen,... Handleiding BatiExcel Pag 20 van 49

21 Toe Tot De totale winst op het item NIET blok: Aantal * KP Eenh * Toe % WEL Blok: Hetgeen U zelf invult VKP Tot KP Tot + Toe Tot De totale verkoopprijs van de items Onderaan het scherm Drukknop Bereken Berekent de VKP, de samenstelling van de VKP en het aantal mandagen. Tot Totale VKP Uurloon Subtotaal VKP uurloon Mat Subtotaal VKP materiaal Derden Subtotaal VKP Derden SK Subtotaal VKP SK Mandagen Het aantal mandagen vereist om het project uit te voeren Prijsofferte Om de berekende prijsofferte af te drukken. U heeft de mogelijkheid om de berekende prijsofferte te exporteren naar MS Excel of MS Word formaat Orderboek Voor het beheer van de orders en de budgettering Orderboek Geeft een overzicht van alle prijsoffertes, die aanvaard zijn door de klant, en hun status. Status prijsofferte Nog uit te voeren In uitvoering Afgewerkt Archief Prijsoffertes die OK zijn, maar waarvan de werken nog niet begonnen zijn. Prijsoffertes die OK zijn, en waarvan de werken begonnen zijn. Prijsoffertes die OK zijn, met een einddatum Prijsoffertes waarvan Archief is aangekruist Handleiding BatiExcel Pag 21 van 49

22 Budgettering Geeft een overzicht van de budgettering. U kunt deze resultaten exporteren naar MS Excel. Nivo budgettering Materiaal Budgettering van het materiaal Arbeid per post Budgettering van de arbeid per post Arbeid per actie Budgettering van de arbeid per actie Levering derden Budgettering van derden 2.2 Registratie Alleen beschikbaar in de proversie van BatiExcel. Voor de registratie van de uren van de arbeiders, de gebruikte materialen en de derden. De geregistreerde items worden toegewezen aan de aanvaardde projecten en aan opdrachten in regie voor klanten. Een correcte registratie is vereist voor het bekomen van een correcte nacalculatie! De nacalculatie vergelijkt de geregistreerde gegevens met de gegevens in de prijsofferten en in de vorderingsstaten. De gegevens van de registratie kunt U ook gebruiken voor het aanmaken van rapporten. Vb. Overzicht van de uren van de arbeiders tijdens de maand, een overzicht van de uren voor een project, overzicht van een klant/project, Registratie: Uren Registratie van de uren van de arbeiders, en de toewijzing ervan aan projecten en opdrachten in regie van de klant. Ook kunt U verschillende rapporten maken die U een overzicht geven van het tijdsgebruik. Er wordt steeds gewerkt met de huidige KP uurloon van de arbeider die het werk heeft uitgevoerd. Bij de registratie wordt de huidige KP van het uurloon, plus de huidige toeslag per uur voor de werkingskosten, steeds geregistreerd. Vb. Indien de arbeider op het moment van de registratie een KP uurloon heeft van 25 Euro, en een toeslag voor de werkingskosten van 10 Euro/uur, dan wordt dit geregistreerd, nl. 35 Euro/uur. Indien de KP van het uurloon wordt gewijzigd tijdens de duur van het project, bijvoorbeeld tgv. een promotie is de KP 30 Euro/uur, dan wordt pas vanaf het moment van de promotie deze nieuwe KP uurloon gebruikt bij de registratie. Handleiding BatiExcel Pag 22 van 49

23 Idee Maandag van de week De gebruiker moet steeds de datum van de maandag van de week ingeven waarvoor hij de urenregistratie wilt raadplegen of editeren. Standaard wordt steeds de maandag van de huidige week ingevuld Registratie van de uren Handleiding BatiExcel Pag 23 van 49

24 Linkerzijde: Lijst van de arbeiders Toont de lijst van de arbeiders, deze lijst is read-only. Onderaan wordt, ter informatie, de KP van uurloon en de geschooldheid van de arbeider vermeld. De data in dit scherm kunnen geediteerd worden in Tabblad: Personeelsleden Rechterzijde van het scherm Voor iedere dag van de week, die begint met de ingegeven maandag, kunnen de uren geregistreerd worden. De gebruiker kan de werkuren van iedere werkdag manueel invullen, maar hij kan ook gebruik maken van de afrollijst Werktijden. Met deze afrollijst kan de gebruiker de gebruikelijke werktijden automatisch invullen, vb. de werktijden tijdens de zomer. Deze gebruikelijke werktijden worden ingegeven in Werktijden. Idee Specifieer : De werktijden worden toegewezen aan aanvaardde projecten en opdrachten in regie voor een klant. Het tekstveld Specifieer geeft U het aantal uren dat nog gespecifieerd moet worden voor een bepaalde werkdag Registratie: Materiaal Fakturen Registratie van de inkomende fakturen voor het materiaal. Eerst worden de fakturen geregistreerd, zie Vervolgens worden alle items op de fakturen toegewezen aan projecten, aan losse werken of aan het magazijn. Items die toegewezen zijn aan het magazijn, kunnen later alsnog toegewezen worden aan projecten en lossen werken. Zie Registratie: Materiaal Magazijn. Handleiding BatiExcel Pag 24 van 49

25 Bovenste gedeelte: Fakturen Voor het raadplegen van de fakturen die geregistreerd zijn, tussen Van en Tot. Ook kunt U hier nieuwe fakturen registreren mbv. de drukknop Nieuw Drukknop: Nieuw Deze drukknop opent het formulier Nieuwe faktuur. Voor het toevoegen van een nieuwe faktuur aan het programma. Handleiding BatiExcel Pag 25 van 49

26 Onderste gedeelte: Registratie van de items Voor het toewijzen van de items, van de geselekterde faktuur, aan: projecten, opdrachten in regie en het magazijn. Drukknop Favorieten Met deze drukknop kunt U items laden uit uw favoriete materialen. Drukknop Bijwerken favorieten Indien de prijs van een item op de faktuur verschilt, met de prijs in de favoriete materialen, dan kunt U de prijs in de favoriete materialen bijwerken door op de knop Bijwerken favorieten te drukken. Sectie: Project / Losse werken / Magazijn Voor het toewijzen van items aan projecten. Het tekstveld Specifieer toont het aantal nog toe te wijzen items. Items die toegewezen zijn aan Magazijn, kunnen later alsnog toegewezen worden aan een project, nl. in het scherm Registratie: Materiaal magazijn, zie Registratie: Materiaal Magazijn Om de items, die zich in het magazijn bevinden, toe te wijzen aan projecten en aan losse werken. Het magazijn bevat alle items die bij de registratie van de fakturen zijn toegewezen aan het magazijn. Zie Registratie: Materiaal Fakturen. Handleiding BatiExcel Pag 26 van 49

27 2.2.4 Registratie: Derden Om diensten van derden toe te wijzen aan projecten en losse werken. Vb. de huur van de kraan wordt toegewezen aan een project, het voegwerk wordt toegewezen aan de losse werken, werken uitgevoerd in regie, van een klant... Handleiding BatiExcel Pag 27 van 49

28 2.3 Vorderingen Alleen beschikbaar in de proversie van BatiExcel. Voor het aanmaken van de fakturen en rappels, en voor de opvolging van de projecten in uitvoering Vorderingen: Fakturatie Voor het opstellen, en beheren, van fakturen. Ook kan de gebruikers rappel sturen voor onbetaalde fakturen. De fakturen, en rappels, kunnen zowel naar MS Word als MS Excel formaat geexporteerd worden. Er is geen koppeling voorzien met de projectgegevens. Indien de gebruiker dubbelklikt op een faktuur, dan verschijnt het scherm Vorderingen: Fakturatie Detail. Handleiding BatiExcel Pag 28 van 49

29 Vorderingen: Fakturatie Detail Voor het ingeven van het klantadres en de faktuurgegevens. Met behulp van de drukknop Favorieten, kan de gebruiker een item uit de favoriete materialen laden. De drukknop Bereken Totalen, berekent de totalen per BTW percentage. De drukknoppen Faktuur: MS Excel en Faktuur: MS Word exporteren de faktuur naar respectievelijk MS Excel en MS Word formaat. Handleiding BatiExcel Pag 29 van 49

30 2.3.2 Vorderingen: Vorderingsstaten Geeft een overzicht van de vorderingsstaten van alle aanvaardde projecten. Drukknop: Nieuw:Volgende Bij het aanmaken van een nieuwe vorderingsstaat wordt er rekening gehouden met de data van alle voorgaande vorderingsstaten. Indien de gebruiker dubbelklikt op een vorderingsstaat, dan verschijnt het scherm Vorderingen: Vorderingsstaten Detail. Handleiding BatiExcel Pag 30 van 49

31 Vorderingen: Vorderingsstaat detail Toont de details van een vorderingsstaat. De gebruiker kan de huidige hoeveelheden ingeven. Dit zijn de hoeveelheden die uitgevoerd zijn sinds de laatste hoeveelheidsstaat. Ook toont dit scherm de hoeveelheden die reeds uitgevoerd zijn in vorige vorderingsstaten en de bedragen die overeenkomen met de hoeveelheden. Handleiding BatiExcel Pag 31 van 49

32 Code Code zoals in de prijsofferte Beschrijving Beschrijving zoals in de prijsofferte Type Type zoals in de hoeveelheidsstaat VKP De VKP zoals in de prijsofferte Voorz. Hoev De voorziene hoeveelheid in de prijsofferte Uitgev. hoev. Het totaal van de reeds uitgevoerde hoeveelheid. Het totaal van alle huidige hoev. s van alle vorige vorderingsstaten Huidige hoev De hoeveelheid die uitgevoerd is sinds de laatste hoeveelheidsstaat Vorderingen: Dagboeken Handleiding BatiExcel Pag 32 van 49

33 2.4 Nacalculatie Alleen beschikbaar in de proversie van BatiExcel. De nacalculatie vergelijkt de geregistreerde gegevens, zie 2.2, met de gegevens in de prijsofferte en in de vorderingsstaten. Indien de gebruiker dubbelklikt op een nacalculatie, dan verschijnt het scherm Nacalculatie: Detail Drukknop: Nieuw Maakt een nieuwe nacalculatie aan. Deze nacalculatie maakt steeds gebruik van de meest recente vorderingsstaat Nacalculatie: Detail Tabblad: Uren Geeft een samenvatting per aktiviteit van de geregistreerde uren, de voorziene uren, de min- en meerwerken. Saldo: Uren voorz + Min/Meer - KP Handleiding BatiExcel Pag 33 van 49

34 Tabblad: Materiaal Handleiding BatiExcel Pag 34 van 49

35 Tabblad: Derden Handleiding BatiExcel Pag 35 van 49

36 3. Favoriete materialen en bibliotheken Voor het beheer van de favoriete materialen, de prijslijsten van de leveranciers en de bewerkingsbibliotheken. 3.1 Favoriete materialen Voor het beheren van de favoriete materialen en de prijslijsten van de leveranciers. Favoriete materialen Favoriete materialen zijn materialen waarmee U dikwijls werkt. Het is een selectie van materialen uit de prijslijsten van de leveranciers. Deze favoriete materialen kunt U gebruiken in uw projecten. U kunt niet rechtstreeks werken met de prijslijsten van de leveranciers! Prijslijsten van leveranciers U kunt de prijslijsten, in MS Excel formaat, van uw leveranciers importeren in BatiExcel. De producten van de prijslijsten van de leveranciers kunt U niet rechtstreeks gebruiken in uw projecten, U moet ze eerst toevoegen aan de favoriete materialen Favorieten Geeft een overzicht van alle favoriete materialen. De materialen zijn gegroepeerd per hoofdgroep, groep, categorie en leverancier. U kunt de data in dit scherm wijzigen. Handleiding BatiExcel Pag 36 van 49

37 3.1.2 Uit prijslijst van leveranciers Om prijslijsten van leveranciers te importeren en om producten toe te voegen aan de favoriete materialen Toevoegen aan favorieten Om producten uit de leverancierslijsten toe te voegen aan de favorieten. Handleiding BatiExcel Pag 37 van 49

38 Bij het toevoegen van de producten aan de favorieten kunt U de volgende zaken instellen: -Hoofdgroep, groep en categorie van de favorieten -De eventuele leverancierskorting Toevoegen aan favorieten Van leverancier Naar favorieten Met korting toevoegen Toevoegen aan favorieten Toont alle producten van de geselecteerde leverancier in de lijst De hoofdgroep, groep en categorie waaraan de geselecteerde producten moeten toegevoegd worden. De eventuele korting waarmee de geselecteerde producten worden toegevoegd aan de favorieten Start de operatie van het toevoegen. Alles selecteren en Om alle producten van de geselecteerde leverancier aan of af te kruisen. Alles deselecteren Drukknop Importeren Deze drukknop opent het scherm Importeren prijslijsten van leveranciers. Met dit scherm kunt U prijslijsten van leveranciers importeren. In de lijst vindt U alle MS Excel sheets die zich in de opgegeven directory bevinden. U kunt zelf nieuwe prijslijsten importeren. Het formaat moet hetzelfde zijn als de voorbeelden die geleverd worden met het programma. Indien U materialen importeert die reeds gebruikt worden in de favorieten, dan worden na het importeren de gegevens in de favorieten automatisch bijgewerkt. Bv. U importeert de nieuwe prijslijst van een leverancier, dit heeft als gevolg dat de prijzen van de reeds bestaande producten in de favorieten worden aangepast. 3.2 Bewerkingen Voor het beheer van de bibliotheek met bewerkingen. Iedere bewerkingen heeft een hoofdstuk, groep en post. Handleiding BatiExcel Pag 38 van 49

39 Linkerzijde van het scherm Toont een overzicht van alle bewerkingen. Kode Beschrijving Eenheid Eenheid van de bewerking, vb. per m2 Rechterzijde van het scherm Toont de details van een geselecteerde bewerking. Type item Mat: Materiaal, vereist materiaal EL: Eigen loon, uitgevoerd door uw werknemers DD: Uurloon derden, vb. onderaannemers Beschrijving Aantal Het aantal items vereis voor een bewerking Eenh De eenheid van een item Activiteit Het type van de activiteit Opm: Om nieuwe bewerkingen te maken, kunt U dit scherm gebruiken. Maar U kunt ook nieuwe bewerkingen aanmaken in het scherm van de KP. Zie Instellingen: Materialen en Bewerkingen De afrollijsten die gebruikt worden voor het beheer van het materiaal en de bewerkingsbibliotheken Favorieten De afrollijsten: Hoofdgroep, Groep en Categorie Handleiding BatiExcel Pag 39 van 49

40 3.3.2 Groepen en Posten De hoofdstukken, groepen en posten van de bewerkingen. Ook kunt U de bestektekst van de posten ingeven Activiteiten De activiteiten van de details van de bewerking. Handleiding BatiExcel Pag 40 van 49

41 4. Relatiebeheer Voor het beheren van de gegevens van de klanten en de leveranciers. 4.1 Klanten en Leveranciers Klanten Beheer van de klantgegevens. Ook kunt U hen s sturen vanuit dit scherm. Handleiding BatiExcel Pag 41 van 49

42 4.1.2 Leveranciers Beheer van de leveranciers- en vertegenwoordigersgegevens. Ook kunt U hen s sturen vanuit dit scherm. 4.2 Brieven en Etiketten Voor het aanmaken van mailings, het versturen van brieven, naar uw klanten en leveranciers. Ook kunt U de adressen afdrukken op etiketten Tabblad: Adressen Hier kunt U de adressen selecteren van zowel de klanten als de leveranciers waarnaar U een brief wilt sturen. U kunt een reeds bestaande mailing kopiëren. Ook kunt U de geselekteerde adressen exporteren naar MS Excel formaat. Handleiding BatiExcel Pag 42 van 49

43 Drukknop: Kopiëren Om een bestaande mailing te kopiëren. Vb. indien U de Nieuwjaarsmailing van vorig jaar wilt kopiëren en vervolgens wijzigingen wilt aanbrengen aan de kopie. Drukknoppen: >, >>, < en << Om adressen toe te voegen of te verwijderen uit de selectie van adressen. U kunt adressen van klanten, leveranciers en personeelsleden toevoegen. Drukknop: Naar MS Excel Om de geselekteerde adressen te exporteren naar MS Excel. Vb. om een mailing te versturen mbv. MS Word MailMerge Tabblad: Brief Hier kunt U de inhoud van de brief opstellen. Handleiding BatiExcel Pag 43 van 49

44 Eigen adres of logo Bepaalt de inhoud van de linkerbovenhoek van de brieven. Indien U een eigen briefhoofd heeft, kunt U hier niets afdrukken. In de andere gevallen kunt U ofwel uw adres vermelden ofwel uw logo tonen. Drukknop: Openen Editor Toont het resultaat in een editor, zoals MS Word. Met behulp van de editor kunt U de layout van de brief verzorgen. Drukknop: Afdrukvoorbeeld Om het resultaat van de mailing te bekijken in afdrukvoorbeeld Tabblad: Etiketten Om de geselekteerde adressen af te drukken op etiketten. De drukknoppen openen het afdrukvoorbeeld van de pagina met de etiketten. 4.3 Documentbeheer Documenten Voor het aanmaken van documenten die U naar klanten stuurt. U kunt deze documenten baseren op standaard documenten. Handleiding BatiExcel Pag 44 van 49

45 4.3.1 Standaard documenten Appendix A: Wie is BatiExcel? BatiExcel is ontstaan uit een samenwerking tussen AB Demo en AtomiSoft. Handleiding BatiExcel Pag 45 van 49

46 AB Demo AB Demo heeft jarenlange ervaring met alle sectoren uit de bouwwereld en is volledig op de hoogte van de dagelijkse praktijk in de bouwwereld. AB Demo bvba Hundelgemsesteenweg 53 B-9820 Merelbeke Contactpersoon: Mevr. Jeanine Van Zele, Tel. 09/ AtomiSoft AtomiSoft heeft BatiExcel geprogrammeerd. AtomiSoft is een softwarehuis gespecialiseerd in het ontwikkelen van databanken in MS Access en MS SQL Server. Ook organiseren ze MS Access opleidingen en verhuren ze ICT traininglokalen in Brussel en in Gent. Andere softwarepakketten van AtomiSoft: RISK: applicatie voor het moeiteloos opstellen van het globaal preventieplan. STOP Pesten op het werk: softwarepakket voor de risicoanalyse 'Pesten, ongewenst seksueel gedrag en geweld' AtomiSoft bvba Sint-Lambertusplein 6 B-1020 Brussel en Contactpersoon: ir. Frans Truyens, [email protected], Tel. 02/ Appendix B: Installatie B.1 Hardware beveiliging mbv. dongle BatiExcel is beveiligd tegen illegaal kopieren met een hardware dongle. Voordat U de installatieprocedure start, moet U deze dongle bevestigen op de printerpoort of op de USB poort. De meeste recente driver voor de dongle vindt U steeds in de download sectie van de website: B.2 Installatieprocedure Controleer of de hardware dongle is aangesloten op de PC. Sluit alle open applicaties en plaats vervolgens de CD in de CD Rom lezer. De installatieprocedure zal automatisch starten. Het volgende scherm wordt getoond: Handleiding BatiExcel Pag 46 van 49

47 Om de voorwaarden van de licentieovereenkomst te aanvaarden, moet U op de knop I agree drukken. In het volgende scherm kunt U het pad ingeven. Handleiding BatiExcel Pag 47 van 49

48 Een overzicht van de installatieparameters: Indien U op Next drukt, dan wordt de installatie uitgevoerd. Handleiding BatiExcel Pag 48 van 49

49 Appendix C: Multi User Multi User Het is mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijkertijd met dezelfde data te werken. Alle data van BatiExcel worden bewaard in het bestand bati_dat.mdb. Bij de standaard installatie, de stand-alone installatie, bevindt dit bestand zich in de directory: C:\Program Files\BatiExcel. Indien U met meerdere gebruikers met dezelfde bati_dat.mdb wilt werken, dan dient U dit bestand te kopiëren naar een server PC, die toegankelijk is voor alle gebruikers. Het pad vanuit iedere BatiExcel installatie moet wijzen naar deze bati_dat.mdb. U kunt het pad naar bati_dat.mdb instellen mbv. de menuoptie: Opties-Locatie BatiDat... Iedere PC waarop BatiExcel wordt gebruikt moet beschikken over een dongle. De server PC daarentegen hoeft er echter geen. Handleiding BatiExcel Pag 49 van 49