RICHTLIJN PERSONEELSGERELATEERDE VOORZIENINGEN

Transcriptie

1 RICHTLIJN PERSONEELSGERELATEERDE VOORZIENINGEN Tilburg University wil aandacht schenken aan momenten die in het leven van haar medewerkers een bepaalde betekenis hebben. Zij wil haar zorg en aandacht laten blijken doormiddel van aandacht dan wel een attentie aan haar medewerkers. In deze richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen zijn de gemeenschappelijke universitaire uitgangspunten uitgewerkt. Werkkostenregeling (WKR) De Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen is gebonden aan de Werkkostenregeling. Binnen deze wettelijke regeling kunnen werkgevers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (i.e. de vrije ruimte, het werkkostenbudget) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt men loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. De in deze richtlijn opgenomen bedragen komen deels ten laste van het werkkostenbudget. Er zit naar verwachting voldoende vrije ruimte in het werkkostenbudget. Monitoring van het budget vindt plaats door de divisies HR en Finance & Control. WKR kader Faculteit/divisie specifieke activiteiten of /afdelingsactiviteiten dienen altijd een bijkomstig zakelijk karakter te hebben om in aanmerking te komen voor een onbelaste vergoeding (d.w.z. een nihilwaardering). Indien de bovengenoemde activiteiten geen zakelijke aanleiding hebben, dan komen de kosten ten laste van het werkkostenbudget of niet in aanmerking voor een vergoeding. Verstrekkingen van personeelsfeesten (waaronder recepties en jubilea) komen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking voor een onbelaste vergoeding. Voor de verstrekking van personeelsfeesten zijn er twee situaties te onderscheiden: 1. Het personeelsfeest is op de werkplek bij de werkgever. Dit wil zeggen: op een plek waarvoor Tilburg University arboverantwoordelijk is. Er geldt een nihilwaardering indien een dergelijke voorziening op de werkplek gebruikelijk is. De verstrekking is daarmee onbelast. 2. Het personeelsfeest is op een externe locatie. In dit geval is Tilburg University niet arboverantwoordelijk en geldt de nihilwaardering niet. De waarde van de verstrekking komt ten laste van het werkkostenbudget. Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 1

2 2. Richtlijn In deze richtlijn zijn de personeelsgerelateerde voorzieningen geclusterd in (1) Faculteit/divisie specifieke voorzieningen (2) Levensgebeurtenissen (3) Jubilea (4) Indiensttreding (5) Afscheid en (6) Overige voorzieningen. Per voorziening zijn adviezen opgenomen ten aanzien van verantwoordelijkheden, budgetten en uitvoering. De genoemde bedragen zijn een richtlijn voor de werkgever. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Afwijkingen boven de in de richtlijn genoemde maximum bedragen hebben de goedkeuring van de directeur nodig. 2.1 Faculteit/divisie specifieke voorzieningen Onder specifieke voorzieningen worden voorzieningen verstaan die betrekking hebben op de gehele faculteit of divisie, zoals uitstapjes en kerstvieringen, of die betrekking hebben op de afdeling/het zoals afdelingsactiviteiten. Onder bijzondere voorzieningen kan een jubileum van de faculteit of divisie worden verstaan. Het besluit wordt gelaten aan de om hier wel of geen aandacht aan te besteden en om hieraan budget toe te kennen. Onderwerp Richtlijn Verantwoordelijkheid Beschrijving Budget Faculteit/divisie activiteiten Budget per Bestuur bestuur Vaststellen hoogte jaarlijks budget per medewerker activiteiten Organisatie van activiteiten Faculteit / divisie* Afdelingsactiviteiten Budget per Bestuur Afdelingshoofd/ depvz afdeling / Vaststellen hoogte jaarlijks budget per medewerker activiteiten Organisatie van activiteiten Faculteit / divisie* Bijzondere voorzieningen Budget per Bestuur Faculteit / divisie* * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden specifieke voorzieningen gefinancierd uit Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 2

3 2.2 Levensgebeurtenissen Huwelijk of geregistreerd partnerschap Bij kennisgeving aan het faculteitsbestuur/divisiebestuur van een huwelijk of geregistreerd partnerschap, ontvangt het personeelslid een felicitatiekaart namens het bestuur van de faculteit of divisie. Het of de afdeling kan een attentie aanbieden. Huwelijk of geregistreerd partnerschap Felicitatiekaart (indien kennisgeving) Cadeau/bloemen/ waardebon ter waarde van maximaal 50,- bestuur Afdelingshoofd afdeling / Verzorging kaart Verzorging cadeau Faculteit / divisie Afdeling / Geboorte Bij een geboorte wordt een presentje aangeboden namens de faculteit of divisie, ook aan de mannelijke werknemer of in geval van adoptie. Geboorte Boek ter waarde van ± 15,- (binnen Tilburg University ontvangt iedere werknemer hetzelfde boek in ENG of NL) HR Service Center Boekkeuze Bestellingen Opstellen bouwsteenbrief Bevallingsverlof Versturen boek en brief (per post) TiU Naar eigen inzicht: Attentie ter waarde van max. 50,- Afdelingshoofd / depvz Verzorging attentie Afdeling / Overlijden In het TiU Overlijdensprotocol is afgesproken hoe we handelen bij het overlijden van een medewerker, oudmedewerker, emeritus hoogleraar, eredoctor, ex-lid Stichtingsbestuur of College van Bestuur Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 3

4 Voor een sterfgeval in de directe omgeving van een medewerker, kan onderstaande richtlijn worden gevolgd. Overlijden partner, (schoon)ouders, (klein)kinderen, zussen/broers en andere familieleden Condoleancekaart namens (indien kennisgeving) Verzorgen condoleancekaart * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden condoleancekaarten gefinancierd uit facultaire/divisie of /afdelingsspecifieke budgetten Langdurige ziekte Bij langdurige ziekte (ongeveer 3 weken) en bij ziekenhuisopname kan door de faculteit of divisie een passende attentie worden aangeboden. Langdurig ziekte Passende attentie ter waarde van maximaal 50,- (exclusief bezorgkosten) * Afdelingshoofd / depvz Verzorging attentie * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden attenties bij langdurig ziekte gefinancierd uit 2.3 Jubilea Jubilea worden uitgesplitst in TiU jubilea en ambtsjubilea. Deze richtlijn houdt rekening met de bestaande TiU regeling dienstjubileumgratificaties. De directeur van de faculteit of divisie wordt door het HR Service Center geattendeerd op jubilea TiU jubilea Bij een TiU jubileum wordt er onderscheid gemaakt tussen een 12,5-jarig, 25-jarig of 40-jarig jubileum. 12,5-jarig TiU jubileum Cadeau of waardebon t.w.v. max. 50,- HR Service Center dienstjubileum Verzorging cadeau TiU Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 4

5 Optioneel: Gebak en/of bloemen t.w.v. max. 50,- Verzorging gebak en/of bloemen Afdeling / of 40-jarig TiU jubileum Bij een 25- of 40-jarig TiU jubileum kan de faculteit of divisie ook een viering aan de jubilaris aanbieden. Een viering kan bijvoorbeeld in de vorm van een receptie of borrel of een etentje/lunch met directe collega s en eventueel de partner. De leidinggevende stemt met de medewerker diens wensen af. In overleg kan het bedrag voor het cadeau ook voor de viering worden gebruikt. Indien de medewerker geen prijs stelt op een viering, cadeau etc. kan deze geen beroep doen op een evenredige financiële bijdrage. 25-jarig TiU jubileum Viering max. 500,- Cadeau of waardebon t.w.v. max. 200,- Beeldje College van Bestuur Directeur bestuur HR Service Center Verzorging viering Verzorging cadeau Dienstjubileum Aanvraag beeldje TiU 40 jarig TiU jubileum Viering max. 750,- Cadeau of waardebon t.w.v. max. 300,- Directeur bestuur HR Service Center Organisatie viering Verzorging cadeau Dienstjubileum * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden vieringen en cadeaus bij TiU jubilea gefinancierd uit Ambtsjubilea Bij een 25-, 40- of 50-jarig ambtsjubileum wordt de TiU regeling dienstjubileumgratificaties gevolgd. De hoogte van de gratificatie van de jubilaris voor het 25-jarig ambtsjubileum bedraagt 70% van de bezoldiging per maand, vermeerderd met de vakantie-uitkering. De hoogte van de gratificatie van de jubilaris voor het 40- of 50-jarig ambtsjubileum bedraagt 100% van de bezoldiging per maand, vermeerderd met de vakantieuitkering. Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 5

6 25-, 40- of 50-jarig ambtsjubileum en gratificatie Optioneel: bloemen t.w.v. max. 50,- HR Service Center Ambtsjubileum Berekening gratificatie Verzorging bloemen Afdeling/ Samenvallen 25-jarig ambtsjubileum en 25-jarig TiU jubileum en gratificatie Beeldje CvB Viering max. 500,- Cadeauof waardebon t.w.v. max. 200,- HR Service Center Ambtsjubileum Berekening gratificatie Aanvraag beeldje Verzorging viering en cadeaubon Afdeling/ TiU * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden attenties bij ambts- en dienstjubilea gefinancierd uit 2.4 Indiensttreding Bij indiensttreding of interne mobiliteit van een medewerker kan het of de afdeling een attentie aanbieden, bijvoorbeeld een bloemetje of plantje ter verwelkoming op de nieuwe werkplek. Indiensttreding/ interne mobiliteit Bloemetje of plantje ter waarde van maximaal 50,- Afdelingshoofd/ depvz afdeling/ Verzorgt attentie Afdeling/ 2.5 Afscheid In deze richtlijn hebben we het afscheid gerelateerd aan het aantal dienstjaren van de medewerker. De leidinggevende stemt met de medewerker diens wensen voor het afscheid af. Gedacht kan worden aan gezamenlijk koffiedrinken met de afdeling (eventueel met gebak), een lunch met een select gezelschap, een afscheidsreceptie of borrel, of een etentje met directe collega s en eventueel de partner. In overleg kan het bedrag voor het cadeau ook voor de viering worden gebruikt. Indien de medewerker geen prijs stelt op een afscheidsviering, cadeau etc. kan deze geen beroep doen op een evenredige financiële bijdrage. Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 6

7 Afscheid diensttijd 0 2 jaar Cadeau of waardebon t.w.v. max. 50,- Optioneel: Gebak en/of bloemen t.w.v. max. 50,- Afdelingshoofd/ depvz afdeling/ Verzorgt attentie Faculteit / divisie* Afscheid diensttijd 2 10 jaar Cadeau / waardebon / bloemen t.w.v. max. 75,- Afscheidsviering max. 200,- Directeur/ afdelingshoofd/depvz afdeling/ Verzorgt attentie en/of viering Faculteit / divisie* Afscheid diensttijd > 10 jaar Cadeau / waardebon / bloemen t.w.v. max. 200,- Afscheidsviering max. 500,- Directeur/ afdelingshoofd/depvz afdeling/ Verzorgt attentie en/of viering Faculteit / divisie* * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit of divisie, worden vieringen en cadeaus bij afscheid gefinancierd uit Afscheid van medewerkers die op een andere manier aan TiU verbonden zijn (KCS, detachering, specifieke afspraken) is naar inzicht van het of de afdeling. Geadviseerd wordt de kaders van deze richtlijn te hanteren. 2.6 Overige voorzieningen Gratificaties Op gratificaties is de regeling UvT-regeling gratificatie bijzondere arbeidsprestaties van toepassing Overige feestelijke gebeurtenissen Promotie Naar eigen inzicht of Graduate School Richtlijn: Cadeau/waardebon/ bloemen t.w.v. max. 50,- Inaugurele rede Conform TiU richtlijnen ** Depvz Verzorgt attentie Faculteit * Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 7

8 Afscheidsrede hoogleraar Conform TiU richtlijnen ** Wijding tot priester of diaken (TST) Cadeau/waardebon/ bloemen t.w.v. max. 50,- Depvz Verzorgt attentie Faculteit* * Afhankelijk van geldstromen binnen de faculteit, worden cadeaus gefinancierd uit facultaire of specifieke budgetten. ** TiU richtlijnen voor inaugurele en afscheidsrede zijn beschikbaar op de volgende intranetpagina: Richtlijn personeelsgerelateerde voorzieningen DEF 8