Attentieregeling. Inhoud. Regeling geldend voor HTC

Transcriptie

1 Attentieregeling Regeling geldend voor HTC Inhoud Algemeen Doel Doelgroep Status document Verwijzing Evaluatie Regelingen VERJAARDAGEN HUWELIJK/GEREGISTREERD PARTNERSCHAP GEBOORTE / ADOPTIE ZIEKTE OVERLIJDEN JUBILEA ERELIDMAATSCHAP LOFTROMPET AFSCHEID BESTUURSLEDEN/COMMISSIELEDEN BESTUURSUITJE VRIJWILLIGERSFEEST KERSTATTENTIE NIEUWJAARSBORREL ZAKELIJKE RECEPTIES ATTENTIEREGELING VOOR SPONSOREN BIJLAGE 1: ORGANISATIE VRIJWILLIGERSFEEST Wie is voor wat verantwoordelijk? BIJLAGE 2: KERSTATTENTIE Wie is voor wat verantwoordelijk? BIJLAGE 3: ORGANISATIE NIEUWJAARSBORREL

2 Algemeen Doel Deze regeling heeft tot doel attenties en waarderingen die aan vrijwilligers en leden van HTC worden toegekend, eenduidig te regelen. In deze regeling wordt aangegeven welke attenties en waarderingen wanneer verstrekt dienen te worden. In deze regeling wordt tevens beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is. Doelgroep Vrijwilligers en leden Commissieleden Bestuursleden Status document Vastgesteld door bestuur HTC November 2011 Gereviseerd door bestuur HTC Juli 2014 Vastgesteld door bestuur HTC oktober 2015 Verwijzing Vrijwilligersregeling Evaluatie De evaluatie van de attentieregeling vindt tweejaarlijks plaats: voor het eerst in november 2013 in de bestuursvergadering van HTC. Is verlaat gedaan op 15 juli De evaluatie heeft plaats gevonden in september Dit heeft te maken met het feit dat er aanpassingen hebben plaatsgevonden. De hernieuwde attentieregeling gaat in op 1 januari Opmerkingen t.a.v. dit document kunt u doorgeven aan de secretaris van HTC.

3 Regelingen VERJAARDAGEN De voormalige regeling met betrekking tot de verjaardagen van de vrijwilligers, te weten een VVV bon komt te vervallen per 01 januari De attentie wordt ondergebracht bij de kerstattentie. HUWELIJK/GEREGISTREERD PARTNERSCHAP huwelijksfeest (pasgetrouwd, 25-jarig en 40-jarig) of geregistreerd partnerschap Alle vrijwilligers, die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een felicitatiekaart. Bij uitnodiging wordt er een bezoek gebracht aan de receptie met als presentje een bon ter waarde van 20. Felicitatiekaart en bon door secretariaat Bezoek receptie door afvaardiging van bestuur/commissie GEBOORTE / ADOPTIE Geboorte / adoptie kind Alle vrijwilligers, die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een felicitatiekaart en een bon ter waarde van 20. Bij uitnodiging wordt een kraambezoek gebracht. Felicitatiekaart en bon door secretariaat Kraambezoek door afvaardiging van bestuur/commissie ZIEKTE Langdurige ziekte en/of ziekenhuisopname Alle vrijwilligers, die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een kaart. Als een ziekenbezoek wordt afgelegd ontvangt de zieke een bloemetje of fruitmand ter waarde van 10. Kaart, bloemetje of fruitmand door secretariaat Ziekenbezoek door afvaardiging van bestuur/commissie OVERLIJDEN Overlijden van vrijwilliger Alle nabestaanden van vrijwilligers, die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een condoleancekaart. Voor alle vrijwilligers wordt een overlijdensbericht in

4 Dagblad De Limburger geplaatst. Een In Memoriam zal op de website worden geplaatst na verkregen toestemming van de nabestaanden. De uitvaart wordt bijgewoond. Tijdens de ALV wordt de overledene herdacht. Condoleancekaart door secretariaat Overlijdensbericht door secretariaat. Het concept overlijdensbericht wordt ter instemming per verstuurd naar alle bestuursleden. De secretaris wacht met aanbieden totdat iedereen gereageerd heeft. Indien van een van de bestuursleden geen reactie wordt ontvangen, wordt door de secretaris telefonisch contact opgenomen. In Memoriam door secretariaat. Het opstellen van het In Memoriam zal in overleg met naasten gebeuren. Bijwonen uitvaart door afvaardiging bestuur/commissie. Herdenking overledene door voorzitter. Overlijden van lid Alle nabestaanden van leden, die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een condoleancekaart. Een In Memoriam zal op de website worden geplaatst na verkregen toestemming van de nabestaanden. Het opstellen van het In Memoriam zal in overleg met naasten gebeuren. Tijdens de ALV wordt de overledene herdacht. Condoleancekaart door secretariaat Opstellen In Memoriam door secretariaat Herdenking overledene door voorzitter Overlijden van partner of kind van vrijwilliger/lid Alle vrijwilligers en leden die het bestuur schriftelijk op de hoogte brengen, ontvangen een condoleancekaart. Condoleancekaart door secretariaat JUBILEA 25-jarig lidmaatschapsjubileum Alle leden die in het boekjaar voorafgaande aan de ALV hun 25 jarig lidmaatschapsjubileum hebben bereikt, ontvangen tijdens de ALV het verenigingsaandenken, te weten voor de dames een beeldje van een vrouwelijke tennisser en voor de heren een beeldje van een mannelijke tennisser. Regelen beeldje door secretariaat

5 Uitreiking beeldje door voorzitter ERELIDMAATSCHAP Het erelidmaatschap wordt door het bestuur toegekend aan een lid dat HTC op uitzonderlijke wijze heeft gediend. De voordracht moet door de ALV worden goedgekeurd. Dit lid heeft dezelfde rechten en plichten als het seniorlid, met dien verstande dat hij/zij geen contributie is verschuldigd. Tijdens de ALV wordt een speld uitgereikt. Regelen speld door secretariaat Bijhouden lijst met erelid namen door secretariaat Uitreiking speld door voorzitter LOFTROMPET Tijdens de ALV wordt jaarlijks de loftrompet uitgereikt aan een vrijwilliger (of groep vrijwilligers) die zich het afgelopen jaar (jaren) uitzonderlijk heeft ingezet voor HTC. Het bestuur kent de loftrompet toe. Het symbool loftrompet kan verschillende verschijningsvormen hebben. Regelen loftrompet door secretariaat Bijhouden lijst met namen van loftrompet hebben ontvangen door secretariaat Uitreiking loftrompet door voorzitter AFSCHEID BESTUURSLEDEN/COMMISSIELEDEN Alle vrijwilligers, die deel hebben uitgemaakt van het bestuur of lid zijn geweest van een door het bestuur ingestelde commissie, wordt tijdens de ALV bedankt voor zijn of haar inzet. Met als attentie een bon van 10 euro per deelnemend jaar. bijhouden aantal jaren door secretariaat bonnen door secretariaat bedanken tijdens de ALV door voorzitter BESTUURSUITJE Het bestuur heeft jaarlijks recht op een uitje voor een totaalbedrag van maximaal 300 euro. VRIJWILLIGERSFEEST Voor alle vrijwilligers, genoemd onder punt 1 tot en met 4 in de vrijwilligersregeling, wordt een vrijwilligersfeest georganiseerd. zie bijlage 1 KERSTATTENTIE Het bestuur stelt jaarlijks de kosten van de kerstattentie vast: de inhoud van het kerstattentie wordt door het bestuur bepaald.

6 zie bijlage 2 NIEUWJAARSBORREL Voor alle leden wordt, indien mogelijk, jaarlijks een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. zie bijlage 3 ZAKELIJKE RECEPTIES Als HTC een uitnodiging ontvangt, waarmee zij binding heeft (bijvoorbeeld sponsoren), wordt de receptie bezocht en ontvangt de recipiënt een bon ter waarde van 20. In alle andere gevallen wordt geen actie ondernomen. Bon door secretariaat Bezoek receptie door afvaardiging van bestuur/commissie ATTENTIEREGELING VOOR SPONSOREN Vastgelegd in sponsorcontract. Sponsorcommissie

7 BIJLAGE 1: ORGANISATIE VRIJWILLIGERSFEEST Jaarlijks wordt op een nader te bepalen datum het vrijwilligersfeest georganiseerd, inhoudende een tennistoernooi (beginnend om uur en durend tot ongeveer uur), waarna een buffet zal worden aangeboden (om ongeveer uur). Aansluitend is een gezellig samenzijn. Aan dit feest zijn voor de vrijwilligers geen kosten verbonden. Om alles goed te laten verlopen moet aan het volgende worden voldaan: 1. Het secretariaat levert aan de voorzitter van de activiteitencommissie de lijst aan met de vrijwilligers. De voorzitter van de activiteitencommissie regelt de uitnodigingen. 2. Het tennistoernooi wordt door de activiteitencommissie georganiseerd. 3. Het buffet wordt geregeld door de voorzitter van de kantinecommissie. 4. Indien mogelijk wordt de barbezetting ingevuld door leden, niet zijnde vrijwilligers van HTC, danwel externe buiten HTC om. De barbezetting is vanaf uur tot uur. Waarbij er een mogelijkheid bestaat om 30 euro per persoon als vergoeding aan te bieden 5. Als punt 4 geen doorgang kan vinden is het de bedoeling dat alle vrijwilligers zelf zorgen voor het natje en droogje, waarbij ook het opruimen (afwas, glazen spoelen e.d.) niet moet worden vergeten. Wie is voor wat verantwoordelijk? Het secretariaat is verantwoordelijk voor het aanleveren van de vrijwilligers aan de voorzitter van de activiteitencommissie De voorzitter van de activiteitencommissie is verantwoordelijk voor de uitnodigingen en het organiseren van het tennistoernooi de voorzitter van de kantine is verantwoordelijk voor de bestelling van het eten het bestuur is verantwoordelijk voor het regelen van het barpersoneel de penningmeester is verantwoordelijk voor het eventueel uitbetalen van de vergoeding de voorzitter is verantwoordelijk voor het toespreken van de vrijwilligers

8 BIJLAGE 2: KERSTATTENTIE Het bestuur stelt jaarlijks (in november) de kosten van het kerstattentie vast: de inhoud van het kerstattentie wordt door het bestuur bepaald. 1. In de laatste week van november wordt door de secretaris een lijst samengesteld mbt de vrijwilligers. 2. In de eerste week van december worden de bestellingen geplaatst door de secretaris. 3. Vanaf half december tot net voor kerst worden de kerstattenties rondgebracht door de bestuursleden, waarbij een verdeling wordt gemaakt op geografisch gebied. Wie is voor wat verantwoordelijk? de secretaris is verantwoordelijk voor de lijst met vrijwilligers die in aanmerking komen voor de kerstattentie. De secretaris is verantwoordelijk voor het plaatsen van de bestellingen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het rondbrengen van de kerstattentie.

9 BIJLAGE 3: ORGANISATIE NIEUWJAARSBORREL Jaarlijks wordt, indien mogelijk, op een nader te bepalen datum (begin januari) de nieuwjaarsborrel voor alle leden georganiseerd, inhoudende een tennistoernooi (beginnend om uur en durend tot ongeveer uur) met aansluitend een gezellig samenzijn. De aankleding van deze borrel wordt bepaald door het bestuur. Om alles goed te laten verlopen moet aan het volgende worden voldaan: 1. In de maand voorafgaand aan de nieuwjaarsborrel (december) wordt op initiatief van het bestuur aan alle leden een uitnodiging per verstuurd. 2. Het tennistoernooi wordt door de activiteitencommissie georganiseerd. 3. De aankleding (eten gratis, drank betalen) wordt geregeld door de kantinecommissie. 4. In onderling overleg (kantinecommissie) wordt de bardienst geregeld.