DE WERKKOSTENREGELING

Transcriptie

1 DE WERKKOSTENREGELING Tips & trics voor de horeca DE WERKKOSTEN- REGELING TIPS VOOR DE HORECA OM EEN ONVERWACHTE EINDHEFFING TE VOORKOMEN

2 INTRODUCTIE Je geeft naast loon je medewerkers vast wel eens iets extra s. Deze extra s moeten vanaf 1 januari 2015 binnen een vast budget blijven. Blijf je niet binnen dit budget? Dan krijg je als ondernemer te maken met een heffing van 80%. Dit kan oplopen tot duizenden euro s. Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers. Alle extra s die je aan je medewerkers geeft dienen met een fiscaal oog beoordeeld te worden. Je kunt hierbij denken aan bedrijfskleding en maaltijden. Maar ook aan opleidingskosten voor medewerkers of het organiseren van een bedrijfsfeest. Wat betekent dit in de praktijk? Hoe ga je hier als ondernemer mee om? In dit kennisdocument gaat L1NDA samen met Kroesewevers in op de werkkostenregeling. Wij helpen je inzicht te krijgen in deze wetgeving zodat jij als ondernemer niet voor verrassingen komt te staan. 2 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

3 Job Wiersma KroeseWevers Bekijk mijn Linkedin-profiel DE WERKKOSTENREGELING In het kort Bij de werkkostenregeling gaat het om alles wat je aan je werknemers vergoedt, verstrekt en ter beschikking stelt. Het kan hierbij gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Binnen de werkkostenregeling heb je een budget van 1,2% van de totale loonsom van alle medewerkers. Dit is de vrije ruimte die je onbelast mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je medewerkers. 3 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

4 DE WERKKOSTENREGELING Hoe te belasten? Voor alle kosten die voortvloeien uit vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dien je de keuze te maken: belast ik deze kosten als loon voor de werknemer of als eindheffingsloon in de werkkostenregeling? Dit mag je per kostenpost en medewerker beslissen. Alles wat wordt aangewezen als eindheffingloon moet wel voldoen aan de gebruikelijksheidstoets. Overstijgen deze kosten binnen het eindheffingsloon het totale werkkostenbudget? Dan dien je als ondernemer 80% eindheffing te betalen over het bedrag boven de vrije ruimte. 4 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

5 UITZONDERINGEN Maar voor sommige kosten geldt een uitzondering. Deze kosten mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Hierbij gaat het om gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihilwaarderingen. Op pagina 17 vind je een overzicht van de belangrijkste begrippen binnen de werkkostenregeling. GERICHTE VRIJSTELLINGEN Een voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding voor zakelijke reizen waaronder ook woon/werkverkeer valt. Je kunt hierbij denken aan abonnementen voor het openbaar vervoer of een onbelaste kilometervergoeding tot maximaal 19 cent per kilometer (in 2016). Ook studiekosten vallen onder de gerichte vrijstellingen. Een complete lijst van de gerichte vrijstellingen vind je hier. INTERMEDIAIRE KOSTEN Dit zijn kosten die een medewerker maakt in opdracht van of voor de werkgever. Deze kosten worden door de medewerker voorgeschoten en later terugbetaald door de werkgever. Dit is bijvoorbeeld het geval als een medewerker kosten moet maken voor een externe bedrijfspresentatie. Of een medewerker rijdt in een auto van de zaak en schiet brandstofkosten of kosten voor de wasstraat voor. Als werkgever kun je deze kosten dan onbelast vergoeden. Voor meer informatie of voorbeelden over de intermediaire kosten kun je hier kijken. 5 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

6 NIHILWAARDERINGEN Hieronder vallen voorzieningen die op een werkplek worden gebruikt door medewerkers, zoals een bureau, bureaustoel of computer. Maar ook consumpties, zoals koffie, thee, koekjes of een stuk fruit. Klik hier voor een compleet overzicht van alle nihilwaarderingen. 6 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

7 VOORBEELD Een werkgever met een loonsom van ,- heeft een werkkostenbudget van 6.000,- (1,2% van de loonsom). Hieronder zijn twee scenario s te zien waarbij de kosten als eindheffingloon voor de werkkostenregeling zijn opgenomen. Scenario 1 * Fiets van de zaak : 2.500,- * Personeelsuitje: 1.500,- * Kerstpakketten: 1.250,- * Verjaardagcadeau ( 25,- netto): 500,- * Totale bestedingen: 5.750,- De totale bestedingen blijven onder het budget; geen eindheffing. Scenario 2 * Fiets van de zaak : 3.500,- * Personeelsuitje: 2.000,- * Kerstpakketten: 1.500,- * Verjaardagcadeau ( 25,- netto): 750,- * Totale bestedingen: 7.750,- De totale bestedingen overstijgen het budget; eindheffing L1NDA & KROESEWEVERS 2016

8 WKR INZICHTELIJK MAKEN Waarom is het van belang? Ten eerste ben je het verplicht. Uit je administratie moet blijken welke zaken en kosten je in de werkkostenregeling betrekt. Vooraf kun je gaan monitoren welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je hebt en hoe je deze wilt gaan indelen: als loon of eindheffingsloon. Verder mag je per medewerker kijken wat je als loon of eindheffingsloon gaat behandelen. Ten tweede is het belangrijk om de werkkostenregeling inzichtelijk te hebben en houden. Op deze manier heb je inzicht of je binnen het budget blijft of dat je te maken krijgt met een eindheffing. Als je overhoudt kun je er voor kiezen nog wat extra s voor je personeel te doen, bijvoorbeeld een envelop met contant geld. Dit blijft dan zowel voor jou als werkgever en voor je werknemers onbelast. Alles wat binnen het budget valt hoef je geen belasting over te betalen. De fiscus heeft bepaald dat vergoedingen tot 2.400,- per persoon per jaar gebruikelijk zijn. Ga je over het budget heen? Terugdraaien is niet mogelijk, maar een eindheffing incalculeren scheelt al een hoop. 8 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

9 WKR INZICHTELIJK MAKEN Hoe pak je dat simpel aan? Je bent als ondernemer vrij hoe je de werkkostenregeling bij wilt houden. Je kunt het vastleggen door te werken met subgrootboeknummers. Maar je kunt het ook bijhouden met een aparte administratie in Excel. Het kost in het begin even wat tijd, maar in principe is het makkelijk te monitoren. Je weet je vrije ruimte omdat je kunt inschatten wat 1,2% is van je totale fiscale loonsom. Houd hierbij rekening met eventuele loonsverhogingen in de loop van het jaar. Daarnaast weet je vaak je gemiddelde uitgaven. Maak dus een schattig van je vrije ruimte en kosten. 9 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

10 Wanneer je de kosten inzichtelijk hebt, is het belangrijk om vervolgens te bepalen welke kosten binnen de werkkostenregeling vallen. Daarnaast kun je in kaart brengen welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je hebt. Hierna ga je per kostenpost beoordelen of het valt onder een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of een nihilwaardering. Op de site van de Belastingdienst kun je een overzicht vinden welke kosten onder welke categorie vallen. Valt het niet onder één van deze vrijstellingen? Dan moet je het meenemen in de werkkostenregeling. Het vastleggen van de werkkostenregeling doe je aan het begin van het jaar en kun je het beste doen op algemeen niveau. Je kunt hierbij kijken naar je arbeidsvoorwaardenreglement. Daarnaast kun je per vergoeding, maar ook per medewerker vastleggen wat je mee wilt nemen als loon van de medewerker of als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Heeft een medewerker een hoog salaris? Dan is het vaak voordeliger om een vergoeding of verstrekking als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling te laten vallen. Heeft een medewerker een lager salaris? Dan is het vaak voordeliger om als loon te behandelen. 10 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

11 Het bijhouden van deze administratie is belangrijk. Houd bij welke vrije ruimte je nog hebt, wat je vergoedingen zijn en of deze eventueel vrijgesteld zijn. Valt het onder loon van de medewerker? Tel dit dan bij elkaar op. Door deze cijfers elk kwartaal te checken kan je tussentijds eventueel bijsturen en kom je niet voor verrassingen te staan. 11 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

12 DE WERKKOSTENREGELING In de horeca Uiteraard heeft ook elke horecaondernemer te maken met de werkkostenregeling, zowel direct als indirect. Zo is er binnen een bedrijf sprake van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. De meest voorkomende zijn hierbij het verstrekken van maaltijden en het ter beschikking stellen van werkkleding. Maar ook extern kan een horecaondernemer te maken hebben met de werkkostenregeling, bijvoorbeeld bij het verzorgen van een personeelsfeest of catering bij het bedrijf. MAALTIJDEN In beginsel is maaltijd altijd loon dus deze kosten dienen aangewezen te worden als eindheffingsloon of loon voor de werknemer. Voor het verstrekken van een maaltijd geldt in 2016 een normbedrag van 3,25 per medewerker per maaltijd. Hierbij mag de eigen bijdrage van personeel in mindering worden gebracht. Als een medewerker 2,- eigen inbreng heeft hoef je als werkgever maar 1,25 op te geven. Maar er zijn uitzonderingen. Een maaltijd valt onder een vrijstelling en hoeft dus niet belast te worden, als het zakelijke karakter overheerst. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een maaltijd wordt genuttigd tijdens een werkbespreking met een klant. 12 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

13 Dit is ook van toepassing als een medewerker tussen en uur niet thuis kan eten omdat die aan het werk is. Uit het gerealiseerde rooster moet blijken dat een medewerker aan het werk is geweest tussen en uur. Het is belangrijk dat het zakelijke karakter overheerst. Daarnaast is het van belang dat het gaat om een complete maaltijd. Een ontbijt of lunch, zonder zakelijk karakter, valt niet onder de vrijstelling en dient dus wel te worden belast. Voorbeeld: Heeft een medewerker een dienst van uur? Dan is het verstrekken van een maaltijd onbelast. Voor een werknemer met een dienst van uur gaat dit niet op. De medewerker kan dan namelijk nog voor uur thuis een maaltijd nuttigen. 13 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

14 WERKKLEDING In de horeca wordt vaak gewerkt met bedrijfskleding, zodat het personeel er herkenbaar uit ziet. Als je als werkgever de kleding vergoedt (werknemer schaft deze kleding zelf aan) of verstrekt (werkgever geeft dit aan het personeel, waarna deze eigenaar wordt) dan kan dit niet onbelast. Dit houdt in dat deze kosten vallen onder het loon voor de werknemer of onder eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Als je als werkgever de kleding ter beschikking stelt, dan gelden er andere voorwaarden. Als de kleding bijvoorbeeld aantoonbaar achterblijft op de werkplek of als de bedrijfskleding voorzien is van een zichtbaar bedrijfslogo van tenminste 70 vierkante centimeter per kledingstuk, is de bedrijfskleding onbelast. 14 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

15 PERSONEELSFEEST - INTERN OF EXTERN? Binnen de werkkostenregeling is de locatie van een receptie, borrel of personeelsfeest van belang. Vindt het bedrijfsfeest plaats op een externe locatie, bijvoorbeeld het café op de hoek of een 2-sterrenrestaurant, dan is het volledige factuurbedrag inclusief BTW eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Vindt deze plaats op een plek waar de arbeidsomstandigheden van jou als werkgever gelden, bijvoorbeeld de kantine of parkeerplaats? Dan geldt er een vrijstelling voor drankjes en hapjes. Dit is een wezenlijk verschil. Indien er een maaltijd wordt verstrekt, zoals een barbecue, dan geldt wel de regeling voor maaltijden met het normbedrag van 3,25. Vier je een bedrijfsfeest extern en is het factuurbedrag 4.000,-, waardoor je vrije ruimte met 3.000,- wordt overschreden? Dan moet je aan het einde van het jaar nog een eindheffing betalen van 2.400,-. 15 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

16 EXTRA INFORMATIE Vraag een gratis adviesgesprek aan Kroesewevers Vraag adviesgesprek aan L1NDA Vraag adviesgesprek aan 16 L1NDA & KROESEWEVERS 2016

17 BEGRIPPENLIJST Vrije ruimte Het maximaal onbelast te bedrag besteden aan vergoedingen/verstrekkingen/terbeschikkingstellingen. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom. Gerichte vrijstellingen Bestaat voor bepaalde vergoedingen/verstrekkingen/terbeschikkingstellingen. Denk daarbij aan reiskostenvergoedingen, studie- en opleidingskosten en tijdelijke verblijfskosten. Er geldt hierbij wel dat er voorwaarden, zoals een maximum vergoeding, aan kleven. Intermediaire kosten Vergoedingen die de werknemer in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet, maar wel tot het bedrijfsvermogen (gaan) behoren. Denk daarbij aan het voorschieten van benzinekosten, auto van de zaak of inkopen van producten. Nihilwaarderingen Voorzieningen welke op de werkplek voor de werknemer beschikbaar zijn. Denk daarbij aan apparatuur, werkkleding en arbovoorzieningen. Gebruikelijkheidstoets Beoordeling of vergoedingen/verstrekkingen/terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen dat gebruikelijk is. 17 L1NDA & KROESEWEVERS 2016