Wat je moet weten over de werkkostenregeling bij keuzes in je secundaire arbeidswaarden

Transcriptie

1 Wat je moet weten over de werkkostenregeling bij keuzes in je secundaire arbeidswaarden De voorwaarden vanuit de werkkostenregeling bepalen de kosten van je secundaire arbeidsvoorwaarden. Hoe zit dat precies en waar moet je rekening mee houden? Door de invoering van de werkkostenregeling ben je waarschijnlijk verplicht geweest je te verdiepen in je secundaire arbeidsvoorwaarden. En als je bedrijf nog jong is, is de werkkostenregeling de reden dat je je moet verdiepen.! De werkkostenregeling dwingt je nog bewuster keuzes te maken in de vergoedingen en verstrekkingen die je medewerkers biedt. En dat is niet altijd makkelijk. Hopelijk heb je een goede accountant of salarisverwerker die je daarin adviseert. Ook wanneer je een cao hebt, is het belangrijk een goed zicht te hebben op de uitwerking van de werkkostenregeling op jouw bedrijf. Houd bij het bepalen van je aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden rekening met de fiscale (on)mogelijkheden. De werkkostenregeling geldt daarbij als uitgangspunt en kent een onderverdeling in de arbeidsvoorwaarden die je kunt bieden. Onbelaste arbeidsvoorwaarden Een aantal vergoedingen en verstrekkingen kun je onbelast aan je medewerkers vergoeden. Deze vind je terug onder drie noemers. Per noemer zijn voorbeelden genoemd met de belangrijkste voorwaarde om het onbelast op te voeren. Check altijd per arbeidsvoorwaarde bij je accountant of salarisverwerker welke aanvullende voorwaarden gelden. Voor de compactheid en

2 leesbaarheid hebben we ervoor gekozen om niet alle voorwaarden te vermelden. 1 Geen loon Voorbeelden van geen loon of geen belast loon zijn kleine geschenken (geen geld of waardebon) voor de medewerker. Dit zijn doorgaans persoonlijke attenties uit betrokkenheid bij de privésituatie van je medewerker, bijv. bij een huwelijk, ziekte of geboorte. De waarde mag maximaal 25 incl. btw zijn intermediaire kosten; de kosten die je medewerker voorschiet in het kader van de bedrijfsvoering, op verzoek van jou als werkgever vrijgesteld loon (zoals aanspraken bij overlijden of invaliditeit, pensioenregelingen en jubileumuitkeringen (25 en 40 jaar) etc. vergoedingen en verstrekkingen door schade aan of verlies van persoonlijke zaken medewerker 2 Gerichte vrijstellingen Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn Arbo-voorzieningen, ook bij thuiswerken mits deze worden gebruikt in de werkruimte en ze voldoen aan de Arbowet vervoer- en reiskosten (woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen) tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen cursussen, congressen, vakliteratuur studie- en opleidingskosten EVC procedures outplacement kosten maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen, etc. verhuiskosten als deze verband houden met de dienstbetrekking korting op producten eigen bedrijf tot 20% van de waarde in het economisch verkeer (max 500 per kalenderjaar) gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium (zie uitleg). Voorbeelden zijn desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones, organizers, printers of navigatiesystemen. Simkaarten, dongels, abonnementen voor

3 internet, telefonie of software kunnen ook vrijgesteld zijn. Noodzakelijkheidscriterium Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als de voorziening naar jouw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de functie je de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de medewerker de medewerker de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan jou moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor zijn functie 'Noodzakelijk' betekent dat de medewerker zonder de voorziening zijn functie niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de medewerker de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Het is toegestaan dat de medewerker de voorziening ook gebruikt voor privédoeleinden. 3 Nihilwaarderingen Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek (desktop, kopieerapparaat, bedrijfsfitness, vaste telefoon, etc.) werkkleding consumpties op de werkplek, buiten de maaltijd (koffie, fris, soep, koek) ov-abonnementen (mits voor het werk gebruikt) rentevoordeel van een renteloze personeelslening voor aanschaf (electrische) fiets/scooter

4 Belaste arbeidsvoorwaarden Welke zaken worden dan wel belast? Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet onder deze noemers vallen óf door jou vergoede bedragen die een bepaalde waarde (afhankelijk van voorwaarden) overstijgen. Normaliter worden deze zaken dan belast als loon. Je vrije ruimte gebruiken Maar je kunt ervoor kiezen om ze in je vrije ruimte op te nemen. Deze vrije ruimte is een algemene vrijstelling op basis van een wettelijk percentage van je totale loonsom over een heel kalenderjaar (1,2% in 2016) en verschilt dus per bedrijf. Het bedrag aan vrije ruimte mag je in een jaar ook nog onbelast aan je medewerkers besteden. Vraag je accountant of salarisverwerker uit te rekenen hoe groot jouw vrije ruimte is en laat ook regelmatig controleren of je de vrije ruimte nog niet hebt overschreden. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je namelijk loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%! Jouw vrije ruimte kun je naar eigen inzicht invullen met vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers. Je kunt dus zelf variëren in je aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden. Een belangrijke voorwaarde om je vrije ruimte te benutten is het vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Het aanwijzen als eindheffingsloon moet blijken uit je administratie (bijvoorbeeld door het apart te boeken op een grootboekrekening). Vergeet je dit te doen dan wordt het als gewoon loon beschouwd en als zodanig belast. Wat wordt als een normale arbeidsvoorwaarde beschouwd? In het algemeen geldt de gebruikelijkheidstoets voor alle vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers vergoedingen en verstrekkingen in de administratie mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. de bewijslast voor wat gebruikelijk is ligt bij belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen van maximaal per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk.

5 Tips Centraal Beheer/Achmea geeft jaarlijks een uitgebreide toelichting uit op alle arbeidsvoorwaarden die we in Nederland kennen, met de titel Wegwijs in arbeidsvoorwaarden. Dit e- rapport telt ruim 200 pagina s met heldere, praktische informatie die veel dieper gaat dan de informatie die we hier delen. Wil je je verder verdiepen in de verschillende arbeidsvoorwaarden, dan adviseren wij je jaarlijks het e-rapport te downloaden via deze site. hoe je de personeelsadministratie rondom de verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden organiseert, vind je in het programma Regelen. Hoe je de personeelsadministratie rondom de verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden organiseert, vind je in ons programma Regelen.