XML rapportage. Datum: , by MKG Nederland B.V. Ontwerp: MKG Nederland B.V.

Transcriptie

1 Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004021A , by MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Inhoudsopgave Inleiding Begrippenlijst Basis Rapportenbeheer Onderhoud rapportdefinitie Submenu Rapport Submenu Parameters Submenu Doel Submenu Memo Submenu Gebruik Submenu Logboek Importeren en exporteren van rapporten Query Onderhoud query Relatie voorwaarden Submenu Selectie voorwaarde Submenu Velden Submenu Functies Rapport batch verwerking Rapport vertalingen Rapport keuzelijsten

3 Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de rapportagemogelijkheden van de MKG software. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden ( Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Tip: Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te attenderen op o.a. belangrijke instellingen. De in de handleiding gebruikte schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3

4 Inleiding Doelstelling Kennismaking met de modules Rapportenbeheer, Rapport batch verwerking, Rapport vertalingen en Rapport keuzelijsten. Voorkennis Voor het doorlopen van dit handboek is basiskennis van MKG benodigd. Voor het aanpassen van de rapporten met Crystal Reports wordt verwezen naar de cursus Crystal Reports. Onderwerpen Het handboek volgt de verschillende onderwerpen rondom rapportage in MKG. Stapsgewijs worden de onderwerpen beschreven met als leidraad het aanmaken van een nieuw rapport. De basis van de rapportage wordt uitgelegd en de modules en menu s worden beschreven waarmee in MKG de rapportage gemaakt en aangepast kan worden. Hierbij wordt de definitie van het rapport, maar ook het aanmaken van een selectie van de velden uit de MKG database beschreven (de zogenaamde query). Verder wordt beschreven hoe rapporten automatisch gestart kunnen worden via de report broker en hoe de rapport keuzelijsten ingezet kunnen worden (als waarden voor sturende parameters van rapporten). 4

5 1. Begrippenlijst XML Staat voor extensible Markup Language. XML is een computertaal om documenten te voorzien van aanwijzingen waarmee het document door software verwerkt kan worden maar daarnaast ook door mensen zonder een vertaalslag begrijpbaar is. Crystal Reports De rapportageapplicatie die MKG standaard gebruikt om de lay-out van rapporten op te stellen. Let op: De rapportageapplicatie dient afzonderlijk van MKG aangekocht te worden. Lay-out Opmaak van een document. De term lay-out wordt in MKG verband gebruikt om het Crystal rapport bestand aan te duiden. Database Een digitaal opgeslagen archief, ingericht met het oog op flexibele raadpleging en gebruik. Een database bestaat uit tabellen en velden. Database Tabel Een tabel is een collectie van velden die bij een entiteit (onderwerp) horen. Bijvoorbeeld: de databasetabel admi bevat velden die relevant zijn bij het onderwerp Administraties. Database Record Een record is één specifieke waarde binnen de database, welke opgeslagen wordt in een database veld. Bijvoorbeeld het administratienummer 1 is een waarde die opgeslagen is in het veld admi_num. Primaire sleutel Dit is een speciaal databaseveld in een tabel waarmee een relatie kan worden gelegd tussen één of meerdere tabellen. Dit veld is altijd ingevuld en is uniek. Een voorbeeld voor dit unieke veld (ook wel primaire sleutel) is het databaseveld admi_num in de tabel admi. Wanneer een factuur gemaakt wordt binnen de administratie met admi_num gelijk aan 1 dan wordt ook in de factuurtabel (fcth) het veld admi_num gevuld met de waarde 1. Door een relatie te leggen tussen de tabbellen op basis van het veld admi_num kan er gezocht worden naar bijvoorbeeld de administratiegegevens die bij de factuur horen. Rapport query Een query is een zoekopdracht in een database. In een query wordt aangegeven welke gegevens (velden) uit de database gehaald moeten worden. Queries worden vaak geschreven via een databasetaal genaamd SQL. In de module Rapportenbeheer kan de MKG gebruiker op een grafische manier een query opstellen en hoeft dit niet in SQL gedaan te worden. Rapport definitie Bevat algemene gegevens van het rapport. Zoals de omschrijving, categorie, doel etc. 5

6 2. Basis In dit hoofdstuk worden een aantal basisbegrippen uitgelegd. De MKG rapportdefinitie, het XML bestand en de Crystal Reports lay-out zijn drie componenten die samen een uitvoer van gegevens genereren. Het onderstaande figuur geeft schematisch weer welke stappen er doorlopen dienen te worden ten behoeve van het weergeven van een rapport. Gebruikersactie: Rapport uitvoeren MKG rapport starten Stap 1 Query starten: Velden uit de MKG database halen MKG Database XML bestand in Lay-out opnemen (via rapportdefinitie) Output: XML Bestand Stap 2 Stap 3 Output: Rapport weergave Afbeelding 2.1. Stappen schematisch Stap 1: Het rapport wordt door de gebruiker gestart. De rapportdefinitie bevat de voorwaarde en de acties die gedaan moeten worden. Stap 2: In de rapportdefinitie zit een verwijzing naar de zogenaamde query. De gebruiker kan deze query zelf opbouwen in MKG. In een query wordt aangegeven welke gegevens (velden) uit de database gehaald moeten worden. In deze stap worden de velden uit de database gehaald en in een (tijdelijk) XML bestand verwerkt. Stap 3: De XML gegevens, met de MKG velden, worden in een lay-out weergegeven. De lay-out, waarin o.a. staat waar en hoe de MKG velden op het rapport komen te staan, kan met Crystal Reports worden opgebouwd. 6

7 Voordat een rapport opgesteld wordt is het van belang antwoorden te hebben op de volgende twee vragen: 1. Waarvoor dient het rapport? Door het beantwoorden van deze vraag kan er vastgesteld worden welk proces of processen het rapport van toepassing is (bijvoorbeeld het offerteproces). 2. Welke informatie is er benodigd vanuit MKG. Door het beantwoorden van deze vraag kan er bepaald worden welke velden uit de database opgehaald moeten worden. MKG Database De rapporten halen de brongegevens uit de MKG Database. Een rapportbestand (lay-out) heeft geen directe toegang tot deze data, de koppeling tussen de database en de rapportlay-out gebeurt via een exportbestand in XML vorm. Afbeelding 1.1 geeft schematisch een MKG database weer. In een database worden gegevens gegroepeerd opgeslagen in een tabel. De MKG database bestaat uit meerdere tabellen welke weer bestaan uit velden. Tabel Verkopers Verkopernaam Verkopernummer MKG Database Tabel Verkoop Verkoopordernummer Verkopernummer Tabel Debiteuren Bedrijfsnaam Debiteurnummer KvK nummer Afbeelding 2.2. Database Schema Module Database Via de module Database Menu -> Systeem -> Database is het mogelijk om de beschikbare tabellen en velden te raadplegen. Zie ook het scherm Database in het volgende figuur. 7

8 Afbeelding 2.3. Module Database Structuurboom Alle voorkomende tabellen in MKG Kolom Naam De technische naam van een databaseveld. Kolom Omschrijving Label en eventuele uitleg van het veld. Kolom Type Het type veld bepaalt op welke manier gegevens worden opgeslagen. Bijvoorbeeld character voor een veld met karakters en logical voor een ja/nee veld. Kolom Formaat Het formaat geeft de presentatie van het veld weer. Bijvoorbeeld x(40), dat weergeeft dat er 40 karakters in het veld passen. Tip: Om in MKG te achterhalen wat de veldnaam is en in welke tabel het veld aanwezig is, kan met behulp van de toetscombinatie <Ctrl+F1> het veldgegevens scherm opgeroepen worden. De gegevens van het geselecteerde veld worden vervolgens getoond. De volgende afbeelding geeft het Veld gegevens scherm weer met informatie over het veld Debiteur vanuit de verkooporder header. 8

9 Afbeelding 2.4. Veldgegevens scherm in MKG MKG Rapportenbeheer Vanuit deze module kunnen rapporten aangemaakt, gewijzigd en gestart worden. Voor het kunnen starten en vullen van een rapport met gegevens dienen er 2 zaken opgezet te worden binnen MKG: Ten eerste moet er aangegeven worden welke velden uit de database in het rapport opgenomen worden. Dit wordt geregeld via een query. XML Ten tweede moet deze query gekoppeld worden aan een rapportdefinitie. De rapportdefinitie bevat algemene gegevens over het rapport, een koppeling met de query en met het Crystal Reports rapport (*.rpt). Bij het starten van een rapport wordt door MKG een bestand aangemaakt met als extensie.xml. Een XML bestand is een database op zich. In de XML bevinden zich de velden uit de MKG database en de velden met de parameters uit het de rapportdefinitie. Deze zijn in een eigen tabel met de naam Parameters opgeslagen. Verder zijn er 1 of meerdere tabellen opgenomen met daarin de opgevraagde gegevens. Uitleg over meerdere tabellen in een XML bestand volgt verderop in dit handboek. Het XML bestand wordt locaal bewaard in de tijdelijke map van Windows, submap mkgxml. Dit is zo gedaan om meerdere mensen op eenzelfde server niet de XML bestanden van elkaar te laten gebruiken. Verderop in dit handboek wordt de locatie van uw persoonlijke tijdelijke map verder belicht. 9

10 Crystal Reports 2008 Voor het presenteren van de velden uit de query gebruikt MKG Crystal Reports Voor het opbouwen van nieuwe rapporten heeft MKG 2 standaardsjablonen opgenomen in de map mkg\rapporten\standaard\xml. Een portrait en een landscape sjabloon (01rapo001.rpt en 02rapo001.rpt). Door deze rapporten te openen in Crystal Reports en vervolgens in uw eigen rapportenmap te bewaren onder een nieuwe naam is de eerste stap voor het opbouwen van uw eigen rapport gezet. Voor de naamgeving van het Crystal Reports lay-out heeft MKG een richtlijn opgesteld, die we aan iedere MKG gebruiker adviseren toe te passen. Richtlijn lay-outbenaming (*.rpt) Een standaard MKG rapportnaam, bestaat uit 3 delen. Als voorbeeld onderstaand de lay-out van de factuur, 01fcth001.rpt. A 01 B fcth B 001 Totaal 01fcth001 A. 2 posities, met de volgende mogelijkheden 01 = Standaard MKG procesrapport (Portrait formaat, bv. Pakbon, factuur, ordergeleidekaart, aanmaning) 02 = Standaard MKG overzichtsrapport (Landscape formaat, bv. Lopende orders, financiële balansen) 03 = Voor de klant aangepaste of gemaakte procesrapporten (Portrait formaat, bv. Offerte, factuur) 04 = Voor de klant aangepaste of gemaakte overzichtsrapporten (Landscape formaat, bv. Planning, zaaglijst) B. 4 posities voor de hoofdtabelnaam in het rapport. Zo geeft fcth aan dat het rapport gegevens heeft met als basis de fcth-tabel (Verkoop FaCTuur Headertabel). C. 3 posities als volgnummer van het rapport. Als er meerdere rapporten zijn met dezelfde hoofdtabelnaam, kan een volgend nummer gebruikt worden om onderscheid te maken, bv. 03fcth001 en 03fcth002. Een voorbeeld is het overzicht lopende verkooporders welke standaard door MKG aangeleverd wordt met de naam 02vorh001.rpt. Na aanpassingen is het raadzaam de lay-out in de XML map van de betreffende administratie te zetten en de naam te wijzigen naar 04vorh001.rpt. 10

11 Rapportenmap Voordat een rapport met een eigen Crystal Reports lay-out gestart kan worden dient de lay-out geplaatst te worden in de rapportenmap. MKG kent binnen de rapportenmap (bv. M:\mkg\rapporten\ ) meerdere submappen waarmee de prioriteit van een rapport wordt aangegeven: 1e prioriteit - 0\(administratienummer bijv. 001)\xml 2e prioriteit - 0\000 (administratie onafhankelijk)\xml 3e prioriteit - standaard\xml Wanneer er binnen de rapportenmap meerdere rapporten met dezelfde naam aanwezig zijn, dan zal MKG het rapport met de hoogste prioriteit selecteren. Let op! Eigen rapporten niet plaatsen in de map standaard\xml. Deze map bevat namelijk de standaardrapporten van MKG en wordt bij een versie-update verwijderd en opnieuw aangemaakt. 11

12 3. Rapportenbeheer Binnen de module Rapportenbeheer worden alle XML rapporten verzameld en kunnen deze onderhouden en geraadpleegd worden, zowel de standaard MKG rapporten als de eigen rapporten. Let op! Standaard rapporten kunnen niet aangepast worden. Deze rapporten zijn te herkennen doordat ze een rapportnummer boven de 8000 hebben. Via de kopieerfunctie kan er een kopie gemaakt worden van een standaard rapport. De kopie kan wel aangepast worden. Via Menu-> MKG-> XML Rapportage-> Rapporten beheer kan de module worden opgestart. Afbeelding 3.1. Menu locatie Rapportenbeheer Na het opstarten van Rapportenbeheer worden in eerste instantie de rapportdefinities getoond. Zoals al eerder is aangegeven kan een rapportdefinitie, met basisinformatie van het rapport, een koppeling bevatten met een query (de zoekactie). Deze queries worden ook in rapportenbeheer onderhouden, in hoofdstuk 5 wordt dit onderdeel beschreven. Hieronder volgt een uitleg over de verschillende schermonderdelen en knoppen binnen de module. Afbeelding 3.2. Module Rapportenbeheer 12

13 Categorie tabbladen Ter rubricering kunnen rapporten ingedeeld worden in een categorie. Een rapport kan ingedeeld worden in een bepaalde categorie. De categorieën kunnen niet zelf aangemaakt worden. Kolom Nummer Rapporten hebben een uniek nummer. Via dit nummer kunnen ze gekoppeld worden aan menuonderdelen in MKG, bijvoorbeeld onder het printerknopje bij een module. Bij het aanmaken van een eigen nieuw rapport wordt dit nummer automatisch opgehoogd, beginnend met 1. Alle rapporten die een nummer hebben hoger dan 8000 zijn de standaardrapporten van MKG. Kolom Omschrijving Geeft de rapporttitel weer. Beschrijving Hier wordt het memoveld van het rapport gepresenteerd waarin de functionaliteit en werking van het rapport wordt beschreven. Inlezen/Versturen Via de icoontjes binnen dit schermdeel kunnen rapporten geëxporteerd en geïmporteerd worden. De icoontjes worden in de volgende alinea beschreven. Verwijder ODBC Links Met dit icoontje kunnen verwijzingen naar ODBC rapporten die niet in de rapportenmap aanwezig zijn automatisch overal in MKG verwijderd worden. Deze knop is alleen zichtbaar voor gebruikers met beheerdersrechten. Gegevens Via het dropdown-menu kunnen rapportdefinities dan wel queries getoond worden. Verder kan er aangegeven worden met de vinkboxen wat er gepresenteerd wordt: MKG : de MKG standaard rapporten Mijzelf : de eigen rapporten Beide : MKG- en eigen rapporten Knoppen binnen het scherm Rapportenbeheer Algemene knoppen Overige knoppen Afbeelding 3.3. Scherm Rapporten Beheer 13

14 Algemene knoppen Presenteren van het memoveld van een rapport of query welke uitleg bevat. Openen van het zoekscherm. Starten van een rapport Openen van een rapport in Crystal Reports. Oproepen van de Query die achter een rapportdefinitie gekoppeld is. Aanmaken van een nieuwe rapportdefinitie/query Kopiëren van een bestaande rapportdefinitie/query Wijzigen van een rapportdefinitie/query. Dit kan alleen met de eigen rapporten. Bij MKG rapporten komt u in de raadpleegmodus van de rapportdefinitie. Verwijderen van rapporten. Dit kan alleen met de eigen rapporten. Overige Knoppen Inlezen van rapportdefinitie en een eventueel gekoppelde query, in de actuele MKG omgeving. Bijvoorbeeld een rapport dat in de MKG oefenomgeving is aangemaakt. In hoofdstuk 4 wordt uitgelegd hoe een rapport geïmporteerd kan worden. Exporteren van de rapportdefinitie en eventueel gekoppelde query, uit de actuele MKG omgeving. De geëxporteerde bestanden worden geplaatst als bijlage in een nieuwe . Meer uitleg over het exporteren van rapporten in hoofdstuk 4. Opslaan van een de definitie van het rapport zonder de Crystal Reports lay-out. Automatisch verwijderen van koppelingen, naar het oude type rapport (ODBC), die niet meer geldig zijn. MKG verwijdert alle verwijzingen naar dit type rapporten waarbij het rapport niet meer aanwezig is binnen de rapportenmap op het netwerk. Rapporten Zoeken Door het klikken op de knop zoeken komt het zoekscherm met onderstaande 14

15 zoekmogelijkheden naar voren. Geef in één of meerdere invulvelden een waarde op en klik vervolgens op de knop Nu zoeken. Het resultaat wordt vervolgens gepresenteerd. Afbeelding 3.4. Rapportenbeheer, schermdeel Zoeken Zoeken naar rapporten met bestand Zoeken op rapport-/lay-outnamen, bijv. 01fcth001 Met nummer en/of omschrijving Zoeken op omschrijving of nummer van het rapport. Alle rapporten die de zoekterm of een deel ervan bevatten worden gepresenteerd. Categorie Kies hier, via de dropdown-box de categorie waarbinnen gezocht moet worden. Indien geen keuze wordt gemaakt worden rapporten, ongeacht de categorieën, gezocht. Rapporten starten Een rapport kan gestart worden door eerst een rapport te selecteren en vervolgens te klikken op het bliksemschicht icoontje. Wanneer binnen de module rapportenbeheer een rapport gestart wordt, worden alle parameters opgevraagd, ook de parameters die normaal door het proces worden gevuld. Als voorbeeld wordt hieronder de verkoopofferte gebruikt. Bij het starten van het rapport vanuit offertebeheer zal het geselecteerde offertenummer overgenomen worden in het veld achter Offerte gelijk aan. Afbeelding 3.5. Keuzescherm parameters Nadat de parameters zijn ingevuld, wordt afhankelijk van de rapportdefinitie (wel of niet doel opvragen) het scherm Doel rapportage getoond. 15

16 Afbeelding 3.6. Keuzescherm doelen Na het selecteren van de OK -knop zal MKG het rapport openen, printen of exporteren op basis van de gekozen opties. In het volgende scherm een voorbeeld van het overzicht Omzet afgelopen jaar met het scherm als doel. Afbeelding 3.7. Voorbeeld MKG rapport met als doel scherm 16

17 4. Onderhoud rapportdefinitie In dit hoofdstuk worden de verschillende onderdelen en instellingen van een rapportdefinitie beschreven. Elk rapport in MKG bestaat minimaal uit een rapportdefinitie, deze vormt de basis van een rapport. Na het klikken op het icoontje nieuw of wijzig wordt het Onderhoud rapport scherm getoond van de rapportdefinitie Submenu Rapport Via de instellingen onder het submenu Rapport worden basisgegevens van de rapportdefinitie vastgelegd en wordt een rapport aan zijn gegevensbron gekoppeld. Gebruik de verschillende submenu s onder de rapportdefinitie voor het vastleggen van aanvullende eigenschappen. Een submenu wordt geopend door op het bijbehorende donkergrijze vlak te dubbelklikken of op de pijl aan de rechterkant te klikken. Met de knop OK worden de instellingen opgeslagen. Afbeelding 4.1. Onderhoudsscherm rapportdefinitie Categorie Kies hier één van de voorgedefinieerde categorieën, waarop later gefilterd kan worden. Omschrijving Geef hier een herkenbare omschrijving in voor het rapport. Rapport Geef hier de bestandsnaam op van een eventuele Crystal Reports lay-out. Let op: het opgegeven bestand dient ook aanwezig te zijn in de rapportenmap van MKG (zie hoofdstuk 3). Zonder het ingeven van een lay-out wordt het rapport geopend in de MKG Viewer. Met het map -icoontje kan er ook via een windows verkenner een bestand gezocht en geselecteerd worden. Data bron Met deze optie kan geselecteerd worden op welke manier het rapport van data wordt voorzien. Er zijn 3 mogelijkheden: Tabel: De gehele inhoud van een opgegeven tabel wordt geëxporteerd zonder enige voorwaarden of selecties. Query: via een intelligente zoekactie wordt het rapport van data voorzien. Bij deze optie moet het query-nummer opgegeven worden. Hoe een query wordt aangemaakt wordt in hoofdstuk 5 uitgelegd. 17

18 Rapport: door het ingeven van een ander rapportnummer wordt de gekoppelde query van het gekozen rapport als bron gebruikt. Data Hier wordt aangegeven of het XML bestand, bij uitvoeren van het rapport, elke keer opnieuw moet worden aangemaakt ( Vernieuwen ), of als het XML bestand al eens is aangemaakt, het bestaande gebruikt kan worden ( Niet vernieuwen ). Het rapport is dan sneller, maar de data mogelijk niet actueel. Een derde optie is dat deze keuze op het moment van uitvoeren wordt getoond ( Vragen om te vernieuwen ) Submenu Parameters Parameters zijn velden die binnen de rapportdefinitie aangemaakt kunnen worden. De parameters worden opgenomen in het XML bestand en kunnen vervolgens in de Crystal Reports lay-out gebruikt worden. Bijvoorbeeld voor het wel of niet weergeven van logo s met een ja/nee parameter of het wel of niet presenteren van detailinformatie. De parameters worden in het XML bestand opgenomen in een tabel Parameters. In deze tabel zijn ook een aantal standaard parametervelden opgenomen, zoals rapportnummer, een optionele printernaam, de printdatum en omschrijving van het rapport. Afbeelding 4.2. Scherm Onderhoud rapport met submenu Parameters Naam Dit veld bevat de naam van de Parameter. Deze moet binnen een rapportdefinitie uniek zijn. Een gelijknamig databaseveld wordt opgenomen in het XML bestand. Label Hier kan de label van de parameter ingevoerd worden. Bij het uitvoeren van het rapport wordt de gebruiker een vraag gesteld die gelijk is aan de labelinhoud. Waarde Als hier een waarde voor de parameter wordt ingegeven, dan wordt deze als standaardwaarde getoond bij het afvragen van de parameter. 18

19 Lijst Hier kan een optionele keuzelijst ingegeven worden waarin de mogelijke waarden van een parameter vastgelegd zijn. Indien een keuzelijst opgegeven is, dan wordt achter de waarde kolom een loepicoontje weergegeven. Zie hoofdstuk 8 voor extra informatie over het onderhoud van keuzelijsten. Opvragen Met deze vinkbox kan bepaald worden of de parameter tijdens het draaien opgevraagd moet worden. Bij het aanvinken van deze optie is het mogelijk, bij uitvoeren van het rapport, de parameter in te geven. Wanneer de vinkbox uitgevinkt staat, wordt de standaard waarde van de parameter als input gebruikt Submenu Doel In het submenu Doel word aangegeven in welke formaat het rapport uitgevoerd wordt: Scherm presentatie op het scherm Printer Afdrukken op een printer Export Exporteren naar een bepaald type bestand. Het is mogelijk één of meerdere vaste doelen op te geven. Het doel kan ook opgegeven worden tijdens het uitvoeren van het rapport, met behulp van de optie Doel vragen. Afbeelding 4.3. Scherm Onderhoud rapport, submenu Doel Doel informatiescherm In dit schermdeel worden aangemaakte doelen weergegeven en kunnen deze geselecteerd worden. 19

20 Doel vragen Met deze vinkbox kan aangegeven worden of tijdens het uitvoeren van het rapport het doel opgevraagd moet worden. Wanneer het vinkje toegevoegd is, wordt tijdens het uitvoeren van het rapport het standaard doel getoond en is het mogelijk dit doel eventueel te wijzigen (kunnen ook meerdere doelen zijn). Scherm Via deze optie wordt het rapport op het scherm gepresenteerd. Dit is het standaarddoel wanneer er geen doel gedefinieerd is. Printer Na het selecteren van deze optie is de standaardoptie in het eerste drop down menu standaardprinter, de in Windows gebruikersafhankelijke standaard printer. Deze optie wordt aangeraden wanneer gebruikers van het rapport elk verschillende standaard printers gebruiken. Ook kan hier een specifieke printer worden gekozen. In het tweede drop down menu kan een papierlade worden geselecteerd. In het veld Aantal wordt aangeven hoe vaak de printopdracht uitgevoerd moet worden. De standaardwaarde nul en de waarde 1 staan gelijk aan één printopdracht. Export Bij het kiezen voor de optie Export kan aangegeven worden op welke manier het rapport geëxporteerd moet worden en waar het export bestand opgeslagen moet worden. Ook kan aangegeven worden of het document aan een of meerdere processen gekoppeld dient te worden. Afbeelding 4.4. Onderhoudsscherm rapportdefinitie, submenu Doel, schermdeel Export Exportdoel In het rechter dropdown-menu kan gekozen worden voor de 3 opties: 20

21 Exportbestand : Het rapport wordt direct geëxporteerd naar een bestand in een opgegeven map. Tip: Laat het veld bestand vullen door een databaseveld in plaats van vaste tekst. Gebruik Veld invoegen en selecteer een tabel en vervolgens het veld. Alleen, via de query gekoppelde velden, worden getoond. Er kunnen ook meerdere velden worden gekozen. Bijvoorbeeld {vofh.vofh_num}-{debi.debi_naam} kan de bestandsnaam MKG.pdf geven. Applicatie : Het rapport wordt eerst geëxporteerd naar een bestand en vervolgens geopend door de in Windows gekoppelde applicatie. Indien MS Outlook geïnstalleerd is, wordt een nieuwe aangemaakt. Meer uitleg volgt in de volgende paragraven. Exportformaat In het linker dropdown-menu kan aangeven worden in welk bestandsformaat de export gemaakt moet worden: MKG lijst Acrobat Format (.PDF) Excel werkblad (.XLS) Komma gescheiden opmaak (.CSV) RTF-bestand (.RTF) Editable RTF (.RTF) Tekstfile (.TXT) Word document (.DOC) Documentbeheer Optioneel kan het document gekoppeld worden aan een of meerdere processen. Onderstaand worden de menu-opties besproken binnen het Doel scherm. Document categorie Bij het kiezen voor de exportoptie Bestand word een veld actief met meerdere vinkboxen. Hierdoor kunnen de eigenschappen van een of meerdere categorieën meegegeven worden aan het bestand binnen het MKG documentenbeheer. Koppelen aan Met de dropdown menu s kan een proces gekozen worden waaraan het document gekoppeld wordt bij het exporteren (bijvoorbeeld het verkooporderproces). Via de rechter invulvelden kan een vaste waarde opgegeven worden. Ook kan er, via de knop Veld invoegen een databaseveld gekozen worden. Door in het Doel scherm de exportoptie te selecteren kan het rapport, via Outlook, als e- mail gestuurd worden. 21

22 Afbeelding 4.5. Onderhoud scherm rapportdefinitie, submenu Doel, optie adres Hier kan een adres ingevoerd worden. Het adres kan ook bepaald worden door databasevelden. Dit is mogelijk door de optie Veld invoegen te kiezen en vervolgens een databaseveld te kiezen. Hiermee kan bijvoorbeeld het adres van de contactpersoon gebruikt worden bij het versturen van een opdrachtbevestiging. Onderwerp Waarden in dit veld worden overgenomen naar het onderwerp van het bericht. Ook hier kunnen databasevelden ingezet worden. Tekst Via dit veld kan de inhoud van het bericht gevuld worden. Ook hier is het mogelijk met databasevelden te werken om zo, als voorbeeld automatisch de naam van de contactpersoon en memovelden van een opdrachtbevestiging over te nemen. Ook is het mogelijk om de eigen gebruikers en administratiegegevens op te geven die kunnen dienen als handtekening. actie In het dropdown menu kan gekozen worden voor: Open bericht : Het bericht wordt geopend in MS Outlook. Het bericht kan aangepast en beoordeeld worden voordat deze verzonden wordt. Direct versturen : Het bericht wordt hiermee zonder tussenkomst van de gebruiker verzonden. Plaats concept : Hiermee wordt het bericht opgeslagen in de map Concepten. Hiermee kan op een later moment het bericht verzonden worden. Afzender Dit veld vervangt het eigen adres door een opgegeven adres. Hiermee kan ervoor gezorgd worden dat het bericht wordt verzonden namens een algemeen adres, bijvoorbeeld een info adres. Uitsluiten Documentbeheer Door het aanvinken van deze optie kan het automatisch openen van het documentbeheer - 22

23 scherm voorkomen worden. Als bijvoorbeeld (een deel van) de facturatie via verloopt, kan het door systeeminstellingen zo zijn dat MKG voor iedere afzonderlijke het documentenbeheer scherm opent. Om dit te voorkomen, kan deze optie aangevinkt worden. Voorwaarde invoegen Door het selecteren van deze knop is het mogelijk een veld te selecteren. Verder kan met het dropdown menu een voorwaarde gekozen worden en in het volgende veld een waarde ingegeven worden. Het geheel vormt de voorwaarde waarbij het rapport uigevoerd wordt. Als, bij uitvoer van het rapport, niet aan de voorwaarde wordt voldaan, dan wordt het rapport niet geëxporteerd. MKG Viewer Als de optie MKG lijst gekozen wordt als exportformaat, dan wordt de opgehaalde data gepresenteerd in de MKG viewer. Er is dan geen Crystal Reports lay-out nodig. De viewer presenteert alle gekoppelde velden. Per databasetabel wordt een apart tabblad gemaakt. Afbeelding 4.6. MKG viewer Tip: Via een rechter muisklik kunnen de viewergegevens geëxporteerd worden naar o.a. Excel. Door op een kolom te klikken worden de gegevens in deze kolom gesorteerd. Door een kolom te verslepen naar de lichtblauwe balk wordt een groepering op de gegevens gelegd. Dit kan in meerdere niveaus. Als een kolom in het witte vlak gesleept wordt, wordt deze niet gepresenteerd. 23

24 4.4. Submenu Memo In dit submenu kan het memoveld van de rapportdefinitie ingevoerd worden. Hier kunt u bijvoorbeeld uitleg geven over het doel en werking van het rapport. De inhoud van dit memoveld wordt in de module Rapportenbeheer gepresenteerd wanneer de knop beschrijving is aangeklikt. Afbeelding 4.7. Onderhoudsscherm rapportdefinitie, submenu Memo 4.5. Submenu Gebruik Een rapport kan op verschillende plaatsen gekoppeld worden in MKG. Dit submenu presenteert per onderdeel alle koppelingen van het rapport. Afbeelding 4.8. Onderhoudsscherm rapportdefinitie, submenu Gebruik Schermen Geeft aan bij welke modules dit rapport onder het printerknopje gekoppeld is. Lay-outs Geeft aan of het rapport gebruikt is als een lay-out voor een procesdocument. Een procesdocument wordt automatisch gestart bij een procesactie, zoals bij het aanbieden van een offerte met het knopje Aanbieden. Menu en Taakbalken Geeft aan of het rapport gekoppeld is aan een menu- of taakbalk item. Het koppelen is mogelijk 24

25 door binnen een menu of taakbalk via de rechtermuisklik te kiezen voor Nieuw rapport toevoegen. Documenten Geeft aan of het rapport opgenomen is in de module Documenten MKG -> Relaties -> Documenten ten behoeve van documentenbeheer op relatieniveau Submenu Logboek Het logboek submenu geeft aan wanneer en door welke gebruikers het rapport uitgevoerd is. Deze informatie wordt pas opgehaald nadat de knop Vernieuw is aangeklikt. Afbeelding 4.9. Onderhoudsscherm rapportdefinitie, submenu Logboek 25

26 4.7. Importeren en exporteren van rapporten Met het icoontje Versturen kan de rapportdefinitie plus een eventueel gekoppelde Crystal Reports lay-out als bijlage opgenomen worden in een en verstuurd worden. Deze bestanden kunnen in een andere omgeving geïmporteerd worden. Bijvoorbeeld een rapport dat gemaakt is in de MKG oefenomgeving importeren in de live omgeving. Nadat u op de knop Versturen heeft geklikt zal het resultaat één of twee bestanden zijn: Afbeelding Rapport combinatie van.rpt en.xml Een te importeren rapport in MKG bevat minimaal een definitie, namelijk het bestand dat de extensie _def.xml heeft. In dit bestand is de rapportdefinitie en een eventueel gekoppelde query opgeslagen. Het bestand met de extensie.rpt is de lay-out van het rapport en is optioneel. Het importeren van de twee delen staat los van elkaar. Hieronder volgt uitleg per deel: Importeren definitie deel 1. Open de met het in te lezen rapport en sla de definitie op een tijdelijke locatie (bijv. op het bureaublad). 2. Open in MKG de module Rapportenbeheer. 3. Klik op het knopje Inlezen rechts onderin de module. Het scherm Importeren rapport zal openen. Afbeelding Module Rapportenbeheer, scherm Importeren rapport 4. Nu moet aangegeven worden waar het definitie deel staat. Klik op de knop en zoek het definitie bestand op. 26

27 Indien het om een nieuw rapport gaat volstaat het nu om op OK te klikken om de definitie in te lezen, echter als een bestaand rapport vervangen moet worden, volg dan ook stap [Optionele stap] Indien een al bestaand rapport en/of query vervangen moet worden kies dan voor de optie(s) Bestaand rapport vervangen / Bestaand query vervangen en geef vervolgens de nummers op van het bestaande rapport en/of query. Het invullen van de velden Omschrijving is alleen van toepassing indien men niet de rapport- en query omschrijvingen wil gebruiken die al vastgelegd zijn in de definitie. Importeren lay-out gedeelte. Dit is het bestand in de met de extensie.rpt. Dit bestand moet opgeslagen worden in de rapportenmap van MKG. 1. De locatie van de rapportenmap is: (schijfletter waar mkg op staat):\mkg\rapporten\ 2. Binnen deze map bestaat er altijd de map standaard en eventueel een 0 map. Alle eigen rapporten moeten in de 0 map geplaatst worden. Rapporten in de standaard map zijn bestemd voor MKG standaardrapporten en worden vervangen bij een update of een patch. 3. Binnen de 0 map zijn de administratiemappen aanwezig. Dit zijn mappen die bestaan uit 3 nummers en het administratienummer in MKG representeren. Bijvoorbeeld rapporten die bestemd zijn voor alleen administratie met nummer 2 moeten geplaatst worden in de map 002. Indien een rapport voor alle administraties van toepassing is dan moet deze binnen de map 000 geplaatst worden. 4. Het rapport moet vervolgens binnen de map genaamd xml geplaatst worden. Bijvoorbeeld M:\mkg\rapporten\0\000\xml\ 27

28 5. Query In dit hoofdstuk worden de verschillende onderdelen en instellingen van een query beschreven. Zoals beschreven in hoofdstuk 2 is een query een intelligente zoekactie die opgeslagen en gekoppeld kan worden aan een rapportdefinitie. Queries worden net als rapportdefinities ook vanuit de module Rapportenbeheer aangemaakt en onderhouden. Hiervoor dient de weergave binnen Rapportenbeheer op queries te staan. Afbeelding 5.1. Module Rapportenbeheer, wisselen van Gegevens weergave Kies bij het dropdown menu onder kopje Gegevens in plaats van Rapporten voor de optie Queries. Het scherm Rapporten beheer zal nu de menuopties tonen voor het aanmaken, onderhouden en verwijderen van de Queries. Kies net als bij het onderhoud van rapportdefinities voor een query en klik op de knop Wijzig of kies voor Nieuw om een nieuwe query op te bouwen. Net als voor rapportdefinities geld dat u een MKG standaard query alleen kunt inzien Onderhoud query In het scherm Onderhoud query worden onder andere de omschrijving en categorie van de query vastgelegd. Dit scherm kan geopend worden door het aanpassen van een bestaande query, of door het aanmaken van een nieuwe query. Gebruik de verschillende submenu s onder de query voor het vastleggen van aanvullende eigenschappen. Een submenu opent en sluit door op het bijbehorende donkergrijze vlak dubbel te klikken. Via de OK knop worden de aanpassingen opgeslagen. Het submenu Groepering is een historische functie die niet meer gebruikt wordt, daarom zal dit submenu niet beschreven worden. 28

29 Afbeelding 5.2. Onderhoudsscherm query Tabellen Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van een tabel binnen het query-onderhoud. In het overzicht van databasetabellen kan een tabel gekozen worden. Let op: de nieuwe tabel wordt gekoppeld onder de vooraf geselecteerde tabel. Afbeelding 5.3. Onderhoudsscherm query, Toevoegen tabel Aantal kopieën De bovenste tabel in een query kan een kopieaantal meekrijgen waarmee de uiteindelijke print één of meerdere kopieën oplevert. Standaard is de waarde 0, dus worden er geen kopieën aangemaakt. Alias Standaard wordt dit veld gevuld met de tabelcode, bijv. ibsh voor de tabel Inkoop bestelopdracht. Aanpassen kan ook, aangezien een tabel soms meerdere keren opgenomen dient te worden in een query. Voor de duidelijkheid kan, voor het vereenvoudigen van het gebruik van deze tabel in een Crystal Reports lay-out, een eigen omschrijving aan de tabel worden toegevoegd. Een alias van een tabel moet binnen een query uniek zijn. 29

30 5.3. Relatie voorwaarden Indien de toegevoegde tabel een extra tabel is dan wordt door MKG gekeken of er een standaardkoppeling bestaat vanuit de tabel waarmee gekoppeld wordt. Afbeelding 5.4. Onderhoudsscherm query, submenu Relatie voorwaarden Kolom Relatie van De velden van de bovenliggende tabel worden hier getoond Kolom Relatie met De velden van de geselecteerde tabel worden hier getoond. Toevoegen Na het kiezen van een veld in de kolom Relatie van en Relatie met wordt de knop Toevoegen actief. Na het toevoegen wordt in het onderliggende scherm de koppeling getoond. Verwijder De knop Verwijder wordt actief als er een koppeling is geselecteerd. Door op deze knop te klikken wordt de koppeling verwijderd. Herstel default Hiermee worden de standaardkoppelingen tussen de tabellen hersteld. Zoek Met Ieder voorkomen wordt gekozen om alle records op te nemen, ook als de tabel meerdere 30

31 keren voorkomt voor de bovenliggende tabel. Met Eerste voorkomen wordt alleen het eerste record van de tabel opgenomen, ook als deze vaker voorkomt. Left outer join Mits aangevinkt wordt hiermee aangegeven dat de gekoppelde tabel een verplicht aanwezig record moet hebben. Zo niet, dan wordt de bovenliggende tabel niet opgenomen. Zonder vinkje hoeft de tabel geen waarden te hebben en wordt de bovenliggende tabel toch opgenomen Submenu Selectie voorwaarde Om een query alleen de benodigde data te laten ophalen kan een selectie worden aangegeven. Er kan hierbij gebruik worden gemaakt van alle in de query opgenomen velden. Door een voorwaarde te stellen aan de inhoud van het veld kunnen de gegevens gefilterd worden. Ook kan de voorwaarde, bij het uitvoeren van het rapport, ingevuld worden door de gebruiker van het rapport. Afbeelding 5.5. Onderhoudsscherm query, submenu Selectie voorwaarde Kolom L Geef in deze kolom de waarde en of of om aan te geven hoe de selectieregels onderling verband houden. Standaard zal hier de waarde en ingevuld worden bij het maken van een selectieregel. Kolom Veld In deze kolom kan via het driehoekje een databaseveld geselecteerd worden. Kolom Voorwaarde Met een voorwaarde wordt aangegeven welke soort vergelijking gebruikt wordt. Afhankelijk van het type veld staan vaste voorwaarden ter beschikking. Bijvoorbeeld bij datumvelden de voorwaarde afgelopen jaar en bij tekstvelden de voorwaarde bevat. Kolom Waarde Waarde invullen waarmee het veld wordt vergeleken. 31

32 Kolom Lijst Net als bij Parameters in de rapportdefinitie is het hier mogelijk naar een keuzelijst te verwijzen. Bij het uitvoeren van het rapport kan de waarde via deze keuzelijst ingevuld worden. Kolom P Bevat de waarde A, J of wordt weggelaten. A : Afvragen, ingeven wanneer het rapport altijd de selectie moet afvragen. J : Ja, de waarde afvragen, maar alleen als de waarde niet bekend is. Wanneer MKG de waarde zelf kan bepalen zal de waarde automatisch gevuld worden. De kolom leeg laten indien de selectie niet opgevraagd moet worden Submenu Velden Door de databasevelden toe te voegen aan de query zal binnen Crystal Reports gebruik kunnen worden gemaakt van deze velden. Bedenk hierbij dat in de XML alleen de relevante velden moeten zitten om de performance optimaal te houden. Meer velden zal het XML bestand vergroten. Afbeelding 5.6. Onderhoudsscherm query, submenu Velden Kolom Beschikbare velden Hier worden alle beschikbare velden van de gekozen tabel getoond. Toevoegen Kies een veld in de kolom Beschikbare velden en klik vervolgens op de knop Toevoegen. 32

33 Kolom Gekozen velden Gekozen velden worden hier getoond (en bij uitvoeren in het XML bestand opgenomen). Verwijderen Verwijder een veld door dit te selecteren en de knop Verwijderen te klikken. Toon Kies in het dropdown menu of de velden getoond worden met hun omschrijving, de technische veldnaam, of allebei. Tip: Sla resultaten op in eigen tabel Gebruik optioneel een eigen tabel als de gekozen velden meerdere keren voorkomen per bovenliggend record. Hierdoor zou een XML veel dubbele informatie gaan bevatten en dat betekent een grote vertraging van het rapport indien er veel records in de bovenliggende tabel gevonden worden. Door in de kolom Beschikbare velden te dubbelklikken op een veld kunt u deze direct toevoegen. Ook is het mogelijk, om door middel van de Control of Shift toets, meerdere velden tegelijk te selecteren en toe te voegen Submenu Functies Functies binnen een Query zijn bijzondere, voorgeprogrammeerde formules van bijvoorbeeld artikelaantallen of onderhandenwerk waarden. Een functie voor voorraadaantallen wordt bijvoorbeeld gebruikt om aan een artikeltabel te koppelen. Een functie kan alleen gebruikt worden op tabellen die in een query op het 1 e niveau toegevoegd zijn. Wanneer de focus op deze tabellen staat zal het functie submenu verschijnen. Afbeelding 5.7. Scherm Onderhoud query, focus op tabel op 1 e niveau 33

34 Door te dubbelklikken op het submenu Functies wordt het functie onderhoud scherm geopend. Afbeelding 5.8. Scherm Functies, binnen query onderhoudsscherm Kolom Beschikbare functies Hier kunnen de functies geselecteerd en toegevoegd worden voor gebruik in het rapport. Kolom Gekozen functies Hier worden al toegevoegde functies gepresenteerd. Nadat een functie gekozen is kunnen de functie parameters ingevuld worden. Dit kan in het submenu Parameters. Een functie heeft vaste parameters waarvan de waarde gevoed kan worden door de selecties van de gekoppelde tabel. De functie wordt namelijk per gevonden record van de hoofdtabel opnieuw uitgevoerd. Door op het driehoekje te klikken is aan te geven door welk databaseveld de parameter gevuld moet worden. Ook kunnen er een aantal systeemwaarden gekozen worden, zoals de huidige datum. Afbeelding 5.9. Scherm Onderhoud query, submenu Functies, submenu Parameters Nadat de functie gekozen en gekoppeld is kunnen de velden gekozen worden in het submenu Velden. Dit is gelijk aan de al beschreven veldselectie van een query. 34

35 Afbeelding Onderhoudsscherm query, submenu Functies, kiezen van Velden Wanneer het rapport uitgevoerd wordt zal het XML bestand de velden bevatten die in de functie zijn opgenomen. Deze velden worden binnen de gekoppelde tabel geplaatst. Indien het vinkje Sla resultaten op in eigen tabel aan staat, zullen de velden van de functie in een aparte tabel geplaatst worden met als tabelnaam de code van de functie, bijvoorbeeld F0012 voor de functie Productie NC waarden. 35

36 6. Rapport batch verwerking Batch rapportage is het gepland aanmaken van XML bestanden en andere exportformaten. De XML bestanden kunnen als bron dienen voor het uitvoeren van een rapport, zonder dat dit XML bestand opnieuw opgebouwd dient te worden. Hierdoor kan de benodigde tijd voor het aanmaken van een rapport verkort worden, omdat het XML bestand al aangemaakt is. Verder kan hierdoor ook een rapport uitgesloten worden voor het zelfstandig draaien onder de reguliere werktijd. Het gebruik van het eerder, via een batch aangemaakte XML bestand wordt dan verplicht. Bepaalde rapporten mogen niet of kunnen beter niet overdag worden opgebouwd vanwege de performance of de data die de gebruiker mag aanroepen is beperkt. Bij het gebruik van de batch rapportage, moet de broker, de applicatie die ervoor zorgt dat de geplande opdrachten worden uitgevoerd, ook actief zijn. Voor meer informatie over de inrichting van de broker wordt verwezen naar het handboek Rapport broker. Afbeelding 6.1. Menu locatie Rapport batch verwerking Via Menu-> MKG-> XML Rapportage-> Rapport batch verwerking kan de Batch rapportage module worden aangesproken. Afbeelding 6.2. Batch rapportage onderhoud 36

37 Door op de knop Nieuw te klikken wordt een nieuwe batchopdracht aangemaakt. Na het invullen van alle relevante instellingen kan de batchopdracht opgeslagen worden. Controleer vervolgens via de knop Parameters of het rapport de juiste parameterwaarden en selecties meekrijgt. Afbeelding 6.3. Icoon Nieuw Afbeelding 6.4. Icoon Parameters Rapport Geef hier het rapportnummer op. Uitvoeren op /om De eerstvolgende datum en tijdstip waarop de batch gedraaid zal worden. Herhaal Kies een standaard herhalingspatroon of maak een eigen herhaalpatroon aan op basis van een opgegeven aantal minuten, uren, dagen, weken of maanden. Uitvoeren als Geef hier aan als welke gebruiker de batch uitgevoerd moet worden. Deze gebruiker zal in het logboek van het rapport opgenomen worden. In administratie / Boekjaar Geef hier de administratie en het boekjaar op waarbinnen de opdracht uitgevoerd moet worden. Export Geef hier aan of het resultaat van het rapport geëxporteerd moet worden in een bepaald formaat. Verder kunnen bestandsnaam en map ingevoerd worden. Knoppen binnen Batch rapportage Afbeelding 6.5. Icoon Aanmaken van een nieuwe batch opdracht Afbeelding 6.6. Icoon Wijzigen van een bestaande batch opdracht Afbeelding 6.7. Icoon Verwijderen van een batch opdracht Afbeelding 6.8. Icoon Kopiëren van een batch opdracht Afbeelding 6.9. Icoon Wijziging bevestigen Afbeelding Icoon Wijziging annuleren 37

38 Afbeelding Icoon Instellen van rapportparameters. Met deze knop kunnen aan een batchopdracht parameterwaarden worden meegegeven die afwijken van de standaard parameterwaarden. Afbeelding Icoon Vernieuwen. Bij een storing worden rapporten niet meer automatisch uitgevoerd maar krijgen een storingswaarde, bijvoorbeeld doordat de rapport broker niet meer actief is. Met de Vernieuw knop kunnen alle rapporten die in het verleden zijn gepland en een storingsstatus hebben, opnieuw worden gepland, waarbij de storingsstatus wordt opgeheven en de uitvoerdatum in de toekomst wordt gezet. Afbeelding Icoon Controle van de status van de Rapport broker. Een infoscherm zal naar voren komen met de huidige status van de broker. De broker moet actief zijn voor het gebruik van de batch rapportage. Afbeelding Icoon Deactiveren. Hiermee kan de Rapport broker gestopt worden. Geplande opdrachten zullen dan niet meer uitgevoerd worden. 38

39 7. Rapport vertalingen Met de module rapportvertalingen kunnen teksten en hun vertalingen in verschillende talen worden ingevoerd. Via Menu-> MKG-> XML Rapportage-> Rapport vertalingen kan de rapportvertalingen module geopend worden. Afbeelding 7.1. Menu locatie Rapport vertalingen In deze module kunnen vertalingen van rapportteksten aangemaakt, aangepast en verwijderd worden. Wanneer een tekst in deze module overeenkomt met de tekst die in een rapport voorkomt, wordt deze tekst op het rapport door MKG vertaald bij het uitvoeren van het rapport. Standaard heeft een rapport niet de eigenschap om vertaald te worden, door de parameter Taal_code toe te voegen aan het rapport (voor uitleg zie hoofdstuk 4), kan er aangegeven worden dat het rapport vertaald moet worden. Afbeelding 7.2. Onderhoudsscherm Rapport vertalingen Kolom Taal De taal waarnaar vertaald zal worden. Kolom Tekst De exacte tekst zoals deze onvertaald op het rapport staat. Kolom Vertaling De vertaling van de opgegeven tekst. 39

40 Knoppen binnen Rapport vertalingen Afbeelding 7.3. Icoon Aanmaken van nieuwe vertalingen Afbeelding 7.4. Icoon Wijzigen van een bestaande vertaling Afbeelding 7.5. Icoon Verwijderen van een vertaling Afbeelding 7.6. Icoon Kopiëren van een vertaling Afbeelding 7.7. Icoon Wijziging bevestigen Afbeelding 7.8. Icoon Wijziging annuleren Let op! Wanneer een rapport vanuit rapportenbeheer wordt uitgevoerd zal de het rapport niet standaard vertaald worden. Wanneer dit wel gewenst is, dient de Taal_code parameter opgevraagd te worden. 40

41 8. Rapport keuzelijsten Via keuzelijsten kunnen een aantal voorgedefinieerde waarden aan rapportparameters en queryselecties worden gekoppeld. Via Menu-> MKG-> XML Rapportage-> Rapport keuze lijsten kan het scherm Keuze lijst onderhoud geopend worden. Afbeelding 8.1. Menu locatie Rapport keuze lijsten Afbeelding 8.2. Onderhoudsscherm Rapport keuzelijsten Lijst Geeft het nummer van de lijst weer. Met dit nummer kan de lijst gekoppeld worden aan een Parameter op een rapportdefinitie of een selectie voorwaarde op een query. Bij het aanmaken van een keuzelijst is het nummer zelf te bepalen. Nummers boven de 8000 zijn gereserveerd voor MKG standaard keuzelijsten. Omschrijving Omschrijving voor de keuzelijst Waarde Met dit veld wordt de tekst voor een keuze en de waarde van een keuze opgegeven. De tekst en waarde worden gescheiden met een komma. 41

42 De waarde zoals opgegeven in het vorige scherm Nee,0,Ja,1 levert de volgende keuzelijst op: Afbeelding 8.3. Voorbeeld parameter met keuzelijst Knoppen binnen Rapport keuzelijsten Afbeelding 8.4. Icoon Aanmaken van nieuwe keuzelijsten Afbeelding 8.5. Icoon Wijzigen van een bestaande keuzelijst Afbeelding 8.6. Icoon Verwijderen van een keuzelijst Afbeelding 8.7. Icoon Kopiëren van een keuzelijst Afbeelding 8.8. Icoon Wijziging bevestigen Afbeelding 8.9. Icoon Wijziging annuleren 42

43 Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit handboek. Wij van MKG hopen, dat veel dingen die u gelezen hebt, iets kunnen betekenen voor uw onderneming. Dit handboek beschrijft natuurlijk vooral de beginselen. Toch zou het u voldoende handvaten moeten geven om een goede start te kunnen maken met het verantwoord bouwen van reports. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wil ingaan. Hiervoor heeft MKG ook in Crystal Reports gespecialiseerde consultants in dienst. Zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn. Bijvoorbeeld voor het geven van adviezen, maar ook kunnen zij bedrijfsspecifieke rapportages voor u bouwen. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken dan is uw projectleider of accountmanager uw directe aanspreekpunt. Voor vragen de rapportage, zoals over de standaard meegeleverde MKG rapporten, belt u met onze Consultancy desk. Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken met behulp van het programma Teamviewer, indien nodig gewoon met u mee. Het telefoonnummer kunt u vinden op onze website. ( Het MKG team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van dit boekje en wenst u veel succes bij het werken met de rapportagegereedschappen in MKG. 43