Handleiding Declaraties

Transcriptie

1 Handleiding Declaraties TimeTell versie 8 TIMETELL BV Willem de Bijelaan KV Voorburg [email protected] Helpdesk [email protected]

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Opzet van de module Afdelingsdeclaraties versus Projectdeclaraties Declaratiesoorten Voorschotten Veiligheid en fraudebestendigheid De menustructuur Declaraties indienen Een nieuwe declaratie toevoegen De optie Projectdeclaratie Persoonlijke declaratie per declaratietype Onkosten Afstand Toelage Mogelijkheden/beperkingen voor alle declaratiesoorten Meerdere declaratieregels aanmaken binnen een declaratieset Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen) Opnieuw indienen na afkeuren Een declaratieset koppelen aan een voorschot Declaraties goed- of afkeuren Schematische weergave Goedkeuren Declaraties goedkeuren vanuit detailscherm BTW verrekenen Uitbetaling Voorschot met salaris verrekenen SEPA Export Bijlagen Declaratiemodule versus onkosten opvoeren in de weekstaat Functionaliteiten per platform TimeTell Declaratie Module 2/27 Versie 5 november 2018

3 1. Inleiding Deze handleiding is onderdeel van een complete set handleidingen die de werking en configuratie van TimeTell beschrijven. Deze specifieke handleiding is gewijd aan de TimeTell Declaratiemodule en behandelt de functionaliteiten die in TimeTell te vinden zijn onder het hoofdmenu Declaraties. Er wordt in deze handleiding geen onderscheid gemaakt tussen de Windows- en de webclient omdat de werking van de declaratiefunctionaliteit identiek is op beide platformen. In specifieke gevallen wordt in de handleiding verwezen naar andere handleidingen binnen deze set. Zo staan de declaratie functionaliteiten in de App beschreven in de TimeTell App handleiding en de configuratiemogelijkheden in de handleiding Beheer. Deze handleidingen zijn te downloaden via de downloadsectie op de TimeTell website of via de menuoptie Help/TimeTell Plaza. Deze handleiding zal eerst breed en algemeen in gaan op de mogelijkheden van de module (Hoofdstuk 2 Opzet van de module), vervolgens meer specifiek en concreet de verschillende opties doorlopen (vanaf hoofdstuk 3 Declaraties indienen). De opbouw van de hoofdstukken volgt de menustructuur zoveel mogelijk en de functionaliteiten van menuopties zijn in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf op genomen. U kunt eventueel alleen die pagina s uitprinten, die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. TimeTell Declaratie Module 3/27 Versie 5 november 2018

4 2. Opzet van de module Zonder de declaratiemodule is het in beperkte mate mogelijk om onkosten op te geven bij urenboekingen in de weekstaat (via de urendetails). De declaratiemodule bevat echter veel meer declaratie functionaliteiten zoals mogelijkheden voor een uitgebreide kostenverantwoording met bijlagen, route-registratie, valutakoersen, meerdere goedkeuringsniveaus en maatregelen voor veiligheid en fraudebestendigheid. In hoofdstuk 5 Bijlagen is een compleet overzicht met alle verschillen opgenomen Afdelingsdeclaraties versus Projectdeclaraties Een declaratieset bevat één of meer declaratieregels die eventueel gekoppeld kunnen worden aan bepaalde projecten. Een declaratieset wordt in zijn geheel goedgekeurd door de leidinggevende. Als een projectleider declaraties op zijn/haar projecten moet goedkeuren, dan kan er gebruik gemaakt worden van project declaraties. Dat is een declaratieset die alleen declaraties bevat van een specifiek project (inclusief onderliggende) zodat die goedgekeurd kan worden door de projectleider. Deze optie staat standaard uit, maar kan aangezet worden in het configuratieprofiel. Afhankelijk van deze configuratie instelling zal, bij het toevoegen van een nieuwe declaratie, de vraag worden gesteld of de declaratie gelieerd is aan een bepaald project en daarmee een Projectdeclaratie is of dat de declaratie los staat van enig project: N.B. Hoewel het indienen van een projectdeclaratie eigenlijk niet veel verschilt met het indienen van niet-project gerelateerde onkosten ligt dit op het vlak van het goedkeuren anders. Projectdeclaraties volgen in het goedkeuringsproces een andere weg dan de overige declaraties omdat in dergelijke gevallen goedkeuring van projectmanagers nodig is. (zie paragraaf 4.1 Schematische weergave) TimeTell Declaratie Module 4/27 Versie 5 november 2018

5 2.2. Declaratiesoorten TimeTell onderscheidt in haar declaratiemodule drie verschillende soorten declaraties op basis van hun belangrijkste typering: onkosten, afstand of toelage. Declaratie type Onkosten Het type onkosten is de meest voorkomende declaratiesoort waarop geboekt kan worden. Het betreft hier voornamelijk onkosten waarvan bonnetjes of facturen aanwezig zijn. Voor dit declaratietype kan men het bedrag invullen en optioneel aangeven om welke valuta het gaat. Achter de valutakeuze zit een tabel met wisselkoersen (die periodiek automatisch/handmatig ververst kan worden), zodat het opgegeven bedrag automatisch wordt omgerekend naar euro s (de basisvaluta binnen TimeTell). Het is bij dit type declaratie ook mogelijk om bijlagen toe te voegen, zoals scans van facturen, bonnetjes etc. Declaratie type Afstand Dit declaratie type behandelt de op afstanden gebaseerde declaraties, zoals kilometervergoedingen die in het kader van het werk zijn gemaakt. Een koppeling met de Google Maps API biedt de mogelijkheid om via een routeregistratie-functie de afstand te berekenen en de kilometerkosten te kunnen verantwoorden. Declaratie type Toelage Bij het type toelage kan men een aantal x een tarief invoeren. In deze handleiding zal als voorbeeld een consignatiedienst worden gebruikt. N.B. Met een consignatiedienst wordt hier bedoeld: het bereikbaar zijn van een werknemer tussen twee opeenvolgende diensten of tijdens een pauze, om bij onvoorziene omstandigheden arbeid te verrichten; de werknemer is tijdens de dienst niet aanwezig op het werk Voorschotten Een declaratiesoort van type Onkosten kan gedefinieerd worden als een Voorschot. Door een declaratie in te dienen met zo n declaratiesoort kan de medewerker alvast een voorschot uitbetaald krijgen. Bij een latere corresponderende declaratie kan hij dan dat (uitbetaalde) voorschot in mindering brengen Veiligheid en fraudebestendigheid Bij het goedkeuren van declaraties controleert TimeTell bepaalde kenmerken van de ingediende declaratie. Wanneer blijkt dat een medewerkernaam, bankrekeningnummer of bedrag is gewijzigd na het indienen, dan zal TimeTell dit signaleren en het goedkeuringsproces afbreken. TimeTell Declaratie Module 5/27 Versie 5 november 2018

6 2.3. De menustructuur Onderstaande menu-opties zijn relevant voor de Declaratiemodule. Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker zijn bepaalde functionaliteiten (en daarmee menu-icoon & tegelopties) wel of niet zichtbaar. In paragraaf 5.2 Functionaliteiten per platform is een overzicht opgenomen van welke functionaliteiten er voor welk platform beschikbaar zijn. Persoonlijk menu Organisatorisch menu TimeTell Declaratie Module 6/27 Versie 5 november 2018

7 Beheer menu TimeTell Declaratie Module 7/27 Versie 5 november 2018

8 In het configuratieprofiel is een extra tabblad Declaraties toegevoegd ten behoeve van de configuratie van de declaratiesoorten (min/max waarden voor declaraties, instellen van accorderingsslagen en instellingen over bijlagen). Zoals bij de module Tijdschrijven de individuele weekstaten op te vragen zijn via een wekenlijst, zo is bij de Declaratiemodule een overzicht op te vragen via Declaratiesets. TimeTell Declaratie Module 8/27 Versie 5 november 2018

9 3. Declaraties indienen 3.1. Een nieuwe declaratie toevoegen Om een declaratie toe te voegen kiest u voor het menu-item Persoonlijk/Declaratie toevoegen: Het toevoegen en/of bewerken van een declaratieregel gebeurt altijd vanuit de persoonlijke declaratieset. Wanneer de gebruiker een declaratie wil toevoegen wordt het volgende gecontroleerd: - Is er op het moment van toevoegen reeds een declaratieset in bewerking? o Ja: TimeTell opent deze declaratieset, waarna u een declaratieregel kunt toevoegen; o Nee: TimeTell maakt een nieuwe declaratieset aan, waarna u een declaratieregel kunt toevoegen. Indien gebruik wordt gemaakt van projectdeclaraties zal, bij een nieuwe declaratieset, eerst gevraagd worden om dit aan te geven. (zie paragraaf De optie Projectdeclaratie) Er opent een nieuw scherm, waarin minimaal een datum en declaratiesoort dienen te worden geselecteerd. De gegevens die ingevuld kunnen worden zijn afhankelijk van het type declaratiesoort: In het veld Datum wordt standaard de datum van vandaag gebruikt. Bij een projectdeclaratie moet deze binnen de geldigheidsperiode van het project vallen. De keuze voor Klant en Organisatie is afhankelijk van de instellingen in het configuratie- en autorisatieprofiel. De getoonde declaratiesoorten zijn geldig voor de gebruiker op de gekozen declaratiedatum. Declaratiesoorten waarop men niet mag declareren worden grijs getoond: TimeTell Declaratie Module 9/27 Versie 5 november 2018

10 N.B. Declaraties kunnen zowel in het verleden als de toekomst liggen, zolang aan de geldigheidsperiode van de betreffende declaratiesoort wordt voldaan. Welke gegevens verder ingevuld moeten worden hangt af van het declaratietype (zie paragraaf 3.2 Persoonlijke declaratie per declaratietype) De optie Projectdeclaratie Bij het indienen van een nieuwe declaratie, waarbij in de configuratie-instellingen de optie Projectakkoord gebruiken (zie handleiding Beheer) aan staat, zal een tussendialoog verschijnen waarin u wordt gevraagd of de declaratie een projectdeclaratie is, en zo ja, aan welk project u de declaratie wilt verbinden: TimeTell Declaratie Module 10/27 Versie 5 november 2018

11 Middels de knop zijn gelieerd. kunt u selecteren aan welk project binnen de projectenboom de onkosten Hierbij worden de voor de gebruiker geautoriseerde projecten getoond, waarbij in de projectinstellingen de optie Declaraties goedkeuren is aangevinkt. TimeTell zal bij een projectdeclaratie o.a. nagaan of de declaratie voldoet aan de opgegeven projecttermijn. Indienen van uw declaratie buiten deze termijn is niet mogelijk. Het indienen van een projectdeclaratie verloopt verder gelijk aan het indienen van een nietproject gerelateerde declaratie. Het onderscheid wordt pas gemaakt in het goedkeuringsproces. (zie paragraaf 4 Declaraties goed- of afkeuren) TimeTell Declaratie Module 11/27 Versie 5 november 2018

12 3.2. Persoonlijke declaratie per declaratietype Onkosten Hier ziet u een voorbeeld van een declaratieregel met een declaratiesoort van type onkosten, waarbij de rekening in dollars automatisch wordt geconverteerd naar Euro s door gebruik te maken van de optie Valuta: Voor een declaratiesoort van type Onkosten is verder in te stellen: - Het Bedrag kan (initieel of vast ) ingesteld worden; - Of er vreemde valuta ingevoerd kunnen worden (zoals in dit voorbeeld); - Of er een aantal opgegeven kan worden (zoals in dit voorbeeld). Bijlagen Bij een onkostendeclaratie kan een bijlage worden toegevoegd met een afbeelding of PDF van een bon of factuur, zodat de kosten ook verantwoord zijn. Die bijlage kan gekozen worden vanaf een map op de PC of, bij gebruik van de App, worden gescand/gefotografeerd (zie de TimeTell App handleiding). Bij de declaratiesoort kunt u eventueel opgeven dat bijlagen verplicht zijn. Meer informatie over de configuratie vindt u in de Handleiding Beheer. De bijlagen zijn zichtbaar als thumbnail in het declaratiescherm waarin alle declaratieregels onder elkaar zichtbaar zijn. Zo kan men snel controleren of de verantwoording van de onkosten compleet is. TimeTell Declaratie Module 12/27 Versie 5 november 2018

13 Voorschot Als de declaratiesoort (van type Onkosten) gebruikt wordt voor voorschotten, zijn de opties Valuta, Aantallen, BTW, WKR en Belastingvrij bedrag niet beschikbaar Afstand Bij een declaratiesoort met type afstand kan aangegeven worden welke kilometers zijn gereisd, ook ten behoeve van woon/werkverkeer. Men kan een vertrek- en eindpunt aangeven, waarna het systeem automatisch de afstand berekent. Met de knop kan vervolgens de route worden geopend in Google Maps, waar eventueel een aangepaste route kan worden opgeven (lichtblauwe lijn). U doet dit door op Bewerken te klikken en de lijn met de muis op te pakken en te slepen naar de feitelijk gereden route. Op deze manier verschijnen er twee routes in het kaartje: de berekende route en de daadwerkelijk gereden route. TimeTell Declaratie Module 13/27 Versie 5 november 2018

14 Wanneer de opgegeven afstand meer dan een instelbaar percentage afwijkt van de berekende afstand, dan wordt dit met een rood icon weergegeven in de declaratie als hulpmiddel bij het goedkeuren: Indien U de TimeTell App gebruikt, dan kunt u met de navigatiefunctie in real-time de gereden route vastleggen. (zie de handleiding App) Via de optie Woon-werk verkeer aftrekken kan men aangeven of het standaard aantal kilometers van huis naar kantoor van de totale afstand moet worden afgetrokken. Tot slot kan met de optie retour worden aangegeven of het aantal kilometers voor zowel een heen- als een terugreis moet worden berekend. - Voor het type Afstand kunnen nog instellingen van toepassing zijn waardoor u meer of minder opties te zien krijgt, of die waarschuwingen geven bij opslaan en indienen. Deze worden gedetailleerd besproken in de handleiding Beheer:Of woonwerkverkeer ingevuld mag worden; of het overgenomen wordt uit HRM gegevens - De afstand kan eventueel bepaald worden tot de afstand tot de klant (deze is dan verplicht). U kunt dan Google Maps niet gebruiken en geen andere afstand invoeren. TimeTell Declaratie Module 14/27 Versie 5 november 2018

15 - Er kan een aanvullend woon-werktarief van toepassing zijn waardoor de berekening van de vergoeding ingewikkelder wordt Toelage Bij een declaratiesoort van het type Toelage kan een aantal uren x tarief aangegeven worden. Het tarief is hierbij reeds bepaald in de instellingen van de declaratiesoort Mogelijkheden/beperkingen voor alle declaratiesoorten Voor alle drie typen declaratiesoorten kunnen nog de volgende instellingen van toepassing zijn waardoor u meer of minder opties te zien krijgt, of die waarschuwingen geven bij opslaan en indienen. Deze worden gedetailleerd besproken in de handleiding Beheer: - Een minimum bedrag waar beneden geen declaratie(set) ingediend kan worden. - Een maximumbedrag voor een declaratieregel; als het gedeclareerde bedrag daar boven komt wordt het afgetopt op het maximum, er wordt niet méér uitbetaald. Het totaalbedrag wordt rood gemarkeerd en als de muis er bovenstaat verschijnt een toelichting. Hierdoor kan men wel het echte declaratiebedrag invullen en is zichtbaar wat het verschil is met het afgetopte bedrag. (Als bij onkosten aantallen opgegeven kunnen worden geldt dit steeds voor één item, bv. 3 vergoedingen voor overnachtingen afgetopt op elk 100 Euro). - Een maximumbedrag voor een declaratieset; als het totaalbedrag daar boven komt kan de declaratieset niet ingediend worden. - Of de declaratieregels binnen een set allemaal van dezelfde maand moeten zijn (maanddeclaraties). - Tot hoever in het verleden declaraties ingediend kunnen worden (NB Het is niet mogelijk een declaratieregel toe te voegen waarvan de datum in de toekomst ligt). - Of het rekeningnummer verplicht is/te wijzigen is Meerdere declaratieregels aanmaken binnen een declaratieset Een declaratieset kan bestaan uit meerdere regels, bijvoorbeeld meerdere onkosten, kilometerdeclaraties of toelages. Deze set kan in het geheel worden goedgekeurd. TimeTell Declaratie Module 15/27 Versie 5 november 2018

16 Aan een declaratie(set) kunnen met de plus-knop meerdere declaratieregels worden toegevoegd: Op die manier kan een declaratieset gevuld worden met bijvoorbeeld alle declaraties van een maand of project. Die kan vervolgens ter goedkeuring worden aangeboden Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen) Voorbeeld: medewerker Bob Alberts dient een projectdeclaratie in: Bij het aanmaken van een nieuwe declaratieset zijn bepaalde gegevens al voor u ingevuld (1). Zo zijn uw naam en bankrekeningnummer, indien aanwezig, automatisch gevuld vanuit Personeel/HRM details). Voordat een declaratie wordt ingediend kunt u zelf nog een omschrijving meegeven aan de declaratie (bijvoorbeeld Declaratie september ) en eventueel extra informatie toevoegen met betrekking tot de gemaakte onkosten (2). Achter de Status, die bij een nieuwe declaratie altijd automatisch op In bewerking staat, ziet u tevens een knop voor de statushistorie (3). Via de statushistorie knop wordt een overzicht worden TimeTell Declaratie Module 16/27 Versie 5 november 2018

17 getoond van de verschillende statussen met datum en tijd en de medewerker die die status heeft toegekend. Als een declaratieset is afgekeurd, dan is de info daarbij ook zichtbaar via dit scherm. Als de declaratieset compleet is kan deze worden ingediend door het vinkje Ingediend aan te vinken links onderin het declaratiescherm. Hierbij kan optioneel een worden verstuurd: De declaratieset krijgt dan de status Wacht op afdeling akkoord. In het geval van een projectdeclaratie zal een projectleider de projectdeclaratie goedkeuren. De declaratieset krijgt dan de status Wacht op project akkoord. Bij het indienen van een declaratie worden diverse controles uitgevoerd op de declaratie (bijvoorbeeld op verplichte velden). Als de declaratieset niet aan die controles voldoet dan kan de declaratie niet worden ingediend. Ingediende declaraties kunnen alleen nog ingezien worden. Het bewerken ervan is niet mogelijk. Echter, zolang de status nog Ingediend is (nog niet goedgekeurd), kan deze nog teruggezet worden naar In bewerking door het vinkje onderaan het declaratiescherm uit te vinken. N.B. Hiermee heeft het dezelfde werking als het op Ingevoerd zetten van een weekstaat Opnieuw indienen na afkeuren Als een declaratieset wordt afgekeurd dan kan hierbij informatie worden opgegeven. Die informatie wordt opgenomen in de afkeuringsmail die aangemaakt wordt en is ook zichtbaar bij de statushistorie. De declaratie zelf is zichtbaar voor de medewerker bij de persoonlijke declaratiesets en is hierbij rood gekleurd. Als niet een gehele declaratieset afgekeurd wordt, maar slechts één of meer declaratieregels, dan worden deze afgekeurde regels verplaatst naar een aparte declaratieset en die wordt teruggestuurd naar de medewerker. De overgebleven set zal dan meestal goedgekeurd worden. Na het aanpassen van een set met afgekeurde gegevens kan de declaratie opnieuw worden ingediend. TimeTell Declaratie Module 17/27 Versie 5 november 2018

18 3.5. Een declaratieset koppelen aan een voorschot Als de medewerker eerdere declaratiesets met voorschotten ingediend heeft, en die zijn uitbetaald (zie sectie 4.5 Uitbetaling), dan kan een nieuwe declaratieset aan zo n voorschot gekoppeld worden. Voorbeeld: Dit is een declaratieregel voor de kosten van het hotel ter hoogte van Door te klikken op het link knopje achter Verreken voorschot: verschijnt een lijst met alle eerder uitbetaalde (en nog niet volledige gekoppelde) voorschotten waar de gebruiker er een uit kan kiezen. Als hij kiest voor het Voorschot hotelkosten, zien we daarna dat dit afgetrokken wordt van de kosten, waardoor het uit te betalen bedrag wordt: Als een declaratie lager is dan het eerder uitbetaalde voorschot (b.v. het hotel kostte maar 80.=) waarschuwt het programma bij indienen van de declaratie dat dit het geval is: TimeTell Declaratie Module 18/27 Versie 5 november 2018

19 Na indienen verandert het uit te betalen bedrag naar 0.= In theorie zou de medewerker nog meer declaraties in kunnen dienen en koppelen aan (het restant van) hetzelfde voorschot, net zolang tot hij zijn voorschot geheel verantwoord heeft. In de praktijk betekent zo n situatie meestal dat de medewerker teveel voorschot heeft ontvangen. Het teveel betaalde verschil kan gemarkeerd worden als Verrekenen met salaris, zodat het daarop ingehouden kan worden. Dat moet buiten TimeTell gebeuren. Zie paragraaf 4.6 Voorschot met salaris verrekenen voor meer informatie. NB Met de tweede knop (met het kruisje) achter Verreken voorschot: kunt u een gekoppeld voorschot weer verwijderen. TimeTell Declaratie Module 19/27 Versie 5 november 2018

20 4. Declaraties goed- of afkeuren 4.1. Schematische weergave De workflow voor het goedkeuren van declaraties bestaat uit meerdere stappen. Links ziet u het globale goedkeuringsschema voor standaard- en project declaraties. In het gedetailleerde stroomschema aan de rechterkant kunt u zien dat iedere stap afhankelijk is van de ingestelde limietbedragen in het configuratieprofiel (zie handleiding Beheer): TimeTell Declaratie Module 20/27 Versie 5 november 2018

21 4.2. Goedkeuren Als een declaratieset door de medewerker een status Ingediend heeft gekregen, dan kan deze goedgekeurd worden door de leidinggevende of, in het geval van een projectdeclaratie, door de projectleider. Dit kan via menu Declaratie /Organisatie /Goedkeuren De volgende opties, afhankelijk van de configuratie, zijn vervolgens te selecteren: Projectdeclaraties: Projectdeclaraties (administratie): Projectdeclaraties (financieel): Organisatie declaraties (afdeling): Organisatie declaraties (administratie): Organisatie declaraties (financieel): Medewerker declaraties (afdeling): Medewerker declaraties (administratie): Medewerker declaraties (financieel): Annuleren toegekende status: akkoord door de projectleider. akkoord door bijvoorbeeld project administratie, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door bijvoorbeeld project budget houder, in het geval van een vooraf bepaalde limietoverschrijding. akkoord door afdelingshoofd. akkoord door bijvoorbeeld administratie, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door bijvoorbeeld financiële afdeling, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door afdelingshoofd. akkoord door bijvoorbeeld administratie, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door bijvoorbeeld financiële afdeling, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. wanneer per abuis een declaratie is goed- of afgekeurd, kan via deze optie die status weer worden teruggedraaid. De declaratie krijgt dan weer de vorige status ( wachten op ). De betreffende limieten zijn in te stellen in het configuratieprofiel (zie handleiding Beheer). Vervolgens worden de medewerkers of organisatiedelen getoond, van wie de betreffende declaratiesets goedgekeurd kunnen worden. Selecteer de betreffende medewerkers of organisatiedelen of selecteer de optie Selecteer alle items links onderin het scherm. Bij projectdeclaraties worden de projecten getoond waarvan de betreffende declaratiesets goedgekeurd kunnen worden. Selecteer de betreffende projecten of selecteer de optie Selecteer alle items links onderin het scherm. TimeTell Declaratie Module 21/27 Versie 5 november 2018

22 U kunt voor elke fase (project-, afdeling-, administratie- of financieel akkoord) de declaraties selecteren en vervolgens de geselecteerde set(s) goedkeuren of afkeuren: 4.3. Declaraties goedkeuren vanuit detailscherm Vanuit het goedkeuren scherm kunt u de declaratiedetails openen en van daaruit goedkeuren of afkeuren. Door op het plaatje te klikken (1) kunt u de snel de bijlage of de gereden rit in detail bekijken. Als er meerdere bijlagen zijn kunt u die inzien via de thumbnails onderin. U kunt de hele declaratieset goedkeuren of afkeuren met de knop onderin. U kunt ook een beperkt aantal declaratieregels selecteren en vervolgens afkeuren door ze in de kolom vooraan aan te vinken (2). TimeTell Declaratie Module 22/27 Versie 5 november 2018

23 Wanneer u een selectie van declaratieregels afkeurt, worden deze afgekeurde regels afgesplitst naar een aparte declaratieset en teruggestuurd naar de medewerker ter correctie. U kunt daarna direct verder met het goedkeuren van de overgebleven declaratieregels. Als een declaratieset is goedgekeurd of afgekeurd, dan wordt automatisch de volgende declaratieset uit de lijst geladen. Daarnaast is het mogelijk om vanuit het detailscherm door de lijst te bladeren met de bladerknoppen (3). Op die manier is het eenvoudig om declaraties te bekijken met alle details tijdens het goedkeuren BTW verrekenen Onder menu Declaraties / Organisatie / Financieel vindt u de optie BTW verrekenen. Hier kan voor iedere verwerkte declaratieregel het BTW bedrag worden opgegeven. Alleen declaraties die (gemarkeerd als) betaald zijn, en die een declaratiesoort hebben waarbij BTW verrekenen is ingesteld, zullen worden getoond. De beschikbare BTW percentages kunnen worden ingesteld via menu Systeemgegevens. Verder kan worden ingesteld dat er als voorzet al een BTW bedrag berekend wordt. De BTW informatie kan gebruikt worden bij de export naar een financieel systeem. Zie de handleiding Beheer voor meer informatie. TimeTell Declaratie Module 23/27 Versie 5 november 2018

24 4.5. Uitbetaling Als alle goedkeuringsfasen zijn doorlopen krijgt de declaratie de status Wacht op uitbetalen. Een uitzondering vormen de sets waarvan de gebruiker Niet uitbetalen aangevinkt had (of dat kan is een instelling in het configuratieprofiel). Deze krijgen meteen de uiteindelijke status Betaling bedrijfscreditcard akkoord. Als u beschikt over de koppelmodule, dan is het mogelijk om deze data via een exportdefinitie te koppelen aan een extern betalingssysteem, zodat een automatische betaling kan plaatsvinden. Het is ook mogelijk om een exportdefinitie te maken die een SEPA betalingsbestand maakt die rechtstreeks bij de bank kan worden ingelezen. Hiervoor is via TimeTell een exportkoppeling beschikbaar Het is uiteraard ook mogelijk om de declaraties handmatig uit te betalen. U kunt de declaraties dan handmatig instellen op status Uitbetaald via menu Declaraties /Goedkeuren /Markeren als betaald Voorschot met salaris verrekenen Via menu item Declaraties / Organisatie / Financieel / Verreken voorschot met salaris kunnen eventueel te hoge uitbetaalde voorschotten gecorrigeerd worden: Selecteer de gewenste regels en klik op Verrekenen. Het voorschot (in dit voorbeeld met restbedrag 50.=) verdwijnt dan uit de lijst met beschikbare voorschotten die aan andere declaratiesets gekoppeld kunnen worden. Via het rapport Declaratie voorschotten toont kunt u zien welke bedragen verrekend zijn (moeten worden) met het salaris. TimeTell Declaratie Module 24/27 Versie 5 november 2018

25 4.7. SEPA Export Bijna alle banken zijn overgestapt op incasso via SEPA (Single Euro Payments Area). Dit is een methode/overeenkomst om binnen Europa op dezelfde manier te kunnen betalen. SEPA omvat alle landen binnen de EU aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. TimeTell kan koppelingen aanleveren voor het aanmaken van SEPA bestanden met betalingsgegevens. Hierdoor kan uitbetaling van de declaraties aan de medewerkers snel en in batches uitgevoerd worden. Onder menu Declaraties / Organisatie / Financieel / SEPA export vindt u deze koppelingen. Bij het aanmaken van een SEPA opdrachtbestand is het mogelijk om een hashwaardeberekening te laten uitvoeren op basis van de volledige bestandsinhoud. Door vergelijking van de berekende hashwaarde kunt u controleren of de inhoud van het opdrachtbestand op het moment van aanbieden aan de bank nog steeds identiek is aan het aangemaakte bestand (als er ook maar één teken in SEPA bestand verandert, zal de hashwaarde niet meer kloppen). De SEPA export bestaat uit 3 stappen: 1. Voer de actie SEPA declaraties aanmaken uit (klik op het knopje aan de rechterkant). Deze genereert een.xml bestand dat aan de bank aangeboden kan worden. In dit bestand staan alle betalingsopdrachten Een bijbehorend.pdf bevat de SHA256 hash code van het.xml bestand. 2. Biedt het.xml bestand aan bij de bank. Gebruik de hash code om de bank te laten verifiëren dat het bestand correct is. 3. Als de verwerking bij de bank correct uitgevoerd is: Voer de actie SEPA declaraties markeren als verwerkt uit. Opmerkingen: - Als aanbieden bij de bank niet lukt vanwege een fout in de gegevens, kunt u eventueel nog correcties in TimeTell aanbrengen en een nieuwe export maken. - Als aanbieden bij de bank gelukt is is het essentieel dat u stap 2 uitvoert. De geëxporteerde gegevens in stap 1 komen anders bij een volgende export opnieuw mee in stap 1 en worden dan dubbel uitbetaald. TimeTell Declaratie Module 25/27 Versie 5 november 2018

26 5. Bijlagen 5.1. Declaratiemodule versus onkosten opvoeren in de weekstaat De verschillen in het kort: Declaratiemodule Digitale bijlagen toevoegen, zoals bonnetjes Via de TimeTell App bonnen fotograferen en toevoegen aan declaratie Automatisch afstand berekenen tussen vertrek- en eindpunt Gereden route bijhouden via de app en toevoegen aan declaratie Declaraties met valutakoersen indienen Meerdere declaratie goedkeuringsniveaus zijn mogelijk waarbij deze niveaus afhankelijk kunnen worden gemaakt van het declaratiebedrag Uitgebreid instelbaar wie welke declaratiesoorten mag gebruiken op organisatie, medewerker en/of schaal. Maximale bedragen, verplichte velden, etc. Controle op geldigheid IBAN nummer Uitbetaling laten plaatsvinden via export definities, hetzij naar een financieel systeem hetzij direct naar een SEPA bestand voor de bank Buiten de weekstaten (tijds- en klant/projectonafhankelijk) indienen Declaraties indienen (wel of niet op projectbasis) over een langere periode (bijvoorbeeld maandelijks per project) Ingebouwde veiligheidsmaatregelen tegen frauduleus gebruik Onkosten in weekstaat Geen digitale bijlage Geen bonnen fotograferen Geen afstandsberekening Geen route bijhouden Geen valutakoersen ondersteuning Onkosten worden meegenomen in het goedkeurproces van weekstaten Beperkt inrichten en niet specifiek autoriseren; Geen controle op IBAN nummer Niet automatisch uitbetalen Uitsluitend in de betreffende weekstaat opvoeren, waarbij een koppeling met project/activiteit/klant noodzakelijk is Uitsluitend per week indienen Beperkt beveiligen tegen fraude (weekstaat niet aanpasbaar vanaf status ingevoerd) TimeTell Declaratie Module 26/27 Versie 5 november 2018

27 5.2. Functionaliteiten per platform De declaratie functionaliteit is beschikbaar op 3 platformen. In de volgende tabel is weergegeven welke functionaliteit aanwezig is per platform: # Functionaliteit App Web Client 1. Declaratie aanmaken/bewerken X X X 2. Declaratie items toevoegen aan declaratiesets X X X 3. Afstanden toevoegen aan declaratie X X X 4. Toelage toevoegen aan declaratie X X X 5. Foto maken van bonnetje (max 3 per X declaratieregel). 6. Bijlage toevoegen met foto van bon of PDF factuur (max 3 per declaratieregel) 7. Route bijhouden tijdens reis X 8. Route berekenen (start/bestemming) en tonen X X X in Google Maps. Afstand overnemen. 9. Inzicht in status van declaraties X X X 10. Overzicht van declaraties per medewerker in X X periode 11. Declaraties goedkeuren X X 12. Declaratie rapportages X X 13. Declaraties exporteren (CSV, XML, SEPA) X 14. notificaties aan indieners en goedkeurder X X Server side X X X Server side TimeTell Declaratie Module 27/27 Versie 5 november 2018