Handleiding Declaraties

Transcriptie

1 Handleiding Declaraties TimeTell versie 8 TIMETELL BV Balen van Andelplein KH Voorburg [email protected] Helpdesk [email protected]

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Opzet van de module Declaraties versus Projectdeclaraties Declaratiesoorten Veiligheid en fraudebestendigheid De menustructuur Declaraties indienen Een nieuwe declaratie toevoegen De optie Projectdeclaratie Persoonlijke declaratie per declaratietype Onkosten Afstand Toelage Meerdere declaratieregels aanmaken binnen een declaratieset Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen) Opnieuw indienen na afkeuren Declaraties goed- of afkeuren Schematische weergave Goedkeuren Declaraties goedkeuren vanuit detailscherm Uitbetaling Bijlagen Declaratiemodule versus onkosten opvoeren in de weekstaat Functionaliteiten per platform TimeTell Declaratie Module 2/20 Versie 19 oktober 2016

3 1. Inleiding Deze handleiding is onderdeel van een complete set handleidingen die de werking en configuratie van TimeTell beschrijven. Deze specifieke handleiding is gewijd aan de TimeTell Declaratiemodule en behandelt de functionaliteiten die in TimeTell te vinden zijn onder het hoofdmenu Declaraties. Er wordt in deze handleiding geen onderscheid gemaakt tussen de Windows- en de webclient omdat de werking van de declaratiefunctionaliteit identiek is op beide platformen. In specifieke gevallen wordt in de handleiding verwezen naar andere handleidingen binnen deze set. Zo staan de declaratie functionaliteiten in de App beschreven in de TimeTell App handleiding en de configuratiemogelijkheden in de handleiding Beheer. Deze handleidingen zijn te downloaden via de downloadsectie op de TimeTell website of via de menuoptie Help/TimeTell Plaza. Deze handleiding zal eerst breed en algemeen in gaan op de mogelijkheden van de module (Hoofdstuk 2 Opzet van de module), vervolgens meer specifiek en concreet de verschillende opties doorlopen (vanaf hoofdstuk 3 Declaraties indienen). De opbouw van de hoofdstukken volgt de menustructuur zoveel mogelijk en de functionaliteiten van menuopties zijn in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf op genomen. U kunt eventueel alleen die pagina s uitprinten, die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. TimeTell Declaratie Module 3/20 Versie 19 oktober 2016

4 2. Opzet van de module Zonder de declaratiemodule is het in beperkte mate mogelijk om onkosten op te geven bij urenboekingen in de weekstaat (via de urendetails). De declaratiemodule bevat echter veel meer declaratie functionaliteiten zoals mogelijkheden voor een uitgebreide kostenverantwoording met bijlagen, route-registratie, valutakoersen, meerdere goedkeuringsniveaus en maatregelen voor veiligheid en fraudebestendigheid. In hoofdstuk 5 Bijlagen is een compleet overzicht met alle verschillen opgenomen Declaraties versus Projectdeclaraties Een declaratieset bevat één of meer declaratieregels die eventueel gekoppeld kunnen worden aan bepaalde projecten. Een declaratieset wordt in zijn geheel goedgekeurd door de leidinggevende. Als een projectleider declaraties op zijn/haar projecten moet goedkeuren, dan kan er gebruik gemaakt worden van project declaraties. Dat is een declaratieset die alleen declaraties bevat van een specifiek project (inclusief onderliggende) zodat die goedgekeurd kan worden door de projectleider. Deze optie staat standaard uit, maar kan aangezet worden in het configuratieprofiel. Afhankelijk van deze configuratie instelling zal, bij het toevoegen van een nieuwe declaratie, de vraag worden gesteld of de declaratie gelieerd is aan een bepaald project en daarmee een Projectdeclaratie is of dat de declaratie los staat van enig project: N.B. Hoewel het indienen van een projectdeclaratie eigenlijk niet veel verschilt met het indienen van niet-project gerelateerde onkosten ligt dit op het vlak van het goedkeuren anders. Projectdeclaraties volgen in het goedkeuringsproces een andere weg dan de overige declaraties omdat in dergelijke gevallen goedkeuring van projectmanagers nodig is. (zie paragraaf 4.1 Schematische weergave) TimeTell Declaratie Module 4/20 Versie 19 oktober 2016

5 2.2. Declaratiesoorten TimeTell onderscheidt in haar declaratiemodule drie verschillende soorten declaraties op basis van hun belangrijkste typering: onkosten, afstand of toelage. Declaratie type Onkosten Het type onkosten is de meest voorkomende declaratiesoort waarop geboekt kan worden. Het betreft hier voornamelijk onkosten waarvan bonnetjes of facturen aanwezig zijn. Voor dit declaratietype kan men het bedrag invullen en optioneel aangeven om welke valuta het gaat. Achter de valutakeuze zit een tabel met wisselkoersen (die periodiek automatisch/handmatig ververst kan worden), zodat het opgegeven bedrag automatisch wordt omgerekend naar euro s (de basisvaluta binnen TimeTell). Het is bij dit type declaratie ook mogelijk om bijlagen toe te voegen, zoals scans van facturen, bonnetjes etc. Declaratie type Afstand Dit declaratie type behandelt de op afstanden gebaseerde declaraties, zoals kilometervergoedingen die in het kader van het werk zijn gemaakt. Een koppeling met de Google Maps API biedt de mogelijkheid om via een routeregistratie-functie de afstand te berekenen en de kilometerkosten te kunnen verantwoorden. Declaratie type Toelage Bij het type toelage kan men een aantal x een tarief invoeren. In deze handleiding zal als voorbeeld een consignatiedienst worden gebruikt. N.B. Met een consignatiedienst wordt hier bedoeld: het bereikbaar zijn van een werknemer tussen twee opeenvolgende diensten of tijdens een pauze, om bij onvoorziene omstandigheden arbeid te verrichten; de werknemer is tijdens de dienst niet aanwezig op het werk Veiligheid en fraudebestendigheid Bij het goedkeuren van declaraties controleert TimeTell bepaalde kenmerken van de ingediende declaratie. Wanneer blijkt dat een medewerker naam, bankrekeningnummer of bedrag is gewijzigd na het indienen, dan zal TimeTell dit signaleren en het goedkeuringsproces afbreken. TimeTell Declaratie Module 5/20 Versie 19 oktober 2016

6 2.3. De menustructuur Onderstaande menu-opties zijn relevant voor de Declaratiemodule. Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker zijn bepaalde functionaliteiten (en daarmee menu-icoon & tegelopties) wel of niet zichtbaar. In paragraaf 5.2 Functionaliteiten per platform is een overzicht opgenomen van welke functionaliteiten er voor welk platform beschikbaar zijn. Declaraties Beheer In het configuratieprofiel is een extra tabblad Declaraties toegevoegd ten behoeve van de configuratie van de declaratiesoorten (min/max waarden voor declaraties, instellen van accorderingsslagen en instellingen over bijlagen). Zoals bij de module Tijdschrijven de individuele weekstaten op te vragen zijn via een wekenlijst, zo is bij de Declaratiemodule een overzicht op te vragen via Declaratiesets. TimeTell Declaratie Module 6/20 Versie 19 oktober 2016

7 3. Declaraties indienen 3.1. Een nieuwe declaratie toevoegen Om een declaratie toe te voegen kiest u voor het menu-item Persoonlijk/Declaratie toevoegen: Het toevoegen en/of bewerken van een declaratieregel gebeurt altijd vanuit de persoonlijke declaratieset. Wanneer de gebruiker een declaratie wil toevoegen wordt het volgende gecontroleerd: - Is er op het moment van toevoegen reeds een declaratieset in bewerking? o Ja: TimeTell opent deze declaratieset, waarna u een declaratieregel kunt toevoegen; o Nee: TimeTell maakt een nieuwe declaratieset aan, waarna u een declaratieregel kunt toevoegen. Indien gebruik wordt gemaakt van projectdeclaraties zal, bij een nieuwe declaratieset, eerst gevraagd worden om dit aan te geven. (zie paragraaf De optie Projectdeclaratie) Er opent een nieuw scherm, waarin minimaal een datum en declaratiesoort dienen te worden geselecteerd. De gegevens die ingevuld kunnen worden zijn afhankelijk van het type declaratiesoort: In het veld datum wordt standaard de datum van vandaag gebruikt. Bij een projectdeclaratie moet deze binnen de geldigheidsperiode van het project vallen. De keuze voor Klant en Organisatie is afhankelijk van de instellingen in het configuratie- en autorisatieprofiel. De getoonde declaratiesoorten zijn geldig voor de gebruiker op de gekozen declaratiedatum. Declaratiesoorten waarop men niet mag declareren worden grijs getoond: TimeTell Declaratie Module 7/20 Versie 19 oktober 2016

8 N.B. Declaraties kunnen zowel in het verleden als de toekomst liggen, zolang aan de geldigheidsperiode van het betreffende project wordt voldaan De optie Projectdeclaratie Bij het indienen van een nieuwe declaratie, waarbij in de configuratie-instellingen de optie Projectakkoord gebruiken (zie handleiding Beheer) aan staat, zal een tussendialoog verschijnen waarin u wordt gevraagd of de declaratie een projectdeclaratie is, en zo ja, aan welk project u de declaratie wilt verbinden: Middels de knop gelieerd. kunt u selecteren aan welk project binnen de projectenboom de onkosten zijn TimeTell Declaratie Module 8/20 Versie 19 oktober 2016

9 Hierbij worden de voor de gebruiker geautoriseerde projecten getoond, waarbij in de projectinstellingen de optie Declaraties goedkeuren is aangevinkt. TimeTell zal bij een projectdeclaratie o.a. nagaan of de declaratie voldoet aan de opgegeven projecttermijn. Indiening van uw declaratie buiten deze termijn is niet mogelijk. Het indienen van een projectdeclaratie verloopt verder gelijk aan het indienen van een nietproject gerelateerde declaratie. Het onderscheid wordt pas gemaakt in het goedkeuringsproces. (zie paragraaf 4 Declaraties goed- of afkeuren) TimeTell Declaratie Module 9/20 Versie 19 oktober 2016

10 3.2. Persoonlijke declaratie per declaratietype Onkosten Hier ziet u een voorbeeld van een declaratiesoort met als type onkosten waarbij de rekening in dollars automatisch wordt geconverteerd naar Euro s door gebruik te maken van de optie Valuta: Het Bedrag kan in het configuratieprofiel als initieel of vast ingesteld worden. Bijlagen: Bij een onkostendeclaratie kan een bijlage worden toegevoegd met een afbeelding of PDF van een bon of factuur, zodat de kosten ook verantwoord zijn. Die bijlage kan gekozen worden vanaf een map op de PC of, bij gebruik van de App, worden gescand/gefotografeerd (zie de TimeTell App handleiding). Deze optie kan eventueel verplicht worden gesteld. Meer informatie over de configuratie vindt u in de handleiding Beheer. De bijlagen zijn zichtbaar als thumbnail in het declaratiescherm waarin alle declaratieregels onder elkaar zichtbaar zijn. Zo kan men snel controleren of de verantwoording van de onkosten compleet is. TimeTell Declaratie Module 10/20 Versie 19 oktober 2016

11 Afstand Bij een declaratiesoort met type afstand kan aangegeven worden welke kilometers zijn gereisd ten behoeve van woon/werkverkeer. Men kan een vertrek- en eindpunt aangeven, waarna het systeem automatisch de afstand berekent. Met de knop kan vervolgens de route worden geopend in Google Maps, waar eventueel een aangepaste route kan worden opgeven (lichtblauwe lijn). U doet dit door de lijn met de muis op te pakken en te slepen naar de feitelijk gereden route. Op deze manier verschijnen er twee routes in het kaartje. De berekende route en de daadwerkelijk gereden route. TimeTell Declaratie Module 11/20 Versie 19 oktober 2016

12 Wanneer de opgegeven afstand meer dan 10% afwijkt van de berekende afstand, dan wordt dit rood weergegeven in de declaratie als hulpmiddel bij het goedkeuren. Indien U de TimeTell App gebruikt, dan kunt u met de navigatiefunctie in real-time de gereden route vastleggen. (zie de handleiding App) Via de optie Woon-werk verkeer aftrekken kan men aangeven of het standaard aantal kilometers van huis naar kantoor van de totale afstand moet worden afgetrokken. Tot slot kan met de optie retour worden aangegeven of het aantal kilometers voor zowel een heen- als een terugreis moet worden berekend Toelage Bij een declaratiesoort van het type Toelage kan een aantal uren x tarief aangegeven worden. Het tarief is hierbij reeds bepaald in de instellingen van de declaratiesoort. TimeTell Declaratie Module 12/20 Versie 19 oktober 2016

13 3.3. Meerdere declaratieregels aanmaken binnen een declaratieset Een declaratieset kan bestaan uit meerdere regels, bijvoorbeeld meerdere onkosten, kilometerdeclaraties of toelages. Deze set kan in het geheel worden goedgekeurd. Aan een declaratie(set) kunnen met de plus-knop meerdere declaratieregels worden toegevoegd: Op die manier kan een declaratieset gevuld worden met bijvoorbeeld alle declaraties van een maand. Die kan vervolgens ter goedkeuring worden aangeboden Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen) Voorbeeld: medewerker Bob Alberts dient projectdeclaratie in: Schermprint van een nieuw in te dienen projectdeclaratie. Bij het aanmaken van een nieuwe declaratieset zijn bepaalde gegevens al voor u ingevuld (1). Zo zijn uw naam en bankrekeningnummer, indien aanwezig, automatisch gevuld vanuit Personeel/HRM details). TimeTell Declaratie Module 13/20 Versie 19 oktober 2016

14 Voordat een declaratie wordt ingediend kunt u zelf nog een omschrijving meegeven aan de declaratie (bijvoorbeeld Declaratie september ) en eventueel extra informatie toevoegen met betrekking tot de gemaakte onkosten (2). Achter de Status, die bij een nieuwe declaratie altijd automatisch op In bewerking staat, ziet u tevens een knop voor de statushistorie (3). Via de statushistorie knop wordt een overzicht worden getoond van de verschillende statussen met datum en tijd en de medewerker die die status heeft toegekend. Als een declaratieset is afgekeurd, dan is de info daarbij ook zichtbaar via dit scherm. Als de declaratieset compleet is kan deze worden ingediend door het vinkje Ingediend aan te vinken links onderin het declaratiescherm. Hierbij kan optioneel een worden verstuurd: De declaratieset krijgt dan de status Wacht op afdeling akkoord. In het geval van een projectdeclaratie zal een projectleider de projectdeclaratie goedkeuren. De declaratieset krijgt dan de status Wacht op project akkoord. Bij het indienen van een declaratie worden nog diverse controles uitgevoerd op de declaratie (bijvoorbeeld op verplichte velden). Als de declaratieset niet aan die controles voldoet dan kan de declaratie niet worden ingediend. Ingediende declaraties kunnen alleen nog ingezien worden. Het bewerken ervan is niet mogelijk. Echter, zolang de status nog Ingediend is (nog niet goedgekeurd), kan deze nog teruggezet worden naar In bewerking door het vinkje onderaan het declaratiescherm uit te vinken. N.B. Hiermee heeft het dezelfde werking als het op Ingevoerd zetten van een weekstaat Opnieuw indienen na afkeuren Als een declaratieset wordt afgekeurd dan kan hierbij info worden opgegeven. Die info wordt opgenomen in de afkeuringsmail die aangemaakt wordt en is ook zichtbaar bij de statushistorie. De declaratie zelf is zichtbaar voor de medewerker bij de persoonlijke declaratiesets en is hierbij rood gekleurd. Als een specifieke declaratieregel is afgekeurd dan is alleen deze regel rood gekleurd bij het openen van de een afgekeurde declaratieset. Na het aanpassen van de afgekeurde gegevens kan de declaratie opnieuw worden ingediend. TimeTell Declaratie Module 14/20 Versie 19 oktober 2016

15 4. Declaraties goed- of afkeuren 4.1. Schematische weergave De workflow voor het goedkeuren van declaraties bestaat uit meerdere stappen. Links ziet u het globale goedkeuringsschema voor standaard- en project declaraties. In het gedetailleerde stroomschema aan de rechterkant kunt u zien dat iedere stap afhankelijk is van de ingestelde limietbedragen in het configuratieprofiel (zie handleiding Beheer): TimeTell Declaratie Module 15/20 Versie 19 oktober 2016

16 4.2. Goedkeuren Als een declaratieset door de medewerker een status Ingediend heeft gekregen, dan kan deze goedgekeurd worden door de leidinggevende of, in het geval van een projectdeclaratie, door de projectleider. Dit kan via menu Declaratie /Organisatie /Goedkeuren De volgende opties, afhankelijk van de configuratie, zijn vervolgens te selecteren: Projectdeclaraties: Projectdeclaraties (Administratie): Projectdeclaraties (Financieel): Declaraties (Afdeling): Declaraties (Administratie): Declaraties (Financieel): Markeren als betaald: Annuleren toegekende status: akkoord door de projectleider. akkoord door bijvoorbeeld project administratie, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door bijvoorbeeld project budget houder, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door afdelingshoofd. akkoord door bijvoorbeeld administratie, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. akkoord door bijvoorbeeld financiële afdeling, in het geval van een vooraf bepaalde limiet-overschrijding. wanneer de daadwerkelijke uitbetaling handmatig gebeurt, kan via deze optie de status betaald ingesteld worden voor reeds goedgekeurde declaraties. wanneer per abuis een declaratie is goed- of afgekeurd, kan via deze optie die status weer worden teruggedraaid. De declaratie krijgt dan weer de vorige status ( wachten op ). De betreffende limieten zijn in te stellen in het configuratieprofiel (zie handleiding Beheer). Vervolgens worden de medewerkers getoond, van wie de betreffende declaratiesets goedgekeurd kunnen worden. Selecteer de betreffende medewerkers of selecteer de optie Selecteer alle items links onderin het scherm. Bij projectdeclaraties worden de projecten getoond waarvan de betreffende declaratiesets goedgekeurd kunnen worden. Selecteer de betreffende projecten of selecteer de optie Selecteer alle items links onderin het scherm. TimeTell Declaratie Module 16/20 Versie 19 oktober 2016

17 U kunt voor elke fase (project-, afdeling-, administratie- of financieel akkoord) de declaraties selecteren en vervolgens de gehele set goedkeuren of afkeuren: 4.3. Declaraties goedkeuren vanuit detailscherm Vanuit het goedkeuren scherm kunt u de declaratiedetails openen en van daaruit goedkeuren of afkeuren. In dit scherm kunt u alle details van de declaratie zien en kunt u eenvoudig de bijlagen bekijken door op het plaatje te klikken: Door op het plaatje te klikken (1) kunt u de snel de bijlage of de gereden rit bekijken. U kunt de hele declaratieset goedkeuren of afkeuren met de knop onderin. Bij afkeuren kunt u desgewenst nog de afgekeurde regels selecteren door ze in de kolom vooraan aan te vinken (2). U kunt ook op het plaatje op de kolomtitel klikken om alle regels te selecteren ter afkeuring. N.B. Een declaratieset wordt altijd in zijn geheel afgekeurd, het is dus niet mogelijk om een deel van een declaratie goed te keuren. De regelselectie is bedoeld voor de medewerker om aan te geven welke declaraties aangepast moeten worden. Als een declaratieset is goedgekeurd of afgekeurd, dan wordt automatisch de volgende declaratieset uit de lijst geladen. Daarnaast is het mogelijk om vanuit het detailscherm door de lijst te bladeren met de bladerknoppen (3). Op die manier is het eenvoudig om declaraties te bekijken met alle details tijdens het goedkeuren. TimeTell Declaratie Module 17/20 Versie 19 oktober 2016

18 4.4. Uitbetaling Als alle goedkeuringsfasen zijn doorlopen krijgt de declaratie de status Wacht op uitbetalen. Als u beschikt over de koppelmodule, dan is het mogelijk om deze data via een exportdefinitie te koppelen aan een extern betalingssysteem, zodat een automatische betaling kan plaatsvinden. Het is ook mogelijk om een exportdefinitie te maken die een SEPA betalingsbestand maakt die rechtstreeks bij de bank kan worden ingelezen. N.B. Voor het aanmaken van exportdefinities kunt u een TimeTell consultant inhuren. Het is uiteraard ook mogelijk om de declaraties handmatig uit te betalen. U kunt de declaraties dan handmatig instellen op status Uitbetaald via menu Declaraties/Goedkeuren/Markeren als betaald. TimeTell Declaratie Module 18/20 Versie 19 oktober 2016

19 5. Bijlagen 5.1. Declaratiemodule versus onkosten opvoeren in de weekstaat De verschillen in het kort: Declaratiemodule (digitale) bijlagen toevoegen, zoals bonnetjes; via de TimeTell App bonnen fotograferen/ inscannen en toevoegen aan declaratie Automatisch afstand berekenen tussen vertrek- en eindpunt Gereden route bijhouden via de app en toevoegen aan declaratie Declaraties met valutakoersen indienen Meerdere declaratie goedkeuringsniveaus zijn mogelijk waarbij deze niveaus afhankelijk kunnen worden gemaakt van het declaratiebedrag. Uitgebreid instelbaar wie welke declaratiesoorten mag gebruiken op organisatie, medewerker en/of schaal. Maximale bedragen, verplichte velden, etc. Controle op geldigheid IBAN nummer Uitbetaling laten plaatsvinden via export definities, hetzij naar een financieel systeem hetzij direct naar een SEPA bestand voor de bank Buiten de weekstaten (tijds- en klant/projectonafhankelijk) indienen; declaratiesets indienen (wel of niet op projectbasis) over een langere periode (bijvoorbeeld maandelijks per project); Ingebouwde veiligheidsmaatregelen tegen frauduleus gebruik. Onkosten in weekstaat Geen digitale bijlage. Uitsluitend uitgeprint van bijlagen voorzien; Geen bonnen fotograferen. Uitsluitend uitgeprint van bijlagen voorzien; Geen afstandsberekening Geen route bijhouden Geen valutakoersen ondersteuning Onkosten worden meegenomen in het goedkeurproces van weekstaten. Beperkt inrichten en niet specifiek autoriseren; Geen controle op IBAN nummer Niet automatisch uitbetalen; Uitsluitend in de betreffende weekstaat opvoeren, waarbij een koppeling met project/activiteit/klant noodzakelijk is; Uitsluitend per week indienen; Beperkt beveiligen tegen fraude (weekstaat niet aanpasbaar vanaf status ingevoerd). TimeTell Declaratie Module 19/20 Versie 19 oktober 2016

20 5.2. Functionaliteiten per platform De declaratie functionaliteit is beschikbaar op 3 platformen. In de volgende tabel is weergegeven welke functionaliteit aanwezig is per platform: # Functionaliteit App Web Client 1. Declaratie aanmaken/bewerken X X X 2. Onkosten toevoegen aan declaratie X X X 3. Kilometers toevoegen aan declaratie X X X 4. Toelage toevoegen aan declaratie X X X 5. Foto maken van bonnetje (max 3 per declaratieregel). 6. Bijlage toevoegen met foto van bon of PDF factuur (max 3 per declaratieregel) 7. Route bijhouden tijdens reis X 8. Route berekenen (start/bestemming) en tonen in Google Maps. Afstand overnemen. X X X X X 9. Inzicht in status van declaraties X X X 10. Overzicht van declaraties per medewerker in periode 11. Declaraties goedkeuren X X 12. Declaratie rapportages X X 13. Declaraties exporteren (CSV, XML, SEPA) X 14. notificatie aan goedkeurder bij openstaande declaraties X Server side X X Server side X X X Server side TimeTell Declaratie Module 20/20 Versie 19 oktober 2016