KWIC INSTRUMENT. Knippen in Processen Eerst het DOEN ontwerpen, dan het BESLISSEN ontwerpen en dan de REST. u Doelstelling instrument u Stappenplan

Transcriptie

1 KWIC INSTRUMENT 3 Knien in Processen Eerst het DOEN ontwerpen, dan het BESLISSEN ontwerpen en dan de REST u Doelstelling instrument u Staenplan

2 1 Doelstelling instrument In de KWIC toolbox gaan we er van uit dat de organisatiestructuur zodanig is dat de teams betrokken kunnen zijn, dat de organisatiecultuur zodanig wordt beïnvloed dat de medewerkers worden gestimuleerd tot betrokken gedrag, dat de systemen de teams ondersteunen om hun verantwoordelijkheid op te nemen en dat de strategie van de organisatie de teams kan passioneren om hun bijdrage te leveren. Om aan de veeleisende, veranderlijke en onvoorspelbare omgeving te kunnen voldoen, wordt er stroomgewijs georganiseerd in een flexibele (niet bureaucratische) organisatie. De functionele inrichting van het primaire proces wordt gekanteld en procesgericht georganiseerd. Procesgericht wil zeggen dat het complete proces, waarin een klantenvraag wordt omgezet in een antwoord, dienst of product, zoveel als mogelijk organisatorisch bij elkaar wordt gehouden. Organisaties gaan in dit geval kantelen naar een meer klant-, leerling-, patiënt-, burger-, consument-, bezoeker- ( afhankelijk van de context) gerichte aanpak. Een meer klantgerichte aanpak is één van de belangrijkste principes in de innovatieve arbeidsorganisatie. (Meer informatie hierover in de bijhorende handleiding en het boek Anders Organiseren en Beter Werken p ) In dit instrument Knien in Processen willen we een manier geven om na te denken over de organisatiestructuur en een eventuele herstructurering. 2 Staenplan Knien in Processen Stap 1: Beschrijf de core business Definieer de processen die waarde toevoegen (de core business) in de organisatie. Voor bedrijven ligt dat simpel:waarmee wordt geld verdiend? Let wel: soms kan dat verschuiven. Sommige industriële bedrijven verdienen nu bijvoorbeeld vooral met hun diensten na verkoop. Voor social profit organisaties kan dat moeilijker liggen. Wat is het doel van de organisatie, waarom werd ze destijds opgericht? Is dat doel nog hetzelfde? Dit kunnen meerdere producten en/of diensten zijn 2 Knien in Processen

3 Stap 2: Teken de processtroom Teken de processtroom van al deze producten en diensten (Zie symboolset) Probeer daarbij los te komen van het organogram van de organisatie Als het moeilijk is om deze stroom te bepalen, kan het nuttig zijn om als geproduceerd goed of als geleverde dienst terug te reizen doorheen de organisatie Symboolset SYMBOOL BETEKENIS VOORBEELD Start / Stop van een procedure. Van iedere procedure moet precies bepaald worden waar de procedure begint en waar ze eindigt Processymbool. Activiteit, handeling die iets aan de eigenschaen van een product of dienst verandert Beslissingssymbool Opgave van de alternatieven bij een beslissing. Documentsymbool Opmaak van een document Berekenen van een opzegvergoeding Is de berekening juist? Ja/ Nee Salarisfiche 1 Controlepunten Deze punten duiden de kritische punten van het proces aan Probleemgebied Er wordt een verschil vastgesteld tussen de IST en de SOLL situatie Het proces is niet onder controle Klasseringsymbool Een document wordt permanent geklasseerd Moment dat de lonen in het rekencentrum toekomen. Bepaalde activiteiten worden op verschillende wijze door de uitvoerders uitgevoerd 3 Knien in Processen

4 Processtroomschema 4 Knien in Processen

5 Stap 3: Teken de afhankelijkheden Bepaal de intensiteit van de afhankelijkheden. De intensiteit van de afhankelijkheid aangeven als volgt: Kritische afhankelijkheid: Sterke afhankelijkheid: Matige afhankelijkheid: Geen afhankelijkheid: geen Stap 4: Voor- en nadelen van knien We kunnen knien in deze stroom volgens verschillende redeneringen. Elke redenering heeft voor- en nadelen. Markeer de gewenste voordelen en de te accepteren nadelen. Bewerking voor- en nadelen Voordelen maximale bezetting van dure aaraten maximale manpowerbezetting snelle ontwikkeling proceskennis hoge vakspecialisatie flexibele routing maximale variatie innovatie per competentiegebied Nadelen p p keuze: veel orders in bewerking óf leegloop wachttijden & (tussen-)voorraadvorming lange en onbetrouwbare doorlooptijden noodzaak tot centrale planning noodzaak tot detaillering planning (bewerkingen i.p.v. orders) ordervoortgang onzichtbaar centrale planning zelden actueel door lokale verstoringen opslinger effect door spinnenweb bewuste verstoringen in volgorde keuze door tegengestelde belangen: centrale planning kijkt naar levertijd, lokale afdeling naar efficiency door omstelreductie grote afstemnoodzaak (geen waarde-toevoegende uren!) grote onderlinge verstoringskans (met herstelkosten, afbreukrisico s) tegengestelde belangen door verschil in lusten en lasten ( politieke spelletjes ) kwaliteitregeling: controle van eigen bewerkingen en overnormering moeizame integrale kwaliteitsbeheersing (met hoge kwaliteitskosten) moeizame productinnovatie en verbeteringen systeem op slot : altijd wel een reden waarom een verbetering niet kan vanuit eigen perspectief 5 Knien in Processen

6 Stap 5: Sorteren Indien gekozen wordt voor knien per orderstroom, bepaal dan de relevante criteria. Dit proces noemt men sorteren. Markten Voorspelbaarheid versus onvoorspelbaarheid klanten of klantsoorten producten / diensten / zorgvraag geleverde functie / verzorgde behoefte omvang opdracht regio locatie standaard / specialisaties uit te voeren werkzaamheden benodigde speciale vergunningen, hulpmiddelen, diensten (van derden) inkoopmarkten of leveranciers benodigde productiemiddelen of bottlenecks identieke stromen of capaciteitsgroepen etc. 6 Knien in Processen

7 Stap 6: Teken de processtroom op basis van gekozen sorteercriteria Teken processtromen op basis van de gekozen sorteercriteria. Meerdere alternatieven kunnen uitgewerkt worden. 7 Knien in Processen

8 Stap 7: Vergelijk de verschillende alternatieven Indien meerdere alternatieven uitgetekend werden, vergelijk ze in onderstaande tabel. Criterium Alternatief 1 Alternatief 2 Alternatief 3 Prestatie-eisen Productiviteit Kwaliteit Flexibiliteit Doorlooptijd Productmix Innovatievermogen Duurzaamheid Organisatieprincipes Eenvoud en transparantie Zelfsturing en integraal management Teamwork Werkbaarheid (kwaliteit van de arbeid) Reductie kort cyclisch werk Compleet takenpakket Autonomie Contact en samenwerkingsmogelijkheden Organiserende taken Voorspelbaarheid van de Uitvoerende taken Variabiliteit van het werk Beschikbaarheid van informatie 8 Knien in Processen

9 Stap 8: Teken de processtroom op basis van gekozen sorteercriteria Bepaal nu de besturingsstructuur door per functie te bepalen wat in welke functie mag beslist worden om de functie adequaat te kunnen uitvoeren. Stap 9: Teken de processtroom op basis van gekozen sorteercriteria Bepaal nu de informatiestructuur door per functie te bepalen welke functie welke informatie nodig heeft om de juiste beslissing te kunnen nemen en de functie adequaat te kunnen uitvoeren. 9 Knien in Processen