Managementrapportage. Stichting Tabijn. Februari en maart 2011

Transcriptie

1 Managementrapportage Stichting Tabijn Februari en maart 2011 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de periode februari en maart Algemeen Samenstelling samenwerkingsverbanden Aanmeldingen bij SVOK Bovenschools aanspreekpunt bij kindermishandeling Het besluit om alle scholen van Tabijn onder te brengen in één samenwerkingsverband is vanwege de nieuwe wetgeving op het terrein van Passend Onderwijs achterhaald. Gelet op de landelijke ontwikkelingen en de komst van nieuwe samenwerkingsverbanden per heeft het CvB besloten de ingezette acties om scholen over te dragen van het samenwerkingsverband IJmond- Noord naar het samenwerkingsverband Alkmaar op te schorten. De Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland heeft in een brief aangegeven dat men binnen de procedure voor aanmelding en toelating het postcodebeleid heeft opgenomen. Hiermee wordt voor de leerlingen van sommige scholen van Tabijn de keuzemogelijkheid voor het Voortgezet Onderwijs stevig ingeperkt. Het CvB heeft met het bestuur van de SVOK afgesproken dat hierover voor het einde van het schooljaar nadere afspraken zullen worden gemaakt. De leden van de algemene directie zijn ieder voor de eigen scholen het bovenschools aanspreekpunt voor zaken met betrekking tot kindermishandeling. Bij afwezigheid vervangen zij elkaar. 1

2 Organisatie Raad van Toezicht Directeurenberaad GMR Medezeggenschapsraad op het bestuursbureau De RvT vergaderde op 15 februari 2011 in het gebouw van de Bareel. Voorafgaand aan de vergadering bracht men een bezoek aan de BSO die in het gebouw is ondergebracht en verzorgde de coördinator BSO een presentatie. Tijdens de vergadering is o.a. gesproken over de managementletter 2010 van de accountant, de visie van Tabijn op huisvesting voor de periode en de code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs. Het thema van deze vergadering was Onderwijs. In dat kader werden diverse zaken aan de orde gesteld. Het directeurenberaad heeft in februari 2011 besproken of een gedragscode voor ouders wenselijk zou zijn. De arbo-coördinatoren van de scholen gaan onder leiding van de bovenschoolse arbocoördinator aan de slag met de uitkomst van de bespreking. Verder is er gediscussieerd over een aantal stellingen met betrekking tot de concerngedachte van Tabijn. In maart 2011 hebben de directeuren verder gesproken over het plan van aanpak Passend Onderwijs Tabijn en is informatie gegeven over het jaarplan 2011 van Tabijn. Tijdens deze bijeenkomst gaven twee medewerkers van het KPC informatie over de nieuwe landelijke ontwikkelingen betreffende Passend Onderwijs. De GMR heeft ingestemd met het zorgplan van het samenwerkingverband Alkmaar e.o en met het zorgplan van het samenwerkingsverband IJmond-noord. Beide zorgplannen gelden voor het schooljaar De GMR bracht ook een positief advies uit over het managementstatuut van Tabijn. Er is onder de medewerkers op het bestuursbureau een peiling uitgevoerd naar de behoefte aan een medezeggenschapsraad op het bestuursbureau. Het blijkt dat de meerderheid van de medewerkers dit wenst. De komende tijd zal nagegaan worden hoe dit op een goede manier vormgegeven kan worden. Onderwijs en kwaliteit Bijeenkomst interne begeleiders Op 3 maart 2011 kwamen de intern begeleiders in hun netwerk bij elkaar. Er is opnieuw gesproken over standarisering met betrekking tot het werken met een ontwikkelingsperspectief (voor leerlingen met een aparte leerlijn). Verder verzorgden de interne begeleiders van de Augustinusschool een presentatie waarmee zij aangaven op welke manier hun school zich in één jaar ontwikkelde van een zwakke school naar een school met een basisarrangement. Aan onderwijs en kwaliteit wordt voortdurend gewerkt. Over deze verslagperiode zijn er, naast de bijeenkomst voor de interne begeleiders, geen bijzonderheden over te vermelden. 2

3 Personeel Management op schoolniveau Kweekvijver Benoemingen in LBfuncties Ziekteverzuim Tabijn Managementdevelopment directeuren Mobiliteitsbeleid Functie leraarondersteuner Ab Vogel, directeur van de Burghtweijt en interim-directeur van de Duif, heeft om persoonlijke redenen zijn taken als interim-directeur van de Duif neer moeten leggen. Anneke van Overmeeren heeft ingaande deze taken van hem overgenomen. Kort daarna heeft Ab Vogel wegens ziekte ook zijn taken op de Burghtweijt neergelegd. Tom de Boer, directeur van de Anne Frankschool, is voor de duur van de afwezigheid van Ab Vogel de waarnemend directeur van de Burghtweijt. Met ingang van is Jan Klaver benoemd als nieuwe directeur van de Leonardusschool. Hij is momenteel directeur van een school van de Stichting Alkmaarse Katholieke Scholen. De afgelopen periode heeft een aantal medewerkers van Tabijn een schoolleidersopleiding gevolgd en met succes afgesloten. Het is van belang dat deze potentiële schoolleiders met elkaar in contact blijven. De kweekvijvergroep zal mede daarom in stand worden gehouden. Jaarlijks zullen 1 à 2 bijeenkomsten worden georganiseerd voor deze groep medewerkers. Daarnaast zal de sectormanager HRM jaarlijks inventariseren welke medewerkers belangstelling hebben voor het volgen van de schoolleidersopleiding. Na selectie worden geïnteresseerde medewerkers gefaciliteerd in het volgen van de schoolleidersopleiding en kunnen zij in de kweekvijvergroep instromen. In de periode februari en maart 2011 heeft het CvB, op voordracht van de toetsingscommissie functiemix, twee leerkrachten benoemd in LBfuncties. Het gaat om een intern begeleider en een bovenbouwcoördinator. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van Tabijn in het schooljaar laat een positief beeld zien: 4,98%. In de managementoverleggen bespreekt de algemene directie per school het ziekteverzuimpercentage. Daarbij komt o.a. aan de orde in welke mate het ziekteverzuim werkgerelateerd is. Het CvB en de algemene directie zijn op 9 en 10 februari o.l.v. de sectormanager HRM en een externe adviseur bij elkaar geweest om te praten over de besturingsfilosofie en de (toekomstige) ontwikkelingen bij Tabijn. Het kernwoord was: verbinding maken. Deze onderwerpen kwamen vervolgens aan de orde tijdens de derde tweedaagse bijeenkomst van het een managementdevelopmentraject voor directeuren (in maart 2011). De waardering voor deze bijeenkomsten is groot. Een werkgroep heeft het mobiliteitsbeleid, dat in 2009 is ingegaan, geëvalueerd en bijgesteld. Daarna heeft het directeurenberaad het aangepaste mobiliteitsbeleid besproken. De daar gemaakte opmerkingen zijn verwerkt waarna het CvB het stuk voorlopig heeft vastgesteld en ter instemming aan de PGMR heeft voorgelegd. De PGMR verleende de gevraagde instemming. Het CvB heeft het aangepaste mobiliteitsbeleid nu definitief vastgesteld en besloten dat het beleid over 1 ½ jaar geëvalueerd zal worden. Van verschillende kanten is de vraag gesteld of de functie van leraarondersteuner toegevoegd kan worden aan het functieboek van Tabijn. Met het invoeren van deze functie kan aan onderwijsassistenten de mogelijkheid worden geboden door te groeien naar een hogere functie. Dit is vergelijkbaar met de doorgroeimogelijkheden voor leraren die zijn ontstaan met de invoering van de functiemix. Daarnaast kan aan leraren die een stap terug willen of moeten doen de functie van leraarondersteuner worden aangeboden. Na bespreking in het directeurenberaad heeft het CvB het voorgenomen besluit genomen om de functie leraarondersteuner in het functieboek van Tabijn op te nemen. Vervolgens ging de PGMR unaniem akkoord met dit besluit en nam het CvB het definitieve besluit. 3

4 Personeel Verlagen werkdruk Netwerk adjunctdirecteuren Pensionado s De werkgroep Verlagen werkdruk heeft de werkzaamheden afgerond en vier aanbevelingen geformuleerd. Deze aanbevelingen zijn binnenkort onderwerp van bespreking op het CvB-overleg. De adjunct-directeuren kwamen op 24 maart 2011 bij elkaar. Er was deze keer geen speciaal thema maar er is bewust ruimte genomen om ervaringen uit te wisselen. Wat er speelt op de scholen stond centraal. Er is op 24 maart een bijeenkomst georganiseerd voor gepensioneerde medewerkers van de tabijnscholen in Heemskerk. Op de uitnodiging zijn ruim 30 personen ingegaan. Het was een buitengewoon geanimeerd en gezellig samenzijn. Financieel beleid Rapport overhead Tabijn Subsidie Plusklas Uitgeest Startsubsidie BSO Visser t Hooft Tabijn heeft deelgenomen aan een onderzoek van bureau Berenschot naar de overhead in het Primair Onderwijs Het doel van het onderzoek is het in beeld brengen van de overhead van de organisaties (inclusief de scholen) in relatie tot de totale formatie. In de rapportage voor Tabijn wordt Tabijn vergeleken met negen in omvang vergelijkbare schoolbesturen. Daarbij wordt uitsluitend gekeken naar cijfermatige gegevens. Kwaliteit en ambities van de organisaties blijven buiten beeld. Uit de rapportage komt naar voren dat bij Tabijn 15,9% van alle formatie werkzaam is in een overheadfunctie. Dit percentage is ongeveer gelijk aan het gemiddelde van de referentiegroep. Dat geldt ook voor de overheadlasten per formatieplaats van de gehele organisatie. Op tabijnniveau zal een nadere analyse worden gemaakt van de rapportage waarbij zal worden nagegaan waar Tabijn afwijkt van de referentiegroep en wat daarvan te leren valt. De vier scholen uit Uitgeest hebben subsidie aangevraagd voor een gezamenlijke plusklas. Het CvB heeft besloten een subsidie van toe te kennen voor een periode van twee jaar. De voorwaarde voor het verstrekken van deze subsidie is dat op concrete wijze aangetoond wordt dat de doelstellingen van de plusklas worden gehaald (doorgroei vaardigheidsscores en borging binnen de deelnemende scholen). De Visser t Hooftschool heeft een aanvraag ingediend voor een startsubsidie in verband met het opzetten van BSO in eigen beheer. Het CvB heeft besloten de subsidie ( ) te verlenen. Daaraan is de voorwaarde verbonden dat er wordt gewerkt met vaste tarieven en niet met het op basis van nacalculatie in rekening brengen van de uren waarin kinderen daadwerkelijk worden opgevangen. 4

5 ICT Digitaal overdrachtsdossier Pilotproject Global Start Foundation Implementatiecursussen Gehoord de discussie in het directeurenberaad heeft het CvB besloten ingaande het nieuwe schooljaar het digitaal overdrachtsdossier in te voeren. Het overdrachtsdossier is het instrument waarmee scholen voor Primair Onderwijs de leerlingen overdragen aan scholen voor Voortgezet Onderwijs. Tabijn wil dit uitsluitend digitaal laten plaatsvinden. Aan de sectormanager ICT de invoering hiervan te begeleiden. Op de Windhoek en de Prinsenhof I is als pilotproject Mousemischief uitgezet. Daarbij werken 25 leerlingen met ieder een eigen muis tegelijk op het digiboard. De Global Start Foundation is een ideële non-profit-organisatie die al acht jaar succesvol haar werkwijze, werkplaats en deskundigheid inzet als integratie- en reïntegratiemiddel en zo de instroom van nieuw, (ICT)- personeel naar de arbeidsmarkt bevordert. Voor dit doel zamelt deze organisatie afgeschreven computers en beeldschermen in. Tabijn zal de afgeschreven computers en beeldschermen, die daarvoor nog geschikt zijn, aan Global Start Foundation doneren. Voor het vormgeven van de nieuwe websites in sharepoint 2010 heeft de ICT-consultant, bijgestaan door de PR-medewerker, cursussen gegeven. Alle scholen hebben nu de vereiste kennis in huis. Nieuwe hostingpartner Voor het technisch beheer van het schooladministratiepakket Esis is de overstap gemaakt van Winsys naar Rovict. Deze migratie liep voorspoedig. Eerdere problemen bij een update van de server bij Winsys waren er de oorzaak van dat een deel van de data niet meegenomen was naar de nieuwe server. Gelukkig is de data niet verloren gegaan maar moest er wel opnieuw ingevoerd worden. Vervanging Stagiair Belangstelling In verband met de jaarlijkse vervangingscyclus is gestart met de uitrol van nieuwe computers en servers. Ter ondersteuning hiervoor is de ICT-sector tijdelijk uitgebreid met drie uur per dag. De sector ICT heeft voor een periode van tien weken een stagiair aangenomen. Het sharepointgebruik van Tabijn trekt belangstelling van andere besturen. Er is daarover voorlichting gegeven aan medewerkers van OPSPOOR (Openbaar Primair Onderwijs in Purmerend), van Ronduit (Openbaar Primair Onderwijs in Alkmaar) en van de SAKS. Huisvesting Onderhoud Paulusschool Prinsenhof II Sector Huisvesting is gestart met de voorbereiding van de uit te voeren werkzaamheden in 2011, o.a. renovatie dak Augustinusschool, het herstraten van een aantal schoolpleinen en het schilderwerk aan een aantal schoolgebouwen. In het kader van de subsidieregeling verbetering binnenklimaat zijn de scholen in Bergen en Egmond Binnen voorzien van isolatieglas. Met de gemeente Castricum en de projectontwikkelaar zijn de contracten getekend. Daarmee is nu daadwerkelijk gestart met de uitwerking van het plan voor de nieuwe Paulusschool. De directie en het team hebben hun inbreng in de uitwerking van het plan. Vooralsnog is de planning dat in augustus 2011 de eerste paal de grond in gaat. Omdat een gedeelte van de huidige school gesloopt moet worden, wordt een tijdelijke speelzaal en een tijdelijk schoolplein aangelegd op het Heliosterrein. De architect is gestart met het voorlopig ontwerp voor de nieuwe Prinsenhof. Omdat de terreinindeling van het nieuwbouwplan is gewijzigd kan de Prinsenhof in het huidige gebouw blijven totdat de nieuwbouw gereed is. 5