Managementrapportage

Transcriptie

1 Managementrapportage Medio september t/m medio november 2012 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden medio september medio november Algemeen Strategisch Beleid Intentiebesluit (administratieve) fusie Anne Frank School en Burghtweijt Steunstichting Tabijn Het huidig strategisch beleidsplan van Tabijn is van kracht tot eind Dit schooljaar zullen daarom de contouren duidelijk moeten worden van een nieuw strategisch beleidsplan (voor de periode ). Hiertoe is een regiegroep gevormd bestaande uit: voorzitter CvB, leden algemene directie, sectormanager HRM en twee schooldirecteuren. De regiegroep ontwerpt en bewaakt het proces om te komen tot een nieuw strategisch beleidsplan. Naast de regiegroep zullen meerdere ontwerpgroepen worden ingericht, die een bijdrage zullen leveren aan het op te zetten meerjarenbeleidsplan. De ontwerpgroepen zijn samengesteld uit alle geledingen van de organisatie; met name leerkrachten zullen hier prominent in vertegenwoordigd zijn. Raad van Toezicht, GMR en directeurenberaad zullen betrokken worden in het proces. Het strategisch traject wordt ondersteund door René Immers van CBE Adviseurs. Vorig schooljaar is het besluit genomen om de Burghtweijt in Heemskerk te sluiten. Na dit besluit is gebleken dat veel leerlingen van de Burghtweijt zich per augustus 2013 zullen inschrijven op de naburige Anne Frank School. Deze school zal gedurende het eerste jaar van aanmelding geen bekostiging ontvangen voor deze leerlingen. Wanneer gekozen wordt voor een (administratrieve) fusie tussen de Burghtweijt en de Anne Frank worden deze leerlingen wel bekostigd. Bovendien ontvangt de (fusie)school dan gedurende vijf jaar extra financiële middelen om de gevolgen van de (administratieve) fusie op te vangen. Om deze redenen heeft het CvB besloten het proces tot een (administratieve) fusie van de beide scholen in gang te zetten. De beide teams en medezeggenschapsraden hebben positief op deze intentie gereageerd. Ook de ouders en de GMR zijn intussen geïnformeerd. De stichting Tabijn huurt het kantoorpand van het bestuursbureau van de steunstichting Tabijn. De leden van de Raad van Toezicht (RvT) vormen het bestuur van de steunstichting. Er is onderzoek gedaan naar het verlagen van de huur van het kantoorpand. In overleg met de RvT is besloten de jaarlijkse huur te verlagen van naar Dit levert voor Tabijn een besparing op van per jaar. De vrijkomende middelen zijn beschikbaar voor het onderwijs. De huurverlaging is mogelijk door de waarde van het kantoorpand naar beneden bij te stellen; hiertoe is het kantoorpand getaxeerd. Door de lagere waarde van het kantoorpand is ook het eigen vermogen van de steunstichting navenant afgenomen. Verder zal de accountant van Tabijn de komende tijd onderzoeken of de steunstichting opgeheven en ondergebracht kan worden bij de stichting Tabijn.

2 Rapport tevredenheid dienstverlening bestuursbureau Leerlingenaantal per 1 oktober 2012 Paulus peuterschool Sectormanager ICT weer volledig terug bij Tabijn Onder de schooldirecteuren van Tabijn is voor de zomer van 2012 een onderzoek gehouden naar de tevredenheid van de directeuren over de dienstverlening van het bestuursbureau. Het resultaat is zeer positief: de directeuren geven het bestuursbureau als geheel het rapportcijfer 8. Uit de vragenlijsten kwam (op een 4-puntsschaal) een gemiddelde score naar voren van 3,3. Knelpunten zijn eigenlijk niet geconstateerd. Wel zijn meerdere suggesties gedaan om de dienstverlening nog verder te verbeteren. In het voorgaande tevredenheidonderzoek (gehouden in 2007) was de score beduidend lager. Het aantal leerlingen op de Tabijnscholen bedroeg per 1 oktober 2012: 5.625, een daling van 58 leerlingen (1%) ten opzichte van Deze daling valt mee in vergelijking met andere jaren. Veel Tabijnscholen blijven stabiel of dalen slechts licht; sommige scholen stijgen zelfs qua leerlingenaantal. Op enkele scholen is wel spraken van een sterke daling. Bij de start van de nieuwbouw van de Paulusschool in Castricum is al rekening gehouden met het idee om een peuterschool / peuterspeelzaal te huisvesten in het nieuwe gebouw. Er zijn gesprekken gevoerd met externe aanbieders, maar die hebben niet het gewenste resultaat opgeleverd. De directie van de Paulusschool heeft gevraagd of deze peuterschool in eigen beheer opgezet zou kunnen worden. Na onderzoek naar de (juridische en financiële) haalbaarheid hiervan, heeft het CvB hiervoor het groene licht gegeven. Ook de MR van de school heeft met het plan ingestemd. De Paulus peuterschool gaat van start in februari Vanaf 1 maart 2012 was Erik van der Saag, sectormanager ICT van Tabijn, voor twee dagen per week in dienst bij het Alkmaarse schoolbestuur SAKS. Doel was om één ICT-dienst te bouwen, vooruitlopend op verdergaande samenwerking tussen beide schoolbesturen. De afgelopen maanden is echter gebleken dat dit perspectief is veranderd; de SAKS wil de samenwerking met Tabijn niet verder vormgeven. Erik van der Saag treedt per 1 januari 2013 weer volledig in dienst van Tabijn. Organisatie Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 4 oktober Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het jaargesprek dat de RvT met de heer Gaemers heeft gevoerd, de beëindiging van de samenwerking met het schoolbestuur SAKS, de notitie betreffende de stakeholders van Tabijn, de checklist Code Goed Bestuur, de regeling melden vermoeden misstanden, de notitie steunstichting Tabijn, de BTW-heffing over de vacatiegelden van toezichthouders en de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het tweede kwartaal GMR De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 17 oktober en 22 november Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: een nieuwe opzet van de GMR, het rooster van aftreden van de GMR, de hoofdlijnennotities van de beide samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs (de GMR adviseerde positief), het jaarverslag 2011 van Tabijn, het rapport Driehoeksmeting, het rapport personeelstevredenheid, het bindend voordrachtrecht van de GMR bij een vacature in de RvT, het mobiliteitsbeleid, het vakantierooster en het rapport tevredenheid dienstverlening bestuursbureau.

3 Directeurenberaad Op 24 september is er voor alle Tabijndirecteuren bij het bedrijf Innofun in Breda een studiedag over social media georganiseerd. Het directeurenberaad kwam verder bijeen op 15 oktober en 5 november Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de hoofdlijnennotities van de beide samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs, het mobiliteitsbeleid, het kwaliteitszorgsysteem, de Tabijn Academie, de (uitgangspunten m.b.t. de) begroting 2013, de leerlingentelling 1 oktober 2012, het systeem van onderlinge visitaties/audits en het ziekteverzuimbeleid. Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomst intern begeleiders Netwerk leerkrachten groep 1/2 en 5/6 en 7/8 Training Flitsbezoeken Bijeenkomsten voor directeuren en intern begeleiders over Passend Onderwijs Sociale Media : ELab dag bij Innofun in Breda Naast de vaste onderwerpen, zoals ontwikkelingen in ESIS, ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen is op 4 oktober vooral aandacht besteed aan het gebruik van Kurzweil en de rol van de intern begeleider daarbij. Leden van de werkgroep Kurzweil gaven informatie en beantwoordden vragen. Daarnaast werd er vooral praktische informatie uitgewisseld. Er zijn drie netwerkbijeenkomsten georganiseerd voor leerkrachten. De leerkrachten van de groepen 1 en 2 hebben aandacht besteed aan de overgang van leerlingen van groep 2 naar groep 3. De bijeenkomst op 31 oktober was druk bezocht; 50 personen waren aanwezig. De bijeenkomst werd gewaardeerd met een 7.9. De leerkrachten van de groepen 5 en 6 kwamen voor het eerst bij elkaar. Het onderwerp was Gedrag is meer dan je ziet en ging over gedragsproblemen bij kinderen in de basisschool. Zinvolle informatie en praktische tips zijn ook onderling uitgewisseld. De 22 deelnemers waren enthousiast over deze bijeenkomst. De leerkrachten van de groepen 7 en 8 bespraken met elkaar zes leesstrategieën voor het Begrijpend Lezen. Het aantal deelnemers was 26 en de waardering was goed. Op de ochtend van 21 november en 27 november hebben de directeuren in twee groepen de training Flitsbezoek gevolgd. Ze maakten kennis met een werkwijze die directeuren in staat stelt om na een of meer korte bezoeken aan de klas in gesprek te gaan met de leerkracht over de klassensituatie en de rol van de leerkracht. In januari is het vervolg gepland. In januari start ook de training voor de adjunct-directeuren over dit onderwerp. Op 3 en 4 oktober is voor de directeuren en intern begeleiders van de samenwerkingsverbanden Noord-Kennemerland i.o. en IJmond i.o. een bijeenkomst georganiseerd om met elkaar te praten over de hoofdlijnennotitie van elk samenwerkingsverband. In de notitie staat de toekomstvisie beschreven en de wijze waarop deze kan worden gerealiseerd. Tijdens de bijeenkomsten zijn de positieve zaken en de zaken die verbeterd kunnen worden, besproken. Deze inventarisatie wordt gebruikt in de discussie die het CvB heeft met de andere besturen. De bijeenkomsten verliepen in een positieve en betrokken sfeer. Van de bijeenkomsten is een verslag gemaakt. Afgesproken is dat er meer van dergelijke bijeenkomsten worden georganiseerd. Op 24 september zijn alle directeuren van Tabijn, het CvB, de algemene directie, de sectormanagers ICT en HRM, de ICT consultant en de ICT coördinator van de Windhoek naar Breda afgereisd om bij Innofun kennis te maken met de wereld van sociale media in het onderwijs. Innofun heeft daar een model voor ontwikkeld, namelijk het Klavertje4 Model (#K4M) om tot een integrale aanpak van sociale media te komen. Dit model gaat verder dan alleen cyberpesten en

4 verder dan alleen nieuwe middelen om met ouders te communiceren. Het begint met het primaire proces: sociale media zo inzetten dat het meerwaarde heeft in de klas. Op deze studiedag werd kennisgemaakt met verschillende toepassingen van sociale media. Aan de hand van stellingen en praktijkvoorbeelden is gediscussieerd over de vraag of sociale media een bijdrage kan leveren aan het onderwijs. Tabijndag Managementoverleg Playing for Success met voetbalclub AZ De Tabijndag 2012 gehouden op 5 oktober, de dag van de leraar, stond in het teken van Sociale media. Na de opening van Jonne Gaemers over zijn eerste schreden op het gebied van twitteren en van Franciska Loth met een filmpje lesgeven is topsport, daar heb je flink wat training voor nodig was het woord aan Bamber Delver, die een prikkelende presentatie hield. De reacties op de Tabijndag zijn positief. Leerkrachten gaven na afloop aan dat er meer mogelijk is met sociale media dan zij dachten. Het was voor hen echt een eye-opener. Sommige leerkrachten willen meteen met een aantal apps aan de slag. Ook vinden zij het belangrijk hiermee bezig te zijn om de aansluiting met de leerlingen niet te missen. De tabijncommissie komt met een aantal aanbeveling aan het college van bestuur over een vervolg op dit gebied. In de laatste week van september en in de hele maand oktober zijn de managementoverleggen tussen de algemene directie en de directie van scholen gevoerd. Op de agenda stonden het jaarverslag , jaarplan , het rapport van de driehoeksmeting en de personeelstevredenheid, ziekteverzuim en de leerlingenaantallen. Een aantal PO besturen (waaronder SAKS en Ronduit in Alkmaar en Tabijn) en VO besturen (waaronder PCC en SOVON in Alkmaar en het Trinitascollege in Heerhugowaard) werken samen met de voetbalclub AZ om het concept Playing for Success van de grond te krijgen. De eerste fase is gericht om zoveel mogelijk sponsoren te vinden. Doel is om in het voorjaar 2013 met eerst twee groepen PO leerlingen te starten. Personeel Adjunctennetwerk Werkgroep werkdruk Het thema van het adjuncten netwerk is dit jaar Samen profileren met als subthema s: * constructieve communicatie met ouders * Tabijn, jouw school, jijzelf als merk personal branding * samenwerken met collega s De eerste bijeenkomst stond in het teken van constructieve communicatie met ouders. In de ochtend is een externe spreker van CPS ingehuurd, Peter de Vries, die met de adjuncten het thema ouderbetrokkenheid heeft uitgediept. De middag stond in het teken van intervisie en het werken met kernkwaliteiten. Voor de zomervakantie zijn de activiteiten die in de scholen en Tabijn-breed zijn ondernomen door de werkgroep werkdruk geëvalueerd. In het kader van de evaluatie zijn relevante documenten bestudeerd, zoals het plan van aanpak werkdruk (maart 2011), de schoolplannen ( ) en de evaluatieformulieren van de training hartcoherentie zijn gebruikt. De werkgroepleden hebben aan de hand van een gestructureerde, standaardvragenlijst telefonisch geëvalueerd met de scholen. Als belangrijkste positieve

5 punten kwamen naar voren: * het cyclisch, planmatig werken in de school geeft duidelijkheid en rust (bijvoorbeeld door het maken van groeps- en handelingsplannen tijdens de studiedagen te laten plaatsvinden) * prioriteiten aanbrengen van de onderwijsgerelateerde activiteiten zorgt voor ruimte in tijd (niet te veel nevenactiviteiten) * het bespreekbaar maken en soms relativeren van de werkdruk zorgt voor erkenning in de scholen * investeringen in teambuilding en het gericht inzetten van elkaars kwaliteiten zorgt voor positieve onderlinge relaties * er bestaan kansen in het taakbeleid door aan de ene kant nog meer te uniformeren en aan de andere kant juist ruimte te laten bestaan om creatief te kijken naar de uren die bv voor nevenwerkzaamheden staan gepland. Aangezien het afgelopen schooljaar het gemiddelde verzuimpercentage is opgelopen (6,2 %) en we dit verzuimpercentage in ieder geval onder de 5% willen houden in verband met de mogelijkheid tot het dragen van eigen financieel risico, is op advies van HRM binnen het CvB besloten om de onderwerpen verzuim en werkdruk in een werkgroep onder te brengen. Tevens is vanuit HRM het advies gegeven om de naam van de werkgroep te veranderen in de richting die we met elkaar willen uitgaan: werk en gezondheid. In het eerste kwartaal van 2013 wordt een projectplan geschreven met doelstellingen, resultaatgebieden en uitgewerkt activiteitenplan. Een van de resultaten zal in ieder geval een verzuimanalyse en een preventief en curatief verzuimbeleidsplan inclusief een visie op verzuim met bijbehorende uitgangspunten zijn. Medezeggenschap bestuursbureau en trainingen MR Functiemix Per 1 oktober zijn de drie kandidaten voor de medezeggenschap op het bestuursbureau benoemd en hebben zij hun rollen verdeeld en bekendgemaakt in de organisatie. Door de sector HRM en bestuursondersteuning is bij alle medezeggenschapsraden van de scholen, de MR van het bestuursbureau en de GMR een inventarisatie gedaan naar hun opleidingsbehoefte in het kader van de functie van de MR. Reden hiervan was dat er vanuit verschillende MR-geledingen gevraagd werd om training. Deze inventarisatie is uitgewerkt en op basis hiervan zijn er in samenwerking met de algemene directie gesprekken gevoerd met externe aanbieders. Momenteel zijn de gesprekken met een van de externe aanbieders in een vergevorderd stadium. Het ligt in de planning om de trainingen in het eerste kwartaal van 2013 uit te voeren. Het traject wordt gestart met een bijeenkomst in het directeurenberaad. Er zijn in oktober twee medewerkers benoemd in de LB-functie. Een leerkracht van de Willem-Alexanderschool is benoemd als cöordinator talentontwikkeling, leren en innoveren. Een leerkracht van het Rinket is benoemd in de LB-functie als leerkracht opbrengstgericht werken. Het komende schooljaar moet er binnen Tabijn hard worden gewerkt om met elkaar de vastgesteld percentages te behalen. Om dit doel te bereiken heeft de werkgroep functiemix een projectplan opgesteld. Dit projectplan is door het CvB geaccordeerd. Tevens heeft de werkgroep een presentatie gehouden in het directeurenberaad, waarin de behaalde percentages en de te behalen percentages per school zijn besproken. Een van de activiteiten uit het projectplan was een werkbijeenkomst met de volledige projectgroep voor de scholen waarbij de percentages wat achterblijven. Doelstelling van deze bijeenkomst was het bespreken van de belemmering en de activiteiten die ondernomen konden worden om weer beweging in de benoemingen te krijgen. Deze bijeenkomst is in november gehouden. De vragen uit deze bijeenkomst zijn in het CvB besproken en conclusies hiervan worden in december aan alle scholen gecommuniceerd.

6 ICT Atrium O365 en een migratie naar deze omgeving Switch en Diva SAKS OSO-OD De eerste drie scholen van Atrium zijn voorzien van nieuwe apparatuur, server, computers, switches en vallen nu onder beheer van Tabijn. De sectormanagers ICT heeft ondertussen kennis gemaakt in twee aparte bijeenkomsten met de directeuren en ICT-coördinatoren van Atrium. De sectormanager ICT heeft enkele bijeenkomsten bezocht, o.a. bij Microsoft, m.b.t. O365 en Microsoft Azure. We zijn voornemens onze huidige SP2010 en Exchange te verhuizen naar de Cloud. Dit zal in de eerste helft 2013 voorbereid en wellicht al deels gefaseerd uitgevoerd worden. Aan deze beide partijen is gevraagd rekening te houden met een migratie van Sharepoint en Exchange naar de Azure/O365 omgeving. Switch zal de migratie technisch ondersteunen, Diva zal de migratie functioneel/inhoudelijk ondersteunen. Op 21 november heeft een gezamenlijke bijeenkomst met ICT-coördinatoren SAKS/Tabijn plaatsgevonden. Gezien de ontwikkelingen zal dit waarschijnlijk geen vervolg krijgen. Dit staat voor het Overstapdossier waar alle scholen mee te maken krijgen. Het bevat o.a. het DOD dat scholen gebruiken om onderling leerlingengegevens uit te wisselen. PO-PO en PO-VO. Esis is al voorbereid op dit systeem. Vanuit de ICTdienst zullen we dit proces begeleiden zodat al onze scholen voor de zomervakantie klaar zijn. Het nieuwe systeem werkt met een zgn. traffic-centre dat garant moet staan voor veilig dataverkeer. Financieel beleid Financiele rapportage 3 e kwartaal Het financiële resultaat tot en met september 2012 is negatief. Het begrote negatieve resultaat is in de vergelijkbare periode , waardoor een positief verschil t.o.v. de begroting ontstaat van Het positieve verschil wordt verklaard deels door nog niet bestede kosten onderwijsleer-pakket en deels door lagere afschrijvingskosten. De verwachting is dat het jaarresultaat iets lager uitvalt dan het begrote tekort van Huisvesting Paulusschool De Bareel De officiële opening van de Paulusschool heeft op 18 oktober plaatsgevonden. De school is in gebruik vanaf de start van het nieuwe schooljaar. Het nieuwe speelplein is in samenwerking met de gemeente als beweegplein ingericht. Buiten de schooltijden kunnen de kinderen uit de buurt van dit plein gebruik maken. De aanvraag van de omgevingsvergunning voor het plaatsen van een noodgebouw van 150 m2 is in behandeling bij de gemeente. Naar verwachting zal in de voorjaarsvakantie 2013 het gebouw geplaatst kunnen worden. De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) zal moeten worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning. Dit houdt in dat het gebouw zal moeten worden aangepast aan welstandseisen en de eisen van het Bouwbesluit. Momenteel wordt gekeken of dit mogelijk is en tegen welke kosten dit kan worden gerealiseerd.

7 Kornak De Prinsenhof 2 De Otterkolken Het Baken Bij de Kornak zijn twee noodlokalen geplaatst. De school heeft nu voldoende ruimte. De bouw van de twee scholen aan de Amstelstraat in Alkmaar is medio oktober gestart. Naast de nieuwbouw van De Prinsenhof wordt ook de nieuwbouw van een VSO school voor Helioskoop gerealiseerd. Het nieuwe gebouw voor De Prinsenhof 2 wordt juli 2013 opgeleverd. De verbouw van De Otterkolken vordert. Eind december zal de nieuwe aula in gebruik kunnen worden genomen. Het oude noodlokaal is verwijderd. Bij Het Baken in Sint Pancras is het nodige groot onderhoud uitgevoerd. Alle leslokalen hebben nieuwe plafonds en verlichting gekregen; ook zijn de lokalen geschilderd. Het noodzakelijke onderhoud aan de buitenzijde is ook gereed.