Managementrapportage

Transcriptie

1 Managementrapportage Medio mei t/m medio september 2014 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden april tot medio mei Algemeen Start fusieproces Augustinus Toermalijn Playing for Success Alkmaar Aanbesteding kopieermachines In het voorjaar 2014 is de intentie uitgesproken om de basisscholen Augustinus en Toermalijn in Castricum te fuseren. In september 2014 is het fusieproces daadwerkelijk gestart met de eerste bijeenkomst van de fusiestuurgroep, waarin de directies van de beide scholen en het schoolbestuur vertegenwoordigd zijn. Er zullen twee werkgroepen worden ingericht waarin leerkrachten van beide scholen zitting zullen nemen. Deze werkgroepen leveren de informatie aan voor het fusierapport, waarin alle gevolgen van de fusie worden beschreven. Dit fusierapport is volgens de planning begin 2015 in concept gereed. De beoogde fusiedatum is 1 augustus Playing for Success Alkmaar (PfS) is een samenwerkingsverband van een aantal schoolbesturen PO en VO, de gemeente Alkmaar en voetbalclub AZ. Centrummanager PfS Hans Ploeg heeft zijn functie in overleg met het bestuur van PfS neergelegd vanwege het aanvaarden van een andere directiefunctie binnen Tabijn (Hans is benoemd tot directeur op basisschool Toermalijn). Het bestuur van PfS heeft besloten de taken van de centrum-manager te beleggen bij Iwan Sombroek, docent bij PfS. Het huidige contract m.b.t. kopieermachines loopt na 5 jaar op 1 maart 2015 af. Het CvB heeft besloten tot het uitschrijven van een nieuwe aanbesteding m.b.t. kopieermachines van de schoolgebouwen en het bestuurskantoor. Er is een werkgroep gevormd, bestaande uit enkele schooldirecteuren, de ICT-manager en de financial controller. De opdracht luidt om voor 1 maart 2015 een nieuw contract m.b.t. kopieermachines af te sluiten volgens de Europese aanbestedingsregels. Organisatie Raad van Toezicht GMR De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 17 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag 2013 (de RvT verleende goedkeuring); de evaluatie van het functioneren van het CvB en de RvT, de toezichtcyclus en de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het eerste kwartaal De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 4 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de resultaten van de Driehoeksmeting (tevredenheidsonderzoeken onder ouders, leerlingen en medewerkers); het rooster van afreden; de notitie eindopbrengsten Tabijnscholen

2 Directeurenberaad Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomsten intern begeleiders Werkgroep Plusleerlingen Werkgroep Onderwijskwaliteit Netwerkbijeenkomsten leerkrachten Het directeurenberaad kwam bijeen op 2 juni en 23 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de notitie eindopbrengsten Tabijnscholen ; het financieel en personeel meerjarenperspectief; de resultaten van de Driehoeksmeting (tevredenheidsonderzoeken onder ouders, leerlingen en medewerkers); de directiewisseling op Het Baken; de evaluatie van het directeurenberaad in het schooljaar ; de opbrengsten van de studiereis naar Noorwegen. Behalve in plenaire bijeenkomsten komt het directeurenberaad ook bijeen in een drietal kleinere groepen van ca. acht directeuren (hierin staat het uitwisselen en leren van elkaar centraal). 19 juni was de laatste bijeenkomst van het schooljaar Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen is er een presentatie geweest over de Centrale Eindtoets. Ook zijn de bijeenkomsten van dit schooljaar geëvalueerd. De tevredenheid over de vorm en de inhoud van de bijeenkomsten was ook dit jaar groot. Het blijkt dat men ook in de toekomst meer informatie en praktijkervaringen met elkaar wil delen. De wens om geïnformeerd te worden door externe deskundigen blijkt ook in een behoefte te voorzien, Tenslotte werd er ook een pleidooi gehouden om het handelingsgericht denken en werken te versterken op de scholen. Tijdens de eerste bijeenkomst van het nieuwe schooljaar, op 2 september, is aandacht besteed aan de archivering en bewaartermijnen van leerlinggegevens. Het geplande onderwerp over de aanpassingen in het inspectiekader in augustus is komen te vervallen. De aanpassingen waren nog niet gepubliceerd. Op 14 mei en 10 september is de werkgroep Plusleerlingen bij elkaar geweest. Er is een standpunt ingenomen t.a.v. een te gebruiken signaleringsinstrument. En de werkgroep is gestart met het kader voor een beleidsplan en de opzet van een digitale orthotheek voor meerbegaafde kinderen. Op 11 mei, 3 september en op 9 september is de werkgroep bij elkaar geweest. Tijdens de eerste twee bijeenkomsten is uitgebreid stilgestaan bij de ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs. De leden van de werkgroep maakten zich vooral zorgen aan het gebrek aan informatie in relatie tot de financiën die voor de leerlingen beschikbaar zouden moeten zijn. Daarnaast is er gesproken over de scholing handelingsgericht en opbrengstgericht werken en de nieuwe eisen t.a.v. van het werken met een ontwikkelingsperspectief. Op 9 september is in een aparte bijeenkomst een advies voor het CvB geformuleerd over de Centrale Eindtoets die in 2015 voor het eerst wordt afgenomen. De netwerkbijeenkomsten hebben dit najaar één centraal thema: woordenschatontwikkeling. Op 17 en 24 september zijn de leerkrachten van de groep 1 / 2 en 3 / 4 bij elkaar geweest over dit onderwerp. Beide bijeenkomsten zijn goed bezocht; ruim vijftig collega s waren aanwezig. De leerkrachten van groep 1/2 kregen van Marianne Verhallen, deskundige op het gebied van woordenschatonderwijs een presentatie. Hierin werd het belang van goed woordenschatonderwijs en het kennen van de betekenis van een groot aantal basiswoorden benadrukt. In het netwerk groep 3/4 werd de relatie tussen woordenschat en wereld besproken. Beide bijeenkomsten werden door de aanwezige leerkrachten goed beoordeeld.

3 Onderwijsinspectie Werken aan opbrengsten Audit bij Salomo Personeel Benoemingen Adjuncten-netwerk Professionalisering sector HRM en bestuursondersteuning Personeelsraad Functiemix LB-functies In het kader van het Stelselonderzoek Onderwijs aan nieuwkomers (type 3) heeft de onderwijsinspectie De Fakkel bezocht. Het onderzoek was oriënterend van aard. De ervaringen die de inspectie heeft opgedaan worden gebruikt voor een landelijk onderzoek. De inspectie had een positieve indruk van het onderwijs aan nieuwkomers op De Fakkel. Het onderwijs aanbod is goed gestructureerd en kwalitatief in orde. Alle onderdelen zijn voldoende. De manier waarop de kinderen met elkaar en anderen omgaan, de taakgerichte werksfeer en de wijze waarop de school de kwaliteit van het onderwijsleerproces borgt, kregen de beoordeling goed. De Algemene Directie heeft met het CPS een gesprek gehad over de wens van Tabijn om voor leerkrachten, intern begeleiders, directeuren, College van Bestuur (CvB )en Algemene Directie (AD) via de Tabijn Academie trainingen te organiseren over handelingsgericht en opbrengstgericht werken. In gesprekken met directeuren en intern begeleiders bleek dat daar grote behoefte aan was. De opzet is als volgt. Na een intakegesprek met directeur en intern begeleider met een adviseur van het CPOS en het betrokken lid van de Algemene Directie, wordt er een maatwerktraject voor elke school opgezet. CvB en AD volgen een eigen traject, dat bestaat uit een scholingsbijeenkomst en klassenbezoeken op twee scholen; in november 2014 en januari Op 10 juni jl. zijn Jonne Gaemers, Franciska Loth, Wim Noom, Arlette Kock en Frank Scheffer als auditoren op bezoek geweest voor een bestuurlijke audit bij Salomo, een schoolbestuur in Haarlem. Zij zijn op 9 mei bij elkaar geweest o.l.v. Ronald Stevens om de audit voor te bereiden. Op 21 augustus is het rapport met de bevindingen met het schoolbestuur van Salomo besproken. Zowel voor de auditoren al voor de auditees was het een leerzame ervaring. In het voorjaar van 2015 komt Salomo bij Tabijn op bezoek. Dhr. Hans Ploeg is per 1 september 2014 benoemd in de functie van directeur op de Toermalijn te Castricum. Op 3 juni vond de laatste bijeenkomst van het adjuncten-netwerk plaats. Tijdens deze bijeenkomst is met dhr. Noom van de algemene directie bijgepraat over de positie van de adjunct-directeur in de scholen. Daarna hebben de adjunctdirecteuren kennis en ervaring uitgewisseld over onder andere fusietrajecten en de (onafhankelijk) positie van deze functie in de scholen. Het netwerk werd dit jaar afgesloten met een diner. De teamdag van de sector HRM en bestuursondersteuning op 20 mei 2014 stond in het teken van persoonlijk leiderschap en non-verbale communicatie. Deze dag is begeleid door trainster Andrea Doeser van de Werkmaatschappij. Tijdens de dag werden paarden als co-trainers ingezet. De sectormanager HRM en bestuursondersteuning heeft in samenwerking met de sectormanager administratie in de personeelsraad een presentatie verzorgd over het meerjaren formatieplan en de bijbehorende personeelsplanning. Per 1 juli zijn de volgende medewerkers benoemd in een LB-functie: Mevr. Smakman van de Molenhoek als gedragsspecialist, Mevr. De Jong van de Windhoek als didactisch coördinator, Mevr. Van Pel van de Vlinder als cultuurcoördinator, Mevr. Kooter van de Vlinder als gedragsspecialist, Mevr. Langeveld van de Vlinder als bouwcoördinator. Bij de Bareel zijn de volgende medewerkers benoemd in LB-functies; Mevr. Sluis als bouwcoördinator Middenbouw, Dhr. Vermij als bouwcoördinator bovenbouw, Dhr. Huikeshoven als leerkracht MRT.

4 ICT ICT-beleidsplan Met ondersteuning van CBE (René Immers) is het concept-ict-beleidsplan (als afgeleide van het Strategisch Beleidsplan) opgeleverd. Jaarplan en De werkgroep ICT heeft zich gebogen over het concept Beleidsplan en het Werkgroep(en) ICT jaarplan. De drie doelen zijn: Opleveren Digitaal Portfolio, Ouderportaal en Competentiescan. Deze onderdelen zijn verdeeld over de drie zittende directeuren die allen een sub-werkgroep zullen aansturen. (Doel voor de werkgroepen is het opleveren van een PvE (Programma van Eisen) voor het einde van dit kalenderjaar. Daarna zullen de diverse aanbieders uitgenodigd worden.) De Combinatie Er zijn verschillende promotiefilmpjes van een aantal van onze scholen geplaatst op de website. De Combinatie uit Alkmaar heeft deze filmpjes opgeleverd. Nanny software De Nanny software t.b.v. de BSO is aangepast. De software draait nu op één database. Dit is beter voor het beheer. De aanpassing is op advies van de leverancier door de leverancier uitgevoerd in de vakantie. 3d- printing Ook Tabijn heeft de eerste stappen gezet op het gebied van 3d-printing. Op de Paulusschool draait een pilot. De leerkracht onderzoekt de mogelijkheden en beschrijft wat lessenseries. De pilot duurt dit schooljaar. Digiloket Op de Leonardus is een pilot gestart met Digiloket. Dit platform in ontwikkeling wordt geleverd door de makers van scholenkeuze.nl. Het is wellicht de voorloper van het digitale paspoort dat de overheid voor ogen heeft. Het geeft ons meer inzicht in de ins en outs van een mogelijk ouderportaal/digitaal portfolio. Koks Gesto klankbordgroep ICT-coördinatoren N.J. Sloep en E. van der Saag hebben op uitnodiging van Koks Gesto zitting genomen in een klankbordgroep die zich bezig houdt met toekomstige ontwikkelingen zoals Learning Analytics en uitgevers. De ICT-coördinatoren hebben zich gebogen over het jaarplan. In subgroepen is gesproken over de drie doelen uit het plan en zijn ideeën uitgewisseld Huisvesting Bareel Oranjehof Kofschipstraat Van Arkelschool Leonardus Toermalijn Willem-Alexander De Branding De Duif DURV! Tochtwaard Uitgeest In de zomervakantie is Het Blok aangepast aan de nieuwe eisen van het Bouwbesluit. De kosten zijn voor de Gemeente Heemskerk. Momenteel dient de aannemer nog wat zaken af te maken. Het gebouw is op 1 augustus leeg aan de Gemeente Alkmaar teruggegeven. In een deel van het gebouw is de School op Wielen gevestigd. In de zomervakantie is de centrale hal van de school verruimd en aangepast. Hierdoor heeft de school een logische indeling verkregen. Ook is de school binnen- en buitenom geschilderd. Tussen het kinderdagverblijf De Kangoeroe en de Leonardus is een doorgang gemaakt ten behoeve van de BSO. Het noodgebouw is verwijderd, waarna een nieuw gedeelte hekwerk is geplaatst en het terrein is bestraat. Gedeelten van de gemetselde gevels zijn opnieuw gevoegd. De keuken is vernieuwd en vergroot. Het gebouw is buitenom geschilderd. Rondom het terrein van de Duif is een hekwerk geplaatst. Reden is het voorkomen van vandalisme. De school is deze zomer buitenom geschilderd. Tabijn heeft een voorstelplan bij de Gemeente Uitgeest ingediend betreffende de scholen aan de oostzijde van de spoorlijn. Samen met de Gemeente hopen we hier goede huisvesting voor onze scholen te creëren.

5 Sector Huisvesting Financiën Jaarrekening 2013 Financieel verslag januari t/m mei 2014 Per 1 september jl. werkt Wil Kaandorp een dag per week bij Stichting CPOW in Purmerend. In verband met de decentralisatie van het onderhoud van de gebouwen stelt hij bij CPOW het meerjarenonderhoudsplan en de bijbehorende budgets op, waarna hij deze ook in uitvoering brengt. Gabriëlla van Heijst is op 1 augustus bevallen van een zoon en zal eind oktober haar werkzaamheden weer oppakken. Door ziekte zal de onderhoudsdienst dit jaar nog met twee man aanwezig zijn. De Raad van Toezicht heeft in de vergadering van 17 juni jl. het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, goedgekeurd. Over 2013 is een negatief (geconsolideerd) exploitatieresultaat behaald van EUR Begroot was een negatief resultaat van EUR Indien de eenmalige baten en lasten worden geëlimineerd, is het over 2013 gerealiseerd resultaat uitgekomen op EUR negatief, beperkt ongunstiger dan het begrote resultaat over 2013 ad. EUR Eenmalige baten en lasten Het effect van de eenmalige baten en lasten over 2013 was, gesaldeerd, EUR positief. De eenmalige baten en lasten hadden betrekking op: De eenmalige additionele rijksbijdrage van EUR welke Tabijn in december 2013 ontving als gevolg van het Herfstakkoord ten behoeve van de sector primair onderwijs. De eenmalige last ad EUR in 2013 vanwege de dotatie aan de voorziening wachtgelduitkeringen. Het financiële resultaat tot en met mei 2014 is ,- positiever dan begroot. Het begrote negatieve resultaat is ,- het gerealiseerde resultaat tot en met mei 2014 is ,- negatief. Het verschil wordt met name veroorzaakt door de post Onderwijsleerpakket. Na aanschaf voor het schooljaar zal deze onderbesteding ingelopen worden. Op basis van de t/m mei-cijfers is de verwachting dat de prognose voor het gehele jaar 2014, iets boven het begrote tekort van uitkomt.