Praktijkinstructie Commerciële administratie 2 (CCA02.2/CREBO:50157)

Transcriptie

1 instructie Commerciële administratie 2 (CCA02.2/CREBO:50157)

2 pi.cca02.2.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Onderdeel 1 INKOOP-/CREDITEURENADMINISTRATIE Taak 1.1 Standaardbestellingen (eindterm 5, 6, 8, 16 en 17) 5 Taak 1.2 Niet-standaardbestellingen (eindterm 9, 11, 12, 16 en 17) 8 Taak 1.3 Orderbewaking (eindterm 6, 10, 13 en 14) 12 Taak 1.4 Binnenkomende facturen (eindterm 3, 4 en 14) 15 Taak 1.5 Betalen van facturen (eindterm 3 en 4) 17 Taak 1.6 Verwerken van bankafschriften (eindterm 3, 6 en 7) 19 Onderdeel 2 VERKOOP-/DEBITEURENADMINISTRATIE Taak 2.1 Aanmaken van orders (eindterm 5, 6, 13, 16 en 17) 21 Taak 2.2 Samenstellen van facturen (eindterm 15 en 16) 23 Taak 2.3 Vastleggen van de vorderingen op debiteuren (eindterm 3 en 7) 25 Taak 2.4 Verwerken van de ontvangen bedragen (eindterm 3 en 7) 26 Onderdeel 3 VOORRAADADMINISTRATIE Taak 3.1 Vastleggen goederenmutaties (eindterm 3 en 7) 28 Onderdeel 4 BOEKINGSDOCUMENTEN/GROOTBOEKADMINISTRATIE Taak 4.1 Voorbereiden van de verwerking van boekingsdocumenten (eindterm 1, 2 en 3) 30 Taak 4.2 Invoeren en verwerken van boekingsdocumenten (eindterm 1, 2, 4 en 7) 32

4 Commerciële administratie 2 Praktijk

5 Inleiding Iedere onderneming is verplicht een administratie te voeren. In deze praktijkinstructie maak je kennis met alle aspecten van zowel de inkoop- als de verkoopadministratie. Bovendien leer je hoe de administratie boekhoudkundig verwerkt moet worden. Afhankelijk van de grootte van de onderneming kunnen één of meerdere afdelingen bij de administratie betrokken zijn. In deze praktijkinstructie staat een eenvoudige administratie van een handelsonderneming centraal. De taken kunnen, na aanpassing van het werkplan in overleg met de praktijkopleider, in elk soort onderneming uitgevoerd worden. Om aan de wensen van de klanten te kunnen voldoen moeten er eerst producten ingekocht worden. Er zijn producten die volgens een standaardprocedure worden besteld en producten waarvan eerst bekeken wordt welke leverancier het meest in aanmerking komt. In taak 1.1 leer je hoe standaardbestellingen geplaatst worden. Voor producten die voor de klant aan specifieke eisen moeten voldoen of producten die niet standaard tot het assortiment van de onderneming behoren, worden offertes aangevraagd. In taak 1.2 leer je deze niet-standaardbestellingen voor te bereiden. Bovendien adviseer je je leidinggevende (praktijkopleider) over welke leverancier de meest geschikte is voor dat specifieke product. Dit doe je op basis van vergelijking van verschillende offertes. Nadat een bestelling geplaatst is, moet gecontroleerd worden of de goederen op tijd worden geleverd en of er eventueel sprake is van afwijkingen in aantallen of kwaliteit. Dit wordt orderbewaking genoemd. Bij afwijkingen moet dit direct gerapporteerd worden aan zowel intern verantwoordelijken als de leverancier. Taak 1.3 beschrijft waar je allemaal op moet letten. Vervolgens stuurt de leverancier voor de geleverde goederen of diensten een factuur. In de taken 1.4 en 1.5 leer je hoe deze facturen verwerkt en betaald worden. Nadat de facturen zijn voldaan, ontvang je van de bank een afschrift. Deze bankafschriften worden gecontroleerd en verwerkt in de crediteurenadministratie. Dit komt in taak 1.6 aan de orde. Als de artikelen zijn ingekocht en de leveranciers zijn betaald, kunnen de producten worden verkocht. Voordat een klant een order kan plaatsen wordt gecontroleerd of het gewenste product op voorraad is. Ook zal de klant willen weten wanneer hij in aanmerking komt voor een speciale korting en tegen welke voorwaarden de goederen worden geleverd. Taak 2.1 behandelt de stappen die je moet uitvoeren om een verkooporder aan te maken. Zodra de orderbevestiging binnen is en de goederen uitgeleverd worden, stel je een factuur samen. Dit leer je in taak 2.2. Klanten van wie de onderneming nog geld tegoed heeft, worden geregistreerd in de debiteurenadministratie. De vorderingen op debiteuren worden vastgelegd in taak 2.3. Wanneer een klant zijn rekening betaalt, dient dit verwerkt te worden in de debiteurenadministratie. In taak 2.4 wordt de verwerking van ontvangen bedragen van klanten behandeld en wordt aangegeven hoe je een overzicht kunt krijgen van klanten die nog niet betaald hebben. In taak 3.1 leer je hoe de voorraadstanden en het voorraadverloop geadministreerd worden. Uit deze gegevens maak je op hoe vaak een product besteld moet worden en in welke hoeveelheden. In de laatste taken 4.1 en 4.2 wordt behandeld hoe boekingsdocumenten verwerkt worden. Wanneer alle grootboekrekeningen zijn bijgewerkt is het mogelijk om de balansen op te maken en het Eigen Vermogen van een onderneming te bepalen. Commerciële administratie 2 3

6 Commerciële administratie 2 4

7 Onderdeel 1 Taak 1.1 INKOOP-/CREDITEURENADMINISTRATIE Standaardbestellingen Sommige producten bestelt een bedrijf regelmatig bij een bepaalde leverancier omdat het die producten vaak nodig heeft. Bij de leverancier maken deze producten deel uit van het assortiment. De leverancier is bekend met de regelmatige behoefte (de vraag) en de gewenste kwaliteit van het bestellende bedrijf. De leverancier houdt dan een bepaalde voorraad van deze producten aan. De wijze waarop de bestellingen van deze producten worden uitgevoerd is bekend. Deze bestellingen worden standaardbestellingen genoemd. Toch kan het ook bij standaardbestellingen gebeuren dat er nog zaken veranderen. Zo kan de leverancier bij een bepaalde afname tijdelijk een extra korting geven. In deze taak leer je standaardbestellingen uitvoeren. Doel Aan het eind van deze taak kun je: standaardbestellingen uitvoeren (eindterm 8) documenten en formulieren die bij de inkoop voorkomen invullen (eindterm 5) documenten en formulieren die bij de inkoop voorkomen archiveren (eindterm 6) verschillende betalingscondities onderscheiden (eindterm 16) verschillende leveringscondities onderscheiden (eindterm 17) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de bestellingen van klanten of interne afdelingen en sorteer de bestellingen op standaard- en niet-standaardbestellingen. Stap 2 Neem belangrijke gegevens over op het bestelformulier of in het geautomatiseerd systeem, zoals: - omschrijving van het product - het productnummer (het artikelnummer) waaronder het artikel bij de leverancier bekend is - de hoeveelheid - kwaliteit van het product. Let op: Controleer of de ondertekenaar van het bestelformulier of van de interne bestelopdracht bevoegd is om de bestelling te plaatsen. Stap 3 Informeer bij de leverancier naar leverings- en betalingscondities. Geef, als dat nodig is, wijzigingen in levertijden of kwantumkortingen door aan de interne opdrachtgever. Vraag om acceptatie van de wijzigingen. Stap 4 Vul het bestelformulier verder in. Maak kopieën voor de interne opdrachtgever, het magazijn, de financiële administratie en eventuele andere verantwoordelijke medewerkers. Zorg dat je zelf ook een kopie houdt. Stap 5 Plaats de order bij de leverancier door het bestelformulier (het origineel) op te sturen, te faxen of te en. Let op: Wanneer je de order telefonisch plaatst, is het verstandig dit altijd schriftelijk te bevestigen. Als er andere afspraken zijn gemaakt met de leverancier, kun je dat terugvinden bij de inkoopvoorwaarden.) Stap 6 Verwerk het bestelformulier in de inkoopadministratie. Let op: Bestelformulieren kunnen per leveranciersnaam op leverdatum of op ordernummer worden opgeborgen. Taak 1.1 Commerciële administratie 2 5

8 Stap 7 Verwerk binnengekomen orderbevestigingen van de leverancier in het systeem. Stap 8 Controleer de mutaties met behulp van het invoerverslag of de output. Stap 9 Maak een back-up van het bestand. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke standaardformulieren worden in het bedrijf gebruikt bij bestellingen? 2. Worden formulieren handmatig en/of geautomatiseerd verwerkt? 3. Van welke afdelingen kun je orders verwachten? 4. Wie heeft de bevoegdheid om interne bestellingen te plaatsen? (Noem geen namen maar functies) 5. Welke informatie is er beschikbaar over de leveranciers? 6. Welke criteria gelden in het bedrijf bij het bestellen? Denk onder andere aan kwaliteit en prijs. 7. Welke afdelingen moeten op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in orders? 8. Hoe kan de inkoper beschikken over voorraadgegevens zoals hoogte van de voorraad en omloopsnelheid? 9. Welke wijzigingen kunnen nog plaatsvinden in de standaardgegevens van een bestelopdracht? 10. Hoe worden bestelformulieren verwerkt in de inkoopadministratie? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Standaardbestellingen uitvoeren Vraag de praktijkopleider om een aantal standaardbestellingen, die moeten worden uitgevoerd. - Neem belangrijke gegevens voor de bestelopdracht over op het bestelformulier of in het geautomatiseerd systeem, zoals:. omschrijving en nummer van het artikel. hoeveelheid. kwaliteit. - Informeer bij de leverancier naar de leverings- en betalingscondities. Geef, als dat nodig is, wijzigingen door aan de opdrachtgever en vraag of hij de wijzigingen accepteert. Taak 1.1 Commerciële administratie 2 6

9 2. Vul de (standaard)bestelformulieren in voor de bestellingen uit opdracht 1 en maak de benodigde kopieën. - Laat je praktijkopleider controleren of het formulier goed en volledig is ingevuld. - Maak ook een kopie voor jezelf en verwerk de gegevens in de inkoopadministratie. Let op: Het opbergen kan per leverancier op leverdatum of op ordernummer gebeuren. - Plaats de order bij de leverancier door het bestelformulier (het origineel) op te sturen, te faxen of te en. Let op: Wanneer er telefonisch besteld is, is het altijd verstandig de bestelling schriftelijk te bevestigen. 3. Verwerk orderbevestigingen van de leverancier in het systeem. - Controleer de mutaties met behulp van het invoerverslag of de output. - Maak een back-up van het bestand. Taak 1.1 Commerciële administratie 2 7

10 Taak 1.2 Niet-standaardbestellingen Wanneer een bedrijf een bepaald product niet vaak bestelt, moet gezocht worden naar de leverancier met het beste aanbod. Bij een aantal leveranciers wordt een offerte aangevraagd en deze offertes worden met elkaar vergeleken. In deze taak leer je hoe je voor niet-standaardbestellingen gegevens kunt verzamelen, offertes kunt aanvragen en vergelijken en een besteladvies kunt opstellen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: niet-standaardbestellingen voorbereiden (eindterm 9) offertes aanvragen (eindterm 11) offertes met elkaar vergelijken (eindterm 12) verschillende leveringscondities onderscheiden (eindterm 16) verschillende betalingscondities onderscheiden (eindterm 17) documenten en formulieren die bij de inkoop voorkomen archiveren (eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel voor een inkoopproduct de productspecificaties (producteigenschappen). Denk ook aan andere eisen waaraan het product moet voldoen, zoals technische voorzieningen. Doe dit met behulp van catalogi of een leveranciersbestand. Stap 2 Maak voor het inkoopproduct een aanvraag voor een offerte bij een aantal leveranciers. Vermeld daarbij direct de eigen inkoopvoorwaarden. Let op: Zorg ervoor dat de verschillende offertes vergelijkbaar zijn, vraag in de offerteaanvraag naar de(zelfde) leverings- en betalingscondities. Stap 3 Laat je offerteaanvraag goedkeuren door je praktijkopleider of direct leidinggevende. Verstuur vervolgens, in overleg, de offerteaanvragen per post, fax of . Stap 4 Vergelijk de binnengekomen offertes met behulp van een scorelijst op: - kwaliteit - prijs - leveringscondities - betalingscondities. Stap 5 Maak een notitie waarin je je praktijkopleider of direct leidinggevende adviseert over het beste aanbod (ofwel de beste leverancier). Geef ook een alternatief aan. Stap 6 Plaats na goedkeuring door de verantwoordelijke persoon de bestelling bij de gekozen leverancier. Stap 7 Informeer de niet gekozen leveranciers over de beslissing. Let op: Doe dit zakelijk en netjes, want deze leveranciers kunnen later toch weer geschikt zijn. Stap 8 Archiveer de offerteaanvragen. Taak 1.2 Commerciële administratie 2 8

11 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Voor welke bestellingen worden offertes aangevraagd? 2. Is er een offerteaanvraagformulier in omloop, met voorbedrukte inkoopvoorwaarden? Zo ja, welke gegevens komen er op voor? Zo nee, hoe worden offertes dan aangevraagd? 3a. Welke leveranciers komen in aanmerking voor het aanvragen van een offerte? b. Hoe worden ze geselecteerd om een offerte uit te brengen? c. Aan hoeveel bedrijven wordt meestal gevraagd een offerte uit te brengen? 4. Welke procedure wordt gehanteerd in het bedrijf voor het aanvragen van offertes? 5. Is er in de organisatie een checklist aanwezig om de specificaties van een product te verzamelen? Zo nee, hoe worden de producteisen dan kenbaar gemaakt? 6. Op welke afdeling of bij welke personen in de organisatie kun je je laten informeren over ervaringen met bepaalde leveranciers? 7. Welke inkoopvoorwaarden worden gehanteerd? 8. Wordt er bij het vergelijken van offertes binnen het bedrijf gewerkt met een scorelijst? Zo nee, op welke factoren moeten offertes minimaal vergeleken worden? 9. Wanneer en hoe worden offertes beantwoord? 10. Welke gegevens met betrekking tot productspecificaties zijn beschikbaar in de voorraadadministratie (het voorraadbeheersingssysteem)? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Samenstellen/invullen checklist productspecificaties en andere producteisen - Kies in overleg met de praktijkopleider een product dat niet eerder is ingekocht of waarvan de specificaties zijn veranderd. Als het mogelijk is gebruik je dit product ook bij de verdere opdrachten. - Maak een checklist of zoek naar een bestaande checklist. Controleer of deze voor de opdracht bruikbaar is. Zo niet, pas deze dan aan. Denk daarbij in ieder geval aan:. technische voorwaarden. capaciteitsmogelijkheden. kwaliteitseisen. gewicht. kleur. toepassingen. multifunctionaliteit. Wat je ook in de checklist kunt opnemen zijn:. levertijd. prijsindicatie. beschikbare bouwkundige voorzieningen. Taak 1.2 Commerciële administratie 2 9

12 2. Intern informatie verzamelen - Informeer intern wie de gebruikelijke leveranciers zijn. - Vraag aan de betrokkenen in welke branches nieuwe leveranciers gezocht moeten zoeken. - Informeer of er voorkeuren bestaan. Informeer naar slechte ervaringen met leveranciers. Denk daarbij aan zaken als onderhoud en klachtenbehandeling. Maak, indien aanwezig, gebruik van een documentatiebestand van leveranciers. Denk daarbij ook, indien aanwezig, aan het ABC voor Handel en Industrie. - Vraag aan je praktijkopleider of direct leidinggevende of zaken als leasing, huur, occasion of recycling toegestaan zijn. Zo ja, neem deze dan mee in je marktverkenning naar geschikte leveranciers. 3. Extern informatie verzamelen: algemeen - Vraag folders en documentatie aan bij de geselecteerde leveranciers. Denk daarbij ook aan verkoopvoorwaarden. - Bezoek hun website voor de benodigde informatie. - Maak van de informatie een bruikbare notitie. 4. Extern informatie verzamelen: bezoeken van een beurs - Bezoek, in overleg, een beurs om goede leveranciers te zoeken. Kies vooraf in overleg met je praktijkopleider een product dat niet eerder is ingekocht of waarvan de specificaties zijn veranderd. - Zoek vooraf uit, met behulp van een beursgids, welke standhouders je gaat bezoeken. - Verzamel op de beurs informatie over/voor het (nieuwe) product. - Probeer de speciale wensen van de organisatie aan de leveranciers duidelijk te maken. - Informeer of de leveranciers openstaan voor nader overleg op managementniveau over het gewenste product. - (Na beursbezoek) Als het beursbezoek niet de goede contacten heeft opgeleverd, zoek dan uit hoe je aan nog meer adressen kunt komen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Kamer van Koophandel. 5. Voorbereiding offerteaanvragen Maak voor een benodigd product een aanvraag voor een offerte. Maak gebruik van een offerteaanvraagformulier als dat in het bedrijf aanwezig is. Controleer of alle relevante gegevens voor de aanvraag op het formulier voorkomen. Pas het formulier zo nodig aan. - Zoek uit bij welke leveranciers je een offerte moet/kunt aanvragen en voor welke inkoopmogelijkheid wordt gekozen. - Vraag niet meer dan vijf offertes aan in verband met beheersbaarheid. - Bekijk de inkoopvoorwaarden van het bedrijf. - Verwijs in de offerte, als dat nodig is, naar internationale kwaliteits-/ standaardnormen zoals ISO, NEN en andere belangrijke kwaliteitsnormen. Taak 1.2 Commerciële administratie 2 10

13 6. Offerteaanvraag verzenden - Controleer de offerte die je bij opdracht 5 hebt opgesteld op juist en duidelijk taalgebruik. (Er mag namelijk geen misverstand ontstaan.) - Zorg ervoor dat de te ontvangen offertes vergelijkbaar zijn. Dit kun je doen door de aanvraag op dezelfde wijze te formuleren. - Vermeld in de aanvraag de gewenste reactietijd, leverdatum en eventueel gewenste specifiekere informatie en/of monsters. Vraag ook naar de verkoopvoorwaarden van de leverancier. - Vraag, als een offerte niet per post of fax wordt verzonden maar telefonisch, altijd om een schriftelijke bevestiging. - Archiveer de kopieaanvragen op datum van verzending, op leverancier en/of rappeldata. 7. Samenstellen scorelijst Maak een scorelijst. Overleg eerst met je praktijkopleider welke punten belangrijk zijn om de offertes te kunnen vergelijken. Denk daarbij o.a. aan: - prijs - levertijd - naleveringen - exploitatielasten - kosten van onderhoud - reparatiekosten - benodigde onderdelen en/of grondstoffen - garanties. 8. Overzicht maken en advies geven - Verzend aan iedere aanbieder een bevestiging van de offerteontvangst. - Stel voor je praktijkopleider of direct leidinggevende een besteladvies op. - Vergelijk de binnengekomen offertes. - Noteer de geldigheidsduur van de offertes. - Maak een overzicht van de sterke en zwakke punten van de offertes. - Maak een keuringsverslag, met behulp van de scorelijst. - Geef aan welke leverancier jouw voorkeur heeft en waarom. 9. Plaatsen van de bestelling Bepaal in overleg met je praktijkopleider of direct leidinggevende bij welke leverancier de definitieve bestelling geplaatst wordt. Ga verder te werk volgens stap 4 t/m 8 uit het werkplan van taak Afschrijven - Verzamel de offertes die niet in aanmerking komen voor een (inkoop)order. - Maak een brief. Geef daarin de redenen aan waarom de order niet geplaatst wordt. - Verzend de brieven na goedkeuring van je praktijkopleider of de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie. Taak 1.2 Commerciële administratie 2 11

14 Taak 1.3 Orderbewaking Nadat producten besteld zijn bij de leverancier, zijn er verschillende werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. De bestelde producten moeten worden gecontroleerd op levertijd en andere inkoopcondities. Dit wordt orderbewaking genoemd. Het is belangrijk dat afdelingen die een bepaald product nodig hebben, tijdig weten of een product op de afgesproken datum geleverd kan worden of niet. Ook moet worden gecontroleerd of de leveranciers zich wel houden aan de afgesproken leveringsdata. Wanneer een leverancier iedere keer later levert dan afgesproken is, kan overwogen worden een andere leverancier te zoeken. In deze taak leer je hoe orders bewaakt worden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: inkooporders beoordelen op basis van vastgestelde criteria (eindterm 13) administratieve controle van een inkooporder uitvoeren (eindterm 14) vertragingen van bestellingen signaleren (eindterm 10) documenten en formulieren die bij de inkoop voorkomen archiveren (eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de bestelformulieren en de orderbevestigingen van de leveranciers. Vergelijk deze met elkaar. Vergelijk ze eventueel met de offerte. Let op prijs, productnummer en leverings- en betalingscondities en check eventuele verschillen met de leveranciers. Stap 2 Controleer of de bestelde goederen en/of backorders op tijd geleverd worden (volgens de orderbevestiging). Let op: Houd orders die met spoed geleverd moeten worden in de gaten. Stap 3 Signaleer vertragingen aan de hand van de leveringskalender. Bel de leverancier en vraag naar de oorzaken van de vertragingen. Stel de afdeling(en) op de hoogte van een eventuele langere levertijd, ook met betrekking tot backorders. Stap 4 Stel de leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers vast aan de hand van een kengetal of bereken de gemiddelde leveringstijd en verwerk deze informatie in een systeem. Let op: Ga discreet om met informatie over leveranciers. Stap 5 Verzamel de ontvangstbonnen van het magazijn, vergelijk ze met de bestelformulieren en geef afwijkingen volgens de in het bedrijf gebruikte procedure door aan de betrokken personen en/of afdelingen en de leveranciers. Stap 6 Archiveer de bestelformulieren en de magazijnontvangstbonnen van uitgeleverde orders. Let op: Ga na of de factuur is meegeleverd of dat deze wordt nagezonden. Taak 1.3 Commerciële administratie 2 12

15 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe verloopt de ontvangstprocedure van goederen in het bedrijf? 2. Welke procedure wordt gevolgd als de goederen afwijken van de bestelling? 3. Welke procedure wordt gevolgd als de goederen beschadigd worden aangeleverd? 4. Is er een verschil in afhandeling tussen goederen die voor akkoord zijn getekend en goederen die onder voorbehoud zijn afgetekend? 5 Wordt in het bedrijf gewerkt met een leveringskalender? Zo ja, is deze handmatig of geautomatiseerd? 6. Is er een controlesysteem voor backorders? 7. Welke criteria worden in het bedrijf gehanteerd voor het vaststellen van de leveringsbetrouwbaarheid van de leveranciers? 8. Is er een systeem voor het bijhouden van de leveringsbetrouwbaarheid? Zo ja, beschrijf dit. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Beoordelen van leveringsbetrouwbaarheid - Zoek over een bepaalde periode uit, welke goederen van welke leveranciers vaak te laat of te vroeg geleverd zijn. - Ga na of de kwaliteit en de hoeveelheid geleverde goederen in overeenstemming waren met de bestelling. - Zoek uit waardoor de eventuele verschillen zijn ontstaan. - Zoek uit of het hier steeds om dezelfde leveranciers gaat. - Doe verbetervoorstellen voor het bevorderen van de leveringsbetrouwbaarheid van de leveranciers. 2. Signalering problemen rondom backorders - Zoek over een bepaalde periode uit, of de backorders op tijd geleverd zijn. - Zoek uit wat de oorzaken zijn van eventueel te late levering. - Maak een notitie over in het bedrijf gehanteerde controlesysteem en doe zo nodig verbetervoorstellen. 3. Goederenontvangst bewaken - Verzamel de magazijnontvangstbonnen. - Vergelijk ze met de bestelformulieren. - Neem contact op met de leverancier bij verschillen of andere problemen. - Maak, als dat nodig is, afspraken voor een nieuw tijdstip/nieuwe datum van levering. - Informeer intern alle verantwoordelijken over de gemaakte afspraken. Taak 1.3 Commerciële administratie 2 13

16 4. Archiveren - Archiveer de bestelformulieren en magazijnontvangstbonnen van uitgeleverde orders. - Verwerk de nieuw gemaakte afspraken met de leverancier in de inkoopadministratie. - Als de factuur niet is meegezonden, controleer dan of de factuur wordt nagezonden, of er een nieuwe factuur wordt toegestuurd (vanwege geconstateerde verschillen) of dat een creditnota moet worden opgesteld. Maak hiervan een notitie in de administratie. Taak 1.3 Commerciële administratie 2 14

17 Taak 1.4 Binnenkomende facturen In een bedrijf komen facturen binnen voor diensten en goederen die aan het bedrijf geleverd zijn. Het is belangrijk dat deze facturen goed gecontroleerd worden. Het is immers niet de bedoeling dat er te veel wordt betaald. Om goed zicht te houden op de uitgaven is het ook van belang dat de facturen nauwkeurig in de administratie verwerkt worden en dat ze goed worden opgeborgen, om ze snel te kunnen terugvinden. Doel Aan het eind van deze taak kun je binnenkomende facturen behandelen. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het uitvoeren van de administratieve controle van een order (eindterm 14) het journaliseren van gecontroleerde boekingsdocumenten met behulp van een gegeven rekeningschema met uitsluitend zuivere rekeningen (eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer de hoeveelheden op de factuur. Doe dit door de hoeveelheden op de magazijnontvangstbon/bestelbon te vergelijken met de hoeveelheden op de factuur. Meld gevonden verschillen aan de verantwoordelijke personen. Stap 2 Controleer de prijzen en tarieven op de factuur. Doe dit door deze te vergelijken met de overeengekomen prijzen en tarieven op de bestelbon. Meld verschillen aan de verantwoordelijke personen. Stap 3 Controleer alle berekeningen op de factuur. Let op: Indien de factuur met behulp van een geautomatiseerd systeem op de computer is gemaakt, ga je verder met stap 4. Stap 4 Laat de factuur aftekenen door de persoon die verantwoordelijk is voor de controle van de factuur. Stap 5 Codeer de factuur volgens de gehanteerde boekingsregels. Stap 6 Verwerk de factuur in de administratie: - crediteurenadministratie - voorraadadministratie - kostenplaats of kostenrekening Stap 7 Berg de factuur op volgens de archiveringsprocedure van de organisatie. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke afdeling in het bedrijf is verantwoordelijk voor de controle van facturen? 2. Door wie worden de facturen in het bedrijf gecodeerd? 3. Hoe worden de crediteurennummers in het bedrijf samengesteld? 4. Worden de facturen in het bedrijf handmatig of met de computer verwerkt? 5. Wat zijn in het bedrijf de gebruikte codes en afkortingen die op een factuur kunnen voorkomen? 6. Welke methoden worden in het bedrijf gehanteerd bij het sorteren van facturen? 7. Hoe worden facturen in het bedrijf gearchiveerd? Taak 1.4 Commerciële administratie 2 15

18 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Controleren van binnengekomen facturen - Controleer de berekeningen. Reken alle bedragen op de factuur na. (Wanneer de factuur met behulp van een geautomatiseerd systeem op de computer is gemaakt, is dit niet nodig). - Controleer de op de factuur genoemde hoeveelheden. Vergelijk deze met de hoeveelheden op de bestelbon en/of magazijnontvangstbon. - Controleer de prijzen en tarieven op de factuur. Vergelijk deze met de overeengekomen prijzen en tarieven op de bestelbon. - Overleg bij gevonden verschillen met je praktijkopleider/direct leidinggevende. - Geef gevonden verschillen door aan die medewerker, die verantwoordelijke is voor de afhandeling van de factuur. - Laat de factuur, wanneer deze goedgekeurd is, aftekenen door de met de controle belaste persoon. 2. Afhandelen van gecontroleerde facturen - Codeer de gecontroleerde facturen. - Verwerk de facturen in de administratie: crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en kostenplaats of kostenrekening. - Berg de facturen op volgens de archiveringsprocedure. Taak 1.4 Commerciële administratie 2 16

19 Taak 1.5 Betalen van facturen In taak 1.4 heb je geleerd dat binnengekomen facturen eerst goed gecontroleerd moeten worden. Als de berekeningen, de hoeveelheden en de prijzen en tarieven kloppen, moeten de facturen betaald worden. Zolang de facturen niet zijn betaald, behoren ze tot de openstaande posten. In deze taak leer je hoe je bepaalt op welke datum deze openstaande posten betaald moeten worden. Als de datum bepaald is, maak je een betalingsvoorstel en verzorg je de betalingsopdrachten. Doel Aan het eind van deze taak kun je facturen betalen. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het journaliseren van gecontroleerde boekingsdocumenten met behulp van een gegeven rekeningschema met uitsluitend zuivere rekeningen (eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak een lijst van openstaande posten. Maak daarbij gebruik van de vastgestelde betaaldata. Laat vervolgens de computer een openstaande postenlijst printen. Stap 2 Zoek uit welke betalingsafspraken gemaakt zijn met de crediteuren. Let op de betalings- en kortingsregelingen per crediteur en de kredietbeperkingstoeslag. Stap 3 Zoek uit of deze openstaande posten betaald moeten worden. Stap 4 Maak een betalingsvoorstel. Houd daarbij rekening met de verzamelde gegevens. Voeg eventueel ontvangen aanmaningen bij. Stap 5 Laat het betalingsvoorstel fiatteren (goedkeuren) door de persoon die daarvoor verantwoordelijk is. Stap 6 Maak een betalingsopdracht door de juiste overschrijvingsformulieren in te vullen. Stap 7 Zorg ervoor dat de betalingsopdracht verzonden wordt. Let op dat de formulieren getekend zijn. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Waar is de informatie te vinden over de leverings- en betalingsvoorwaarden van de verschillende crediteuren? 2. Worden in het bedrijf betalingen handmatig verricht of met behulp van automatische betalingsprogramma's? 3. Hoe verloopt de fiatteringsprocedure in het bedrijf? 4. Wie tekent de overschrijvingsformulieren in het bedrijf? (Noem niet de naam van de persoon maar de functie.) Taak 1.5 Commerciële administratie 2 17

20 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel een openstaande postenlijst op. - Zoek uit welke facturen nog niet betaald zijn. - Stel voor de niet-betaalde facturen de betaaldatum vast. - Maak aan de hand van de betaaldata een openstaande postenlijst. 2. Maak een betalingsvoorstel. - Zoek uit welke betalingsafspraken gemaakt zijn met de crediteuren. - Maak aan de hand van deze betalingsafspraken en met behulp van de openstaande postenlijst een betalingsvoorstel. - Laat dit betalingsvoorstel fiatteren (goedkeuren). - Geef het betalingsvoorstel aan de persoon die verantwoordelijk is voor deze betalingen. 3. Facturen betalen - Zoek uit hoe de openstaande posten betaald moeten worden. - Vul de juiste overschrijvingsformulieren in. Controleer je werk en let goed op dat alles ingevuld is en dat het overschrijvingsformulier ondertekend is. - Laat de overschrijvingsformulieren controleren door je praktijkopleider. - Verstuur de formulieren. Taak 1.5 Commerciële administratie 2 18

21 Taak 1.6 Verwerken van bankafschriften Als je in je privé-situatie een telefoonrekening betaalt (met een acceptgirokaart of met een overschrijvingsformulier), ontvang je na verloop van tijd een bankafschrift. Op dit afschrift is te lezen hoeveel van de rekening is afgeschreven en aan wie het bedrag overgemaakt is. Het bedrijf waar je nu werkt ontvangt ook zulke afschriften. Deze afschriften moeten gecontroleerd worden en daarna moeten de gegevens verwerkt worden in de crediteurenadministratie. Uiteindelijk worden de afschriften gearchiveerd. Doel Aan het eind van deze taak kun je bankafschriften verwerken. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het archiveren van de documenten en formulieren die bij inkoop en verkoop voorkomen (eindterm 6) het gebruik maken van een computersysteem ten behoeve van de commerciële administratie (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer alle mutaties (wijzigingen) op de bankafschriften. Stap 2 Vergelijk de bedragen op de afschriften met de bedragen in de eigen administratie of op bijbehorende kopieën van de betalingsopdrachten. Geef eventuele verschillen door aan de daarvoor verantwoordelijke medewerker. Stap 3 Verwerk de bankafschriften in de crediteurenadministratie. Geef aan of het om een gehele of een gedeeltelijke betaling gaat. Stap 4 Controleer de in- en uitvoer en herstel eventuele foutieve boekingen. Stap 5 Maak een back-up van het bestand. Stap 6 Archiveer de bankafschriften. Vragen Beantwoord de vraag en bespreek het antwoord met je praktijkopleider. 1. Hoe worden bankafschriften in het bedrijf gearchiveerd? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Controleren van binnengekomen bankafschriften. - Controleer de gegevens op de afschriften (het bedrag, af/bij, van wie etc). Geef eventuele fouten door aan de verantwoordelijke medewerker. - Vergelijk de bedragen op de afschriften met die op de bijbehorende kopieën van de betalingsopdracht. Geef de eventuele verschillen door aan de daarvoor verantwoordelijke personen. Taak 1.6 Commerciële administratie 2 19

22 2. Bankafschriften verwerken in de crediteurenadministratie - Verwerk een aantal afschriften in de crediteurenadministratie. Geef aan of het om een gehele of gedeeltelijke betaling gaat. - Controleer de boekingen met behulp van het invoer- en verwerkingsverslag. Herstel eventuele foutieve boekingen. - Maak een back-up van het bestand. 3. Bankafschriften archiveren - Archiveer een aantal bankafschriften. Taak 1.6 Commerciële administratie 2 20

23 Onderdeel 2 Taak 2.1 VERKOOP-/DEBITEURENADMINISTRATIE Aanmaken van orders Het is natuurlijk de bedoeling van het bedrijf dat je zoveel mogelijk aan de klant verkoopt. Als de klant producten wil die het bedrijf niet heeft, kun je een vervangend product voorstellen. Verder informeer je de klant over kortingen en vertel je onder welke voorwaarden het bedrijf levert. Je controleert ook of de producten in voorraad zijn. Voor het bedrijf is het belangrijk dat de klanten juist benaderd worden. Het is voor het bedrijf echter ook van belang dat de klanten betrouwbare betalers zijn, en dat zij zich houden aan hun verplichtingen. Dat moet gecontroleerd worden voordat een order wordt aangenomen. Als alles in orde is en de klant plaatst een order, verwerk je de bestelling in het geautomatiseerde systeem. In deze taak leer je wat je moet doen bij het verwerken van verkooporders. Doel Aan het eind van deze taak kun je: orders beoordelen op basis van vooraf gestelde criteria (eindterm 13) de documenten en formulieren die bij inkoop en verkoop voorkomen invullen (eindterm 5) de documenten en formulieren die bij inkoop en verkoop voorkomen archiveren (eindterm 6) verschillende betalingscondities onderscheiden (eindterm 16) verschillende leveringscondities onderscheiden (eindterm 17) Werkplan Taak 2.1 Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer in het geautomatiseerde systeem of de producten die de klant wil bestellen in voorraad zijn. Er zijn twee mogelijkheden: - De producten zijn in voorraad (bv. bij standaardbestellingen) of kunnen voor een deel geleverd worden. Spreek dan met de klant af wanneer er geleverd wordt en welke producten "in nota" gehouden worden. - De producten zijn niet in voorraad (niet-standaardbestelling bij betreffende leverancier). Bied dan een vervangend product aan. Zoek uit of en wanneer de gevraagde goederen geleverd kunnen worden. Stap 2 Controleer de in het geautomatiseerde systeem genoemde prijzen en productnummers. Vergelijk deze met de schriftelijke order. Stap 3 Zoek aan de hand van de klantgegevens uit of de leverings- en/of betalingscondities juist zijn. Zoek ook uit of de klant in aanmerking komt voor kortingen. Stap 4 Bereken de totale verkoopprijs. Stap 5 Controleer de status van de klant: - Heeft de klant zijn krediet (al eens) overschreden? - Is de klant een dubieuze debiteur (betaalt hij zijn rekeningen slecht)? - Zal de klant zich aan zijn afnameverplichting houden? Onderzoek dit op basis van eerdere orders. Let op: Neem contact op met de verantwoordelijke persoon in het bedrijf als er iets niet in orde blijkt te zijn. Ga anders verder met stap 6. Stap 6 Vul het orderformulier in en verwerk de order in het (geautomatiseerde) systeem. Stap 7 Stuur, als dat nodig is, een orderbevestiging naar de klant. Stap 8 Controleer de gegevens die je in het geautomatiseerde systeem hebt ingevoerd. Commerciële administratie 2 21

24 Doe dit met behulp van de output en/of het invoerverslag. Herstel eventuele fouten. Sla het bestand op. Stap 9 Maak een back-up van het bestand. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Mag een order direct geaccepteerd worden in het bedrijf of moet er eerst contact opgenomen worden met een bepaalde medewerker? 2. Hoe moeten lastige klanten te woord worden gestaan? 3a. Welke producten staan er in het productenbestand van het bedrijf? b. Hoeveel verschillende producten staan er in het productenbestand? 4. Welke producten verkoopt het bedrijf het meest? 5a. Hoeveel klanten staan er in het klantenbestand? b. Wie zijn de belangrijkste klanten? 6. Is er een prijslijst aanwezig? Waar is deze te vinden? 7. Welke kortingen zijn er mogelijk? 8. Wat doet het bedrijf wanneer een klant een order wil plaatsen maar een kredietoverschrijding heeft? 9. Hoe kan het bedrijf controleren of een klant een slechte betaler is of zich niet houdt aan afnameverplichtingen? 10. Waarom worden er kredietafspraken met klanten gemaakt? 11. Welke beveiligingsprocedures in het geautomatiseerde systeem worden er gebruikt? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Noteren van de order - Bekijk een aantal orderformulieren. Bekijk welke gegevens er ingevuld moeten worden. - Zoek uit of de klant een dubieuze debiteur is. Of dat er sprake is van kredietoverschrijding. Wanneer er problemen zijn, verwijs de klant dan door naar de daarvoor verantwoordelijke medewerker. - Zo niet, zorg er dan voor dat je over alle gegevens van de klant beschikt die je nodig hebt om het orderformulier te kunnen invullen. 2. Opstellen van de orderbevestiging Noteer de orders op een orderformulier. Laat je praktijkopleider de orders controleren. Maak, als dat nodig is, een orderbevestiging. 3. Hanteren van de debiteurenlijst - Maak een uitdraai van een openstaande postenlijst. Of maak zelf een lijst met openstaande rekeningen. - Zoek uit welke debiteuren een kredietoverschrijding hebben. Beoordeel of deze debiteuren dubieus zijn, en motiveer je oordeel. Taak 2.1 Commerciële administratie 2 22

25 Taak 2.2 Samenstellen van facturen Wanneer een klant een order heeft geplaatst, kan het bedrijf de klant een orderbevestiging sturen. Hierop staat wat er besteld is en wat wanneer en voor welke prijs geleverd wordt. Als de order aan de klant uitgeleverd wordt, ontvangt de klant een factuur. Daarop staat o.a.: welke producten bezorgd zijn, welke "in nota" gehouden zijn en welke prijzen berekend worden. De klant kan zo controleren of de bestelling klopt en hij kan zien wat hij moet betalen. Om klanten tevreden te houden is het belangrijk dat de orderbevestiging en de factuur kloppen. Zo'n orderbevestiging of factuur moet dus zorgvuldig worden opgesteld en goed worden gecontroleerd op fouten. Hoe je dat doet leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een standaardfactuur samenstellen (eindterm 15) verschillende betalingscondities onderscheiden (eindterm 16) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer de producten op aantal, soort en eventueel productnummer. Vergelijk het orderformulier met de afleverbon (pakbon) voor de klant. Stap 2 Stel de factuur samen met gegevens van de afleverbon. Als de factuur al gemaakt is, controleer dan de factuur door de productsoorten en aantallen op de factuur te vergelijken met die op de afleverbon. Herstel eventuele fouten. Stap 3 Controleer of de op de factuur vermelde prijzen en kortingen overeenkomen met de met de klant gemaakte afspraken. Herstel eventuele fouten door aanpassing van de factuur of maak een creditnota. Stap 4 Verwerk de factuur en/of de creditnota, na goedkeuring, in de debiteurenadministratie. (zie Taak 2.4) Let op: Als het verwerken van de factuur of creditnota in een systeem automatisch aan de debiteurenadministratie gekoppeld is, kan deze stap worden overgeslagen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke kortingsmogelijkheden kent het bedrijf? 2. Welke korting geldt voor welke klant en/of welk product en waarom? 3. Welke gegevens moeten op elke factuur staan? Taak 2.2 Commerciële administratie 2 23

26 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Controleren van een uitgewerkte factuur Controleer een factuur op: - aantal - omschrijving - productnummer - prijs - toegepaste korting. Als er fouten in de factuur staan, bespreek dan met je praktijkopleider wat er gedaan moet worden. 2. Opstellen van facturen op basis van een afleverbon Stel in overleg met je praktijkopleider of direct leidinggevende een aantal facturen op. - Doe dit op basis van een afleverbon. - Houd rekening met de kortingsregels die zijn afgesproken. (Kortingsregels staan vermeld op de order of in de afgesproken condities.) - Let op welk BTW-tarief van toepassing is. Bespreek de facturen met je praktijkopleider. 3. Controleren van het traject van orderformulier tot factuur - Bekijk hoe de bestelgegevens op de orderformulieren zijn overgenomen. - Vergelijk het orderformulier met de magazijnopdrachtbon. - Vergelijk de magazijnopdrachtbon met de afleverbon. - Vergelijk de afleverbon met de factuur. - Controleer of er fouten zijn ontstaan. Zo ja, bespreek de eventuele fouten met je praktijkopleider. Overleg hoe deze fouten hadden kunnen worden voorkomen. Taak 2.2 Commerciële administratie 2 24

27 Taak 2.3 Vastleggen van de vorderingen op debiteuren Het bedrijf heeft goederen en diensten geleverd aan klanten. Er is een factuur opgemaakt en deze is aan de klant verstuurd. Het bedrijf wacht nog op de betaling en heeft dus nog geld tegoed van de klant. Deze vordering wordt geregistreerd in de debiteurenadministratie. Doel Aan het eind van deze taak kun je vorderingen op debiteuren vastleggen. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het gebruik maken van een computersysteem ten behoeve van de commerciële administratie (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Boek het te vorderen bedrag in de debiteurenadministratie. Stap 2 Boek de eventuele creditnota's in de debiteurenadministratie. Stap 3 Print een (verwerkings)verslag. Stap 4 Controleer het verslag met de kopiefacturen. Signaleer en bespreek de eventuele fouten. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. In welke gevallen wordt er een creditnota gemaakt in het bedrijf? 2. Waarom is het vermelden van een vervaldatum in de debiteurenadministratie belangrijk? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Controleren van creditnota's - Neem een creditnota die verstuurd zal worden. - Controleer de gegevens op de creditnota met de gegevens op de retourbon en/of op de factuur. Let daarbij op hoeveelheden, prijzen, toegepaste kortingen, toeslagen en BTW. - Controleer of de retourzending gevolgen heeft voor de voorraadadministratie. - Bespreek de gevonden verschillen met je praktijkopleider. Overleg met je praktijkopleider wat je moet doen als de creditnota niet correct blijkt te zijn. 2. Boeken van een te vorderen bedrag Boek aan de hand van een kopiefactuur een te vorderen bedrag in de debiteurenadministratie. Taak 2.3 Commerciële administratie 2 25

28 Taak 2.4 Verwerken van de ontvangen bedragen Een klant betaalt zijn rekening. Dit moet worden verwerkt in de administratie. Hoe je dat doet, leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je ontvangen bedragen verwerken. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het gebruik maken van een computersysteem ten behoeve van de commerciële administratie (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer de ontvangen bedragen. Vergelijk de bankafschriften met de bijbehorende kopiefacturen. Let op: Meld verschillen aan de verantwoordelijke medewerker. Stap 2 Boek ontvangsten van debiteuren in de debiteurenadministratie (aan de hand van het bankafschrift). Stap 3 Maak een openstaande postenlijst Debiteuren. Stap 4 Maak een overzicht van het saldo per debiteur. Stap 5 Controleer of de subadministratie aansluit op de Grootboekrekening Debiteuren. Stap 6 Maak zo nodig correctieboekingen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider 1a. Wordt er in het bedrijf door bepaalde debiteuren automatisch betaald (m.b.v. een automatische incasso)? b. Hoe gaat het automatisch betalen door debiteuren? 2. Wat gebeurt er als een debiteur het niet eens is met een automatische afschrijving? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Ontvangsten boeken - Controleer aan de hand van de bankafschriften en de kopiefacturen of de bedragen overeenstemmen. - Meld de geconstateerde verschillen aan de verantwoordelijke medewerker. - Boek het correcte bedrag in de debiteurenadministratie. Taak 2.4 Commerciële administratie 2 26

29 2. Openstaande posten aangeven - Boek ontvangsten van debiteuren in de debiteurenadministratie (aan de hand van een bankafschrift). - Maak een openstaande postenlijst. Print deze uit. - Geef aan bij welke posten de vervaldatum is verstreken. 3. Saldolijst controleren - Print een saldolijst per debiteur. - Controleer of de subadministratie aansluit op de Grootboekrekening Debiteuren. - Meld de geconstateerde verschillen aan je praktijkopleider. - Maak zo nodig correctieboekingen. Taak 2.4 Commerciële administratie 2 27

30 Onderdeel 3 Taak 3.1 VOORRAADADMINISTRATIE Vastleggen goederenmutaties Een handelsonderneming moet inzicht hebben in hoeveel van welke producten verkocht wordt. De onderneming moet immers ook weer nieuwe producten bestellen. Om dat inzicht te krijgen is het belangrijk overzichten te hebben van hoe vaak een bepaald product in de afgelopen tijd is besteld door het bedrijf, hoeveel er is besteld, hoeveel er nog in het magazijn is en hoeveel verkocht is. In deze taak leer je hoe je de voorraadstanden en het voorraadverloop kunt administreren. Daardoor kan inzicht ontstaan in hoe vaak een product besteld moet worden en in welke hoeveelheden. Doel Aan het eind van deze taak kun je goederenmutaties vastleggen in de voorraadadministratie. Dit als onderdeel van: het bijhouden van een eenvoudige subadministratie (eindterm 3) het gebruik maken van een computersysteem ten behoeve van de commerciële administratie (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak een periodiek overzicht (bijvoorbeeld van een week of maand) van de voorraadstanden van een aantal producten. Doe dit met behulp van het geautomatiseerde systeem. Stap 2 Vergelijk de administratieve voorraadstand met de werkelijk aanwezige voorraad (met behulp van het telformulier uit het magazijn). Stap 3 Noteer de gevonden afwijkingen. Corrigeer die in het administratiesysteem. Stap 4 Maak een uitdraai van de verbruikscijfers. Bepaal aan de hand van de verbruikscijfers de omloopsnelheid van deze producten. Stap 5 Maak op basis van de verzamelde informatie een historisch overzicht. Stap 6 Geef de historische overzichten en periodieke voorraadstanden door aan de verantwoordelijke medewerkers. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welk goederenoverzichtssyteem (voorraadbeheersingssysteem) gebruikt het bedrijf? 2. Worden de voorraadstanden in het bedrijf periodiek gecontroleerd? 3. Is er een voorraadtelsysteem? 4. Welke mogelijkheden om de voorraad te tellen gebruikt het bedrijf? (Denk bijvoorbeeld aan wegen, meten of per eenheidsverpakking tellen.) Taak 3.1 Commerciële administratie 2 28