Purchase orders converteren in facturen. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transcriptie

1 Purchase orders converteren in facturen

2 Deze video is gemaakt om te laten zien hoe gemakkelijk het is om via de PO-converteringsmethode van het Tungsten Networkportaal facturen of creditnota's in te dienen. Om te beginnen, klikt u op 'Mijn purchase orders' in de menubalk boven aan de pagina.

3 Op de pagina "Mijn purchase orders" kunt u zoeken naar inkooporders die door uw klant zijn afgeleverd aan Tungsten Network. U kunt uw inkooporders beheren door ze naar een andere status in het gedeelte "Mijn PO-overzicht" te verplaatsen. Met het updaten van de status van uw inkooporder kunt u bevestigen welke inkooporders open, gesloten, geweigerd of gearchiveerd zijn. Wanneer uw inkooporder nieuw aangemaakt of door uw klant bijgewerkt is, verschijnt de inkooporder onder de status nieuw of in afwachting. Tungsten Network stuurt een e- mail om te bevestigen dat de inkooporder beschikbaar is in het portaal in het gedeelte "Mijn POoverzicht". Na het lezen van de e- mail bent u klaar om aan de slag te gaan.

4 Zoek aan de linkerkant van het scherm naar uw inkooporder. Zorg vóór de zoekopdracht ervoor dat u uw klant of klanten hebt geselecteerd in het keuzemenu. Wanneer het rapport is uitgevoerd, worden alle inkooporders met de geselecteerde status onder aan de pagina weergegeven. U heeft ook de mogelijkheid om de blauwe hyperlinktekst te selecteren onder het gedeelte "Mijn PO-overzicht". Wanneer een selectie is gemaakt, worden alle inkooporders met de geselecteerde status onder aan de pagina weergegeven.

5 Selecteer de inkooporder door op de blauwe link te klikken, aan de linkerkant van de pagina naast het inkoopordernummer. Het is belangrijk om de gegevens van de inkooporder te controleren voordat u de inkooporder accepteert. Als de inkooporder ongeldige gegevens bevat of er gegevens ontbreken, is het beter om de inkooporder te weigeren en uw klant op de hoogte te stellen. Als de inkooporder is voldaan en niet langer zal worden gebruikt, verplaats deze dan naar de status Gesloten. Als alle gegevens van de inkooporder kloppen, klik dan op "PO omzetten".

6 In het veld "Factuurnummer" kunt u het nummer van uw factuur of creditnota invullen. Vink na het invullen van het documentnummer het vakje aan naast het Nettobedrag. Hiermee kunt u de PO-regelitems selecteren die u in uw elektronische factuur of creditnota wilt opnemen. Gedeeltelijke facturatie is mogelijk, pas de hoeveelheid alleen aan als de prijs per eenheid is vastgesteld en niet moet worden gewijzigd. Tungsten Network verwerkt facturen van gebruikers over de hele wereld. Het is belangrijk dat btw correct op uw factuur staat vermeld. Indien werkzaam in een regio waar btw op regelitemniveau wordt vermeld, selecteer dan het btw-type in het keuzemenu. Voer vervolgens het btw-bedrag in. Indien werkzaam in een regio waar btw op factuurniveau wordt vermeld, heeft u de optie om het btw-bedrag in te vullen voordat u uw factuur controleert en indient. Met Tungsten Network heeft u de mogelijkheid om facturen onder hetzelfde inkoopordernummer in te dienen. Zorg bij elke indiening voor een uniek factuur- of creditnotanummer. Klik op "Factuur maken" wanneer alle POregelitems zijn geselecteerd.

7 Controleer of u de juiste PO-regelitems heeft opgenomen in uw factuur of creditnota. Klik op "Terug" indien dit niet het geval is. Als alle getoonde informatie klopt, klikt u op "Bevestigen" om verder te gaan naar de laatste pagina.

8 Voer uw naam, telefoonnummer en adres in het gedeelte "Uw gegevens" in. Voer vervolgens de naam, het telefoonnummer en het e- mailadres in voor uw klant in het gedeelte "U stuurt een factuur aan". Tungsten biedt u ook de mogelijkheid om contactgegevens op te slaan in het scherm "Factuur aanmaken". Klik op de blauwe cirkel naast de gedeeltes "Uw gegevens" en "U stuurt een factuur naar". Wanneer de contactgegevens zijn ingevuld, verlaat u het tekstvak om verder te gaan.

9 Als de verzendlocatie afwijkt van de locatie 'Factuur van' of 'Factuur naar', voer dan de correcte verzendgegevens is de bijbehorende velden in. Als u geen producten verzendt, kunt u dit gedeelte overslaan. Vink het vakje aan om verzendgegevens in te voeren. Klik op de blauwe cirkel naast het veld "Bedrijfsnaam" om een verzendadres toe te voegen aan uw profiel, voor gebruik bij toekomstige indieningen. Wanneer de verzendgegevens zijn ingevuld, verlaat u het tekstvak om verder te gaan.

10 Vouw het veld "Extra kop" uit als uw klant extra kopinformatie vereist. Wanneer de gegevens zoals vrachtbrief, nummer op de nota van aflevering en kostenplaats zijn ingevuld, gaat u verder naar het volgende gedeelte.

11 Het is belangrijk dat u de factuurgegevens, betaaldatum en afleverdatum bijwerkt door de kalender te selecteren in het gedeelte "Factuurgegevens". Zo gebruikt u altijd het juiste datumformaat op uw ingediende factuur. In sommige regio's van de wereld is een tijdstip btw-verschuldigdheid vereist. Indien werkzaam in een van deze regio's, moet u deze verplichte gegevens opnemen in het veld "Tijdstip btwverschuldigdheid". Uw valuta en inkoopordernummer mogen niet worden gewijzigd. De factuur of creditnota wordt gecontroleerd aan de hand van de gegevens van de inkooporder beschikbaar in het Tungsten Network-systeem. Als de gegevens in de kop en op regelniveau niet overeenkomen met de gegevens in de inkooporder, kan uw factuur worden afgewezen door Tungsten Network.

12 Bij het indienen van een creditnota is het belangrijk dat er "Creditnota" staat vermeld bij het documenttype. Als dit niet het geval is, selecteert u "Creditnota" in het keuzemenu onder Documenttype in het gedeelte "Factuurgegevens". Wanneer "Creditnota" is geselecteerd, vult u het originele factuurnummer, de datum en de reden voor het indienen van een creditnota in. Het gedeelte "Factuuritems" accepteert geen negatieve waarden in de velden "Aantal" of "Eenheidsprijs". Met andere woorden: het systeem staat geen mintekens toe. Wanneer de regelitems zijn opgeslagen, wordt het document verder behandeld als creditnota. Het brutobedrag kan geen negatieve waarde zijn.

13 Het is ook hier belangrijk dat de regelitemgegevens niet worden gewijzigd. Deze gegevens zijn door uw klant aan Tungsten Network verstrekt. Deze goederen- of serviceregels kunnen alleen worden aangepast om aanvullende informatie of een datumbereik te geven. Bijvoorbeeld dat het werk is uitgevoerd tussen 1 januari en 15 januari. Het is het beste om de standaard facturatiemethode te volgen wanneer wordt verwezen naar kortingen op regelitemniveau en/of informatie op regelitemniveau wordt toegevoegd.

14 Het toevoegen van Speciale regelitems is toegestaan. Speciale regelitems staan niet vermeld op uw inkooporder. Als u van mening bent dat een normaal regelitem moet worden toegevoegd aan uw inkooporder, neem dan rechtstreeks contact op met uw klant. Vraag ze om uw PO bij te werken en opnieuw naar Tungsten Network te verzenden. Wanneer uw inkooporder is bijgewerkt, is deze beschikbaar onder "In behandeling" onder "Mijn PO-overzicht". Als u hulp nodig heeft met het bijwerken van uw inkooporder, maakt u een supportticket via de pagina Help en support. Tungsten Network neemt graag namens u contact op met uw klant. Denk eraan uw bijlage toe te voegen voordat u uw factuur of creditnota indient. Voeg geen aanvullende kopie van een factuur toe als bijlage. De bijlage-optie is bedoeld voor ondersteunende documentatie die vereist is voor de goedkeuring van uw factuur.

15 De factuursamenvatting bevat het netto-, btw- en brutobedrag. Indien in uw regio btw wordt vermeld op regelniveau, zijn het btwtype en het bedrag ingevuld nadat de inkooporder was geaccepteerd. Indien in uw regio btw alleen op factuurniveau wordt vermeld, vult u op dit moment het volledige btw-bedrag van de factuur of creditnota in. Klik op "Afdrukvoorbeeld" voordat u uw factuur of creditnota indient. Zoals u kunt zien, is het omzetten van uw inkooporder via de pagina "Mijn purchase orders" heel eenvoudig. Als u hulp nodig heeft bij het gebruik van het Tungsten Network-portaal of technische problemen ondervindt, adviseren wij u de pagina "Help en support" te gebruiken.

16 Ga voor meer informatie en meer video's naar het gedeelte "Help en support"