Praktijkinstructie Planning en organisatie 3 (CSE04.3/CREBO:50215)

Transcriptie

1 instructie Planning en organisatie 3 (CSE04.3/CREBO:50215)

2 pi.cse04.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Het organiseren van kleine en middelgrote projecten (eindterm 1, 2 en 3) 5 Taak 2 Het organiseren van zakenlunches en diners (eindterm 4) 8 Taak 3 Het opstellen van reisschema s (eindterm 5) 9 Taak 4 Voorcalculatie en declaratie bij zakenreizen (eindterm 6 en 7) 10 Planning en organisatie 3

4 Planning en organisatie 3 Praktijk

5 Inleiding Het plannen en organiseren van projecten als een open dag, een personeelsfeest, een receptie voor een jubilaris, een zakenreis en een lunch of diner behoort tot de interessantste taken van een secretaresse. De organisatie van zo n project is geen dagelijks werk en dat betekent dat het gewone secretaressewerk goed gepland moet worden om het te kunnen combineren met de planning van bijvoorbeeld de open dag of het personeelsfeest. Het plannen en organiseren van een project vraagt heel wat van iemands communicatieve en organisatorische talenten. In de taken 1 en 2 leer je hoe je kleine en middelgrote projecten organiseert. Taak 3 behandelt het opstellen van reisschema s en in taak 4 komen de financiële kanten van zakenreizen aan de orde. Planning en organisatie 3 3

6 Planning en organisatie 3 4

7 Taak 1 Het organiseren van kleine en middelgrote projecten De organisatie van kleine en middelgrote projecten als jubilea, open dagen of een personeelsfeestje vraagt de nodige voorbereiding. Voordat er een duidelijk vastgesteld plan op papier is gezet, moet er heel wat denkwerk worden verricht. De voorbereidingstijd voor een eenvoudig kleinschalig project zal geringer zijn dan de tijd die men nodig heeft voor bijvoorbeeld een groot personeelsfeest, waarbij een bekende artiest wordt uitgenodigd die een jaar van tevoren moet worden geboekt. Soms wordt er een speciale projectgroep samengesteld om ervoor te zorgen dat alle taken goed worden uitgevoerd maar het is ook mogelijk dat je het project samen met een collega organiseert of alleen. In deze taak leer je hoe je kleine en middelgrote projecten organiseert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: zowel intern als extern kleine en middelgrote projecten plannen (eindterm 3) intern en extern (semi-)zakelijke bijeenkomsten administratief voorbereiden (eindterm 1) draaiboeken maken, nodig voor de voorbereiding en uitvoering van een (semi-)zakelijke binnenlandse bijeenkomst (eindterm 2) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. 1. Activiteiten m.b.t. de voorbereiding: - formeer een projectgroep, als dat nodig is - verdeel de taken - maak afspraken over het aantal en de duur van de projectgroepvergaderingen. 2. Activiteiten m.b.t. het budget: - informeer welk bedrag beschikbaar is voor het project - bespreek hoe dit budget over de verschillende activiteiten verdeeld wordt - spreek af wie het budget bewaakt - stel een begroting/kostenoverzicht/voorcalculatie op. 3. Activiteiten m.b.t. het voor te bereiden project: - bepaal de aard van de bijeenkomst (open dag, jubileum, personeelsfeest, teamlunch enz.) - inventariseer de wensen met betrekking tot het programma van de bijeenkomst - bepaal de inhoud van het programma - bepaal waar en wanneer de bijeenkomst plaatsvindt - bepaal welke faciliteiten gewenst zijn (technische hulpmiddelen, catering, hotels, EHBO-post enz.) - bepaal wie uitgenodigd moeten worden (personen van uw eigen organisatie en/of van andere organisaties). Taak 1 Planning en organisatie 3 5

8 4. Activiteiten m.b.t. de planning: - stel een planning op - maak eventueel een draaiboek dat de werkzaamheden van de projectgroep ondersteunt - maak eventueel een draaiboek voor de dag van de bijeenkomst - bewaak de planning en stuur deze bij als dat nodig is. 5. Activiteiten m.b.t. de informatievoorziening, voorafgaand aan de bijeenkomst: - bepaal welke informatie over de bijeenkomst verstrekt wordt en aan wie (lijst deelnemers, programmaonderdelen, routebeschrijving enz.) - bepaal hoe de informatie verstrekt moet worden ((nieuws)brief, brochure enz.) - stel de te verzenden informatie op - verstuur de informatie 6. Activiteiten m.b.t. de dag van de bijeenkomst: - controleer of de accommodatie in orde is, maak daarbij eventueel gebruik van het draaiboek en/of een checklist (denk ook aan al dan niet blanco naamkaarten en de opstelling van tafels en stoelen) - zorg ervoor dat er tijdens grote bijeenkomsten iemand aanwezig is bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen. 7. Activiteiten m.b.t. de afhandeling van de bijeenkomst: - maak een verslag of rapport en verzend het naar de deelnemers - handel declaraties van sprekers af - handel de financiële zaken af (nagekomen rekeningen, nacalculatie) - evalueer de bijeenkomst. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke kleine of middelgrote projecten worden er door de organisatie georganiseerd? Welke afdeling is verantwoordelijk voor deze projecten? 2. Wordt de organisatie bij projecten van grote omvang wel eens uitbesteed? Zo ja, aan welk bureau? Voor welke taken blijft de organisatie in dat geval verantwoordelijk? 3. Maakt men in de organisatie gebruik van een draaiboek of een checklist bij het organiseren van projecten? Zo ja, welke onderdelen bevat het draaiboek of de checklist? Zo nee, wat gebruikt men in plaats daarvan? 4. Voor welk soort projecten maakt de organisatie een voorcalculatie? Wat is het doel van zo n voorcalculatie? 5. Welke factoren bepalen of de organisatie een budget beschikbaar stelt voor een project? Welke afdeling bewaakt meestal het budget van een project? 6. Is er een lijst met bedrijven waarmee de organisatie regelmatig samenwerkt bij de organisatie van kleine of middelgrote projecten (zalen- of conferentiecentra, hotels, cateringbedrijven, drukkerijen enz.)? Zo ja, welke afdeling zorgt ervoor dat de lijst actueel blijft? Zo nee, ga na of het zinvol is zo n lijst samen te stellen. 7. Hoe worden de wensen van de deelnemers aan een bijeenkomst geïnventariseerd? 8. Evalueert men in de organisatie een project na afloop? Zo ja, op welke manier doet men dat? Taak 1 Planning en organisatie 3 6

9 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst zo nodig aan, in overleg met je praktijkopleider. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Assisteer een collega bij de voorbereiding en uitvoering van een klein of middelgroot project. Maak duidelijke afspraken over taken en deadlines en overleg over de voortgang van het project met je collega. Als het in de organisatie niet de gewoonte is een draaiboek te gebruiken, stel dan voor dit toch te doen, of maak een schematisch overzicht van de activiteiten die in het kader van het project uitgevoerd moeten worden. Bespreek je werk met je collega en met je praktijkopleider. 2. Bereid een klein of middelgroot project voor en zorg voor een goede uitvoering. Gebruik hierbij de activiteitenlijst eventueel als checklist, als er geen draaiboek of checklist beschikbaar is in de organisatie. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 1 Planning en organisatie 3 7

10 Taak 2 Het organiseren van zakenlunches en diners Zakenlunches en zakendiners spelen een belangrijke rol in het bedrijfsleven. Ze zijn er niet alleen voor de gezelligheid. Aan tafel worden vaak zakelijke afspraken gemaakt. In deze taak leer je hoe je zakenlunches en diners organiseert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: zakenlunches en diners organiseren (eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Zoek uit hoeveel personen deelnemen aan de lunch of het diner. Stap 2 Zoek uit waar en wanneer de lunch of het diner kan plaatsvinden. Let op: houd rekening met de gewenste ambiance, de beschikbare tijd en het budget. Stap 3 Bepaal - in overleg met de opdrachtgever - wat de meest geschikte locatie is. Stap 4 Reserveer, als dat nodig is, een of meer tafels in het geselecteerde restaurant. Let op: houd rekening met eventuele diëten, culturele achtergronden of persoonlijke voorkeuren. Let op: reserveren kan noodzakelijk zijn op bepaalde tijdstippen, bij grotere gezelschappen en/of populaire restaurants. Stap 5 Plan - in overleg met de opdrachtgever - eventuele sprekers in. Stap 6 Regel eventueel vervoer. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Organiseert men in de organisatie regelmatig zakenlunches en diners? Zo ja, voor welk soort gezelschappen en bij welke gelegenheden? 2. Vinden de zakenlunches en diners intern of extern plaats? Zijn er afspraken gemaakt met een of meer restaurants, als men extern luncht of dineert? 3. Heeft de organisatie een budget voor lunches en diners? Welke regels zijn er met betrekking tot luxe, ambiance en drank? 4. Vinden er lunches of diners plaats waarbij een zogenaamde dresscode geldt? Zo ja, welke code wordt bij speciale gelegenheden gehanteerd? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan zo nodig aan, in overleg met je praktijkopleider. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Organiseer een zakenlunch. Bespreek je werk met je praktijkopleider. 2. Organiseer een diner. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 2 Planning en organisatie 3 8

11 Taak 3 Het opstellen van reisschema s Als je reisschema s opstelt, kun je gebruik maken van diverse hulpmiddelen, variërend van het spoorboekje of een automatische routeplanner voor de computer tot wegenkaarten en stadsplattegronden. In deze taak leer je hoe je een reisschema maakt voor een reis in Nederland. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een reisschema maken ten behoeve van binnenlandse zakenreizen (eindterm5) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal het reisdoel. Stap 2 Inventariseer manieren van vervoer (openbaar vervoer of eigen vervoer). Let op de persoonlijke voorkeur van de reiziger. Stap 3 Ga na wat de meest efficiënte reisroute is. Let bij eigen vervoer op spitsuren en filegevoelige wegen. Let bij openbaar vervoer op spitsuren en goede aansluitingen bij overstappen. Stap 4 Maak een routebeschrijving. Stap 5 Maak een programma-overzicht met vermelding van adressen, contactpersonen, telefoon- en faxnummers. Stap 6 Stel een reisschema op. Stap 7 Geef achterblijvers eventueel een kopie van het reisschema. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie of welke afdeling in de organisatie boekt meerdaagse binnenlandse reizen? Wie of welke afdeling boekt de buitenlandse reizen? 2. Maakt de organisatie onderscheid naar functiehoogte van de reiziger met betrekking tot extra faciliteiten? Zo ja, waaruit bestaan de extra faciliteiten (bijvoorbeeld reizen in een bepaalde klasse of reiskostenvergoeding enz.)? 3. Kent de organisatie een budget voor reizen? Is dit een totaalbudget, een afdelingsbudget of een persoonlijk budget? Wat doet de organisatie wanneer de geraamde kosten van een reis worden overschreden? Opdracht De opdracht is een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdracht gaat uitvoeren moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan zo nodig aan, in overleg met je praktijkopleider. Voer daarna de opdracht uit. 1. Stel een reisschema op voor een binnenlandse reis. Bespreek dit met je praktijkopleider. Taak 3 Planning en organisatie 3 9

12 Taak 4 Voorcalculatie en declaratie bij zakenreizen Een voorcalculatie wordt gemaakt voordat een zakenreis of een zakelijke bijeenkomst plaatsvindt, om een overzicht te krijgen van de kosten die gemaakt worden. Aan de hand van zo n overzicht is te zien of men binnen het budget blijft. Na afloop van de zakenreis of de zakelijke bijeenkomst worden de kosten gedeclareerd. In deze taak leer je hoe je een voorcalculatie maakt en een onkostendeclaratie opstelt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een voorcalculatie m.b.t. de kosten van een zakenreis en/of een zakelijke bijeenkomst maken (eindterm 6) aan de hand van aangeleverde gegevens een onkostendeclaratie samenstellen en voor verwerking gereedmaken (eindterm 7) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. 1. Activiteiten m.b.t. de voorcalculatie: - verzamel gegevens over de zakenreis en/of de zakelijke bijeenkomst om inzicht te krijgen in de te verwachten kosten - maak een berekening van de te verwachten kosten (denk bijvoorbeeld aan kosten voor taxi, hotel, zaalhuur enz.). 2. Activiteiten m.b.t. de onkostendeclaratie: - verzamel de financiële gegevens, zoals bonnen, rekeningen enz. - stel een overzicht op van de kosten. gebruik daarvoor eventueel een standaardformulier. voeg eventuele betaalbewijzen bij - maak een berekening van de gemaakte kosten - controleer de declaratie op volledigheid - vergelijk de onkostendeclaratie met de voorcalculatie en stel vast of men binnen het budget is gebleven. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Is het in de organisatie gebruikelijk een voorcalculatie op te stellen voor een zakenreis en/of een zakelijke bijeenkomst? Zo ja, welke kosten worden begroot? 2. Wordt er in de organisatie gebruik gemaakt van een declaratieformulier? Zo ja, welke elementen komen erop voor? 3. Wie of welke afdeling in de organisatie handelt voorcalculaties en declaraties m.b.t. zakenreizen af? Beschrijf de procedure. Taak 4 Planning en organisatie 3 10

13 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst zo nodig aan, in overleg met uw praktijkopleider. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Maak een voorcalculatie m.b.t. de kosten van een zakenreis en/of zakelijke bijeenkomst. Bespreek deze met je praktijkopleider. 2. Stel een onkostendeclaratie samen en maak deze gereed voor verwerking. Bespreek deze met je praktijkopleider. Taak 4 Planning en organisatie 3 11