Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding

Transcriptie

1 Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding Praktijkboek voor de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo brug tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven

2 Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding Praktijkboek voor stages in de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

3 COLOFON Stage lopen op een afdeling boekhouding Redactie: Afdeling Onderwijs & Innovatie Eindredactie: Dusica Vukolic Vormgeving: LandGraphics, Amsterdam Drukwerk: Van Marken Delft Drukkers, Delft ECABO, mei 2005 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overname of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

4 Inhoudsopgave Inleiding voor de stagiair 5 Inleiding voor de praktijkopleider 6 Inleiding voor de docent 7 Introductie Stage lopen op een afdeling boekhouding 8 Opdracht 1 - Boekingsstukken 9 Opdracht De inkoopfactuur 10 Opdracht De verkoopfactuur 13 Opdracht Bankafschriften 16 Opdracht 2 - Sorteren van boekingsstukken 19 Opdracht Sorteren van boekingsstukken 20 Opdracht Inschrijven in de facturenregister(s) 22 Opdracht 3 - Het gebruik van een administratiepakket 24 Opdracht Kennismaken met het administratiepakket 25 Opdracht Invoeren gecodeerde verkoopfacturen 27 Opdracht Controleren invoerverslag Verkoopboek 29 Opdracht Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/invoerverslag Inkoopboek 31 Opdracht Invoeren gecodeerde bankafschriften/invoerverslag Bankboek 33 Opdracht Archiveren van boekingsstukken 35 Opdracht 4 - De subadministraties 36 Opdracht De subadministratie debiteuren 38 Opdracht De subadministratie crediteuren 39 Logboek 42 Beoordelingsformulier 43 3

5 4

6 5 Inleiding voor de stagiair Gefeliciteerd! Je bent begonnen aan een stage op een afdeling in een bedrijf. Dit is een spannende, nieuwe ervaring. Het praktijkboek helpt je om zoveel mogelijk van jouw stage op te steken. Je leert het stagebedrijf in een korte tijd goed kennen via de opdrachten in het boek. Je doet nieuwe kennis en vaardigheden op door de contacten met de mensen die werken in het stagebedrijf. Bovendien weet je aan het einde van deze korte werkperiode een stuk beter of jij een bepaald beroep wel of niet leuk vindt. Op deze manier kun je ook beter een keuze maken voor de juiste vervolgopleiding in het mbo! OPDRACHTEN Er is een inleiding voor je praktijkopleider en voor je docent. Daarnaast zijn er verschillende praktische opdrachten. In dit praktijkboek gaan de opdrachten over het werken op de afdeling waar jij stage loopt. Bij iedere opdracht wordt precies aangegeven wat je moet doen. Je begint altijd met nadenken over wat jij al kan en weet. Vervolgens ga je aan de slag met de vervolgopdrachten. Soms is er een antwoordblad bij de opdrachten, waar je schrijfruimte hebt voor je antwoorden. Tenslotte vraag je aan jouw praktijkopleider om de antwoorden te bekijken. LOGBOEK Achter in het boek vind je het logboek. Je kunt in het logboek terugkijken op de gemaakte opdrachten en het werken in het stagebedrijf. De praktijkopleider geeft aan het einde van jouw stage in het algemene beoordelingsformulier aan waar jij wel en niet goed in bent. Dit formulier vind je ook achter in het boek. VRAGEN? Wanneer je opdrachten niet begrijpt of tegen andere onduidelijkheden aanloopt tijdens de stage, is het belangrijk om vragen te stellen. Als je vindt dat iets onduidelijk is, vraag je je begeleidende docent op school of je praktijkopleider in het stagebedrijf om uitleg. We wensen je de komende tijd veel succes én plezier tijdens jouw stage!

7 Inleiding voor de praktijkopleider 6 U bent als praktijkopleider vaak de eerste verantwoordelijke voor de begeleiding en (praktische) ondersteuning van een stagiair in uw bedrijf. Het praktijkboek ondersteunt u bij de begeleiding van deze tijdelijke, nieuwe collega. STAGE IN HET VMBO Stage lopen is voor de leerling in het vmbo vaak het begin van het leren van een beroep. De stage biedt namelijk uitstekende mogelijkheden om te proeven van een bedrijf. Op deze manier krijgt de toekomstige beroepsbeoefenaar de kans om zijn algemene vaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast doorloopt de stagiair een vakmatige ontwikkeling, terwijl hij tegelijkertijd wordt getraind in het ontwikkelen van een passende werkhouding. BEROEPSORIËNTATIE De ervaring in het stagebedrijf speelt dus een aanzienlijke rol bij de beroepsoriëntatie van de leerling en bij de keuze van een vervolgopleiding. De leerling ontdekt of bepaald werk dat hem of haar aan de buitenkant aantrekkelijk lijkt, dat in de praktijk ook is. Bovendien kan een stage goed zijn om leerlingen te motiveren hun opleiding in het vmbo eerder af te ronden om daarna gericht een vervolgopleiding in het mbo te kiezen. OPDRACHTEN Het praktijkboek is voor het gemak opgebouwd uit diverse onderdelen. Zo zijn er een aantal praktische opdrachten voor de stagiair. Omdat het om onervaren, jonge leerling-werknemers gaat, zijn de opdrachten uit kleine, eenvoudige stappen opgebouwd. Daarnaast is in dit praktijkboek opgenomen: - een beoordelingsformulier algemeen functioneren, dat u na afronding van de stage (samen met de leerling) kunt invullen, - een logboek, waarin de leerling kan terugblikken op de opdrachten en de stage. AFSPRAKEN MAKEN Een succesvolle stage begint met heldere afspraken tussen de school (de begeleidende docent), de praktijkopleider van het stagebedrijf en de stagiair. Soms is het in het begin nodig om het management (en eventueel een personeelsfunctionaris) te betrekken bij de afspraken. Wij wensen u veel succes én plezier met de nieuwe stagiair!

8 Inleiding voor de docent U bent de begeleidende docent van een leerling die stagiair wordt en zo de mogelijkheid krijgt om werkervaring op te doen bij een bedrijf. In het stagebedrijf krijgt de stagiair volop kansen zich een passende werkhouding aan te meten en zijn algemene vaardigheden en vakinzicht te ontwikkelen. Het praktijkboek kan worden ingezet bij korte of langdurige stages, waarbij beroepsoriëntatie en/of beroepsvorming centraal staat, afhankelijk van het katern. OPDRACHTEN In dit boek worden de inleiding voor de stagiair, de praktijkopleider en de docent gevolgd door de introductie van de opdrachten voor de stagiair. Iedere opdracht wordt ingeleid en begint met vragen die de stagiair kort aan het denken zetten over de al aanwezige kennis en vaardigheden en over de opdracht zelf. Iedere (hoofd)opdracht bestaat uit meerdere (deel)opdrachten. Achter in het praktijkboek is het logboek opgenomen. Hier heeft de stagiair ruimte om terug te blikken op de stageperiode. Het beoordelingsformulier algemeen functioneren (ook achter in het boek) is bestemd voor de eindbeoordeling en aanvullend commentaar van de praktijkopleider. VOORBEREIDING Als begeleidende docent bereidt u samen met de praktijkopleider de werkzaamheden voor van de stagiair in het stagebedrijf. Hiertoe kunnen alle onderdelen van het praktijkboek worden vergeleken met de mogelijkheden die het betreffende stagebedrijf biedt. Het kan wel eens voorkomen dat niet alle opdrachten kunnen worden uitgevoerd tijdens de stageperiode in het stagebedrijf. Over de gewenste voorbereiding op school: Vanuit de theorie moeten minimaal de volgende begrippen zijn aangeleerd: Balans, bezittingen, schulden en eigen vermogen, Journaalpost, grootboekrekeningen, rekeningschema, boekingsregels. Daarnaast kan de leerling het principe van de boekingsregels toepassen met journaalposten of codering van standaardboekingsstukken. Wij wensen u veel succes én plezier tijdens de begeleiding van de leerling als stagiair! 7

9 Introductie Stage lopen op een afdeling boekhouding 8 Je hebt zelf waarschijnlijk een bankrekening, wat contant geld en een pinpas. Soms maak je wat geld over naar een spaarrekening, soms betaal je een rekening van een abonnement. Af en toe ontvang je een bankafschrift met jouw saldo. In bedrijven werkt het eigenlijk precies zo. Het verschil is dat de bedragen groter zijn én dat er voortdurend dingen veranderen en aangepast moeten worden. Bedrijven werken daarom met een uitgebreide boekhouding. Vaak is dat een aparte afdeling, waar allerlei financiële gegevens worden vastgelegd. De medewerkers houden daar bij of hun klanten wel op tijd de rekeningen betalen. Ook maakt de afdeling geld over naar leveranciers. En, de collega s van de boekhouding zorgen voor het salaris van iedereen in het bedrijf. Dat wordt elke maand op alle rekeningen gestort. De financiële gegevens zijn vastgelegd in allerlei verschillende soorten boekingsstukken. Er zijn bijvoorbeeld facturen of bankafschriften. Je kunt een boekhouding alleen maar bijhouden met die boekingsstukken. En daarom krijg je tijdens jouw stage te maken met vragen als: Welke soorten boekingstukken zijn er? Hoe worden boekingsstukken gecontroleerd? Hoe worden boekingsstukken in de boekhouding geboekt? Hoe is te zien hoeveel geld een klant nog moet betalen? In de boekhouding leg je dus volgens een bepaald systeem vast wat er financieel gebeurt. Dat kan handmatig. Maar de meeste bedrijven verwerken hun boekhouding op een computer (digitaal) met een bepaald administratiepakket. In dit praktijkboek vind je verschillende opdrachten waarmee je kunt oefenen. Zo leer je veel over werken op een afdeling boekhouding!

10 Opdracht 1 Boekingsstukken Boekhoudingen hangen van boekingsstukken aan elkaar. Je weet niet wat je moet boeken als je bijvoorbeeld geen rekeningen of bankafschriften bij de hand hebt. De praktijkopleider kan jou voorbeelden geven. Bekijk ze eens. Dan weet je wat er allemaal op staat en welke cijfers kunnen worden gebruikt voor de boekhouding. Wat kan ik en wat weet ik al? Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 1.1 De inkoopfactuur Opdracht 1.2 De verkoopfactuur Opdracht 1.3 Het bankafschrift. Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. 9 Wanneer krijg je een inkoopfactuur? Heb je zelf wel eens een inkoopfactuur ontvangen? Zo ja, waarvoor? Ja/nee Wanneer geef je iemand een verkoopfactuur? Heb je zelf wel eens een verkoopfactuur aan iemand gegeven? Zo ja, waarvoor? Ja/nee Je hebt een kassabon van de Free Recordshop van de aankoop van een cd van 20,-. a. Voor wie is dit een bewijs dat er geld is ontvangen? b. Voor wie is dit bewijs dat er is betaald? Het saldo op jouw bankrekening staat 20,- rood. Bij a tot en met d zijn twee antwoorden juist. Omcirkel de juiste antwoorden. Rood staan wil zeggen dat: a jij een schuld hebt van 20,- aan de bank; b jij een tegoed van 20,- hebt bij de bank; c de bank van jou nog 20,- krijgt; d de bank jou nog 20,- moet betalen.

11 Opdracht 1.1 De inkoopfactuur 10 In deze opdracht bekijk je een aantal inkoopfacturen, zodat je een inkoopfactuur kunt herkennen. Daarnaast zie je wat er allemaal op een inkoopfactuur kan staan. Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze opdracht. Dit heb je nodig Dit moet je doen Drie inkoopfacturen Stap 1. Verzamel kopieën van drie verschillende inkoopfacturen. Stap 2. Waaraan kun je zien dat het een inkoopfactuur is? Vul het antwoord in op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 3. Bekijk de inkoopfacturen goed en beantwoord per factuur de gestelde vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Vraag of je kopieën van de facturen mag meenemen naar school. Eindresultaat Je kunt inkoopfacturen herkennen en begrijpen wat er op vermeld staat.

12 Antwoordblad bij opdracht 1.1 De inkoopfactuur STAP 2 WAARAAN IS TE ZIEN DAT HET EEN INKOOPFACTUUR IS? 11 Antwoord

13 Antwoordblad bij opdracht 1.1 De inkoopfactuur STAP 3 12 Vragen Factuur 1 Factuur 2 Factuur 3 Wie heeft de factuur verzonden? Aan wie is de factuur geadresseerd? Wat is de factuurdatum? Wat is het factuurnummer van de leverancier? Gaat het om een factuur voor de levering van goederen of is het een kostenfactuur? Wat is het bedrag exclusief BTW? Wat is het BTW-bedrag? Wat is het factuurbedrag? Wat is de betalingsvoorwaarde? Voor welke datum moet je de factuur betalen? Op welk bankrekeningnummer maak je het factuurbedrag over? Wat moet je bij betaling van de rekening als omschrijving vermelden?

14 Opdracht 1.2 De verkoopfactuur Wanneer een klant iets koopt bij jouw bedrijf dan ontvangt hij een (verkoop)factuur. Op deze verkoopfactuur staat van alles vermeld. Als een klant iets terugstuurt, moet jij aan hem een creditfactuur sturen. Dit heb je nodig Dit moet je doen Drie verkoopfacturen Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze opdracht. 13 Stap 1. Verzamel kopieën van drie verschillende verkoopfacturen. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 3. Bekijk de verkoopfacturen goed en beantwoord per factuur de vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Vraag of je kopieën mag meenemen naar school. Eindresultaat Je kunt verkoopfacturen herkennen en begrijpen wat er op vermeld staat.

15 Antwoordblad bij opdracht 1.2 De verkoopfactuur STAP 2 14 Vragen Antwoorden Waaraan kun je zien dat het verkoopfacturen van jouw bedrijf zijn? Staat er een nummer van de Kamer van Koophandel op de factuur? Zo ja, welk nummer? Op welke bankrekening moet de klant het bedrag van de verkoopfactuur betalen?

16 Antwoordblad bij opdracht 1.2 De verkoopfactuur STAP 3 Vragen Factuur 1 Factuur 2 Factuur 3 15 Wie is de klant? Staat er een ordernummer op de factuur? Zo ja, welk nummer? Wat is de factuurdatum? Wat is het factuurnummer? Wat is het klantnummer of debiteurennummer? Wat is volgens de factuur geleverd? Hoeveel bedraagt de BTW? Reken het bedrag na. Wat is het factuurbedrag? Wat is de betalingsvoorwaarde? Voor welke datum moet de klant de factuur betalen?

17 Opdracht 1.3 Bankafschriften 16 Op een bankafschrift staan de ontvangsten en uitgaven van een bankrekening. De bank stuurt bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijkse afschriften. Een bedrijf kan kiezen hoe vaak het een bankafschrift wil ontvangen. Soms komen de afschriften ook elektronisch binnen en kun je op de computer via internet bankieren. Dit heb je nodig Twee bankafschriften Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit moet je doen Stap 1. Vraag twee opvolgende bankafschriften (dagafschriften). Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Bekijk de twee bankafschriften goed en beantwoord per bankafschrift de vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Eindresultaat Je kunt op bankafschriften de ontvangsten en uitgaven aangeven. Je kunt het begin- en eindsaldo controleren.

18 Antwoordblad bij opdracht 1.3 Bankafschriften STAP 2 Vragen Antwoorden 17 Van welke bank zijn de afschriften? Wat is het bankrekeningnummer? Waaraan kun je zien of het saldo een bezit of schuld is? Waaraan kun je zien of een bedrag is ontvangen of betaald?

19 Antwoordblad bij opdracht 1.3 Bankafschriften STAP 3 18 Vragen Bankafschrift 1 Bankafschrift 2 Wat is de datum van het bankafschrift? Wat is het volgnummer van het bankafschrift? Uit hoeveel bladen bestaat het bankafschrift? Hoeveel ontvangsten staan er op het bankafschrift? Wat is het totaalbedrag van de ontvangsten? Hoeveel uitgaven staan er op het bankafschrift? Wat is het totaalbedrag van de uitgaven? Maak een controleberekening van het eindsaldo.

20 Opdracht 2 Sorteren van boekingsstukken Bij elke boekhouding komen de meeste inkoopfacturen per post binnen. De inkoopfacturen worden daarom ook wel binnenkomende facturen genoemd. Daarnaast sturen bedrijven verkoopfacturen naar hun klanten. Dat zijn de uitgaande facturen. Van elke uitgaande rekening maak je een kopie voor de boekhouding. De bank stuurt bankafschriften naar het bedrijf. Al die papieren noemen we boekingsstukken. Het zijn er vaak heel veel, dus is het handig om de boekingsstukken netjes te sorteren. Dan houd je het overzichtelijk. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 2.1 Sorteren van boekingsstukken Opdracht 2.2 Het inschrijven in een facturenregister(s) Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. 19 Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je zelf een betaalrekening bij een bank? Bij welke bank heb je een rekening? Ja/nee Hoe berg je jouw eigen dagafschriften van de bank op? Waarom moet je in een bedrijf boekingsstukken sorteren? In de meeste bedrijven wordt gebruik gemaakt van een boekingsstempel of een boekingsslip. Wat is een boekingstempel/boekingsslip? Heb je wel eens boekingstempels/boekingsslips ingevuld? Ja/nee Welk schema heb je nodig bij het invullen van boekingsstempels/boekingsslips?

21 Opdracht 2.1 Sorteren van boekingstukken 20 Bij deze opdracht moet je de verschillende boekingsstukken per soort op elkaar leggen (bijvoorbeeld: koopfacturen bij elkaar etc.). Op deze manier kun je de boekingsstukken sneller vinden en verwerken. eerst de inkoopfacturen, dan de verkoopfacturen, en daarna de bankafschriften, etc.). Dit doe je omdat je dan snel kunt overzien welke soorten boekingsstukken Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. er zijn. Daarna leg je de stukken op volgorde binnen de soort (bijv.: alle inkoopfacturen bij elkaar, alle ver- Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Verschillende soorten boekingsstukken Dit moet je doen Stap 1. Verzamel verschillende soorten boekingsstukken. Stap 2. Leg de boekingsstukken per soort op een stapeltje. Stap 3. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Vraag een map van inkoopfacturen die al geboekt zijn. Stap 5. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 6. Vraag een map van verkoopfacturen die al geboekt zijn. Stap 7. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 8. Vraag een map van bankafschriften die al geboekt zijn. Stap 9. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Eindresultaat Je kunt boekingsstukken onderscheiden naar soort. Je begrijpt op welke volgorde boekingsstukken worden opgeborgen.

22 Antwoordblad bij opdracht 2.1 Sorteren van boekingstukken STAP 3 Welke soorten boekingsstukken heb je verzameld? Hoeveel boekingsstukken heb je per stapel? 21 STAP 5 Hoe worden de inkoopfacturen op jouw stageplek opgeborgen? Je kunt de inkoopfacturen niet opbergen op het factuurnummer van de leverancier omdat, STAP 7 Hoe worden de verkoopfacturen op jouw stageplek opgeborgen? STAP 9 Hoe worden de bankafschriften op jouw stageplek opgeborgen?

23 Opdracht 2.2 Inschrijven in facturenregister(s) 22 Sommige bedrijven houden alle inkomende en uitgaande facturen bij in een register. Je hebt dan een overzicht van het laatst gebruikte factuurnummer. Het komt ook voor dat tijdens het inboeken op de computer aan een inkoopfactuur een opvolgend factuurnummer wordt gegeven. Dit noem je een intern factuurnummer. Je kunt deze opdracht alleen uitvoeren als er op jouw stageplek gebruik wordt gemaakt van deze registers. Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Een stapeltje gesorteerde inkoop- en verkoopfacturen Register voor inkomende facturen Register voor uitgaande facturen Dit moet je doen Stap 1. Vraag of de inkoopfacturen moeten worden ingeschreven in een register voor inkomende facturen. Stap 2. Zo ja, kijk dan samen met een collega welke gegevens in het register moeten worden ingeschreven. Stap 3. Sorteer de inkoopfacturen op datum. Stap 4. Schrijf de inkoopfacturen zorgvuldig in het register voor inkomende facturen. Vermeld het nummer waaronder je de factuur inschrijft in het register en op de factuur. Stap 5. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 6. Sorteer de verkoopfacturen op factuurnummer. Stap 7. Vraag aan een collega of de facturen moeten worden ingeschreven in een register voor uitgaande facturen. Stap 8. Zo ja, kijk dan samen met een collega welke gegevens in het register moeten worden ingeschreven. Stap 9. Sorteer de verkoopfacturen op nummer. Stap 10. Schrijf de verkoopfacturen zorgvuldig in het register voor uitgaande facturen. Stap 11. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Eindresultaat Je kunt inkoop- en verkoopfacturen inschrijven in de daarvoor bestemde registers.

24 Antwoordblad bij opdracht 2.2 Inschrijven in facturenregister(s) STAP 5 WELKE GEGEVENS MOET JE VERMELDEN IN HET REGISTER VOOR INKOMENDE FACTUREN? 23 In het register voor inkomende facturen vermeld je de volgende gegevens: Ik heb voor deze opdracht totaal facturen ingeschreven. STAP 11 WELKE GEGEVENS MOET JE VERMELDEN IN HET REGISTER VOOR UITGAANDE FACTUREN? In het register voor uitgaande facturen vermeld je de volgende gegevens: Ik heb voor deze opdracht totaal verkoopfacturen ingeschreven.

25 Opdracht 3 Het gebruik van een administratiepakket 24 Wanneer de boekingsstukken zijn gesorteerd, is de volgende stap: alle cijfers invoeren. Bedrijven gebruiken daar natuurlijk handige softwarepakketten voor. Die zijn er in alle soorten en maten. Het is leuk en leerzaam om het administratiepakket van jouw stagebedrijf te leren kennen. Je kunt zelf eens wat stukken in de computer verwerken. Maar daarbij heb je wel de hulp van een collega of jouw praktijkopleider nodig. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket Opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen Opdracht 3.3 Controleren invoerverslag Verkoopboek Opdracht 3.4 Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek Opdracht 3.5 Invoeren gecodeerde bankstukken/ invoerverslag Bankboek Opdracht 3.6 Archiveren van boekingsstukken en invoerverslagen Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je op school al eens geoefend met een administratiepakket? Zo ja, welk pakket? Ja/nee Omcirkel in welke bestanden van een administratiepakket je wel eens mutaties hebt ingevoerd: a debiteuren b crediteuren c artikelen Ken je het begrip boekingsperiode? Geef daar een voorbeeld van: Ja/nee Omcirkel in welke dagboeken je wel eens mutaties hebt ingevoerd: a inkoopboek b verkoopboek c bankboek d kasboek e memoriaal Waarom is het goed archiveren van boekingsstukken nodig?

26 Opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket De boekhouding van bedrijven wordt meestal op computers opgeslagen. Op deze computers zijn ook Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. administratiepakketten geïnstalleerd. Deze softwarepakketten lijken vaak op elkaar én ze zijn meestal erg gebruiksvriendelijk. Je moet wel altijd goed lezen wat op het computerscherm staat. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) 25 Dit moet je doen Stap 1. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 2. Start samen met de praktijkopleider het administratiepakket en sluit het af. Herhaal dit zelf ook twee keer. Stap 3. Maak een schermafdruk van: - het hoofdmenu; - het invoerscherm voor een debiteur; - het invoerscherm van een crediteur; Stap 4. Praat met de praktijkopleider over welke dagboeken in het administratiepakket worden gebruikt. Stap 5. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 6. Vraag of je een print mag maken van: - het grootboekrekeningenschema; - het debiteurenbestand of een gedeelte daarvan; - het crediteurenbestand of een gedeelte ervan. Stap 7. Neem alles wat je geprint hebt mee naar school. Eindresultaat Je kunt een administratiepakket starten en afsluiten. Je kunt overzichten printen.

27 Antwoordblad bij opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket STAP 1 26 Welk administratiepakket wordt gebruikt in jouw stagebedrijf? STAP 5 Welke dagboeken worden in het administratiepakket gebruikt?

28 Opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Dit moet je doen Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde verkoopfacturen Stap 1. Praat met je praktijkopleider over hoe de verkoopfacturen worden geboekt in de boekhouding. Maak hiervan een kort verslag op het antwoordblad. 27 Stap 2. Kijk eens goed bij jouw collega hoe de verkoopfacturen worden ingevoerd in het gebruikte administratiepakket. Stap 3. Vraag aan de praktijkopleider minimaal drie opeenvolgende gecodeerde verkoopfacturen van bestaande debiteuren. Stap 4. Maak een totaaltelling van de factuurbedragen van deze drie facturen. Vermeld hiervan het bedrag op het antwoordblad. Stap 5. Boek de verkoopfacturen in het Verkoopboek van het administratiepakket. Stel vragen als iets niet duidelijk is. Stap 6. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Eindresultaat Je kunt verkoopfacturen in het verkoopboek invoeren.

29 Antwoordblad bij opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen STAP 1 HOE WORDEN DE VERKOOPFACTUREN GEBOEKT? 28 Verslag over het boeken van verkoopfacturen STAP 4 WAT IS HET TOTAAL VAN DE FACTUURBEDRAGEN? Totaal van de facturen STAP 6 Verslag over het boeken van verkoopfacturen Welke factuurnummers heb je ingeboekt? De nummers.... tot en met....

30 Opdracht 3.3 Controleren invoerverslag Verkoopboek Als je de facturen bij opdracht 3.2 hebt ingevoerd, moet je nog controleren of je dat goed hebt gedaan. Want alleen een juiste invoer levert een juiste boekhouding op! Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. 29 Dit heb je nodig Dit moet je doen Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Boekingen in het Verkoopboek uit opdracht 3.2 Stap 1. Print in overleg met een collega een invoerverslag van de verkoopfacturen die je geboekt hebt bij opdracht 3.2. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Controleer samen met een collega of je alles goed hebt ingevoerd. Stap 4. Maak een verslag op het antwoordblad van de punten waarop je volgens de praktijkopleider bij controle moet letten. Stap 5. Verbeter samen met een collega eventuele invoerfouten. Stap 6. Vul op het antwoordblad in hoeveel fouten je hebt in het invoerverslag. Stap 7. Print een nieuw invoerverslag en vergelijk met je oude verslag of de correcties goed zijn doorgevoerd. Eindresultaat Stap 6 Je kunt het invoerverslag van het Verkoopboek controleren en verbeteren. Je kunt ook een correct invoerverslag maken.

31 Antwoordblad bij opdracht 3.3 Controleren invoerverslag Verkoopboek STAP 2 30 Vragen Antwoorden Wat is het totaalbedrag van het invoerverslag Verkoopboek? Is het bedrag hetzelfde als jouw totaaltelling op het antwoordblad van opdracht 3.2 bij stap 4? STAP 4 WAAR LET JE OP BIJ DE CONTROLE VAN GEBOEKTE VERKOOPFACTUREN? Bij de controle van geboekte verkoopfacturen moet je letten op: STAP 6 HOEVEEL FOUTEN HEB JE IN HET INVOERVERSLAG VERKOOPBOEK? Bij controle had ik fouten in het invoerverslag Verkoopboek.

32 Opdracht 3.4 Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek Het boeken van inkoopfacturen is meestal moeilijker dan van verkoopfacturen. De inkoopfacturen boek je Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. onder het intern gegeven factuurnummer of onder een opvolgend boekstuknummer. Daarnaast heb je te maken met het factuurnummer van de leverancier. Dat nummer heb je nodig bij het betalen van de factuur. Je moet het ook bij het invoeren invullen. In deze opdracht controleer je ook het invoerverslag. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde inkoopfacturen 31 Dit moet je doen Stap 1. Kijk eerst goed bij degene die de inkoopfacturen invoert, hoe het administratiepakket werkt. Stap 2. Vraag minimaal drie opeenvolgende gecodeerde inkoopfacturen van bestaande crediteuren. Stap 3. Maak een totaaltelling van de factuurbedragen. Vul het antwoord in op het antwoordblad. Stap 4. Boek de inkoopfacturen in het Inkoopboek van het administratiepakket. Stel vragen als iets je niet duidelijk is. Stap 5. Print een invoerverslag of proefverslag van het Inkoopboek. Stap 6. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 7. Controleer samen met een collega of je alles goed hebt ingevoerd. Vul het antwoord in op het antwoordblad. Stap 8. Verbeter zelf eventuele fouten in het Inkoopboek. Stap 9. Print opnieuw een invoerverslag en controleer of je de correcties goed hebt doorgevoerd. Stap 10. Vraag aan de praktijkopleider of je een kopie mag meenemen naar school. Eindresultaat Je kunt inkoopfacturen invoeren in het Inkoopboek en het invoerverslag controleren.

33 Antwoordblad bij opdracht 3.4 Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek STAP 3 32 Wat is het totaalbedrag van de in te voeren facturen? STAP 6 Wat is het totaal van de geboekte bedragen van het invoerverslag? Bij deze opdracht heb ik. inkoopfacturen ingevoerd. Het betreft de factuurnummers. tot en met. STAP 7 HOEVEEL FOUTEN HEB JE? Bij controle had ik. fouten in het invoerverslag Inkoopboek.

34 Opdracht 3.5 Invoeren gecodeerde bankstukken/ invoerverslag Bankboek De bankafschriften geven naast de ontvangsten van debiteuren en de betalingen aan crediteuren nog vele Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. andere boekingen aan. Soms wordt niet alles gecodeerd. Overleg met jouw praktijkopleider of je een aantal gecodeerde bankafschriften mag boeken. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde bankafschriften 33 Dit moet je doen Stap 1. Kijk mee met een collega die de bankafschriften in het Bankboek boekt. Stap 2. Bekijk het invoerverslag met jouw collega. Stel vragen als je iets niet begrijpt. Stap 3. Vraag aan de praktijkopleider minimaal drie opeenvolgende gecodeerde bankafschriften. Stap 4. Boek het eerste bankafschrift in het Bankboek. Stel vragen als iets je niet duidelijk is. Stap 5. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 6. Ga verder met de volgende bankafschriften. Stap 7. Print een invoerverslag of proefverslag van het Bankboek. Stap 8. Controleer samen met een collega het verslag. Kijk of je alle mutaties juist hebt ingevuld. Stap 9. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 10. Verbeter eventuele fouten door het opvragen van de betreffende boeking van het Bankboek op het computerscherm. Stap 11. Print opnieuw een invoerverslag en controleer of je de correcties goed hebt doorgevoerd. Eindresultaat Je kunt vanaf gecodeerde bankafschriften bankmutaties invoeren in het Bankboek en het invoerverslag controleren.