Praktijkinstructie Transportadministratie 3 (CLO09.3/CREBO:50198)

Transcriptie

1 instructie Transportadministratie 3 (CLO09.3/CREBO:50198)

2 pi.clo09.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Verzendopdrachten maken (eindterm 1) 5 Taak 2 Pakbonnen aanmaken (eindterm 2) 6 Taak 3 Vervoersdocumenten invullen (eindterm 3) 7 Taak 4 Douaneformulieren en exportdocumenten invullen (eindterm 5 en 6) 8 Taak 5 Afhandeling van transportschades (eindterm 7) 10 Taak 6 Beheersing van transportkosten (eindterm 8) 11 Taak 7 Het voeren van de administratie m.b.t. wagenparkbeheer (eindterm 9) 13 Transportadministratie 3

4 Transportadministratie 3 Praktijk

5 Inleiding Stel, je bent op vakantie in Florida en je koopt daar een exclusieve auto die je daarna wilt invoeren in Nederland. Je zult dan het transport van de auto naar Nederland moeten regelen en daarbij veel formulieren moeten invullen. Er moeten invoerrechten betaald worden, de auto moet tijdens het transport verzekerd worden enz.. Wanneer deze administratieve zaken niet goed geregeld zijn, kun je grote problemen krijgen. Als je niet de juiste transportdocumenten en douaneformulieren gebruikt, krijg je problemen bij de douane en zal het transport van de auto vertraging oplopen. Als je de verzekering niet goed regelt, loop je het risico dat je eventuele beschadigingen tijdens het transport zelf moet betalen. Ook bedrijven die goederen exporteren moeten veel regelen. Wanneer er in het magazijn of op de expeditieafdeling een order binnenkomt, moeten de goederen verzameld worden en daarna verzendklaar gemaakt worden. Dit betekent dat er een verzendopdracht of -instructie moet worden gemaakt om bijvoorbeeld aan medewerkers van de expeditieafdeling duidelijk te maken op welke manier de goederen verpakt en klaar gezet moeten worden voor verzending. In taak 1 leer je hoe je een verzendopdracht maakt. Bij aankomst van de goederen op de plaats van bestemming zal de klant meestal willen controleren of alles ook inderdaad geleverd is. Een pakbon is een belangrijk hulpmiddel bij het controleren van goederen, omdat hierop vermeld staat hoe de goederen over de verschillende colli van de lading verdeeld zijn. In taak 2 leer je hoe je pakbonnen maakt. In taak 3 behandelen we de transportdocumenten die gebruikt worden bij nationale en internationale goederentransporten. Vervolgens krijgt een bedrijf dat goederen exporteert te maken met de verschillende douaneformulieren en exportdocumenten. Het is afhankelijk van het bestemmingsland welke documenten moeten worden ingevuld. In taak 4 leer je hoe je de verschillende douaneformulieren en exportdocumenten moet invullen. Wanneer er schade is ontstaan moet een dossier worden bijgehouden om vast te kunnen stellen welke acties ondernomen moeten worden. Hoe dit gedaan wordt leer je in taak 5. Aan het vervoer van goederen, zowel bij eigen vervoer als bij uitbesteed vervoer, zijn kosten verbonden. In taak 6 leer je hoe je de transportkosten beheersbaar kunt houden. Tenslotte leer je in taak 7 hoe de administratie bij wagenparkbeheer uitgevoerd moet worden. Transportadministratie 3 3

6 Transportadministratie 3 4

7 Taak 1 Verzendopdrachten maken Stel je werkt voor een grote bloembollenproducent uit het Westland. Zojuist is er een order binnengekomen uit Italië voor de levering van een vrachtwagenlading verschillende soorten bloembollen. De bloembollen moeten in het magazijn worden verzameld en daarna verzendklaar gemaakt worden. Door een verzendopdracht krijgt de expeditieafdeling de opdracht de bloembollen verzendklaar te maken. Dit betekent dat de bollen op de juiste manier verpakt moeten worden en ook moeten worden voorzien van informatie over de inhoud van de verschillende verpakkingseenheden (colli). Als het bedrijf het vervoer heeft uitbesteed aan een transportbedrijf, zal er ook een externe verzendopdracht gemaakt moeten worden voor de vervoerder waarin de noodzakelijke informatie over de inhoud en bestemming van de lading wordt vermeld. Naast de adressen moeten hierin o.a. ook de goederenomschrijving en de leveringscondities vermeld worden. In deze taak leer je hoe je een verzendopdracht moet opstellen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een verzendopdracht maken (eindterm 1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de gegevens die op de verzendopdracht vermeld moeten worden. Stap 2 Stel de verzendopdracht op. Stap 3 Verstuur of verspreid (een kopie van) de gemaakte verzendopdracht aan de betrokken afdelingen/personen. Stap 4 Bewaar (een kopie van) de verzendopdracht volgens de geldende procedure. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Bestaat er in het bedrijf een onderscheid tussen een interne en een externe verzendopdracht? Zo ja, waarin zit het verschil? 2. Welke gegevens staan vermeld op interne en/of externe verzendopdrachten en waar zijn deze gegevens te vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel voor een specifiek transport de verzendopdracht op en bespreek deze met je praktijkopleider. Breng eventuele correcties aan. Verstuur de verzendopdracht aan de betrokken personen of afdelingen en berg een kopie op in het archief. 2. Maak nu enige tijd zelfstandig de benodigde verzendopdrachten. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 1 Transportadministratie 3 5

8 Taak 2 Pakbonnen aanmaken Wanneer je verhuist en gebruik maakt van verhuisdozen is het handig om te noteren welke spullen in welke doos zitten. Dit voorkomt onnodig gezoek bij het uitpakken. Ditzelfde zal ook moeten gebeuren voor de lading bloembollen die naar Italië geexporteerd wordt. De bloembollen zullen over verschillende verpakkingseenheden verdeeld moeten worden; voor de afnemer is het belangrijk dat hij weet hoe de door hem bestelde bollen over de verschillende colli verdeeld zijn. Hij kan de lading dan makkelijker controleren. Daarom moet een pakbon worden gemaakt waarop de inhoud per verpakkingseenheid wordt gespecificeerd. Hoe je pakbonnen maakt komt in deze taak aan de orde. Doel Aan het eind van deze taak kun je: pakbonnen aanmaken (eindterm 2) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de gegevens die op de pakbon vermeld moeten worden. Stap 2 Maak de pakbon. Stap 3 Verstuur of verspreid (een kopie van) de pakbon aan de betrokken afdelingen/ personen. Stap 4 Bewaar (een kopie van) de pakbon volgens de geldende procedure. Vragen Beantwoord de vraag en bespreek het antwoord met je praktijkopleider. 1. Welke gegevens staan vermeld op de pakbon en waar zijn deze gegevens te vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Maak voor een specifiek transport de pakbon en bespreek deze met je praktijkopleider. Breng eventuele correcties aan. Verstuur de pakbon aan de betrokken personen of afdelingen en berg een kopie op in het archief. 2. Maak nu enige tijd zelfstandig de benodigde pakbonnen. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 2 Transportadministratie 3 6

9 Taak 3 Vervoersdocumenten invullen Bij elk transport van goederen zal een vrachtbrief moeten worden ingevuld. Er bestaan verschillende soorten vrachtbrieven. Welk document moet worden ingevuld hangt af van de transportwijze en bestemming. Bij een binnenlands transport wordt volstaan met een AVC-vrachtbrief. Maar in geval van grensoverschrijdend wegtransport, bijvoorbeeld bij de export van bloembollen naar Italië, zal een CMR-vrachtbrief moeten worden ingevuld. Hoe je een vrachtbrief moet invullen leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: vervoersdocumenten invullen (eindterm 3) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de gegevens die ingevuld moeten worden op het AVC- of CMRdocument. Stap 2 Stel het te verzekeren bedrag van de goederen vast. Stap 3 Vul het AVC- of CMR-document in volgens de richtlijnen die daarvoor gelden. Stap 4 Verstuur/verspreid (een kopie van) het AVC- of CMR-document volgens de procedure die daarvoor geldt. Stap 5 Bewaar (een kopie van) het transportdocument volgens de procedure die daarvoor geldt. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Moet er bij de goederen die door je bedrijf verzonden worden rekening worden gehouden met de wet Vervoer Gevaarlijke Stoffen? Zo ja, wat zijn hiervan de consequenties? 2. Welke Inco-terms worden meestal gebruikt in het bedrijf en waarom? 3. Welke verzekeringsvormen worden gebruikt door het bedrijf en waarom? 4. Welke gegevens worden op het transportdocument vermeld en waar zijn deze gegevens te vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel voor een specifiek transport het te verzekeren bedrag van de goederen vast. Vul het AVC- of CMR-document in en bespreek dit met je praktijkopleider. Breng eventuele correcties aan. Verstuur het document aan de betrokken personen of afdelingen en berg een kopie op in het archief. 2. Vul nu enige tijd zelfstandig de benodigde vervoersdocumenten in. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 3 Transportadministratie 3 7

10 Taak 4 Douaneformulieren en exportdocumenten invullen Wanneer je internationaal zou verhuizen en je bezittingen komen aan in het land van bestemming, dan moeten ze door de douane. Dit betekent dat er formulieren moeten worden ingevuld. Afhankelijk van de regels van het land moet je invoerrechten betalen. Bedrijven die goederen exporteren hebben ook te maken met de douaneregels van het land van bestemming. Er moeten daarom douaneformulieren en exportdocumenten ingevuld worden. Er bestaan vele soorten documenten en het is afhankelijk van het land van bestemming welke documenten moeten worden ingevuld. Zo vereist de uitvoer naar een EU-land minder administratieve handelingen dan de uitvoer naar bijvoorbeeld een Aziatisch land. In deze taak leer je hoe je douaneformulieren en exportdocumenten moet invullen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: douaneformulieren invullen (eindterm 5) exportdocumenten invullen (eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle belangrijke gegevens over een zending te exporteren goederen. Stap 2 Stel vast door wie en op welke manier de goederen naar de plaats van bestemming getransporteerd zullen worden. Stel ook de condities vast. Stap 3 Stel in overleg met je praktijkopleider vast welke douaneformulieren en exportdocumenten nodig zijn voor deze zending goederen. Stap 4 Verzamel de benodigde douaneformulieren en exportdocumenten, vul deze in overleg met je praktijkopleider in en bied deze documenten bij de verantwoordelijke personen aan om te ondertekenen. Stap 5 Verstuur/verspreid (kopieën van) de douaneformulieren en exportdocumenten aan de betrokken afdelingen/personen. Stap 6 Bewaar (een kopie van) de douaneformulieren en exportdocumenten volgens de geldende procedure. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke rol heeft het bedrijf bij grensoverschrijdend vervoer of export van goederen? Welke werkzaamheden komen daaruit voort? 2. Welke douaneformulieren en exportdocumenten moeten er in het bedrijf gebruikt worden bij de verzending van goederen? 3. Worden in het bedrijf certificaten van oorsprong gebruikt? Zo ja, welke? 4. Welke gegevens moeten vermeld worden op het douaneformulier en waar zijn deze gegevens te vinden? 5. Welke afdelingen of instanties kunnen gegevens en/of documenten aanleveren voor exportdocumenten? 6. Welke personen, intern of extern, zijn gemachtigd om de documenten te ondertekenen? Taak 4 Transportadministratie 3 8

11 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Vul voor een specifiek transport de douaneformulieren en exportdocumenten in en bespreek deze met je praktijkopleider. Breng eventuele verbeteringen aan. Verstuur de documenten aan de betrokken personen of afdelingen en berg een kopie op in het archief. 2. Vul nu enige tijd zelfstandig de benodigde douaneformulieren en exportdocumenten in. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 4 Transportadministratie 3 9

12 Taak 5 Afhandeling van transportschades Wanneer je een aanrijding krijgt met je auto wordt de verzekering ingeschakeld. Er moeten schadeformulieren worden ingevuld en de schuldvraag moet worden opgelost. Ook wanneer goederen worden vervoerd kunnen beschadigingen aan bijvoorbeeld de lading of het materieel voorkomen. Dit kan gebeurd zijn bij het inladen, het transport, maar ook bij het lossen. In ieder geval zal moeten worden bepaald bij wie de schuld ligt. Dat betekent dat er gegevens over dit schadegeval moeten worden verzameld. Er zal een schadedossier worden aangelegd; hoe je dit kunt doen leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: aan de hand van instructies de administratieve verwerking uitvoeren bij transportschades (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de gegevens en documenten m.b.t. het schadegeval. Stap 2 Stel een schadedossier samen waarin deze gegevens en documenten worden bewaard. Stap 3 Stel, op basis van de beschikbare gegevens, vast waar de schuld ligt en rapporteer hierover aan je praktijkopleider Stap 4 Stel een standaardschadeclaim op. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe is de afhandelingprocedure van een schadeclaim? 2. Welke gegevens en documenten moeten verzameld worden en waar zijn deze te vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel voor een specifiek schadegeval het schadedossier samen. Bespreek dit met je praktijkopleider en stel, op basis van de beschikbare gegevens, samen vast waar de schuld ligt. Rapporteer aan je leidinggevende, als deze een andere persoon is dan je praktijkopleider. Stel tot slot een standaardschadeclaim op. 2. Stel nu enige tijd zelfstandig de benodigde schadedossiers samen en stel de schadeclaims op. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 5 Transportadministratie 3 10

13 Taak 6 Beheersing van transportkosten Voor het transport van de vrachtwagenlading bloembollen uit taak 1 is gekozen voor een transport over de weg en er is een bedrag van 3500,- beschikbaar. Bij het vaststellen van dit budget heeft het management rekening gehouden met transportkosten zoals kosten van inladen, vervoer, eventuele overslag en uitladen en andere kosten. Het is belangrijk om te weten hoe de transportkosten zijn opgebouwd en hoe ze berekend moeten worden. Om er zeker van te zijn dat een budget niet wordt overschreden, moeten de transportkosten bewaakt worden en ook moet er een vergelijking plaats vinden van voor- en nacalculatorische gegevens. Hoe je de transportkosten kunt berekenen wordt in deze taak besproken. Doel Aan het eind van deze taak kun je: transportkosten berekenen (eindterm 8) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle belangrijke gegevens met betrekking tot de vervoersprestaties in een bepaald transporttraject. Bij uitbesteed vervoer kun je alle gegevens in overleg met je praktijkopleider opvragen. Stap 2 Vraag gegevens op met betrekking tot kosten van: - het rijdende personeel - het wagenpark - de vervoersadministratie. Stap 3 Bereken de kosten per vervoersprestatie. Stap 4 Maak een onderverdeling per kostensoort en stel een kostenoverzicht op. Stap 5 Rapporteer de uitkomsten aan je praktijkopleider. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Bij wie of bij welke afdeling(en) in het bedrijf kun je gegevens krijgen over de: - vervoersprestaties (zoals het aantal uren dat de capaciteit effectief wordt benut, het aantal effectieve uren dat een transport in beslag neemt, de mate waarin de laadcapaciteit tijdens de transporten wordt benut, de mate waarin de totaal afgelegde kilometers beladen zijn) - kosten rijdend personeel, kosten wagenpark en de kosten van de vervoersadministratie - eventuele andere indirecte kosten? 2. Hoe en door wie worden de directe en indirecte kosten van het proces berekend? 3. Worden er in het bedrijf tarieven gebruikt? Volgens welke methode worden de transportkosten berekend? 4. Welke procedures gelden bij voor- en nacalculatie? 5. Vindt er naast voor- en nacalculatie ook tussentijdse controle plaats? Zo ja, welke procedures gelden hierbij? Taak 6 Transportadministratie 3 11

14 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Bespreek met je praktijkopleider voor welk (gedeelte van het) transport je de kosten gaat berekenen. Inventariseer alle belangrijke gegevens. 2. Bereken de transportkosten en maak een onderscheid tussen de directe en de indirecte kosten. Maak hiervan een overzicht. 3. Vergelijk de door jou berekende transportkosten met de voorcalculatorische gegevens en bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider. Taak 6 Transportadministratie 3 12

15 Taak 7 Het voeren van de administratie m.b.t. wagenparkbeheer Voor een transportondernemer die goederen voor zijn klanten vervoert, is het van groot belang dat de kwaliteit van zijn diensten goed is. Daarom moet hij er zeker van zijn dat zijn mensen en zijn vervoermiddelen optimaal functioneren. In de praktijk zien wij vaak dat een bedrijf diensten levert met behulp van verschillende soorten vrachtwagens. Al die vrachtwagens of transportmiddelen samen worden het wagenpark genoemd. Om controle uit te kunnen (blijven) oefenen op de kosten van reparatie, onderhoud en de geleverde prestaties en ook om beslissingen te kunnen nemen over de inzet van transportmiddelen moeten de gegevens over het wagenpark bijgehouden worden. In deze taak leer je hoe je de gegevens m.b.t. het wagenparkbeheer kunt verzamelen en verwerken. Doel Aan het eind van deze taak kun je: a.d.h.v. instructies de administratieve verwerking m.b.t. het wagenparkbeheer uitvoeren (eindterm 9) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle belangrijke gegevens van een transportmiddel uit het wagenpark (aanschafprijs/leaseprijs, bouwjaar, evt. onderhoudskosten enz.). Stap 2 Stel voor een periode vast hoeveel goederen zijn vervoerd met dit transportmiddel en voor welke verladers. Bereken ook de manuren. Stap 3 Verwerk de gegevens van stap 1 en 2 in een rapport en bespreek dit rapport met je praktijkopleider. Stap 4 Stel een kostenoverzicht op voor dit transportmiddel, per periode en per chauffeur. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoeveel transportmiddelen/vrachtwagens heeft het bedrijf en wie of welke afdeling heeft de gegevens over die transportmiddelen m.b.t.: - merk/type - chassis (chassisnummer, bandenmaat) - motor (motornummer) - carrosserie (soort opbouw) - hulpmiddelen (laad/losklep, koelaggregaat) - verzekeringen (soort verzekering, assuradeur) - investeringen? 2. Wie of welke afdeling in het bedrijf is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van gegevens over het wagenpark? Met behulp van welk systeem vindt de verwerking plaats? 3. Welke gegevens zijn belangrijk voor het nemen van managementbeslissingen m.b.t. het wagenpark en binnen welk termijn moeten deze gegevens worden aangeleverd bij het management? 4. Wie of welke afdeling is verantwoordelijk voor het aanleveren van deze gegevens? Taak 7 Transportadministratie 3 13

16 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie waar je werkt op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel in overleg met je praktijkopleider vast op welke manier de administratie m.b.t. het wagenpark uitgevoerd moet worden. Denk hierbij aan de methode en eventuele procedures die in het bedrijf gebruikt worden om gegevens te verzamelen en te verwerken. Verzamel alle gegevens m.b.t. stilstandtijd (uitval, onderhoud en reparatie en uitzet). 2. Kies in overleg met je praktijkopleider een aantal transportmiddelen waarvoor je de gegevens gaat verzamelen en verwerken. Verzamel en verwerk de gegevens en bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider. Taak 7 Transportadministratie 3 14